Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý dự án khác nhau về tính năng, mô hình giá cũng như mục đích sử dụng. Vì vậy, việc tìm ra một giải pháp phù hợp với doanh nghiệp có thể khá phức tạp. Trong bài viết này, Base Blog sẽ giới thiệu cho doanh nghiệp danh sách 15 phần mềm quản lý dự án miễn phí và trả phí tốt nhất trong năm 2024. Chúng tôi sẽ phân tích sâu vào giá trị cốt lõi, ưu nhược điểm và chi phí của từng sản phẩm.
1. Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dự án và theo dõi tiến độ thực hiện dự án. Mục tiêu là đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và phạm vi ngân sách đã đề ra.
Phần mềm quản lý dự án có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề, bao gồm: xây dựng, phát triển phần mềm, tiếp thị (marketing), tổ chức sự kiện, y tế, giáo dục, và nông nghiệp.
2. Các tính năng quan trọng của một phần mềm quản lý dự án
Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, các nhà cung cấp phần mềm không ngừng nghiên cứu và sáng tạo ra các giải pháp quản lý dự án thông minh hơn và tiên tiến hơn cho doanh nghiệp. Về cơ bản, một phần mềm quản lý dự án được xem là hữu ích khi hội tụ các chức năng chính như sau:
Quản lý tổng quan dự án:
- Tạo các dự án mới
- Theo dõi thông tin tổng quan toàn bộ dự án
- Quản lý thông tin chi tiết từng dự án
Quản lý nguồn lực dự án:
- Phân công nhiệm vụ, quyền hạn của nhân sự trong dự án
- Quản lý tài liệu, thông tin đầu vào của dự án
- Gán nhân sự vào từng dự án cụ thể
Lập kế hoạch và quản lý công việc trong dự án:
- Tạo nhiệm vụ và giao việc cho nhân sự
- Theo dõi và quản lý kết quả công việc
- Quản lý và tương tác với nhân sự mọi lúc, mọi nơi
Quản lý tiến độ dự án:
- Xây dựng lộ trình thực hiện dự án
- Cập nhật và theo dõi tiến độ dự án từ xa
- Xử lý và khắc phục sự cố vào bất kỳ thời điểm nào
Báo cáo dự án:
- Báo cáo tiến trình và kết quả đạt được của dự án từ nhiều khía cạnh’
- Tạo báo cáo công việc của cá nhân, phòng ban theo tuần, quý và năm
- Kiểm soát toàn bộ báo cáo của nhân viên, phòng ban
Nhìn chung, các chức năng của phần mềm quản lý dự án cần giúp chủ doanh nghiệp, nhân viên nội bộ và các bên liên quan có thể kiểm soát, đốc thúc và đưa ra quyết định về dự án trên một hệ thống duy nhất từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý dự án cho đội nhóm, doanh nghiệp
Để lựa chọn được phần mềm triển khai dự án phù hợp với nhu cầu và ngân sách, doanh nghiệp cần lưu ý một số tiêu chí như sau:
3.1 Tính năng của phần mềm phù hợp với nhu cầu quản lý và tính chất của dự án
Một phần mềm quản lý dự án được tích hợp nhiều tính năng hiện đại và cao cấp chưa hẳn là sự lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp. Đôi khi, đây có thể là một sự lãng phí. Các tính năng không cần “quá nhiều”, mà chỉ cần “đủ” để đáp ứng nhu cầu triển khai dự án của đội nhóm và doanh nghiệp.
Một số tính năng quan trọng đã được đề cập ở trên. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai, hãy xem xét một số tác vụ nâng cao khác, chẳng hạn như tích hợp dữ liệu với các công cụ ngoài, hoặc trực quan hóa báo cáo dưới nhiều định dạng biểu đồ.
3.2 Giao diện phần mềm dễ sử dụng
Với một phần mềm quản lý dự án dễ sử dụng, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm. Đồng thời, nhân viên có thể nhanh chóng làm quen với phần mềm và giảm thiểu sai sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
Với mỗi tổ chức có sự đa dạng về độ tuổi và trình độ sử dụng công nghệ, doanh nghiệp cần dựa vào mức độ kỹ năng chung để chọn lựa phần mềm dự án phù hợp nhất.
3.3 Giá thành của phần mềm hợp lý
Không thể phủ nhận, giá cả là một trong những vấn đề quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý dự án. Ngoài việc dự toán nguồn lực tài chính, doanh nghiệp cũng cần dành thời gian để so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp khác nhau và xem xét liệu các lợi ích mà phần mềm mang lại có xứng đáng với số tiền chi trả hay không.
Hiện nay, một số mô hình giá (Pricing Model) phổ biến cho phần mềm quản lý dự án bao gồm:
- Giá cố định (Fixed Price): Doanh nghiệp trả một khoản tiền cố định để sử dụng phần mềm.
- Giá theo số lượng người dùng (Per User): Giá phần mềm phụ thuộc vào số lượng người dùng mỗi tháng hoặc mỗi năm.
- Giá theo mô-đun (Module-based): Nhà cung cấp phân chia phần mềm thành các mô-đun hoặc tính năng riêng lẻ, và doanh nghiệp chỉ trả tiền cho những mô-đun mà mình cần sử dụng.
- Giá theo quy mô dự án (Project-based): Giá được tính dựa trên quy mô và phạm vi của dự án. Các dự án lớn hoặc phức tạp thường yêu cầu chi phí cao hơn.
- Giá theo dịch vụ (Service-based): Doanh nghiệp trả tiền cho các dịch vụ hỗ trợ, đào tạo, hoặc tùy chỉnh đặc biệt của nhà cung cấp.
