Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp khó khăn trong việc quản lý kho hàng, đặc biệt là khâu nhập kho thành phẩm. Hàng hóa bị thất lạc, chất lượng giảm sút, thủ tục rườm rà là những vấn đề thường gặp. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình nhập kho hiệu quả? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những giải pháp cụ thể.
1. Quy trình nhập kho là gì?
Quy trình nhập kho là một chuỗi các bước có hệ thống nhằm đảm bảo rằng hàng hóa và nguyên vật liệu được kiểm tra, lưu trữ và cập nhật chính xác vào hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm từ việc lập kế hoạch nhập hàng, kiểm tra hàng hóa, đối chiếu với đơn hàng, sắp xếp vào kho, lập phiếu nhập kho, đến cập nhật thông tin và báo cáo. Một quy trình nhập kho được thiết lập tốt sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình nhập kho rõ ràng
Bất kỳ mô hình hoạt động nào, việc vận hành đều phải tuân thủ theo các nguyên tắc, quy trình cơ bản. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, luôn cần có quy trình quản lý kho hàng thành phẩm một cách khoa học. Quy trình nhập kho vận hành tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho việc lưu trữ hàng hóa doanh nghiệp nếu nó được xây dựng chuẩn chỉnh. Cụ thể:
- Kiểm soát chặt chẽ hàng hóa: Quy trình nhập kho giúp đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa được kiểm tra và ghi nhận một cách chính xác. Điều này giúp tránh sai sót trong việc ghi nhận hàng hóa và giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt hoặc thừa thãi hàng hóa.
- Tối ưu hóa quy trình: Một quy trình rõ ràng giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực trong việc nhận, kiểm tra và lưu trữ hàng hóa. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Giảm thiểu rủi ro: Quy trình nhập kho chặt chẽ giúp phát hiện và xử lý sớm các vấn đề liên quan đến hàng hóa như hư hỏng, mất mát, hoặc sai sót. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro tài chính và duy trì sự liên tục trong hoạt động.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu thời gian xử lý và chi phí phát sinh từ các lỗi nhập kho.
- Đảm bảo chính xác thông tin: Việc có quy trình nhập kho rõ ràng giúp cải thiện tính minh bạch trong quản lý kho và đảm bảo tất cả thông tin liên quan được ghi nhận đầy đủ và chính xác, phục vụ cho việc quản lý và kiểm toán hiệu quả.
3. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Bước 1: Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình nhập kho nguyên vật liệu. Kế hoạch này cần chi tiết và cụ thể để đảm bảo quá trình nhập kho diễn ra suôn sẻ. Các yếu tố cần xem xét trong kế hoạch bao gồm:
- Mục tiêu nhập kho: Xác định rõ mục tiêu của việc nhập kho, như đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc dự trữ.
- Số lượng: Xác định số lượng nguyên vật liệu cần nhập kho dựa trên nhu cầu sản xuất và dự trữ.
- Thời gian giao hàng: Đặt ra thời gian cụ thể cho việc giao hàng để đảm bảo nguyên vật liệu có sẵn khi cần thiết.
- Thời gian kiểm hàng: Dự kiến thời gian cần thiết để kiểm tra và đối chiếu hàng hóa khi nhận.
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê kho, lưu trữ hàng hóa thì cần thông báo kế hoạch nhập hàng trước 2-3 ngày cho người quản lý để sắp xếp nhân sự, phương tiện cần thiết giúp quá trình hoạt động diễn ra tốt nhất.
Bước 2: Sắp xếp lại hàng hóa trong kho
Sau khi hàng hóa được nhận vào kho, việc sắp xếp lại hàng hóa một cách khoa học và hợp lý là rất quan trọng. Điều này giúp dễ dàng truy xuất hàng hóa khi cần và tối ưu hóa không gian lưu trữ. Các bước cần thực hiện bao gồm:
- Phân loại hàng hóa: Xác định các loại hàng hóa và phân loại theo các tiêu chí như loại nguyên vật liệu, kích thước, trọng lượng, và tần suất sử dụng.
- Xác định vị trí lưu trữ: Dựa trên phân loại, xác định vị trí lưu trữ phù hợp cho từng loại hàng hóa trong kho. Vị trí cần đảm bảo dễ dàng truy xuất và an toàn.
- Sắp xếp hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa vào các vị trí đã xác định theo nguyên tắc nhất định, như FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) tùy theo loại hàng hóa và yêu cầu quản lý kho.
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa
Khi hàng hóa đã cập nhật kho thì việc kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo rằng hàng hóa nhận được đúng với đơn hàng về số lượng và chất lượng. Người quản lý kho sẽ dựa vào thông tin trên phiếu để đối chiếu, nếu phát hiện sai sót thì phải báo cáo với đơn vị để lên phương án xử lý kịp thời.
- Kiểm Tra Số Lượng: Đếm số lượng hàng hóa nhận được và so sánh với đơn đặt hàng.
- Kiểm Tra Chất Lượng: Kiểm tra chất lượng của hàng hóa theo các tiêu chuẩn đã đề ra.
- Đối Chiếu Thông Tin: Đối chiếu thông tin trên phiếu giao hàng với đơn đặt hàng và thực tế nhận được.
