Phần mềm KPI là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý, đo lường hiệu suất công việc và tiến độ hoàn thành mục tiêu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng tìm được phần mềm quản lý KPI phù hợp với các điều kiện nội tại.
Sau đây, hãy cùng Base Blog “giải mã” tính năng, ưu nhược điểm và chi phí của Top 10 phần mềm quản lý KPI hàng đầu hiện nay.
1. Phần mềm KPI là gì?
Phần mềm quản lý KPI là một công cụ thông minh giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận. Các số liệu, chỉ tiêu KPI được thiết lập và tập trung trên cùng một nền tảng.
Với phần mềm KPI, người quản lý chỉ cần nhập dữ liệu hoặc chỉ tiêu định lượng vào hệ thống. Phần mềm sẽ tự động đo lường, đánh giá hiệu quả công việc theo mục tiêu của từng cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp một cách chính xác, minh bạch và cụ thể nhất.
Đọc thêm: KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng và áp dụng KPI trong doanh nghiệp
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm KPI?
Như chúng ta đã biết, hoạt động quản lý KPI đòi hỏi sự chính xác và minh bạch, để có thể đánh giá đúng đắn năng lực của mỗi nhân viên. Không chỉ sở hữu nhiều tính năng quản lý hiệu suất công việc, phần mềm KPI còn hỗ trợ nhà quản lý xây dựng các tiêu chí đánh giá KPI:
- Cung cấp các dữ liệu liên quan đến: chỉ tiêu, tỷ lệ hoàn thành, chiều hướng thực hiện KPI của mỗi cá nhân hoặc bộ phận theo thời gian thực
- Tự động tổng hợp, phân tích và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, phòng ban thông qua tính năng báo cáo thông minh
- Hệ thống quản lý dữ liệu nhất quán và bảo mật cao
3. Gợi ý 7 tiêu chí lựa chọn phần mềm KPI
Làm sao để lựa chọn được phần mềm KPI phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp?
Nếu như hệ thống mục tiêu KPI trong doanh nghiệp cần đáp ứng 5 tiêu chí của mô hình SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo lường được, Achievable: Có thể đạt được, Relevant: Có liên quan, Time-bound: Có giới hạn thời gian), thì các phần mềm KPI tốt cũng cần sở hữu 5 đặc điểm tương tự.
- Specific – Cụ thể: Các tính năng của phần mềm và phương pháp luận của nó phải được thể hiện cụ thể và dễ hiểu với người dùng, đặc biệt là phần liên quan trực tiếp tới các dữ liệu KPI. Giao diện của phần mềm cũng cần được thiết kế logic và trực quan, giúp nhà quản lý và nhân viên dễ dàng tương tác với hệ thống và sử dụng đúng cách.
- Measurable – Có thể đo lường được: Công dụng quan trọng hàng đầu của một phần mềm KPI là đo lường và so sánh các chỉ số KPI đã thiết lập với hiệu suất làm việc thực tế, nên chúng cần có khả năng tự động phân tích dữ liệu và lập báo cáo tự động theo thời gian thực (real-time). Tính năng này là cơ sở giúp doanh nghiệp có cái nhìn tức thời về tình trạng hiệu suất và đưa ra các biện pháp cần thiết.
- Achievable – Có thể đạt được: Mỗi doanh nghiệp thuộc quy mô và lĩnh vực khác nhau sẽ có các mục tiêu khác nhau, hệ thống vận hành và bộ KPI tiêu chuẩn khác nhau. Bởi vậy, phần mềm KPI hoặc sẽ cần thiết kế đặc thù cho một lĩnh vực nhất định (ví dụ chuyên dụng cho bán hàng), hoặc cần linh hoạt và thông minh để phù hợp với các doanh nghiệp khác nhau.
- Relevant – Có liên quan: Chỉ số KPI có liên quan mật thiết tới dữ liệu đầu vào/đầu ra của các hoạt động công việc, quy trình kinh doanh,… trong doanh nghiệp. Bởi vậy, một phần mềm KPI hiệu quả sẽ cần có khả năng kết nối, tích hợp với các công cụ làm việc phổ biến mà doanh nghiệp đang dùng.