Mỗi mô hình giá có ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với các yêu cầu và điều kiện kinh doanh khác nhau.
3.4 Khả năng bảo mật dữ liệu của phần mềm
Các doanh nghiệp cung cấp phần mềm cần đảm bảo mức độ bảo mật thông qua nhiều biện pháp, bao gồm mã hóa, xác thực người dùng, kiểm soát truy cập, và sao lưu dữ liệu.
Khả năng bảo vệ thông tin có tác động trực tiếp đến bí mật kinh doanh và khách hàng của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không nên bỏ qua yếu tố này khi chọn lựa phần mềm quản lý công việc và dự án.
3.5 Mức độ hỗ trợ nhanh chóng từ nhà cung cấp
Bất kể loại hình phần mềm nào, sự cố kỹ thuật trong quá trình sử dụng là điều không thể tránh khỏi. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên hợp tác với nhà cung cấp sẵn sàng giải đáp và hỗ trợ khách hàng 24/7. Và đặc biệt, trong giai đoạn mới bắt đầu thiết lập và sử dụng phần mềm, sẽ cần nhà cung cấp cử người hoặc bộ phận hỗ trợ triển khai và đào tạo cho doanh nghiệp.
Điều này cũng trở thành một hạn chế nếu doanh nghiệp chọn lựa các phần mềm nước ngoài, do không được hỗ trợ triển khai trực tiếp, và thời gian và công đoạn phản hồi có thể bị gián đoạn bởi sự chênh lệch về múi giờ.
4. Top 15 phần mềm quản lý dự án miễn phí + trả phí tốt nhất 2024
4.1 Phần mềm quản lý dự án Base Wework
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc đội nhóm làm việc theo mô hình liên chức năng.
Chấm điểm: 9.3/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Đáp ứng giao diện hiện đại, hỗ trợ tốt cho việc quản lý dự án từ tổng quan tới chi tiết – Tích hợp đa dạng các công cụ làm việc của bên thứ ba – Niêm yết giá phải chăng hơn các sản phẩm quốc tế – Hỗ trợ khách hàng nhanh chóng | – Khả năng kiểm soát tài chính, ngân sách dự án còn hạn chế – Chưa hỗ trợ công cụ điều phối danh mục đầu tư dự án nâng cao như các sản phẩm quốc tế |
Phần mềm Base Wework là sản phẩm đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng được tinh hoa của các mô hình quản lý dự án và công việc nổi tiếng trên thế giới. Hiện phần mềm được tin dùng bởi hơn 9000 doanh nghiệp khách hàng thuộc mọi lĩnh vực và quy mô, khẳng định vị thế hàng đầu trong danh sách các công cụ quản lý.
Tính năng nổi bật:
- Lập kế hoạch và theo dõi quá trình thực hiện dự án: Lập kế hoạch trọn vẹn cho một dự án, từ danh sách công việc tới phân bổ thời hạn, nhân lực phụ trách cho từng công việc. Mỗi dự án có thể được theo dõi tiến độ và chi tiết quá trình thông qua nhiều giao diện như dạng To-do list, Gantt chart, bảng Kanban,…
- Cộng tác toàn diện: Hỗ trợ cộng tác đa chiều giữa các bên liên quan trong dự án. Mỗi thay đổi diễn ra như giao việc, nhắc việc, cảnh báo chậm trễ, cập nhật kết quả, đánh dấu hoàn thành, điều chỉnh deadline, bình luận trao đổi,… đều được phần mềm gửi thông báo tức thời.
- Báo cáo tổng quan và chi tiết: Thể hiện tất cả các dự án doanh nghiệp theo dõi. Trong từng dự án lại có báo cáo tổng quan về tiến độ, trạng thái dự án hoặc hiệu suất làm việc của từng thành viên. Các dữ liệu thống kê và biểu đồ được thiết kế trực quan theo phương pháp luận khoa học, điển hình là ma trận Eisenhower (phân loại công việc theo 4 mức độ khẩn cấp và quan trọng)
- Phân quyền sử dụng: Mỗi dự án có thể được phân quyền sử dụng cho từng chức năng và đối tượng khác nhau, bao gồm project manager (người quản lý dự án), các thành viên nội bộ và khách hàng (guest).
- Tích hợp linh hoạt: Hệ thống API mở dễ dàng tích hợp với hầu hết các ứng dụng làm việc phổ biến, chẳng hạn như: Microsoft, Email, Google Drive, Calendar,… và hàng chục phần mềm khác trong hệ sinh thái Base Platform.
Chi phí sử dụng: Nhìn chung, giá thành của Base Wework khá phải chăng, phù hợp với nhiều phạm vi ngân sách của doanh nghiệp. Hơn nữa, dù doanh nghiệp lựa chọn gói dịch vụ nào thì cũng có thể sử dụng tất cả các tính năng của phần mềm.
- Gói Starter: 1.000.000 VNĐ/tháng dành cho 30 tài khoản;
- Gói Growth: 2.000.000 VNĐ/tháng dành cho 60 tài khoản;
- Đặc biệt, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nâng cấp gói sử dụng với chi phí chỉ từ 30.000 VNĐ/tài khoản.
Xem thêm: Review chi tiết: Top 12 phần mềm OKR tại Việt Nam và quốc tế
4.2 monday.com
Phù hợp nhất với các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc có ngân sách hạn chế.
