Mẫu bảng lương nhân viên là công cụ giúp doanh nghiệp có thể theo dõi lương cũng như các phúc lợi cho người lao động. Xây dựng được một bảng lương chuyên nghiệp, chi tiết còn giúp doanh nghiệp quản lý được các chính sách về lương, phúc lợi, đãi ngộ tốt hơn. Bài viết sau đây Base.vn sẽ giới thiệu đến bạn 10 mẫu bảng lương chuyên nghiệp, áp dụng cho mọi ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
1. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng bảng lương nhân viên?
Không chỉ có nhiều ý nghĩa đối với người lao động, mẫu bảng lương nhân viên còn đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó là công cụ giúp tổ chức quản lý tài chính, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật và thu hút cũng như giữ chân nhân tài.
- Đảm bảo tuân thủ quy định: Theo quy định của Bộ luật Lao động Việt Nam, doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương chi tiết, rõ ràng. Đây sẽ là căn cứ để tổ chức thực hiện việc thanh toán lương, phụ cấp cho nhân viên trong công ty, đồng thời đảm bảo sự minh bạch trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp.
- Thu hút, giữ chân nhân tài: Bảng lương là công cụ thể hiện được rõ năng lực của nhân viên thông qua các khoản phụ cấp, thưởng liên quan. Qua đó nhân viên sẽ có động lực làm việc, muốn gắn bó lâu hơn với tổ chức. Hơn nữa, việc trả lương đúng với năng lực giúp nhân doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động, qua đó thu hút thêm nhiều ứng viên tài năng.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động: Thông qua bảng lương, doanh nghiệp sẽ có thể đánh giá được tổng quan tình hình hoạt động theo từng tháng, quý, năm và hiệu quả sử dụng lao động. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các điều chỉnh giúp sử dụng nhân sự tốt hơn, tối ưu chi phí nhân sự và nâng cao hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo sự công bằng và minh bạch: Bảng lương chi tiết, đầy đủ thể hiện sự công bằng và minh bạch cho người lao động. Nhân viên có quyền được biết các khoản lương, phúc lợi, các khoản khấu trừ,… cũng như tiêu chí đánh giá công ty dùng để trả lương.
2. Những nội dung cơ bản trong bảng lương nhân viên
Để tạo được một mẫu bảng lương nhân viên chuyên nghiệp và chi tiết, bộ phận HR cần đảm bảo có đầy đủ các thông tin như sau.
1. Thông tin nhân viên: Đây là nội dung để xác định danh tính cũng như thông tin của từng nhân viên trong công ty, tránh nhầm lẫn giữa các nhân sự với nhau. Thông tin cần có gồm:
- Họ và tên đầy đủ.
- Mã số nhân viên.
- Chức vụ nhân viên.
- Phòng ban trực thuộc.
- Email liên hệ.
- Số điện thoại (cá nhân/công ty).
2. Thông tin về lương cơ bản: Phần này thể hiện lương cơ bản của một nhân sự và ngày công thực tế. Khoản này sẽ không bao gồm phụ cấp, thưởng hiệu quả và các khoản khác. Đây chính là mức lương mà doanh nghiệp và nhân viên đã thỏa thuận với nhau trước khi hợp tác.
Từ ngày 01/07/2022, Điều 3 Nghị định 38/2022/NĐ-CP quy định về mức lương tối thiểu vùng như sau:
- Vùng I: 4.680.000 đồng/tháng
- Vùng II: 4.160.000 đồng/tháng
- Vùng III: 3.640.000 đồng/tháng
- Vùng IV: 3.250.000 đồng/tháng
3. Các khoản phụ cấp: Trong mẫu bảng lương nhân viên sẽ có hai loại phụ cấp là phụ cấp đóng bảo hiểm và phụ cấp không cần đóng bảo hiểm.
- Phụ cấp không cần đóng bảo hiểm gồm ăn ở, đi lại, gửi xe, nuôi con nhỏ, sinh nhật….
- Phụ cấp phải đóng bảo hiểm gồm phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, phụ cấp vùng….
4. Thu nhập danh nghĩa: Đây là khoản thu nhập người lao động nhận được theo lý thuyết gồm lương cơ bản cộng với phụ cấp nếu có.
5. Số ngày công thực tế: Mỗi công ty sẽ có quy định riêng về ngày công chuẩn. Đây là chỉ số thể hiện thời gian nhân viên làm việc tại công ty và được hưởng lương.