- Time-bound – Có giới hạn thời gian: Nếu như cách quản lý KPI thủ công thường mất nhiều thời gian và chỉ cho thấy số liệu đánh giá vào cuối chu kỳ, thì một phần mềm KPI hiệu quả cần có khả năng tự động phân tích dữ liệu và lập báo cáo tự động theo thời gian thực (real-time). Điều này sẽ giúp cả nhân viên và nhà quản lý có được cái nhìn tại chỗ đối với tình trạng hiệu suất hiện tại, và đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Một trong các tiêu chí khác quan trọng không kém – là việc lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm uy tín, vừa có thể tư vấn và demo chi tiết cho doanh nghiệp, vừa có dịch vụ triển khai và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, có thể giúp giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong quá trình sử dụng phần mềm KPI.
4. Top 10 phần mềm KPI hàng đầu hiện nay
4.1. Base Goal
Phù hợp nhất với việc quản trị mục tiêu nhất quán, chú trọng vào thực chiến trong doanh nghiệp
Chấm điểm: 9.3/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Hệ thống mục tiêu nhất quán, chú trọng vào thực chiến – Linh hoạt quản trị theo cả KPI và OKR – Tự động kết nối dữ liệu real-time với nhiều công cụ trong và ngoài nền tảng – Hệ thống đánh giá kết quả đa chiều, có KPI dashboard trực quan – Giao diện thân thiện, sử dụng được cả trên trình duyệt web và mobile app | – Cần đội ngũ hỗ trợ triển khai để nắm được hết tính năng |
Base Goal được đánh giá là một trong những phần mềm KPI, quản trị mục tiêu thực chiến và toàn diện hàng đầu hiện nay, với tính năng hiện đại tương đương các sản phẩm quốc tế, song giao diện lại thân thiện với người dùng Việt Nam.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ nhà quản trị xây dựng một sơ đồ cây mục tiêu toàn diện trong tổ chức, từ cấp cao nhất của doanh nghiệp xuống đến các bộ phận, nhóm và nhân viên, tạo ra một hệ thống KPI nhất quán về mục tiêu, số liệu, và đơn vị đo lường
- Dễ dàng liên kết các KPI với các phần mềm quản lý công việc, quản lý quy trình, quản lý khách hàng,… giúp mỗi KPI được đặt ra đều kèm theo các nhiệm vụ cụ thể, khả thi để đạt được mục tiêu
- Cho phép doanh nghiệp kiểm soát tiến độ thực hiện công việc và KPI một cách tức thời (real-time), cũng như tự động tạo dashboard báo cáo đánh giá hiệu suất.
Chi phí sử dụng:
- Gói Starter: 600.000 VND/Tháng; tối đa 30 tài khoản với đầy đủ tính năng
- Gói Growth: 1.200.000 VND/Tháng; tối đa 60 tài khoản với đầy đủ tính năng
- Gói Business: 1.200.000 VND/Tháng + 20.000 VND/Tài khoản cho tài khoản thứ 61 trở lên
- Gói Enterprise: Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Base.vn để được tư vấn.
4.2. KPI Fire
Phù hợp nhất với mục đích quản lý hiệu suất dự án theo triết lý Quản trị tinh gọn (Lean)
Chấm điểm: 9.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp dữ liệu real-time – Tăng cường vai trò của nhân viên các cấp – Có KPI dashboard trực quan – Giao diện rõ ràng, dễ sử dụng | – Yêu cầu máy tính có cấu hình tối thiểu: Windows 7, 8, 10 hoặc Mac OS X 10.11 trở lên – Phân tích và đánh giá KPI không đáng tin cậy nếu nhập liệu không đúng và đầy đủ – Chi phí khá cao nếu cần nâng cấp tính năng |
KPI Fire là giải pháp hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý dự án, kế hoạch chiến lược và đổi mới. Phần mềm có thể coi là một hệ thống thực thi toàn diện bao gồm 4 công cụ kết hợp cùng nhau: kế hoạch chiến lược, bảng báo cáo KPI, trình quản lý dự án và công cụ tạo ý tưởng.
