Trong quá trình quản lý đội nhóm và lãnh đạo doanh nghiệp, nhiều người cho biết một vấn đề mà họ rất hay gặp phải đó là: Nhân viên cũ nghỉ việc nhưng bàn giao công việc không rõ ràng, khiến người ở lại và nhân sự mới gặp nhiều khó khăn khi tiếp nhận. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có một bộ quy chuẩn rõ ràng trong bàn giao công việc giữa nhân sự nghỉ việc với người nhận bàn giao.
Trong nội dung dưới đây, Base.vn sẽ gợi ý bạn cách làm biên bản bàn giao công việc chi tiết và chuyên nghiệp, đồng thời gợi ý bạn một số mẫu bàn giao áp dụng trong những trường hợp cụ thể.
1. Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là văn bản ghi lại quá trình chuyển giao các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm từ một cá nhân hoặc một nhóm cho một cá nhân hoặc một nhóm khác. Văn bản được sử dụng khi có sự luân chuyển nhân sự, thay đổi cơ cấu phòng ban hoặc khi nhân sự nghỉ việc và chuyển công việc cho người phụ trách mới.
Biên bản bàn giao công việc có ý nghĩa quan trọng, nó đảm bảo tính chính xác, minh bạch để tránh xảy ra tranh chấp về sau giữa doanh nghiệp với người lao động, cụ thể:
- Cung cấp chi tiết thông tin về công việc, nhiệm vụ, quy trình, dữ liệu, tài sản và các vấn đề khác liên quan; qua đó giúp người nhận hiểu rõ công việc phải làm là gì, trách nhiệm như thế nào, cần ai để hỗ trợ….
- Nhà quản lý có thể theo dõi chặt chẽ quá trình chuyển giao, đánh giá liệu quy trình này đã chính xác, đầy đủ chưa, hạn chế tối đa những thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Là bằng chứng đáng tin cậy nếu giữa các bên có xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp về công việc bàn giao.
- Việc thực hiện bàn giao theo đúng yêu cầu cũng là nghĩa vụ của người lao động, đảm bảo thực hiện đúng theo cam kết được ghi trong hợp đồng.
2. Đâu là thời điểm cần lập biên bản bàn giao công việc?
Đa phần biên bản bàn giao công việc sẽ được sử dụng khi có biến động nhân sự hoặc doanh nghiệp có sự thay đổi cơ cấu, cần chuyển giao trách nhiệm giữa các bên.
Nhân viên nghỉ việc
Nhân viên khi kết thúc hợp đồng lao động bắt buộc phải bàn giao công việc cho nhân sự mới thay thế. Nếu chưa có nhân sự mới thì cần bàn giao cho người quản lý trực tiếp hoặc những người có liên quan. Văn bản sẽ gồm những thông tin cá nhân của nhân sự, lý do nghỉ, thời gian kết thúc công việc, ai là người nhận bàn giao…. Biên bản cũng cần đề cập đến sự đồng ý cũng như các cam kết trong quá trình chuyển giao, có tính pháp lý nên sẽ là bằng chứng nếu nhân viên có tranh chấp với doanh nghiệp.
Nhân viên chuyển sang vị trí/đơn vị khác
Nhân sự khi được luân chuyển sang đơn vị mới hoặc vị trí mới cũng cần phải làm biên bản bàn giao công việc. Biên bản gồm các thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc thực hiện, dự án đang tham gia, công việc đang chờ hoàn thành, thông tin liên hệ của những người liên quan…. Với biên bản này, nhân sự có thể đính kèm thêm các tài liệu, dữ liệu, tài sản có liên quan. Phần cuối văn bản cần có ngày tháng năm bàn giao, chữ ký của hai bên để đảm bảo sự minh bạch.
