Phần mềm tính lương là một công cụ quan trọng, giúp nhà quản trị đơn giản hóa và tự động hóa quá trình tính và trả lương cho nhân viên. Trong bối cảnh thị trường phần mềm tính lương đa dạng như hiện nay, việc lựa chọn một giải pháp phù hợp với nhu cầu và hoạt động kinh doanh là điều khiến không ít doanh nghiệp phải đắn đo, suy nghĩ.
Trong bài viết sau đây, Base Blog sẽ giúp doanh nghiệp phân tích các tính năng, ưu nhược điểm và chi phí sử dụng của 20 phần mềm tính lương hàng đầu tại Việt Nam và một số quốc gia khác.
1. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm tính lương?
Trong giai đoạn đầu hoạt động, các doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng file Excel để tính toán và trả lương cho nhân viên. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh và tuyển thêm nhiều nhân sự, việc sử dụng Excel để quản lý lương bổng sẽ bộc lộ một số điểm bất cập như sau:
Quá tải số lượng file Excel cần sử dụng – Đôi khi, để tổng hợp một bảng lương hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần phải sử dụng hàng chục file Excel hoặc hơn. Các file này thường bao gồm: chấm công; theo dõi phiếu lương; tính tiền thưởng và trợ cấp; quản lý ngày phép, ngày nghỉ có lương và không lương; giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc; khấu trừ bảo hiểm và thuế thu nhập; quản lý nhân viên mới hoặc nhân viên nghỉ việc;… và các file có liên quan khác.
Tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót – Bởi vì phải tổng hợp dữ liệu từ tất cả các file Excel kể trên, cho nên một chuyên viên C&B có thể mất tối thiểu 3 ngày để hoàn thành bảng lương cho một doanh nghiệp 60 nhân sự. Hơn nữa, hầu hết các thao tác đều thực hiện một cách thủ công, nên rất dễ xảy ra sai sót. Hoạt động rà soát và chỉnh sửa dữ liệu cũng có thể tốn thêm 1 đến 2 ngày.
Bảo mật kém và phân tán dữ liệu – Việc sử dụng bảng lương Excel còn tiềm ẩn một số rủi ro liên quan đến an toàn dữ liệu; dữ liệu rời rạc khó lưu trữ và quản lý; khó tích hợp dữ liệu với các công cụ làm việc khác; hạn chế cập nhật thông tin tức thời, làm chậm trễ quá trình ra quyết định; khó khăn trong việc giải nghĩa thông tin và bàn giao dữ liệu; v.v…
Tóm lại, một phần mềm tính lương tốt sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý lương. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực và tối ưu hiệu quả vận hành tổ chức.
2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương
Trên thị trường hiện nay, có đến hàng trăm sản phẩm phần mềm tính lương khác nhau. Do đó, để lựa chọn được một phần mềm vừa phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp vừa mang lại hiệu quả đầu tư (ROI) là điều không dễ dàng.
Một số tiêu chí dưới đây sẽ giúp bạn có thêm ý tưởng lựa chọn phần mềm tính lương phù hợp với doanh nghiệp của mình.
2.1. Tự động hóa quy trình tính lương
Tiêu chí đầu tiên bạn cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm tính lương là khả năng tự động hóa và tích hợp dữ liệu của nó.
Khả năng tự động hóa nghĩa là phần mềm có thể tự động thực hiện mọi nghiệp vụ trong quy trình tính lương, bao gồm: quản lý chấm công, quản lý tạm ứng, quản lý kỳ lương chính, hạch toán tiền lương, tính lương và các khoản trích theo lương một cách chính xác và nhanh chóng.
Khả năng tích hợp liên quan đến tính năng kết nối dữ liệu của phần mềm tính lương tách biệt với các hệ thống làm việc khác của doanh nghiệp, như là phần mềm chấm công, hệ thống định vị nhân viên (nếu có), hệ thống đánh giá KPI và OKR,… Nhờ đó, việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào để làm cơ sở tính toán lương sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Đọc thêm: Review chi tiết 12 phần mềm OKR tại Việt Nam và quốc tế
2.2. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng
Một phần mềm, dù được “quảng cáo” với những tính năng vượt trội, cũng không nhất thiết là lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Một yếu tố quan trọng để đảm bảo giá trị sử dụng và ROI là mức độ tương thích với người dùng, hay nói cách khác là tính thân thiện của phần mềm. Vì vậy, bên cạnh các tính năng của phần mềm, bạn cũng cần xem xét mức độ dễ sử dụng của nó.
Đảm bảo rằng công cụ mới có thể giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả và trơn tru hơn. Theo đó, phần mềm cần có hệ thống và thiết kế rõ ràng, trực quan, cùng với bộ lọc và công cụ tìm kiếm linh hoạt.
2.3. Đáp ứng linh hoạt các quy tắc tính lương của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có cách vận hành riêng, với sự khác biệt về giờ làm việc, chấm công, phân ca, tính tăng ca và chu kỳ trả lương (ngày, tuần, hoặc tháng). Điều này đòi hỏi phần mềm phải có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo các công thức quản lý lương đặc trưng hoặc sẵn sàng thích ứng với bất kỳ sự thay đổi nào trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Vậy, làm thế nào để đánh giá xem phần mềm có phù hợp với tổ chức của bạn hay không?