Chấm điểm: 9.2/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Gói miễn phí trọn đời dành cho tối đa 2 người dùng – Bảng điều khiển hiện đại, trực quan và sinh động – Tính tùy chỉnh cao – Hơn 200 template quản lý dự án | – Các gói giá phức tạp do tính phí theo số lượng người dùng – Agile sprints hơi cồng kềnh – Cần tài khoản Pro để theo dõi thời gian |
Monday.com là công cụ hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất của dự án. Bằng cách tập hợp toàn bộ thông tin công việc vào một nền tảng duy nhất, monday.com giúp tối ưu hóa việc quản lý mục tiêu, chiến lược và các kế hoạch hành động cần thiết để đạt được hiệu quả cao nhất.
Tính năng nổi bật:
- Phân công vai trò: Cho phép nhà quản lý chỉ định vai trò cụ thể cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo mỗi cá nhân có quyền truy cập vào các tính năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của họ; dễ dàng theo dõi ai đảm nhận nhiệm vụ nào, giúp mọi người có trách nhiệm và tránh nhầm lẫn về phạm vi công việc.
- Timelines: Cung cấp biểu đồ trực quan về dòng thời gian của dự án, giúp dễ dàng nhìn thấy các ngày quan trọng, cột mốc và thời hạn; điều chỉnh dòng thời gian, thêm hoặc xóa nhiệm vụ và tổ chức lại lịch trình dự án để phù hợp với sự thay đổi của hoàn cảnh. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp biểu đồ Gantt.
- Tích hợp phần mềm: Tích hợp với Slack, Trello, Dropbox và Google Drive; giúp doanh nghiệp kết hợp các công cụ hiện có vào quy trình làm việc quản lý dự án, tăng năng suất, mở rộng chức năng và đơn giản hóa quy trình.
- Dependency: Cài đặt một nhiệm vụ chỉ có thể bắt đầu khi nhiệm vụ trước đó đã hoàn thành; đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành theo trình tự, giúp tránh trùng lặp và chậm trễ.
- Quản lý tài chính: Cung cấp công cụ quản lý ngân sách cho phép người dùng theo dõi chi phí dự án, giám sát việc sử dụng nguồn lực và đặt giới hạn ngân sách; thiết lập cảnh báo khi chi phí vượt quá một ngưỡng nhất định.
Chi phí sử dụng: Monday.com có giá khởi điểm từ 24 USD mỗi tháng cho 3 người dùng và sẽ tăng dần lên tùy thuộc vào kế hoạch và quy mô nhóm của doanh nghiệp. Đối với nhóm trên 40 người dùng, doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp tư vấn để nhận được mức giá phù hợp nhất.
4.3 GanttPRO
Phù hợp nhất với công ty nhỏ và hộ kinh doanh.
Chấm điểm: 9.1/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện người dùng dễ sử dụng và thân thiện – Hỗ trợ 1:1 dễ dàng thông qua Calendly – Cung cấp tài liệu đào tạo và trung tâm học tập hữu ích- Giá cả cạnh tranh | – Cần có tài khoản Business để theo dõi các nhiệm vụ quá hạn |
GanttPRO là một nền tảng quản lý dự án linh hoạt, giúp tổ chức các nhiệm vụ phức tạp thành một hình thức trực quan hơn. Nền tảng này tập trung chủ yếu vào biểu đồ Gantt, một công cụ quản lý dự án phổ biến để minh họa mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động và nhiệm vụ.
Tính năng nổi bật:
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên: Cung cấp nhiều cách thức gán nhiệm vụ, chẳng hạn như thêm thành viên mới từ tab People, Team hoặc Resources.
- Theo dõi thời gian của dự án: Hiển thị rõ ràng các dòng thời gian của dự án và cũng cho phép người dùng chọn ngày hoặc khoảng thời gian cụ thể để xem các nhiệm vụ của dự án.
- Tích hợp: Kết hợp với các ứng dụng như Slack và Microsoft Teams cho gói Basic và PRO, và với Jira Cloud và API cho gói Business và cao hơn.
Chi phí sử dụng: GanttPRO không có phiên bản miễn phí, nhưng doanh nghiệp có thể trải nghiệm thử các gói dịch vụ trước khi chọn mua chính thức. Phiên bản trả phí của GanttPRO có giá khởi điểm từ 7.99 USD/người dùng mỗi tháng.
4.4 Asana
Phù hợp nhất với các công ty nhỏ hoặc quản lý dự án theo mô hình Agile.
Chấm điểm: 9.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp phiên bản Miễn phí với toàn bộ các tính năng quan trọng, bao gồm cả tự động hóa – Báo cáo trạng thái dự án – Tích hợp với Zoom, GitHub và nhiều ứng dụng khác | – Tương đối đắt hơn các phần mềm quản lý dự án khác – Cần cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng |
Asana, một trong những ứng dụng quản lý dự án hàng đầu hiện nay, cung cấp nhiều chế độ xem linh hoạt phù hợp với mọi thành viên trong nhóm. Điều đặc biệt, Asana còn hỗ trợ nhiều tính năng tự động hóa và tích hợp, giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhóm dự án.
Tính năng nổi bật:
- Gán nhiệm vụ: Cho phép người dùng gán vai trò và trách nhiệm cho các thành viên nhóm một cách dễ dàng: phân công nhiệm vụ, đặt deadline và tạo các công việc con để phân rã dự án thành các phần nhỏ hơn.
- Dòng thời gian (Timelines): Hiển thị deadline và sự phụ thuộc của dự án một cách trực quan và dễ hiểu, giúp người dùng điều chỉnh ngày và cột mốc một cách linh hoạt, đảm bảo dự án diễn ra đúng kế hoạch. Asana cũng hỗ trợ biểu đồ Gantt.
- Tích hợp: Có khả năng kết nối dữ liệu với nhiều phần mềm khác, chẳng hạn như Slack, Google Drive và Microsoft Teams, hỗ trợ nhóm chia sẻ tệp tin và giao tiếp thuận tiện hơn.
