Kaizen là gì? Chìa khóa cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Kaizen là gì

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc không ngừng cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động là yếu tố sống còn của mỗi doanh nghiệp. Và Kaizen, triết lý cải tiến liên tục từ Nhật Bản, đã trở thành một giải pháp ưu việt, được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng thành công.

Vậy Kaizen là gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Và làm thế nào để triển khai Kaizen một cách hiệu quả? Hãy cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Kaizen là gì?

Kaizen được biết tới là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật đã áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp khắp nơi trên thế giới. Tên của nó được ghép từ hai từ trong tiếng Nhật: kai – liên tục và zen – cải tiến, dịch sang thuật ngữ tiếng Anh là “ongoing improvement” nghĩa là sự cải tiến không ngừng nghỉ.

Một trong những điểm đặc trưng của Kaizen là “tích tiểu thành đại” – một kết quả lớn sẽ được tích lũy bền bỉ theo thời gian từ những thay đổi nhỏ, cải tiến nhỏ. Bởi vậy, Kaizen cần có sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần “bất cứ cái gì cũng có thể cải tiến được”.

Khái niệm Kaizen bắt nguồn từ Nhật Bản, có nghĩa là cải tiến không ngừng nghỉ
Khái niệm Kaizen bắt nguồn từ Nhật Bản, có nghĩa là cải tiến không ngừng nghỉ

Theo The New Shorter Oxford English Dictionary (1993), từ “Kaizen” được bổ sung và định nghĩa như sau: Kaizen là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất,… như một triết lý kinh doanh.

Trước kia, Kaizen chủ yếu được áp dụng trong các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Canon, Honda… Sau đó, Kaizen dần được áp dụng rộng rãi – trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ, kinh doanh, công nghệ,… tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

Quá trình cải tiến trong Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng quy mô nhỏ nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Khái niệm này khác biệt với sự Đổi mới mà các doanh nghiệp phương Tây thường áp dụng: tạo ra những thay đổi lớn, ưu tiên những đột phá mang tính chất tức thời.

So sánh triết lý Kaizen của Nhật Bản so với Đổi mới của các nước phương tây
So sánh triết lý Kaizen của Nhật Bản so với Đổi mới của các nước phương tây

2. Lợi ích mà Kaizen mang lại

Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình. Có thể kể tới các lợi ích cơ bản sau:

Cải thiện năng suất và chất lượng

    Kaizen tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí, giúp doanh nghiệp tăng năng suất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Bằng cách cải tiến liên tục, Kaizen giúp doanh nghiệp tạo ra những sản phẩm, dịch vụ ngày càng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

    Giảm thiểu chi phí và lãng phí

      Kaizen giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và lãng phí bằng cách tinh gọn quy trình, tối ưu hóa nguồn lực, loại bỏ những công đoạn thừa, không cần thiết. Việc giảm thiểu chi phí giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

      Nâng cao tinh thần và sự gắn kết của nhân viên

        Kaizen tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi ý kiến đều được lắng nghe và tôn trọng. Sự tham gia của tất cả nhân viên vào quá trình cải tiến giúp họ cảm thấy mình là một phần quan trọng của doanh nghiệp, từ đó nâng cao tinh thần làm việc, sự gắn kết và lòng trung thành.

        Tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả

          Kaizen giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả bằng cách khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo, tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi, phát triển. Môi trường làm việc linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những thay đổi của thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh.

          Đọc thêm: PDCA là gì? Phương pháp cải tiến và tinh gọn doanh nghiệp

          3. 10 nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

          Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

          1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng: Về nguyên tắc, các sản phẩm / dịch vụ cần được định hướng theo thị trường và phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Bởi vậy, Kaizen cần nhắm tới mục đích cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm mang lại và loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ người dùng cuối.

          2. Không ngừng cải tiến: Khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm / dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…). Bởi vậy, khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc, mà doanh nghiệp sẽ cần cải tiến liên tục. Chắc chắn việc cải tiến một sản phẩm cũ Một chiến lược cải tiến sản phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với sản xuất sản phẩm mới.

          3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao; trong trường hợp mắc sai lầm thì được quy trách nhiệm đúng đắn. Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể, không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng.

          4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở: Nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên. Có mạng lưới thông tin nội bộ để nhân viên nhanh chóng cập nhật tin tức, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm.

          5. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork): Với Kaizen, doanh nghiệp xây dựng cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong đó, team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

          6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án: Nguồn nhân lực để làm dự án được chắt lọc từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.

          7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn: Doanh nghiệp đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý. Đây là cách để xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.

          8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần có sự tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội; chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty; và đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.

          9. Thông tin đến mọi nhân viên: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty, nên cần duy trì việc chia sẻ thông tin thường xuyên, minh bạch.

          10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc: Kết hợp nhiều biện pháp như đào tạo nội bộ, phân quyền cụ thể, phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân, công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời,…

          Đọc thêm: Lean là gì? Ứng dụng mô hình Lean để giảm chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

          4. Hướng dẫn cách tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp

          Chu trình 7 bước Kaizen được hướng dẫn tóm tắt theo hình ảnh dưới đây:

          Cách tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp
          Cách tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp

          Cụ thể:

          Bước 1: Tìm hiểu hiện trạng của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen

          Trước khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp cần sáng suốt đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,… Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp từ các cấp từ CEO cho tới nhân viên. Hãy chuẩn bị nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.

          Bạn có thể áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng đến đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.

          Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang gặp phải

          Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Ví dụ, tại thời điểm hiện tại tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi do quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn. Đừng quên thu thập phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên để có được cái nhìn tổng quan hơn. 

          Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất cho vấn đề

          Lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó. Một khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đây là bước cùng nhau đề xuất giải pháp. Hãy khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo hoặc thậm chí là bất kỳ ý tưởng nào. Chọn một giải pháp khả thi nhất để thiết lập kế hoạch thực hiện, tốt nhất là gắn liền với các chỉ tiêu đánh giá đo lường được.

          Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

          Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp trước rồi mới chính thức áp dụng trong doanh nghiệp. Xuyên suốt quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan phải thường xuyên thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát.

          Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

          Từ các thông tin và dữ liệu thu thập được trong quá trình thực hiện, hãy xác định kết quả của giải pháp Kaizen và đánh giá mức độ thành công so với hiện trạng ban đầu. Đa số giải pháp Kaizen sẽ mang lại ảnh hưởng tích cực.

          Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

          Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể doanh nghiệp sẽ nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp hoặc một vài yếu tố có thể làm tốt hơn. Cần nhanh chóng sửa chữa những điểm này để “kaizen” chính Kaizen của bạn. Hãy kiên nhẫn rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau.

          Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

          Khi xác nhận đã có được giải pháp Kaizen phù hợp, đây là lúc doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1, để một lần nữa xác định các vấn đề mới nảy sinh và tìm ra giải pháp.

          Đọc thêm: Six Sigma là gì? Cẩm nang 6 sigma dành cho người mới tìm hiểu

          5. Ví dụ thực tế về áp dụng Kaizen

          5.1 Toyota: Biểu tượng của Kaizen

            Nhắc đến Kaizen là nhắc đến Toyota. Hãng xe hơi Nhật Bản này được coi là “bậc thầy” trong việc áp dụng Kaizen vào sản xuất. Toyota đã xây dựng một hệ thống sản xuất nổi tiếng thế giới, được gọi là “Hệ thống sản xuất Toyota” (Toyota Production System – TPS), dựa trên triết lý Kaizen.

            Tại Toyota, Kaizen không chỉ là nhiệm vụ của các nhà quản lý mà là trách nhiệm của mỗi công nhân. Mọi người đều được khuyến khích đóng góp ý kiến, đề xuất cải tiến. Toyota áp dụng Kaizen vào mọi công đoạn sản xuất, từ thiết kế, chế tạo đến lắp ráp, kiểm tra chất lượng. Nhờ đó, Toyota đã đạt được năng suất cao, chất lượng vượt trội, giảm thiểu chi phí và lãng phí.

            Kaizen Toyota

            5.2 Các công ty thành công nhờ Kaizen

              Không chỉ Toyota, có rất nhiều công ty trên thế giới đã áp dụng Kaizen thành công, mang lại những lợi ích to lớn. Chẳng hạn như:

              • Nestlé: Tập đoàn thực phẩm hàng đầu thế giới đã áp dụng Kaizen để tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm.
              • Amazon: “Gã khổng lồ” thương mại điện tử đã sử dụng Kaizen để cải thiện quy trình vận chuyển, giao hàng, tăng tốc độ phục vụ khách hàng.
              • General Electric: Tập đoàn đa quốc gia Mỹ đã áp dụng Kaizen để nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí hoạt động.

              5.3 Bài học kinh nghiệm từ việc áp dụng Kaizen

              Từ những ví dụ thực tế trên, chúng ta có thể rút ra những bài học kinh nghiệm quý giá về việc áp dụng Kaizen:

              • Kaizen là một hành trình dài: Cải tiến là một quá trình liên tục, không có điểm dừng. Doanh nghiệp cần kiên trì, nỗ lực thực hiện Kaizen trong suốt quá trình hoạt động của mình.
              • Kaizen cần sự tham gia của tất cả mọi người: Kaizen không chỉ là nhiệm vụ của một cá nhân hay một bộ phận mà là trách nhiệm của cả tập thể. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người đều được khuyến khích đóng góp ý kiến, tham gia vào quá trình cải tiến.
              • Kaizen cần sự hỗ trợ của lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy, hỗ trợ việc áp dụng Kaizen. Lãnh đạo cần tạo ra một tầm nhìn rõ ràng, truyền cảm hứng cho nhân viên, cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện Kaizen.
              • Kaizen cần được đo lường và đánh giá: Để đảm bảo Kaizen được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chí đo lường, đánh giá cụ thể. Việc đo lường, đánh giá giúp doanh nghiệp xác định được những điểm cần cải tiến, điều chỉnh phương pháp thực hiện Kaizen.

              5.4 Tối ưu hiệu suất làm việc bằng các phần mềm quản lý 4.0

              Mục tiêu tối cao của Kaizen là để mọi người làm việc vừa nhẹ nhàng hơn vừa đạt kết quả cao hơn. Bởi vậy, khái niệm “được việc” không phải là đầu tắt mặt tối làm thêm giờ hay đổ mồ hôi vào một cách khổ sở. Đó là thành công trong việc tìm ra giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn.

              Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng công nghệ 4.0 vào quản lý hiệu suất nhằm Kaizen từng yếu tố, loại bỏ các phần việc dư thừa và tập trung hơn cho những hành động mang lại giá trị, nhằm cải thiện kết quả sau cùng. Dưới đây là ví dụ về một số phần mềm phục vụ trực tiếp cho Kaizen:

              Đầu tiên, phần mềm quản lý công việc 4.0 sẽ chia nhỏ công việc để theo dõi sát sao nhất.

              Tất cả công việc được quản lý trên một hệ thống chung duy nhất, bao gồm tất cả các yếu tố nhỏ nhất như deadline, miêu tả công việc, file đính kèm, nhãn dán phân loại,… nên giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện. Không còn tình trạng trôi việc, quên việc như cách giao-nhận bằng miệng, qua chat, excel, email,… Hơn nữa, bạn có thể xây dựng sẵn template cho các dự án công việc khác nhau, nhân bản chúng lên để bắt đầu triển khai và sử dụng chính kinh nghiệm đó để tối ưu liên tục.

              Để kaizen quy trình nghiệp vụ, một phần mềm quản lý quy trình chính là chìa khóa.

              Bạn luôn muốn tối ưu các quy trình này sao cho tiết kiệm thời gian/công sức/chi phí nhất và hạn chế sai sót xảy ra, nhưng bạn loay hoay chưa làm được vì thiếu đi dữ liệu đo lường thực tế. Phần mềm quản lý quy trình thông minh sẽ giải quyết tất cả. Công việc không chỉ được cảnh báo tự động mỗi khi bị chậm trễ so với SLA (thời gian kỳ vọng tiêu chuẩn), mà còn được thống kê một cách chính xác hiệu suất (thời gian, nhân lực,…) cần thiết để thực hiện. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn biết vấn đề nằm ở đâu để tối ưu lại quy trình.

              Ảnh minh họa: Báo cáo tự động trong phần mềm quản lý quy trình Base Workflow
              Ảnh minh họa: Báo cáo tự động trong phần mềm quản lý quy trình Base Workflow

              Bạn cũng nên tham khảo sử dụng phần mềm quản lý phê duyệt để thúc đẩy tinh thần chủ động của nhân sự.

              Chỉ với một lần thiết lập ban đầu, các đề xuất trong nội bộ doanh nghiệp sẽ được nhanh chóng gửi tới đúng người, đủ thông tin và được xử lý trực tuyến mọi nơi mọi lúc. Đây là giải pháp tối ưu thời gian và công sức triệt để nhất so với phương pháp phê duyệt thủ công giấy tờ bản cứng. Phần mềm này cũng giúp thúc đẩy nhân viên trong doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đề xuất ý tưởng Kaizen.

              6. Kết luận

              Một sự đột phá vĩ mô có thể khó khăn đối với doanh nghiệp, nhưng bạn luôn dễ dàng triển khai Kaizen ở bất cứ quy mô đội nhóm nào. Cải tiến chạm rãi không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới, và rất có thể chính là của công ty bạn.

              Đừng quên chia sẻ bài viết hữu ích này nhé!

              Nhận tư vấn miễn phí

              Nhận tư vấn miễn phí từ các Chuyên gia Chuyển đổi số của chúng tôi

              "Bật mí" cách để bạn tăng tốc độ vận hành, tạo đà tăng trưởng cho doanh nghiệp của mình với nền tảng quản trị toàn diện Base.vn

              • Trải nghiệm demo các ứng dụng chuyên sâu được "đo ni đóng giày" phù hợp nhất với bạn.
              • Hỗ trợ giải quyết các bài toán quản trị cho doanh nghiệp ở mọi quy mô & từng lĩnh vực cụ thể.
              • Giải đáp các câu hỏi, làm rõ thắc mắc của bạn về triển khai, go-live, sử dụng và support

              Đăng ký Demo

              This will close in 2000 seconds

              Zalo phone