Các chính sách về Tiền lương và Phúc lợi (C&B) đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút cũng như giữ chân nhân tài của doanh nghiệp. Nói cách khác, C&B không chỉ đơn giản là thực hiện trả lương cho nhân sự mà còn liên quan đến các yếu tố tâm lý, tạo động lực để nhân viên phát triển.
Vậy C&B là gì? Vai trò của C&B đối với doanh nghiệp trong thời đại hiện nay như thế nào? Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
1. C&B là gì? Chuyên viên C&B là ai trong phòng nhân sự?
1.1. Giải nghĩa C&B
C&B (hoặc CnB) là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Compensation and Benefits – Tiền lương và Phúc lợi. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về các quyết định lương thưởng, chế độ phúc lợi của nhân viên trong công ty.
Thực tế, Compensation có ý nghĩa khá rộng, ví dụ như tiền bồi thường hay tiền thưởng. Trong bối cảnh doanh nghiệp, khái niệm này chỉ tiền thù lao được trả cho nhân viên để đổi lấy sức lao động của họ. Mức lương thưởng này sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố và được đồng thuận từ cả hai bên.
Ngoài lương thì Phúc lợi (Benefits) cũng là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân tài, đồng thời thu hút những ứng viên tiềm năng cho công ty. Ngoài các phúc lợi bắt buộc theo quy định như bảo hiểm, ngày phép… thì công ty cũng thêm các khoản khác như: Thưởng lễ tết, chế độ hiếu hỉ, hỗ trợ đi lại, ăn trưa… để giúp nhân viên yên tâm thực hiện các công việc.
Bộ phận C&B phải kết hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong bộ phận Nhân sự (HR) như: Tuyển dụng, Đào tạo,… để có những chính sách lương thưởng, phúc lợi phù hợp cho nhân viên, giúp nhân viên hài lòng và cống hiến lâu dài cho tổ chức.
1.2. Chuyên viên C&B
Chuyên viên C&B là những người làm việc trực tiếp về mảng lương, thưởng cũng như chế độ phúc lợi trong doanh nghiệp. Vị trí này sẽ đảm bảo quyền lợi cũng như thưởng phạt phân minh theo đúng chính sách của pháp luật và của công ty.
Bên cạnh đó, chuyên viên C&B sẽ xử lý các vấn đề về thanh toán, khiếu nại công, lương, thưởng, bảo hiểm, ngày phép, nghỉ việc, sa thải,… Họ cũng sẽ đề xuất các giải pháp để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên cũng như lợi ích cho công ty, giúp cả hai bên đều hài lòng và cùng nhau phát triển.
1.3. Vai trò của bộ phận C&B trong doanh nghiệp
Bộ phận C&B có vai trò quan trọng trong công ty, họ sẽ tiến hành phân tích, đo lường giá trị của doanh nghiệp trên thị trường và chuyển nó thành giá trị tương ứng, cụ thể:
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Mức lương cạnh tranh, chế độ phúc lợi hấp dẫn sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp thu hút những ứng viên tiềm năng cũng như giữ chân nhân sự giỏi. Điều này đòi hỏi bộ phận C&B phải lên được kế hoạch và đưa ra được các chính sách phù hợp với thị trường cũng như tình hình hiện tại của công ty.
- Tạo môi trường làm việc tốt: C&B không phải chỉ giải quyết bài toán tiền lương người lao động nhận hàng tháng mà còn là các chế độ như bảo hiểm, ngày nghỉ phép, thời gian làm việc, thưởng, phụ cấp,… Nếu C&B xây dựng được đãi ngộ tốt thì sẽ tạo môi trường làm việc tích cực, nâng cao sự hài lòng và gắn bó của nhân viên.
- Xây dựng hình ảnh công ty: Chính sách C&B tốt không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo hình ảnh tích cực trong cộng đồng, bao gồm cả cả khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.