Thông thường, nhà cung cấp sẽ giới thiệu danh sách các khách hàng đã sử dụng sản phẩm trên website của họ. Hoặc bạn có thể yêu cầu thông tin này để nghiên cứu và phân tích xem các khách hàng đó có quy mô và lĩnh vực tương tự như của bạn hay không. Qua đó, bạn có thể đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm đối với doanh nghiệp của bạn.
2.4. Khả năng báo cáo theo từng cấp độ quản lý
Khả năng báo cáo theo từng cấp độ quản lý là một tính năng quan trọng của các phần mềm tính lương hoặc quản lý đãi ngộ chất lượng tốt. Đối với mỗi cấp độ, từ cá nhân đến bộ phận và toàn công ty, cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết, bao gồm báo cáo so sánh lương theo kỳ, báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, và quỹ lương chi trả cho từng bộ phận.
Ngoài ra, phần mềm cũng cần hỗ trợ người dùng xuất các báo cáo dưới dạng biểu đồ trực quan và sinh động, với dữ liệu hiển thị theo thời gian thực. Ngoài ra, phần mềm cũng cần có khả năng kết xuất file để in ấn, lưu trữ và phân tích số liệu.
2.5. Bảo mật thông tin và dữ liệu tính lương
Khả năng bảo mật liên quan đến hai yếu tố chính: xác minh người dùng (người đăng nhập vào hệ thống) và ủy quyền xác định quyền hạn của họ trên hệ thống. Ví dụ, doanh nghiệp có thể cấp quyền cho một cá nhân “chỉ xem” hoặc “chỉnh sửa” dữ liệu bảng lương trên hệ thống.
Ngoài ra, bảng lương được coi là một trong những dữ liệu quan trọng và nhạy cảm nhất của doanh nghiệp. Do đó, nhà cung cấp phần mềm cần cam kết việc bảo mật cao nhất cho dữ liệu này.
2.6. Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm và đáng tin cậy
Thông thường, quyết định mua một phần mềm có thể xuất phát từ sự hạn chế về kỹ thuật của đội ngũ IT trong doanh nghiệp. Họ có thể không đủ chuyên môn để xử lý các lỗi kỹ thuật của phần mềm.
Do đó, một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng là một lựa chọn hợp lý. Đa số các phần mềm SaaS hiện nay đều có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng, tuy nhiên, mức độ hỗ trợ có thể khác nhau.
3. Top 15 phần mềm tính lương hàng đầu hiện nay (cả Việt Nam và nước ngoài)
3.1 Phần mềm tính lương Base Payroll
Phù hợp nhất với mục đích quản lý lương toàn diện của mọi quy mô doanh nghiệp.
Chấm điểm: 9.6/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Quy trình tính toán công lương hoàn toàn tự động – Tùy chỉnh tính năng theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp – Tự động tích hợp dữ liệu với các phần mềm khác của Base, tạo nên một quy trình quản lý nhân sự toàn diện và chặt chẽ | – Cần doanh nghiệp thiết kế sẵn một quy trình tính lương cơ bản – Chưa có bản dùng thử miễn phí |
Base Payroll là một phần mềm tính lương tự động và linh hoạt đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Nó cho phép thiết lập các chu kỳ trả lương khác nhau và xây dựng công thức tính lương dựa trên biến mặc định của hệ thống hoặc biến tự tạo một cách không giới hạn. Người dùng có thể sử dụng Base Payroll một cách cực kỳ dễ dàng và thuận tiện.
Tính năng nổi bật:
- Xây dựng và tự động tính toán bảng lương: Với bộ biến mặc định phong phú và khả năng tùy chỉnh, việc xây dựng công thức tính lương trở nên linh hoạt và nhanh chóng. Phần mềm hỗ trợ người dùng thiết lập công thức Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm tỷ lệ sai sót.
- Tạo thông tin chu kỳ tính lương và thanh toán nhanh chóng: Base Payroll tự động tạo thông tin chu kỳ tính lương và thanh toán dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp, bao gồm cả bảng lương phụ.
- Tích hợp linh hoạt với các ứng dụng khác trong Bộ giải pháp quản trị và phát triển nhân sự toàn diện Base HRM+: Phần mềm tự động kết nối và cập nhật dữ liệu từ các nguồn khác nhau, giúp tối ưu hóa quá trình tính lương. Ví dụ: Sau khi quyết định điều chỉnh lương hoặc phúc lợi được nhập vào hồ sơ nhân sự, Base Payroll sẽ tự động cập nhật và áp dụng mức lương mới ngay lập tức. Hoặc dữ liệu chấm công của nhân viên, số ngày nghỉ phép đã được phê duyệt cũng sẽ được tổng hợp tự động và kết nối với Base Payroll để phục vụ tính lương.
- Sau khi thông tin bảng lương đã được đề xuất và phê duyệt, hệ thống sẽ tự động hiển thị và gửi phiếu lương cá nhân cho từng nhân viên.
- Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương thủ công, đồng thời hệ thống cũng lưu lại lịch sử chỉnh sửa thủ công và thông báo cho người dùng về sự điều chỉnh này.
- Tự động tạo các báo cáo chuyên sâu từ dữ liệu hệ thống: Bao gồm các báo cáo về tổng số tiền lương doanh nghiệp đã trả cho nhân viên trong tháng, tổng số thuế và bảo hiểm đã khấu trừ, tương quan chỉ số giữa các phòng ban khác nhau, tính lương bình quân đầu người,… Phần mềm còn có thể so sánh chi phí trả lương với doanh thu của doanh nghiệp để tính toán các chỉ số lợi nhuận.