Tính năng nổi bật:
- Các thành viên có thể đưa lên phần mềm các ý tưởng làm việc thú vị và sắp xếp thành một kênh lưu trữ để biến chúng thành các dự án hoặc các hành động thực tế
- Có khả năng liên kết các dự án này với các mục tiêu và chỉ số KPI liên quan, đồng thời theo dõi hiệu quả thực tế của dự án theo từng tháng, quý hoặc năm
- Hỗ trợ xây dựng và theo dõi chỉ số của BSC (Balanced Scorecard – mô hình Thẻ điểm cân bằng) ngay trên hệ thống.
Chi phí sử dụng:
- Chi phí 200 USD/tháng; 5 người dùng
- Chi phí 1.500 USD/tháng; 50 người dùng
- Áp dụng mức giá linh hoạt tùy theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
4.3. SimpleKPI
Phù hợp nhất với nhu cầu đơn giản hóa dữ liệu và quy trình phức tạp.
Chấm điểm: 8.8/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện đơn giản, dễ sử dụng – Có sẵn thư viện mẫu KPI – Hệ thống báo cáo mạnh mẽ và đa chiều | – Thiếu một số tính năng nâng cao – Hạn chế trong việc tương thích hoặc kết nối với một số hệ thống và ứng dụng khác trong doanh nghiệp |
Được nhà cung cấp giới thiệu là một “phần mềm KPI đơn giản và đẹp mắt”, SimpleKPI giúp doanh nghiệp giải quyết sự phức tạp của dữ liệu và đơn giản hóa quy trình quản lý. Phần mềm này sở hữu một giao diện trực quan, dễ sử dụng đối với mọi cá nhân, dù là những người không am hiểu về công nghệ.
Tính năng nổi bật:
- Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống KPI hoặc tận dụng các mẫu có sẵn trong thư viện KPI
- KPI dashboard chuyển đổi tất cả các dữ liệu và số liệu phức tạp thành hình ảnh trực quan dễ hiểu, dễ tiếp cận
- Hệ thống báo cáo mạnh mẽ và đa chiều, đủ bao quát để kiểm soát được tiến độ KPI tổng thể, và cũng đủ chi tiết để theo dõi được KPI của từng cá nhân, đội nhóm và phòng ban cụ thể và làm nổi bật lên hiệu suất KPI tốt nhất/ kém nhất.
Chi phí sử dụng:
- Chi phí 99 USD/người dùng/tháng (Giảm 10% nếu thanh toán theo năm) và không giới hạn các KPI.
4.4. Betterworks
Phù hợp nhất với mục tiêu cải thiện hiệu suất làm việc dựa trên KPI.
Chấm điểm: 8.5/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Linh hoạt quản trị theo cả KPI và OKR – Dễ dàng chia sẻ dữ liệu và thông tin với phần mềm khác ngoài hệ thống – Có KPI dashboard trực quan – Sử dụng được cả trên trình duyệt web và mobile app | – Chi phí tương đối cao – Yêu cầu người dùng nắm vững các nghiệp vụ quản lý hiệu suất |
Betterworks là giải pháp được thiết kế để giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu suất của nhân viên thông qua việc kết nối liền mạch 4 yếu tố: thiết lập mục tiêu (OKR/KPI), giao tiếp nội bộ, phản hồi từ đồng nghiệp và đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả. Trong đó, quản trị mục tiêu được đánh giá là chức năng cốt lõi.
Tính năng nổi bật:
- Sơ đồ cây mục tiêu giúp trực quan hoá hệ thống mục tiêu của tổ chức và tiến độ đạt được của từng bộ phận
- Tại mỗi OKR/KPI có các cột mốc để đo lường mức độ hoàn thành và đánh dấu sự tiến bộ, sử dụng bộ màu sắc đa dạng, dễ hiểu cùng hệ thống biểu tượng thú vị
- Đẩy mạnh hoạt động giao tiếp nội bộ trong quá trình thực hiện KPI
Chi phí sử dụng:
- 8 USD/người dùng/tháng khi thanh toán theo năm; người dùng sẽ cần trả thêm 2 USD/người dùng/tháng nếu muốn sử dụng bộ tương tác nâng cao.
4.5. DashThis
Phù hợp nhất với nhu cầu theo dõi và giám sát KPI của các chiến dịch marketing.
