Năng lực là gì? Chìa khóa thành công cho mọi cá nhân và tổ chức

Năng lực là một khái niệm khá rộng và được dùng nhiều trong buổi phỏng vấn giữa ứng viên với nhà tuyển dụng, hoặc trong các buổi performance review – được coi là một tiêu chí để doanh nghiệp đánh giá nhân sự. Năng lực có nhiều hình thái khác nhau, đó có thể là kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm, các kiến thức xã hội, khả năng quản lý,…

Vậy năng lực là gì và cách xây dựng cũng như áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào? Cùng tìm hiểu trong những nội dung dưới đây của Base.vn.

1. Năng lực là gì? Ví dụ cụ thể

1.1. Khái niệm năng lực

Theo từ điển của Đại học Harvard, năng lực được hiểu điều mà cá nhân phải có để chứng minh mình có hiệu quả trong công việc cũng như vai trò và chức năng đảm nhận. Còn theo từ điểm tâm lý học, năng lực gồm những tố chất, phẩm chất của cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện một hoạt động hoặc mục tiêu nào đó.

Tóm lại, năng lực là kiến thức, kinh nghiệm, khả năng và hành vi của một cá nhân hoặc một hệ thống đảm bảo có thể thực hiện tốt công việc hoặc đạt được mục tiêu cụ thể. Khái niệm năng lực sẽ bao gồm các khía cạnh như kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức, tư duy sáng tạo, cách thực hiện công việc…

Ví dụ, với vị trí Trưởng phòng nhân sự trong doanh nghiệp A thì cần đáp ứng các yêu cầu về năng lực như sau.

• Năng lực cá nhân: Bao gồm các kiến thức chuyên môn về quản trị nhân sự, kỹ năng quản lý, lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng sáng tạo, đổi mới, kỹ năng tư duy phản biện,…
• Năng lực quản lý: Khả năng hoạch định chiến lược, thực thi chiến lược, năng lực về đổi mới, khả năng làm việc với con người…

1.2. Đặc điểm của năng lực

Nhà quản trị có thể dễ dàng đánh giá năng lực của một cá nhân thông qua việc quan sát những đặc điểm sau đây:

• Một người có năng lực tốt khi có sự kết hợp của kiến thức, thái độ và kỹ năng. Trong đó, kiến thức là nền tảng cho sự hình thành năng lực, kỹ năng là khả năng vận dụng kiến thức vào thực tế, còn thái độ là xu hướng hành vi của cá nhân với một đối tượng.
• Năng lực gắn bó mật thiết với định hướng chung trong phát triển nhân cách. Hầu hết năng lực sẽ được hình thành và phát triển dần trong quá trình cá nhân đó học tập và phát triển. Do vậy tính định hướng chung của nhân cách sẽ ảnh hưởng lớn đến sự hình thành và phát triển năng lực bản thân.
• Năng lực không phải khả năng sẵn có của một cá nhân nào đó mà có được hình thành qua học tập, làm việc, rèn luyện và qua những trải nghiệm trong cuộc sống.

1.3. Biểu hiện của năng lực

Biểu hiện của năng lực sẽ được thể hiện thông qua phần nổi và phần chìm.

Phần nổi: Đây là những biểu hiện mà nhà quản trị dễ dàng nhận thấy và đánh giá được. Nó bao gồm:

• Kiến thức: Kiến thức của một nhân sự, có liên quan đến vị trí công việc và ngành nghề hoạt động của công ty.
• Thái độ: Mức độ quan tâm, hứng thú của nhân viên trong công việc.
• Kỹ năng: Khả năng xử lý tình huống, làm việc với các bên liên quan hoặc các kỹ năng phục vụ công việc.
• Hành vi: Thể hiện bởi mức độ chuyên nghiệp, kỷ luật và trách nhiệm đối với công việc được giao.
• Kết quả: Hiệu quả sau khi hoàn thành công việc được giao phó như thế nào.

