Bài toán lớn nhất của nhà quản trị là: Làm sao để nắm bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp vận hành và đưa ra quyết định chính xác, kịp thời khi xuất hiện vấn đề? Đây cũng là câu hỏi nan giải đối với phần lớn các tổ chức chưa và đang trong giai đoạn chuyển đổi số. Và Dashboard được ra đời như một công cụ đắc lực nhằm giải quyết tắc nghẽn trong hoạt động vận hành.
Vậy Dashboard là gì? Liệu Dashboard có thật sự giúp nhà quản trị kiểm soát sức mạnh dữ liệu trong tay không? Cùng Base.vn tìm kiếm câu trả lời chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Dashboard là gì?
Dashboard là công cụ quản trị hệ thống thông tin dữ liệu trên một không gian chung duy nhất mà tại đó, các luồng dữ liệu được liên kết chặt chẽ với nhau và hiện hữu dưới các hình thức khác nhau: Biểu đồ, đồ thị, bảng biểu,…
Một trong những điều khiến Dashboard được ưa chuộng là bảng dữ liệu hoàn toàn dễ dàng để người mới tiếp cận, đọc hiểu và nhìn ra mục tiêu, vấn đề.
Một Dashboard hoàn chỉnh – đúng và đủ – thường có thường khả năng giải đáp các thắc mắc xoay quanh một vấn đề cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu một đơn vị sử dụng KPI Dashboard, thì dashboard này sẽ trả lời được một số câu hỏi sau:
- Cụ thể đầu mục công việc nhân sự là gì?
- Tiến độ làm việc của nhân sự đến đâu?
- Mục tiêu kế hoạch cần đạt được là gì?
- Dự án đang gặp vấn đề ở đâu?
Sẽ tuỳ vào loại Dashboard doanh nghiệp sử dụng mà dữ liệu, thông tin trên biểu đồ sẽ khác nhau. Nhưng tóm gọn, Dashboard là một trong những cách làm dữ liệu trở nên dễ hiểu đối với nhà quản trị bằng cách tạo trang tổng quan chỉ trên một trang hiển thị duy nhất.
2. Cấu trúc và chức năng của Dashboard
Mỗi loại Dashboard sẽ có những thành phần khác nhau tùy mục đích doanh nghiệp sử dụng, nhưng phần lớn, chúng đều có cấu trúc và chức năng tương tự. Cấu trúc phổ biến của một Dashboard thường bao gồm 2 phần chính:
Phần 1: Phần trực quan hoá dữ liệu
Bao gồm 2 phần:
- Biểu đồ tổng quát: Đây thường là một biểu đồ lớn, tổng hợp thể hiện trạng thái tổng quát của hệ thống hoặc dữ liệu. Có thể là biểu đồ đường, cột, tròn, hay các biểu đồ khác tùy thuộc vào loại dữ liệu….
- Biểu đồ chi tiết: Cung cấp thông tin chi tiết hơn về các chỉ số cụ thể, xu hướng, hoặc mô tả các khía cạnh đặc biệt của dữ liệu. Các biểu đồ này thường được đặt gần hoặc bên dưới biểu đồ tổng thể để cung cấp cái nhìn toàn diện hơn.
Đối với trải nghiệm người dùng là nhân sự trong công ty, đặc biệt là lãnh đạo cấp cao, có thể nói việc nắm được bức tranh tổng quát về hoạt động vận hành và kinh doanh luôn là bài toán nan giải. Nhất là khi trong bộ máy xuất hiện vấn đề cần xử lý thì đâu là hành động cần làm ngay, đâu là hành động mấu chốt có ảnh hưởng lớn nhất…
Và phần trực quan hoá dữ liệu chính là phương pháp phù hợp giúp giải quyết những câu hỏi trên. Đối với dữ liệu, thay vì được trình bày theo cách thức truyền thống như báo cáo thông thường thì chúng được thể hiện dưới dạng biểu đồ – đồ thị và hình ảnh đi kèm biểu đồ mô phỏng.
Tại Dashboard, dữ liệu sẽ được phân loại theo các mô hình biểu đồ khác nhau như: biểu đồ cột, tròn, miền hoặc kết hợp giữa 2 loại khác nhau với màu sắc thể hiện riêng biệt. Từ đó, người dùng bảng dashboard dễ dàng nắm bắt tổng quan hoạt động đang diễn ra trong phòng ban và doanh nghiệp.
Phần 2: Bảng thống kê số liệu cụ thể
Phần này thường chứa các số liệu cụ thể, dữ liệu phân tích hoặc danh sách chi tiết về các thông tin liên quan. Các thông tin này có thể được hiển thị dưới dạng bảng với bộ lọc, có khả năng sắp xếp hoặc tùy chỉnh để người dùng có thể xem và nắm bắt thông tin một cách chi tiết hơn.
Dashboard được cập nhật liên tục dựa trên sự liên kết các thông tin đầu vào. Có thể hiểu đơn giản, Dashboard được thiết lập dựa trên cơ sở dữ liệu đầu vào phân nhánh từ các phòng ban khác nhau trong một doanh nghiệp: phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng quản lý nhân sự,…
Khi một bộ phận cập nhật thông tin trên dashboard, các phòng ban khác sẽ nắm bắt thay đổi diễn ra trên không gian quản trị chung và giúp cho việc trao đổi diễn ra liền mạch, trôi chảy.
Sự kết hợp giữa 2 phần trực quan hóa dữ liệu và bảng thống kê số liệu cụ thể giúp người dùng có cái nhìn tổng quan rõ ràng về trạng thái tổng quát cũng như có khả năng chi tiết hóa, phân tích sâu hơn khi cần thiết. Sự linh hoạt trong việc tương tác với cả hai phần này là điều cần thiết để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
Chính nhờ những ưu điểm trên mà Dashboard đã khẳng định được tính năng tương tác và độ linh hoạt của mình trong doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn.
3. Lợi ích của Dashboard trong doanh nghiệp
Dashboard là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp theo dõi hiệu suất và đưa ra quyết định sáng suốt trong tất cả các khía cạnh như tuyển dụng, nhân sự, tài chính. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể của dashboard trong doanh nghiệp:
- Theo dõi quá trình, đo lường kết quả thực tiễn: Dashboard giúp nhà quản trị theo dõi tiến trình dựa trên việc hiển thị trực quan biểu đồ, số liệu và các chỉ số liên quan đến hoạt động kinh doanh, dự án hoặc chiến dịch phát triển.
- Ra quyết định nhanh chóng và chính xác: Nhờ bảng dữ liệu rõ ràng và dễ hiểu, cấp lãnh đạo luôn nằm được toàn bộ quá trình vận hành trong doanh nghiệp, hiểu được bản chất các vấn đề đã diễn ra. Từ đó, các hoạt động quyết định sẽ diễn ra nhanh hơn và được giảm thiểu sai sót.
- Minh bạch hoá và chia sẻ thông tin: Bằng cách hiển thị số liệu và dữ liệu một cách minh bạch, Dashboard tạo ra sự đồng thuận và tin cậy giữa các nhân sự khác nhau trong doanh nghiệp. Nó cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc mở, trong đó việc tương tác nội bộ diễn ra đầy đủ và xuyên suốt.
- Hỗ trợ tạo lập kế hoạch, xây dựng mục tiêu mới: Dashboard cung cấp dữ liệu từ tổng quát đến chi tiết giúp xác định các mục tiêu rõ ràng và khả năng đạt được thực tế của doanh nghiệp. Dựa trên đó, nhà quản trị có thể lập kế hoạch và các mục tiêu mới phù hợp nhất.
4. Phân loại Dashboard
Vì Dashboard có tính cá nhân hoá cao, phù hợp ứng dụng trong nhiều mô hình khác nhau nên sẽ khó liệt kê hết tất cả các loại dashboard theo nhu cầu. Tuy nhiên, sẽ có 7 loại Dashboard cơ bản được sử dụng phổ biến hiện nay, bao gồm:
- Business Dashboard (Bảng phân tích kinh doanh): Phục vụ phân tích và hiểu rõ hoạt động kinh doanh thông qua góc nhìn dữ liệu tổng quan bao gồm: doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách hàng, và kế hoạch bán hàng.