Chấm điểm: 8.2/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Chuyên sâu về marketing – Tích hợp dữ liệu với đa dạng nền tảng quảng cáo và công cụ marketing – Bảo mật dữ liệu tốt | – Kém linh hoạt trong việc tùy chỉnh giao diện – Chi phí cao đối với các đơn vị marketing quy mô nhỏ |
Phần mềm DashThis giúp đơn giản hóa việc theo dõi và giám sát KPI cho các chiến dịch marketing, bằng cách cung cấp bảng điều khiển tập trung về tất cả các chỉ số liên quan đến chiến dịch.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi và giám sát các chỉ số KPI của chiến dịch marketing một cách chuyên sâu
- Sẵn sàng tích hợp với một số công cụ marketing phổ biến: Semrush, Ahrefs, Google Ads, Facebook Ads và Mailchimp
- Dễ dàng tạo các widget báo cáo và bảng điều khiển
Chi phí sử dụng:
- Gói Individual: 42 USD/tháng
- Gói Professional: 127 USD/tháng
- Gói Business: 246 USD/tháng
- Gói Standard: 382 USD/tháng.
4.6. HandyKPI
Phù hợp nhất với các nhà quản trị muốn theo dõi KPI đội nhóm thông qua ứng dụng di động
Chấm điểm: 8.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Đề cao sự đơn giản và tiện dụng trong quản lý KPI – Chỉ tập trung vào những dữ liệu quan trọng nhất, liên kết mật thiết với mục tiêu chung – Có KPI dashboard trực quan | – Chỉ có thể sử dụng trên mobile app – Chi phí sử dụng cao so với thị trường Việt Nam |
HandyKPI là ứng dụng quản lý KPI trên thiết bị di động với mục tiêu hướng tới sự đơn giản, thuận tiện. Thông qua ứng dụng này, nhà quản trị có thể theo dõi, đánh giá hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp ngay trong lòng bàn tay.
Tính năng nổi bật:
- Dữ liệu KPI được tải trực tiếp từ file Excel lên máy tính
- Nhân viên có thể báo cáo kết quả làm việc thông qua file Excel hoặc nhập trực tiếp trên ứng dụng. Tất cả dữ liệu từ các thiết bị khác nhau sẽ được đồng bộ vào hệ thống real-time.
- KPI dashboard được thiết kế trực quan, đẹp mắt, cung cấp cái nhìn tổng thể về hiệu suất của đội nhóm qua thời gian.
Chi phí sử dụng:
- Miễn phí đối với nhóm từ 1-3 người dùng
- 5 USD/người dùng/tháng khi có từ 4 người dùng trở lên.
4.7. BrightGauge
Phù hợp nhất với nhu cầu tính toán, theo dõi và trực quan hóa các chỉ số KPI.
Chấm điểm: 7.7/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cho phép tuỳ chỉnh thiết lập các chỉ số KPI phù hợp với doanh nghiệp – Các chỉ số được cài đặt tự động tính toán và cập nhật real-time – Có KPI dashboard trực quan và báo cáo tổng kết | – Hạn chế tích hợp dữ liệu với một số nguồn không được hỗ trợ – Cần thời gian và kiến thức cơ bản để làm quen với phần mềm |
BrightGauge là công cụ mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp thực hiện mọi tương tác với dữ liệu, trong đó bao gồm các chỉ số KPI. BrightGauge giúp doanh nghiệp tập hợp tất cả dữ liệu KPI của các hoạt động về một nền tảng thống nhất.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi và trực quan hóa các chỉ số KPI từ nhiều trang tổng quan
- Tự động tính toán các chỉ số KPI theo công thức được xây dựng
- Xem các chỉ số và báo cáo từ các công cụ giám sát và bảo mật dữ liệu trên cùng một bảng điều khiển tích hợp
Chi phí sử dụng:
- Gói Standard: 316 USD/tháng; 2 Admin + 2 nguồn dữ liệu
- Gói Enterprise: 436 USD tháng; 3 Admin + 2 nguồn dữ liệu
- Gói Enterprise Plus: 616 USD tháng; 3 Admin + 4 nguồn dữ liệu.