Phần chìm: Đây là các yếu tố bên trong và thường không dễ để nhận biết. Ví dụ như:

• Năng lực tư duy: Đây là yếu tố liên quan đến khả năng phân tích, tổng hợp, sáng tạo. Tùy theo từng ngành nghề mà các yếu tố này có thể thay đổi.
• Khả năng giải quyết vấn đề: Nhân sự có thể giải quyết vấn đề như thế nào, họ tìm kiếm giải pháp gì và cách họ chọn giải pháp phù hợp ra sao.
• Khả năng làm việc nhóm: Sự phối hợp, giao tiếp và hợp tác với những thành viên trong công ty.
• Động lực: Là yếu tố giúp thúc đẩy, khơi dậy hứng thú của nhân sự trong quá trình làm việc.

1.4. Các nhóm năng lực phổ biến

Nhóm năng lực cốt lõi

Đây là những năng lực cơ bản, thiết yếu mà nhân sự cần có để đảm bảo công hoàn thành tốt công việc. Nó được hình thành và phát triển qua việc trải nghiệm, học tập và trau dồi mỗi ngày. Nhóm năng lực này gồm:

• Tư duy sáng tạo, tư duy logic.
• Tư duy phản biện và xử lý vấn đề trong công việc.
• Khả năng giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng.
• Khả năng làm việc độc lập, làm việc nhóm.
• Khả năng đọc, viết tốt.
• Kỹ năng quản lý thời gian, quản lý công việc.

Nhóm năng lực chuyên môn

Mỗi vị trí công việc sẽ yêu cầu khác nhau về năng lực chuyên môn, nhưng cần đảm bảo:

• Có kiến thức chuyên môn về vị trí công việc đang thực hiện.
• Có thể vận dụng kiến thức vào thực tiễn, giúp giải quyết công việc tốt nhất.
• Kinh nghiệm làm việc thực tế trong lĩnh vực đó, ví dụ như: Kinh nghiệm làm nhân sự, làm marketing, thiết kế đồ họa,….

Nhóm năng lực quản lý

Không phải ai có kiến thức chuyên môn tốt cũng có thể làm được quản lý giỏi. Do đó, đây cũng là nhóm năng lực mà lãnh đạo cần quan tâm.

• Khả năng lãnh đạo, truyền cảm hứng và dẫn dắt nhân viên.
• Khả năng phân tích thông tin và đưa ra quyết định chính xác/phù hợp.
• Khả năng hoạch định chiến lược, mục tiêu, lập kế hoạch chi tiết.
• Khả năng sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả.

2. Các yếu tố cấu thành năng lực

Theo mô hình ASK (viết tắt của Attitude – Skill – Knowledge), là mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp được sử dụng phổ biến nhất trên thế giới),có 3 yếu tố cấu thành năng lực của một nhân sự là: Thái độ, Kỹ năng và Kiến thức.

2.1. Thái độ (Attitude)

Yếu tố này sẽ tập trung vào phạm vi cảm xúc của nhân viên. Nói cách khác, đây là cách mà nhân viên tiếp nhận và phản ứng với một vấn đề trong thực tế, đồng thời thể hiện được thái độ và động cơ của họ đối với công việc.

Thái độ có thể được mô tả bằng nhiều cụm từ khác nhau như: Trung thực, sự đam mê, sự nhiệt huyết, tận tâm, quyết liệt,… Nhà quản lý cần hiểu rõ bản chất của những phẩm chất này, ý nghĩa của nó đối với sự phát triển và thành công của nhân viên trong công việc.

2.2. Kỹ năng (Skill)

Kỹ năng là khả năng nhân viên thực hiện một nhiệm vụ, công việc cụ thể. Nói cách khác, đây là cách mà một nhân sự biến kiến thức có được thành một hành động cụ thể và thực tế trong quá trình làm việc. Kỹ năng cũng là một yếu tố quan trọng trong phát triển bản thân nhân sự cũng như sự thành công trong công việc.

Ví dụ về một số kỹ năng thường gặp có thể kể đến như: Kỹ năng quản trị rủi ro, kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm,…

2.3. Kiến thức (Knowledge)

Kiến thức là sự am hiểu và nắm rõ các kiến thức chuyên môn, thông tin cũng như quy trình liên quan đến công việc mà nhân sự đó đang đảm nhận. Việc có đủ kiến thức sẽ giúp nhân viên đưa ra các quyết định phù hợp để đạt được hiệu quả cao trong công việc.

