Ma trận RACI là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý dự án, xác định được rõ vai trò của từng thành viên trong dự án đó. Thông qua việc chia rõ vai trò của mỗi người, công việc sẽ diễn ra mượt mà hơn, tránh sự chồng chéo, mâu thuẫn và đảm bảo hiệu quả tối đa. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về ma trận RACI trong bài viết sau đây cùng Base Blog.
1. Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI được nhắc đến lần đầu vào những năm 1960 – 1970 bởi các chuyên gia quản lý dự án. Mục đích của ma trận này là giải quyết tình trạng phân chia công việc, nhiệm vụ trong các dự án khó và có tính phức tạp. Bên cạnh đó, nó giúp tăng sự minh bạch, chuyên nghiệp trong thực hiện công việc của mỗi thành viên, mỗi đội nhóm.
Cụ thể, ma trận RACI phân rõ vai trò của mỗi nhân sự theo các hạng mục sau đây: Hành động (R – Responsible), Phê duyệt (A –Accountable), Tư vấn (C – Consulted) và Thông tin (I – Informed).
1.1. Hành động (R – Responsible)
Yếu tố này nói về nhân sự hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các nhiệm vụ, công việc trong dự án. Mỗi nhiệm vụ đều phải có ít nhất 1 người chịu trách nhiệm, nếu không công việc đó sẽ bị rơi vào tình trạng trì trệ, không thể hoàn thành và ảnh hưởng đến tiến độ chung. Với những nhiệm vụ, hoạt động lớn, cần nhiều nguồn lực quản lý thì cần có nhiều người và nhiều nhóm đảm nhiệm vai trò này hơn để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.
1.2. Phê duyệt (A – Accountable)
Nhóm này có quyền ra quyết định và tổng kết các công việc, hoạt động trong dự án. Người này sẽ thường là cấp trên của nhóm chịu trách nhiệm thực thi, ảnh hưởng đến sự thành công hoặc thất bại của dự án. Trong một dự án chỉ nên có một người chịu trách nhiệm phê duyệt, nếu có từ 2 người trở lên thì dễ gặp phải tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, khó khăn trong việc đưa ra quyết định cuối cùng.
1.3. Tham vấn (C – Consult)
Người hoặc nhóm người tham vấn có thể là các cá nhân hoặc tổ chức được hỏi ý kiến để giúp một hoạt động diễn ra suôn sẻ. Những người chịu trách nhiệm thực thi công việc được giao nên tham khảo lời khuyên từ đội ngũ này để giúp các vấn đề được xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
1.4. Thông báo, thông tin (I – Inform)
Phần này nói về việc các thông tin về dự án như tiến độ, chi phí, nguồn lực, chất lượng…. sẽ được người chịu trách nhiệm thực thi thông tin đến các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan.
2. Ma trận RACI phù hợp với các dự án như thế nào? Lợi ích của ma trận RACI
Ma trận RACI sẽ đặc biệt phù hợp với những dự án có các đặc điểm sau đây:
- Dự án lớn, phức tạp: Ma trận RACI có thể giúp chia nhỏ dự án thành từng đầu việc cụ thể, phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân, giúp quản lý dễ dàng điều phối, theo dõi hoạt động, tiến độ thực hiện.
- Yêu cầu sự minh bạch và tính giải trình: Ma trận RACI giúp các bên liên quan có thể dễ dàng nắm được thông tin về dự án, nên đặc biệt phù hợp với những dự án yêu cầu sự minh bạch và tính giải trình cao.
- Có nhiều bên tham gia: Với dự án có nhiều cá nhân/nhóm tham gia, ma trận sẽ giúp xác định rõ ràng vai trò, trách nhiệm của từng bên, tránh sự chồng chéo và phối hợp không ăn ý.
- Yêu cầu sự phối hợp giữa các bộ phận: RACI giúp xác định rõ điểm giao tiếp của các bộ phận tham gia vào dự án, từ đó việc phối hợp dễ dàng hơn, nhanh chóng đạt được được mục tiêu.
Ma trận RACI được coi là chìa khóa giúp dự án đạt được thành công nếu nó đi đúng hướng. Cụ thể, ma trận này mang đến những lợi ích sau đây:
- Làm rõ vai trò của từng thành viên tham gia, phân chia công việc rõ ràng, tránh bị chồng chéo và bỏ sót công việc.
