Cùng sở hữu 24 giờ một ngày, một số người dường như luôn có đủ thời gian để làm mọi thứ họ muốn – trong khi những người khác lại hối hả từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, gặp khó khăn để hoàn thành bất cứ điều gì.
Sự khác nhau ở đây nằm ở kỹ năng quản lý thời gian của mỗi người. Quản lý thời gian kém làm giảm hiệu suất làm việc, chất lượng công việc và tạo nên những căng thẳng không đáng có về mặt tinh thần.
Trước tiên để biết hiện tại mình đang quản lý thời gian có hiệu quả hay không, bạn hãy thử trả lời những câu hỏi sau:
- Bạn có thời gian để làm những việc mình thích không?
- Có phải bạn luôn phải vội vã và thường trễ giờ?
- Bạn có thường hủy các hoạt động thú vị ngoài công việc vì quá bận không?
- Bạn có luôn cảm thấy không đủ thời gian trong ngày không?
- Bạn hay nản lòng và thiếu kiên nhẫn?
Nếu 3/5 câu trả lời là “Không”, bài viết này đích thực dành cho bạn!
Tìm ra kỹ năng quản lý thời gian giống như tìm ra đôi giày dành cho mình – bạn phải thử vài đôi trước khi bạn thấy sự phù hợp. Mỗi người lại có cách thức quản lý khác nhau. Bài viết này cung cấp một vài gợi ý hữu ích nếu như bạn muốn bắt đầu quản lý thời gian ngay bây giờ.
1. Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát cách thức phân chia thời gian của cá nhân cho các hoạt động cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Việc quản lý thời gian không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả, mà còn giúp bạn có thời gian để tận hưởng cuộc sống và giảm bớt áp lực.
Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng của quản lý thời gian:
- Xác định mục tiêu: Xác định rõ ràng những gì bạn muốn đạt được trong ngắn hạn và dài hạn. Điều này giúp bạn tập trung và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.
- Lập kế hoạch: Sử dụng các công cụ để lập kế hoạch cho từng ngày, tuần, tháng.
- Phân bổ thời gian hợp lý: Chia nhỏ thời gian cho từng nhiệm vụ, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và đảm bảo bạn có đủ thời gian nghỉ ngơi để tránh kiệt sức.
- Giữ kỷ luật và kiên trì: Tuân thủ kế hoạch đã đề ra và tránh bị xao lãng bởi những yếu tố bên ngoài. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn và kỷ luật cao.
- Đánh giá và cải tiến: Thường xuyên đánh giá lại cách bạn sử dụng thời gian và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để cải thiện hiệu suất.
2. Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Bạn đã biết?
2.1. Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.
- “Công việc khẩn cấp” yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề.
- “Công việc quan trọng” là nếu không làm, thì chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.
Ví dụ:
- Trả lời điện thoại là khẩn cấp: Nếu bạn không nhấc máy, người gọi sẽ không thực hiện được mục đích của mình và bạn cũng không biết tại sao họ gọi. Tuy nhiên, đó có thể cuộc gọi từ nhân viên tư vấn bảo hiểm hay nhà đất – thường là không quan trọng.
- Gặp nha sĩ thường xuyên là rất quan trọng: Nếu không làm điều này bạn có thể bị bệnh nướu răng hoặc các vấn đề sức khỏe răng miệng khác. Tuy nhiên đến nha sĩ cũng không phải việc khẩn cấp. Nhưng nếu để quá lâu nó có thể trở nên khẩn cấp, bởi vì bạn có thể bị đau răng và cản trở mọi công việc khác ngay lúc ấy.
- Đón con đi học vừa khẩn cấp vừa quan trọng: Nếu bạn không đến đúng lúc, chúng sẽ đợi ở sân chơi hoặc lớp học và lo lắng về việc bạn đang ở đâu. Bạn cũng không kiểm soát được những nguy hiểm xung quanh nếu để con một mình quá lâu.
- Đọc email hài hước hoặc lướt Facebook không phải là khẩn cấp cũng không quan trọng: Hoàn toàn có thể bỏ qua mà không cần phân vân.
2.2. Biết cách đặt mục tiêu
Đặt ra mục tiêu có lẽ là kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất – bởi vì mục tiêu là động lực buộc bạn giải quyết công việc và nỗ lực trong suốt quá trình.
Hãy đảm bảo các mục tiêu được đặt ra là đúng và có khả năng thúc đẩy, nếu không bạn sẽ “mất lái” và có thể bỏ cuộc ngay khi gặp trở ngại trên đường. Hậu quả tất yếu là bạn sẽ không hoàn thành công việc của mình và cũng sẽ lãng phí hoàn toàn thời gian sử dụng để theo đuổi mục tiêu đã nói.
Mô hình SMART là một trong những cách thiết lập mục tiêu thông minh nhất:
- Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
- Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
- Attainable: Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
- Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
- Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.
2.3. Lập kế hoạch hiệu quả
Khi đặt ra được mục tiêu, kỹ năng quản lý tiếp theo cần thực hiện là lập kế hoạch – bạn sẽ phải học cách lập kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu nhanh và hiệu quả nhất, giúp giảm thiểu tối đa căng thẳng cùng sự lãng phí thời gian.
Vì sao nhiều người nhận thức được việc phải lập kế hoạch hành động nhưng lại không thể thành công?
- Không biết mình muốn gì: Chẳng ai tìm ra cách đi nếu không biết đích đến của mình là gì. Hãy xác định rõ mục tiêu trước và từ đó các bước trong kế hoạch của bạn sẽ trở nên rõ ràng hơn.
- Chưa phân tích đúng tình huống: Không biết mình đang đứng ở đâu sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch – bạn không thể biết mình cần phải làm gì để bắt đầu và tiếp tục. Phân tích tình huống trước, sau đó quyết định những bước nào sẽ đưa bạn đến mục tiêu của mình và đưa chúng vào kế hoạch.
- Không biết nên tập trung vào đâu: Bạn đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc và hệ quả tất yếu là hiệu quả của chúng đều không cao. Hãy tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và loại bỏ bất cứ điều gì không quan trọng hoặc khẩn cấp.
- Thiếu tư duy sáng tạo: Mỗi vấn đề đều sẽ có một giải pháp, mỗi lịch trình sẽ có cách làm tốt nhất. Trước khi lập kế hoạch hãy đầu tư một khoảng thời gian để suy nghĩ về những cách tốt nhất và nhanh nhất để đạt được mục tiêu của bạn.
Các bước gợi ý dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập một kế hoạch hiệu quả, đặc biệt là trong công việc, mà không có sự lệch lạc làm mất thời gian của bạn:
- Bước 1: Đặt ra những mục tiêu lớn nhất của bạn.
- Bước 2: Xác định các nhiệm vụ cần làm để đạt các mục tiêu đó, để đưa vào kế hoạch.
- Bước 3: Chuẩn bị tài nguyên là những kỹ năng, kiến thức và chuyên môn bạn cần có để xử lý thành công các bước trong kế hoạch.
- Bước 4: Tính toán thời gian và lịch trình cần thiết để xử lý các bước của kế hoạch. Nó đòi hỏi sự hiểu biết về thời gian, vòng đời dự án và bất kỳ rào cản nào bạn có thể gặp phải trong lương lai.
- Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi và đánh giá, để kết luận bạn có đạt được mục tiêu hay không.
2.4. Dừng ngay ý định làm việc “đa nhiệm”
“Đa nhiệm” (Multitask) nghĩa là đa tác vụ, làm nhiều việc cùng một lúc. Nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có khả năng hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, nhưng thật ra nó không phải là cách làm đúng đắn và hiệu quả nhất.
Theo một tổng hợp của University of Sussex, có rất nhiều tác động tiêu cực của đa nhiệm cho thấy cách làm này không tốt như bạn tưởng: làm giảm chỉ số IQ và EQ; gây mất thời gian vì theo nghiên cứu, chi phí chuyển đổi sự tập trung kéo dài tận 25 phút giữa các công việc; làm giảm năng suất tổng thể;…
Vậy lựa chọn duy nhất của bạn là hãy làm từng nhiệm vụ đơn lẻ một cách thật hiệu quả. Một vài gợi ý nhỏ sau đây có thể giúp bạn tập trung làm việc vào các nhiệm vụ đơn lẻ để hiệu quả hơn:
- Loại bỏ sự phiền nhiễu xung quanh: Đeo tai nghe vào, để chặn tiếng ồn bên ngoài và tiếng đồng nghiệp trò chuyện. Đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc chỉ cần để ở một phòng khác – nơi bạn không thể cứ 5’ lại với tay lấy chiếc điện thoại một lần.
- Đặt ra thời hạn cho mỗi nhiệm vụ dù nhỏ hay lớn: việc tập trung vào một nhiệm vụ sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết mình phải duy trì sự tập trung trong bao lâu.
2.5. Quản lý căng thẳng
Quản lý căng thẳng tại nơi làm việc là một trong những kỹ năng quản lý thời gian thứ cấp bạn nên biết. Những áp lực và căng thẳng trong công việc lấn át tinh thần sẽ khiến bạn gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc và chất lượng công việc của bạn
Chủ động quản lý căng thẳng giúp bạn tránh rơi vào tình trạng mất kiểm soát bằng cách giảm thiểu nhiều rủi ro cả về thể chất và tinh thần:
- Các vấn đề về thể chất bao gồm bệnh tim, huyết áp cao, dạ dày, đau nửa đầu, đau đầu thường xuyên.
- Các vấn đề về sức khỏe tâm thần, chẳng hạn như lo lắng và trầm cảm
Để học cách quản lý căng thẳng trong công việc, bạn sẽ cần học cách đối phó và giảm bớt căng thẳng và lo lắng. Có một vài gợi ý hoạt động giải tỏa đơn giản và thú vị mà bạn có thể thử:
- Cười, ngay cả khi đó là một tiếng cười gượng ép. Các nghiên cứu cho thấy tiếng cười làm giảm mức độ hormone căng thẳng trong cơ thể bạn, chẳng hạn như epinephrine và cortisol.
- Thiền trong ít nhất 10 phút. Một nghiên cứu của Harvard cho thấy thiền giúp bạn thư giãn và giảm căng thẳng.
- Ăn một ít socola đen: Chất ngọt lành mạnh này là một siêu thực phẩm làm giảm mức độ glucocorticoid, một loại hormone liên quan đến căng thẳng trong cơ thể bạn.
- Nghe nhạc: Một bài hát yêu thích không chỉ giảm bớt căng thẳng mà còn giúp tăng năng suất đáng kể mà bạn không hề biết.
- Nhảy theo nhạc: Các nghiên cứu cho thấy khiêu vũ làm giảm sự lo lắng, thậm chí nhiều hơn so với tập thể dục thông thường. Nó cũng làm tăng endorphin – loại chất trong não làm tăng khả năng chịu đau, sự hài lòng và hưng phấn của bạn.
2.6. Đối phó với kẻ cắp thời gian
Kẻ cắp thời gian là gì?
Chúng không phải những nhân vật xuất hiện trong phim viễn tưởng hay hoạt hình mà bạn đang nghĩ đâu, kẻ cắp thời gian thực sự tồn tại xung quanh cuộc sống và khó xử lý hơn chúng ta tưởng rất nhiều.
Trong khi bạn đang cố gắng hoàn thành những mục tiêu đã đặt ra trước đó, sẽ liên tục xuất hiện những người hay những yếu tố làm bạn xao nhãng – được gọi là kẻ cắp thời gian. Chúng có thể là bất cứ thứ gì như khách hàng ghé qua hỏi chuyện, trả lời những cuộc gọi vô bổ, phải làm những việc cá nhân trong giờ làm việc,…
Vậy làm thế nào để xử lý những rắc rối tuy có vẻ nhỏ nhưng cực kỳ mất thời gian này?
- Đầu tiên phải xác định được những kẻ cắp thời gian của bạn hiện tại là ai và cái gì.
- Tưởng tượng xem cuộc sống của bạn sẽ ra sao nếu những kẻ cắp thời gian này bị loại bỏ.
- Lên chiến lược đối phó với từng vấn đề.
- Cuối cùng và quan trọng nhất, bạn phải cam kết giải quyết những kẻ cắp thời gian này bằng được. Lời cam kết này chính là chìa khóa để bạn có thể thực sự lấy lại và kiểm soát được thời gian của mình.
Đọc thêm: Deep work là gì? Làm thế nào để đạt được Deep work?
3. Những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
3.1. Ma trận Eisenhower và phương pháp 4D
Ma trận Eisenhower là mô hình giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn bằng cách xác định mức độ khẩn cấp và quan trọng của một nhiệm vụ, một sự việc. Mô hình chia danh sách công việc thành 4 ô khác nhau, mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của từng nhiệm vụ.
- Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng
- Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng
- Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp
Tương ứng với chúng sẽ có phương pháp xử lý phù hợp nhất, được tóm tắt là phương pháp 4D:
Do (Làm ngay lập tức): Nếu công việc nằm ngay trước mặt bạn và nó quan trọng, thì làm ngay đi. Chỉ đơn giản là vậy.
Delegate (Giao việc cho người khác): Nếu công việc này cần phải làm nhưng bạn không có đủ thời gian, và người khác có thể làm tốt, hãy giao việc cho người đó ngay. Hãy nhớ rằng nếu bạn tự làm, bạn sẽ lãng phí thời gian quý báu của mình và làm cho người khác mất cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ công việc này.
Delete (Loại bỏ): Rất đơn giản, đôi khi bạn cần từ bỏ một số công việc vô nghĩa – không quan trọng cũng không khẩn cấp, điều này sẽ tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể. Hãy đặt câu hỏi: “Liệu có vấn đề gì nếu bạn không làm việc đó không?”
Decide (Lên kế hoạch làm sau): Bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Vậy thì hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian mà bạn sẽ làm việc đó. Hãy nhớ rằng hoãn lại công việc là lựa chọn cuối cùng của bạn. Nếu đống công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải quay lại và xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 (giao việc hoặc loại bỏ).
Bí quyết ở đây là tập trung vào sự cao độ nhất có thể, giải quyết triệt để một việc trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Hãy dành thời gian tập trung vào những điều quan trọng nhất, những điều bạn nghĩ là cần làm nhất, những điều giúp bạn đến gần mục tiêu của mình.
3.2. Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)
Theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto và nguyên tắc Pareto của ông: trong hầu hết trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.
Nguyên tắc này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:
- 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
- 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
- 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
- 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng
- …
Tất nhiên con số 80 – 20 không thể đúng tuyệt đối. Điểm mấu chốt mà Pareto muốn đề cập ở đây là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đồng đều, một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác.
Nỗ lực tập trung giải quyết 20% công việc nhưng đem lại sự khác biệt thay vì tốn tài nguyên để xử lý 80% công việc khác. Việc ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể.
Cách áp dụng nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian:
Thứ tự ưu tiên = Nỗ lực/ Hiệu quả
Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa các công việc theo mức Nỗ lực dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức nỗ lực ít nhất cần phải bỏ ra) và Hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất). Số thứ tự ưu tiên của công việc là kết quả của Nỗ lực chia cho Hiệu quả. Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên.
Ví dụ:
- Công việc 1 – Viết báo cáo cuộc họp: Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5
- Công việc 2 – Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing: Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1
- Công việc 3 – Gọi khách hàng để tham khảo thông tin: Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1
Giờ đây bạn đã có thể thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hiện công việc 3 đầu tiên, tiếp đó đến công việc 2 và sau cùng là công việc 1.
3.3. Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10
Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 cũng là quy tắc được rất nhiều người áp dụng để quản lí thời gian khoa học nhất.
Bạn có thể đã từng nghe nhiều lời khuyên về quản lý thời gian như hãy dành nhiều thời gian vào những vấn quan trọng nhất và dành ít thời gian vào những việc nhỏ vì chúng có thể gây xao lãng việc quan trọng. Vấn đề chính ở đây là không phải lúc nào lựa chọn này cũng trắng đen rõ ràng. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 sẽ giúp bạn điều đó và cho bạn một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.
Quy tắc quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10 cho công việc:
- 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
- 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
- 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
- 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Theo đó, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lí: tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu, ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.
Nhìn vào quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời gian gấp đôi để giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba. Nói chung là công việc ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều so với những việc khác bạn làm. Hãy thay đổi lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực tế công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó.
3.4. Kỹ thuật quản lý thời gian Pomodoro
Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng, có khả năng giải quyết vấn đề về multitask với nguyên tắc khá đơn giản:
- Một Pomodoro được tính là cứ làm việc tập trung 25 phút thì sẽ nghỉ ngơi 5 phút. Sau khi lặp lại 4 lần chu kỳ trên thì sẽ nghỉ ngơi quãng dài hơn (khoảng 15-30 phút)
- Trong mỗi 25 phút làm việc, chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất. Nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu.
- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
- Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự: nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, mát xa, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng – những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì tuy chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
4. Kết luận: Thời gian là thứ hàng hóa giá trị nhất
Một suy nghĩ thường thấy ở người thành công đó là họ coi thời gian như một thứ hàng hóa vô cùng quý giá và cần thiết, tương đương với giá trị của tiền bạc. Một khi bạn phí phạm thời gian đồng nghĩa với việc nó sẽ không bao giờ quay trở lại, và mỗi phút trôi qua đều đóng góp vào sự thay đổi của bạn mỗi ngày.
Chính vì vậy, quản lí thời gian là một việc làm cần thiết nếu như bạn muốn hoàn thành công việc theo một thứ tự và thời gian nhất định. Như vậy, không những bạn có thể tránh khỏi sự lãng phí mà thậm chí bạn còn có nhiều thời gian hơn để dành cho gia đình, bạn bè và chính bản thân mình.