Ngoài ra, kiến thức cũng là yếu tố quan trọng để nhân sự có thể đáp ứng được các yêu cầu và thách thức trong công việc hàng ngày.

3. Khung năng lực là gì? Từ điển năng lực là gì? Cách xây dựng và áp dụng trong doanh nghiệp

3.1. Khung năng lực là gì? Ý nghĩa của khung năng lực

Khung năng lực hay mô hình năng lực là bản mô tả đầy đủ các kiến thức, kỹ năng cũng như thái độ mà một nhân sự cần có để hoàn thành tốt công việc được giao. Một khung năng lực hoàn chỉnh cần có đủ 3 yếu tố gồm: Năng lực chuyên môn, năng lực cốt lõi và năng lực quản lý (với vị trí lãnh đạo).

Khung năng lực có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của một tổ chức, cụ thể:

• Đây là công cụ giúp quản lý nhân sự hiệu quả và được dùng trong công tác tuyển dụng nhân sự hoặc đánh giá các nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hiểu hơn về ứng viên / nhân viên và xây dựng được những chương trình đào tạo phù hợp.
• Khung năng lực là cơ sở cho hoạt động đào tạo và phát triển nguồn lực trong tổ chức. Khi xác định được khung năng lực, hoạt động đào tạo sẽ diễn ra minh bạch, đúng yêu cầu, mục tiêu, hiểu rõ ai đang cần đào tạo và vị trí của họ trong career path.
• Khung năng lực cũng là nền tảng quan trọng để quản lý đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên trong công ty, qua đó xây dựng các chính sách đãi ngộ, khen thưởng phù hợp với những đóng góp của nhân viên đó.

3.2. Từ điển năng lực là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có từ điển năng lực?

Từ điển năng lực là tập hợp các năng lực đã được chuẩn hóa và dùng chung cho mọi vị trí, chức danh công việc trong doanh nghiệp. Từ điển năng lực cần đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa tổ chức cũng như đặc thù của công việc.

Từ điển năng lực có nhiều ý nghĩa đối với hoạt động quản trị nhân sự:

• Hoạch định chiến lược nhân sự: Dựa theo từ điển năng lực tiêu chuẩn, doanh nghiệp sẽ đánh giá được chất lượng nhân sự hiện tại và xác định được mục tiêu, kế hoạch để phát triển đội ngũ nhân sự trong tương lai.
• Tìm kiếm nhân tài: Từ các tiêu chí trong từ điển, doanh nghiệp sẽ có những định hình nhất định về một ứng viên tiềm năng để tuyển dụng hiệu quả hơn. Qua đó, bộ phận nhân sự rút ngắn được thời gian tuyển dụng và nâng cao hiệu quả trong thu hút người tài.
• Nâng cao chuyên môn cho nhân viên: Với từ điển năng lực, doanh nghiệp sẽ có những chiến lược training phù hợp với đội ngũ nhân sự hiện tại, qua đó giúp nhân viên phát triển hơn, đáp ứng được những yêu cầu cao hơn trong công việc.
• Đánh giá và thiết lập đãi ngộ: Từ điển còn giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên. Với mỗi vị trí công việc, năng lực cần có là gì, nhân sự có đáp ứng được không… từ đó có những chính sách đãi ngộ, lương thưởng phù hợp nhất.

3.3. Quy trình xây dựng khung năng lực

Để xây dựng khung năng lực phù hợp cho tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình 4 bước sau đây.

Bước 1: Chuẩn bị

Doanh nghiệp phải tiến hành chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, thiết lập hệ thống chức danh, mô tả công việc, nhiệm vụ, quyền hạn tương ứng. Nếu không thể xác định được các yếu tố này thì năng lực sẽ không còn cần thiết nữa.

Bước 2: Xây dựng từ điển năng lực

• Xây mới: Doanh nghiệp dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập được từ các cá nhân thông qua quan sát, phỏng vấn, khảo sát,… từ đó xây dựng một bộ từ điển năng lực phù hợp.
• Dùng khung có sẵn: Doanh nghiệp tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard rồi chọn lọc những năng lực phù hợp với doanh nghiệp. Giải pháp này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cho bộ phận thực hiện.