4.8. Databox
Phù hợp nhất với nhu cầu kết nối và trực quan hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
Chấm điểm: 7.5/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Linh hoạt kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau – Có thể chia sẻ báo cáo KPI | – Chú trọng vào phân tích dữ liệu, không đa dạng tính năng quản lý chuyên sâu – Cần có thời gian làm quen cách sử dụng phần mềm |
Databox là một trong những analytics platform – nền tảng phân tích dữ liệu chuẩn quốc tế nổi tiếng nhất hiện nay, có thể ứng dụng vào quản lý KPI hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Kết nối dữ liệu chính xác, trực quan từ nhiều nguồn khác nhau: Google Analytics, Facebook, Twitter, Shopify, HubSpot, Salesforce và hơn 70 nguồn khác
- Cho phép người dùng thiết lập quy trình theo dõi chuyên nghiệp
- Chia sẻ báo cáo KPI với các bên liên quan thông qua email, tin nhắn trực tuyến,…
Chi phí sử dụng:
- Gói Starter: 47 USD/tháng
- Gói Professional: 135 USD/tháng
- Gói Growth: 319 USD/tháng
- Gói Premium: 799 USD/tháng
4.9. Geckoboard
Phù hợp nhất để phân tích và chia sẻ báo cáo KPI trong doanh nghiệp.
Chấm điểm: 7.2/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Nhanh chóng tạo lập và tùy chỉnh KPI dashboard – Tích hợp đa nguồn dữ liệu – Đề cao bảo mật dữ liệu và quản lý hoạt động truy cập của người dùng | – Chú trọng vào phân tích dữ liệu, không đa dạng tính năng quản lý chuyên sâu – Giới hạn về tùy chỉnh biểu đồ – Yêu cầu chi phí cao đối với tính năng mở rộng và tùy chỉnh |
Geckoboard là một phần mềm được nhà cung cấp giới thiệu là “cách đơn giản nhất cho nhà quản lý để xây dựng và chia sẻ KPI dashboard tức thời”, từ đó giúp tối ưu hiệu suất làm việc.
Tính năng nổi bật:
- Thiết lập một KPI dashboard đơn giản chỉ trong vài phút
- Đồng bộ hóa và kết nối dữ liệu tức thời từ hơn 60 nguồn
- Cung cấp bảng tính, cơ sở dữ liệu, cũng như tích hợp Zapier và API tùy chỉnh vào phần mềm
Chi phí sử dụng:
- Gói Essential: từ 39 USD/tháng; 1-5 dashboard + 3 người dùng
- Gói Pro: từ 79 USD/tháng; 1-10 dashboard + 10 người dùng.
- Gói Scale: từ 559 USD/tháng; 30 dashboard + 25 người dùng.
4.10. Klipfolio
Phù hợp nhất với việc trực quan hóa dữ liệu KPI tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chấm điểm: 7.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Có thư viện KPI mẫu – Có thể tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau – Dễ sử dụng | – Tính năng không quá đa dạng – Chi phí khá cao với các doanh nghiệp SME |
Klipfolio là một phần mềm KPI trên nền tảng dữ liệu đám mây, được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Klipfolio cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu trực quan, giúp doanh nghiệp quản lý các chỉ số KPI một cách hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu
- Theo dõi dữ liệu trên mọi thiết bị, kể cả TV
- Thư viện mẫu KPI đa dạng, phong phú
Chi phí sử dụng:
- Gói Grow: 99 USD tháng; 15 dashboard; không giới hạn số người dùng
- Gói Team: 199 USD/tháng; 30 dashboard; không giới hạn số người dùng
- Gói Team Plus: 399 USD/tháng; 60 dashboard; không giới hạn số người dùng.
5. Tạm kết
Base Blog hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ tìm được phần mềm KPI phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức. Nếu nhà quản trị không chắc chắn về giải pháp trực quan hóa dữ liệu tốt nhất cho doanh nghiệp, hãy bắt đầu với các gói sử dụng cơ bản. Sau đó, hãy đánh giá xem điều gì phù hợp hoặc không, và những tính năng nâng cao nào doanh nghiệp sẵn lòng trả thêm phí để tối ưu hiệu quả vận hành.