- Cải thiện hiệu suất công việc, dự án, đạt được hiệu quả cao.
- Các thành viên trong nhóm, thành viên giao tiếp với nhau tốt hơn, gắn bó và cùng làm việc cho mục tiêu chung.
- Giúp tiết kiệm thời gian, tránh tổ chức quá nhiều cuộc họp mà không mang đến nhiều giá trị, lợi ích.
- Tổ chức có thể phân quyền tốt hơn, giám sát công việc dễ dàng hơn, từ đó dự án đạt được hiệu quả cao.
Đọc thêm: Ma trận Eisenhower là gì? Định nghĩa, cách sử dụng và ví dụ minh hoạ
3. Hướng dẫn lập ma trận RACI trong quản lý dự án
Để lập ma trận RACI trong doanh nghiệp, chúng ta có thể thực hiện theo 4 bước cơ bản sau đây.
Bước 1: Xác định công việc và hoạt động
Bước đầu tiên, bạn cần xác định tất cả công việc, hoạt động cần có trong dự án đó. Điều này có thể được thực hiện bằng cách phân tích các yêu cầu, nhiệm vụ, phân chia công việc lớn thành từng gói công việc nhỏ. Ngoài ra, sử dụng các kế hoạch dự án hiện có cũng là một cách để tiết kiệm thời gian.
Bước 2: Xác định vai trò, thành viên tham gia
Khi đã xác định được công việc và nhiệm vụ cần thực hiện, người đứng đầu của dự án cần xác định vai trò cũng như thành viên sẽ tham gia vào dự án. Điều này sẽ bao gồm người quản lý dự án (project manager), trưởng nhóm, thành viên nhóm, người tư vấn hoặc bất kỳ các bên liên quan có ảnh hưởng đến dự án.
Bước 3: Gắn kết vai trò với công việc
Khi đã xác định được công việc và vai trò của từng bên, bạn cần gắn kết vai trò với từng công việc cụ thể. Ví dụ như với vai trò trưởng nhóm thì sẽ làm những hạng mục công việc nào… Điều này sẽ thực hiện qua cuộc họp hoặc thảo luận nhóm. Ngoài ra, người lãnh đạo cũng có thể phân tích từng cá nhân để xác định chính xác xem ai nên đảm nhận công việc nào, đảm bảo họ phát huy hết năng lực cá nhân.
Bước 4: Xem xét và điều chỉnh
Sau bước thứ 3 chúng ta đã có được ma trận RACI ban đầu. Trong quá trình thực hiện, việc xem xét, đánh giá để đảm bảo sự nhất quán và tránh sự trùng lặp, thiếu sót trách nhiệm là rất cần thiết. Khi điều chỉnh ma trận, cần đảm bảo tất cả thành viên đều được thông báo, họ cũng hiểu rõ vai trò, trách nhiệm cũng như công việc được giao.
Bước 5: Cập nhật ma trận RACI thường xuyên
Ma trận RACI chỉ đạt được hiệu quả khi bạn thường xuyên xem xét, cập nhật, đặc biệt khi có sự thay đổi trong phạm vi dự án hoặc các yêu cầu, các thành viên tham gia. Điều này đảm bảo mọi người hiểu rõ những vấn đề đang xảy ra và biết cách điều chỉnh vai trò, công việc, giúp dự án đạt được thành công theo đúng mục tiêu đã đưa ra.
4. Ví dụ về ma trận RACI
Để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, tránh tình trạng đổ lỗi cho nhau khi dự án không đi theo hướng đã đề ra, doanh nghiệp có thể áp dụng ma trận RACI để quản lý.
Trước tiên, bạn sẽ liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện và những vị trí công việc sẽ tham gia. Sau đó, tùy theo năng lực, khả năng làm việc của mỗi người mà quản lý sẽ phân chia nhiệm vụ cho đúng, đảm bảo theo 4 yếu tố của RACI, chi tiết như hình dưới đây.
5. Tải miễn phí: Mẫu Excel ma trận RACI
Mẫu RACI được cấu trúc theo dạng bảng với các thành phần chính sau:
- Cột mô tả công việc/nhiệm vụ: Liệt kê đầy đủ các công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành trong dự án.
- Danh sách nguồn lực: Bao gồm các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức liên quan đến việc thực thi các công việc/nhiệm vụ.
- Phân vai trò RACI: Gán vai trò R (Responsible – Chịu trách nhiệm), A (Accountable – Giải trình), C (Consult – Tham khảo ý kiến) và I (Informed – Thông báo) cho từng công việc/nhiệm vụ và các nguồn lực liên quan.
Bạn có thể tham khảo và tải về 3 mẫu Excel ma trận RACI TẠI ĐÂY
6. Các lưu ý quan trọng khi lập ma trận RACI
Khi phân tích cho từng bên liên quan:
- Với ma trận có quá nhiều R, hãy thử xem một bên liên quan có thể có quá nhiều dự án được giao cho họ không.
- Nếu không có ô trống, hãy xem các bên liên quan có cần tham gia vào quá nhiều hoạt động không.
- Mỗi bên có hoàn toàn đồng ý với vai trò mà họ được chỉ định không, cần đảm bảo có sự thỏa thuận rõ ràng. Khi đạt được thỏa thuận thì ghi nhận trong điều lệ, tài liệu dự án.
Khi phân tích cho từng bước trong nhiệm vụ của dự án:
- Nếu không có R, cần xác định nhân sự hay bên liên quan nào đang thực hiện/hoàn thành công việc trong bước này, ai đóng vai trò chính.
- Nếu quá nhiều R, đây là dấu hiệu của quá nhiều bộ phận cùng thực hiện một nhiệm vụ, cần xem xét lại vì đây không phải phương pháp phân công hiệu quả.
- Trong ma trận RACI, bắt buộc phải có 1 chữ A, đây chính là người chịu trách nhiệm cho các sự việc xảy ra.
- Nếu có nhiều hơn 1 chữ A thì có thể đang có những nhầm lẫn về quyền quyết định, dễ gặp phải xung đột không đáng có.
Một số lưu ý khác:
- Nếu thấy có nhiều C, hãy tự hỏi xem có phải tất cả các bên liên quan đều cần tư vấn không, việc có nhiều C dẫn đến dự án bị chậm.
- Xác định xem có phải tất cả các bên liên quan đều cần tham gia vào một nhiệm vụ.
- Có phải tất cả các bên liên quan đều đã được liệt kê trong ma trận? Cần có một nhân sự hoặc một đội ngũ quản lý nắm rõ thông tin của các bộ phận và phòng ban.
Đọc thêm: Ma trận BCG là gì? Cách vẽ ma trận BCG và ví dụ phân tích
7. Về Base Wework – Phần mềm quản lý dự án 4.0 áp dụng ma trận RACI
Base Wework là phần mềm quản lý dự án 4.0 hàng đầu hiện nay, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quy trình quản lý các công việc, dự án.
Điểm nổi bật của Base Wework trong việc ứng dụng ma trận RACI:
- Tự động hóa việc gán vai trò RACI: Base Wework tự động gán vai trò RACI cho từng hạng mục công việc dựa trên quy trình được cài đặt sẵn, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
- Hiểu thị vai trò và trách nhiệm trực quan: Ma trận RACI được hiển thị trực quan trên giao diện phần mềm, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nắm bắt vai trò và trách nhiệm của mình.
- Theo dõi tiến độ công việc theo vai trò: Phần mềm cho phép theo dõi tiến độ công việc theo từng vai trò, giúp quản lý dự án hiệu quả và kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Giao tiếp và thông báo hiệu quả: Base Wework tích hợp chat và thông báo giúp các thành viên trong nhóm cập nhật thông tin dự án dễ dàng và nhanh chóng.
Phần mềm Base Wework hiện đang được 9000+ doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng và đánh giá là giải pháp tối ưu. Các doanh nghiệp quan tâm có thể đăng ký tư vấn và demo trải nghiệm phần mềm TẠI ĐÂY.
8. Kết luận
Ma trận RACI là công cụ thiết yếu cho quản lý dự án hiệu quả, giúp phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan. Sử dụng ma trận RACI hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc và đạt được mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng RACI cùng các công cụ quản lý công việc khác để tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất của từng cá nhân cũng như phòng ban.
Chúc các doanh nghiệp thành công!
