“Giải pháp thay thế Excel & Email trong quản lý công việc” cung cấp một cái nhìn toàn diện và sâu sắc về Giải pháp Quản lý Công việc 4.0, đặc biệt trong bối cảnh các công cụ truyền thống như spreadsheet, email và phần mềm chat ngày càng bộc lộ nhiều yếu điểm. Mục tiêu của cuốn Ebook này là đưa ra câu trả lời chính xác cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý công việc hiện đại trong kỷ nguyên số, đồng thời thúc đẩy tư tưởng quản trị hiện đại hơn để khám phá lợi ích tuyệt vời từ công nghệ mới.
Phần I của tài liệu đi sâu vào việc phân tích tại sao spreadsheet, email và các phần mềm chat lại không phù hợp để quản lý công việc.
Đối với Email, tài liệu chỉ ra 6 lý do khiến công cụ này không thể là công cụ quản lý công việc của thời đại 4.0. Email hoàn toàn không có khả năng bao quát công việc và dự án, dẫn đến tình trạng dự án bị phân mảnh, thiếu tính kết nối và cộng tác. Nhân viên thường không nắm được trách nhiệm của đồng nghiệp hay tổng thể dự án, khiến người quản lý mất đi cái nhìn tổng thể. Hơn nữa, việc giao nhiệm vụ chỉ bằng văn bản qua email làm mất đi tính rõ ràng và sự tương hỗ trong dự án. Việc kiểm soát tiến độ qua email gần như là “bài toán không có lời giải”, biến nhà quản lý từ chủ động trở thành bị động. Quá trình báo cáo kết quả cũng gặp vô vọng khi phải tổng hợp vô vàn tệp đính kèm với nhiều phiên bản thay đổi liên tục. Quan trọng nhất, email còn là “tội phạm tiêu tốn thời gian khổng lồ” của doanh nghiệp, có thể làm lãng phí 30% thời gian làm việc của nhân viên và 50% thời gian của CEO, và là nguyên nhân khiến dự án luôn rơi vào tình trạng trì trệ.
Tài liệu cũng liệt kê 7 lý do Spreadsheet là công cụ quá lạc hậu. Spreadsheet gây ra độ trễ lớn trong cập nhật thông tin, luôn tạo ra bản báo cáo “lỗi thời” so với tiến độ thực. Thay vì quản lý công việc, người dùng lại phải dành rất nhiều thời gian để quản lý chính trang tính, lãng phí nhiều giờ làm việc mỗi tuần. Việc sử dụng spreadsheet, dù offline hay online, cho phép tồn tại quá nhiều phiên bản của “sự thật”. Hơn nữa, việc báo cáo hoàn toàn thủ công, không hỗ trợ quản lý tài liệu, và thiếu khả năng giao tiếp, theo dõi (follow up) trực tiếp trong mỗi công việc. Cuối cùng, spreadsheet bị đánh giá là có tính bảo mật kém và không hỗ trợ tùy chỉnh phân quyền, gây nguy hiểm nếu thông tin mật bị tiết lộ.
Về các công cụ chat, chúng cũng không nên được sử dụng để quản lý công việc và dự án. Các công cụ này tạo ra văn hóa ASAP (as-soon-as-possible), khiến mọi việc trở nên khẩn cấp giả tạo và phá hoại các yêu cầu công việc không gắn mác “ngay lập tức”. Văn hóa này không phải là cách làm việc bền vững. Các cuộc trao đổi liên tục gây mệt mỏi tinh thần và kiệt sức, dễ lan man, thiếu ngữ cảnh và lặp đi lặp lại những vấn đề đã bàn bạc. Chat cũng khuyến khích lối tư duy theo từng dòng thay vì suy nghĩ thấu đáo, và cần 20 phút để một nhân viên có thể tập trung trở lại sau mỗi lần trả lời tin nhắn. Các công cụ chat khiến việc tìm kiếm lại thông tin quan trọng trở nên khó khăn và làm phân mảnh sự tập trung, đánh cắp thời gian quý báu của nhân viên.
Phần II giới thiệu về Giải pháp Quản lý Công việc trong Thời đại Mới, tập trung vào E-Management — nền tảng quản lý công việc và dự án theo hình thức online. E-Management giúp chấm dứt những khó khăn từ các công cụ lỗi thời như Email và Excel. Nền tảng này mang lại nhiều ưu việt vượt trội:
- Lập kế hoạch linh hoạt, thông minh.
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực mà không cần khâu báo cáo trung gian.
- Quản lý đa dự án cùng một nền tảng và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
- Dễ dàng cộng tác, chia sẻ và lưu trữ tài liệu tập trung thông qua giao thức API.
- Báo cáo kết quả tự động, trực quan, đánh giá hiệu quả của từng cá nhân/nhóm.
Tài liệu cũng đề cập Base Wework là một nền tảng E-Management tiên phong tại Việt Nam, đã được hơn 5000 doanh nghiệp lựa chọn. Với cương vị là người dẫn dắt doanh nghiệp, tài liệu khuyến khích sẵn sàng cho một cú nhảy vọt cùng phần mềm E-Management trong thời đại 4.0, nơi công nghệ nắm giữ vai trò quyết định đối với sự thành bại.
