Kỹ năng cứng là gì? 15+ kỹ năng cứng cần thiết nhất tại nơi làm việc

Nhân viên giỏi thường là những người có kỹ năng cứng tốt. Kỹ năng cứng giúp họ thực hiện công việc một cách xuất sắc và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.

Vậy kỹ năng cứng là gì? Đánh giá và xếp loại kỹ năng cứng như thế nào? Doanh nghiệp cần làm gì để phát triển kỹ năng cứng cho nhân sự? Cùng Base.vn tìm hiểu câu trả lời ở bài viết dưới đây.

1. Kỹ năng cứng là gì?

1.1. Khái niệm

Kỹ năng cứng (hard skills) là những kỹ năng có tính chất cụ thể và đo lường được, thường liên quan đến việc thực hiện công việc một cách chuyên môn. Đây là những kỹ năng mà người học hoặc phát triển thông qua việc học tập, đào tạo chuyên môn, trải nghiệm làm việc và thực hành.

Ví dụ kỹ năng cứng của một chuyên viên kế toán cần chuyên môn về quy định pháp luật kế toán, xử lý dữ liệu, phân tích tài chính, sử dụng phần mềm kế toán và lập báo cáo.

1.2. Phân biệt kỹ năng cứng và kỹ năng mềm: Cái nào quan trọng hơn?

Nếu kỹ năng cứng liên quan đến kiến ​​thức và đào tạo kỹ thuật cụ thể – là cơ sở để thực hiện công việc cụ thể trong một lĩnh vực nhất định, thì kỹ năng mềm là những phẩm chất và đặc điểm ảnh hưởng đến cách làm việc – giúp mỗi cá nhân thích ứng và phát triển trong nhiều tình huống khác nhau.

Dưới đây là một bảng so sánh giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm:

Lưu ý rằng cả hai loại kỹ năng này đều quan trọng. Một số ngành nghề đòi hỏi những kỹ năng cứng đặc thù, nếu không thì không dễ dàng thực hiện công việc. Còn kỹ năng mềm sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc sử dụng thành công các kỹ năng cứng đó.

Lấy ví dụ, một bác sĩ giải phẫu thần kinh xuất sắc (kỹ năng cứng) nhưng lại nóng nảy (kỹ năng mềm), làm sao có thể thực hiện phẫu thuật một cách chính xác ngay cả khi y tá và bệnh nhân trong phòng phẫu thuật có dấu hiệu làm phiền? Hoặc trong trường hợp khác, sẽ ra sao nếu một người lính cứu hỏa có thể bơi và chạy rất nhanh (kỹ năng cứng), nhưng lại không thể phối hợp được với đồng đội (kỹ năng mềm)?

Trong mô tả công việc, nhà tuyển dụng thường yêu cầu kết hợp giữa kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Chúng sẽ bổ trợ cho nhau để một nhân sự thực hiện thành công và thăng tiến trong hầu hết các công việc.

1.3. Phân biệt kỹ năng cứng và kỹ năng sống

Kỹ năng sống là những kỹ năng và phẩm chất cá nhân cần thiết giúp con người phản ứng một cách hiệu quả nhất trước các vấn đề xảy ra trong cuộc sống, từ đó có thể sống và làm việc một cách thành công và hài hòa trong xã hội.

Nếu chỉ có kỹ năng cứng mà thiếu kỹ năng sống, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tương tác với người khác, và không thể đối mặt với áp lực trong công việc. Ngược lại, nếu chỉ có kỹ năng sống mà lại thiếu đi nền tảng của kỹ năng cứng để giải quyết những tình huống phức tạp, đây sẽ là rào cản cho sự tiến bộ của bạn. 

Vì vậy, cần cân bằng rèn luyện cả hai loại kỹ năng này để đảm bảo sự phát triển và thành công toàn diện trong cuộc sống và nghề nghiệp.

2. Tại sao kỹ năng cứng lại quan trọng?

2.1. Từ góc độ nhân viên

Đối với nhân viên, kỹ năng cứng cung cấp khả năng thực hiện công việc chuyên môn một cách đáng tin cậy, đảm bảo hiệu suất và chất lượng công việc. 

Đây chính là những tiêu chí cơ bản mà các nhà tuyển dụng tìm kiếm và sử dụng để đánh giá năng lực ứng viên. Sở hữu kỹ năng cứng thành thạo giúp nhân viên có cơ hội nghề nghiệp tốt hơn và thu nhập cao hơn.

Lưu ý rằng kỹ năng cứng thường đi kèm với khả năng giải quyết vấn đề và phân tích thông tin một cách logic và có hệ thống. Điều này giúp nhân viên có thể tự tin đối mặt và giải quyết các thách thức công việc một cách hiệu quả hơn, từ đó nâng cao hiệu suất chuyên môn. 

2.2. Từ góc độ doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tận dụng kỹ năng cứng của nhân viên để tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Khi nhân viên sở hữu những kỹ năng chuyên môn cao và có thể áp dụng chúng trong công việc, doanh nghiệp có thể tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ có giá trị độc đáo, thu hút và giữ chân khách hàng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và đổi mới, sẵn sàng thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi.

Hơn thế nữa, khi nhân viên đã có kỹ năng cứng cần thiết cho công việc, doanh nghiệp không cần phải đầu tư nhiều vào đào tạo lại từ đầu. Điều này giúp giảm thiểu chi phí đào tạo, có nguồn lực để đầu tư cho những khía cạnh khác trong doanh nghiệp. 

3. Kỹ năng cứng gồm những gì? Các kỹ năng cứng quan trọng nhất?

3.1. 10 kỹ năng cứng cần thiết nhất cho mọi lĩnh vực

Giáo dục chính quy

Giáo dục chính quy là cách thể hiện kỹ năng cứng, và thường được coi là một yếu tố quan trọng khi sàng lọc hồ sơ ứng viên trong quá trình tuyển dụng. 

Bằng cấp giáo dục chính quy chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy rằng ứng viên đáng tin cậy – bởi vì họ đã đến lớp, vượt qua bài tập và tốt nghiệp. Ngoài ra, chắc hẳn ứng viên đó còn học được một số kỹ năng nhất định trong môi trường giáo dục, chẳng hạn như kỹ năng giao tiếp cá nhân, cách học tập hiệu quả và cách sáng tạo. 

Hiện nay, sự có mặt của bằng cấp vẫn giữ vị thế quan trọng trong thị trường lao động, và được coi trọng là một kỹ năng cứng hàng đầu.

Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng là một loạt các kỹ năng và kiến thức liên quan đến việc sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng để thực hiện các tác vụ hằng ngày trong môi trường làm việc.

Qua đó, nhân viên cần biết cách sử dụng các ứng dụng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Google Docs, Sheets, Slides), hay các phần mềm tương tự để tạo, chỉnh sửa và quản lý tài liệu, bảng tính, bản trình bày.

Sử dụng email cũng được coi là một kỹ năng tin học văn phòng quan trọng, bởi một nhân sự trong doanh nghiệp sẽ cần gửi email cho cấp trên, cấp dưới, đối tác, khách hàng,… Bên cạnh đó, việc thành thạo sử dụng máy tính và biết cách sắp xếp các thư mục tài liệu cũng không thể bỏ qua.

Kỹ năng phân tích dữ liệu

Kỹ năng phân tích dữ liệu là khả năng thu thập, xử lý, đánh giá và hiểu các dữ liệu số để tìm ra thông tin hữu ích về mô hình, xu hướng, quy luật và mối quan hệ trong dữ liệu,… nhằm hỗ trợ cho các quyết định và hành động tiếp theo.

Kỹ năng này đòi hỏi phải thực hiện theo quy trình chuẩn, từ thu thập dữ liệu, tiền xử lý dữ liệu, khám phá dữ liệu rồi mới tới bước phân tích. Để thực hiện chúng hiệu quả, có thể sẽ cần tới một kỹ năng phụ: biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ phân tích dữ liệu.

Kỹ năng viết

Viết là một phương tiện quan trọng để giao tiếp trong doanh nghiệp – từ việc gửi email cho đến việc lập báo cáo, viết tài liệu công việc, soạn thảo hợp đồng,… – giúp truyền đạt ý kiến và thông tin một cách chính xác, hiệu quả.

Bên cạnh các tiêu chí cơ bản như đúng ngữ pháp và đúng chính tả, kỹ năng viết tốt còn thể hiện ở tính logic, tính sáng tạo và mức độ hấp dẫn với người đọc. Một người viết tốt luôn có được “chỗ đứng” đáng tin cậy trong các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, đàm phán, thuyết phục, tuyển dụng, đào tạo,…

Kỹ năng ngoại ngữ

Trong một thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, kỹ năng ngoại ngữ giúp người lao động nổi bật và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

Kỹ năng ngoại ngữ hỗ trợ đắc lực cho việc giao tiếp với đồng nghiệp ngoại quốc và đối tác nước ngoài, đồng thời tham gia vào các dự án phát triển sản phẩm, marketing, kinh doanh,… với phạm vi toàn cầu.

Thành thạo ngoại ngữ cũng mở ra cánh cửa cho việc học tập và phát triển cá nhân thông qua việc tiếp cận các tài liệu giáo dục được soạn thảo bằng ngôn ngữ đó. Nhờ điều này, doanh nghiệp có cơ hội nâng cao năng lực đội ngũ, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường, thúc đẩy các cơ hội kinh doanh mới.

Kỹ năng quản lý dự án

Kỹ năng quản lý dự án là khả năng lập kế hoạch, tổ chức, vận hành và kiểm soát các hoạt động của một dự án để đạt được mục tiêu đã đề ra trong phạm vi, thời gian và nguồn lực nhất định.

Quản lý dự án không chỉ giúp các nhân sự trong doanh nghiệp – bao gồm các nhà lãnh đạo cấp cao, nhà quản lý cấp trung và cả đội ngũ nhân viên – tự tin đảm nhận các vai trò công việc quan trọng, mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Bằng cách quản lý dự án tốt, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực đầu vào và kết quả đầu ra, đảm bảo sự ổn định và bền vững trong hoạt động kinh doanh của mình.

Kỹ năng vận hành và sử dụng máy móc

Hiện nay, nguồn lao động trong các doanh nghiệp đang chuyển dịch từ sức người thủ công đến việc áp dụng tự động hóa và công nghệ hóa. Sự hiểu biết về công nghệ kỹ thuật số và kỹ năng vận hành, sử dụng máy móc thành thạo vì vậy lại càng được chú ý.

Máy móc phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay có thể kể tới là máy in, máy chiếu, máy ảnh, máy fax, công nghệ đèn chiếu sáng, loa và thiết bị âm thanh chuyên nghiệp,…

Còn trong một số lĩnh vực đặc thù như ngành sản xuất, y dược,… các loại máy móc được thiết kế với đa dạng chủng loại và chức năng đặc thù. Kỹ năng vận hành máy móc giỏi giúp doanh nghiệp đảm bảo được chất lượng của sản phẩm cuối cùng, từ việc duy trì quy trình vận hành đồng nhất đến việc giảm thiểu lỗi.

Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Có một sự thật là dịch vụ khách hàng không chỉ giới hạn trong lĩnh vực bán lẻ hoặc chỉ dành riêng cho bộ phận Chăm sóc khách hàng. Dù là nhân viên bán hàng, thu ngân, nhân viên kỹ thuật, bảo vệ, lễ tân… hay thậm chí là một kế toán viên phụ trách xuất hóa đơn của doanh nghiệp – tất cả đều cần có kỹ năng chăm sóc khách hàng. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và góp phần tạo ra sự ấn tượng, hài lòng và cao hơn nữa là niềm tin từ khách hàng.

Kỹ năng marketing – bán hàng

Doanh nghiệp không kiếm tiền từ việc bán hàng, mà từ việc giúp khách hàng đưa ra quyết định mua sắm. Bởi vậy, trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt như hiện nay, kỹ năng marketing – bán hàng chính là một trong các kỹ năng cứng cần thiết. Không chỉ với các “marketer” và “salesman”, kỹ năng này còn nên có ở nhiều vai trò khác: giám đốc sản phẩm, nhân viên phát triển sản phẩm, bộ phận chăm sóc khách hàng,…

Kỹ năng marketing – bán hàng đòi hỏi người làm chủ phải có kiến thức sâu sắc về thị trường, đối tượng khách hàng và cả đối thủ cạnh tranh. Chỉ khi làm được vậy, doanh nghiệp mới tạo ra được các chiến lược kinh doanh hiệu quả, xây dựng được tệp khách hàng lớn và trung thành.

Kỹ năng viết hồ sơ ứng tuyển

Chính kỹ năng này là bước đầu để doanh nghiệp biết được liệu có “duyên” hợp tác với một ứng viên hay không – trước đi tìm hiểu sâu thêm về các kỹ năng khác.

Một ứng viên chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ ứng tuyển chuyên nghiệp và sáng tạo (có thể bao gồm CV, portfolio, sơ yếu lý lịch,…) chính là điểm cộng lớn đối với đội ngũ tuyển dụng của doanh nghiệp.

Đổi lại, doanh nghiệp cũng có thể thu hút được những ứng viên giỏi và chất lượng hơn, thông qua việc viết JD tuyển dụng hấp dẫn và yêu cầu ứng viên phải có hồ sơ ứng tuyển đạt chất lượng.

3.2. Một số kỹ năng cứng đặc thù

Như đã trao đổi ở trên, nhiều công việc, ngành nghề có bộ kỹ năng cứng đặc thù dành riêng cho lĩnh vực đó. Cùng tham khảo một số ví dụ sau đây:

Kỹ năng cứng đặc thù trong lĩnh vực công nghệ thông tin

• Lập trình
• Kiểm thử phần mềm
• Quản lý cơ sở dữ liệu
• Phân tích dữ liệu
• Quản trị hệ thống
• An ninh mạng
• Bảo mật thông tin
• Phát triển web và ứng dụng di động
• Nghiên cứu trí tuệ nhân tạo và học máy…

Kỹ năng cứng đặc thù trong lĩnh vực kế toán – tài chính:

• Hạch toán kế toán
• Lập báo cáo tài chính
• Kiểm toán và kiểm soát nội bộ
• Phân tích tài chính
• Quản lý ngân sách
• Sử dụng phần mềm kế toán…

Kỹ năng cứng đặc thù trong lĩnh vực marketing:

• Chạy quảng cáo
• Viết content blog
• Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO)
• Quản lý các kênh social
• Thiết kế đồ họa
• Quản lý hệ thống email marketing
• PR – Truyền thông
• Tổ chức sự kiện
• Phân tích dữ liệu…

4. Cách đánh giá và xếp loại kỹ năng cứng

4.1. Cách đánh giá kỹ năng cứng

Dựa trên bằng cấp, chứng chỉ

Bằng cấp và chứng chỉ là một trong những cách đo lường phổ biến nhất để xác định kỹ năng cứng của một cá nhân. Ví dụ, một bằng cử nhân, bằng thạc sĩ hoặc các chứng chỉ chuyên ngành có thể chứng minh kiến thức và kỹ năng cụ thể của một cá nhân trong một lĩnh vực cụ thể.

Dựa trên hiệu suất làm việc thực tế

Hiệu suất làm việc thực tế cũng là một cách đánh giá kỹ năng cứng. Các chỉ số kết quả như tỷ lệ hoàn thành KPI, số lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc, thời gian hoàn thành,… và đánh giá nghiệm thu từ cấp trên chính là các bằng chứng thuyết phục nhất. Hiệu suất làm việc cao cũng chính là mục đích mà doanh nghiệp muốn đạt được khi tuyển dụng những người có kỹ năng cứng.

Dựa trên nhận xét từ đồng nghiệp và đối tác, khách hàng

Nhận xét và góp ý từ những người đã từng làm việc chung – bao gồm đồng nghiệp đồng cấp, cấp trên, cấp dưới và các đối tác, khách hàng,… – có thể được sử dụng để đánh giá mức độ thành thạo của cá nhân về một kỹ năng cụ thể. Các dữ liệu này có thể thu được một cách ngẫu nhiên, hoặc một cách chủ động trong các đợt performance review định kỳ.

4.2. Cách xếp loại kỹ năng cứng

Dựa trên số liệu cụ thể

Doanh nghiệp có thể sử dụng số liệu cụ thể như số năm kinh nghiệm, số lượng dự án hoàn thành, hoặc số lượng chứng chỉ và bằng cấp để xác định mức độ thành thạo của một cá nhân trong một kỹ năng cụ thể.

Dựa trên khung năng lực

Doanh nghiệp có thể xây dựng một bộ khung năng lực chuẩn cho toàn doanh nghiệp, rồi tham chiếu để đánh giá hiểu biết và kỹ năng thực hành của từng nhân sự trong một lĩnh vực cụ thể. Các con số điểm tiêu chuẩn và điểm thực tế chính là cơ sở để xếp loại cuối cùng.

5. Doanh nghiệp có thể làm gì để phát triển kỹ năng cứng cho nhân sự?

Để nâng cao chuyên môn của nhân viên, doanh nghiệp có thể tổ chức các khóa đào tạo về các kỹ năng cứng cụ thể mà nhân sự cần. Một lưu ý nhỏ là cần đảm bảo rằng những kiến thức lý thuyết và thực chiến đó đều phải phù hợp với nhu cầu của cá nhân, doanh nghiệp hiện tại. 

Hãy tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các thành viên, bộ phận và nhóm làm việc trong tổ chức. Teamwork hiệu quả thực sự có thể giúp tăng cường kỹ năng cứng cho tất cả nhân viên.

Sau một khoảng thời gian định kỳ, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá áp dụng của các kiến thức mới vào công việc thực tế, và đo lường sự tiến triển kỹ năng cứng của nhân sự trong quá trình làm việc.

6. Tạm kết

Đối với doanh nghiệp, việc sở hữu những nhân viên có kỹ năng cứng vững chắc chính là chìa khóa để tạo ra một tổ chức mạnh mẽ và cạnh tranh. Họ không chỉ đảm bảo hiệu suất làm việc cao mà còn đem lại sự sáng tạo, linh hoạt và khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi không ngừng.

Chúc các doanh nghiệp sẽ sớm tìm được những “mảnh ghép” xuất sắc nhất trong hàng ngũ của mình. Và Base cũng xin chúc bạn – dù là một nhà quản trị, nhà quản lý hay nhà tuyển dụng mang trên mình trách nhiệm lớn – cũng ngày càng bổ sung thêm nhiều kỹ năng cứng hơn vào “từ điển năng lực” của mình!