Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang phải đối mặt với tình trạng gián đoạn và trì trệ vận hành. Điều này đặt ra hai thách thức lớn cho nhà quản trị: làm thế nào để ứng biến trước mắt, tập trung nguồn lực vào những mục tiêu ưu tiên; và làm thế nào để thay đổi bộ máy vận hành trở nên linh hoạt và bền vững hơn trong dài hạn. Với ưu điểm tinh gọn, nhất quán và linh hoạt, OKRs (Objectives and Key results) là một phương pháp quản trị mục tiêu rất phù hợp để triển khai trong thị trường biến động, giúp doanh nghiệp thúc đẩy những thay đổi liên tục và có ý nghĩa.
1. OKRs là gì? Nguồn gốc và Cấu trúc Cốt lõi
OKRs là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, trong đó tổ chức định lượng và tạo ra những kết quả then chốt nhằm hiện thực hóa mục tiêu trong một thời hạn nhất định, thường là theo quý. Công thức chung của OKRs rất đơn giản, bao gồm Mục tiêu (“What?” – Bạn muốn đạt được điều gì?) và Kết quả then chốt (“How?” – Bạn đạt được điều đó bằng cách nào?).
Phương pháp này được tạo ra và áp dụng lần đầu bởi Andy Grove (chủ tịch tập đoàn Intel) vào những năm 1970, và trở nên phổ biến khi được John Doerr mang đến Google vào năm 1999. OKRs đã góp phần đưa Google phát triển từ một công ty khởi nghiệp quy mô 40 người trở thành “gã khổng lồ” công nghệ như ngày nay.
OKRs phân loại mục tiêu thành hai loại:
- Mục tiêu cam kết (Committed Objective): Mục tiêu bắt buộc phải hoàn thành 100%, thường liên quan đến các nhiệm vụ duy trì tăng trưởng như tăng doanh thu hoặc phát hành sản phẩm.
- Mục tiêu tham vọng (Aspirational Objective): Những ý tưởng mang tính thách thức, táo bạo, nhằm thúc đẩy tổ chức vượt lên giới hạn của mình.
2. Triết lý và 5 Sức mạnh của OKRs
OKRs không chỉ là một khung lý thuyết mà còn là một hệ thống tư duy với triết lý quản trị minh bạch, tinh tế và nhân văn. Triết lý vận hành của OKRs bao gồm: Minh bạch (OKRs công khai ở mọi cấp), Từ dưới lên (tăng sự gắn kết và chủ động của nhân viên), Đặt niềm tin (tạo động lực hơn là giám sát), và Tham vọng (mục tiêu luôn cao hơn ngưỡng năng lực).
5 lợi ích chính mà OKRs đem lại cho doanh nghiệp được viết tắt là F.A.C.T.S:
- Focus (Tập trung): Giới hạn số lượng mục tiêu (3-5 mục tiêu mỗi cấp độ), đảm bảo sự tinh gọn.
- Alignment (Nhất quán): Tính minh bạch giúp các bộ phận liên kết và nhất quán với nhau.
- Commitment (Cam kết): Cá nhân tự viết OKRs là hình thức thúc đẩy cam kết mạnh mẽ.
- Tracking (Theo dõi): Yêu cầu check-in tiến độ hàng tuần hoặc hàng ngày, ngăn chặn tình trạng công việc bị lơ là.
- Stretching (Bứt phá): Với tính chất tham vọng, OKRs giúp tổ chức vượt lên mức tăng trưởng đều đặn.
3. Lộ trình Triển khai OKRs và Vai trò của Công nghệ
OKRs trông có vẻ đơn giản nhưng không dễ để đưa vào thực thi. Lộ trình triển khai được đề xuất gồm 6 bước: Chuẩn bị nguồn lực, Thiết lập OKRs tổ chức, Thiết lập OKRs các cấp, Tạo lập hệ thống OKRs trên phần mềm, Quản lý tiến độ OKRs và Đánh giá OKRs.
Trong đó, việc sử dụng công cụ hỗ trợ là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả theo dõi tiến độ. Phần mềm quản trị mục tiêu Base Goal là một lựa chọn phù hợp, giúp nhà quản lý tạo lập, quản lý và đánh giá OKRs tập trung trên một nền tảng duy nhất, với khả năng cập nhật thời gian thực (real-time).
Để quản lý tiến độ hiệu quả, OKRs cần sự hỗ trợ của phương pháp CFRs (Conversation – Trao đổi, Feedback – Phản hồi và Recognition – Ghi nhận).
- Check-in OKRs hàng tuần là cơ hội để quản lý và nhân viên trao đổi 1:1, nắm bắt khó khăn và đưa ra giải pháp kịp thời.
- Base Goal tối ưu hóa quá trình này bằng các tính năng như check-in tiến độ trực tiếp, phản hồi độ tự tin, và báo cáo tổng quan tự động.
- Văn hóa ghi nhận được Ban lãnh đạo chú trọng, nhằm thúc đẩy động lực và cam kết của đội ngũ, đặc biệt là khi mục tiêu mang tính tham vọng.
Việc đánh giá OKRs (Bước 6) thường được thực hiện vào cuối chu kỳ bằng cách chấm điểm KRs trên thang 0-1.0. Quá trình đánh giá nên được thực hiện một cách toàn diện, kết hợp tự đánh giá của cá nhân và đánh giá của quản lý trực tiếp để đảm bảo tính khách quan và thúc đẩy sự cộng tác trong doanh nghiệp.