6. Tổng lương thực nhận: Tổng lương người lao động nhận được chưa tính các khoản khấu trừ bảo hiểm, tạm ứng…
Khoản này có thể được tính theo 2 cách như sau:
Cách 1: Theo ngày công mỗi tháng:
Lương thực nhận = Thu nhập danh nghĩa / Tổng công làm 1 tháng x Số ngày công thực tế
Cách 2: Tính theo ngày công quy định tại doanh nghiệp:
Lương thực nhận = (Thu nhập danh nghĩa / Số ngày công quy định) x Số ngày công thực tế
7. Các khoản khấu trừ: Đây là khoản tiền được khấu trừ từ lương cơ bản của nhân viên và gồm các khoản như: Thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN, các khoản nợ lương,…. tùy theo chính sách, chế độ của mỗi doanh nghiệp.
8. Tổng thu nhập thực nhận: Tổng số tiền mà nhân viên sẽ nhận được sau khi tính toán lương, thưởng, phụ cấp và trừ đi các khoản khấu trừ theo quy định.
3. Tải miễn phí: 7 mẫu bảng lương nhân viên Excel + Word mới nhất
3.1. Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản
Mẫu bảng lương nhân viên Excel đơn giản nhất sẽ bao gồm thông tin cơ bản của nhân sự, phụ cấp, khoản khấu trừ, ngày công làm việc… Doanh nghiệp nhỏ và vừa có cách tính toán lương thưởng đơn giản có thể áp dụng mẫu này để đảm bảo sự minh bạch trong tính toán lương thưởng. Ngược lại, doanh nghiệp lớn có cấu trúc lương phức tạp thì chưa phù hợp mẫu này.
>>> Tải miễn phí mẫu bảng lương đơn giản TẠI ĐÂY
3.2. Mẫu bảng lương theo tháng
Bảng lương sẽ được chia theo từng đơn vị công tác, vị trí công việc, phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn. Khi thực hiện làm lương theo mẫu này, bộ phận HR cần có đủ thông tin về mã nhân sự, họ tên, đơn vị công tác, các khoản tạm ứng, khấu trừ….
>>> Tải miễn phí mẫu bảng lương theo tháng TẠI ĐÂY
3.3. Mẫu bảng lương theo công thức 3P
Trả lương theo công thức 3P là trả lương kết hợp theo 3 tiêu chí:
- Position – Vị trí công việc
- Person – năng lực chuyên môn
- Performance – Kết quả
Hệ thống lương 3P thể hiện sự công bằng, minh bạch nên được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bên cạnh đó, trả lương 3P cũng giúp doanh nghiệp phân bổ quỹ lương phù hợp nhất.
>>> Tải miễn phí bảng lương theo công thức 3P TẠI ĐÂY
3.4. Mẫu bảng lương Excel cho nhân viên kinh doanh
Nhân viên kinh doanh thường được trả lương theo công thức gồm: Lương cơ bản + phụ cấp + thưởng doanh số. Chính vì vậy doanh nghiệp có thể tham khảo một mẫu bảng lương dành riêng cho bộ phận này để giúp các bạn nhân viên kinh doanh theo dõi được chi tiết và cụ thể.
>>> Tải miễn phí mẫu bảng lương cho nhân viên kinh doanh TẠI ĐÂY
3.5. Mẫu bảng lương theo bậc
Một số doanh nghiệp sẽ trả lương nhân viên theo hệ số lương cũng như bậc lương của người lao động. Nếu áp dụng bảng lương này, HR cần có các thông tin như: Hệ số lương, bậc lương, lương cơ bản, tỷ lệ hưởng lương…. để nhà quản trị có thể theo dõi chi tiết và cụ thể.
>>> Tải miễn phí mẫu bảng lương nhân viên theo bậc TẠI ĐÂY
3.6. Mẫu bảng lương theo sản phẩm
Nếu doanh nghiệp trả lương với hình thức khoán thì có thể tính lương theo sản phẩm và áp dụng mẫu bảng lương này. Mẫu này sẽ ghi lại chi tiết sản lượng của một lao động, đơn giá theo từng sản phẩm, các khoản thưởng, phạt…. để người lao động nắm rõ thông tin, số tiền nhận được.
>>> Tải miễn phí mẫu bảng lương theo sản phẩm TẠI ĐÂY
3.7. Mẫu bảng lương cộng tác viên
Nếu doanh nghiệp có sử dụng đội ngũ cộng tác viên bên ngoài thì có thể tham khảo mẫu bảng lương dưới đây.
>>> Tải miễn phí mẫu bảng lương CTV dạng Word TẠI ĐÂY
3.8. Mẫu bảng lương cá nhân (mẫu phiếu lương)
Mẫu bảng lương cá nhân hay mẫu phiếu lương giúp từng nhân viên theo dõi được các khoản phụ cấp, khấu trừ… chi tiết của bản thân mình, thường được thể hiện dưới dạng Excel hoặc Word. Sau khi bộ phận HR tính bảng lương chung cho toàn doanh nghiệp, sẽ cần gửi phiếu lương tới từng cá nhân.
>>> Mẫu phiếu lương Excel: Tải về TẠI ĐÂY
>>> Mẫu phiếu lương dạng Word chi tiết: Tải về TẠI ĐÂY
>>> Mẫu phiếu lương dạng Word đơn giản: Tải về TẠI ĐÂY
>>> TẢI TRỌN BỘ 10 MẪU BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN TẠI ĐÂY
5. Có giải pháp nào tốt hơn Excel và Word để làm bảng lương cho nhân viên hay không?
5.1. Dùng file Excel: Mất tới 4 ngày để tính lương cho 60 nhân sự!
Nhìn lại phần hướng dẫn và các mẫu bảng lương cho nhân viên ở trên, chắc hẳn bạn đã tưởng tượng ra danh sách những file Excel cần thiết để tổng hợp được một bảng lương hoàn chỉnh. Con số này có thể lên tới hàng chục file:
- File chấm công
- File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp trả cho họ
- File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp
- File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương
- File theo dõi ngày phép
- File theo dõi các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ,…
- File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc
- File tính bảo hiểm
- File tính thuế TNCN
- File theo dõi biến động lương (tăng, giảm)
- File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương
- File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc
- …
Bởi vì phải tổng hợp tất cả dữ liệu từ tất cả các file Excel này, một chuyên viên C&B có thể mất tới 3 ngày để làm xong bảng lương cho 60 nhân sự. Chưa hết, vì các thao tác đều là thủ công nên sai sót thường xuyên xảy ra, lại mất thêm 1-2 ngày nữa để tra soát và chỉnh sửa lại. Thật mất thời gian và công sức!
Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác như sau:
- Không đảm bảo bảo mật
- Khả năng tích hợp kém
- Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
- Khó hiểu với tất cả những người khác ngoại trừ chủ sở hữu, không thể để lại “thừa kế” cho người sau
- Không thể mở rộng khi công ty gia tăng quy mô
Thời đại 4.0, khi công nghệ đã phát triển đến mức có thể dùng trí tuệ nhân tạo để nhận diện khuôn mặt con người, thì tại sao doanh nghiệp vẫn giữ thói quen dùng Excel mà không đơn giản hoá mọi thứ bằng một phần mềm tính lương tự động?
5.2. Dùng phần mềm tính lương: Thời gian làm bảng lương hoàn toàn có thể rút xuống chỉ còn trong 1 ngày, thậm chí là 1 buổi!
Các doanh nghiệp Việt hãy tham khảo Base Payroll – Phần mềm có khả năng tổng hợp dữ liệu, tính toán và tạo bảng lương tự động hàng đầu hiện nay
Bộ tính năng của phần mềm Base Payroll có thể được tóm tắt như sau:
- Xây dựng công thức và tự động tính toán các trường thông tin trong bảng lương
- Tạo thông tin chu kỳ tính lương và chu kỳ thanh toán tự động (có hỗ trợ bảng lương phụ)
- Khả năng tích hợp sâu với các ứng dụng khác, tự động kết nối và đồng bộ dữ liệu thông tin từ các nguồn khác: thông tin cá nhân của từng nhân viên; bảng công cuối cùng (đã bao gồm các ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương, phạt đi muộn),…
- Hỗ trợ gửi lên cấp trên để duyệt phiếu lương, sau đó tự động gửi phiếu lương cho từng nhân viên
- Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương thủ công
Đặc biệt hơn, Base Payroll có khả năng tự động tạo các báo cáo chuyên sâu từ dữ liệu hệ thống. Đó có thể là tổng số tiền lương doanh nghiệp đã trả cho nhân viên trong tháng, tổng số thuế và bảo hiểm đã nộp, tương quan con số giữa các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, tính bình quân đầu người,… Phần mềm còn có thể so sánh chi phí trả lương với doanh thu của doanh nghiệp để tính ra các chỉ số lợi nhuận.
Mọi thao tác được tự động hoá gần như hoàn toàn. Không có hoặc rất ít sai sót xảy ra, cả phía nhân viên, bộ phận C&B và doanh nghiệp đều đỡ cực hơn trước!
6. Kết luận
Xây dựng mẫu bảng lương nhân viên chuyên nghiệp không chỉ giúp tối ưu quy trình làm việc của phòng nhân sự mà còn tăng tính chuyên nghiệp cho tổ chức. Hy vọng những nội dung trên đây đã giúp doanh nghiệp biết cách xây dựng mẫu bảng lương phù hợp với đặc thù công ty mình, đảm bảo sự minh bạch, công bằng, giúp nhân viên hài lòng và yên tâm làm việc.
Và với phần mềm tính lương tự động Base Payroll, hy vọng doanh nghiệp có thể tập trung vào việc điều hành, phát triển con người và tăng trưởng kinh doanh, thay vì phải loay hoay trong quá trình trả lương mỗi tháng!