Bước 4: Lập phiếu nhập kho
Sau khi đã hoàn thành kiểm tra nguyên vật liệu, các giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cần được lập đầy đủ, chính xác theo mẫu quy định của doanh nghiệp. Nội dung ghi trên phiếu nhập kho bao gồm:
- Thông tin về nhà cung cấp: Tên, địa chỉ, mã số thuế,…
- Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, giá nhập,…
- Thông tin về phương tiện vận chuyển: Biển số xe, tên tài xế,…
- Tình trạng hàng hóa: Nguyên vẹn, có dấu hiệu hư hỏng,…
- Ghi chú khác (nếu có).
Lưu ý: Phiếu nhập kho cần được ký xác nhận bởi người nhận hàng và người kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Bước 5: Thực hiện nhập hàng hóa vào kho
Sau khi kiểm tra và lập phiếu nhập kho, hàng hóa được phân loại, gắn nhãn, và lưu trữ đúng cách. Đối với hàng nhạy cảm, cần đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp như điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm. Sắp xếp hàng hóa vào kệ, giá đỡ khoa học giúp tối ưu không gian và thuận tiện cho việc kiểm kê, xuất kho để tránh hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng.
Đánh dấu và cập nhật vị trí lưu trữ vào hệ thống quản lý kho giúp truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác. Sự phối hợp giữa các bộ phận kho, kế toán, và sản xuất đảm bảo thông tin hàng hóa được cập nhật kịp thời. Cuối cùng, họ sẽ cập nhật vào hệ thống thông tin bằng excel hay phần mềm quản lý kho để doanh nghiệp nắm bắt được tình hình.
Bước 6: Cập nhật thông tin và báo cáo
Với hàng hóa đã được nhập kho, bước tiếp theo là cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời. Hệ thống sẽ ghi nhận số lượng, vị trí lưu trữ và các thông tin khác để gửi cho các bộ phận liên quan giúp dễ dàng quản lý và truy xuất.
Bên cạnh đó, việc lập báo cáo nhập kho định kỳ là cần thiết để phân tích tình trạng kho hàng, hỗ trợ ra quyết định và lập kế hoạch nhập hàng tiếp theo. Quá trình này giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình kho và điều chỉnh kịp thời khi cần.
Đọc thêm: Xây dựng lưu đồ quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp
4. Quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm
Bước 1: Vận chuyển và tập kết hàng hóa tại kho
Quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm bắt đầu từ việc vận chuyển và tập kết hàng hóa tại kho. Sau đó những bộ phận/cá nhân liên quan sẽ chịu trách nhiệm và đồng thời theo dõi sát sao quá trình vận chuyển để đảm bảo hàng hóa đến đúng thời gian, địa điểm và giao tận nơi cho bộ phận thủ kho và lưu trữ để tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Bước 2: Kiểm đếm, giao nhận và sắp xếp vào kho
Khi hàng hóa đến kho, việc đầu tiên là tiến hành kiểm đếm và kiểm tra chất lượng hàng hóa để đảm bảo đúng số lượng và chất lượng như yêu cầu dưới sự chứng kiến của các bộ phận có thẩm quyền. Nhân viên kho sẽ đếm và đối chiếu số lượng hàng hóa thực nhận với số lượng ghi trên đơn đặt hàng và phiếu giao hàng, đồng thời kiểm tra chất lượng để đảm bảo không có hư hỏng hay sai sót. Sau đó, hàng hóa được sắp xếp vào kho theo khu vực đã định sẵn, đảm bảo việc lưu trữ khoa học và dễ dàng truy xuất khi cần.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho thành phẩm
Sau khi kiểm đếm và kiểm tra, bước tiếp theo là lập phiếu nhập kho thành phẩm. Quá trình này sẽ có sự giám sát thực tế của kế toán, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm đếm và dựa trên báo cáo để tiến hành lập phiếu nhập kho thành phẩm. Phiếu nhập kho cần ghi rõ thông tin về sản phẩm, số lượng, ngày nhận, và người nhận có đầy đủ chữ ký các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng quản lý. Việc lập phiếu nhập kho giúp chính thức ghi nhận việc hàng hóa đã được nhập vào kho và đảm bảo mọi thông tin đều được ghi nhận đầy đủ, chính xác.
Bước 4: Phê duyệt phiếu nhập kho
Phiếu lập kho sau khi được kiểm tra, ký bởi các bộ phận liên quan sẽ được trình lên cấp quản lý cao hơn như kế toán trưởng, ban giám đốc để xem xét và phê duyệt hoàn thành các thủ tục. Phê duyệt phiếu nhập kho giúp xác nhận tính chính xác của thông tin ghi nhận, đảm bảo rằng mọi bước trong quy trình đã được thực hiện đúng đắn và không có sai sót. Doanh nghiệp nên lưu ý chỉ có phiếu nhập kho thành phẩm có đầy đủ chữ ký, con dấu của bộ phận cấp cao mới là chứng từ hợp lệ và được ghi nhận vào báo cáo của doanh nghiệp.
Bước 5: Cập nhật phiếu nhập kho vào thẻ kho
Sau khi phiếu nhập kho được phê duyệt, thông tin từ phiếu nhập kho sẽ được chuyển lại cho thủ kho và tiến hành cập nhật chứng từ vào thