Là một phần của phương pháp Agile, mô hình quản lý Scrum luôn được các nhà quản lý và các doanh nghiệp lựa chọn để tham khảo nhằm gia tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên để hiểu và ứng dụng được vào trong doanh nghiệp hoặc dự án, các nhà quản lý cần nắm rõ Scrum là gì?, cấu trúc của mô hình Scrum và quy trình triển khai Scrum hiệu quả.
1. Scrum là gì?
1.1. Khái niệm
Scrum là một khung tổ chức công việc (framework) hoạt động dựa trên cơ chế lặp và tăng trưởng, cho phép nhóm dự án tập trung vào việc tối ưu hóa giá trị đạt được trong các vòng lặp cố định về mặt thời gian, để liên tục cải tiến sản phẩm, kỹ thuật, đội nhóm và môi trường làm việc.
Với Scrum, sản phẩm được xây dựng trong một chuỗi các quy trình lặp lại được gọi là Sprint (thường kéo dài từ 2-4 tuần). Công việc được chia nhỏ thành từng phần để quản lý dễ dàng hơn và được hoàn thành bởi một đội nhóm liên chức năng (cross-function).
Tên gọi Scrum được lấy cảm hứng từ một trận đấu trong môn thể thao bóng bầu dục. Cụ thể, trong trận đấu, cả đội bóng sẽ tập hợp lại thành một nhóm hợp nhất mà họ gọi là “scrum” để cùng nhau để đưa bóng về phía trước. Trong doanh nghiệp cũng vậy, một nhóm phát triển dự án sẽ tập hợp lại với nhau với cùng chung mục tiêu hoàn thành sản phẩm hoặc đưa doanh nghiệp tiến tới đích đến chung xa hơn.
Scrum vượt xa mô hình chỉ huy và kiểm soát quản lý tiêu chuẩn, và thay vào đó là một vai trò nhà lãnh đạo tích cực. Người quản lý một đội nhóm sử dụng Scrum không giống như một huấn luyện viên đứng chỉ đạo bên lề, mà giống như một đội trưởng cũng tham gia vào trận đấu giống như mọi người khác.
1.2. Phân biệt Agile và Scrum
Scrum được xem là mô hình phổ biến nhất trong các phương pháp vận hành doanh nghiệp theo phương pháp luận Agile. Vì vậy, Scrum tuân thủ các nguyên tắc của Agile. Tuy nhiên, Agile và Scrum không phải là một như nhiều người vẫn lầm tưởng.
Agile là một phương pháp luận về quản lý dự án, trong đó dự án được chia thành các giai đoạn khác nhau, tập trung vào việc hợp tác, làm việc nhóm và cải tiến công việc liên tục trong quá trình triển khai. Nếu như Agile là cái vỏ bọc lớn ở bên ngoài, bao gồm những giá trị cốt lõi và các nguyên tắc để triển khai thì Scrum chính là quy trình để hiện thực hóa và triển khai các giá trị và nguyên tắc đó.
1.3. Scrum phù hợp với các dự án như thế nào?
Ban đầu, Scrum được thiết kế chỉ để sử dụng trong phát triển phần mềm. Nhưng hiện nay mô hình Scrum đã được biến đổi linh hoạt để có thể ứng dụng rộng rãi trong gần như bất kỳ dự án nào thuộc mọi lĩnh vực – từ những dự án đơn giản với một nhóm phát triển nhỏ cho đến những dự án có yêu cầu rất phức tạp với hàng trăm người tham gia, và kể cả những dự án đòi hỏi khung thời gian cố định.
Scrum thường được sử dụng trong dự án phát triển những sản phẩm mà người dùng vẫn chưa xác định được mục tiêu cuối cùng. Bằng phương pháp này, các nhu cầu và đòi hỏi về sản phẩm ngày càng được hoàn thiện qua mỗi Sprint, để cuối cùng tạo ra một sản phẩm hoàn thiện và hữu ích. Đây có thể là một dự án marketing, dự án nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dự án giáo dục và đào tạo, hoặc dự án sáng tạo nội dung,…
Sự phù hợp này là không giới hạn, miễn là nhà quản lý hiểu rõ được các yêu cầu cụ thể của dự án và đảm bảo mô hình Scrum có thể đáp ứng được.