Tóm lại, bộ phận C&B và lãnh đạo công ty sẽ cùng nhau đưa ra hệ thống lương, phúc lợi phù hợp để tạo môi trường làm việc tốt nhất, khuyến khích nhân viên hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
2. C&B là làm gì? Mô tả chi tiết công việc của chuyên viên C&B
Liên quan đến chế độ tiền lương và phúc lợi của doanh nghiệp, chuyên viên C&B sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm về 4 mảng chính: mảng lương, mảng thuế, mảng bảo hiểm, mảng phúc lợi và công đoàn.
2.1. Mảng lương
Ở mảng lương, nhân viên C&B trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những công việc sau đây:
- Giám sát việc chấm công và đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy định, nội quy lao động
- Theo dõi, quản lý ngày phép, chế độ nghỉ phép, thời gian tăng ca và việc làm ngoài giờ của nhân viên
- Làm việc với ngân hàng để cung cấp hồ sơ, thông tin làm tài khoản, thẻ ATM cho việc nhận lương của nhân viên
- Xử lý các vấn đề về tăng lương, các tài liệu liên quan đến lương cũng như các biện pháp kỷ luật
- Xây dựng, triển khai chính sách lương, thưởng của công ty, đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật cũng như tình hình thị trường
- Tính toán, chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên trong công ty
- Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của người lao động về các vấn đề lương, thưởng
- Theo dõi, cập nhật quy định về lương, đảm bảo tuân thủ theo pháp luật
2.2. Mảng thuế
Bộ phận C&B sẽ là người trực tiếp làm các thủ tục kê khai, quyết toán thuế, cụ thể như sau:
- Tư vấn, hướng dẫn cho nhân viên về các vấn đề liên quan đến thuế thu nhập cá nhân
- Lập danh sách các nhân sự cần nộp thuế theo quy định, tạo hóa đơn thu nộp thuế
- Tạo và quản lý các giấy tờ, biên lai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
- Hướng dẫn nhân viên về hồ sơ cũng như quy trình đăng ký thuế thu nhập cá nhân
- Tính toán, nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên trong công ty
- Hỗ trợ nhân viên hoàn thuế nếu đủ điều kiện
- Lập báo cáo, quản lý dữ liệu thuế thu nhập cá nhân hàng năm, hàng tháng
- Theo dõi, cập nhật quy định về thuế thu nhập cá nhân để áp dụng cho đúng, tránh xảy ra sai sót
2.3. Mảng bảo hiểm
Với mảng bảo hiểm, nhân viên C&B sẽ thực hiện những công việc như sau:
- Lập hồ sơ và nộp bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động
- Báo tăng, báo giảm bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm, thực hiện chốt sổ khi người lao động nghỉ việc
- Hỗ trợ người lao động thực hiện giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hiểm như: Nghỉ ốm hưởng bảo hiểm, chế độ thai sản, chế độ nghỉ dưỡng sức sau sinh,…
- Theo dõi những chính sách của Nhà nước và cập nhật nếu có thay đổi.
2.4. Mảng phúc lợi và công đoàn
Phúc lợi và hoạt động công đoàn có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động, C&B sẽ là người thực hiện các công việc liên quan đến vấn đề này:
- Giải thích cho nhân viên hiểu về công đoàn của công ty, thực hiện trích tiền công đoàn từ lương nhân viên.
- Quản lý quỹ công đoàn, tham gia các hoạt động của công đoàn, tạo cho người lao động sự yên tâm khi làm việc.
- Đề xuất các chế độ phúc lợi phù hợp với doanh nghiệp cũng như tình hình thị trường.
- Tham gia vào việc triển khai, tổ chức thực hiện các chế độ đãi ngộ cho nhân viên trong toàn thể công ty.
3. KPI công việc của bộ phận CnB
3.1. Tỷ lệ thanh toán lương đúng hạn
Mỗi công ty sẽ có một ngày trả lương khác nhau, tùy tình hình sản xuất, kinh doanh cũng như tính chất của doanh nghiệp. Việc trả lương đúng ngày, đúng hạn là rất quan trọng để nhân viên cảm thấy được tôn trọng, có động lực hoàn thành công việc tốt hơn.