Chi phí sử dụng: Base Payroll cung cấp các gói khác nhau:
- Gói Starter cho 30 tài khoản người dùng, chi phí là 450.000 VNĐ/tháng.
- Gói Growth cho 60 tài khoản người dùng, chi phí là 1,200,000 VNĐ/tháng (+ 20,000đ/1 tài khoản kể từ tài khoản thứ 61)
- Gói Enterprise: Liên hệ để có giá tốt nhất
3.2. Phần mềm tính lương Paycor
Phù hợp nhất với mục đích quản trị nhân sự và tính lương của các công ty đang phát triển.
Chấm điểm: 9.3/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Đáp ứng nhu cầu tính lương toàn diện – Quy trình triển khai dễ dàng- Khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu – Cảnh báo và nhắc nhở người dùng khi có lỗi xảy ra – Cung cấp chuyên gia để hỗ trợ các vấn đề về thuế (liên bang) cho doanh nghiệp | – Chi phí triển khai ban đầu khá cao – Khả năng tùy chỉnh báo cáo còn hạn chế – Chất lượng chăm sóc khách hàng ở mỗi khu vực không đồng đều, có nơi tốt, nơi kém |
Paycor là một nền tảng quản lý nhân sự và tính lương có nguồn gốc từ Mỹ. Phần mềm cung cấp cho người dùng một loạt các tính năng hữu ích từ quản lý chấm công và thời gian làm việc, cho đến tính toán lương của nhân viên. Kể từ năm 2005 đến nay, Paycor đã cung cấp dịch vụ phần mềm cho hơn 30.000 doanh nghiệp trên toàn thế giới.
Tính năng nổi bật:
- Phần mềm cho phép người dùng theo dõi bảng lương từ xa bằng máy tính hoặc điện thoại di động.
- Nhanh chóng xuất báo cáo chi trả lương trước khi chốt bảng lương để kiểm soát số tiền khấu trừ cho lương. Ngoài ra, phần mềm còn cảnh báo đến người dùng những lỗi xảy ra trong quá trình tổng hợp bảng lương.
- Có khả năng lưu trữ lịch sử bảng lương trong vòng 3 năm.
- Hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế của liên bang, tiểu bang hoặc địa phương tại Mỹ.
- Khấu trừ thuế chính xác theo quy định tại nơi nhân viên làm việc. Ngay cả khi nhân viên đó làm việc ở nhiều khu vực với các quy định về đóng và hoàn thuế khác nhau.
Chi phí sử dụng: Hiện tại, Paycor không công khai giá cả dịch vụ. Bạn cần liên hệ trực tiếp nhà cung cấp để nhận báo giá chính xác nhất.
3.3. Phần mềm tính lương Rippling
Phù hợp nhất với các công ty quy mô nhỏ.
Chấm điểm: 9.2/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Dễ triển khai và thiết lập – Cung cấp khả năng tính lương toàn diện – Quản lý chặt chẽ các phúc lợi và ngày phép – Có khả năng tích hợp với các nền tảng khác trong cùng hệ thống | – Trì hoãn hỗ trợ nếu khách hàng muốn giảm tính năng hoặc ngừng sử dụng dịch vụ |
Rippling là một giải pháp tính lương đa năng, đem đến cho người dùng sự tiện lợi và tự động hóa trong việc quản lý lương và phúc lợi nhân viên. Rippling không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu nguy cơ sai sót trong quá trình tính toán lương và khấu trừ thuế.
Tính năng nổi bật:
- Chạy thanh toán lương chỉ trong 90 giây: Phần mềm có khả năng tự động tính toán tất cả các thông số từ số giờ làm việc đến các khoản khấu trừ, chỉ cần một cú nhấp chuột để thực hiện thanh toán.
- Tích hợp tính năng quản lý nhân sự: Phần mềm có khả năng quản lý các khoản phúc lợi nhân viên, đào tạo nhân sự mới, quản lý thiết bị và ứng dụng IT, tạo nên một nền tảng toàn diện để tối ưu hóa quản lý nhân lực và tài nguyên công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
- Tạo báo cáo linh hoạt: Khả năng tạo lập báo cáo, tùy chỉnh dữ liệu linh hoạt của Rippling giúp người dùng dễ dàng theo dõi, phân tích các chỉ số quan trọng liên quan đến thanh toán lương và phúc lợi nhân viên.
- Với Rippling Payroll, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình thanh toán lương và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên.
Chi phí sử dụng: Nhà cung cấp không công khai giá dịch vụ trên website. Vì vậy, bạn cần liên hệ trực tiếp họ để được hỗ trợ demo và báo giá.
3.4. Phần mềm tính lương BambooHR Payroll
Phù hợp nhất với mục đích quản lý lương toàn diện của các khách hàng BambooHR.
Chấm điểm: 9.2/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện dễ sử dụng và dễ điều hướng trong hệ thống – Cung cấp nhiều mẫu báo cáo khác nhau – Đáp ứng nhu cầu tính lương toàn diện – Tích hợp liền mạch với hệ thống BambooHR | – Chi phí đắt đỏ nếu nâng cấp hoặc sửa lỗi – Khó tích hợp với phần mềm kế toán – Chỉ phục vụ cho người dùng của BambooHR |
BambooHR Payroll (tên cũ là TRAXPayroll) là một ứng dụng tính lương được tích hợp với nền tảng quản trị nhân sự BambooHR, và chỉ phục vụ cho các khách hàng đang sử dụng BambooHR.
