Nếu hiền tài là nguyên khí quốc gia thì Nhân viên chính là tài sản vô giá của doanh nghiệp. Và phòng Nhân sự (HR) được xem là một trong những phòng ban có chức năng quan trọng nhất, bởi nó đóng vai trò then chốt trong tìm kiếm, tạo tác và khai thác được giá trị của những “tài sản” này.
Bài viết dưới đây sẽ giải mã chi tiết HR là gì?, 7 chức năng then chốt của bộ phận Nhân sự, cùng những xu hướng nổi bật trong hoạt động nhân sự năm 2024.
1. HR là gì?
1.1. Định nghĩa về bộ phận Nhân sự
Viết tắt cho cụm từ Human Resources trong tiếng Anh, HR được hiểu đơn giản là nguồn nhân lực, tức nhân viên công ty. Và bộ phận HR là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ trải nghiệm của nhân sự trong công ty, từ thời điểm cá nhân ứng tuyển đến khi họ bắt đầu làm việc và cuối cùng là khi họ rời bỏ vị trí đó.
Cụ thể, phòng Nhân sự sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, các chế độ phúc lợi và hoạt động thúc đẩy văn hóa công ty. Nhiệm vụ của HR là đảm bảo rằng tổ chức có đủ và đúng loại nhân viên, cung cấp môi trường làm việc tốt, và kiểm soát các quy trình, chính sách liên quan đến nhân sự tuân thủ theo quy định pháp luật.
1.2. Lịch sử của vai trò Nhân sự: Từ trang trại, nhà máy đến doanh nghiệp hiện đại
Thời kỳ đầu, con người làm việc trong các trang trại không yêu cầu sơ đồ tổ chức cụ thể và cũng không đặt ra chức danh cho những người góp mặt trong mô hình. Nông dân, thương gia, thợ rèn, người giúp việc,… họ tự làm việc và được trả công bởi ông chủ mà không cần bất kỳ bộ phận trung gian nào.
Cho đến khi năng lượng hơi nước và các loại máy móc ra đời, cuộc Cách mạng Công nghiệp đã làm thay đổi cách thế giới nghĩ về công việc. Người lao động đã di chuyển từ nông thôn đến thành phố để làm việc trong các nhà máy sản xuất, đặc biệt là trong ngành dệt may. Tuy nhiên, tại đây, những người công nhân phải làm việc trong điều kiện nguy hiểm, với số giờ lao động lên tới 14 giờ/ngày, nhưng lại không có quyền lên tiếng đòi quyền lợi.
Bài toán lúc này chính là: Các nhà quản lý và chủ sở hữu nhà máy không hiểu được mối liên hệ giữa điều kiện làm việc và việc cải thiện năng suất; và công nhân không có người ủng hộ chính thức và có đủ quyền lực để giải quyết các điều kiện làm việc của họ.
Vào thời điểm đó, Frederick Taylor – một kỹ sư cơ khí người Mỹ – đã tư vấn cho các chủ doanh nghiệp một phương pháp khoa học để xác định cách làm việc hiệu quả nhất:
- Sắp xếp người lao động với nhiệm vụ phù hợp
- Chủ động theo dõi hiệu suất và đưa ra phản hồi
- Để người quản lý lập kế hoạch công việc, sao cho người lao động có thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt
Những nguyên tắc này đã mở đường cho sự xuất hiện của một vai trò mới trong doanh nghiệp. Theo thời gian, chức năng của bộ phận Nhân sự ngày càng được hoàn thiện và mở rộng; những thuật ngữ chuyên môn như “Human Resources Management – Quản lý nguồn nhân lực” cũng lần lượt ra đời. Bộ phận Nhân sự ngày càng gắn liền với sự thành công của chiến lược kinh doanh trong doanh nghiệp.
1.3. Sứ mệnh và mục tiêu của bộ phận Nhân sự
HR luôn là bộ phận đóng góp thầm lặng và mang lại rất nhiều giá trị, xứng đáng được “xướng tên” cùng với sự thành công của bất kỳ tổ chức nào.
Sứ mệnh của bộ phận Nhân sự là đảm bảo rằng tổ chức có đủ và đúng loại nhân lực cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh và chiến lược tổng thể. Nói rộng hơn, họ là những người tạo ra một môi trường làm việc tốt, hỗ trợ sự phát triển và thành công của nhân viên, và đảm bảo tuân thủ các quy định và chính sách của tổ chức.
Và mục tiêu chính của họ là tuyển dụng và giữ chân nhân viên có tài năng và phù hợp nhất cho các vị trí công việc, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và phát triển để nâng cao hiệu suất làm việc.
2. Chức năng chính của bộ phận HR
2.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Chức năng đầu tiên của bộ phận HR là tìm hiểu nhu cầu trong tương lai của tổ chức. Tổ chức cần loại người nào và bao nhiêu người? Biết được điều này sẽ định hình việc tuyển dụng, lựa chọn, quản lý hiệu suất, học tập và phát triển cũng như tất cả các chức năng Nhân sự khác.
Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình liên tục, dựa trên dữ liệu để đảm bảo rằng tổ chức có đúng người, đúng nơi, đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.
2.2. Tuyển dụng
Chức năng thứ hai của bộ phận HR là tuyển dụng.
Tuyển dụng bao gồm quá trình tìm kiếm, thu hút và chọn lựa các ứng viên phù hợp nhằm điền vào các vị trí cần thiết trong tổ chức. Công việc này thường bao gồm việc lập kế hoạch tuyển dụng, viết và đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, tiến hành phỏng vấn, tham khảo và lựa chọn ứng viên.
2.3. Hành chính nhân sự
Chức năng này tập trung vào việc quản lý và thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày liên quan đến hồ sơ nhân viên, thông tin cá nhân, và các hoạt động hành chính khác trong tổ chức. Cụ thể, hành chính nhân sự có thể bao gồm các công việc như:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Bao gồm việc tạo và duy trì hồ sơ cá nhân của nhân viên, bao gồm thông tin về tiền lương, bảo hiểm, các tài liệu hợp đồng lao động và các vấn đề liên quan đến quy định lao động
- Xử lý các thủ tục hành chính: Bao gồm việc xử lý các yêu cầu liên quan đến nghỉ phép, chế độ phúc lợi, và các vấn đề khác
- Hỗ trợ trong quản lý thời gian làm việc: Bao gồm việc theo dõi giờ làm, chấm công và xử lý các yêu cầu liên quan đến nghỉ phép, xin đi muộn, xin vắng mặt, đi công tác,… của nhân viên
2.4. Quản lý lương thưởng và phúc lợi (C&B)
HR chính là bộ phận phụ trách xây dựng và thực hiện các chính sách liên quan đến lương thưởng, các khoản trợ cấp, bảo hiểm, và các phúc lợi khác để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên.
Tùy vào quy mô và nguồn lực của tổ chức, các chương trình lương thưởng và phúc lợi dành cho nhân viên sẽ khác nhau. Để thực hiện tốt chức năng này, đòi hỏi người làm HR cần có hiểu biết sâu sắc về quy định của pháp luật và các xu hướng phúc lợi phổ biến hiện nay.
2.5. Đào tạo và phát triển (L&D)
Tuyển dụng nhân viên có trình độ chỉ là một khía cạnh trong chức năng của bộ phận HR. Để giữ chân nhân tài và duy trì tính cạnh tranh, các nhà quản lý nhân sự còn chịu trách nhiệm với các hoạt động phát triển nhân viên.
Đó có thể là các chương trình training nhằm phát triển chuyên môn và kỹ năng giúp nhân viên làm việc tốt hơn và thăng tiến nghề nghiệp trong tổ chức, hoặc đơn giản là các hoạt động đào tạo nâng cao văn hóa ứng xử trong môi trường công sở.
2.6. Quản lý quan hệ lao động
Với chức năng này, bộ phận HR giúp người sử dụng lao động (tổ chức) và người lao động (nhân viên) đồng ý và thỏa mãn với các thỏa thuận và chính sách chung, nhằm đảm bảo sự công bằng và bình đẳng tại nơi làm việc.
Khi nhân viên có khiếu nại với tổ chức – cho dù liên quan đến lương thưởng, lợi ích, khối lượng công việc, giờ làm việc hay bất cứ điều gì khác – bộ phận HR sẽ đóng vai trò trung gian giúp giải quyết mọi bất đồng. Nhờ vậy, hai bên có thể tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau trong dài hạn.
2.7. Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp
Bộ phận nhân sự có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và phát triển để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Bằng cách cung cấp các khóa đào tạo, chương trình phát triển kỹ năng và hoạt động tạo động lực, HR sẽ giúp nhân viên thấu hiểu và thích nghi được với văn hóa và giá trị công ty.
Việc thiết lập và duy trì văn hóa công ty không phải là nhiệm vụ “một sớm một chiều” mà là một quá trình cần nhiều sự nỗ lực và đóng góp. Ngay từ bước tuyển dụng, các nhà quản lý nhân sự đã có thể chia sẻ các giá trị, chuẩn mực và tầm nhìn của công ty với ứng viên. Các hoạt động nội bộ như chương trình vinh danh, khen thưởng, company trip, YEP,… đều cần chú trọng để có thể gắn kết nhân viên với nhau và với tổ chức.
3. Các vị trí công việc trong ngành HR
3.1. Giám đốc nhân sự (CHRO)
Giám đốc Nhân sự (CHRO) là vị trí cao cấp nhất trong bộ phận Nhân sự của một tổ chức. CHRO có vai trò quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng nhân lực của tổ chức, đảm bảo nguồn nhân lực có đủ chất, đủ lượng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Ngoài đưa ra chiến lược tài nguyên về con người, họ còn là nhà lãnh đạo văn hóa doanh nghiệp. CHRO đóng vai trò trong việc xây dựng giá trị, định hướng và quy tắc ứng xử của tổ chức, và đảm bảo rằng tất cả nhân sự – bao gồm cả đội ngũ lãnh đạo và nhân viên – đều tuân thủ và thể hiện những giá trị này.
CHRO thường đồng hành chặt chẽ cùng Ban lãnh đạo, cung cấp thông tin về tình hình nhân sự của tổ chức và xu hướng chung trong lĩnh vực nhân sự ngoài thị trường, nhằm hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
3.2. Trưởng phòng nhân sự (HR Manager)
HR Manager là người nắm quyền và có vai trò quan trọng trong bộ phận Nhân sự của một tổ chức. Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm đề xuất chiến lược nhân sự, quản lý hoạt động nhân sự trong tổ chức nói chung, và quản lý hiệu suất của các nhân viên thuộc bộ phận của mình.
HR Manager cần thường xuyên tham gia các cuộc họp với các trưởng phòng của các bộ phận khác để lên kế hoạch tuyển dụng phù hợp, đồng thời báo cáo trực tiếp về kết quả thực hiện các hoạt động nhân sự trong tổ chức cho CHRO.
3.3. Quản lý hành chính nhân sự (HR Admin)
Một trong những nhiệm vụ chính của HR Admin là quản lý và duy trì hồ sơ cá nhân của nhân viên, bao gồm thông tin về lương, bảo hiểm, các tài liệu hợp đồng lao động, và các vấn đề khác liên quan đến quy định lao động.
Đây cũng là vị trí chịu trách nhiệm xử lý các thủ tục hành chính hàng ngày liên quan đến nhân viên như xử lý các yêu cầu nghỉ phép, thủ tục đăng ký gửi xe, thanh toán hoá đơn điện nước và các hoá đơn mua hàng,…
Ngoài ra, HR Admin đóng vai trò hỗ trợ cho các thành viên khác trong bộ phận Nhân sự, và cung cấp thông tin cho toàn thể nhân viên về các chính sách, quy trình liên quan đến nhân sự.
3.4. Chuyên viên tuyển dụng (Recruitment / Talent Acquisition)
Chuyên viên tuyển dụng là người trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng của tổ chức, từ việc sàng lọc hồ sơ đến thiết lập các cuộc phỏng vấn, đại diện cho tổ chức gửi email thông báo tới ứng viên. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo rằng tổ chức có một đội ngũ nhân viên đủ về số lượng, chất lượng và đáp ứng được yêu cầu công việc.
Chuyên viên tuyển dụng cũng tham gia vào việc lập kế hoạch tuyển dụng, bao gồm xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức, phân tích vị trí công việc, lựa chọn phương pháp tuyển dụng phù hợp.
3.5. Chuyên viên tiền lương và phúc lợi (C&B)
Chuyên viên C&B là người chịu trách nhiệm thiết lập, quản lý hệ thống tiền lương và phúc lợi của tổ chức, bao gồm xác định cấu trúc tiền lương, tính lương và thu nhập, xử lý chế độ bảo hiểm, chế độ nghỉ phép và các chính sách phúc lợi khác.
Bởi chức năng nghiệp vụ liên quan trực tiếp tới quyền lợi nhân sự, chuyên viên C&B được coi là người nắm cán cân thu nhập của mọi nhân viên trong công ty – một trong những mảng quan trọng mà mọi công ty rất ưu ái.
3.6. Chuyên viên đào tạo và phát triển (L&D Specialist)
Vị trí chuyên viên L&D chịu trách nhiệm thiết kế, triển khai và đánh giá các hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên trong doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và phát triển năng lực cá nhân. Các hoạt động này có thể bao gồm đa dạng hình thức như khóa học chuyên môn, các chương trình training, hoặc tài liệu học tập.
Để làm tốt điều đó, chuyên viên L&D sẽ phải “đa năng” trong các hoạt động khảo sát nhu cầu và phản hồi từ người học, theo dõi sự tiến bộ sau đào tạo và điều chỉnh chương trình đào tạo nếu cần thiết.
3.7. Chuyên viên truyền thông nội bộ (IC)
Trong một tổ chức, vai trò của chuyên viên truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là xây dựng và duy trì các hoạt động trao đổi thông tin nội bộ, mà còn là người đứng ra tổ chức và kêu gọi sự hưởng ứng của nhân sự với các sự kiện nội bộ, qua đó kích thích sự sáng tạo và tính kết nối trong đội ngũ nhân sự.
Quan trọng hơn nữa, truyền thông nội bộ còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng với văn hoá doanh nghiệp. Có thể nói IC là bộ phận kết nối trung gian, thông qua việc lan toả tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi của tổ chức để mang lại cho tập thể nhân sự một góc nhìn đồng nhất và tích cực về môi trường làm việc.
4. Một số năng lực cần có của người làm HR
4.1. Kỹ năng lắng nghe tích cực
Một người thường dành tới 55% thời gian trong ngày để lắng nghe. Tuy nhiên, chỉ có 17-25% thông tin thực sự được lắng nghe và lưu giữ.
Lắng nghe tích cực là quá trình lắng nghe ai đó, hiểu ý nghĩa, phản hồi đúng cách và ghi nhớ thông tin. Đây là một trong những năng lực cốt lõi mà người làm HR cần phải xây dựng theo thời gian.
Dưới đây là một số cách để thể hiện sự lắng nghe tích cực:
- Duy trì giao tiếp bằng mắt
- Giữ một tâm trí cởi mở và đừng vội phán xét
- Đặt câu hỏi xen kẽ để thể hiện rằng bản thân đang tích cực lắng nghe
- Gật đầu, mỉm cười xác nhận, hoặc lịch sự yêu cầu đối phương tiếp tục chia sẻ giữa các lần tạm dừng
- Ghi chú nếu cần thiết
4.2. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu đối với hầu hết mọi công việc, nhưng chúng đặc biệt quan trọng đối với ngành Nhân sự. Giao tiếp thành thạo có thể tạo nên sự khác biệt giữa việc “giữ chân” nhân viên hay “đánh mất” họ. Nhận định này đúng trong nhiều trường hợp, ví dụ như giải thích về các quy định tại nơi làm việc, xoa dịu nhân viên trước tình huống tiêu cực, hoặc bắt buộc áp dụng các hình thức xử phạt.
Ngoài ra, một người làm Nhân sự giỏi cũng phải thành thạo kỹ năng nói trước công chúng, ít nhất là để có thể truyền đạt rõ ràng và chính xác thông điệp trong các cuộc họp có sự góp mặt của toàn thể công ty.
4.3. Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục có thể không phải là điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi nhắc về năng lực nhân sự, nhưng đây thực sự là “chìa khóa” của thành công trong vai trò Nhân sự.
Khả năng đàm phán hiệu quả cho phép nhà tuyển dụng hướng cuộc trò chuyện đến kết quả mong muốn, cụ thể là tuyển thành công được người tài và đàm phán lương thưởng thuận lợi – sao cho tổ chức đạt được lợi ích tối ưu. Và các vai trò khác như Admin, C&B cũng có thể đàm phán thoả thuận tốt nhất với các nhà cung cấp của doanh nghiệp, ví dụ như đơn vị cung cấp chương trình chăm sóc sức khoẻ.
4.4. Kỹ năng thích ứng linh hoạt
Về cơ bản, tính linh hoạt trong nhận thức là khả năng học hỏi và loại bỏ thông tin nhanh chóng để mang lại lợi ích cao nhất. Nếu có điều gì đó không diễn ra như kế hoạch, tính linh hoạt trong nhận thức sẽ nhắc bạn thay đổi chiến thuật và tìm ra những cách mới để giải quyết vấn đề.
Đây là năng lực cần thiết đối với người làm HR, vì họ cần liên tục thay đổi chiến lược, thích nghi với nhiều mục tiêu giai đoạn khác nhau, làm việc với nhiều người và không ngừng cải thiện quy trình làm việc của công ty.
4.5. Chuyên môn sử dụng công nghệ
Tốc độ chuyển đổi số trong ngành Nhân sự thật sự rất đáng kinh ngạc.
Nếu như 10 năm trước, HR cần thu thập CV bản cứng và sàng lọc, sắp xếp các cuộc phỏng vấn hoàn toàn thủ công, thì giờ đây các hệ thống Applicant Tracking System (ATS) chuyên biệt đã tự động hoá quy trình tuyển dụng. Và nếu như ngày trước, hoạt động quản lý công lương bị phụ thuộc vào những tờ phiếu điểm danh, file Excel hoặc đơn từ phức tạp, thì nay các tác vụ này cũng đã được xử lý thông minh trên phần mềm chấm công và phần mềm tính lương.
Những điều này đòi hỏi người làm nhân sự phải đưa vào danh sách năng lực của mình một kỹ năng cứng là “sử dụng thành thạo công nghệ”. Giống như một kế toán viên cần hiểu biết sâu sắc và làm việc hiệu quả trên phần mềm kế toán, người làm nhân sự cũng vậy.
5. Những xu thế nổi bật trong hoạt động nhân sự năm 2024
Đã qua rồi cái thời đăng tin tuyển dụng trên bảng thông báo và lưu giữ hồ sơ giấy tờ dày đặc cho mỗi nhân viên. Ngành Nhân sự đã chuyển đổi số với tốc độ thần tốc, và cùng với lực lượng lao động ngày càng trẻ hơn, đã làm thay đổi vai trò của bộ phận Nhân sự trong doanh nghiệp.
5.1. Nhân sự là đối tác kinh doanh chiến lược (HRBP)
HRBP là viết tắt của cụm từ Human Resource Business Partner, được hiểu là “Nhân sự là đối tác kinh doanh”.
Một HRBP thực chất là một chuyên viên HR được giải phóng khỏi các nhiệm vụ hành chính thông thường. Thay vì làm việc với các nhiệm vụ hành chính thông thường, họ ở đó để giải quyết vấn đề tiền lương, phúc lợi và giải quyết xung đột; đồng thời hợp tác chặt chẽ với quản lý cấp cao để phát triển các mục tiêu và kế hoạch mang tầm chiến lược đối với công ty.
HRBP gần như là một thực thể tách biệt với phần còn lại của công ty. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp hiện đại sử dụng mô hình này nhằm mang lại giá trị hữu hình cao nhất từ bộ phận Nhân sự.
5.2. Từ quản lý nhân sự chuyển sang quản lý con người
Trong các doanh nghiệp hiện đại, quản lý nhân sự (personnel management) đã dần dịch chuyển sang quản lý con người (people management).
Không đơn giản chỉ là sắm sửa cơ sở vật chất, tổ chức một vài sự kiện và trao giải cho một số nhân viên nổi bây, giờ đây Bộ phận Nhân sự phải làm nhiều hơn thế. Họ cần tập trung vào việc xây dựng thương hiệu công ty để thu hút những người giỏi nhất, sau đó đảm bảo rằng những người đó luôn muốn gắn bó, cảm thấy bản thân có giá trị và nhìn thấy được con đường phát triển của họ trong chính doanh nghiệp.
Thương hiệu công ty uy tín, văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và mức độ gắn kết việc làm cao là 3 khía cạnh của một “tam giác vàng”, là mục tiêu thành công của bộ phận HR hiện đại.
5.3. Quản lý lực lượng lao động từ xa
Ngày trước, làm việc từ xa đồng nghĩa với sự bất tiện trong giao tiếp và liên lạc, là những chuyến công tác cần lên lịch trình, và đòi hỏi bộ phận Nhân sự phải “chạy qua chạy lại” để có thể quản lý hết được thông tin của các nhân sự đang làm việc ở xa – còn các yếu tố như văn hoá, gắn kết,… thì gần như không được đảm bảo.
Nhưng ngày nay, xu hướng làm việc từ xa hoặc hybrid-working ngày càng phổ biến. Cùng với sự hỗ trợ của các ứng dụng công nghệ, bộ phận HR đã trở nên thành thục trong việc tuyển dụng nhân sự từ xa, quản lý quan hệ lao động, quản lý hiệu suất cũng như đảm bảo họ là một phần gắn kết với công ty.
6. Tạm kết
Có thể coi bộ phận Nhân sự là một trong những “đầu tàu” góp phần điều hướng con tàu doanh nghiệp phát triển một cách tích cực, mà trên đó, tất cả “hành khách” đều cần được hạnh phúc. Và vai trò của người làm HR hiện đại chính là người kiến tạo, ghép những mảnh ghép rời rạc trong tổ chức thành một khối tổng thể, ngày càng gắn kết và bền chặt.
Vì vậy, đầu tư cho bộ phận Nhân sự cũng là cách đang đầu tư cho sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Chúc những nhà lãnh đạo tài ba có được đội ngũ phát triển nhân sự chất lượng của riêng mình!
Để nhận tư vấn 1-1 và Demo tính năng bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+, bạn có thể đăng ký ngay TẠI ĐÂY.
