Nhân lực là yếu tố đầu tiên cấu thành nên một doanh nghiệp, và cũng là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp đó. Một doanh nghiệp muốn phát triển thì cần biết cách quản lý và kiểm soát được nguồn lực nằm trong tay mình.
Làn sóng tiến bộ công nghệ đã cách mạng hóa mọi không gian của cuộc sống ngày nay và nó cũng không ngoại trừ ngành nhân sự. HRIS ra đời là công cụ giúp các doanh nghiệp có một chiến lược quản lý đúng đắn, sử dụng và phát triển hệ thống nhân lực một cách hiệu quả nhất.
1. HRIS là gì?
1.1 Định nghĩa
HRIS (viết tắt của Human Resources Information System) nghĩa là Hệ thống thông tin nguồn nhân lực hay còn gọi là Hệ thống quản trị nguồn nhân lực, một nền tảng thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến tất cả các nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
1.2 Chức năng của một phần mềm HRIS
Một bộ phận nhân sự thông thường có chức năng theo dõi dữ liệu nhân viên hiện có, bao gồm lịch sử cá nhân, năng lực, kinh nghiệm, thành tích và lương thưởng. Để giảm khối lượng công việc thủ công của hoạt động hành chính này, các tổ chức bắt đầu tự động hóa các quy trình bằng cách sử dụng những hệ thống quản lý nguồn nhân lực chuyên biệt, đơn cử như HRIS.
Theo Gartner, 30% doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trên toàn cầu sẽ sử dụng bộ công cụ dựa trên đám mây cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự vào năm 2020.
Ngày nay, công nghệ 4.0 phủ sóng rộng rãi, thậm chí trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI) và công nghệ máy học (Machine Learning – ML) đã đóng vai trò quan trọng trong nhiều nghiệp vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu khi doanh nghiệp đã và đang tìm đến HRIS ngày càng nhiều hơn như một hệ thống hiện đại cho quản trị nguồn nhân lực.
Một số chức năng điển hình của Hệ thống quản trị nguồn nhân lực HRIS:
- Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ nhân viên khoa học, bảo mật cao
- Quản lý phân cấp tổ chức
- Tạo ra quy trình công việc chuyên nghiệp, khoa học: giai đoạn tuyển dụng – thử việc – ký hợp đồng lao động chính thức – nghỉ việc
- Theo dõi quá trình đào tạo nhân sự, trạng thái đi làm của nhân sự và nghỉ phép hàng năm
- Hỗ trợ quản lý chấm công, nghỉ phép, giải quyết phúc lợi nhân viên, quản lý tiền lương, giải quyết các hồ sơ cho người lao động
- Quản lý hiệu suất làm việc của người lao động, đo lường hiệu quả làm việc và sự hài lòng của nhân viên
- Dễ dàng tra cứu quá trình làm việc, năng lực nhân viên để đưa ra đánh giá, xếp loại, quy hoạch, bổ nhiệm hợp lý
- Hỗ trợ báo cáo, đánh giá, giúp nhà quản lý nhân sự có cái nhìn từ tổng quát đến chi tiết.
2. Vì sao doanh nghiệp lại cần HRIS?
2.1 Bạn có biết quản trị nguồn nhân lực quan trọng như thế nào trong một doanh nghiệp?
Để thành công trong kinh doanh, doanh nghiệp cần rất nhiều yếu tố: cơ cấu tổ chức ổn định, các quy trình vận hành hiệu quả, những chiến lược marketing hợp lý, sản phẩm và dịch vụ tuyệt vời,… Thế nhưng, quan trọng nhất vẫn là những con người trong doanh nghiệp của bạn – nhân lực là yếu tố sẽ sáng tạo và vận hành các chiến lược, kế hoạch, quy trình đó để đưa doanh nghiệp của bạn tới thành công.
Mặc dù việc tự động hóa, sử dụng các hệ thống điều khiển giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, rất hữu ích trong nhiều trường hợp, nhưng nó cũng không thể thay thế các tương tác của con người.
Quản trị nguồn nhân lực là toàn bộ các hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp nhằm phát triển và đào tạo, sử dụng nhân sự trong công ty, doanh nghiệp một cách hiệu quả và hợp lý.
Ngày nay, vai trò của công tác quản lý nhân lực ngày càng quan trọng bởi sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày càng gay gắt, và nguồn nhân lực là yếu tố chiến lược tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Quản trị nguồn nhân lực là khởi điểm của mọi hoạt động trong doanh nghiệp
Một công ty, một tổ chức dù hoạt động trong lĩnh vực nào, quy mô lớn hay nhỏ thì đều phải bắt đầu từ vấn đề quản trị con người. Vai trò của quản trị nguồn nhân lực chính là khởi điểm cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp.
Chính vì vậy mà một doanh nghiệp dù có nguồn lực lớn, được tiếp cận với những thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến cũng sẽ trở nên vô ích nếu không biết quản trị nhân lực. Vì tất cả mọi người sẽ không biết mình ở vị trí nào, bắt đầu từ đâu, làm gì, làm như thế nào,…
- Quản trị nguồn nhân lực là yếu tố quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Công tác quản trị con người là hoạt động nhằm mục đích thu hút, đào tạo, phát triển, sử dụng, đánh giá và giữ gìn lực lượng lao động (bao gồm cả chất lượng và số lượng) phù hợp với yêu cầu công việc trong doanh nghiệp.
Do đó, công tác quản trị nhân lực có vai trò đặc biệt to lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Cũng bởi vì vậy mà khi một doanh nghiệp thất bại, người ta thường nhắc tới nguyên nhân do nhà quản trị không có chiến lược đúng đắn và chưa quản trị tốt nguồn nhân lực.
- Quản trị nguồn nhân lực tốt tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
Các tổ chức, doanh nghiệp buộc phải cải thiện tổ chức trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Việc tìm ra nhân sự phù hợp để giao đúng việc hay đặt họ vào đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm nhất hiện nay.
Đặc biệt, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ tiên tiến đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn và tay nghề cao. Lúc này chất xám, tri thức và kinh nghiệm của nhân sự là yếu tố quyết định cho sự cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây cũng là một thách thức với doanh nghiệp vì họ cần có đủ khả năng quản trị, tạo điều kiện cho đội ngũ nhân sự cao cấp phát triển để họ cống hiến cho doanh nghiệp một cách tận tâm và lâu dài nhất.
- Đảm bảo tính tổ chức và kỷ luật trong doanh nghiệp
Quản trị nguồn nhân lực bao gồm toàn bộ các biện pháp được áp dụng cho nhân viên của doanh nghiệp để giải quyết mọi trường hợp, vấn đề xảy ra liên quan đến công việc đó. Như vậy nếu không có quản trị nhân sự thì mọi việc sẽ trở nên thiếu tổ chức và thiếu kỷ luật.
Đây là một công tác cực kỳ khó khăn vì đối tượng quản trị chính là con người. Trong khi đó mỗi người lại có tính cách, sở thích và năng lực riêng biệt. Nhưng nếu công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp tốt thì sẽ đảm bảo được tính tổ chức và kỷ luật, tạo ra được một đội ngũ lao động nhiệt huyết, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Quản trị nguồn nhân lực cũng tạo ra sự điều chỉnh và hoà hợp giữa những con người trong tập thể với nhau. Từ đó hình thành nên văn hoá doanh nghiệp, góp phần tạo nên sự thành đạt, phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2.2 6 vấn đề khi sử dụng biểu mẫu Excel & Spreadsheet để quản trị nhân sự
Trước khi HRIS ra đời và trở nên phổ biến, quản lý nhân sự bằng Exce được coi là nhiệm vụ quen thuộc của bộ phận Nhân sự các doanh nghiệp. Sự quen thuộc này thậm chí còn được coi là lẽ đương nhiên: tại nhiều doanh nghiệp, bộ phận HR vẫn đang từng ngày từng giờ trung thành với công việc tra soát, nhập liệu thủ công trên những file số liệu này.
Đúng vậy, “quản lý nhân sự” là điều bắt buộc phải làm. Thế nhưng, công cụ có thể sử dụng đâu mặc định chỉ có thể là “Excel”? Trên thực tế, việc sử dụng Excel để quản lý thông tin và dữ liệu nhân sự gây ra rất nhiều rào cản, có thể kể tới 6 nhược điểm chính sau:
- Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
Khi quyết định sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, có lẽ doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Họ cũng ngầm chấp nhận sẽ bỏ ra thêm nhiều thời gian và công sức để xử lý.
Tuy nhiên, điều này không đơn giản chỉ là lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp, mà còn dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn – cản trở việc rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, và việc nhanh chóng ra quyết định của lãnh đạo.
- Không đảm bảo bảo mật
Lẽ dĩ nhiên là nhà quản lý nào cũng muốn bảo mật các thông tin trong doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm. Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu như vậy: mức lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,…
Tuy nhiên, các biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật. Không có phân quyền, không có khu vực dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý” cả. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài.