Tham khảo ví dụ về một Bộ từ điển năng lực đã được xây hoàn chỉnh.

Bước 3: Xây dựng khung năng lực

Từ bộ từ điển chung đã thiết lập, doanh nghiệp chọn lọc các loại năng lực, cấp độ cần đạt cho từng vị trí, từng phòng ban trong công ty. Nhà quản lý nên khảo sát trong nội bộ để việc đưa ra khung năng lực chuẩn nhất, bám sát với từng vị trí trong công ty.

Bước 4: Triển khai – Cải tiến

Khi có khung năng lực cụ thể cho từng vị trí, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá từng cá nhân trong tổ chức. Kết quả đạt được sẽ giúp bộ phận đào tạo xác định được năng lực thực tế và năng lực mục tiêu, từ đó có những chương trình đào tạo, phát triển nhân sự phù hợp. Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần theo dõi, và cập nhật khung năng lực theo từng thời điểm để đảm bảo phù hợp với xã hội.

4. Các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá năng lực hiệu quả

4.1. Base E-Hiring – Đánh giá năng lực ứng viên trong tuyển dụng

Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, việc đánh giá chính xác năng lực của ứng viên sẽ giúp giảm tình trạng nhân viên nhận việc 1 – 2 tuần rồi nghỉ, tiết kiệm được nhiều chi phí và nguồn lực cho tổ chức. Base E-Hiring – Phần mềm quản lý tuyển dụng 4.0 của Base.vn có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác năng lực của từng ứng viên, từ đó giúp doanh nghiệp tuyển dụng đúng người cho tổ chức với các tính năng như:

• Sắp xếp CV cho từng vị trí ứng tuyển với Talent Pool, tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên với các từ khóa nhất định.
• Thiết lập tiêu chí đánh giá ứng viên ngay trên hệ thống dựa theo khung năng lực, đặt được trọng số cho từng tiêu chí.
• Trong khi phỏng vấn, điểm số cho từng tiêu chí sẽ được cập nhật, hệ thống tự động tính ra điểm trung bình, có thể hiển thị theo dạng bảng hoặc sơ đồ mạng nhện.
• Cho phép ghi chú, nhận xét ngay trên hệ thống để những người liên quan có thể đánh giá ứng viên khách quan nhất.

4.2. Base Test – Hệ thống hoá các bài kiểm tra năng lực nhân viên

Base Test là ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý kỳ thi nội bộ, hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân sự. Qua đây nhà lãnh đạo sẽ đánh giá chính xác năng lực của nhân viên trong công ty, từ đó có những giải pháp để nâng cao, khắc phục, giúp nhân viên phát triển tốt hơn.

Các tính năng của phần mềm Base Test gồm có:

• Thiết kế các bộ câu hỏi tương ứng với khung năng lực của từng phòng ban, bộ phận.
• Khi thí sinh hoàn thành bài test, hệ thống sẽ tự động lưu điểm vào hồ sơ nhân sự theo từng thời gian, giúp nhà quản trị có những quyết định đúng nhất khi đánh giá một nhân viên.
• Nhà quản trị theo dõi được các báo cáo về kết quả thi, số thí sinh tham gia, điểm trung bình,… để đánh giá được mức độ học tập của nhân viên cũng như hiệu suất làm việc của phòng đào tạo.

Nhìn chung, với Base Test, việc đào tạo và phát triển nhân sự sẽ trở nên sáng tạo hơn, không còn nhàm chán, nhân viên cũng sẽ thích thú hơn với các chương trình được đưa ra. 

5. Tạm kết

Năng lực là yếu tố then chốt cho sự thành công của mỗi cá nhân cũng như doanh nghiệp. Việc hiểu đúng năng lực là gì sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân được nhân tài phù hợp, qua đó phát triển nguồn nhân lực hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, đánh giá năng lực khách quan, bài bản sẽ là chìa khóa để hoạt động quản trị nhân sự tốt hơn, thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức.