Base Blog

Quản lý dự án là gì? Phương pháp & Quy trình quản lý dự án hiệu quả

quản-lý-dự-án

Không có nhà quản trị nào bẩm sinh đã xuất chúng. Việc quản lý những dự án quy mô và phức tạp đòi hỏi mỗi người phải học hỏi từ những kiến thức cơ bản nhất: Quản lý dự án là gì? Có những phương pháp quản lý dự án nào? Đâu là một quy trình quản lý dự án hiệu quả? Các nhà quản trị cần lưu ý gì?

Để tìm ra đáp án cho các câu hỏi trên, hãy cùng Base Blog tham khảo bài viết dưới đây.  

1. Quản lý dự án là gì?

1.1. Định nghĩa dự án

Dự án là những hoạt động được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, nhằm đạt được một mục tiêu nào cụ thể. Khái niệm “dự án” hiện nay được sử dụng phổ biến trong tất cả các lĩnh vực và khía cạnh của doanh nghiệp từ ra mắt sản phẩm mới, marketing, bán hàng,… đến đào tạo nhân sự, cải tiến không gian làm việc,…

Theo cách giải thích trên, dự án sẽ bao gồm các yếu tố:

  • Thời gian thực hiện: Mỗi dự án sẽ có những khoảng thời gian cụ thể. Khoảng thời gian này giúp nhà quản trị đảm bảo tiến độ dự án và đánh giá hiệu quả công việc. Từ đó, bạn có thể kịp thời đưa ra các giải pháp để cải thiện hiệu quả dự án. 
  • Ngân sách: Kinh phí là một trong những yếu tố quan trọng đóng góp vào sự thành công của dự án. Nếu thiếu hụt ngân sách, một dự án có nguy cơ sẽ phải dừng lại mọi hoạt động và dang dở giữa chừng. 
  • Nguồn nhân lực: Đây là những thành viên sẽ tham gia thực hiện dự án. 
  • Ban quản trị: Mỗi dự án cần có một vài người đứng đầu chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động trong dự án. Nhiệm vụ của họ là phân công công việc phù hợp, kiểm tra và đốc thúc các đầu việc đi theo đúng kế hoạch và tiến độ, đồng thời điều phối các hoạt động cộng tác nội bộ để dự án được hoàn thành hiệu quả. 
  • Kế hoạch dự án: Bản kế hoạch này giúp tất cả các thành viên của dự án nắm được bức tranh công việc nói chung và nhiệm vụ của từng người nói riêng, để dễ dàng cộng tác trong quá trình thực hiện. Bản kế hoạch bao gồm tất tần tật các thông tin liên quan đến dự án từ mục tiêu, các hoạt động, nhân sự phụ trách, ngân sách,… 

1.2. Định nghĩa quản lý dự án

Quản lý dự án là quá trình nhà quản trị (người đứng đầu dự án) áp dụng các kỹ năng, công cụ và kiến thức để thực hiện các hoạt động trong một dự án, nhằm đạt được mục tiêu dự án đã đặt ra và đồng thời tối ưu được nguồn lực cần thiết.

Quy trình quản lý dự án được chia thành các hoạt động như xác định mục tiêu dự án cần đạt được, lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, cải tiến dự án, hạn chế rủi ro, và kết nối giữa các thành viên trong dự án. Để quản lý dự án hiệu quả nhất, bạn có thể tham khảo các phương pháp chuyên nghiệp và các phần mềm hỗ trợ hiện đại, sẽ được giới thiệu trong phần sau của bài viết này.  

Quản lý dự án

1.3. Quản lý dự án có ý nghĩa gì?

Quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong việc thành bại của một dự án.

Dẫn dắt dự án không chệch khỏi mục tiêu: Đầu tiên, quản lý dự án tốt giúp doanh nghiệp luôn luôn hướng tới đúng các mục tiêu đã đặt ra: dự án diễn ra đúng tiến độ, đạt chất lượng cao, được tối ưu về mặt ngân sách,… Để đạt được kết quả trên, chắc chắn phải cần tới các kỹ năng và kiến thức chuyên môn của nhà quản trị, để điều phối dự án một cách toàn diện. 

Lãnh đạo đội ngũ teamwork hiệu quả: Quản lý dự án bao gồm cả việc sắp xếp nhân sự, phân chia đầu mục công việc cho từng người theo khả năng, đồng thời tạo ra “sợi dây kết nối” để tất cả thành viên có sự thấu hiểu và phối hợp ăn ý với nhau. Cần lưu ý rằng một dự án có thể cần sử dụng tới cả nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Nếu không có sự quản lý thống nhất, đó rất có thể sẽ chỉ là một tập hợp rời rạc, không có teamwork, và tất nhiên là không mang lại hiệu quả làm việc như mong đợi.

Nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh: Quá trình thực thi dự án rất khó tránh khỏi các vấn đề phát sinh, có trường hợp không ảnh hưởng nhiều, nhưng cũng có những sự cố đe dọa nghiêm trọng tới lộ trình dự án. Chỉ khi có một nhà quản lý đứng đầu – có quyền lực và có khả năng ra quyết định thông minh, các vấn đề này mới được giải quyết nhanh chóng. 

Đảm bảo dự án đi theo đúng tiến độ: Nhờ sự theo dõi sát sao và đốc thúc đúng người – đúng việc – đúng quy trình của nhà quản lý, một dự án mới có thể bám sát với kế hoạch tiến độ đã vạch ra lúc đầu. Hoặc mỗi khi dự án bị chậm tiến độ do sự cố phát sinh, nhà quản lý cũng có thể kéo mọi thứ trở về với đúng quỹ đạo. Đây là điều quan trọng giúp doanh nghiệp không bị lãng phí nguồn lực, và cũng không phát sinh thêm các chi phí ngoài lề.

Có thể tổng kết và báo cáo dự án: Chia sẻ thông tin, báo cáo kết quả và nhận phản hồi từ các bên liên quan là một trong những việc làm không thể thiếu trong quá trình thực hiện dự án. Và đây phải là một trong những trọng trách của nhà quản lý dự án, chứ không thể để mỗi thành viên tự tổng kết, báo cáo một cách riêng rẽ.  

quản lý dự án là gì
Quản lý dự án đóng vai trò then chốt trong việc thành bại của một dự án

2. Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay

Phương pháp quản lý dự án là một hệ thống các thông lệ, kỹ thuật, phương thức và luật lệ được xây dựng và áp dụng, nhằm hướng dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra. Cần lưu ý rằng mỗi phương pháp sẽ có những đặc trưng riêng, ưu điểm và nhược điểm riêng. Hiểu và biết cách áp dụng đúng phương pháp sẽ giúp tăng phần trăm thành công cho dự án của bạn.  

6 phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay bao gồm: Agile, Waterfall, Lean, Scrum, Kanban, Six Sigma.

2.1. Agile – Dự án linh hoạt 

Agile là một phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được thực hiện bằng cách sử dụng các bước lặp ngắn từ 1 đến 4 tuần. Mục tiêu của mô hình Agile là giúp rút ngắn thời gian phát triển sản phẩm, đưa sản phẩm đến với tay khách hàng càng sớm càng tốt.

Ưu điểm nổi bật nhất của phương pháp này là giúp doanh nghiệp thay đổi dễ dàng, không cần trực tiếp nắm mọi thông tin ngay từ đầu, bàn giao công việc nhanh và lãng phí ít tài nguyên. Tuy nhiên, nó đòi hỏi các thành viên phải thực sự hiểu được phương pháp luận Agile, cũng như cam kết tích cực tham gia vào cải tiến liên tục.

Trước đây Agile vốn chỉ là phương pháp quản lý dự án dành riêng cho lĩnh vực phần mềm. Nhưng ngày nay, nó đã được mở rộng hơn để ứng dụng được vào rất nhiều ngành khác. Nói chung, Agile sẽ phù hợp nhất với các dự án đòi hỏi sự linh hoạt, có mức độ phức tạp lớn hoặc không chắc chắn. 

2.2. Waterfall – Mô hình thác nước

Waterfall có thể coi là phương pháp quản lý dự án đơn giản và dễ thực hiện nhất. Sau khi phạm vi dự án được xác định, các cá nhân hoặc nhóm thành viên sẽ được phân công công việc cụ thể, mỗi nhóm đảm nhiệm một bộ phận của dự án. Các bộ phận này được vận hành tuần tự theo quy trình, các giai đoạn của dự án được thực hiện lần lượt và nối tiếp nhau, giai đoạn mới chỉ được bắt đầu khi giai đoạn trước nó đã được hoàn thành.

Phương pháp Waterfall phù hợp nhất để quản lý các dự án đã có kế hoạch, quy trình triển khai chặt chẽ và dự trù phát sinh ngay từ đầu, điển hình là trong lĩnh vực sản xuất và lắp ráp thiết bị. Nhà quản trị có thể dễ dàng nắm bắt danh sách nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án và dự đoán kết quả đạt được. Tuy nhiên, phương pháp truyền thống này có một nhược điểm rất lớn là khả năng thích ứng kém, rất khó để xử lý các vấn đề hoặc nhu cầu phát sinh.

2.3. Lean – Quản trị tinh gọn

Nếu Agile là phương pháp quản lý giúp tiết kiệm thời gian thì Lean là một mô hình tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn khách hàng, loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm.

Theo Lean, có 3 loại lãng phí cần loại bỏ, là những hoạt động không tạo ra giá trị, những yếu tố gây mất cân bằng, và những yếu tố quá tải gây ra sự căng thẳng và mệt sức. Bằng triết lý này, Lean thực sự có thể giúp một dự án tăng cao năng suất và tính linh hoạt, cải thiện chất lượng kết quả đầu ra, đồng thời tối ưu hoá khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.

Nhược điểm lớn nhất của Lean là bài toán về tìm nhà cung ứng, chi phí vận hành cao, và đòi hỏi nhân sự phải phải liên tục kiểm soát chất lượng chặt chẽ. 

2.4. Scrum – Dự án nước rút

Là một phương pháp quản lý thuộc “họ Agile”, Scrum thường được sử dụng trong các dự án phát triển sản phẩm mà mục tiêu cuối cùng chưa xác định – sẽ được hoàn thiện dần dần.

Với Scrum, sản phẩm được xây dựng trong một chuỗi các quy trình lặp lại được gọi là Sprint. Sẽ có các cuộc họp nhanh hằng ngày và họp sơ kết Sprint để kiểm tra tiến độ và kết quả dự án, đồng thời đưa ra thay đổi nếu cần thiết. Công việc được chia nhỏ thành từng phần một cách minh bạch, giúp các thành viên trong dự án luôn thấy rõ được nhiệm vụ họ cần làm.

Scrum đòi hỏi yêu cầu cao ở toàn bộ nhà quản lý và các thành viên trong đội nhóm. Do đó, việc áp dụng mô hình này cho các dự án lớn có thể trở thành thách thức, và Scrum thường chỉ lý tưởng cho các nhóm nhỏ từ 3-9 người.

2.5. Kanban – Bảng và thẻ trực quan

Phương pháp Kanban được dùng như một công cụ trực quan hóa những tác vụ cần làm, để các thành viên dự án có thể thấy nhìn vị trí của chúng đang ở đâu trong luồng công việc. Bảng Kanban được chia thành nhiều cột tương ứng với các giai đoạn trong quy trình. Đơn giản nhất, công việc của một dự án có thể được sắp xếp vào 3 cột: To-do (Cần làm), Doing (Đang làm), và Done (Đã hoàn thành).

Ưu điểm của phương pháp này giúp nhà quản lý tập hợp tất cả thành viên đều ở trong một không gian làm việc, ai cũng dễ dàng nhìn thấy và hiểu được cách vận hành luồng công việc chung và trạng thái của từng đầu việc.

Song, Kanban cũng có những điểm trừ như không có khung thời gian cho từng giai đoạn, chỉ tập trung vào các nhiệm vụ mà không có giải pháp phòng tránh sự rủi ro. Phương pháp này rất khó áp dụng nếu với các dự án có nhiều hoạt động.  

2.6. Six Sigma – Cải tiến quy trình

Six Sigma (6 Sigma, hay 6σ) là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng bằng cách dựa trên thống kê để tìm ra lỗi (khuyết tật), xác định nguyên nhân của lỗi và khắc phục chúng nhằm làm tăng độ chính xác của quy trình.

Six Sigma cho rằng, thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm lỗi, doanh nghiệp nên đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi xảy ra. Chỉ khi nào một quy trình không tồn tại nhiều hơn 3-4 lỗi trên mỗi một triệu sản phẩm, nó mới được tính là đạt tiêu chuẩn 6σ. 

Các dự án Six Sigma mang lại rất nhiều lợi ích về kinh tế thông qua việc nhận diện và loại bỏ các lãng phí trong công việc, giảm thiểu chi phí sửa hàng, giảm thiểu sự phụ thuộc vào con người và xây dựng ổn định hệ thống quản lý doanh nghiệp. Điểm trừ của phương pháp quản lý dự án này là đòi hỏi nhân lực phải có tay nghề cao và sẵn sàng đầu tư rất nhiều thời gian, máy móc thiết bị.

phương pháp quản lý dự án
Tặng bạn ebook “Toàn tập phương pháp quản lý dự án 4.0” từ Base.vn. Đăng ký nhận ngay tại đây!

3. Quy trình quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp (5 bước) 

Quy trình quản lý dự án về cơ bản bao gồm 5 bước: Khởi động, Lập kế hoạch, Triển khai, Giám sát và kiểm soát, Kết thúc. 

Bước 1: Khởi động (Initiating)

Khởi động dự án là bước đầu tiên trong quy trình quản lý. Mục đích của giai đoạn này là xây dựng hồ sơ khởi động dự án. Bản hồ sơ này cần trả lời các câu hỏi xuyên suốt quy trình quản lý dự án, bao gồm mục tiêu tổng quan, các bên có liên quan, rủi ro của dự án, những lợi ích sẽ thu được, và ngân sách dự án.

Bạn có thể sử dụng mô hình SWOT để xác định được tiềm năng nội tại của doanh nghiệp (điểm mạnh, điểm yếu) và các biến động do yếu tố bên ngoài mang lại (cơ hội, thách thức), từ đó xác định được tỷ lệ thành công của dự án.

Bước 2: Lập kế hoạch (Planning)

Sau khi ý tưởng đã được ban lãnh đạo phê duyệt, người quản lý dự án cần lên kế hoạch cho dự án đó, nghĩa là sắp xếp các đầu việc, phân chia nhiệm vụ giữa các bên liên quan trước khi bắt đầu triển khai dự án.

Trước tiên, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể của dự án (project goal). Một dự án có thể có nhiều mục tiêu nhưng hãy đảm bảo rằng chúng đều tuân theo mô hình SMART (Specific – cụ thể; Measurable – có thể đo lường; Attainable – có thể đạt được; Realistic – thực tế; Timely – có thời gian cụ thể).

Điều cần làm tiếp theo là xác định thời gian chuyển giao (project deliverable) sản phẩm, dịch vụ từ đội nhóm của bạn tới khách hàng bên ngoài hoặc các bên liên quan trong dự án. Đó có thể là phần mềm, tài liệu thiết kế, chương trình đào tạo hoặc các tài sản khác được yêu cầu trong kế hoạch.

Tiếp đó, bạn cần xác định lộ trình dự án (project schedule) – lên lịch cho từng phần của dự án từ giai đoạn triển khai, giai đoạn phát triển và thậm chí cả những giai đoạn nhỏ ở giữa. Lộ trình dự án sẽ được tạo lập sau khi bạn lần lượt xác được các nhiệm vụ cần làm, độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, những tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. Lộ trình dự án càng chi tiết, nhà quản lý càng dễ dàng theo dõi tiến độ. 

Một kế hoạch quản lý dự án tốt không thể thiếu các kế hoạch hỗ trợ (supporting plans), có thể là kế hoạch nhân sự, kế hoạch thông báo và kế hoạch quản trị rủi ro. Đối với mỗi cá nhân và tổ chức có vai trò quan trọng trong dự án, hãy mô tả vai trò và trách nhiệm của họ đối với toàn bộ dự án, sau đó giao việc cụ thể đối với từng nhiệm vụ. Hãy soạn thảo một văn bản để phổ biến cho các bên liên quan về cách bạn sẽ cập nhật thường xuyên về tiến độ dự án. Và đừng quên dự đoán trước các rủi ro có thể xảy ra với dự án, để bạn có thể chuẩn bị cách phòng ngừa, và cách đối phó tốt nhất khi có tình huống xấu xảy ra.

lộ trình dự án
Mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong lộ trình dự án

Bước 3: Triển khai (Executing)

Triển khai là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án, quyết định tới 60% sự thành công của một dự án, bởi lẽ các hoạt động diễn ra đều liên quan trực tiếp tới kết quả cuối cùng.

Trước khi bắt tay vào triển khai, bạn có thể tổ chức một cuộc họp để phổ biến cho tất cả các thành viên về thông tin, mục tiêu và các việc cần làm của dự án. 

Sau đó, các hoạt động của dự án sẽ được thực hiện theo như kế hoạch đã vạch ra. Xuyên suốt giai đoạn này, bạn sẽ cần vận dụng kỹ năng quản lý công việc của mình để đảm bảo các hoạt động này tuân theo tiêu chuẩn về hiệu quả, tiến độ, sử dụng nguồn lực hợp lý. Nếu có vấn đề phát sinh xảy ra, bạn cần biết cách xử trí phù hợp để đưa mọi thứ quay trở về đúng quỹ đạo. 

Song song với trách nhiệm công việc, một yếu tố vô cùng quan trọng khác trong triển khai dự án là quản trị con người. Với tư cách là một nhà quản lý, bạn sẽ cần đóng vai trò dẫn dắt, đảm bảo sự giao tiếp và phối hợp ăn ý giữa toàn bộ các thành viên trong đội ngũ triển khai và các bên liên quan. 

Bước 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Sau khi dự án đi vào hoạt động, nhà quản trị cần thường xuyên kiểm tra tiến độ của dự án để báo với các bên liên quan. Việc giám sát và kiểm tra này cần đặc biệt chú trọng, bởi nhờ nó mà bạn có thể phát hiện ra những điểm chậm trễ hoặc tắc nghẽn trong luồng công việc, từ đó nhanh chóng đưa ra giải pháp tháo gỡ, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.

Bên cạnh đó, bạn cần thực hiện kiểm soát chất lượng định kỳ để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp đáp ứng được các tiêu chuẩn đã đề ra. Nếu có các vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng, đội ngũ cần xác định và sửa chữa ngay khi chúng xuất hiện.

Kiểm soát chi phí cũng là một khía cạnh không thể bỏ qua. Bạn sẽ cần theo dõi việc sử dụng ngân sách dự án một cách liên tục và cẩn trọng, đảm bảo rằng mọi số tiền chi ra đều đúng mục đích và mang lại hiệu quả, không vượt quá mức ngân sách đã được phê duyệt.

Kế hoạch quản trị rủi ro đã được đưa ra trước tại bước lập kế hoạch dự án. Lúc này, sau quá trình theo dõi và đánh giá các rủi ro thực tế, bạn có thể thực hiện điều chỉnh lại nó nếu cần thiết.

Bước 5: Kết thúc (Closing)

Giai đoạn cuối cùng, khép lại dự án, trước khi ăn mừng khi dự án đạt được thành công hoặc cảm thấy buồn vì dự án chưa đạt như kỳ vọng, bạn nên hoàn thành nốt một số công việc.

Trước tiên là đánh giá hiệu quả dự án từ tổng quan đến chi tiết từng hạng mục dự án, từng công việc. Cần xác định những thành tựu đã đạt được, những điểm yếu cần khắc phục và những “kinh nghiệm xương máu” cần lưu ý cho các dự án tiếp theo.

Sau nữa, nhà quản lý cần review kết quả công việc của từng thành viên tham gia dự án, từ các khía cạnh về ý thức trách nhiệm, chuyên môn nghiệp vụ đến cả khía cạnh năng lượng, tinh thần, thái độ hợp tác cùng đồng nghiệp. Đối với các nhân sự làm tốt cần có chế độ khen thưởng khích lệ. Còn với những nhân sự chưa đủ chuyên môn hoặc mắc các lỗi sai gây thiệt hại cho dự án, sẽ cần có biện pháp nhắc nhở và kế hoạch đào tạo phù hợp.

Và cuối cùng là quyết toán ngân sách, giải ngân cho những nhân sự đã tạm ứng chi tiêu trong dự án. 

quản lý dự án

4. Lưu ý: 5 sai lầm thường gặp khiến dự án thất bại

Trên thực tế, không phải dự án nào cũng kết thúc với sự thành công. Thậm chí trong một số lĩnh vực đặc thù, tỷ lệ dự án thành công còn thấp hơn tỷ lệ thất bại.

Một dự án có thể thất bại vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Theo quan sát và nhận định của Base, đây là các sai lầm thường gặp nhất trong quá trình thực thi và quản lý dự án. Bạn cần đặc biệt lưu ý tới chúng để tránh mắc phải sai sót không đáng có. 

4.1. Mục tiêu dự án không đủ SMART

Thông thường, mỗi dự án được đặt ra để nhằm giải quyết một hoặc một vài bài toán cụ thể. Tuy nhiên, nhiều nhà quản trị thường bỏ qua quá trình “đào sâu gốc rễ” này và đặt ra cho dự án một mục tiêu rất… tùy hứng, khiến kết quả thất bại dường như là không thể tránh khỏi.

Quay trở lại bước Lập kế hoạch dự án (Planning), hãy đảm bảo mục tiêu dự án của bạn đáp ứng được cả 5 tiêu chí của mô hình SMART.

4.2. Không đủ nguồn lực để tiếp tục dự án

Thật đáng tiếc là có nhiều dự án phải dừng lại ngang chừng vì không có đủ nguồn lực để đi tiếp: thiếu ngân sách, thiếu nhân lực, thiếu các trang thiết bị hỗ trợ,… Sai lầm này thường mắc phải do công tác dự trù nguồn lực và lên kế hoạch quản trị rủi ro không đảm bảo ngay từ đầu.

Một lần nữa, bạn cần làm tốt hơn công tác chuẩn bị trước khi triển khai dự án. Và trong một số trường hợp, khi vấn đề phát sinh có ảnh hưởng quá lớn khiến dự án bị đảo lộn và bạn không có đủ khả năng giải quyết; đừng ngại ngần tìm kiếm sự trợ giúp từ khách hàng, đội nhóm, lãnh đạo cấp trên của bạn hoặc từ doanh nghiệp.

4.3. Thiếu linh hoạt trong quá trình thực thi

Kế hoạch dự án sẽ bị “lỗi thời” nếu bạn không cập nhật thường xuyên. Vì điều kiện bối cảnh sẽ thay đổi, các cơ hội thành công và rủi ro thất bại cũng có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, dự án của bạn cần có sự linh hoạt nhất định để kịp thời phản ứng. Để làm được điều đó, hãy đọc lại phần 2 bài viết này, và thông thái lựa chọn cho mình một phương pháp quản lý dự án phù hợp.   

4.4. Kiểm soát tiến độ không chặt chẽ

Đây là một nguyên nhân thất bại thường bị các nhà quản lý dự án coi nhẹ.

Sai lầm này có thể bắt nguồn ngay từ bước xác định lộ trình dự án thiếu rõ ràng: danh sách công việc không được liệt kê đầy đủ, xác định sai độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, hoặc thậm chí các nhiệm vụ này không hề có thời hạn hoàn thành. Trong quá trình triển khai dự án, tiến độ cũng không được theo dõi và đánh giá thường xuyên, dẫn tới tình trạng chậm trễ kéo dài, khi phát hiện ra thì đã quá muộn.

Để tránh lỗi này, bên cạnh giải pháp lập kế hoạch dự án chi tiết, bạn cần đảm bảo đang thực hiện quản lý tiến độ dự án một cách chặt chẽ – tốt nhất là cập nhật tiến độ theo thời gian thực (real-time). Để làm được điều này, nếu như các công cụ truyền thống như nhắc miệng, giấy tờ, Excel, ứng dụng chat,… không đủ khả năng hỗ trợ, bạn có thể sử dụng tới các công cụ quản lý tiến độ chuyên biệt và hiện đại hơn.

4.5. Cộng tác và giao tiếp không hiệu quả

Như đã phân tích trong bài, một dự án thành công đòi hỏi phải có sự cộng tác và giao tiếp hiệu quả từ tất cả các thành viên trong đội nhóm. Nhưng trên thực tế, sẽ có nhiều trường hợp không được như bạn kỳ vọng.

Sai lầm này không hẳn 100% đến từ phía các thành viên trong đội nhóm. Có thể do điều kiện khách quan không cho phép họ được làm việc cùng nơi, cùng lúc với những người khác. Hoặc cũng có thể do họ không thể tiếp cận được đầy đủ và chính xác tới các thông tin cần thiết để phục vụ dự án.

Trường hợp này đòi hỏi bạn phải có năng lực và kinh nghiệm quản lý thực tiễn. Hãy lưu ý tới những hành động cơ bản nhưng có thể tăng cường hiệu quả teamwork, như mỗi đầu việc được giao đích xác cho chỉ một người, duy trì các cuộc họp báo cáo định kỳ, tài liệu hóa các thông tin quan trọng của dự án,… Mẹo nhỏ dành cho bạn: Một phần mềm quản lý dự án trực tuyến, với đầy đủ tính năng hỗ trợ giao tiếp và cộng tác nội bộ, có thể là “cứu cánh” cho dự án của bạn.

5. Về Base Wework – Phần mềm quản lý dự án 4.0

Base Wework là một phần mềm quản lý dự án 4.0, cho phép đội nhóm giao tiếp, cộng tác và quản lý hiệu quả trên mọi loại hình và quy mô dự án, trong điều kiện mọi lúc mọi nơi kể cả từ xa. 

phần mềm quản lý dự án
Ảnh minh họa: Giao diện Gantt chart trên phần mềm quản lý dự án Base Wework

Với Base Wework, một dự án có thể được trực quan hóa trên nhiều giao diện khác nhau: to-do list, bảng Kanban, sơ đồ Gantt hoặc lịch biểu trên Calendar. Bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch dự án, đặt thời hạn công việc, giao việc cho các thành viên và đánh giá kết quả thực hiện ngay trên phần mềm. Tiến độ thực hiện dự án luôn được cập nhật tự động và tức thời, thậm chí có khả năng cảnh báo người dùng khi công việc chậm trễ.

Về khía cạnh giao tiếp và cộng tác, Base Wework đã phát triển đầy đủ tính năng nhắn tin và bình luận trực tuyến ngay trên hệ thống. Để luồng phối hợp trơn tru hơn, phần mềm còn tích hợp thành công với hầu hết các công cụ làm việc cần thiết khác như Email, Drive, Microsoft, Calendar,…

Đặc biệt, báo cáo tự động trong Base Wework là một trong các tính năng được các nhà quản trị ưa thích nhất. Bạn sẽ luôn sở hữu trong tay hệ thống dashboard đầy đủ bao gồm báo cáo tiến độ, báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên, tỷ lệ phần trăm các công việc theo trạng thái,… Tất cả đều là những “cánh tay đắc lực” hỗ trợ cho quản lý dự án hiệu quả.

Đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm Phần mềm quản lý dự án Base Wework NGAY TẠI ĐÂY, để trở thành một nhà quản lý thức thời và hiện đại!

phần mềm quản lý dự án
Đừng quên chia sẻ bài viết hữu ích này nhé!

Nhận tư vấn miễn phí

Nhận tư vấn miễn phí từ các Chuyên gia Chuyển đổi số của chúng tôi

"Bật mí" cách để bạn tăng tốc độ vận hành, tạo đà tăng trưởng cho doanh nghiệp của mình với nền tảng quản trị toàn diện Base.vn

  • Trải nghiệm demo các ứng dụng chuyên sâu được "đo ni đóng giày" phù hợp nhất với bạn.
  • Hỗ trợ giải quyết các bài toán quản trị cho doanh nghiệp ở mọi quy mô & từng lĩnh vực cụ thể.
  • Giải đáp các câu hỏi, làm rõ thắc mắc của bạn về triển khai, go-live, sử dụng và support

Đăng ký Demo

This will close in 2000 seconds