Đó là chưa kể nhiều người sẽ phải dùng chung một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… Việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể.
- Không thể để lại “thừa kế” cho người sau
Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp nhận công việc, nhưng cô ấy lại không thể “giải mã” cách đặt tên và sắp xếp các thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu mẫu đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn nữa là bắt đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.
Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.
- Khả năng tích hợp kém
Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với những công cụ hiện đại đó.
Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn như đồng hồ, lịch biểu hay Gmail thì Excel cũng không kết nối được.
Xem thêm: Review chi tiết: Top 12 phần mềm OKR tại Việt Nam và quốc tế
- Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người
Tất cả các thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; nhưng không hỗ trợ được con người thì là thiếu sót của công cụ.
Sai lầm sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang làm việc trên cùng một giao diện với mình, chuyên viên của bạn đã có thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.
- Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô
Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được.
Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng. Đó là lí do cho sự chuyển dịch đang diễn ra ngày càng nhiều từ Excel sang các hệ thống như HRIS.
2.3 Những lợi ích của phần mềm HRIS đối với doanh nghiệp
HRIS là một công cụ có tính hữu dụng lớn và vô cùng cần thiết, đang được nhiều công ty hàng đầu trên tất cả các lĩnh vực, Mọi doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ đều nên sử dụng để nâng cao giá trị doanh nghiệp.
Bộ phận nhân sự luôn được coi là xương sống trong doanh nghiệp. Nếu không hoạt động trơn tru, toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng rất tiêu cực. HRIS đóng vai trò là đối tác chiến lược giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí và tăng cường giao tiếp nội bộ.
- Đào tạo nhanh chóng
Một phần mềm HRIS có thể làm cho quá trình onboarding trở nên hiệu quả và nhất quán. Bằng cách cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào tài liệu đào tạo, sổ tay cho nhân viên mới và lưu trữ tất cả thông tin nhân viên mới ở một vị trí dễ dàng kiểm soát và truy cập, HRIS có thể biến quy trình onboarding rời rạc trở nên nhanh chóng và giảm tải được các chi phí ẩn khó nhận ra trong quá trình.
- Dễ dàng truy cập thông tin
Hầu hết các doanh nghiệp đều có nhu cầu liên tục tiếp cận hồ sơ nhân viên cho mục đích đánh giá, kiểm tra hoặc thực hiện các công tác liên quan đến giấy tờ. Các hồ sơ thường được đặt trong các phòng hoặc kho lưu trữ khiến cho việc tìm kiếm mất hàng giờ đồng hồ. Hơn nữa những giấy tờ này có nguy cơ rất cao bị thất lạc.
Một hệ thống HRIS có thể cải thiện được điều này khi đưa các hồ sơ nhân viên lên kho lưu trữ đám mây, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và có khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi. Chúng có thể được truy xuất đơn giản và được sao lưu từ xa bởi những người có thẩm quyền để đảm bảo an toàn.
- Theo dõi và báo cáo
Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt là theo dõi hiệu suất của nhân viên. Hệ thống HRIS có thể hỗ trợ bạn có thể theo dõi bất kỳ nhân viên nào trong hệ thống, nhân viên cũ hoặc thậm chí là ứng viên.
Giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan hoàn chỉnh về nhân viên, HRIS quản lý dữ liệu đánh giá hiệu suất như ngày hết hạn đánh giá, tiềm năng thăng tiến, điểm số cho từng tiêu chí hiệu suất và tương tự. Bạn có thể sử dụng mô-đun báo cáo của phần mềm HRIS để tạo một số báo cáo chuyên sâu.
- Giảm lỗi ở con người
Một hệ thống HRIS giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nhân viên. Vì tất cả các quy trình đều được tự động hóa, những công việc cần tới con người, cùng với các lỗi xảy ra khi con người can thiệp cũng sẽ giảm đáng kể.
Xem thêm: Top 10 phần mềm KPI hàng đầu: Review tính năng, chi phí và ưu nhược điểm
3. Hướng dẫn lựa chọn một phần mềm HRIS
3.1 Dấu hiệu cho thấy bạn đang thực sự cần một hệ thống HRIS
- Không có hệ thống nào của bạn ăn khớp với nhau
Trong một môi trường đa nhiệm như quản lý nguồn nhân lực, doanh nghiệp có rất nhiều quy trình khác nhau – mà mỗi quy trình lại yêu cầu một giải pháp nhất định.