2. Ba nguyên tắc của Scrum (Scrum pillars)
Một Scrum hoàn hảo đòi hỏi phải có 3 nguyên tắc cốt lõi: Tính minh bạch (transparency), Tính thanh tra (inspection) và Tính thích ứng (adaptation).
Tính minh bạch (transparency)
Quá trình thực thi trong Scrum phải luôn minh bạch với tất cả những thành viên thực hiện công việc và cả người nhận kết quả. Nói cách khác, mọi thông tin liên quan đến quy trình và sản phẩm của dự án đều cần được hiển thị một cách rõ ràng và công khai. Đây là nguyên tắc đầu tiên và cần thiết nhất của Scrum, giúp nhà quản lý nắm rõ được tình trạng dự án, tiến độ công việc cũng như lường trước các rủi ro có thể xảy ra.
Tính thanh tra (inspection)
Đây là nguyên tắc quan trọng thứ hai của Scrum, giúp kiểm soát những rủi ro và có phương án điều chỉnh kịp thời nhằm đáp ứng sự thay đổi liên tục trong suốt quá trình diễn ra dự án. Đây cũng chính là nguyên tắc giúp cho Scrum trở thành một phương pháp quản lý dự án phổ biến.
Tính thích ứng (adaptation)
Đây là nguyên tắc cuối cùng của Scrum giúp cho dự án luôn đi đúng với giới hạn và các tiêu chuẩn đặt ra ban đầu. Các sai số hay sự thay đổi so với kế hoạch sẽ ngay lập tức được đội nhóm điều chỉnh và cải tiến, tránh mất thời gian cho việc sửa chữa những công việc bị chệch hướng so với mục tiêu. Nhờ nguyên tắc này, Scrum được áp dụng sử dụng trong nhiều lĩnh vực có tính chất công việc phức tạp mà các phần mềm cũng không thể can thiệp xử lý được.
3. Năm giá trị cốt lõi của Scrum (Scrum values)
Để mô hình Scrum được vận hành hiệu quả, các thành viên trong nhóm thực thi phải tuân thủ tuyệt đối 5 giá trị cốt lõi của Scrum.
Tập trung (Focus)
Không chỉ riêng Scrum mà công việc nào cũng đòi hỏi sự tập trung để có thể hoàn thiện được. Nhưng khả năng tập trung thật sự rất quan trọng trong mô hình Scrum, bởi các Sprint chỉ cho mỗi người một khoảng thời gian vừa đủ để đạt mục tiêu, chỉ sơ sẩy chệch hướng một chút cũng phải điều chỉnh cả quy trình, gây chậm tiến độ cho cả dự án.
Can đảm (Courage)
Scrum đòi hỏi sự can đảm để có thể đối mặt với những sự thay đổi bất ngờ so với kế hoạch ban đầu – khi Scrum yêu cầu sự cải tiến lập tức. Các thành viên cũng cần thực sự can đảm để đối đầu với thử thách, khi mà quá trình triển khai Scrum diễn ra với tốc độ nhanh, không có khoảng dừng và các công việc không hề dễ dàng.
Cam kết (Commitment)
Scrum đề cao tinh thần làm việc nhóm, mang đến giá trị cho sản phẩm và mục tiêu chung của dự án. Vì vậy, tất cả các thành viên trong nhóm phải tin tưởng, kết nối và hoàn thiện tốt vị trí của mình. Điều này chỉ có thể đạt được khi mà mỗi người đều cam kết với dự án.
Cởi mở (Openness)
Trong dự án phát triển sản phẩm, các phản hồi là điều cần thiết. Để tạo ra được một sản phẩm có giá trị cho khách hàng, cả nhóm cần có sự hỗ trợ của khách hàng ở các bước phát triển cuối cùng. Và tất cả thành viên dự án cũng cần cởi mở để cập nhật hết các thông tin về quá trình triển khai cho những người không tham gia trực tiếp vào Scrum, ví dụ như các sếp lớn.