- Quản lý ngân sách: Hỗ trợ quản lý chi phí thời gian thực, thiết lập ngân sách cho từng dự án hoặc điều chỉnh khi cần thiết.
Chi phí sử dụng: Asana cung cấp 5 gói dịch vụ, bao gồm 3 gói dành cho cá nhân và nhóm nhỏ; và 2 gói dành cho doanh nghiệp:
- Gói Personal: miễn phí cho tối đa 5 người dùng;
- Gói Starter: 10.99 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng năm, nếu không sẽ là 13.49 USD/tháng;
- Gói Advanced: 24.99 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng năm, nếu không sẽ là 30.49 USD/tháng;
- Gói Enterprise và Enterprise Plus: Nhà cung cấp sẽ báo giá trong quá trình tư vấn doanh nghiệp.
4.5 Jira Software
Phù hợp nhất với các dự án phát triển sản phẩm.
Chấm điểm: 8.8/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp bảng Scrum giúp các nhóm thực hiện phương pháp Agile một cách hiệu quả – Dễ dàng xác định, theo dõi và ghi lại lỗi – Bảo mật cao và đáng tin cậy | – Giao diện khó sử dụng với những người không chuyên công nghệ – Thiếu các biểu đồ Gantt hoặc chế độ xem dòng thời gian khác – Hạn chế trong việc hợp tác với bên khác ngoài doanh nghiệp |
Jira Software là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Atlassian dành cho các nhóm Agile. Ban đầu, Jira được ra mắt dưới dạng một phần mềm theo dõi lỗi riêng biệt. Sau này, phần mềm đã được cải tiến và trở thành một bộ giải pháp quản lý công việc đầy đủ, hỗ trợ sự hợp tác giữa các nhóm và các thành viên của nhóm.
Tính năng nổi bật:
- Tùy chỉnh quản lý dự án: Cung cấp các chế độ xem linh hoạt giúp người dùng dễ dàng xây dựng quy trình làm việc phù hợp với cách làm việc của đội dự án.
- Phối hợp dự án qua các nhóm: Từ các công việc hàng ngày đến các dự án phức tạp đòi hỏi sự hợp tác giữa nhiều nhóm chức năng, Jira giúp người dùng xác định các phụ thuộc, theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định nhanh chóng để dự án diễn ra một cách liền mạch.
- Báo cáo đa nhóm: Các báo cáo và bảng dashboard tiêu chuẩn cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án, đảm bảo đội nhóm luôn sẵn sàng và được chuẩn bị nguồn lực tốt nhất để thành công.
- Tích hợp với đa dạng công cụ: Khả năng tích hợp mạnh mẽ, cho phép kết nối dữ liệu với hơn 3.000 ứng dụng thuộc hơn 35 lĩnh vực khác nhau.
Chi phí sử dụng: Jira cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn bảng giá dựa trên tính năng:
- Gói Free: miễn phí vô thời hạn cho 10 người dùng, là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm đơn lẻ có nhu cầu quản lý công việc cơ bản;
- Gói Standard: 8.15 USD/người dùng/tháng, thích hợp cho việc quản lý một dự án với quy trình đơn giản;
- Gói Premium: 16 USD/người dùng/tháng, có thể tạo nhiều dự án với các tính năng quản lý tiên tiến;
- Gói Enterprise: tính phí trên nhu cầu sử dụng, chỉ hỗ trợ thanh toán theo năm.
4.6 Zoho Projects
Phù hợp nhất với nhu cầu tích hợp.
Chấm điểm: 8.8/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Kết nối với tất cả các ứng dụng của Zoho và các phần mềm phổ biến khác – Cung cấp gói miễn phí – Niêm yết giá phải chăng – Không yêu cầu số lượng người dùng tối thiểu | – Yêu cầu người dùng phải tạo mẫu dự án – Hỗ trợ khách hàng còn hạn chế – Không gian lưu trữ hạn chế (có thể cần tích hợp) |
Zoho Projects là một ứng dụng quản lý dự án trên nền tảng đám mây, được sử dụng bởi 200.000+ doanh nghiệp trên toàn cầu. Tính năng tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho cũng như bên thứ ba giúp Zoho Projects trở thành sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp mong muốn mở rộng và nâng cấp phần mềm của mình.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý và lập kế hoạch: Hỗ trợ nhiều hình thức quản lý công việc, bao gồm danh sách công việc, bảng Kanban và biểu đồ Gantt; theo dõi thời gian cho mục đích thanh toán và quản lý nhóm.
- Lưu trữ tài liệu dự án: Cung cấp một bảng lưu trữ tệp trung tâm để toàn bộ nhóm có thể truy cập tài nguyên, tài liệu và hình ảnh.
- Hỗ trợ cộng tác: Ghi bình luận hoặc kèm theo chia sẻ tệp để hỗ trợ cộng tác và thảo luận trong nhóm.
- Quản lý ngân sách: Zoho Projects không bao gồm tính năng quản lý ngân sách, tuy nhiên doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ khác của Zoho như Zoho Books và Zoho Invoice cho các chức năng này.
Chi phí sử dụng: So với nhiều phần mềm quản lý dự án khác, giá cả của Zoho Projects tương đối “dễ chịu” khi khởi điểm là 5 USD/người dùng/tháng. Nếu doanh nghiệp thanh toán theo năm thì giá bắt đầu từ 4 USD/người dùng/tháng.
4.7 Microsoft Project
Phù hợp với mọi quy mô dự án, đặc biệt là các dự án đang sử dụng các phần mềm khác của Microsoft.
Chấm điểm: 8.7/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Thừa hưởng danh tiếng từ thương hiệu Microsoft – Có giao diện dễ sử dụng và quen thuộc như các công cụ MS khác – Kiểm soát và điều chỉnh tốt các nguồn tài nguyên của dự án | – Thiếu tính linh hoạt, có thể khiến hoạt động quản lý trở nên máy móc – Dễ khiến nhân sự bị động và phải phụ thuộc vào kế hoạch ban đầu |
Microsoft Project được biết đến là một phần mềm quản lý dự án đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và xuyên suốt mọi phân đoạn của dự án từ nhỏ đến lớn.
Tính năng nổi bật:
- Bảng điều khiển (dashboard) trực quan: Các công việc của dự án được sắp xếp logic và rõ ràng theo nhân sự, thời gian bắt đầu hoặc hoàn thành. Người dùng có thể xem kế hoạch tổng thể dưới dạng Bar chart hoặc Gantt chart, và nhận biết các hạng mục chậm trễ qua cảnh báo màu sắc.
- Hỗ trợ tối ưu hóa nguồn lực cho dự án: Người lập kế hoạch có thể sắp xếp các công việc nối tiếp hoặc song song, cũng như phát hiện nhiệm vụ trùng lặp. Điều này giúp phân bổ nguồn lực tối ưu mà không ảnh hưởng đến kế hoạch tổng thể của dự án.
- Tích hợp liền mạch với Microsoft Teams: Sự kết hợp giữa hai ứng dụng này nâng cao tính toàn diện và tương tác trong quản lý dự án và cộng tác, cho phép các thành viên chia sẻ tệp dữ liệu, trò chuyện, và họp mặt trên cùng một hệ thống.
Chi phí sử dụng: Để sử dụng phần mềm Microsoft Project, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai theo hai hình thức: (1) cloud-based (trên nền tảng điện toán đám mây) hoặc (2) on-premise (triển khai tại chỗ).
- Với giải pháp cloud-based, doanh nghiệp có thể chọn các gói dịch vụ: Essentials; Professional; và Premium với chi phí lần lượt: 7; 30; và 55 USD/tài khoản/tháng.
- Với giải pháp on-premise, Microsoft Project đưa ra các sự lựa chọn: Standard; Professional với chi phí tương ứng: 589.99; 1179.98 USD.
Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm chi phí hỗ trợ và bảo trì định kỳ trong quá trình sử dụng phần mềm.
4.8 ClickUp
Phù hợp nhất với mô hình quản lý Agile.
Chấm điểm: 8.7/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Gói Miễn phí mạnh mẽ – Biểu đồ Gantt không giới hạn – Trò chuyện thời gian thực | – Đường cong học tập cao – Ứng dụng trên Android còn lỗi – Thiếu bảng thông báo dự án |
ClickUp là nền tảng quản lý dự án lý tưởng cho cá nhân, nhóm nhỏ và doanh nghiệp, giúp lập kế hoạch, phân công và theo dõi công việc một cách hiệu quả. Nền tảng này cung cấp nhiều tính năng đa dạng như quản lý nhiệm vụ, lưu trữ tài liệu, trò chuyện, thiết lập mục tiêu, bảng trắng, tự động hóa và bảng điều khiển.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ hợp tác nhóm: Giúp các nhóm duy trì kết nối và đồng bộ về mục tiêu, cho các thành viên bình luận, chỉnh sửa và làm việc cùng nhau tại 1 nơi duy nhất.
- Quản lý nhiệm vụ: Phân chia không gian làm việc thành các thư mục và danh sách, giúp nhà quản lý gán nhiệm vụ có thời hạn, hoặc phân nhiệm vụ chính thành các nhiệm vụ con và theo dõi tiến độ của chúng.
- Quản lý thời gian: Cung cấp các công cụ tiết kiệm thời gian như máy theo dõi thời gian và ước lượng thời gian, giúp người dùng theo dõi thời gian dành cho mỗi dự án.
- Mục tiêu: Cho phép người dùng tạo mục tiêu tổng quát và chia nhỏ thành các mục tiêu cụ thể.
- Chế độ xem: Cung cấp các chế độ xem đa dạng như danh sách, lượng công việc và bản đồ tư duy giúp các thành viên hiểu rõ hơn về công việc của bản thân.
Chi phí sử dụng: Giá của ClickUp phụ thuộc vào gói dịch vụ doanh nghiệp chọn và hình thức thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. Gói ClickUp Unlimited hàng năm bắt đầu từ 7 USD/người dùng/tháng. Trong khi đó, gói Business của ClickUp sẽ có giá 12 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng năm.
4.9 Trello
Phù hợp nhất với các dự án của công ty nhỏ hoặc hợp tác với freelancer.
Chấm điểm: 8.6/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp gói Miễn phí với nhiều tính năng quan trọng – Giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng – Nhanh chóng gán nhân sự vào từng nhiệm vụ cụ thể | – Phụ thuộc nhiều vào bảng Kanban, không phải ai cũng phù hợp với hình thức quản lý dự án này – Khó khăn khi cần theo dõi nhiều dự án cùng một lúc – Gói miễn phí chỉ cho phép tải lên các file dữ liệu có dung lượng dưới 10MB |
Trello là một công cụ quản lý dự án phổ biến, áp dụng phương pháp quản lý Kanban. Tính linh hoạt của giao diện trên máy tính và ứng dụng di động giúp Trello trở thành lựa chọn lý tưởng cho các dự án đơn giản trong các đội nhóm nội bộ hoặc cộng tác viên (freelancer).