Tính năng nổi bật:
- Đơn giản hóa việc tính lương: Nhờ tích hợp dữ liệu từ BambooHR như mức lương, giờ làm, tài khoản ngân hàng, phúc lợi và khấu trừ, Bamboo Payroll giúp người dùng thực hiện tính toán và thanh toán lương một cách nhanh chóng và tiện lợi.
- Cho phép người dùng phân chia các nhóm thanh toán, điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhu cầu chạy bảng lương cho nhiều nhóm đối tượng khác nhau.
- Tích hợp thư viện với hơn 100 mẫu báo cáo lương tiêu chuẩn hoặc người dùng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu báo cáo của mình.
- Tính thuế và xuất báo cáo thuế hoàn chỉnh.
Chi phí sử dụng: BambooHR Payroll không công bố bảng giá cụ thể. Thay vào đó nhà cung cấp sẽ tùy chỉnh báo giá theo nhu cầu của khách hàng. Điều quan trọng nhất là chỉ bán dịch vụ cho khách hàng đang sử dụng BambooHR.
3.5. Phần mềm tính lương Xero
Phù hợp nhất với mục đích tính lương và kế toán ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chấm điểm: 9.1/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện trực quan và dễ sử dụng – Có bản dùng thử miễn phí. Gói dịch vụ trả phí không giới hạn số lượng người dùng – Tích hợp dễ dàng với nhiều ứng dụng và plugin của bên thứ ba | – Tính năng tính lương chỉ dừng lại ở mức cơ bản, không thể đáp ứng nhu cầu tính toán phức tạp – Giá thành cao so với mặt bằng chung của các phần mềm Việt Nam – Tính năng quản lý đa ngoại tệ còn hạn chế |
Xero là một phần mềm kế toán và tính lương, có nguồn gốc từ New Zealand. Phần mềm là một giải pháp hiệu quả khi giúp các doanh nghiệp xử lý dữ liệu từ máy chấm công và quản lý tiền lương của nhân viên đang làm việc hoặc đã nghỉ hưu. Xero cung cấp bảng lương chính xác và liền mạch, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tình hình chi trả lương trong doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật:
- Tích hợp lịch trả lương linh hoạt, cho phép lựa chọn tần suất trả lương theo tuần, tháng, hai tuần hoặc hai lần một tháng. Ngoài ra, Xero còn có khả năng tính lương linh hoạt theo từng ca làm việc khác nhau.
- Tự động hóa việc tích hợp dữ liệu với máy chấm công để tạo thành bảng lương hoàn chỉnh, tích hợp với xin nghỉ phép và các quy định về thai sản, ốm đau,…
- Cung cấp phiếu lương điện tử được mã hóa, giúp nhân viên theo dõi thông tin lương một cách bảo mật trên điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính cá nhân.
- Tạo báo cáo chi tiết cho lịch sử bảng lương, giao dịch ngân hàng, thanh toán, và nghỉ phép.
Chi phí sử dụng: Xero cho phép người dùng trải nghiệm 30 ngày miễn phí. Ở mỗi khu vực, nhà cung cấp sẽ áp dụng các mức giá dịch vụ khác nhau. Dưới đây là bảng giá được áp dụng chung cho toàn cầu:
- Gói Starter: 29 USD/tháng.
- Gói Standard: 46 USD/tháng.
- Gói Premium: 62 USD/tháng.
3.6. Phần mềm tính lương Patriot Payroll
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp quy mô nhỏ tại Mỹ..
Chấm điểm: 9.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giá cả phải chăng và dễ cài đặt – Có thể in các phiếu chi – Có chuyên gia hỗ trợ về thuế – Tích hợp mượt mà với phần mềm kế toán Patriot | – Thời gian thực hiện chuyển khoản lương trực tiếp khá mất thời gian – Thiếu tính năng quản lý vắng mặt, nghỉ phép hoặc ca làm việc – Quá trình tải xuống dữ liệu hàng loạt cồng kềnh |
Patriot Payroll được đánh giá là một phần mềm tính lương tiện ích, dễ dùng với giả cả cực kỳ phải chăng. Đây là một phần mềm tính lương đặc biệt phù hợp với các công ty quy mô nhỏ.
Tính năng nổi bật:
- Giả cả phải chăng: Patriot nổi bật so với các sản phẩm khác là nhờ vào mức giá khởi điểm hợp túi tiền. Ngay cả gói Dịch vụ đắt nhất của Patriot cũng rẻ hơn một số phần mềm cùng phân khúc khác tại thị trường Hoa Kỳ.
- Tích hợp sẵn phần mềm kế toán: Giúp người dùng có cái nhìn toàn diện về tác động của tiền lương và tình hình nhân sự đối với ngân sách công ty. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo trải nghiệm thuận tiện hơn cho người dùng.
- Cung cấp dịch vụ tính lương với hai cấp độ: Bao gồm Cơ bản (Basic) và Dịch vụ đầy đủ (Full Service). Gói Dịch vụ đầy đủ bao gồm dịch vụ nộp và thanh toán thuế. Mỗi khi chạy tính lương, bạn cần nhập thông tin nhân viên và mức lương một cách thủ công. Tuy nhiên, bạn có thể cài đặt lịch chạy lương từ trước đó.