Tôn trọng (Respect)
Làm việc theo nhóm đồng nghĩa với việc phải biết tôn trọng khả năng cũng như sự đóng góp của mỗi cá nhân trong tập thể. Đừng bao giờ suy nghĩ rằng công việc của mình giá trị và quan trọng hơn việc của người khác, bởi ai cũng có vai trò riêng trong quá trình vận hành Scrum.
4. Một mô hình Scrum hoàn chỉnh cần những vai trò nào?
Để tạo ra được một mô hình Scrum hiệu quả, cần có được một đội nhóm hoàn chỉnh với 3 vai trò cụ thể.
Product Owner – người chịu trách nhiệm tối đa hóa giá trị của các thành phẩm và lợi nhuận của dự án, cũng là người quản lý Product backlog để giúp tập thể đạt được Product goal – mục tiêu cuối cùng của sản phẩm.
Scrum Master – người chịu trách nhiệm triển khai Scrum, người nắm rõ nhất lý thuyết và thực hành của Scrum trong đội nhóm. Scrum Master cũng sẽ là người đảm bảo được tiến độ cho tất cả các tạo tác của Scrum, giúp chúng được thực hiện một cách hiệu quả, tích cực và đúng thời lượng.
Scrum Development Team – một nhóm liên chức năng chịu trách nhiệm tạo ra các kế hoạch công việc và thực hiện chúng trong các Sprint. Đội nhóm này thường được giữ nguyên trong suốt 1 Sprint, chỉ thay đổi giữa các Sprint với nhau. Các kỹ năng cụ thể cần thiết cho Developers thường khá rộng và khác nhau tùy chức năng công việc.
5. Các tạo tác trong Scrum (Scrum artifacts)
Tất cả các kế hoạch và công việc trong Scrum đều được thiết kế một cách minh bạch và rõ ràng.
Product Backlog
Product Backlog là một danh sách sắp xếp theo trật tự về những điều cần thiết để cải tiến sản phẩm. Các hạng mục trong Product Backlog có thể được làm rõ ràng và minh bạch hơn sau các lần tinh chỉnh – là việc chia nhỏ và xác định chi tiết Product Backlog thành các hạng mục nhỏ hơn và chính xác hơn.
Product Goal
Product Goal (Mục tiêu sản phẩm) chính là phần tiêu chuẩn ràng buộc của Product Backlog. Nó cung cấp bối cảnh cho Product Backlog, mô tả trạng thái tương lai của sản phẩm, biến nó thành mục tiêu để nhóm thực thi lên kế hoạch tương ứng. Product Goal là mục tiêu dài hạn cho nhóm thực thi dự án. Và họ sẽ phải hoàn thành (hay từ bỏ) một mục tiêu cũ trước khi lựa chọn mục tiêu tiếp theo, và sẽ không có 2 mục tiêu tồn tại song song tại cùng một thời điểm.
Sprint Goal
Sprint Goal là mục tiêu duy nhất của Sprint, được đặt ra nhằm tạo sự gắn kết và tập trung, khuyến khích nhóm thực thi làm việc với nhau thay vì làm việc riêng lẻ. Mặc dù Sprint Goal là sự cam kết của nhóm thực thi, nó cũng cho phép một sự linh hoạt về những gì chính xác cần thực hiện để đạt được nó. Và mục tiêu này phải có độ khả thi, bởi nếu không thì chúng sẽ có tác động xấu ngược lại.
Increment
Increment (Sự tăng trưởng) được xem như một bước đệm để giúp nhóm phát triển hướng đến mục tiêu sản phẩm. Mỗi một Increment là một phần thêm vào của tất cả các Increment trước đó, vậy nên phải đảm bảo tất cả các Increment tích hợp tốt với nhau. Trong một Sprint có thể tạo ra nhiều Increment, con số này sẽ được trình bày tại các buổi Sprint Review. Các công việc sẽ chỉ được xem như là một Increment khi mà nó đảm bảo được quy chuẩn của Definition of Done – Định nghĩa về sự hoàn thành.
Sprint Backlog
Sprint Backlog là tập hợp của các mục trong Product Backlog được chọn cho Sprint, và một kế hoạch khả thi để tạo ra các Increment. Sprint Backlog là một kế hoạch được thực hiện và dành cho nhóm thực thi. Nó phải rõ ràng, vẽ nên một bức tranh thực tế và khả thi về công việc cần thực hiện để đạt được Sprint Goal.