Tính năng nổi bật:
- Cung cấp nhiều chế độ xem: Theo dõi dự án của nhóm từ mọi góc độ với các chế độ xem bảng, dòng thời gian, lịch, bảng điều khiển, bản đồ và không gian làm việc.
- Có nhiều Power-Ups (Tiện ích bổ sung): Thêm các Power-Ups nổi bật như Card Repeater, Slack, Jira, Gmail, Microsoft Teams, và Google Drive.
- Tùy chỉnh được nhiều template: Sao chép và tùy chỉnh các template từ Trello Community, bao gồm các danh mục: kinh doanh, thiết kế, giáo dục, kỹ thuật, tiếp thị, quản lý dự án và làm việc từ xa.
- Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Trello cung cấp 186 tích hợp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình làm việc với các ứng dụng quen thuộc hoặc khám phá các ứng dụng mới có nhiều tiện ích hơn.
Chi phí sử dụng: Có 4 cấp độ giá dành cho Trello, bao gồm 1 gói Free và 3 gói trả phí (Standard; Premium; và Enterprise). Giá của các gói trả phí dao động từ 5 đến 17.50 USD/người dùng/tháng.
4.10 Smartsheet
Phù hợp nhất với nhu cầu tự động hóa luồng công việc.
Chấm điểm: 8.5/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Hoạt động mạnh mẽ và có khả năng tùy chỉnh cao – Cung cấp gói miễn phí vĩnh viễn và các gói trả phí khá hợp lý – Cung cấp công cụ phân tích và báo cáo linh hoạt | – Khó có thể thành thạo cách sử dụng ngay lập tức – Yêu cầu sử dụng các tiện ích bổ sung cho việc theo dõi thời gian và quản lý tài nguyên – Không cập nhật thông tin theo thời gian thực ở một số trang |
Smartsheet có giao diện tương tự như bảng tính Google Sheets hoặc Microsoft Excel nhưng mạnh mẽ hơn rất nhiều, cho phép thực hiện nhiều tác vụ hơn, có thể tùy chỉnh để quản lý dự án, theo dõi ngân sách, chiến dịch và hợp tác trong nhóm một cách hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Phân quyền chặt chẽ: Smartsheet có bốn vai trò người dùng được định trước: quản trị viên, chủ sở hữu, biên tập viên và người xem – với một bộ quyền truy cập cụ thể có thể được tùy chỉnh theo yêu cầu của dự án hoặc nhóm. Người dùng cũng có thể chia sẻ bảng tính với các đơn vị cộng tác bên ngoài, như khách hàng hoặc nhà cung cấp, bằng cách xác định vai trò và phân quyền truy cập, thiết lập ngày hết hạn truy cập hoặc mật khẩu để tăng cường bảo mật.
- Biểu đồ Gantt: Cho phép nhà quản lý dự án theo dõi nhiệm vụ, cột mốc và lịch trình dự án. Với giao diện kéo và thả, người dùng có thể tạo các mối quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ và lập lịch trình dự án phức tạp chỉ trong vài cú nhấp chuột.
- Tích hợp: Kết nối với nhiều công cụ của bên thứ ba như Microsoft Office, Google Workspace, Slack và Salesforce. Các gói Business và Enterprise của Smartsheet còn cung cấp tích hợp với Brandfolder, Adobe Creative Cloud, Tableau và Power BI.
Chi phí sử dụng: Smartsheet cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá linh hoạt và bản dùng thử miễn phí 30 ngày:
- Gói Free: Hoàn toàn không mất phí dành cho người dùng cá nhân
- Gói Pro: Chỉ 7 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng năm hoặc 9 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng tháng
- Gói Business: 25 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng năm hoặc 32 USD/người dùng/tháng khi thanh toán hàng tháng.
4.11 Wrike
Phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng bộ công cụ trí tuệ nhân tạo.
Chấm điểm: 8.4/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Tập trung vào sự đơn giản và dễ sử dụng – Kết nối với 400+ công cụ, như là Google Drive, Chrome, Gmail, Box và Dropbox. – Áp dụng nhiều phương pháp bảo mật như mã hóa hai lần, xác thực người dùng và quyền truy cập theo vai trò. – Hỗ trợ người dùng toàn cầu 24/7 | – Thiếu công cụ lập ngân sách và tạo hóa đơn – Có thể đắt đỏ đối với các đội nhóm quy mô nhỏ |
Wrike là một nền tảng cộng tác và quản lý dự án lý tưởng cho các đội nhóm từ 10 đến 15 thành viên. Vào năm 2014, Wrike đã được Gartner, công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ, vinh danh là “Nhà cung cấp xuất sắc” trong lĩnh vực Phần mềm xã hội và Hợp tác.
Tính năng nổi bật:
- Nâng cao khả năng hiển thị và sự đồng nhất: Đồng bộ hóa các nhóm và phòng ban bằng cách tập trung toàn bộ công việc trên một nền tảng; tùy chỉnh quy trình làm việc, thay đổi chế độ hiển thị không gian làm việc theo nhu cầu của các nhóm, đồng thời hiển thị quá trình cộng tác 360 độ.
- Hỗ trợ nhiệm vụ hành chính: Tự động hóa quy trình làm việc cho các nhiệm vụ hành chính thường nhật như các quy trình phê duyệt tự động, biểu mẫu yêu cầu, các bản thiết kế lặp lại,… để đội nhóm có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
- Quản lý tiến độ dự án trực quan: Cung cấp nhiều góc nhìn khác nhau về tiến độ dự án, điển hình là dạng biểu đồ Gantt và bảng Kanban.
Chi phí sử dụng: Tương tự các đối thủ trong lĩnh vực quản lý dự án, Wrike cung cấp nhiều gói dịch vụ để doanh nghiệp có thể tìm được sự lựa chọn phù hợp nhất, bao gồm 5 gói: Free; Team; Business; Enterprise; và Pinnacle. Trong đó, gói được chọn mua nhiều nhất là Business, với chi phí là 24.80 USD/người dùng/tháng.
4.12 Hive
Phù hợp nhất với nhu cầu quản lý dự án cùng các bên đối tác.
Chấm điểm: 8.3/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Có thể tùy chỉnh và kết hợp các tính năng của giải pháp quản lý khác – Theo dõi thời gian và quản lý ngân sách dự án – Cung cấp nhiều lựa chọn giá cả – Phản hồi khách hàng nhanh chóng | – Có thể gặp sự cố hoặc vấn đề trên một số tính năng – Khó khăn trong việc tạo và sửa đổi lịch trình – Thiếu ứng dụng hoặc tiện ích bổ sung trên máy tính, người dùng phải luôn mở một tab để nhận thông báo |
Hive là nền tảng quản lý dự án “mang tính dân chủ” đầu tiên trên thế giới – được phát triển dựa trên phản hồi từ cộng đồng người dùng trên Diễn đàn của nhà cung cấp. Với cách bố trí dự án linh hoạt, tích hợp email, quản lý nguồn lực, tin nhắn nhóm và chia sẻ tệp, Hive kết nối mọi khía cạnh của công việc một cách dễ dàng và hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Hệ thống tin nhắn tích hợp: Bảng tin tin nhắn của Hive được tích hợp với bảng điều khiển của công cụ, cho phép các thành viên trò chuyện riêng tư hoặc tạo nhóm một cách dễ dàng; sử dụng “@” để đề cập đến các thành viên khác.
- Tăng cường giao tiếp nhóm: Người dùng có thể thêm các ứng dụng trò chuyện như Slack, Skype và Google Hangouts vào trong bảng điều khiển của Hive; dễ dàng xác định các đoạn trò chuyện theo từ khóa hoặc người nhận.
- Tùy chọn bố cục quản lý dự án: Mỗi thành viên có thể tùy chỉnh cách xem lịch trình dự án, như bảng Kanban, biểu đồ Gantt, danh sách, hoặc lịch; sử dụng chế độ xem trạng thái để hình dung những công việc đã hoàn thành và những gì còn lại phải hoàn thành.
- Công cụ kiểm chứng và phê duyệt: Thay vì gửi email và tệp đính kèm rồi yêu cầu người khác phê duyệt, người dùng chỉ cần thêm tệp vào Hive và yêu cầu thành viên nhóm hoặc đối tác phê duyệt trực tiếp trong phần mềm. Khi nhấp vào, họ sẽ được dẫn đến tệp cần phê duyệt, nơi họ có thể chọn phê duyệt hoặc yêu cầu sửa đổi.
Chi phí sử dụng: Hive cung cấp 3 gói sử dụng như sau:
- Hive Free: Sử dụng miễn phí không giới hạn cho nhóm có tối đa 10 thành viên;
- Hive Starter: Chỉ 5 USD/người/tháng khi thanh toán hàng năm (hoặc 7 USD/người/tháng khi thanh toán hàng tháng).
- Hive Teams: Chỉ 12 USD/người/tháng khi thanh toán hàng năm (hoặc 16 USD/người/tháng khi thanh toán hàng tháng), bao gồm các tính năng bổ sung.
4.13 Bitrix24
Phù hợp nhất với nhu cầu quản lý CRM kết hợp quản lý dự án và tiếp thị.
Chấm điểm: 8.2/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp 30 ngày dùng thử miễn phí – Tích hợp chức năng quản lý khách hàng, tiếp thị và dự án trong cùng 1 nền tảng – Hỗ trợ tính năng gửi email tiên tiến – Cung cấp 2 phiên bản phần mềm: cloud-based và on-premised – Tích hợp đa ngôn ngữ | – Kém trực quan hoặc thân thiện với người dùng, đòi hỏi thời gian dài để đào tạo – Hạn chế tương tác, trao đổi giữa các thành viên – Đắt hơn so với các đối thủ cùng phân khúc |
Bitrix24 là một nền tảng CRM hỗ trợ quản lý công việc và dự án có nguồn gốc từ Hoa Kỳ. Với giao diện đa ngôn ngữ (trong đó có tiếng Việt) trực quan và hơn 35 công cụ mạnh mẽ, Bitrix24 giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý khách hàng, tăng cường hiệu suất cộng tác và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý quan hệ khách hàng: Theo dõi cơ hội tiềm năng và theo dõi pipeline bán hàng; cung cấp các báo cáo tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp tập trung vào thông tin quan trọng nhất và đưa ra quyết định bán hàng sáng suốt hơn.
- Marketing: Cho phép người dùng tạo các chiến dịch tiếp thị qua email, bao gồm các mẫu tùy chỉnh, khả năng lên lịch gửi và tự động hóa tác vụ.
- Tổng đài ảo: Tích hợp đa kênh giao tiếp
,bao gồm: các biểu mẫu web, chat trực tiếp, điện thoại, hệ thống đáp ứng thoại tương tác (IVR), video call, email và mạng xã hội trên cùng hệ thống. - Quản lý công việc: Cho phép người dùng giao và tự động hóa các nhiệm vụ dưới dạng bảng Kanban hoặc biểu đồ Gantt, cùng với danh sách công việc và các phụ thuộc, chia sẻ và lưu trữ tệp tin, quản lý thời gian và lịch làm việc của nhóm.