- Lập các báo cáo chi tiết: Bao gồm báo cáo bảng lương, chi tiết thanh toán, thời gian nghỉ phép, các khoản khấu trừ, lịch sử chuyển lương,…
Chi phí sử dụng: Patriot Payroll cung cấp hai gói dịch vụ như sau:
- Gói Basic: 17 USD/tháng + 4 USD/nhân viên/tháng
- Gói Full Service: 37 USD/tháng + 4 USD/nhân viên/tháng
3.7. Phần mềm tính lương QuickBooks Payroll
Phù hợp nhất với nhu cầu tính lương tự động của các doanh nghiệp quy mô nhỏ..
Chấm điểm: 9.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện thân thiện và mượt mà – Cung cấp nhiều gói sử dụng với mức giá khác nhau – Chạy thanh toán lương ngay trong ngày – Tự động tính toán, khai báo và nộp thuế tại địa phương, tiểu bang và liên bang – Tích hợp mạnh mẽ với phần mềm kế toán QuickBooks | – Hạn chế tích hợp với các phần mềm bên ngoài hệ sinh thái QuickBooks – Một số tính năng chỉ dừng ở mức cơ bản, cần được hoàn thiện hơn – Chưa phát hành ứng dụng trên thiết bị di động |
QuickBooks Payroll là một ứng dụng tính lương thông minh được phát triển bởi Công ty Intuit (Hoa Kỳ). Với tính năng tính lương tự động, chuyển khoản trực tiếp cùng ngày và tích hợp với ứng dụng theo dõi thời gian QuickBooks Time, QuickBooks Payroll giúp bạn trả lương và nộp thuế một cách nhanh chóng, đầy đủ và đúng hạn. Bạn có thể sử dụng QuickBooks Payroll độc lập hoặc kết hợp với phần mềm kế toán của QuickBooks.
Tính năng nổi bật:
- Đóng thuế và cung cấp biểu mẫu tự động: Tự động nộp các loại thuế của liên bang và tiểu bang.
- Tích hợp cổng thông tin nhân sự: Nhân viên có thể truy cập phiếu lương và xem số ngày phép họ đã nghỉ, cũng như các khoản được miễn trừ.
- Cung cấp khả năng tự động tạo báo cáo thời gian thực về bảng cân đối, báo cáo dòng tiền, giờ làm của nhân viên, tổng tiền lương, thuế bị khấu trừ
- Cung cấp cố vấn quản lý nhân sự và hỗ trợ sử dụng phần mềm 24/7 đối với các khách hàng mua gói Elite.
- Bảo vệ người dùng nếu bị phạt thuế: Nếu bạn mua gói Elite và bị IRS (Sở Thuế vụ Hoa Kỳ) phạt thuế liên quan đến vấn đề trả lương, QuickBooks Payroll sẽ đứng ra chi trả mọi khoản chi phí phát sinh lên đến 25.000 đô la, bất kể lỗi có phải do bạn hay không.
Chi phí sử dụng: QuickBooks Payroll cung cấp ba gói dịch vụ như sau:
- Gói Core: 25 USD/tháng + 4 USD/nhân viên/tháng
- Gói Premium: 55 USD/tháng + 8 USD/nhân viên/tháng
- Gói Elite: 80 USD/tháng + 15 USD/nhân viên/tháng
3.8. Phần mềm tính lương AMIS
Phù hợp nhất với quy trình tính lương của các doanh nghiệp vừa và lớn.
Chấm điểm: 8.8/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Tự động cập nhật dữ liệu và thực hiện nghiệp vụ tính lương từ đơn giản đến phức tạp – Kết nối linh hoạt với các phần mềm khác trong hệ sinh thái AMIS của MISA – Cung cấp tài khoản dùng thử miễn phí | – Khó tiếp cận đối với các doanh nghiệp nhỏ bởi vì chi phí sử dụng khá cao – Hệ thống chưa thể tự động hoàn toàn, vẫn cần thực hiện một vài thao tác thủ công |
Phần mềm AMIS Tiền Lương đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý lương từ cơ bản đến nâng cao trong doanh nghiệp. Phần mềm có khả năng xử lý các số liệu phức tạp một cách chính xác, đảm bảo an toàn thông tin và tương thích linh hoạt với các phần mềm kế toán.
Tính năng nổi bật:
- Phần mềm cho phép người dùng thiết lập các bảng lương khác nhau đối với từng phòng ban.
- Tự động cập nhật dữ liệu và tính lương với các mức độ phức tạp cao như tính lương theo doanh thu, theo ca, hoặc theo KPI,… đồng thời tự động khấu trừ các khoản như thuế TNCN và BHXH.
- Phần mềm giúp nhân viên kiểm tra và xác nhận bảng lương của bản thân trên ứng dụng và trao đổi với cấp quản lý nếu có sai sót.
- Tạo báo cáo và phân tích chuyên sâu đối với các dữ liệu về tổng thu nhập nhân viên, chi phí thanh toán lương, hoặc công nợ.
Chi phí sử dụng:
- Phần mềm AMIS Tính Lương cung cấp bản dùng thử miễn phí trong vòng 14 ngày.
- Gói dành cho 30 nhân viên với 30 tài khoản sử dụng có giá 5.700.000 VNĐ/năm.
- Mua thêm 10 người dùng: 1.500.000 VNĐ/năm.
- Mua thêm 10 hồ sơ nhân viên: 380.000 VNĐ/năm.
3.9. Phần mềm tính lương Zoho Payroll
Phù hợp nhất với nhu cầu quản lý lương không quá phức tạp của các công ty nhỏ.
