Báo cáo công việc là nhiệm vụ quan trọng mà nhân viên trong công ty cần thực hiện, đặc biệt là với cấp quản lý trung. Dựa theo những thông tin trong file báo cáo, ban lãnh đạo sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc của nhân viên trong công ty, từ đó có những điều chỉnh, thay đổi sao cho phù hợp. Bài viết sau đây Base.vn xin giới thiệu đến bạn đọc 7 mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
1. Mẫu báo cáo công việc là gì?
Mẫu báo cáo công việc là một tài liệu thể hiện được kết quả công việc, cách thức làm việc, tiến độ dự án… cùng các thông tin khác liên quan của một cá nhân, một đội nhóm hoặc phòng ban. Tùy theo từng doanh nghiệp cũng như đặc thù của mỗi vị trí công việc mà nhân viên có thể báo cáo theo ngày, tuần hoặc tháng.
Dựa theo kết quả trên mẫu báo cáo công việc, nhà quản lý sẽ có cái nhìn khách quan về kết quả làm việc của nhân viên, lấy đó làm cơ sở để khen thưởng khi nhân viên làm tốt hoặc có những nhắc nhở nếu nhân viên làm việc chưa hiệu quả.
2. Báo cáo công việc có ý nghĩa gì? Ai là người cần báo cáo công việc?
Báo cáo công việc có vai trò quan trọng đối với nhân viên cũng như nhà quản lý.
Theo dõi tiến độ công việc:
- Nhà quản lý cũng như các bên liên quan có thể nắm được tình hình thực hiện công việc của từng cá nhân, phòng ban, từ đó có những điều chỉnh phù hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất.
- Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của từng cá nhân, bộ phận, qua đó đề xuất những chính sách khen thưởng kịp thời với nhóm có thành tính tốt cũng như đưa ra biện pháp khắc phục với những nhân sự chưa hoàn thành nhiệm vụ.
Cải thiện hiệu quả công việc:
- Thông qua việc báo cáo công việc hàng tuần/ hàng tháng… người thực hiện sẽ biết mình đã làm những gì, hiệu quả ra sao, có gì sai sót để từ đó phát huy cũng như khắc phục, đảm bảo công việc ngày một tốt hơn.
- Việc thực hiện báo cáo còn giúp nhân viên và quản lý phát hiện những rào cản trong quá trình thực hiện công việc, từ đó có những đề xuất để làm việc trơn tru và hiệu quả hơn.
Tăng sự phối hợp giữa cá nhân và bộ phận:
Qua báo cáo công việc, các cá nhân và đội nhóm trong doanh nghiệp sẽ có cơ hội giao tiếp, phối hợp với nhau tốt hơn. Các bên sẽ hiểu rõ công việc của nhau, từ đó cùng nhau hợp tác để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Thực tế, báo cáo công việc là trách nhiệm của tất cả thành viên trong công việc.
- Với nhân viên: Báo với cấp trên về tiến độ công việc, các kết quả đạt được và chưa đạt được.
- Với trưởng nhóm: Báo cáo tiến độ công việc mà đội nhóm mình đang thực hiện, những vấn đề gì còn tồn đọng, điều gì đang làm tốt…
- Với quản lý: Báo cáo công việc của phòng ban, giúp cấp trên đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc, tình hình làm việc của mỗi nhân sự, có giải pháp khắc phục vấn đề còn tồn đọng.
- Với ban giám đốc: Báo cáo về hiện trạng công ty cho hội đồng quản trị để có những bước tiếp theo trong quá trình phát triển doanh nghiệp.
3. Một bản báo cáo công việc chuẩn trông như thế nào?
3.1. Về mặt hình thức
- Báo cáo cần được trình bày khoa học, rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu, có đầy đủ thông tin về nội dung công việc, mục tiêu thực hiện, kết quả đạt được, tỷ lệ phần trăm hoàn thành…
- Khi làm báo cáo, cần đảm bảo các thông tin được sắp xếp hợp lý, logic để người xem có thể hiểu và nắm bắt được thông tin.
- Cần chú trọng vào font chữ, cỡ chữ, màu sắc cũng cần lựa chọn phù hợp để làm nổi bật những thông tin quan trọng.
- Nếu báo cáo online thì nên trình bày dạng trên file Excel hoặc Word. Còn nếu báo cáo dạng văn bản thì cần chuẩn bị trên giấy A4, A3, tùy nội dung báo cáo.
3.2. Về mặt nội dung
Mẫu báo cáo công việc nên có những nội dung dưới đây để người xem có thể hiểu và nắm được thông tin nhanh chóng.
- Thông tin chung: Gồm tên công ty, họ tên người báo cáo, chức vụ, phòng ban.
- Thời gian báo cáo: Là thời gian thực hiện làm báo cáo.
- Nội dung báo cáo: Đây là phần chính của báo cáo nên cần ghi chi tiết, cụ thể những công việc đã hoàn thành, việc chưa thực hiện và kế hoạch cho thời gian tiếp theo. Bạn cần phải so sánh được kết quả với mục tiêu và trình bày những nguyên nhân khiến công việc chưa hoàn thành.
- Ý kiến đóng góp: Phần này, người làm báo cáo sẽ đưa ra những ý kiến đóng góp để thay đổi kế hoạch cũng như định hướng công việc phù hợp trong thời gian tới. Nội dung cần chi tiết, rõ ràng để người đánh giá được thuyết phục bởi những đề xuất đưa ra.
- Kết luận: Phần này sẽ tóm tắt lại toàn bộ kết quả công việc đã nêu ở trên và làm nổi bật những vấn đề quan trọng.
3.3. Về phương thức báo cáo
Báo cáo công việc có thể được trình bày dưới nhiều hình thức: Văn bản, thuyết trình hoặc gửi online. Khi thực hiện, người báo cáo cần trình bày súc tích, rõ ràng và dễ hiểu để mọi người nhanh chóng hiểu vấn đề và nắm thông tin. Bên cạnh đó, báo cáo cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp, chú ý đến sự lịch sự, trang trọng, hạn chế dùng từ địa phương.
4. Các bước viết báo cáo công việc
Bước 1: Xác định mục đích và đối tượng nhận báo cáo
Trước khi làm báo cáo công việc, chúng ta cần xác định mục đích của báo cáo là gì? Báo cáo tiến độ công việc, kết quả công việc hay tổng kết công việc.
Sau đó hãy xác định đối tượng đọc báo cáo là ai. Đó có thể là trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc, chủ tịch… Khi xác định được đối tượng nhận báo cáo, người lập sẽ dự kiến đưa ra được những nội dung chính xác, đồng thời sử dụng ngôn ngữ phù hợp.
Bước 2: Lựa chọn thông tin sử dụng trong báo cáo
Sau khi xác định được đối tượng nhận báo cáo, cần xác định mục đích của báo cáo là gì, từ đó chuẩn bị nội dung báo cáo phù hợp. Theo đó, người lập cần liệt kê công việc cần làm trong thời gian báo cáo yêu cầu, mức độ hoàn thành của mỗi nhiệm vụ. Khi đã liệt kê ra, hãy chọn những thông tin quan trọng nhất, nổi bật nhất để truyền tải đến người nhận báo cáo.
Bước 3: Lập dàn ý cho báo cáo
Khi thực hiện báo cáo công việc, cần phân tích và trình bày theo 3 phần như sau:
- Phần đầu: Giới thiệu tổng quan về báo cáo, mục đích, mục tiêu thực hiện và những nội dung chính của báo cáo.
- Phần giữa: Nói về những công việc đã thực hiện, kết quả so với mục tiêu như thế nào, có vấn đề gì phát sinh và giải pháp đề xuất để làm tốt hơn hoặc giải pháp khắc phục.
- Phần kết luận: Tóm tắt lại kết quả công việc và đánh giá hiệu quả thực hiện, rút ra bài học, những ý kiến đóng góp để đạt được hiệu quả công việc tốt hơn.
Bước 4: Tiến hành làm báo cáo
Dựa theo những thông tin của bước 3, báo cáo được viết ra cần đảm bảo đầy đủ nội dung và hình thức dễ hình, dễ đọc. Bên cạnh đó, việc sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nhận báo cáo cũng là điều không thể bỏ qua.
Ví dụ, thay vì viết: “Đây là phần báo cáo của team Marketing, rất mong nhận được góp ý từ mọi người ạ”, thì phong cách viết nên là: “Trên đây là toàn bộ kết quả công việc của team Marketing cho chiến dịch Nâng cao tỷ lệ khách hàng cũ quay lại mua hàng. Rất mong nhận được sự phản hồi và đóng góp từ Anh Nguyễn Văn A – Phó Giám đốc chi nhánh cùng các phòng ban liên quan để team có những cải tiến, thay đổi phù hợp.”
Bước 5: Kiểm tra và chỉnh sửa
Để đảm bảo sự chuyên nghiệp, hạn chế sai sót, mỗi báo cáo đều cần được rà soát kỹ lưỡng trước khi gửi đi, nhằm đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp và trình bày. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể tham khảo ý kiến của cấp trên hoặc đồng nghiệp để báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
5. Tải miễn phí: 7 mẫu báo cáo công việc dùng trong doanh nghiệp
5.1. Mẫu báo cáo công việc hàng ngày
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày thường dùng cho cá nhân, thể hiện công việc mà nhân viên đó đã làm trong một ngày. Báo cáo hàng ngày cần thể hiện chi tiết nội dung công việc đã làm, tiến độ thực hiện, những góp ý nếu có.
5.2. Mẫu báo cáo công việc hàng tuần
Báo cáo công việc hàng tuần là văn bản tổng hợp toàn bộ công việc và nhiệm vụ của một nhân viên hoặc một đội nhóm nào đó. Thông qua báo cáo tuần, nhà quản lý sẽ theo dõi được tiến độ làm việc của từng nhân viên/ đội nhóm, qua đó thấy được những điều họ đang làm tốt và những khó khăn còn gặp phải, từ đó đề xuất giải pháp để nhân viên thực hiện công việc tốt hơn.
5.3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng
Đây là mẫu báo cáo công việc phổ biến và được dùng hầu hết trong các doanh nghiệp. Báo cáo công việc theo tháng sẽ có nhiều nội dung cần liệt kê hơn do thời gian khá dài, có thể thêm tỷ lệ hoàn thành công việc để dễ đánh giá hơn.
5.4. Mẫu báo cáo công việc cuối năm
Một năm có rất nhiều sự kiện xảy ra nên việc làm báo cáo năm là không thể thiếu. Mẫu báo cáo này thường phù hợp với các vị trí trưởng nhóm, trưởng phòng, cần báo cáo công việc của team cũng như phòng ban đó. Thông qua báo cáo, doanh nghiệp sẽ biết được những vấn đề đã làm tốt, điều gì còn tồn đọng để phát huy cũng như khắc phục trong năm mới.
5.5. Mẫu báo cáo công việc cá nhân (dành cho nhân viên)
Với cấp độ nhân viên, có thể làm báo cáo công việc theo một mẫu đơn giản gồm thời gian thực hiện, tên công việc, mô tả nội dung công việc, kết quả, đánh giá và ghi chú.
5.6. Mẫu báo cáo công việc cho sếp (dành cho quản lý cấp trung)
Với quản lý cấp trung, báo cáo công việc không đơn giản chỉ là liệt kê các kết quả đã đạt được, mà còn cần đưa ra các đề xuất hữu ích để cải thiện hiệu suất hoặc khắc phục vấn đề tồn đọng. Mẫu báo cáo này thường bao gồm 4 phần: Tình hình chung của đội nhóm, Nội dung chi tiết công việc đã thực hiện của từng nhân viên, Báo cáo kết quả đạt được, Kiến nghị và đề xuất.
5.7. Mẫu báo cáo thử việc
Báo cáo kết quả làm việc trong thời gian thử việc là căn cứ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự trong thời gian thử việc, và ra quyết định có ký hợp đồng chính thức hay không.
>>> TẢI TRỌN BỘ 7 MẪU BÁO CÁO CÔNG VIỆC TẠI ĐÂY
6. Các vấn đề thường gặp khi xử lý báo cáo công việc trong đội nhóm, doanh nghiệp
6.1. Báo cáo trình bày khó hiểu, thiếu chuyên nghiệp
Theo khảo sát, có đến 87% nhà quản lý cảm thấy tốn kém thời gian, công sức khi đọc những báo cáo được trình bày khó hiểu và thiếu chuyên nghiệp từ nhân viên. Đa số nhân viên đều mắc các lỗi như:
- Bố cục báo cáo không hợp lý, thiếu sự logic và khoa học.
- Nội dung trình bày lan man, dài dòng, chưa đi vào trọng tâm, thiếu súc tích và những ý quan trọng.
- Ngôn ngữ được dùng chưa phù hợp, thiếu sự chính xác.
- Chưa có hình ảnh, biểu đồ thể hiện cho kết quả công việc đạt được.
Điều này khiến nhà quản lý mất thêm nhiều thời gian, công sức để đọc báo cáo nhưng không thể tìm thấy điều mình đang cần.
6.2. Dữ liệu báo cáo bị thừa hoặc thiếu
Nhiều doanh nghiệp không có công cụ thu thập dữ liệu (data) nên thông tin báo cáo thường bị thiếu chính xác hoặc không đầy đủ. Chưa hết, nhiều nhân viên để quá nhiều thông tin không cần thiết trong báo cáo, gây rối cho người đọc. Trong khi đó, những số liệu cần đưa vào để đánh giá hiệu quả của công việc thì lại không có.
Chính vì những điều này, nhà quản lý không thể có những đánh giá khách quan cho từng cá nhân cũng như đội nhóm hoặc phòng ban.
6.3. Dữ liệu báo cáo bị sai lệch thực tế
Ở các doanh nghiệp hiện nay, nếu như không có đủ dữ liệu để thu thập thì kết quả trả về sẽ không chính xác. Quy trình thu thập, xử lý dữ liệu không chuẩn xác có thể đưa ra những kết quả không đúng, dẫn đến những quyết định sai lầm trong quản trị. Đây cũng chính là vấn đề mà nhiều quản lý gặp phải khi đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
Mặt khác, nhiều nhân viên còn cố tình làm báo cáo sai lệch dữ liệu để có một kết quả tốt. Nếu nhà quản lý không kịp thời phát hiện thì có thể gây ra sự bất bình trong công ty, nhân viên khác cảm thấy không đủ tin tưởng và sẵn sàng ra đi bất kỳ lúc nào.
6.4. Khó tổng hợp dữ liệu thành báo cáo tổng thể
Nếu sử dụng hình thức báo cáo thủ công, cứ mỗi đợt báo cáo, một đội nhóm 5 người có thể có tới 5-7 tờ báo cáo riêng lẻ khác nhau. Rõ ràng dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều nơi, không thể quản lý tập trung được.
Điều này gây ra những khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu để báo cáo công việc tổng thể. Thậm chí, dữ liệu có thể không khớp nhau, không tương thích giữa các bộ phận, gây lãng phí thời gian và công sức khi thực hiện báo cáo mà kết quả không chính xác.
Hơn thế nữa, khi nhận báo cáo từ cấp dưới, lãnh đạo có thể gặp khó khăn khi muốn phân tích và hiểu sâu hơn gốc rễ của vấn đề. Bởi không có cơ sở dữ liệu để so sánh hiện tại và quá khứ để đánh giá mức độ tăng trưởng, cũng như không có cái nhìn đa chiều để đánh giá và hiểu rõ xem những con số đạt được đến từ nguyên nhân nào.
7. Lời khuyên dành cho doanh nghiệp: Báo cáo công việc tự động với phần mềm Base Wework
Tại Việt Nam, Base Wework là phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay, được 9000+ doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng. Base Wework có khả năng chuẩn hoá danh sách công việc ngay từ bước lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, khiến bước báo cáo công việc trở nên đơn giản và sâu sắc hơn bao giờ hết.
Một số tính năng nổi bật của Base Wework:
- Dashboard báo cáo tự động trực quan, đa chiều: Phần mềm cung cấp trang dashboard báo cáo trực quan, gồm nhiều biểu đồ và chỉ số minh bạch, giúp nhà quản lý vừa nắm được bức tranh tổng quan của đội nhóm (khối lượng công việc chung, tiến độ chung…) đến tình trạng hoàn thành công việc của riêng từng nhân sự (có bao nhiêu việc cần làm, việc nào đã xong, việc nào đang trễ hạn…) Giao diện có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp khác nhau.
- Dữ liệu đầy đủ, minh bạch, được cập nhật tự động: Yếu tố quan trong trong quản lý công việc là tính tức thời (real-time) của dữ liệu. Thay vì phải “bị động” báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng,… với độ trễ nhất định, thì phần mềm Base Wework giúp cả nhân viên và nhà quản lý đều xem được dữ liệu tại bất cứ thời điểm nào. Bởi tất cả danh sách và trạng thái công việc đều được cập nhật tự động. Không cần mất công sức tổng hợp bằng tay, cũng không có sai sót hoặc gian lận xảy đến.
- Xem kết quả công việc ngay trên phần mềm: Một tính năng tiện ích của Base Wework là báo cáo và review kết quả công việc ngay trên phần mềm. Nhà quản lý sẽ luôn biết rõ từng nhiệm vụ của từng nhân sự, tiến độ thế nào, kết quả tương ứng ra sao… đồng thời có thể review, bình luận về kết quả đó ngay trên phần mềm.
8. Tạm kết
Báo cáo công việc là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn và sáng suốt. Đây cũng là công cụ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân, bộ phận, qua đó có những đãi ngộ phù hợp, khen thưởng kịp thời. Hy vọng qua bài viết, doanh nghiệp đã hiểu rõ về cách làm mẫu báo cáo công việc khoa học, chuyên nghiệp, đồng thời biết về các phần mềm quản lý công việc có thể hỗ trợ đắc lực cho mình.
Chúc các doanh nghiệp luôn tăng trưởng mạnh mẽ!