Chi phí sử dụng: Hiện tại, biểu giá của Bitrix24 gồm có 4 gói dịch vụ: Basic; Standard; Professional; và Enterprise với chi phí dao động từ 61 đến 499 USD/người dùng/tháng. Nếu doanh nghiệp thanh toán theo năm thì chi phí chỉ còn từ 49 đến 399 USD/người dùng/tháng.
4.14 Basecamp
Phù hợp nhất với nhu cầu quản lý dự án ở mức cơ bản.
Chấm điểm: 8.2/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Tích hợp đa dạng các công cụ giao tiếp – Cung cấp tài khoản miễn phí cho giáo viên và sinh viên – Niêm yết giá cố định | – Không còn cung cấp gói miễn phí cho người dùng là doanh nghiệp – Thiếu tính năng theo dõi thời gian và ngân sách dự án |
Basecamp là nền tảng tập trung và tối ưu hóa mọi hoạt động tương tác và giao tiếp của đội nhóm trong quản lý dự án. Mọi thứ từ câu hỏi, ý kiến, nhiệm vụ, sản phẩm hoàn thành đến phê duyệt đều được theo dõi và tổ chức gọn gàng ngay trong dự án. Với Basecamp, người dùng có thể tiết kiệm thời gian trong việc kiểm tra thông tin và dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
Ngoài việc sử dụng để quản lý và theo dõi các dự án kinh doanh, Basecamp cũng là một công cụ hỗ trợ quá trình nghiên cứu khoa học của học sinh, sinh viên.
Tính năng nổi bật:
- Giao nhiệm vụ: Gán vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên trong dự án, giúp mọi người biết rõ nhiệm vụ của mình và ai là người hỗ trợ khi cần.
- Dòng thời gian: Giúp người dùng hình dung các cột mốc và thời hạn của dự án, đảm bảo tiến độ và hoàn thành dự án đúng hạn.
- Tích hợp: Kết nối 72 phần mềm khác, mở ra nhiều tính năng mới như biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian, lập hóa đơn và thu thập phản hồi.
- Giao tiếp: Cung cấp nhiều cách giao tiếp như gửi tin nhắn trực tiếp, đăng bài trên bảng tin, hoặc trò chuyện trong Campfire.
Chi phí sử dụng: Hệ thống giá của Basecamp vô cùng đơn giản với chỉ 2 gói dịch vụ: một dành cho các Startup, freelancer hoặc nhóm nhỏ, và một dành cho các doanh nghiệp và công ty đang phát triển hoặc lớn hơn.
Gói dành cho Startup có giá là 15 USD/người dùng/tháng, trong khi Basecamp Pro Unlimited có giá cố định là 299 USD/tháng (thanh toán hàng năm), tức là nhà cung cấp thu 3.588 USD hàng năm cho số lượng thành viên không giới hạn.
4.15 Portfolio Manager
Phù hợp nhất với các dự án quy mô lớn và phức tạp.
Chấm điểm: 8.0/10
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Cung cấp công cụ dự đoán và lập lịch trình – Khả năng theo dõi thời gian rất tốt – Lập lịch trình dựa trên mức độ ưu tiên của công việc – Khả năng tùy chỉnh cao | – Không có ứng dụng di động hoặc máy tính để bàn chuyên dụng – Thiết lập phức tạp – Tích hợp hạn chế |
Portfolio Manager (tên cũ là LiquidPlanner) là một phần mềm quản lý dự án dựa trên nền tảng công nghệ đám mây, lý tưởng cho việc quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Phần mềm này chỉ có thể truy cập qua web và không cung cấp ứng dụng dành cho máy tính để bàn hoặc di động.
Tính năng nổi bật:
- Đa chế độ xem dự án: LiquidPlanner cung cấp 3 loại bảng điều khiển để theo dõi tiến độ dự án và nhiệm vụ trong không gian làm việc. Người dùng có thể chọn từ nhiều chế độ xem, bao gồm danh mục, dự án, bảng và lưới, để tổ chức và theo dõi công việc một cách trực quan và hiệu quả.
- Theo dõi thời gian: Cung cấp các công cụ theo dõi thời gian đa dạng, giúp quản lý và ước lượng thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ. Công cụ này cũng hỗ trợ tính toán chi phí và tổ chức các mục bảng chấm công sau khi nhóm hoàn thành công việc.
- Quản lý tài nguyên dự án: Cung cấp công cụ quản lý tài nguyên giúp người dùng phân phối công việc đồng đều và theo dõi khối lượng công việc của đội nhóm trong các dự án và phụ thuộc. Điều này được thực hiện thông qua việc cung cấp hồ sơ tài nguyên, bảng giá và việc cân bằng tài nguyên tự động.
- Lên lịch trình thông minh: Công cụ dự báo lịch trình thông minh giúp người dùng dự báo hạn chót, rủi ro chậm trễ của dự án và đưa ra quyết định điều chỉnh dựa trên sự thay đổi của dự án.
Chi phí sử dụng: Bảng giá của Portfolio Manager rất rõ ràng và cụ thể với sự có mặt của 3 gói dịch vụ:
- Gói Essentials: 15 USD/người dùng/tháng;
- Gói Professional: 28 USD/người dùng/tháng;
- Gói Ultimate: 42 USD/người dùng/tháng.
Xem thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay
5. Kết luận
Trên đây là danh sách 15 phần mềm quản lý dự án miễn phí và trả phí mà nhiều công ty trên toàn thế giới đều tin dùng. Để chọn được giải pháp quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét mục tiêu hoạt động, nhu cầu, quy mô và ngân sách của mình. Đừng quên đăng ký theo dõi và cập nhật những thông tin mới nhất về chủ đề quản lý dự án tại Base.vn!