Chấm điểm: 8.8/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cho phép nhân viên theo dõi và truy cập bảng lương – Tích hợp dữ liệu từ các hệ thống chấm công theo thời gian thực – Dễ dàng quản lý việc tăng lương, phụ cấp cá nhân và hoàn tiền – Kiểm soát tập trung việc xử lý bảng lương | – Yêu cầu đường truyền internet ổn định – Thời gian phản hồi thắc mắc của khách hàng khá lâu |
Zoho Payroll là công cụ hữu ích để quản lý quy trình tính lương trong doanh nghiệp. Khi tích hợp Zoho Payroll vào phần mềm nhân sự Zoho People, bạn không chỉ đơn giản hóa công việc tính lương mà còn trải nghiệm một giải pháp quản trị nhân lực toàn diện.
Tính năng nổi bật:
- Tự động cập nhật dữ liệu chấm công và thời gian nghỉ của nhân viên, giúp người dùng tính tổng số ngày trả lương.
- Tự động tích hợp các dữ liệu Zoho People như thông tin nhân viên, chức danh, ngày gia nhập vào hệ thống tính lương mà không cần người dùng can thiệp thủ công.
- Theo dõi các quy định về thuế, các khoản khấu trừ lương, tạo các khoản khấu trừ tùy chỉnh, hoàn tiền và tự động hóa tất cả các quy trình tính lương của doanh nghiệp.
- Tự động chạy bảng lương cho những nhân sự sắp nghỉ việc. Đồng thời, quy đổi những ngày phép chưa sử dụng ra tiền lương, thực hiện các quyết toán cuối cùng và các thủ tục khác một cách liền mạch.
- Tùy chỉnh hệ thống tính lương (hoàn tiền, trợ cấp hay khấu trừ) phù hợp với yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Chi phí sử dụng: Nhà cung cấp đưa ra hai sự lựa chọn như sau:
- Thanh toán từng tháng: 19 USD + 3 USD/nhân viên
- Thanh toán theo năm: 190 USD + 30 USD/nhân viên (chiết khấu 2 tháng so với việc thanh toán theo từng tháng)
3.10. Phần mềm tính lương Tanca HR
Phù hợp nhất với mục đích quản lý phân ca và tính lương.
Chấm điểm: 8.7/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Tích hợp quản lý nhân sự và tính lương – Tự động điều chỉnh công thức tính lương theo chính sách mới của công ty – Quản lý nhiều loại tiền lương như lương cứng, lương khoán, lương theo sản phẩm – Báo cáo tình hình chi trả lương của toàn bộ nhân viên | – Khó phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình tính lương phức tạp – Một số tính năng như quản lý thông tin và tính lương còn sơ khai – Chi phí sử dụng ở mức trung bình – cao |
Tanca HR là một hệ thống tính lương tự động với hai phiên bản phần mềm online và offline. Bạn có thể sử dụng bản online trên web và app, cần cài đặt bản offline với dung lượng là 10Mb. Tanca HR chủ yếu tập trung vào tính năng quản lý chia ca và tính lương cho nhân viên.
Tính năng nổi bật:
- Tanca HR cho phép nhà quản lý xây dựng hệ thống tính lương theo từng cấp bậc lương khác nhau ở mỗi đơn vị, phòng ban. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể quản lý mức độ tăng lương của nhân viên cũng như quá trình thăng cấp của họ.
- Tự động tính lương với các công thức tương tự Excel. Bạn có thể xây dựng trước các Bảng lương mẫu, sau đó hành tháng, hệ thống sẽ tự động tính lương theo mẫu.
- Tanca HR có khả năng tính lương cho nhiều mô hình, nhiều phòng ban, cũng như đồng bộ các bảng lương khác nhau.
- Ngoài ra, Tanca HR còn cho phép nhân viên xem Phiếu lương của họ hàng ngày ngay trên điện thoại.
Chi phí sử dụng:
Tanca cung cấp bản dùng thử miễn phí với tối đa 5 tài khoản người dùng. Nếu muốn sử dụng chính thức, bạn cần trả phí theo từng tính năng và số lượng người dùng. Tanca niêm yết một mức giá khác nhau cho mỗi module khác nhau và cố định theo từng tháng hoặc tính theo đầu người.
Ví dụ, module tính lương có giá 10.000 VNĐ/người/tháng; module chấm công có giá 10.000 VNĐ/người/tháng. Nếu sử dụng trọn gói tính năng cơ bản và nâng cao, một doanh nghiệp 30 nhân sự sẽ phải trả 3.270.000 VNĐ/tháng.
3.11. Phần mềm tính lương DigiiC&B
Phù hợp nhất với mục đích quản lý chính sách đãi ngộ và tính lương.
Chấm điểm: 8.7/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Tích hợp tính năng đa dạng, bao gồm tính lương và phúc lợi trong cùng một hệ thống – Kết nối mạnh mẽ với các công cụ khác trong cùng bộ giải pháp quản lý nhân sự | – Cần hoàn thiện thêm tính năng xử lý dữ liệu phức tạp |
DigiiC&B là phần mềm tính lương cho phép người dùng thiết lập các công thức trả lương và đãi ngộ đặc thù như lương theo hiệu quả kinh doanh, lương theo KPI, lương theo sản phẩm, lương 3P,… Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ nhân viên tự theo dõi và kiểm tra bảng lương của chính mình.
Tính năng nổi bật:
- DigiiC&B có khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương, từ việc nhập dữ liệu đến xử lý công thức, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót ở mức thấp nhất.
- Với phần mềm này, bạn có thể quản lý tất cả các thông tin của nhân viên như hồ sơ, chuyên môn, kinh nghiệm và thông tin liên hệ.