Chuyên viên C&B phải đảm bảo tính đúng lương, không được sai sót và trả lương đúng hạn như thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Trong trường hợp nếu ngày trả lương vào ngày cuối tuần, ngày nghỉ lễ, bộ phận cần sắp xếp trả trước hoặc sau ngày gần nhất với ngày thanh toán lương cố định.
3.2. Tỷ lệ mở tài khoản ngân hàng của nhân viên
Hiện nay đa số các công ty đều thực hiện trả lương qua tài khoản ngân hàng để thuận tiện trong giao dịch. Đặc biệt, các công ty còn tối ưu bằng cách để nhân và công ty cùng mở chung tại một ngân hàng. Đây là cách giúp doanh nghiệp tối ưu các chi phí liên quan đến chuyển tiền lương, thưởng cho nhân sự.
Bộ phận C&B sẽ hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên trong công ty mở thẻ ngân hàng phù hợp, đảm bảo 100% nhân sự cùng sử dụng một ngân hàng trùng với công ty. Đặc biệt với những nhân sự mới, phòng C&B cần hướng dẫn các bạn các đăng ký, làm hồ sơ, đảm bảo quyền lợi cho người lao động
3.3. Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN
Nhân viên khi ký hợp đồng chính thức với công ty thì có quyền tham gia BHXH. Doanh nghiệp cũng có nghĩa vụ phải đóng những khoản này theo quy định của pháp luật. Chuyên viên C&B phải đảm bảo các thủ tục tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho 100% nhân viên để cho thấy công ty đang làm theo đúng quy định của pháp luật.
Có một vài trường hợp nhân viên không muốn đóng bảo hiểm vì các lý do cá nhân, bộ phận C&B phải có những chia sẻ, hướng dẫn và thuyết phục họ tham gia để đảm bảo quyền lợi.
3.4. Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
Mỗi công ty sẽ có bộ quy tắc, nội quy công ty riêng để đảm bảo môi trường làm việc văn mình, công bằng và bình đẳng. Một doanh nghiệp mà nhân viên vi phạm các quy định quá nhiều lần sẽ gây ra ảnh hưởng đến các nhân viên khác.
C&B cần giám sát và đảm bảo người lao động tuân thủ theo đúng các quy định mà công ty đưa ra, ví dụ như: Quy định về chấm công, trang phục, nghỉ phép, thời gian làm việc ngoài văn phòng,…
4. Những yêu cầu cần có của một chuyên viên C&B
4.1. Về chuyên môn nghiệp vụ
Các yêu cầu về chuyên môn cho vị trí C&B gồm có:
- Chuyên viên C&B phải có trình độ đại học hoặc tương đương, chuyên ngành học về tài chính, ngân hàng, quản trị nhân sự hoặc luật
- Am hiểu về Luật Lao động, BHXH, Thuế TNCN để có thể xử lý các công việc liên quan chính xác nhất
- Kỹ năng tính toán tốt để thực hiện các phân tích về ngân sách, chi phí lao động hoặc các quyết định tài chính khác
- Có thể sử dụng tốt Excel và các phần mềm nghiệp vụ (chấm công, tính lương,…) để hỗ trợ công việc tốt hơn
4.2. Về kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm rất quan trọng với bộ phận C&B bởi bạn sẽ phải làm việc trực tiếp với đội ngũ nhân viên trong công ty.
- C&B là đại diện của công ty trước nhân viên, thay công ty xử lý các vấn đề về đời sống, tinh thần người lao động. Do đó, những kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, hiểu tâm lý đối phương,… sẽ là một điểm cộng.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng rất quan trọng. Tổ chức và quản lý nghĩa là C&B cần định hướng, lên kế hoạch tạo động lực cho mọi người. Họ cũng cần hiểu được nhân sự, phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân để sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất.
- Tính cách năng động, hòa đồng, nhiệt tình và ham học hỏi sẽ giúp chuyên viên C&B làm việc tốt hơn và phát triển công việc nhanh hơn.
- Chuyên viên C&B phải có khả năng trình bày thông tin khoa học, dễ hiểu, báo cáo thông tin trực quan để cấp trên và nhân viên khi xem đều hiểu.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ giúp C&B thuận lợi xử lý các vấn đề liên quan đến khiếu nại công lương, chi trả lương thưởng từ nhân viên.
4.3. Về thái độ trong công việc
Cũng như các vị trí công việc khác, chuyên viên C&B cần luôn nhiệt tình, ham học hỏi và có trách nhiệm với công việc:
- Tính cách năng động, hòa đồng, nhiệt tình và ham học hỏi sẽ giúp làm việc tốt hơn và phát triển công việc nhanh hơn
- Luôn hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao, đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu
- Cẩn thận và tỉ mỉ trong việc tính toán lương thưởng, hạn chế sai lệch về tiền lương
- Luôn có thái độ tích cực, lạc quan và niềm nở với tất cả mọi người, hỗ trợ nhân viên trong công ty tối đa.
5. Các phần mềm cần thiết cho công việc của C&B
5.1. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) là nền tảng thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến tất cả các nhân sự trong một tổ chức như hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, career path, chính sách lương thưởng,… của từng nhân sự trong công ty. Các thông tin này cung cấp cơ sở để chuyên viên C&B có thể tính toán tiền lương và các phúc lợi khác.
Với phần mềm, bộ phận C&B có thể nâng cao hiệu suất làm việc, doanh nghiệp tăng hiệu quả quản lý nhân sự, tối ưu thời gian và chi phí cho các bộ phận liên quan.
5.2. Phần mềm chấm công
Phần mềm chấm công hiện nay khá phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi nó có nhiều tính năng như: Ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên, quản lý lịch nghỉ phép, lịch xin đi làm muộn, lịch đi công tác, ra ngoài giữa giờ,… của nhân viên.
Nhờ các dữ liệu được ghi nhận tự động và chính xác, bộ phận C&B tiết kiệm được đáng kể thời gian tính công, lương thực tế của từng nhân sự, đảm bảo chi trả lương theo đúng thời hạn. Phần mềm cũng giúp tăng tính chính xác trong quản trị, hạn chế tối đa tình trạng gian lận trong chấm công.
5.3. Phần mềm tính lương
Phần mềm tính lương là công cụ đắc lực giúp C&B tự động tính toán lương cho nhân viên theo công thức đã được thiết lập sẵn. Thay vì phải tổng hợp dữ liệu từ hàng chục file Excel khác nhau và mất tới hàng tuần để làm xong bảng lương nhân sự, giờ đây thời gian hoàn toàn có thể rút xuống chỉ còn trong một ngày. Quy trình làm việc được tối ưu, sai sót được giảm thiểu tối đa, đồng thời chi phí vận hành được tiết kiệm đáng kể.
Về phía nhân viên, phiếu lương cũng sẽ được gửi tự động đến email của từng người để dễ dàng kiểm tra và xác nhận. Cả nhân viên, bộ phận C&B và doanh nghiệp đều đỡ “cực” hơn trước.
5.4. Phần mềm thuế, bảo hiểm
Thay vì kê khai thuế và bảo hiểm thủ công, hiện tại các doanh nghiệp đều đang sử dụng phần mềm để đơn giản các thủ tục. Các phần mềm này được liên kết với cơ quan thuế và BHXH, giúp bộ phận C&B dễ dàng khai báo thông tin, nộp thuế, nộp bảo hiểm, báo tăng, báo giảm,…
6. Tạm kết
Với nền kinh tế đầy cạnh tranh như hiện nay, bộ phận C&B sẽ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp – bởi họ giữ vai trò quan trọng trong việc thiết kế đãi ngộ và phúc lợi, giúp thu hút và giữ chân nhân tài. Hy vọng qua nội dung trong bài viết này, bạn đã hiểu được C&B là gì, vai trò – chức năng cũng như các yêu cầu cần có đối với công việc này; từ đó xây dựng một đội ngũ CnB tài năng trong doanh nghiệp.
