Doanh nghiệp nào cũng mong muốn sở hữu những người giỏi nhất để đảm nhiệm vai trò quản lý dự án, nhưng dường như không có đủ số lượng PM (Project Manager) tốt để lấp đầy các vị trí tuyển dụng.
Vậy Project Manager là gì? Thế nào là một người PM tốt? Bài viết dưới đây sẽ mở khóa cho bạn về chân dung của một PM điển hình mà mọi doanh nghiệp tìm kiếm.
1. Project Manager là gì?
Project Manager (PM) là người có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý một dự án từ đầu đến cuối. Vai trò của họ bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong dự án để đảm bảo rằng mục tiêu của dự án đạt đúng hẹn, đúng chất lượng và đúng ngân sách.
2. Vai trò quan trọng của Project Manager
Project Manager (PM) là người chịu trách nhiệm về toàn bộ phạm vi dự án.
2.1. Đảm bảo thành công của dự án
PM chịu trách nhiệm lãnh đạo đội dự án và điều hành mọi hoạt động liên quan đến dự án. Để đảm bảo thành công của một dự án, PM cần quản lý 3 điều: Rủi ro – Tài Nguyên và Nguồn lực.
- Bằng cách dự đoán trước các rủi ro và đề xuất các biện pháp đề phòng/ xử lý khi cần thiết, PM giúp dự án tránh khỏi rủi ro và giảm thiểu thiệt hại nhất có thể.
- PM phân bổ nguồn lực (như nhân sự, thiết bị, và ngân sách) một cách hiệu quả để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch và không gặp phải tình trạng thiếu hụt tài nguyên.
- PM cũng là người lên lịch trình dự án, đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện đúng thời hạn và theo đúng trình tự.
2.2. Cầu nối giữa nội bộ và khách hàng
Project Manager đóng vai trò là cầu nối giữa các bên liên quan khác nhau, bao gồm nhóm dự án, quản lý cấp cao, khách hàng và nhà cung cấp.
PM cần đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào dự án đều có chung một định hướng, mục tiêu, điểm đến; đồng thời đảm bảo rằng thông tin về tiến độ dự án, yêu cầu thay đổi, và các vấn đề khác đều được truyền đạt một cách hiệu quả cho cả hai bên nội bộ và khách hàng.
Lấy ví dụ, PM cần thường xuyên báo cáo tiến độ dự án cho cả lãnh đạo cấp trên của doanh nghiệp và đại diện từ phía khách hàng. Nếu như có phát sinh chi phí ngoài kế hoạch, PM sẽ cần làm việc với cả 2 bên để giải trình nguyên nhân và thống nhất phương án xử lý.
3. Mô tả chi tiết công việc của Project Manager
Công việc của Project Manager được thể hiện chi tiết qua 5 giai đoạn:
Giai đoạn khởi đầu: PM phối hợp cùng các bên liên quan để xác định mục tiêu cụ thể của dự án và phạm vi công việc. Điều này bao gồm việc thu thập yêu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ các mục tiêu và kỳ vọng của dự án.
Giai đoạn lập kế hoạch: Khi phát triển kế hoạch quản lý dự án, PM cần xác định phạm vi dự án, cấu trúc phân chia công việc, ước tính các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, xác định thời lượng ước tính của từng hành động, lập kế hoạch ngân sách để đảm bảo dự án được vận hành suôn sẻ, thuận lợi. Ngoài ra, PM xác định và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án và phát triển kế hoạch để quản lý và giảm thiểu chúng.
Giai đoạn thực hiện: Trong giai đoạn này, PM chịu trách nhiệm chỉ đạo và quản lý mọi công việc của dự án, bao gồm: giám sát tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh, quản lý chất lượng, báo cáo tiến độ dự án và trao đổi thông tin một cách hiệu quả để đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin mới nhất về dự án.
Giai đoạn kiểm soát đầu ra: PM cần kiểm soát chi phí và chất lượng của các sản phẩm bàn giao. Sau khi hoàn thành quá trình kiểm định, kết quả được xác nhận và phê duyệt bởi các bên liên quan. Nếu các sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu, chúng sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho khách hàng hoặc bên nội bộ theo yêu cầu.
Giai đoạn kết thúc: Để hoàn thành một dự án, người quản lý dự án phải kết thúc tất cả các giai đoạn và mua sắm, quyết toán ngân sách, bàn giao sản phẩm, tiến hành kiểm tra và báo cáo dự án. PM giải tán nhóm dự án và tiến hành đánh giá toàn diện về dự án, bao gồm việc thu thập ý kiến phản hồi từ các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác.
4. Các chỉ số KPI của Project Manager
Dưới đây là 15 chỉ số KPI phổ biến của một Project Manager:
- Sai lệch tiến độ dự án (Schedule Variance – SV): Đo lường chênh lệch giữa tiến độ thực tế của dự án so với tiến độ đặt ra trong kế hoạch. SV dương cho biết dự án đang được triển khai nhanh hơn dự kiến, còn SV âm cho biết dự án đang bị chậm trễ.
- Sai lệch chi phí (Cost Variance – CV): Đo lường chênh lệch giữa chi thí thực tế của dự án so với dự trù ngân sách ban đầu. Nếu CV âm nghĩa là dự án đang bị “đội chi phí”.
- Sử dụng tài nguyên (Resource Utilization): Đo lường mức độ hiệu quả của việc sử dụng các tài nguyên trong dự án, bao gồm cả nguồn lực nhân sự, thiết bị, và ngân sách,…
- Giá trị thu được (Earned Value – EV): Đo lường giá trị thu được thực tế của dự án, thông qua các công việc thực tế đã hoàn thành được.
- Chỉ số chất lượng (Quality Metrics): Đo lường chất lượng của các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình dự án, nhằm đảm bảo dự án đáp ứng được hoặc vượt qua các tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
- Mức độ tác động rủi ro (Risk Impact): Đo lường mức độ ảnh hưởng của các rủi ro tiềm ẩn đến dự án.
- Vòng đời dự án (Project Cycle Time): Đo lường thời gian từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án, nhằm đánh giá hiệu quả vận hành và tiến độ thực hiện dự án.
- Tỷ lệ thay đổi nhân sự (Staff Turnover Rate): Đo lường tỷ lệ các thành viên trong đội ngũ rời bỏ dự án trong một khoảng thời gian nhất định.
- Mức độ hài lòng của thành viên dự án (Team Satisfaction): Đo lường mức độ hài lòng của đội ngũ dự án về các yếu tố như môi trường làm việc, phương thức quản lý, khối lượng công việc,…
- Mức độ hài lòng của khách hàng (Client Satisfaction): Đo lường mức độ hài lòng của khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bởi dự án.
- Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ (Task Completion Rate): Đo lường tỷ lệ các nhiệm vụ đã hoàn thành so với tổng số nhiệm vụ trong dự án.
- Số lượng nhiệm vụ quá hạn (Overdue Tasks): Đo lường số lượng nhiệm vụ bị trễ thời hạn so với kế hoạch đặt ra. Chỉ số này cao có thể chỉ ra các vấn đề nghiêm trọng trong quản lý, cần được giải quyết ngay để duy trì tiến độ dự án.
- Tỷ suất hoàn vốn (Return on Investment – ROI): Đo lường mức độ sinh lời mà dự án mang lại so với số tiền đã đầu tư ban đầu. Nói cách khác, chỉ số này thể hiện hiệu quả tài chính của dự án.
- Giá trị hiện tại ròng (Net Present Value – NPV): Đo lường xem một dự án đầu tư có tạo ra giá trị tài chính hay không và có đáng đầu tư hay không.
- Thời gian hoàn vốn (Payback Period): Đo lường thời gian cần thiết để hoàn vốn đầu tư vào dự án. Thời gian hoàn vốn càng ngắn, dự án càng sớm đạt được lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro tài chính.
5. Yêu cầu cần có để trở thành một Project Manager
5.1. Kiến thức về quản lý dự án
Quản lý dự án không chỉ là việc biết cách lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. Điều quan trọng là Project Manager phải hiểu rõ về các phương pháp, công cụ và quy trình quản lý dự án, bao gồm cả các mô hình phát triển như Waterfall, Agile, Scrum và Kanban. Việc hiểu biết sâu rộng về quản lý dự án giúp PM áp dụng phương pháp phù hợp nhất cho từng dự án cụ thể và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
Đọc thêm: Quản lý dự án là gì? Phương pháp & Quy trình quản lý dự án hiệu quả
5.2. Kỹ năng lãnh đạo và làm việc nhóm
Quản lý nhóm đòi hỏi Project Manager phải có khả năng lãnh đạo, tạo động lực và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhóm. Điều này đòi hỏi PM phải có sự hiểu biết sâu rộng về tâm lý nhóm, biết cách xây dựng một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo trong nhóm.
Bằng cách phân chia công việc một cách rõ ràng, tận dụng được thế mạnh của mỗi người trong đội nhóm, thành viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, thoải mái, tin tưởng từ đó tăng cường hiệu suất góp phần thúc đẩy hiệu quả dự án.
5.3. Kỹ năng quản lý thời gian
Đáp ứng đúng “deadline” là một trong những trọng trách quan trọng nhất của người quản lý dự án. Họ không chỉ là “chuyên gia” quản lý thời gian của riêng mình mà còn chịu trách nhiệm cho quỹ thời gian chung của cả đội nhóm.
Việc lập kế hoạch, phân bổ thời gian và ưu tiên công việc giữa các nhiệm vụ là cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ. Project Manager cần phải biết cách ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc, định rõ thời hạn cụ thể và theo dõi tiến độ để đảm bảo rằng mọi người đều tuân thủ kế hoạch và dự án không bị trễ đúng tiến độ.
5.4. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là kỹ năng mềm quan trọng không chỉ trong việc truyền đạt thông điệp mà còn trong việc xây dựng mối quan hệ, giải quyết xung đột và thúc đẩy sự hợp tác trong dự án. Project Manager cần phải có khả năng giao tiếp mạnh mẽ để có thể kết nối với các bên liên quan khác nhau, và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về mục tiêu và yêu cầu của dự án.
Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp PM xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các thành viên trong nhóm mà còn giúp giải quyết xung đột và thúc đẩy sự hợp tác trong dự án.
5.5. Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là khả năng suy luận và phân tích một cách logic và có chứng cứ để đưa ra các quyết định và giải pháp. Trong vai trò Project Manager, đôi khi sẽ có các tình huống phức tạp và không rõ ràng, và PM cần phải có khả năng đặt câu hỏi, phân tích thông tin và suy luận để tìm ra các giải pháp phù hợp và đưa ra các quyết định đúng đắn.
Người quản lý dự án cần có khả năng suy nghĩ rành mạch, tỉnh táo dưới áp lực để đưa ra quyết định sáng suốt.
6. Lộ trình thăng tiến của một Project Manager
Lộ trình thăng tiến của một Project Manager có thể biến đổi tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô của dự án và sự phát triển cá nhân của từng cá nhân. Tuy nhiên, dưới đây là một lộ trình phổ biến mà một PM có thể tuân thủ để tiến xa trong sự nghiệp:
Bắt đầu với vai trò Thực tập sinh hoặc Trợ lý dự án:
Trong giai đoạn này, một cá nhân mới gia nhập thị trường lao động hoặc muốn chuyển sang lĩnh vực quản lý dự án có thể bắt đầu với vai trò thực tập viên hoặc trợ lý dự án. Trong vai trò này, họ sẽ được hướng dẫn và hỗ trợ bởi các PM kinh nghiệm để làm quen với quy trình làm việc và các công cụ quản lý dự án cơ bản.
Trở thành Junior Project Manager:
Sau khi tích lũy đủ kinh nghiệm và kiến thức, một cá nhân có thể thăng tiến lên vai trò Junior PM. Ở vai trò này, họ sẽ được giao các dự án nhỏ hoặc phụ trách một phần của dự án lớn hơn dưới sự giám sát của Senior PM. Nhiệm vụ của họ bao gồm lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý nguồn lực nhỏ.
Tiến lên thành Senior Project Manager:
Khi có đủ kinh nghiệm và thành tích, Junior PM có thể tiến lên thành Senior PM. Trong vai trò này, họ sẽ đảm nhận trách nhiệm lãnh đạo và quản lý các dự án lớn hơn, có tính phức tạp cao hơn và yêu cầu sự phối hợp với nhiều bộ phận và nguồn lực khác nhau.
Chuyên gia trong lĩnh vực:
Sau nhiều năm tích lũy kinh nghiệm và thành công trong vai trò PM, một số người có thể chọn theo đuổi con đường trở thành chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể, hoặc điều hành và quản lý một nhóm các PM cùng ngành.
Giám đốc hoặc Quản lý cấp cao:
Cuối cùng, một số PM xuất sắc có thể tiến lên các vị trí lãnh đạo cấp cao hơn như Giám đốc Dự án hoặc Quản lý cấp cao trong tổ chức, có trách nhiệm định hình và thúc đẩy chiến lược tổ chức liên quan đến quản lý dự án.
7. Phần mềm quản lý dự án: Công cụ hỗ trợ đắc lực cho Project Manager
Phần mềm quản lý dự án cung cấp các công cụ và tính năng cần thiết giúp Project Manager tạo và quản lý kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và quản lý rủi ro một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng phần mềm, PM có thể tổ chức và quản lý dự án một cách chặt chẽ và có kế hoạch.
Trong top phần mềm quản lý dự án tốt nhất, Base Wework là cái tên đứng đầu, được nhiều Project Manager tin tưởng sử dụng.
Cùng điểm danh một số tính năng nổi bật của Base Wework:
7.1. Lập kế hoạch dự án khoa học
Với Base Wework, các PM có thể dễ dàng lập kế hoạch cho toàn bộ dự án, dù dự án chỉ ngắn hạn trong ngày vài hoặc kéo dài cả năm.
Các task (nhiệm vụ) được sắp xếp khoa học và có bộ lọc hiển thị theo từng nhóm công việc, từng giai đoạn, theo người chịu trách nhiệm,… Mỗi đầu việc có mô tả rõ ràng, có thời hạn bắt đầu và kết thúc cụ thể, và được giao cho 1 thành viên chịu trách nhiệm – Đây là tính năng giúp PM kiểm soát được dự án từ tổng quan tới chi tiết, giảm thiểu được phần lớn tình trạng quên việc, sót việc, hoặc đùn đẩy công việc trong nội bộ.
Thêm vào đó, tính năng nhân bản dự án mẫu là cực kỳ hữu ích khi các PM phải quản lý nhiều dự án tương tự nhau. Một cú click chuột có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
7.2. Quản lý tiến độ dự án trực quan
Quản lý dự án không thể bỏ qua khía cạnh quản lý tiến độ. Trên Base Wework, PM có thể theo dõi được tổng quan tiến độ dự án và so sánh chúng với kế hoạch đặt ra: những hạng mục nào đã hoàn thành (trước/đúng/sau thời hạn), những hạng mục nào đã bị quá hạn, ai là thành viên thường gây ra tình trạng trễ hạn trong dự án,…
Để trực quan hoá hơn về tiến độ dự án, Base Wework cung cấp một loạt các công cụ và tính năng thông minh. PM có thể tuỳ chọn các giao diện quản lý tiến độ phổ biến như sơ đồ Gantt, bảng Kanban, hoặc dạng Checklist. Ngoài ra, phần mềm còn có hệ thống báo cáo tự động để phân tích dữ liệu về dự án, ví dụ như tổng khối lượng công việc của dự án, biểu đồ tăng trưởng tiến độ hằng ngày, thời lượng của dự án, hiệu suất làm việc của từng thành viên, ma trận Eisenhower của dự án,…
7.3. Cộng tác toàn diện giữa các thành viên dự án
PM và các thành viên trong dự án có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ và phản hồi với nhau ngay dưới mỗi đầu công việc trên Base Wework. Mỗi khi PM giao việc cho một thành viên, người đó sẽ ngay lập tức nhận được thông báo. Và mỗi khi họ đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ, PM cũng sẽ nhận được thông báo để truy cập vào xem và đánh giá kết quả công việc.
Các nội dung không liên quan trực tiếp tới dự án sẽ được trao đổi thông qua hệ thống chat trực tuyến được tích hợp đi kèm. Cách thức giao tiếp tách biệt các kênh đã giải quyết được bài toán “nhiễu loạn thông tin” thường gặp trong các dự án phức tạp.
Ngoài ra, PM có thể tạo tài khoản hệ thống và cấp quyền cho quản lý cấp cao, kế toán trưởng nội bộ,… hoặc khách hàng để theo dõi báo cáo và một số thông tin của dự án. Các dữ liệu trên phần mềm chính là “tiếng nói chung” để các bên thấu hiểu nhau và dễ dàng ra quyết định.
8. Kết bài
Một đội quân khi ra trận, nếu không có sự chỉ đạo và định hướng từ tướng lĩnh thì rất khó thành công. Vai trò của một Project Manager cũng như vậy, là người chịu trách nhiệm đảm bảo quân số và nắm quyền “điều binh khiển tướng”, nhằm đạt được chiến thắng ở mặt trận kinh doanh.
Môi trường làm việc không ngừng thay đổi và tiến triển, và việc cập nhật kỹ năng, kiến thức và các công cụ mới chính là chìa khóa cho sự thành công của Project Manager – và cũng góp một phần lớn vào sự thành công của toàn dự án!
