Ma trận Eisenhower là gì? Định nghĩa, cách sử dụng và ví dụ minh hoạ

Khi làm việc, có bao giờ bạn gặp phải tình trạng có quá nhiều công việc cần làm nhưng thời gian để thực hiện lại không đủ? Bạn luôn cảm thấy có quá nhiều việc phải làm, nhiệm vụ nào cũng quan trọng và cần thiết, công việc nào cũng cần ưu tiên thực hiện ngay. Vậy làm sao để bạn sắp xếp được các nhiệm vụ một cách khoa học và quản lý thời gian làm việc hiệu quả? Ma trận Eisenhower sẽ là lời giải đáp dành cho bạn.

1. Ma trận Eisenhower là gì?

1.1. Khái niệm

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower hay còn được nhiều người biết đến với cái tên là ma trận ưu tiên của Eisenhower. Đây là phương pháp giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn bằng cách xác định mức độ khẩn cấp và quan trọng của một nhiệm vụ, một sự việc.

Theo đó, Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô khác nhau, mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của từng nhiệm vụ:

• Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, ưu tiên làm ngay lập tức.
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (có thể lên kế hoạch làm sau).
• Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên bàn giao cho người khác).
• Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng (có thể loại bỏ được).

1.2. Lịch sử ra đời

Theo nhiều thông tin, ma trận thời gian Eisenhower được sáng tạo bởi Tổng thống thứ 34 của Mỹ Dwight D.Eisenhower. Trước khi đảm nhiệm chức vụ Tổng thống, ông từng làm Tư lệnh tối cao của NATO, Hiệu trưởng của Đại học Columbia…. Chính vì đảm đương nhiều vị trí quan trọng và phải thực hiện nhiều công việc khác nhau nên ông đã sáng tạo ra phương pháp quản lý thời gian hiệu quả này trong suốt sự nghiệp của mình.

Một số giai đoạn quan trọng của Ma trận Eisenhower:

• Thế chiến thứ 2: Ở thời gian này, Eisenhower phải đối mặt với nhiều quyết định quan trọng trong điều kiện thời gian ít và áp lực vô cùng cao. Việc phân loại các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, khẩn cấp đã giúp ông đưa ra những quyết định phù hợp và kịp thời.
• Nhiệm kỳ Tổng thống: Khi thở thành người quyền lực nhất nước Mỹ, Eisenhower tiếp tục áp dụng phương pháp này để quản lý một lượng công việc khổng lồ. Đây cũng là giai đoạn mà ma trận Eisenhower được biết đến nhiều hơn.
• Phổ biến rộng rãi: Sau khi Tổng thống Eisenhower qua đời, ma trận được phổ biến trên toàn thế giới, được nhiều cá nhân và tổ chức áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả, khoa học hơn.

1.3. Nguyên tắc cốt lõi của ma trận Eisenhower

Bản chất ma trận quản lý thời gian Eisenhower tập trung vào việc ưu tiên các nhiệm vụ dựa theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Qua đó, chúng ta sẽ tách biệt, phân loại các nhiệm vụ thành từng nhóm khác nhau để có cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.

Mức độ quan trọng

Yếu tố này đo lường mức độ ảnh hưởng của một nhiệm vụ đến mục tiêu dài hạn cũng như các giá trị cá nhân. Chúng có thể là khả năng phát triển, cơ hội nghề nghiệp, các mối quan hệ, tình trạng sức khỏe hoặc những mục tiêu xa hơn. Vì các nhiệm vụ ở mức độ này không thể mang đến kết quả ngay nên cũng rất dễ bị bỏ quên.

Mức độ khẩn cấp

Khía cạnh này đo lường mức độ cần thiết và thời gian cần có thể hoàn thành nhiệm vụ. Các công việc khẩn cấp sẽ liên quan đến thời hạn, thường là cần gấp, cần ngay. Nếu không hoàn thành đúng thời hạn có thể gây ra những hậu quả khôn lường.

Phân loại nhiệm vụ

Dựa theo mức độ quan trọng, khẩn cấp, ma trận Eisenhower giúp phân loại các nhiệm vụ và công việc rõ ràng hơn, từ đó đưa ra những cách tiếp cận và xử lý khác nhau cho từng công việc. Bằng cách phân loại nhiệm vụ, xác định được các tiếp cận phù hợp cho từng loại, cá nhân và doanh nghiệp có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn, cân bằng được mục tiêu cá nhân và công việc cần thực hiện. 

2. Ý nghĩa của ma trận Eisenhower

Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian mang đến nhiều lợi ích cho cá nhân và doanh nghiệp:

Cải thiện hiệu quả làm việc: Biết cách quản lý thời gian khoa học sẽ giúp đội ngũ nhân viên hoàn thành công việc trong thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Qua đó giúp nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân và giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu.

Phân bổ thời gian hợp lý: Ma trận sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ và công việc. Bạn có thể chia công việc theo mức độ ưu tiên hoặc những việc đang cần làm gấp đến những việc cần hoãn lại. Qua đó, bạn sẽ có thời gian để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, tránh lãng phí thời gian cho những việc không gấp cũng không quan trọng.

Xác định rõ ràng mục tiêu: Qua việc sắp xếp công việc và thời gian phù hợp, cá nhân/doanh nghiệp sẽ xác định rõ được mục tiêu cần đạt được và có động lực để hoàn thành công việc, nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ngoài ra, ma trận Eisenhower còn giúp theo dõi tiến độ công việc, đánh giá mức độ hoàn thành và điều chỉnh kế hoạch khi cần.

Giảm mệt mỏi, nâng cao hiệu suất: Khi không phải lo lắng các công việc, nhiệm vụ đang gần đến hạn, chúng ta sẽ thoải mái và ít căng thẳng hơn. Một trạng thái tinh thần tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu suất hơn, tránh tình trạng bị quá tải, mệt mỏi và chán nản, giúp bạn cân bằng được công việc và cuộc sống.

3. Về 4 cấp độ trong mô hình ma trận Eisenhower

3.1. Góc phần tư thứ nhất

Góc phần tư thứ nhất chính là những nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp nên cần phải quyết ngay. Các nhiệm vụ thường chiếm 15-20% quỹ thời gian của bạn. Ở góc này, bạn sẽ thêm những nhiệm vụ giá trị, nếu không thực hiện thì bạn không thể đạt được mục tiêu, thậm chí gây ra nhiều ảnh hưởng đến các vấn đề xung quanh.

Một số yếu tố xác định nhóm công việc ở góc phần tư thứ nhất gồm:

• Công việc đến bất ngờ, không nằm trong dự đoán.
• Công việc lặp lại, có thể biết trước nó sẽ xảy ra.
• Công việc chưa xử lý dù nó đang gần đến hạn.

Để kiểm soát được công việc cho nhóm này bạn cần có kế hoạch thực hiện mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng, không nên trì hoãn quá nhiều lần. Khi hoàn thành được những nhiệm vụ khó khăn này, bạn sẽ có động lực để tiếp tục thực hiện các công việc khác, đồng thời tăng tính kỷ luật khi làm việc. Qua đó, bạn cũng giảm được tối đa  những rủi ro với các nhiệm vụ cấp bách và đạt được hiệu quả công việc tốt hơn.

3.2. Góc phần tư thứ 2

Nhiệm vụ ở góc phần tư thứ 2 trong ma trận Eisenhower sẽ ảnh hưởng đến sự thành công cũng như các mục tiêu dài hạn. Do đó, bạn cần lập kế hoạch cụ thể mà mất nhiều thời gian để thực hiện (khoảng 62-65%). Đây sẽ là nhiệm vụ được dành nhiều thời gian nhất và thực hiện khi các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất đã hoàn thành.

Tùy nhiệm vụ và mức độ quan trọng khác nhau mà bạn cần phân bố thời gian hợp lý để có hướng giải quyết phù hợp. Hãy nhớ rằng công việc có mức độ quan trọng càng cao thì thời gian cần để hoàn thành sẽ càng nhiều. Khi làm việc này, nhiều người gặp phải tình trạng không biết điều gì là quan trọng và đặt mục tiêu tương lai như thế nào để có thể sắp xếp thời gian thực hiện. Do đó bạn thường cố gắng bám đuổi, giải quyết những tình huống khẩn cấp nhưng chưa tìm được giá trị cốt lõi để theo sát mục tiêu.

Thêm nữa, những nhiệm vụ của góc hai thường không bị áp lực về thời gian nên nhiều người thường trì hoãn để ngày mai làm và ưu tiên những công việc ở phần 1. Điều này sẽ khiến bạn luôn luôn trong trạng thái bận rộn và có quá nhiều việc cần làm. Để xử lý, bạn hãy chú động lập kế hoạch, có ý chí, tính kỷ luật để thực hiện công việc theo đúng những gì đã đặt ra, tránh tình trạng trì hoãn nhiều lần.

3.3. Góc phần tư thứ 3

Góc phần tư thứ 3 thể hiện những công việc khẩn cấp nhưng không quá quan trọng, thường chiếm 10-15% quỹ thời gian để hoàn thành. Với nhóm này bạn cũng có thể xem xét ủy quyền cho người khác thực hiện nếu không có đủ thời gian vì các nhiệm vụ này sẽ không ảnh hưởng quá nhiều đến mục tiêu dài hạn.

Các nhà quản trị đa số đều thực hiện ủy quyền công việc cho người khác, đặc biệt là những công việc không quá quan trọng sẽ giao cho cấp dưới xử lý. Điều này giúp cấp dưới có thêm kỹ năng để quản lý, xử lý công việc, trong khi đó nhà quản trị sẽ có thêm thời gian để thực hiện các công việc khác quan trọng hơn.

Những dấu hiệu của công việc khẩn cấp nhưng không quá quan trọng:

• Công việc phát sinh.
• Những công việc được người khác ủy quyền giải quyết.
• Các công việc liên quan đến trả lời tin nhắn, email, gửi thư…

3.4. Góc phần tư thứ 4

Những công việc không quan trọng cũng không cần thiết sẽ được xếp vào góc phần tư thứ 4, ví dụ như: Lướt web, tham gia hoạt động giải trí… Những điều này không giúp ích cho mục tiêu dài hạn nhưng được sử dụng sau khi hoàn thành những nhiệm vụ ở góc phần 1 thứ 1, 2, 3 bằng cách giải trí, thư giãn…. Tuy nhiên bạn chỉ nên dành khoảng 5% quỹ thời gian cho các hoạt động này hoặc loại bỏ chúng để tránh ảnh hưởng đến tiến độ các công việc khác.

Nhìn chung, bạn nên dành hết thời gian cho các hoạt động, nhiệm vụ quan trọng khác khác. Nếu còn thời gian thì có thể quan tâm đến các nhiệm vụ ở nhóm này để tránh ảnh hưởng đến những mục tiêu đã đề ra.

4. Ví dụ về ma trận Eisenhower

4.1. Ma trận Eisenhower của cá nhân một CEO 

CEO là người đứng đầu một doanh nghiệp và có rất nhiều nhiệm vụ, công việc cần thực hiện.. Dưới đây là ví dụ về ma trận Eisenhower của một CEO.

4.2. Ma trận Eisenhower của một dự án

Ví dụ bạn đang quản lý một dự án và cần thực hiện những công việc sau đây:

• Hoàn thành báo cáo về tiến triển của dự án cho ban lãnh đạo.
• Tham dự cuộc họp với các bên liên quan để thảo luận về các tính năng, hướng phát triển sản phẩm.
• Giải quyết các vấn đề về kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến tiến độ của dự án.
• Chuẩn bị cho buổi thuyết trình về dự án đang triển khai trong nội bộ.
• Trả lời email của các bên liên quan về tình trạng dự án.

Với ma trận  Eisenhower, bạn có thể phân loại công việc theo mức độ ưu tiên như sau:

• Góc phần tư thứ 1: Giải quyết các vấn đề về kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến dự án. Đây là việc quan trọng nhất, nếu không xử lý kịp thời thì không thể hoàn thành và báo cáo đến cấp trên cũng như các bộ phận liên quan.
• Góc phần tư thứ 2: Hoàn thành báo cáo cho ban lãnh đạo và chuẩn bị buổi thuyết trình nội bộ về dự án. Hai công việc này có thể lên lịch và thực hiện dần dần cho đến ngày hạn chót.
• Góc phần tư thứ 3: Trả lời email của các bên về tình trạng dự án. Bạn có thể ủy quyền cho trợ lý thực hiện các công việc này.
• Góc phần tứ thứ 4: Tham dự cuộc họp với các bên liên quan. Nhiệm vụ này có thể hoãn lại hoặc thực hiện khi đã hoàn thành xong tất cả những công việc phía trên.

5. Cách ứng dụng ma trận Eisenhower vào doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu công việc

Khi làm việc gì đó, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu. Chỉ khi có định hướng cụ thể, chi tiết bạn mới quyết tâm để thực hiện nó, đồng thời giám sát công việc thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra. Hãy khi lại mục tiêu bạn muốn đạt được và những việc phải làm để có thể đạt được mục tiêu đó. Từ đây bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về công việc mình sẽ làm và không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.

Bước 2: : Phân loại công việc

Sau khi đã xác định được mục tiêu và lên được các công việc phải làm bạn cần phân loại các nhiệm vụ này theo 2 tiêu chí là quan trọng và khẩn cấp. 

• Các công việc cần ưu tiên thực hiện sớm sẽ đặt vào ô “quan trọng và khẩn cấp”.
• Công việc cần được thực hiện ngay khi có thời gian sẽ đặt vào ô “quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
• Công việc có thể trì hoãn hoặc chuyển cho người khác làm sẽ đặt vào ô “không quan trọng nhưng khẩn cấp”.
• Công việc không cần thiết, có thể loại bỏ sẽ đặt vào ô “không quan trọng và không khẩn cấp”.

Bước 3: Bôi màu cho từng cấp độ công việc

Việc này không cần thiết phải thực hiện nhưng nếu có nó sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân loại công việc hơn. Bạn có thể bôi màu cho từng nhóm theo hướng dẫn sau đây:

• Màu đỏ: Ô quan trọng và khẩn cấp.
• Màu xanh dương: Ô quan trọng nhưng không khẩn cấp.
• Màu xanh lá cây: Khẩn cấp nhưng không quan trọng.
• Màu vàng: Không quan trọng cũng không khẩn cấp.

Bạn có thể thay đổi màu sắc theo từng ô tùy theo sở thích cá nhân, miễn sao nó giúp bạn nhận diện các nhiệm vụ nào cần thiết và quan trọng.

Bước 4: Loại bỏ việc không quan trọng trước khi thực hiện

Đôi khi bạn sẽ cảm thấy nuối tiếc hoặc bứt rứt khi bỏ qua một số công việc không quan trọng và nghĩ rằng: Dành thêm một chút thời gian để thực hiện cũng không sao. Tuy nhiên việc này sẽ tốn kém thời gian của bạn và không thể tập trung cho những việc quan trọng, khẩn cấp hơn. 

Việc áp dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn tự đặt ra những câu hỏi và đưa ra được áp án liệu có nên thực hiện hay loại bỏ những nhiệm vụ đó. Phải khẳng định, việc bỏ đi những công việc không quan trọng không có nghĩa là bạn lười biếng. Đây là cách để bạn rèn luyện khả năng phán đoán, đưa ra các quyết định đúng đắn để tập trung toàn bộ thời gian, sức lực cho những mục tiêu quan trọng.

Bước 5: Đánh giá công việc

Trong quá trình áp dụng mô hình Eisenhower bạn cần xem xét và đánh giá công việc. Việc này giúp bạn xác định xem mình đã làm việc hiệu quả hay chưa, cần điều chỉnh điều gì để thời gian tới sẽ thực hiện tốt hơn.

Với những công việc cần thời gian dài để hoàn thành, bạn nên đánh giá sau 1 tuần, 1 tháng hoặc 1 quý, mục đích là đảm bảo công việc đang đi đúng hướng. Với những nhiệm vụ chưa đạt hiệu quả như mong muốn, bạn cần xem xét và sắp xếp nguồn lực phù hợp để triển khai trong thời gian tới. 