- DigiiC&B có khả năng theo dõi và tính lương theo các chế độ làm việc khác nhau, chẳng hạn như làm việc cố định, chia ca, hoặc làm việc tại các địa điểm khác nhau.
- Tự động lập các mẫu báo cáo dạng biểu đồ về thống kê lương, bảng lương chi tiết, khấu trừ thuế, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và phân tích tình hình nhân sự và tài chính tổng thể.
Chi phí sử dụng: Phần mềm không công khai chi phí sử dụng. Bạn cần liên hệ nhà cung cấp để nhận báo giá.
3.12. Phần mềm tính lương OnPay
Phù hợp nhất với nhu cầu tính lương cơ bản của các doanh nghiệp nhỏ.
Chấm điểm: 8.5/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp bộ tính năng dễ sử dụng – Miễn phí cài đặt phần mềm cho người dùng mới – Dịch vụ khách hàng khá tốt – Có tính năng quản lý nhân sự onboarding và PTO | – Không có ứng dụng di động – Không tính chiết khấu theo số lượng nhân viên – Quá trình phê duyệt tính lương không hoàn toàn tự động |
OnPay là một nền tảng tính lương và quản lý nhân sự dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Với số lượt tính lương hàng tháng không giới hạn, tự động hóa việc nộp thuế và tích hợp nhiều chức năng quản lý nhân sự, OnPay cung cấp một trải nghiệm vận hành mượt mà và thuận tiện cho người dùng.
Tính năng nổi bật:
- OnPay có khả năng tính lương và nộp thuế tự động.
- Cung cấp cổng thông tin nhân viên cho việc cập nhật hồ sơ, onboard nhân viên và truy cập các phiếu lương, biểu mẫu thuế đã đóng.
- Theo dõi và quản lý số ngày nghỉ phép và ngày nghỉ ốm của nhân viên.
- Tích hợp linh hoạt với các ứng dụng của bên thứ ba như Xero, QuickBooks, Guideline, và Vestwell.
- Hỗ trợ khách hàng qua điện thoại và cung cấp tài liệu đào tạo trực tuyến.
Chi phí sử dụng: Nhà cung cấp áp dụng một mức giá duy nhất là 40 USD mỗi tháng cộng thêm 6 USD cho mỗi nhân viên. Tháng đầu tiên được miễn phí. Với mức giá này, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng của phần mềm, bao gồm số lượt tính lương không giới hạn, tự động hóa việc nộp và thanh toán thuế, và truy cập vào nền tảng tính lương 24 giờ mỗi ngày.
3.13. Phần mềm tính lương Core Payroll
Phù hợp nhất với các hộ kinh doanh hoặc công ty nhỏ cần nghiệp vụ thanh toán lương cơ bản.
Chấm điểm: 8.5/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện dễ sử dụng – Hỗ trợ nhân viên truy cập và theo dõi bảng lương – Tổ chức cấu trúc lương chi tiết – Lưu trữ phiếu lương đã trả | – Chỉ đáp ứng nhu cầu tính lương cơ bản, không phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn |
Core Payroll là phần mềm tính lương nhanh gọn, chính xác, được tích hợp một số chức năng quản lý nhân sự cơ bản. Phần mềm được thiết kế nhằm đảm bảo thanh toán lương cho nhân viên đúng hạn, đồng thời giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát quy trình chi trả lương dễ dàng.
Tính năng nổi bật:
- Phần mềm có khả năng tính toán tính lương hàng tuần, mỗi hai tuần hoặc hàng tháng.
- Quản lý các nghĩa vụ về thuế, PAYE (đánh thuế theo thu nhập) và nộp thuế cho các cơ quan quản lý tại New Zealand. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý về thanh toán lương.
- Hỗ trợ onboard và cung cấp cổng thông tin tự phục vụ để nhân viên có thể truy cập vào bảng lương của họ và làm đơn xin nghỉ phép từ xa.
- Đánh giá và báo cáo thanh toán cuối kỳ về cân đối lương và số ngày nghỉ phép của nhân viên.
Chi phí sử dụng: Nhà cung cấp không công khai mức giá sử dụng, vì vậy doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp đội ngũ tư vấn để biết thông tin chi tiết.
3.14. Phần mềm tính lương FTSHRM
Phù hợp nhất với nhu cầu tính toán lương một cách cơ bản.
Chấm điểm: 8.4/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí – Phù hợp với các công ty có nhiều chi nhánh, trụ sở – Kết nối với hệ thống ERP và công cụ kế toán để đồng bộ dữ liệu | – Bộ tính năng đa dạng nhưng chưa thực sự chuyên sâu |
Phần mềm FTSHRM có khả năng đáp ứng hầu hết các nhu cầu liên quan đến tính và trả lương của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm còn có các tính năng tiện dụng khác như: cung cấp cổng thông tin nhân sự, hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý trang thiết bị,…
FTSHRM hoạt động theo hai hình thức kết nối đa điểm là online và offline. Vì vậy, phần mềm này rất thích hợp với các công ty có nhiều chi nhánh và đơn vị.
Tính năng nổi bật:
- FTSHRM có khả năng tự động tính lương theo dữ liệu chấm công, tính lương theo ca ngày / đêm, tăng ca, đi muộn về sớm và làm tròn số liệu.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân viên, lịch sử tăng lương, chế độ đãi ngộ và phép năm.
- Tạo bảng lương theo đặc thù của từng doanh nghiệp.
- Tạo báo cáo dữ liệu chi tiết.