Ví dụ khi tuyển dụng một vị trí mới, phòng nhân sự sẽ cần một hệ thống theo dõi ứng viên cũng như các định hướng cho tuyển dụng như bảng lương, lợi ích, các hỗ trợ đào tạo,… Sau khi họ trở thành nhân viên, phòng nhân sự cần lập kế hoạch, quản lý chấm công, quản lý hiệu suất,… Nếu tất cả các công việc này không được đồng bộ hóa với nhau, nền tảng nhân sự sẽ bị đứt gãy và doanh nghiệp nhanh chóng đi vào bế tắc trong quản trị nhân sư.
- Những bảng tính đang trở nên quá khó hiểu
Nhiều doanh nghiệp có thói quen sử dụng Excel cho mọi thứ. Một trang tính Google Sheet hoàn toàn không bền vững vì bản thân nó không được sinh ra để quản lý. Theo thời gian, dữ liệu trong bảng tính sẽ trở nên phức tạp, lỗi thời và nguy cơ về lỗ hổng bảo mật dữ liệu là rất cao.
Một nền tảng quản lý thông tin nhân sự cần lưu trữ dữ liệu và hồ sơ một cách thông minh và đơn giản – dễ dàng truy cập để theo dõi các dữ liệu liên quan đến nhân viên nhưng cũng phải đảm bảo tính bảo mật.
- Cần có báo cáo tùy chỉnh
Có rất nhiều công việc mà doanh nghiệp cần phải làm việc với dữ liệu. Vậy thì tại sao nhiều người vẫn đang cố gắng làm việc với các hệ thống báo cáo lỗi thời hoặc cồng kềnh? Một nền tảng quản lý nhân sự sẽ cung cấp các báo cáo tùy chỉnh tự động, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và đưa ra các quyết đinh về mặt nhân sự.
3.2 Các bước lựa chọn một phần mềm HRIS
- Bước 1: Tìm hiểu, nâng cao kiến thức về phần mềm HRIS
Trước khi xác định yêu cầu và mong muốn về phần mềm HRIS cho doanh nghiệp, bạn phải hiểu về tổng quan cùng những tính năng của HRIS. Kiến thức này sẽ giúp bạn xây dựng được yêu cầu chi tiết, sát với thực tế doanh nghiệp và khả năng thực hiện của phần mềm. Bạn có thể tìm hiểu trên Internet, vào website của các nhà cung cấp phần mềm HRIS hoặc gọi điện tới bộ phận tư vấn phần mềm.
- Bước 2: Xác định nhu cầu, yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp
Bước này rất quan trọng, giúp bạn xác định rõ ràng, chi tiết các yêu cầu, nhu cầu thực tế và mong muốn của doanh nghiệp bạn, phù hợp với chiến lược trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm được nhà cung cấp mà bạn mong muốn trong hàng trăm nhà cung cấp hiện tại.
Đồng thời, bước này cũng giúp bạn dễ dàng xác định được ngân sách dự kiến. Khi xây dựng nhu cầu và yêu cầu, bạn cần xác định rõ những chức năng, dữ liệu gì bạn muốn quản lý, những báo cáo nào bạn cần, quy trình nào bạn thực hiện và cả những giao diện, tích hợp với hệ thống khác. Hãy trao đổi, phỏng vấn, lấy ý kiến từ lãnh đạo, các bộ phận, phòng ban khác để đảm bảo những nhu cầu, yêu cầu đó đầy đủ, đồng bộ và thống nhất.
- Bước 3: Xác định ngân sách
Khi bạn đã xây dựng được nhu cầu, yêu cầu, việc cần làm tiếp theo là xác định mức ngân sách mà doanh nghiệp định đầu tư.
Ngân sách bao nhiêu là một việc có chút khó khăn vì nó phụ thuộc vào các lựa chọn sản phẩm của các nhà cung cấp. Tuy nhiên việc xác định ngân sách tương đối sẽ giúp bạn xác định được nhóm nhà cung cấp để mời phỏng vấn, demo trải nghiệm. Bạn có thể lựa chọn việc mua phần mềm trọn gói hoặc giải pháp thuê phần mềm, hoặc chia ra nhiều giai đoạn triển khai, nâng cấp để phù hợp với dòng tiền đầu tư của doanh nghiệp.
- Bước 4: Lựa chọn 2-3 nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất. Yêu cầu báo giá chi tiết và tìm hiểu năng lực công ty
Sau khi xem xét tối thiểu 2 đến 3 nhà cung cấp, bạn có thể tiến hành các bước tiếp theo: Yêu cầu gửi báo giá, tài liệu chi tiết và nghiên cứu sâu hơn về nhà cung cấp. Các thông tin về nhà cung cấp bao gồm: Số năm kinh nghiệm, đội ngũ hiện tại, doanh thu, chiến lược sản phẩm, danh sách khách hàng tương tự, phương pháp triển khai, phản hồi của khách hàng,… Bạn có thể phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp qua đối tác hoặc khách hàng đã triển khai.
- Bước 5: Xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai của doanh nghiệp
Tính đến bước này, bạn đã có thể hiểu được đầy đủ về yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp, về tính năng đáp ứng và chi phí phần mềm của các nhà cung cấp (bao gồm cả phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai và dịch vụ hỗ trợ). Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu của doanh nghiệp, khả năng của nhà cung cấp, bạn sẽ xác định được các yêu cầu nào phần mềm có sẵn, tinh chỉnh hoặc phải phát triển thêm rồi đưa ra được thời gian, giai đoạn triển khai của dự án của từng nhà cung cấp.
- Bước 6: Đàm phán với nhà cung cấp
Sau khi xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai dự án, bạn cần tiếp tục làm việc, đàm phán với các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn. Dựa trên các tiêu chí đánh giá trong bảng đánh giá, bạn sẽ đàm phán để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp về yêu cầu, phạm vi dự án, chi phí, lộ trình triển khai và dịch vụ hỗ trợ.
Với các doanh nghiệp lớn, bạn nên xem xét kỹ chiến lược phát triển phần mềm và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo việc ứng dụng phần mềm phù hợp với chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Bước 7: Ra quyết định
Ra quyết định lựa chọn luôn là công việc khó với nhiều người. Tuy nhiên nếu bạn thực hiện đầy đủ các bước trên và có bảng đánh giá yêu cầu, thì công việc đó trở nên đơn giản, đạt được sự thống nhất và đồng thuận cao.
3.3 Tiêu chí cho một phần mềm HRIS
Phần mềm HRIS cung cấp mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng như thế nào?
Bạn cần xác định xem các lựa chọn phần mềm HRIS trên thị trường về mức độ cập nhật dữ liệu từ nhiều bảng tính Excel, các cơ sở dữ liệu khác và dễ dàng nhập liệu từ tài liệu giấy hay không? Khả năng kết nối với các loại hệ thống và dữ liệu khác khi cần thiết như thế nào?
Phần mềm HRIS có thể phát triển và nới rộng quy mô cùng với sự phát triển của doanh nghiệp không?
Nhà quản lý nhân sự nên đánh giá khả năng phát triển của hệ thống trong trường hợp công ty thuê nhân viên mới, mở rộng văn phòng hay thay đổi chế độ đãi ngộ và các quy tắc khác. Các nhà lãnh đạo nên cân nhắc về mức độ phát triển và mở rộng của từng yếu tố này khi đứng trước các lựa chọn từ nhiều nhà cung cấp phần mềm HRIS.
Phần mềm HRIS có khả năng tích hợp với các hệ thống khác không?
Hệ thống tính lương, đãi ngộ, tuyển dụng,… thường sẽ có khả năng chia sẻ, tương tác, trao đổi thông tin với các hệ thống khác. Bạn có thể đạt được hiệu quả cao hơn khi tất cả dữ liệu được lưu trữ và quản lý trên một hệ thống duy nhất hoặc phần mềm HRIS có thể kết nối với hệ thống khác.
Ai chịu trách nhiệm triển khai dự án ứng dụng phần mềm HRIS vào doanh nghiệp?
Một số hệ thống thông tin nhân sự đòi hỏi khách hàng phải rất quan tâm đến việc triển khai ban đầu, các nhà quản trị nhân sự cần phải đầu tư nhiều thời gian và công sức xây dựng hệ thống từ lúc bắt đầu dự án.
Bạn cần hiểu biết rõ các yêu cầu tối thiểu về mức độ đào tạo và chuyên môn kỹ thuật và thời gian dự kiến của dự án. Đặt câu hỏi và khai thác từ các nhà cung cấp hệ thống thông tin nhân sự về những chủ đề có vẻ đơn giản nhưng lại liên quan nhiều đến chuyên môn công nghệ quan trọng. Sau đó bạn có thể hiểu rõ các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình sử dụng phần mềm HRIS, một số công việc có thể rất phức tạp và mất thời gian, có khả năng làm giảm giá trị của toàn bộ hệ thống và ROI.