- KPI Dashboard (Bảng theo dõi KPI): Sử dụng để theo dõi và đo lường các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI – Key Performance Indicators) của một doanh nghiệp. Một số mục tiêu có thể theo dõi như: tỷ lệ chuyển đổi, giá trị đơn hàng trung bình, chi phí đầu tư,….
- Performance Dashboard (Bảng đo lường hiệu suất): Tập trung đo lường và theo dõi hiệu suất của một tổ chức, phòng ban hoặc cá nhân. Các chỉ số thường có ở bảng Dashboard này bao gồm: Mức độ hoàn thành kế hoạch, tỷ lệ hoàn thành công việc, năng suất và chất lượng,…
- Financial Dashboard (Bảng theo dõi tài chính): Đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và phân tích tình hình tài chính để đưa ra quyết định kinh doanh. Dashboard tài chính sẽ bao gồm nhiều chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, công nợ, dòng tiền,…
- Project Dashboard (Bảng quản lý dự án): Cung cấp thông tin về các công việc, mốc thời gian, tài nguyên và nguồn lực hiện có nhằm điều theo dõi và điều phối tiến độ dự án theo đúng kế hoạch đã đề ra.
- Marketing Dashboard (Bảng phân tích Marketing): Sử dụng các chỉ số đo lường của phòng ban marketing liên quan tới chiến dịch quảng cáo, chiến dịch email marketing, tương tác trên mạng xã hội, khách hàng tiềm năng, doanh thu và chi phí,… để thúc đẩy phát triển truyền thông tiếp thị cho doanh nghiệp.
- Operation Dashboard (Bảng vận hành tổng quát): Cung cấp thông tin về quá trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý chất lượng đầu ra – đầu vào để đảm bảo hoạt động vận hành tổng quát của một tổ chức suôn sẻ và hiệu quả.
Với mỗi mô hình kinh doanh và quy mô vận hành khác nhau, Dashboard đều được thiết kế để linh hoạt thay đổi, tùy biến theo nhu cầu và mục đích sử dụng. Việc kết hợp từ 2 đến 3 loại dashboard cũng dễ dàng đáp ứng. Ví dụ: ứng dụng KPI dashboard và Operation Dashboard trong cùng một không gian làm việc cho Phòng vận hành.
5. Cách xây dựng Dashboard hiệu quả
Dashboard đề cao tính cá nhân hoá và chuyên môn trong từng thông tin và dữ liệu đầu vào. Vì vậy, để có một bảng dữ liệu Dashboard hiệu quả, nhà quản trị cần thực hiện đúng và đủ 4 bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng sử dụng Dashboard
Mỗi một Dashboard sẽ phục vụ mục tiêu và đối tượng theo dõi khác nhau. Vì vậy, hãy làm rõ mục tiêu xây dựng bảng dữ liệu của mình bằng một số câu hỏi sau:
- Dashboard sử dụng nhằm mục đích gì?
- Dashboard này phục vụ cho đối tượng xem nào?
- Dashboard cần có những gì phục vụ doanh nghiệp?
- Quyền hạn của từng cá nhân trong dashboard: Nhân sự, quản lý, giám đốc,…
Bước 2: Chọn đúng loại dữ liệu
Tiếp đến, nhà quản trị cần xác định đâu là dữ liệu quan trọng và cần thiết để phục vụ cho mục tiêu mong muốn. Ví dụ về Marketing Dashboard, các dữ liệu cần có sẽ là: chỉ số tương tác (engagement), tỉ lệ chuyển đổi (conversion rate), khách hàng tiềm năng (lead), ROI,…
Bên cạnh đó, nguồn dữ liệu nhập cho Dashboard cũng cần được xác định rõ ràng để tránh việc nhập sai số liệu, gây ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Dữ liệu có thể đến từ hệ thống CRM, cơ sở dữ liệu SQL, tệp Excel, Google Analytics,…
Bước 3: Thiết kế giao diện người dùng thân thiện
Sẽ không một nhân sự nào muốn xem một Dashboard giống như báo cáo truyền thống chỉ chứa số liệu dài dòng và khó hiểu. Vì vậy, lựa chọn giao diện bắt mắt, dễ đọc và thân thiện với người xem sẽ là ưu tiên hàng đầu khi thiết kế Dashboard.
Một nhân sự thuộc phòng Sale sẽ cần biểu đồ cột chứa thông tin về doanh số, sản phẩm, thông tin đơn hàng,… và các thông tin cần được sắp xếp một cách trực quan sao cho người đọc dễ dàng theo dõi từ tổng quát đến chi tiết. Khi đó, sự phân chia về màu sắc, hình thái, cách thể hiện sẽ góp phần giúp nhân sự kiểm soát tiến trình hoạt động dễ dàng hơn.
Bước 4: Đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu
Sẽ không phù hợp khi xây dựng một bảng biểu chứa thông tin về Marketing nhưng lại thể hiện chỉ số liên quan đến tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự toàn doanh nghiệp. Vì vậy, sự nhất quán là điều cần thiết để tạo sự thống nhất xuyên suốt trên một Dashboard có ích.
Khi xây dựng Dashboard, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo về độ tin cậy và chính xác của các dữ liệu, bởi một chỉ số bị sai cũng có thể làm lệch hàng chục chỉ số khác.
6. Tiêu chí lựa chọn công cụ thiết kế dashboard cho doanh nghiệp
Để lựa chọn công cụ thiết kế Dashboard phù hợp cho doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ cần xem xét và đánh giá một số tiêu chí sau đây:
- Giao diện trực quan, đa dạng, dễ hiểu: Các dạng biểu đồ, mô hình, sơ đồ cùng các thành phần trực quan khác giúp người dùng nhanh chóng nhận ra mối liên kết giữa dữ liệu quan trọng.
- Tính năng linh hoạt, dễ sử dụng: Người dùng có thể nhanh chóng làm quen và tạo ra các Dashboard phù hợp mà không cần có kiến thức chuyên sâu.
- Có khả năng tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và xử lý lượng lớn dữ liệu: Dashboard cần tương thích với các nguồn dữ liệu khác nhau và có thể tích hợp với phần lớn công cụ có sẵn của doanh nghiệp.
- Cập nhật dữ liệu tức thời (real-time): Duy trì luồng thông tin số kịp thời là điều cần thiết để nhà quản trị quan sát tổng quát, đưa ra giải pháp và quyết định nhanh chóng.
- Bảo mật tuyệt đối thông tin: Dữ liệu doanh nghiệp thường nhạy cảm nên Dashboard cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để tránh rủi ro bị tấn công từ bên thứ 3.
Base XSpace là một ứng dụng đáp ứng đầy đủ các tiêu chí trên.
Đây là một ứng dụng có khả năng tích hợp và tập trung toàn bộ dữ liệu tài chính, vận hành, kinh doanh,… của doanh nghiệp từ các ứng dụng riêng rẽ về một không gian chung duy nhất, thể hiện dưới dạng nhiều Dashboard khác nhau. Các dữ liệu này luôn được cập nhật tự động và tức thời.
Base XSpace cho phép tùy chỉnh thiết kế giao diện và bộ lọc dữ liệu, nhằm cá nhân hoá trang Dashboard theo từng nhu cầu riêng. Đặc biệt, người dùng có thể truy cập nhanh và xử lý tác vụ của các ứng dụng tích hợp ngay trên trang Dashboard.
Base XSpace không chỉ hỗ trợ làm việc cho một cá nhân, mà còn giúp gắn kết thông tin, thu hẹp khoảng cách giữa các phòng ban, tạo ra môi trường làm việc xuyên suốt trong doanh nghiệp.
7. Kết bài
Dashboard là công cụ hữu ích giúp quản lý và thực hiện công việc cho toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao.
Không quan trọng doanh nghiệp đang kinh doanh mặt hàng gì, bộ máy vận hành và sơ đồ tổ chức được thiết kế ra sao,… một hệ thống Dashboard được xây dựng đầy đủ – chính xác – thông minh luôn là yếu tố quan trọng để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