Burndown Chart
Burndown Chart còn được gọi là Biểu đồ ước tính khối lượng công việc còn lại phải làm theo thời gian. Thông thường, trong Burndown Chart, công việc nổi bật thường nằm trên trục tung (trục y) và thời gian nằm ở trục hoành (trục x). Nó rất hữu ích cho việc lên kế hoạch công việc trong ngày, dự đoán khi nào tất cả công việc được hoàn thành và duy trì đội ngũ hoạt động đúng tiến độ.
6. Ưu nhược điểm của Scrum
Cũng như các mô hình vận hành khác, Scrum sở hữu đồng thời những ưu điểm và nhược điểm mà đội nhóm cần phải phát hiện và cải tiến chúng.
Ưu điểm của Scrum:
- Có khả năng thích ứng và linh hoạt: Scrum phù hợp với nhiều môi trường làm việc khác nhau, đặc biệt là đối với những dự án không có yêu cầu xác định rõ ràng từ lúc ban đầu, cũng như đòi hỏi sự tiếp cận linh hoạt và thường xuyên thay đổi.
- Minh bạch về phân công nhiệm vụ: Các thành viên trong nhóm sẽ có một bức tranh rõ ràng về nhiệm vụ của họ trong mô hình Scrum. Họ luôn biết phải làm gì và mục tiêu cần đạt trong lần chạy nước rút tiếp theo của họ là gì.
- Khuyến khích sự sáng tạo: Khi nhóm thực thi làm việc cùng nhau và cùng đóng góp ý tưởng, mỗi người sẽ được thỏa sức sáng tạo và trình bày quan điểm mà không bị giới hạn trong các quy trình hay khuôn mẫu có sẵn.
- Đảm bảo chất lượng công việc: Một trong những nguyên tắc của Scrum cũng là tập trung vào giảm thiểu lỗi (ví dụ như chạy nhiều thử nghiệm), và các công việc đều được cập nhật và kiểm soát mỗi ngày. Tất cả thành viên của nhóm thực thi đều chịu trách nhiệm hoàn toàn với công việc của mình, nên các sản phẩm cuối cùng sẽ là kết quả hoàn chỉnh và hài lòng nhất của cả nhóm.
- Chi phí thấp: Việc áp dụng mô hình Scrum có thể mang đến sự tối ưu về mặt chi phí cho đội nhóm, doanh nghiệp vì nó thường yêu cầu ít tài liệu và ít nguồn lực cho quá trình kiểm soát.
Nhược điểm của Scrum:
- Yêu cầu kiến thức và tinh thần trách nhiệm cao: Mô hình Scrum cần được triển khai bởi một đội ngũ được đào tạo bài bản và có tinh thần trách nhiệm cao. Trước khi triển khai Scrum, cần chắc chắn rằng tất cả các thành viên đều đã hiểu rõ về các yếu tố phức tạp bên trong mô hình. Đây cũng phải là những nhân sự tận tâm và có năng lực, bởi nếu một thành viên ngừng tham gia hoặc bị chậm trễ thì sẽ gây tổn hại cho tiến độ toàn dự án.
- Khó để mở rộng quy mô: Cũng bởi Scrum đòi hỏi yêu cầu cao ở toàn bộ nhà quản lý và các thành viên trong đội nhóm, nên việc áp dụng mô hình này cho các dự án lớn có thể trở thành thách thức, khiến hiệu quả quản lý bị sụt giảm. Scrum thường chỉ lý tưởng cho các nhóm 3-9 người. Các doanh nghiệp quy mô lớn có thể gặp khó khăn khi phải sắp xếp lại nhân sự để phân chia họ thành nhóm.
- Khó tích hợp với các phương pháp quản lý dự án truyền thống: Scrum là một bộ khung triển khai mới, rất phù hợp đối với các dự án cần sự điều chỉnh liên tục – nhưng cũng vì thế mà khó hài hòa được với các dự án đã xác định rõ kế hoạch từ đầu hoặc yêu cầu khả năng dự đoán.