Có mất thêm chi phí đào tạo nhân viên khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?
Chi phí đào tạo cũng nên được đánh giá, bao gồm cả thời gian đi và chi phí đi lại. Nhân sự cần phải nhận thức được tất cả các chi phí cứng và phát sinh liên quan đến việc áp dụng phần mềm HRIS.
Ai sẽ sở hữu dữ liệu thông tin nhân viên?
Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ là phòng nhân sự của các doanh nghiệp. Nếu dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ độc quyền của bên thứ 3, đôi khi doanh nghệp có thể phải trả phí nếu muốn đổi nhà cung cấp này.
Khi phần mềm HRIS được cài đặt trên máy trạm hoặc máy chủ tại chỗ của mỗi công ty, các bản cập nhật thường xuyên cho hệ thống đó thường được yêu cầu kèm theo; và việc lập kế hoạch quản lý công việc này có thể khá cồng kềnh và phức tạp. Phần cập nhật cho hệ thống thông tin nhân sự thường được thực hiện tự động với phần mềm có sẵn trực tuyến thông qua mô hình Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP – Application Service Provider) hoặc Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service).
Xây dựng biện pháp bảo mật khi sử dụng phần mềm HRIS?
Nếu nền tảng phần mềm HRIS được xây dựng có sẵn để sử dụng trực tuyến, thông qua mô hình ASP hoặc SaaS, nhà cung cấp nên cung cấp sao lưu hàng ngày, máy chủ dự phòng và thêm các lớp để bảo vệ thông tin. Các hệ thống và thủ tục bổ sung cần được áp dụng để bảo vệ thông tin khỏi bị mất hoặc bị truy cập trái phép. Các nhà quản lý nhân sự cần tham khảo ý kiến các trưởng bộ phận khác để phân quyền truy cập theo mức độ và chức danh của từng nhân sự.
Nhân viên có thể tự đăng ký, cập nhật thông tin nhân viên và lựa chọn kế hoạch của riêng họ không?
Nếu nhân viên có thể tự cung cấp và cập nhật thông tin cá nhân, chức năng này của phần mềm HRIS sẽ tiết kiệm được một khoảng đáng kể thời gian và tiền bạc. Một hệ thống với chức năng phân quyền để tự phục vụ sẽ hướng dẫn nhân viên một cách đơn giản và dễ dàng thông qua việc nhập thông tin nhân viên và những người phụ thuộc vào họ.
4. Về bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện của Base.vn
Năm 2020, Base.vn vừa ra mắt Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+. Đây được coi là một trong những phần mềm HRIS phù hợp với cả nhu cầu và yêu cầu của các doanh nghiệp Việt: từ chi phí, giao diện, các tính năng chuyên sâu, mức độ bảo mật tới phương pháp luận hiện đại về quản trị nguồn nhân lực.
“Phát triển con người” chính xác là một chặng đường dài và cần một góc nhìn có chiều sâu, bởi mỗi bài toán đặt ra luôn dễ dàng phát sinh các bài toán mới. Vì vậy, bộ giải pháp Base HRM+ hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận tới nguồn nhân lực một cách có chiều sâu và bài bản ngay từ đầu: (1) xác định cụ thể những bài toán quản trị quan trọng nhất, và (2) ứng dụng một công cụ tối ưu cho từng bài toán riêng biệt.
Đó là lý do bộ giải pháp Base HRM+ có tới hơn 20 ứng dụng chuyên biệt khác nhau. Mỗi ứng dụng chỉ tập trung vào một nghiệp vụ, nhưng chúng lại dễ dàng tích hợp và trao đổi dữ liệu với nhau trên nền tảng Base Platform, giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để và toàn diện 4 bài toán nhân sự cốt lõi:
- Organizational Design & Employee data platform (Sắp xếp bộ máy tổ chức & Quản lý hồ sơ nhân sự)
- Compensation & Benefits (C&B)
- Goal & Performance Review (Thiết lập mục tiêu & Đánh giá hiệu suất)
- Learning & Development (Đào tạo và phát triển)
Một số ứng dụng nổi bật và được triển khai phổ biến nhất là Base HRM (Hệ thống thông tin nhân sự), Base Checkin (Quản lý chấm công), Base Timesheet (Quản lý ngày công), Base Payroll (Tính và trả lương), Base OKR/KPI (Quản trị mục tiêu), Base Schedule (Phân ca với nhóm lao động non-office),…
Để nhận tư vấn 1-1 và demo tính năng của Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+, bạn có thể đăng ký ngay tại đây.