Việc đánh giá công việc và mức độ hoàn thành mục tiêu cũng chính là cách để bạn có thể đánh giá sự hiệu quả khi áp dụng ma trận Eisenhower.

6. Lưu ý khi áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Để áp dụng hiệu quả ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bạn cần lưu ý:

Phân biệt được quan trọng và khẩn cấp: Nếu không phân biệt được hai khái niệm là quan trọng và khẩn cấp, bạn sẽ lãng phí thời gian và nguồn lực cho những công việc không liên quan đến mục tiêu chung. Công việc quan trọng sẽ tác động lâu dài đến mục tiêu và giá trị trong tổ chức. Trong khi đó việc khẩn cấp đòi hỏi bạn cần hoàn thành ngay để tránh gặp phải những hậu quả tiêu cực.

Xác định rõ mục tiêu: Khi xác định được mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết công việc và nhiệm vụ nào quan trọng để đạt được mục tiêu này. Ngược lại, nếu không có mục tiêu bạn có thể bị lạc đường, dành thời gian cho những việc không quan trọng.

Đặt thời gian thực hiện: Thiết lập thời gian thực hiện cho mỗi nhiệm vụ sẽ giúp chúng ta hoàn thành công việc đúng thời gian, không bị phân tâm bởi những yếu tố bên ngoài. Đây cũng là yếu tố để bạn đánh giá mức độ khẩn cấp của mỗi công việc. Nếu không thiết lập thời gian, chúng ta có thể bị cuốn vào những công việc không quan trọng hoặc trì hoãn thực hiện nhiệm vụ, khiến việc đạt được mục tiêu ban đầu khó khăn hơn.

Theo dõi và cập nhật thường xuyên: Tình trạng công việc có thể thay đổi vậy nên bạn hãy theo dõi và cập nhật thường xuyên các nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, xác định công việc mới được thêm vào và loại bỏ các công việc không còn cần thiết khỏi ma trận.

7. Ứng dụng ma trận Eisenhower hiệu quả hơn với Base Wework – Phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0

Để ứng dụng ma trận Eisenhower hiệu quả hơn trong quản lý thời gian và công việc, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm Base Wework – Giải pháp quản lý công việc và dự án 4.0 được phát triển bởi đội ngũ Base.vn và được tin dùng bởi 9000+ doanh nghiệp tại Việt Nam.

• Sau khi lập kế hoạch công việc, Base Wework cho phép bạn gắn thẻ các đầu việc: Quan trọng, Khẩn cấp. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để theo dõi các công việc đã gắn nhãn.
• Dễ dàng phân chia công việc theo từng dự án, từng phòng ban, thiết lập mục tiêu chung cho mỗi nhiệm vụ để nhân viên có thể theo dõi mức độ hoàn thành công việc.
• Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi được công việc nào đã hoàn thành, công việc nào bị quá hạn, ai là người phụ trách các công việc đó. Phần mềm cũng sẽ gửi thông báo nhắc nhở về từng cá nhân, từng phòng ban về những công việc còn chưa hoàn thành, đốc thúc nhân viên nhanh chóng thực hiện công việc đúng thời hạn.
• Dashboard báo cáo chi tiết về hiệu quả thực hiện công việc theo ngày/tuần/tháng, thống kê được các công việc quan trọng, khẩn cấp theo ma trận Eisenhower, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá.
• Ngoài ra, phần mềm cũng thống kê số lượng công việc mà mỗi nhân viên đã hoàn thành, từ đó biết được nhân sự nào đang làm tốt và có những chính sách động viên, khen thưởng phù hợp.

Với Base Wework, doanh nghiệp có thể tăng hiệu suất làm việc lên gấp 3 lần, tối ưu thời gian thực hiện công việc và giúp đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

8. Tạm kết

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian và công việc khá hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp và cá nhân áp dụng hiện nay. Đội ngũ Base.vn hy vọng qua những thông tin trong bài viết, doanh nghiệp đã hiểu thêm về ma trận này và biết cách áp dụng để tối ưu hóa thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất của nhân viên, từ đó  nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đề ra.