Nội quy công ty là văn bản quan trọng, quy định về các vấn đề trong công ty như: Thời gian làm việc, quản lý tài sản, chế độ đãi ngộ. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những chính sách và nội quy riêng nhưng đều cần đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây Base.vn sẽ gợi ý bạn cách xây dựng mẫu nội quy và một số mẫu được áp dụng trong nhiều doanh nghiệp.
1. Nội quy công ty là gì? Phân biệt nội quy công ty & nội quy lao động?
Nội quy công ty hay quy định, quy chế công ty là tập hợp các quy tắc, hướng dẫn của một công ty nhằm quản lý, điều hành các hoạt động trong doanh nghiệp một cách trơn tru và hiệu quả. Nội quy thường được ban hành dưới dạng văn bản, có thể tính chất pháp lý và được các thành viên trong công ty tuân thủ và thực hiện theo.
Mặc dù nội quy công ty và nội quy lao động đều là văn bản quy định về kỷ luật lao động như hai tài liệu này sẽ có những điểm khác biệt nhất định, cụ thể:
| Đặc điểm | Nội quy công ty | Nội quy lao động |
| Phạm vi điều chỉnh | Nội quy công ty sẽ áp dụng với tất cả người lao động đang làm việc tại công ty. | Nội quy lao động áp dụng cho người lao động làm việc theo những điều khoản trong hợp đồng. |
| Cơ quan ban hành | Người sử dụng lao động. | Người sử dụng lao động và tổ chức đại diện cho người lao động tại doanh nghiệp nếu có. |
| Hình thức | Ban hành dưới dạng văn bản, do người sử dụng lao động soạn thảo. | Văn bản được thỏa thuận và ký kết giữa người sử dụng lao động và đại diện của người lao động tại doanh nghiệp nếu có. |
| Nội dung | Quy định các vấn đề về kỷ luật lao động, các hành vi vi phạm kỷ luật, hình thức xử lý kỷ luật lao động cùng các trách nhiệm vật chất. | Quy định về kỷ luật lao động, hành vi vi phạm và các hình thức xử lý kỷ luật lao động. |
| Đăng ký | Không phải đăng ký. | Phải đăng ký nội quy với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội – nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. |
2. Một doanh nghiệp có bắt buộc phải làm nội quy công ty không?
Theo quy định của Pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành nội quy lao động, nhưng không bắt buộc có nội quy công ty.
Trong Điều 119, Bộ Luật Lao động 2012 có nhắc đến việc doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên sẽ buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản rõ ràng, và cần được đăng ký tại Cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp tỉnh để có hiệu lực về pháp luật.
Còn nội quy công ty thì không cần đăng ký với Cơ quan quản lý. Và nội quy này có thể bao gồm các quy tắc riêng mà công ty đề ra, liên quan đến nhiều khía cạnh khác nhau như quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên, quy định về an toàn lao động, quy trình làm việc,…
Tuy không bắt buộc, nhưng mọi doanh nghiệp đều nên có nội quy công ty. Đây chính là công cụ để giúp nhà lãnh đạo có thể quản trị doanh nghiệp tốt hơn, và có thể nhanh chóng xử lý nếu có các vấn đề phát sinh trong nội bộ:
- Đảm bảo kỷ luật trong doanh nghiệp: Nội quy công ty sẽ là cơ sở để doanh nghiệp thực thi quyền quản lý của mình, đảm bảo tính kỷ luật trong tổ chức. Nó yêu cầu các nhân viên cũng như hội đồng quản trị, ban lãnh đạo phải thực hiện theo đúng nguyên tắc, giữ cho toàn thể nhân sự trong công ty không vi phạm kỷ luật và quy định.
- Phát triển văn hóa nội bộ: Nội quy công ty cũng là một công cụ để giúp nhà quản lý định hướng lối sống, văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp. Nó sẽ giúp tổ chức nâng cao giá trị cốt lõi, thiết lập được văn hóa đúng đắn để có thể phát triển về sau này.
- Gắn kết nhân viên: Nội quy được đưa ra cũng là chất keo để gắn bó các thành viên trong doanh nghiệp, thúc đẩy sự trung thành, giữ chân nhân sự trong công ty. Khi nhân viên đối mặt với các xung đột, văn bản về nội quy công ty sẽ giúp mọi người hiểu vấn đề để hòa nhập, thống nhất.
3. Nội quy công ty bao gồm những nội dung gì?
3.1. Quyền và trách nhiệm của nhân viên trong công ty
Trong nội quy công ty cần có quyền hạn, trách nhiệm của các nhân viên với các thông tin như:
- Xác định rõ ràng vai trò, quyền hạn, trách nhiệm của từng nhân viên và bộ phận trong doanh nghiệp.
- Nêu rõ quyền lợi, trách nhiệm của ban giám đốc, các cấp quản lý.
- Nói đề quyền hạn, trách nhiệm của một nhân viên đối với việc tuân thủ quy định trong doanh nghiệp.
Ví dụ, trong nội quy công ty có thể đề cập đến các quyền lợi của người lao động như: Thời gian nghỉ ngơi, quyền bảo hộ lao động, quyền được tham gia đóng góp ý kiến, quyền được khiếu nại, tranh chấp lao động… Trong khi đó, một số trách nhiệm thuộc về người lao động gồm: Hoàn thành công việc, đi làm đủ và đúng giờ, giữ bí mật kinh doanh, bảo vệ tài sản công ty….
3.2. Thời gian làm việc của nhân viên
Thời gian làm việc, nghỉ ngơi của nhân viên cũng cần được quy định rõ ràng trong nội quy công ty.
- Xác định giờ làm việc chuẩn, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, mỗi ca làm việc bao nhiêu tiếng.
- Quy định về thời gian nghỉ trưa, nghỉ giữa giờ, thời gian đi muộn, về sớm.
- Quy định về nghỉ phép, nghỉ ngày lễ, nghỉ ốm hưởng lương, nghỉ không lương.
- Có quy định rõ ràng về nguyên tắc đăng ký nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ hưởng lương bảo hiểm, nghỉ sinh (với phụ nữ).
3.3. Quy định sử dụng tài sản
Phần nội dung này gồm những thông tin liên quan đến việc sử dụng tài sản của công ty.
- Quy định cách sử dụng, bảo vệ các tài sản chung gồm tài sản vật chất và tài sản vô hình như thông tin, dữ liệu.
- Làm rõ trách nhiệm của nhân viên trong bảo vệ cũng như sử dụng tài sản trong doanh nghiệp hợp lý và có trách nhiệm.
3.4. Quy định về bảo mật thông tin, dữ liệu
Dữ liệu của một doanh nghiệp rất quan trọng, tổ chức cũng nên có những quy định cụ thể cho phần này.
- Xác định rõ ràng các biện pháp bảo mật thông tin, dữ liệu cũng như hồ sơ công ty.
- Quy định về việc truy cập thông tin, dữ liệu, gồm thông tin cá nhân, thông tin phòng ban và khách hàng.
- Đảm bảo tuân thủ theo các quy định về bảo mật quyền riêng tư giữa hai bên cũng như quy định từ phía pháp luật.
3.5. Quy định về kỷ luật lao động
Các nội dung trong mục này gồm có:
- Xác định quy tắc, quy định về việc thực hiện kỷ luật lao động trong công ty.
- Chỉ rõ hình thức kỷ luật sẽ áp dụng theo từng mức độ vi phạm.
- Quy định về việc khiếu nại của nhân viên.
4. Các bước xây dựng và ban hành Nội quy công ty
Bước 1: Xây dựng dự thảo nội quy công ty
Doanh nghiệp thành lập ban soạn thảo gồm Ban lãnh đạo công ty, đại diện công đoàn nếu có và đại diện các phòng ban có liên quan. Ban soạn thảo cần thu thập ý kiến từ Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan cùng người lao động về dự thảo nội quy sẽ ban hành. Sau đó, ban soạn thảo sẽ hoàn thiện tài liệu về nội quy công ty.
Căn cứ pháp lý của một văn bản Nội quy công ty có thể tham khảo:
- Bộ luật Lao động nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày 20/11/2019
- Nghị định 45/2013/NĐ-CP ngày 10/05/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động
- Nghị định 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động
- Nghị định 148/2018/NĐ-CP ngày 24/10/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động
5 nội dung sau đây bắt buộc phải có trong một bản Nội quy công ty:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có), ngày nghỉ,…
- Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục,…
- An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc
- Bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
Lưu ý rằng doanh nghiệp không nhất thiết phải quy định 5 phần trên thành 5 chương với các điều khoản cụ thể mà có thể linh động để phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty – mục đích là nhấn mạnh hơn về những quy định quan trọng theo đặc thù của doanh nghiệp. Ví dụ, đối với các công ty kinh doanh mà có cửa hàng thì có thể quy định hẳn riêng từng chương về trang phục khi đi làm hoặc phong cách ứng xử khi tiếp xúc với khách hàng.
Bước 2: Thỏa thuận và phê duyệt nội quy
Để đảm bảo sự nhất quán và quan trọng nhất là thể hiện sự thống nhất giữa những người đứng đầu công ty, ban lãnh đạo công ty và đại diện Công đoàn cơ sở cần thỏa thuận với nhau về nội quy công ty trước khi ban hành và áp dụng, có thể có thêm một số quản lý cấp trung đại diện cho phần đông người lao động.
Doanh nghiệp có thể lấy ý kiến khảo sát – góp ý qua email, sau đó tổ chức 1 cuộc họp để làm rõ các ý kiến và thống nhất nội dung.
Nếu các bên đồng ý với các thông tin, thì ban lãnh đạo sẽ phê duyệt và chuẩn bị công tác ban hành.
Bước 3: Ban hành nội quy
Một bộ Nội quy lao động chặt chẽ cũng sẽ vô dụng nếu như không được đưa vào thực tiễn. Hãy xây dựng một kế hoạch giúp nhân viên hiểu được những gì mà doanh nghiệp mong đợi ở họ. Một số gợi ý sau sẽ giúp nhân viên ủng hộ bộ quy tắc và chủ động biến chúng thành hành động, lấy đó làm kim chỉ nam cho cách ứng xử hàng ngày.
Lưu ý về cách đưa nội quy công ty vào doanh nghiệp:
- Giao trách nhiệm cho một người phụ trách công việc thực thi bộ Nội quy công ty (ví dụ như Admin, QA, QC,…) sẽ là một giải pháp thích hợp để đào tạo và đảm bảo sự tuân thủ trong công ty.
- Cần thông báo cho toàn bộ nhân sự và giải thích những thắc mắc liên quan. Các phương tiện tốt nhất để phân phối chính sách rộng rãi có thể là email, bảng tin, các cuộc họp nhóm nhỏ hay toàn thể nhân viên của công ty.
- Nội quy công ty được công bố qua các hình thức như: Ban hành chính thức trên Phần mềm quản lý công văn, đăng tải lên Mạng truyền thông nội bộ, gửi qua email, gửi vào các hội nhóm chung, niêm yết tại bảng tin công ty, các cuộc họp tập thể, in và phát cho từng nhân sự,…
- Cần thực hiện giáo dục, tuyên truyền và đào tạo nội bộ, để đảm bảo 100% nhân viên hiểu và nắm được hết các quy tắc của doanh nghiệp.
- Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể yêu cầu nhân viên mới làm một bài kiểm tra để xem nhân viên đã hiểu và nắm được chưa – ngay trên hệ thống này – với một ứng dụng được tích hợp sẵn là Base Test.
Ảnh: Base Inside
Bước 4: Niêm yết nội quy
Doanh nghiệp cần niêm yết các nội dung chính trong Nội quy công ty ở những nơi cần thiết, để nhân viên nắm rõ và có thể chủ động tra cứu lại khi cần.
Ngày nay, khi các doanh nghiệp đang ngày càng hướng đến xu hướng số hóa văn phòng, những chính sách, nội quy ban hành cũng được số hóa theo.
Rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn niêm yết nội quy công ty trên Phần mềm quản lý nhân sự. Trên đây, từng nội quy, quy định sẽ được phân loại rõ ràng theo hệ thống, được chỉ định áp dụng cho các bộ phận/ cá nhân nào trong khoảng thời gian nào. Cả nhân viên cũ và mới đều dễ dàng nắm bắt được, và luôn được cập nhật các phiên bản mới nhất của nội quy.
Lưu ý rằng những nội dung được niêm yết thường được chắt lọc đơn giản và ngắn gọn nhất có thể, thường bao gồm các nội dung cơ bản:
- Quy định về thời gian làm việc
- Tác phong và đạo đức
- Đảm bảo an toàn và vệ sinh trong lao động
- Bảo vệ tài sản doanh nghiệp
Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh
Xây dựng một bộ Nội quy công ty là chưa đủ, doanh nghiệp phải thực sự tuân thủ theo những tiêu chuẩn đó. Bởi vậy, việc thường xuyên đánh giá là rất cần thiết, giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng dẫn đến những hành vi vi phạm nghiêm trọng.
Doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên phản hồi về bộ nội quy. Một vài bài kiểm tra thường kỳ, cuộc gặp gỡ nói chuyện 1:1, hoặc những hộp thư ẩn danh là những công cụ hữu ích thường được sử dụng.
Bên cạnh đó, để mọi thứ được minh bạch hơn, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm để quản lý, lưu trữ và xử phạt các sự vụ, sai phạm trong công ty. Ví dụ như Base Case, ứng dụng này cho phép nhanh chóng báo cáo và số hóa các sự vụ xảy ra trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp theo dõi và xử lý sai phạm hiệu quả.
Nhân viên không thể chối cãi hay kiện tụng, vì mọi quy chế xử phạt đều đã được công khai rõ ràng, bản thân họ cũng đã xác nhận đã đọc hiểu khi mới vào làm việc. Thông qua phần mềm, doanh nghiệp cũng có được cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện nội quy, quy định chung trong tập thể và lịch sử sai phạm của từng người.
5. Tải về ngay: 05 mẫu nội quy công ty phổ biến
5.1. Nội quy công ty đầy đủ (ban hành chính thức)
Mẫu nội quy công ty đầy đủ sẽ gồm những quy định chung được áp dụng, thời gian làm việc, trật tự trong công ty, quy định về tiếp khách… Ngoài ra, văn bản cũng nêu rõ những cảnh cáo, xử phạt nếu như nhân viên không thực hiện theo nội quy.
Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu nội quy công ty đầy đủ TẠI ĐÂY
5.2. Nội quy, quy định chung
Mẫu nội quy, quy định chung trong công ty hầu hết sẽ có thông tin về giờ giấc làm việc, an toàn lao động, quy định về tài sản, những vấn đề sẽ xử lý nếu sai phạm. Mẫu này được dùng hầu hết cho mọi công ty, có thể thay đổi và tùy chỉnh để phù hợp với từng doanh nghiệp.
Tải miễn phí mẫu nội quy, quy định chung trong công ty TẠI ĐÂY
5.3. Nội quy công ty ngắn gọn
Mẫu nội quy ngắn gọn sẽ cô đọng thông tin, đảm bảo sự súc tích, đủ ý để người đọc có thể hiểu được. Mẫu này vẫn sẽ có đủ thông tin về kỷ luật lao động, quy định làm việc, trách nhiệm về cơ sở vật chất… Tuy nhiên, với doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng thì không nên áp dụng mẫu này.
Tải miễn phí mẫu nội quy công ty ngắn gọn TẠI ĐÂY
5.4. Nội quy công ty hài hước
Mẫu nội quy công ty hài hước vẫn đảm bảo các thông tin nhưng được trình bày, nói lái theo hướng vui nhộn để nhân viên cảm thấy hứng thú và tránh làm sai quy định. Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu nội quy hài hước dưới đây.
Tải miễn phí mẫu nội quy công ty hài hước TẠI ĐÂY
5.5. Bảng nội quy công ty
Nếu cần in nội quy công ty để treo trong văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý ngắn gọn hết sức có thể, đảm bảo từ 1 – 2 mặt giấy A4.
Một mẫu bảng nội quy công ty có thể tham khảo như sau:
6. Một số mẫu nội quy công ty đặc thù theo từng lĩnh vực
6.1. Nội quy công ty sản xuất
Công ty sản xuất có đặc thù là nhiều nhân sự, bao gồm cả nhân sự ở trình độ phổ thông và trình độ đại học. Bên cạnh đó, công việc của công ty sản xuất cũng nhiều khâu và nhiều công đoạn. Chính vì vậy việc có văn bản rõ ràng về nội quy công ty là rất quan trọng và cần thiết.
Tải miễn phí mẫu nội quy cho công ty sản xuất TẠI ĐÂY
6.2. Nội quy công ty xây dựng
Với công ty xây dựng, mẫu nội quy sẽ gồm những nội dung về an toàn lao động, vệ sinh lao động và bảo hộ lao động do đặc thù trong ngành nghề làm việc.
Tải miễn phí mẫu nội quy công ty xây dựng TẠI ĐÂY
6.3. Nội quy công ty thương mại
Khi xây dựng nội quy cho công ty thương mại, bộ phận thực hiện cần chú trọng đến các nội dung về trang phục, giờ giấc, tác phong cũng như thái độ làm việc. Bởi lĩnh vực này sẽ làm việc nhiều với khách hàng nên việc chuẩn bị tốt để gây ấn tượng là điều thiết yếu.
Tải miễn phí mẫu nội quy công ty thương mại TẠI ĐÂY
6.4. Nội quy công ty giáo dục
Công ty giáo dục có đặc thù là môi trường lành mạnh, an toàn cho học sinh. Vậy nên các nội quy cần rõ ràng, đặc biệt là cán bộ, giáo viên phải có sự say mê giảng bài, có đạo đức với nghề.
Tải miễn phí mẫu nội quy công ty giáo dục TẠI ĐÂY
7. Tạm kết
Là tấm bản lề của doanh nghiệp, nội quy công ty giúp một tổ chức luôn giữ vững kỷ luật, văn hóa và phong cách làm việc mà nhà lãnh đạo đã định hình ngay từ ban đầu. Cho dù pháp luật không quy định bắt buộc thì đây cũng là một loại văn bản mang tính “quản trị” không thể thiếu trong một tổ chức.
Thực tế, xây dựng một bản nội quy đúng nghĩa là một quá trình phức tạp, cần trình độ pháp lý cao và phải thường xuyên được cập nhật. Và cách ban hành chúng cũng như thực thi – giám sát hằng ngày, cũng chính là một bài toán quan trọng trong doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết của Base.vn sẽ giúp ích cho bạn!
