File excel quản lý khách hàng là phương thức được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Với các tính năng linh hoạt, excel cho phép doanh nghiệp tạo bảng theo dõi, lên kế hoạch chăm sóc khách hàng, và dễ dàng phân loại nhóm khách hàng theo nhu cầu cụ thể.
Dù không phải là phần mềm chuyên dụng, excel vẫn là lựa chọn hợp lý cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhờ chi phí thấp, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Bằng cách tận dụng công cụ này, doanh nghiệp có thể theo dõi chi tiết thông tin cũng như hành trình của từng khách hàng để đưa ra các chiến lược chăm sóc phù hợp.
Trong bài viết này, Base.vn sẽ hướng dẫn cách xây dựng một file quản lý khách hàng đơn giản, hiệu quả, đồng thời cung cấp các file mẫu miễn phí phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
1. Thế nào là quản lý khách hàng trên excel?
Quản lý khách hàng bằng excel là phương pháp lưu trữ, sắp xếp và theo dõi thông tin khách hàng trên bảng tính excel. Đây là phương thức đơn giản và tiết kiệm chi phí, được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, lựa chọn.
Với file excel, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo các biểu mẫu để lưu lại thông tin khách hàng, bao gồm tên, số điện thoại, email, lịch sử mua hàng, và các ghi chú liên quan đến quá trình chăm sóc. Bên cạnh đó, excel cũng hỗ trợ một số tính năng hữu ích khác như lọc, sắp xếp và phân loại, giúp theo dõi data khách hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.
2. Ưu, nhược điểm khi quản lý khách hàng bằng excel
2.1 Ưu điểm
So với phương thức ghi chép sổ sách truyền thống, file excel quản lý khách hàng có nhiều ưu điểm vượt trội, giúp việc quản lý data khách hàng được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Cụ thể các ưu điểm khi sử dụng file excel như sau:
- Tiết kiệm chi phí: Với phần mềm excel, doanh nghiệp gần như không mất chi phí để mua phần mềm hay khởi tạo các biểu mẫu thông tin khách hàng.
- Dễ sử dụng đối với mọi đối tượng: Excel được coi là một phần mềm văn phòng phổ biến, bất cứ người làm văn phòng nào cũng từng biết đến và sử dụng. Chính vì thế, excel thân thiện với tất cả người dùng. Doanh nghiệp sẽ không cần phải mất thời gian quá nhiều để đào tạo mọi người sử dụng công cụ này. Bên cạnh đó, các thao tác trên excel cũng cực kỳ đơn giản và dễ hiểu, phù hợp với nhiều đối tượng người dùng khác nhau.
- Thuận tiện truy cập, theo dõi và chỉnh sửa: excel cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng trên nhiều bảng tính hoặc nhiều file khác nhau. Chỉ cần vài thao tác đơn giản, bạn hoàn toàn có thể xem thông tin, cũng như chỉnh sửa hoặc cập nhật thêm các nội dung mới. Ngoài ra, khi kết nối với Drive, nhiều người cùng có thể truy cập vào file, cũng như theo dõi, chỉnh sửa thông tin nhanh chóng, thuận tiện, mọi lúc mọi nơi.
- Các tính năng bổ sung hữu ích: Với tính năng bộ lọc, excel cho phép người dùng lựa chọn xem các thông tin mình cần một cách nhanh chóng. Ngoài ra, công cụ còn cung cấp tính năng giúp người dùng sắp xếp dữ liệu tùy theo nhu cầu của mình.
2.2 Nhược điểm
Tuy có rất nhiều ưu điểm, nhưng sử dụng excel quản lý khách hàng cũng có nhiều bất lợi và tiềm ẩn một số vấn đề cho doanh nghiệp.
- Dễ bị đánh cắp thông tin: Các file excel có độ bảo mật không cao, doanh nghiệp rất có thể sẽ phải đối diện với rủi ro bị mất dữ liệu hoàn toàn, hoặc bị mất một số thông tin quan trọng.
- Dễ bị sai sót trong quá trình nhập liệu: Khi làm việc với một lượng dữ liệu lớn trên excel, người dùng có thể có những sai sót nhất định, ví dụ như việc nhập liệu sai, vô tình xóa/thay đổi thông tin dữ liệu trên file mà không hề hay biết. Thông tin khách hàng thiếu hoặc không chính xác sẽ dẫn đến doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp chăm sóc khách hàng không phù hợp.
- Hạn chế về các báo cáo: Excel có hỗ trợ báo cáo thông qua các bảng biểu, biểu đồ, tuy nhiên các báo cáo này tương đối cơ bản, chưa thực sự chi tiết và chuyên sâu để hỗ trợ người dùng tối đa trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên hành vi khách hàng.
Đọc thêm: Sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng tối ưu cho doanh nghiệp
Nếu như doanh nghiệp của bạn có số lượng data khách hàng quá lớn, và cần lưu trữ, sắp xếp thông tin phức tạp hơn, có thể excel sẽ không còn là giải pháp phù hợp nữa. Với kinh nghiệm nghiên cứu và làm việc với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, Base đã phát triển thành công hệ thống CRM, giúp khắc phục những nhược điểm và hạn chế của phần mềm excel trong quản lý thông tin khách hàng, đồng thời còn giúp hỗ trợ và tối ưu các hoạt động chăm sóc hiệu quả.
Hơn cả một CRM, giải pháp Base CRM giúp tăng trưởng doanh thu và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng dựa trên 3 yếu tố cốt lõi trong kinh doanh:
- Sales Center: Quản lý sản phẩm, dịch vụ và phễu bán hàng
- Services Center: Chăm sóc khách hàng sau bán
- Operation Center: Quản trị và vận hành kinh doanh
3. Hướng dẫn các bước tạo file excel quản lý khách hàng
3.1 Các thông tin chính trong file quản lý khách hàng
File excel quản lý khách hàng sẽ có các thông tin khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, dưới đây là các trường thông tin chính, thường có trong tất cả các file data khách hàng:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Địa chỉ
- Ngày tháng năm sinh
- Mã khách hàng
- Người phụ trách
- Lịch sử liên hệ
- Lịch sử đơn hàng
- Các ghi chú khác
3.2 Các bước tạo file trên excel
Bước 1: Mở ứng dụng phần mềm excel và tạo bảng tính mới
Bước 2: Đặt tên cho các cột tương ứng với các trường thông tin mà bạn muốn lưu trữ như: Tên, SĐT, Email,…Có thể bôi đậm các tên trường thông tin để dễ dàng theo dõi.
Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các ô trong bảng tính
Bước 4: Lưu lại file và đặt tên phù hợp để dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Ngoài ra, với tính năng lọc và sắp xếp dữ liệu, người dùng hoàn toàn có thể áp dụng để tìm kiếm thông tin khách hàng bất kỳ một cách nhanh chóng, hay sắp xếp các thông tin khách hàng theo thứ tự mà mình mong muốn.
4. Tải nhanh: Mẫu file excel quản lý khách hàng
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng và nhu cầu của doanh nghiệp, có nhiều mẫu file data khách hàng khác nhau để lựa chọn. Dưới đây Base sẽ cung cấp cho bạn đọc 5 mẫu danh sách khách hàng excel phổ biến thường được áp dụng trong kinh doanh:
Mẫu 1 – Mẫu excel quản lý thông tin khách hàng tiềm năng
Mẫu 2 – Mẫu file excel quản lý theo dõi hoạt động bán hàng
Mẫu 3 – Mẫu excel quản lý thông tin khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ
Mẫu 4- Mẫu excel quản lý thông tin khách hàng
Mẫu 5 – Mẫu excel quản lý thông tin khách hàng
5. Kết luận
Dù không phải là giải pháp chuyên sâu như các phần mềm CRM, sử dụng file excel quản lý thông tin khách hàng vẫn là một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ hay startup. Với khả năng tùy chỉnh cao và dễ tiếp cận, excel giúp bạn từng bước làm quen với quy trình quản lý dữ liệu khách hàng trước khi chuyển sang sử dụng các hệ thống, phần mềm quản lý chuyên biệt, phức tạp hơn. Việc sử dụng excel thành thạo chính là nền tảng để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả tương tác với khách hàng.
