Trong thế giới kinh doanh hiện đại, kế toán không chỉ là câu chuyện của những con số và cân bằng sổ sách, mà còn là về bài toán tham mưu chiến lược cho những nhà điều hành doanh nghiệp trong phân tích dữ liệu tài chính, đánh giá hiệu suất và dự báo xu hướng phát triển. Ở trung tâm của mảng này là vai trò kế toán quản trị.
Bài viết này của Base.vn sẽ lý giải những khía cạnh liên quan đến kế toán quản trị: định nghĩa, chức năng, yêu cầu cần có và các công cụ hỗ trợ hiệu quả.
1. Kế toán quản trị là gì?
1.1. Định nghĩa
Kế toán quản trị (management accounting) là một vị trí trong lĩnh vực kế toán, tập trung vào việc cung cấp thông tin tài chính cho người quản lý doanh nghiệp, hỗ trợ việc ra quyết định và quản lý các nguồn lực của tổ chức.
Trong công việc của kế toán quản trị, thông tin sẽ được tập trung vào các mục tiêu quản lý cụ thể như lợi nhuận, doanh thu, chi phí và dòng tiền. Các công việc chính mà kế toán quản trị đảm nhận có thể xoay quanh tính toán chi phí sản xuất, quản lý ngân sách, phân tích biến động giá cả, đánh giá dự án đầu tư và lập kế hoạch tài chính.
Thông tin từ bộ phận kế toán quản trị thường không được tiết lộ rộng rãi ra bên ngoài mà chỉ được sử dụng nội bộ trong tổ chức.
1.2. Phân biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính
Trước hết, bạn cần nắm rõ: Kế toán tài chính là gì? Tìm hiểu công việc kế toán tài chính trong doanh nghiệp
Các điểm phân biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính được thể hiện ở bảng sau:
| Đặc điểm | Kế toán quản trị | Kế toán tài chính |
| Mục tiêu chính | Hướng tới việc cung cấp thông tin cho đội ngũ quản lý của doanh nghiệp, để hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát nội bộ | Tập trung chủ yếu vào báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài như cổ đông, ngân hàng và cơ quan quản lý |
| Phạm vi và chu kỳ báo cáo | Có thể chỉ tập trung vào một phòng ban, dự án cụ thể Báo cáo linh hoạt theo ngày, tuần, tháng,… tuỳ nhu cầu | Toàn bộ doanh nghiệp Báo cáo theo chu kỳ hằng quý, hằng năm |
| Nguyên tắc cung cấp thông tin | Không có tính bắt buộc, nội dung báo cáo linh hoạt và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng phòng ban, dự án | Phải đảm bảo tính thống nhất theo các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán nhất định |
| Loại thông tin | Bao gồm thông tin chi tiết về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như chi phí sản xuất, lợi nhuận từ sản phẩm cụ thể, và các chỉ số hiệu suất nội bộ. Thông tin nhằm hỗ trợ quản lý hiện tại và tương lai. | Tập trung chủ yếu vào số liệu tài chính tổng hợp như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ,… Thông tin có tính chất lịch sử, tập trung vào quá khứ của doanh nghiệp |
2. Chức năng của kế toán quản trị trong doanh nghiệp
2.1. Thu thập và phân tích thông tin tài chính
Một nhiệm vụ quan trọng của kế toán quản trị là thu thập thông tin tài chính (dữ liệu về tài sản, nợ, vốn, doanh thu, chi phí,..) từ các báo cáo tài chính của doanh nghiệp, sau đó truyền đạt thông tin này đến đội ngũ lãnh đạo và quản lý trong doanh nghiệp theo một cách dễ hiểu và có thể áp dụng được.
Kế toán quản trị sử dụng nhiều phương pháp và công cụ phân tích khác nhau để đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các chỉ số tài chính quan trọng như như biên lợi nhuận, tỷ suất sinh lời, chỉ số thanh khoản, chỉ số vòng quay khoản phải thu,… đều được theo dõi chặt chẽ.
Kế toán quản trị cũng đảm nhiệm công việc theo dõi và ghi nhận dữ liệu tài chính theo thời gian, so sánh với các tiêu chuẩn hoặc mục tiêu đã đề ra và phân tích sự biến động và xu hướng tài chính.
2.2. Quản lý nguồn lực tài chính
Kế toán quản trị cũng là người chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát các hoạt động tài chính hàng ngày như thu chi, công nợ, mua sắm thiết bị, mở rộng hoặc tái cơ cấu doanh nghiệp,… Bằng cách này, kế toán quản trị đảm bảo rằng tổ chức luôn có đủ vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động.
Lấy ví dụ, nhờ vào đánh giá tình hình sử dụng chi phí của doanh nghiệp, họ giúp xác định đâu là các nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất và đề xuất biện pháp tiết kiệm chi phí.
Hoặc trong khía cạnh quản lý nguồn vốn, kế toán quản trị sẽ giám sát và quản lý các hoạt động liên quan đến vốn bao gồm quản lý dòng tiền, quản lý rủi ro tài chính và đánh giá hiệu suất vốn đầu tư.
2.3. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược
Thông qua các hoạt động phân tích và dự báo, kế toán quản trị giúp đội ngũ lãnh đạo trong doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn – về giá cả, sản phẩm, đầu tư và các chiến lược kinh doanh khác.
Lấy ví dụ, một doanh nghiệp đang trong quá trình cân nhắc về việc mở rộng hoạt động sản xuất để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của thị trường. Kế toán quản trị sẽ cung cấp báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong các giai đoạn trước đó, đồng thời tư vấn chiến lược về khả năng tiếp cận vốn, rủi ro tài chính và lợi ích dự kiến từ việc mở rộng này.
2.4. Hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách
Kế toán quản trị cũng tham gia vào quá trình lập kế hoạch và quản lý ngân sách của doanh nghiệp. Trước tiên, họ sẽ sử dụng dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường để dự đoán tình hình tài chính trong tương lai, đánh giá các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng tới tài chính doanh nghiệp, và xây dựng các kịch bản khả thi để đối phó.
Tiếp đó, họ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu tài chính và phương án phân bổ nguồn lực tài chính cho các hoạt động cụ thể và các đơn vị kinh doanh khác nhau.
Kế toán quản trị cũng thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát ngân sách trong nội bộ doanh nghiệp. Trong quá trình theo dõi việc thực thi ngân sách, họ cũng đồng thời thực hiện phân tích phương sai giữa ngân sách thực tế so với kế hoạch, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh cần thiết.
Có thể nói, kế toán quản trị giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và hướng đi chiến lược đúng đắn bằng cách cung cấp thông tin tài chính và phân tích dữ liệu chi tiết.
3. Yêu cầu và kỹ năng cần có của một kế toán quản trị
3.1. Nắm vững kiến thức về kế toán và tài chính
Một kế toán quản trị tài năng cần đáp ứng được yêu cầu cao về mặt kiến thức – hiểu biết sâu về nguyên tắc kế toán, các tiêu chuẩn quốc tế như IFRS hoặc GAAP, các phương pháp đánh giá tài sản và lập báo cáo tài chính, các công thức xác định và tính toán chỉ số tài chính,…
Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp quyết định đầu tư vào một dự án mới, kế toán quản trị sẽ cần tính toán lợi nhuận kỳ vọng và đánh giá hiệu quả tài chính của dự án đó.
3.2. Hiểu biết về quản trị doanh nghiệp
Kế toán quản trị liên quan chặt chẽ đến quản trị doanh nghiệp, vì vậy vị trí này cần hiểu biết về nhiều kiến thức thuộc khía cạnh quản trị, điển hình như chiến lược kinh doanh, quản lý rủi ro, quản trị hiệu suất, quản lý nhân sự,… Nếu như họ từng có kinh nghiệm “thực chiến” thì càng thêm giá trị.
3.3. Kỹ năng phân tích
Kỹ năng phân tích là yếu tố quan trọng tạo nên sức mạnh của một kế toán quản trị. Kỹ năng này cho phép họ vượt ra ngoài công việc việc cân đối sổ sách và tính toán các con số bề nổi, mà sẽ có thể tìm ra các những giá trị và thông điệp sâu sắc ẩn sâu bên trong các dữ liệu này.
Lấy ví dụ, một công ty đang cố gắng tìm hiểu lý do tại sao tỷ suất lợi nhuận lại bị giảm xuống mặc dù doanh số bán hàng tăng. Bằng kỹ năng phân tích của mình, kế toán quản trị bắt đầu “mổ xẻ” dữ liệu tài chính một cách tỉ mỉ. Và họ đã phát hiện ra rằng vấn đề rất có thể xuất phát từ hai nguyên nhân: chi phí nguyên liệu thô ngày càng tăng, và quy trình sản xuất kém hiệu quả.
3.4. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm
Kế toán quản trị thường cần làm việc trong môi trường tương tác với nhiều bộ phận và cá nhân khác nhau trong doanh nghiệp. Bởi vậy, khả năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả gần như là bắt buộc.
Họ cần có khả năng giải thích cho nhân sự trong doanh nghiệp hiểu về các thông tin tài chính phức tạp. Họ cũng cần truyền đạt được các kết quả phân tích, dự báo và đề xuất của cá nhân lên ban lãnh đạo doanh nghiệp theo một cách rõ ràng, ngắn gọn và hấp dẫn.
3.5. Kiến thức về công nghệ trong lĩnh vực kế toán – tài chính
Thành thạo sử dụng các công cụ kế toán – tài chính cho phép kế toán quản trị viên tự động hóa hoàn toàn hoặc một phần các công việc cần làm. Đó có thể là ghi lại và xử lý dữ liệu tài chính một cách nhanh chóng và chính xác – cho dù dữ liệu có nguồn gốc từ nhiều phần mềm khác nhau và cần áp dụng các công thức tính toán phức tạp. Có thể là quy trình lập kế hoạch ngân sách và lập báo cáo tài chính. Cũng có thể là cách họ xây dựng trang dashboard dữ liệu trực tuyến để theo dõi tình hình tài chính bất cứ lúc nào.
Kế toán quản trị cũng cần biết cách sử dụng các công cụ chuyên biệt trong quản trị vận hành, nhằm phối hợp ăn ý với các nhân sự khác trong quá trình làm việc.
Thử tưởng tượng về một tập đoàn đa quốc gia có nhiều công ty con hoạt động trên khắp các châu lục khác nhau. Trước đây, việc tổng hợp thông tin tài chính từ nhiều nơi riêng rẽ để lập ra bảng báo cáo tài chính hợp nhất dường như là một cơn ác mộng. Nhưng nhờ có công nghệ, các dữ liệu tài chính không những có thể nhanh chóng được tổng hợp theo chu kỳ tuần/ tháng/ quý mà còn được quản trị một cách tức thời (real-time).
4. Về ứng dụng quản trị tài chính Base Finance+ – “cánh tay đắc lực” cho kế toán quản trị
Quản lý thông tin tài chính, quản lý doanh thu, quản lý chi phí và nguồn lực tài chính – tất cả các chức năng này đều được phát triển trong Base Finance+ – Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực đầu tiên tại Việt Nam.
Base Finance+ hỗ trợ đắc lực cho công việc của một kế toán quản trị:
- Tập trung tất cả dữ liệu tài chính về một nơi: Base Finance+ có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như bảng tính Excel, phần mềm kế toán, CRM, Power BI,… Tất cả dữ liệu được tự động cập nhật real-time và tập trung trên một không gian duy nhất, giúp kế toán quản trị có góc nhìn toàn diện – từ tổng quan tới chi tiết – về tất cả các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.
- Phân tích chi tiết các chỉ số tài chính: Từ các dữ liệu trên, Base Finance+ tiếp tục giúp kế toán quản trị phân tích và tính toán tự động để chỉ các chỉ số tài chính quan trọng. Bộ giải pháp cũng so sánh dữ liệu đa chiều theo thời gian, theo bộ phận, giữa thực tế và kế hoạch,… để xác định tính hiệu quả của các nguồn lực tài chính được sử dụng.
- Tạo trang dashboard tài chính tự động: Đáp ứng đúng yêu cầu về khía cạnh quản trị, Base Finance+ có thể tự động xây dựng dashboard tài chính trực quan với hàng chục loại biểu đồ chuyên biệt về ngân sách, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền,… Điều này giúp kế toán quản trị có sẵn trong tay “vũ khí mạnh mẽ” để thảo luận vấn đề và ra quyết định cùng đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp.
- Tương tác trực tiếp trong nội bộ: Base Finance+ cho phép kế toán tài chính và các bộ phận khác nhau trong tổ chức thảo luận trực tiếp với nhau dưới mỗi thông tin tài chính, có thể là một đơn đặt hàng, một đề xuất mua hàng, một hoá đơn thanh toán,… Tính năng chat nội bộ cũng được cung cấp miễn phí, giúp cải thiện sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận.
5. Tạm kết
Không thể phủ nhận vai trò quan trọng của kế toán quản trị trong các doanh nghiệp hiện đại. Đây không chỉ là một vị trí công việc đơn thuần về ghi chép số liệu, mà còn là một cánh tay hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo về ra quyết định chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.
Nếu sở hữu một kế toán quản trị viên tài năng, một doanh nghiệp sẽ có nhiều lợi thế hơn để tăng cường sức cạnh tranh, phát triển bền vững và đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Để nhận tư vấn 1-1 và demo tính năng Bộ giải pháp quản trị tài chính Base Finance+, vui lòng đăng ký ngay tại đây.