- Các cuộc họp hàng ngày có thể gây khó chịu cho các thành viên trong nhóm.
7. Mô hình triển khai Scrum hiệu quả cho doanh nghiệp
Sau khi đã hiểu về quy trình cũng như những vai trò cần thiết của một Scrum, nhóm thực thi có thể bắt đầu áp dụng Scrum vào dự án của mình với 6 giai đoạn cơ bản:
7.1. Xây dựng và quản lý Product Backlog (Organize the Backlog)
Đây là giai đoạn đặt nền tảng cho dự án nên cực kỳ quan trọng. Trong giai đoạn này, nhóm thực thi sẽ ngồi lại với nhau để xác định tầm nhìn của dự án, vạch ra lộ trình rõ ràng với các mục tiêu dự án, và phân công vai trò cho các thành viên trong nhóm.
Sau đó, Product Owner sẽ là người tạo dựng bản Product Backlog – danh sách những hạng mục cần ưu tiên và yêu cầu cần thực hiện của dự án. Các hạng mục quan trọng sẽ cần Scrum Master và Development Teams triển khai đầu tiên.
Một Product Backlog thường bao gồm các tính năng (User Story), các vấn đề hoặc lỗi trong sản phẩm cần được sửa chữa (Bug Fixes), các nhiệm vụ hoặc công việc kỹ thuật cần thực hiện (Technical Debts) và thu thập kiến thức (Knowledge Gathering).
7.2. Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning)
Sprint Planning là bản kế hoạch được lập ra bởi nhóm thực thi và sắp đặt thứ tự các công việc sẽ được thực hiện trong Sprint. Một Sprint Planning hiệu quả sẽ giải quyết được hết những vấn đề liên quan đến mục tiêu của Sprint, những công việc cần hoàn tất và cân đối tinh chỉnh trong Sprint, và cách thức để hoàn thiện những công việc đã chọn.
Các tính năng sẽ được xử lý và chi tiết hóa dần dần trong các Sprint. Kết thúc bước lập kế hoạch Sprint, nhóm thực thi có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo là thực hiện.
7.3. Thực hiện Sprint (Sprint)
Đây là lúc toàn bộ nhóm thực thi sẽ bắt tay vào thực hiện các công việc đã được liệt kê chi tiết trong Sprint Backlog, và hoàn thành chúng gói gọn trong thời gian của Sprint.
7.4. Họp hằng ngày (Daily Scrum)
Daily Scrum chính là sự kiện họp nhanh 15 phút mỗi ngày được tạo ra nhằm kiểm tra tiến độ hoàn thành mục tiêu của Sprint cũng như việc thay đổi Sprint Backlog nếu cần thiết.
Các cuộc họp này giúp cải thiện giao tiếp trong đội nhóm, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có cùng quan điểm về việc hoàn thành mục tiêu. Các vấn đề đang gặp phải trong quá trình triển khai Sprint cũng được nhanh chóng xác định để loại bỏ ngay lập tức.
7.5. Sơ kết Sprint (Sprint Review)
Sprint Review là sự kiện kiểm tra kết quả Sprint, nơi nhóm thực thi trình bày kết quả công việc của mình cho các bên liên quan, đánh giá lại những công việc đã thực hiện thành công, lưu ý những điều có thể cải thiện và tối ưu. Sau đó, tất cả mọi người sẽ thảo luận về tiến độ hoàn tất Product Goal.
Sprint Review là một sự kiện gần cuối của một Sprint và có thời lượng tối đa là 4 tiếng/Sprint/tháng. Thời lượng của một buổi Sprint Review sẽ thay đổi dựa theo thời lượng của Sprint.
7.6. Họp cải tiến Sprint (Sprint Retrospective)
Họp cải tiến Sprint là sự kiện kết thúc một Sprint, với giới hạn thời lượng 3 tiếng/Sprint/tháng, được diễn ra để nhóm thực thi cùng nhìn lại quá trình thực hiện Sprint, cùng thảo luận những gì tốt trong Sprint, những vấn đề gặp phải và cách giải quyết những vấn đề đó.
Mục đích mà Sprint Retrospective hướng tới chính là xác định được những thay đổi hữu hiệu nhất để cải thiện tính hiệu quả và áp dụng chúng cho những Sprint tiếp theo.
Các câu hỏi đặt ra trong buổi họp này có thể là: Chúng ta đã làm tốt điều gì? Chúng ta đã làm gì chưa tốt? Chúng ta có thể cải thiện như thế nào?
8. Case study: Salesforce triển khai Scrum để tái cấu trúc làm việc
Salesforce, hay còn được biết đến với danh xưng “chuyên gia cung cấp phần mềm CRM”, được thành lập bởi Marc Benioff vào năm 1999. Ra đời vào thời điểm thoái trào của bong bóng Internet, khi các startup “dot-com” liên tục rơi vào khổ cảnh phá sản, Salesforce lại bất ngờ có những bước thăng tiến mạnh mẽ, tất cả nhờ vào sự tái cấu trúc kịp thời với mô hình Scrum.
Đầu năm 2006, Salesforce đã quyết định ứng dụng phương pháp Agile trong bộ phận Nghiên cứu và Phát triển (R&D) của mình. Chiến lược này đã tạo ra hiệu ứng tích cực trong quá trình chuyển đổi của Salesforce, khi xây dựng một tư duy đồng nhất giữa ban lãnh đạo và nhân viên, đồng thời giúp mỗi các nhân có ý thức mạch lạc hơn về chức năng của Agile và tác động tích cực mà nó sẽ mang lại cho công ty.
Thành công trong việc giáo dục ban đầu, Salesforce tiếp bước đi vào ứng dụng quy trình Scrum với 200 nhân viên R&D. Đây là một quy trình được đánh giá là rất phù hợp cho những dự án có nhiều sự thay đổi và yêu cầu tốc độ cao tại Salesforce.
Quy trình làm việc mới này giúp Salesforce minh bạch hóa tất cả các thông tin làm việc và trách nhiệm của mỗi các nhân. Chúng khuyến khích nhân viên làm việc linh hoạt và chủ động đưa ra quyết định hơn, là tiền đề để thúc đẩy óc sáng tạo cùng năng suất của tập thể đội ngũ R&D. Rất nhiều sản phẩm mang tính then chốt và chiến lược đã được họ cho ra đời sau khi làm việc với quy trình mới này.
Tiêu biểu nhất có lẽ là nền tảng Customer Success được ra mắt vào năm 2014, khi công ty tích hợp các tác vụ bán hàng, tiếp thị, chăm sóc khách hàng và phân tích dữ liệu vào một nền tảng đám mây duy nhất có thể truy cập được từ bất kỳ đâu. Nền tảng này đã xử lý 20 triệu đơn hàng thương mại điện tử trong khoảng thời gian giữa Black Friday và Cyber Monday năm 2018, mang lại doanh thu không nhỏ cho Salesforce.
Dưới sự biến chuyển của đội ngũ R&D, Salesforce giờ đã không còn chỉ là một startup “siêu tân tinh” chớp lóe như trước đây. Họ đã trở thành “gã khổng lồ” chuyên về phần mềm CRM, là đầu tàu của dẫn dắt một thị trường SaaS vốn đang vô cùng khốc liệt.
9. Tạm kết
Trải qua hơn 30 năm phát triển và cập nhật liên tục, mô hình Scrum đã dần trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp nhờ khả năng giải quyết vấn đề từ vi mô đến vĩ mô, đặc biệt là các công việc có bản chất phức tạp và chưa định hình rõ kết quả từ đầu. Ứng dụng Scrum vào trong quản lý dự án sẽ phần nào giúp dự án được hoàn thành đúng hạn và đạt kết quả cao hơn. Hãy thử tìm hiểu và ứng dụng chúng vào doanh nghiệp của bạn nhé!
Scrum chỉ là một trong nhiều phương pháp quản lý dự án. Ebook “Toàn tập các phương pháp quản lý dự án” sẽ đưa đến cho bạn cái nhìn toàn diện hơn về 6 phương pháp quản lý phổ biến nhất hiện nay, những ưu – nhược điểm và cách áp dụng với từng phương pháp. Nhận miễn phí ngay tại đây.