Chi phí sử dụng: FTSHRM cung cấp bản dùng thử miễn phí. Sau thời gian trải nghiệm, bạn có thể liên hệ với FTS để nhận báo giá cụ thể.
3.15. Phần mềm tính lương Wave Payroll
Phù hợp nhất với nhu cầu tính lương cơ bản của các công ty siêu nhỏ tại Canada và Hoa Kỳ.
Chấm điểm: 8.3/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện đơn giản và dễ thao tác – Cung cấp cổng thông tin để nhân viên tự phục vụ – Đồng bộ hóa với các ứng dụng khác của Wave – Có bản dùng thử miễn phí | – Chỉ cung cấp báo cáo cơ bản và không cung cấp phân tích dữ liệu cho chi phí công việc hoặc phân chia bảng lương theo các bộ phận – Yêu cầu nhiều thao tác thủ công, khó phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn – Khó tiếp cận đối với các công ty bên ngoài Hoa Kỳ và Canada |
Wave Payroll là một công cụ tính lương thuộc hệ sinh thái phần mềm Wave, một công ty công nghệ có trụ sở tại Toronto, Canada. Wave Payroll cung cấp các tính năng tính lương cơ bản, đặc biệt phù hợp với nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp nhỏ. Để sử dụng Wave Payroll, người dùng cần kết hợp một số thao tác thủ công để tận dụng các chức năng tự động hóa của nó.
Tính năng nổi bật:
- Đối với các tiểu bang tại Hoa Kỳ và Canada đang áp dụng chính sách nộp thuế tự động, Wave Payroll sẽ nộp thuế thay cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tích cực trong quá trình onboarding bằng cách cung cấp cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên mới. Nhân viên có thể cập nhật thông tin cá nhân và số thuế của họ vào hệ thống, cũng như xem phiếu lương và truy cập các biểu mẫu thuế ngay trên phần mềm.
- Cho phép người dùng thiết lập thời gian chuyển khoản tiền lương cho nhân viên. Tuy nhiên, Wave Payroll không thể tự động tích hợp dữ liệu với máy chấm công cũng như không cung cấp tính năng gửi hoặc in phiếu lương. Thay vào đó, người dùng phải thực hiện các công việc này hoàn toàn thủ công.
Chi phí sử dụng:
- Bạn có thể dùng thử phần mềm trong 30 ngày trước khi quyết định mua.
- Mức phí cơ bản hàng tháng của Wave Payroll là 20 USD hoặc 35 USD, tùy thuộc vào tiểu bang nơi doanh nghiệp thực hiện việc tính lương.
- Ngoài mức phí duy trì cơ bản, doanh nghiệp cần trả thêm 6 USD/nhân viên mỗi tháng.
Đọc thêm: Top 10 phần mềm KPI hàng đầu: Review tính năng, chi phí và ưu nhược điểm
4. Nên dùng phần mềm tính lương của Việt Nam hay nước ngoài?
Việc chúng ta quyết định nên sử dụng phần mềm tính lương của Việt Nam hay nước ngoài phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm: yêu cầu về các nghiệp vụ tính lương, số lượng nhân sự, và quan trọng nhất là khả năng tài chính của doanh nghiệp.
1. Yêu cầu đối với các nghiệp vụ quản lý lương: Phần mềm tính lương nước ngoài thường sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ và mở rộng hơn. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn hoặc công ty có hoạt động quốc tế, có nhu cầu tính thuế quốc tế, quản lý nhân sự đa quốc gia và tích hợp dữ liệu với các nền tảng quản lý quốc tế khác. Nhưng điều này đôi khi là “vừa thừa vừa thiếu”, vì tuy tuân thủ theo pháp luật của Hoa Kỳ, Canada,… nhưng phần mềm có thể không phù hợp với các chính sách quản trị nhân sự của Việt Nam.
2. Quy mô và số lượng nhân sự của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, phần mềm tính lương nội địa có thể là lựa chọn phù hợp hơn về chi phí và tính tiện lợi. Bởi vì, các công cụ này thường được thiết kế để phù hợp với điều kiện và quy định pháp lý của Việt Nam, giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc tuân thủ luật lao động và thuế trong nước.
3. Khả năng tài chính của doanh nghiệp: Rất dễ nhận thấy việc sử dụng phần mềm quản lý lương nước ngoài thường đi kèm với chi phí cao hơn. Ngoài chi phí triển khai ban đầu, người dùng còn phải trả thêm phí duy trì dịch vụ hàng tháng hoặc hàng năm. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng điều kiện tài chính của doanh nghiệp mình trước khi quyết định sử dụng phần mềm tính lương của nước ngoài.
Như vậy, quyết định nên dùng phần mềm tính lương trong nước hay nước ngoài cần phải dựa trên nhu cầu, điều kiện nội tại và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.
5. Kết luận
Trên đây là danh sách Top 15 phần mềm tính lương hàng đầu hiện nay. Base Blog hy vọng bài viết này sẽ giúp nhà quản trị lựa chọn được giải pháp quản lý lương phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của tổ chức.
Nếu nhà quản trị vẫn cảm thấy phân vân về mức độ phù hợp, hãy bắt đầu với các gói trải nghiệm miễn phí của những phần mềm được đánh giá tốt nhất. Sau đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc xem mình cần hoặc không cần tính năng nào, cũng như mức chi phí sử dụng mà doanh nghiệp sẵn sàng chi trả để tối ưu hoạt động của tổ chức.