Nhân viên nữ nghỉ thai sản/ nhân viên nghỉ ốm
Nhân viên nữ thường sẽ nghỉ thai sản trong vòng 6 tháng. Trong thời gian trước khi nghỉ, việc bàn giao công việc là rất quan trọng. Biên bản sẽ cần có đủ thông tin về công việc đang làm ở thời điểm hiện tại, gồm cả công việc được ủy quyền cũng như công việc đang chờ giải quyết. Các thông tin về ngày tháng năm, thời gian bắt đầu nghỉ, thông tin liên lạc của người bàn giao cũng cần được ghi lại rõ ràng.
Với những nhân sự cần nghỉ ốm dài ngày, biên bản bàn giao sẽ ghi lại những công việc đang thực hiện ở thời điểm hiện tại, ước chừng khoảng thời gian nghỉ để người nhận nắm được thông tin. Người bàn giao cũng cần hướng dẫn chi tiết để người nhận có thể hiểu và hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong thời gian nghỉ ốm.
3. Một số yêu cầu khi lập biên bản bàn giao công việc
3.1. Về nội dung
Nội dung của biên bản bàn giao công việc cần đầy đủ các hạng mục như sau:
- Thông tin cá nhân của người bàn giao (Tên, chức vụ, phòng ban, email, số điện thoại….).
- Thông tin công việc cần chuyển giao, ghi rõ trạng thái của từng dự án/đầu việc, thời hạn hoàn thành và những ai có liên quan đến nhiệm vụ đó.
- Thống kê đầy đủ tài sản cần bàn giao như máy tính, email công ty, thẻ nhân viên, mật khẩu các công cụ làm việc… cho bộ phận hành chính.
- Thời gian, địa điểm thực hiện bàn giao công việc (ghi rõ ngày tháng năm).
- Có ký xác nhận của người bàn giao và người nhận bàn giao. Điều này thể hiện sự đồng thuận, cam kết các nội dung như trong biên bản, tránh xảy ra tranh chấp giữa hai bên.
3.2. Về hình thức
Với hình thức, biên bản bàn giao công việc cần chú ý:
- Biên bản có thể được viết bằng tay hoặc đánh máy. Nếu đánh máy thì cần tuân theo quy định của văn bản hành chính ở Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Cần có 2 biên bản bàn giao, mỗi bên giữ 1 bản có đầy đủ chữ ký để làm căn cứ nếu sau này có vấn đề xảy ra.
- Nội dung văn bản cần trình bày súc tích, ngắn gọn và đủ ý để ai cũng có thể hiểu được.
- Sử dụng ngôn từ trang trọng, sắp xếp biên bản khoa học và logic.
4. Tải miễn phí: 6 mẫu biên bản bàn giao công việc file Excel và Word
4.1. Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc
Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc sẽ ghi lại toàn bộ công việc, nhiệm vụ mà nhân sự đó đang làm. Thông thường, tài liệu sẽ trình bày ở dạng Word hoặc Excel để đảm bảo tính khoa học, người nhận bàn giao có thể tiếp nhận thông tin nhanh chóng.
Tải miễn phí biên bản bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.2. Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự chuyển công tác
Khi làm biên bản bàn giao công việc do chuyển công tác, người bàn giao sẽ cần liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm, tài sản, dữ liệu và thông tin liên quan đến công việc cho người tiếp nhận.
Tải miễn phí mẫu bàn giao công việc khi chuyển công tác (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.3. Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân viên nữ nghỉ thai sản
Việc bàn giao công việc trong thời gian nghỉ sinh là rất quan trọng. Mục đích của biểu mẫu này là đảm bảo quá trình tiếp nhận cũng như chuyển giao công việc sẽ thuận lợi, tránh những vướng mắc hoặc những điều không hiểu khi thực hiện cho người tiếp nhận.
Tải miễn phí biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.4. Mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo
Nếu các lãnh đạo cấp cao của công ty miễn nhiệm, chuyển công tác thì cần có biên bản bàn giao chi tiết cho vị trí này. Họ là người có nhiều trọng trách, năm giữ nhiều đầu việc quan trọng nên biên bản bàn giao cũng cần đầy đủ và chi tiết thông tin.
Tải miễn phí mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.5. Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán
Kế toán là vị trí công việc khá đặc thù nên việc làm biên bản bàn giao cũng cần hết sức lưu ý, đảm bảo sự minh bạch, chính xác trong từng số liệu. Khi làm thủ tục bàn giao, người ban giao cần truyền đạt rõ ràng thông tin, người nhận bàn giao cần hỏi rõ các công việc liên quan để tránh sai sót và ảnh hưởng đến các nghiệp vụ kế toán.
Tải miễn phí mẫu biên bản bàn giao công việc cho kế toán (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.6. Mẫu biên bản bàn giao tài sản
Việc bàn giao tài sản cũng rất quan trọng khi nhân sự nghỉ việc, đặc biệt là với những doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Khi kết thúc hợp đồng lao động, người lao động có nghĩa vụ phải bàn giao lại toàn bộ tài sản cho công ty. Lúc này, một biên bản bàn giao ghi đầy đủ thông tin về trang thiết bị, dụng cụ được bàn giao sẽ rất quan trọng.
Tải miễn phí mẫu bàn giao tài sản khi nghỉ việc (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
Tải trọn bộ 06 mẫu biên bản bàn giao công việc (Word và Excel) TẠI ĐÂY
5. Hướng dẫn 3 bước thực hiện bàn giao công việc
Bước 1: Xác định hạng mục bàn giao
Khi thực hiện bàn giao công việc, từ phía người bàn giao và người nhận bàn giao cần chú ý:
- Người bàn giao cung cấp cho người tiếp nhận mô tả công việc rõ ràng, chính xác, dễ hiểu. Các thông tin này gồm đầu mục công việc, nhiệm vụ, KPI, người liên quan….
- Người bàn giao liệt kê danh sách các deadline cần hoàn thành, công việc thực hiện hàng ngày, dự án đang triển khai, thông tin về khách hàng, thông tin liên hệ…..
- Người bàn giao nên có kế hoạch cụ thể để người tiếp nhận dễ dàng làm quen với công việc sắp tới. Nếu có thể thì cần bàn giao càng sớm càng tốt. Khi trao đổi, có thể chia sẻ với người tiếp nhận về những thành viên trong đội nhóm, điểm mạnh, điểm yếu mỗi người, khi gặp khó khăn nên tìm ai… để họ dễ dàng làm quen.
Bước 2: Bàn giao tài liệu, tài sản
Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ các thông tin, tài liệu, tài sản, người bàn giao sẽ chuyển cho người tiếp nhận. Với tài sản, có thể chuyển giao cho phòng quản lý tài sản hoặc hệ thống thông tin (với các tài khoản về email, tài khoản công việc…).
Bước 3: Họp bàn giao công việc
Hai bên nên có một cuộc họp chung để bàn giao, nói rõ về các hạng mục công việc. Các thắc mắc hoặc những vấn đề liên quan cần ghi chép lại và phía người bàn giao có nghĩa vụ giải thích rõ ràng cho người tiếp nhận.
6. Tự động hóa quy trình bàn giao công việc với Base Platform
Để đơn giản hóa quy trình bàn giao công việc, hạn chế những sai sót và những bất cập trong quá trình chuyển giao công việc, tài sản giữa hai bên, doanh nghiệp có thể tham khảo Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện Base Platform. Với bộ giải pháp này, nhân sự có thể bàn giao công việc tự động, mọi thao tác thuận tiện, đơn giản hơn, tránh bị lỡ thông tin.
6.1. Base Platform có thể tự động hoá quy trình bàn giao như thế nào?
Bước 1: Phê duyệt đề xuất nghỉ trên Base Request
Ngay khi có mong muốn nghỉ việc, chuyển công tác, nhân sự có thể tạo đề xuất trên phần mềm quản lý phê duyệt Base Request và điền đầy đủ các thông tin như lý do xin nghỉ, dự kiến lịch nghỉ,… Các bộ phận liên quan sẽ ngay lập tức tiếp nhận thông tin và tiếp tục các quy trình tiếp theo.
Bước 2: Quản lý quy trình bàn giao trên Base Workflow
Quy trình bàn giao công việc sẽ có nhiều bước, ví dụ như ký kết biên bản, kiểm kê danh sách tài sản, bàn giao cho người mới, xóa tài khoản của người cũ,… Lần lượt từng bước này sẽ được quản lý trên một luồng quy trình chuẩn hóa trên Base Workflow, với người phụ trách cụ thể và giới hạn thời gian thực hiện (SLA) được quy định rõ ràng.
Bước 3: Quản lý thu hồi, bàn giao tài sản trên Base Asset
Các tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như máy tính, email công ty, tài khoản công việc, tài khoản đăng nhập vào các công cụ dùng chung,… sẽ được quản lý trên một ứng dụng chuyên biệt có tên Base Asset. Tại đây, bất kỳ tài sản nào cũng được kiểm kê và giám sát tình trạng chặt chẽ, khoa học, tránh tình trạng bị thất thoát hoặc bỏ quên.
Bước 4: Chuyển giao các công việc đang thực hiện dang dở trên Base Wework
Với các công việc còn đang dang dở, nhân viên có thể chuyển đổi quyền chịu trách nhiệm và toàn bộ thông tin có liên quan trên Base Wework – phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0. Tại đây, người mới có thể nhanh chóng nắm được tất cả thông tin như số lượng đầu việc, deadline, yêu cầu, tiến độ hoàn thành hiện tại, những người có liên quan,… để nhanh chóng tiếp tục xử lý.
Bước 5: Cập nhật trạng thái của nhân sự trên Base HRM
Sau hàng loạt thao tác bàn giao công việc, bước cuối cùng trong quy trình là cập nhật trạng thái của nhân sự trên phần mềm quản lý thông tin nhân sự Base HRM. Hồ sơ của nhân sự đã nghỉ việc, nghỉ thai sản hay chuyển công tác,… sẽ được lưu trữ một cách khoa học trên phần mềm. Khối lượng công việc của người nhận bàn giao, mục tiêu công việc, vị trí làm việc hoặc mức lương mới,… cũng được cập nhật và quản lý ngay trên đó. Và tất nhiên, nếu nhân viên cũ nghỉ việc thì tài khoản sử dụng Base của họ cũng bị vô hiệu hóa.
6.2. Lợi ích của việc tự động hoá này?
- Bằng việc số hóa tất cả các thao tác bàn giao công việc ngay trên phần mềm, doanh nghiệp sẽ đồng bộ được dữ liệu nhân sự và dữ liệu làm việc (gồm cả các file tài liệu quan trọng), tránh tình trạng sai sót, thiếu sót thông tin.
- Tinh gọn và rút ngắn đáng kể quy trình bàn giao: Người bàn giao luôn biết rằng mình cần làm gì, người nhận bàn giao nhanh chóng nắm hết thông tin, các bộ phận trung gian như hành chính – nhân sự cũng dễ dàng thao tác theo quy trình.
- Tất cả những người cần thiết đều được cấp quyền theo dõi quy trình và dữ liệu bàn giao này, tránh việc phải thông báo riêng lẻ tới từng bộ phận khiến thông tin bị chậm trễ, đứt gãy hoặc thậm chí là sai lệch.
- Nếu có thắc mắc hoặc vấn đề nào xảy ra, tất cả nhân sự có thể trực tiếp bình luận, trao đổi ngay dưới phần bình luận của mỗi hành động bàn giao, đảm bảo sự chuyên nghiệp và khoa học.
7. Kết luận
Trên đây là chi tiết 6 mẫu biên bản bàn giao công việc áp dụng trong doanh nghiệp và dùng theo từng trường hợp. Đội ngũ Base.vn hy vọng qua những nội dung này doanh nghiệp sẽ tạo được quy trình bàn giao công việc tối ưu, chuyên nghiệp. Ngoài ra, tổ chức cũng có thể áp dụng các biện pháp tự động hóa, từ đó nâng cao hiệu quả, sự minh bạch trong bàn giao công việc, góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức.
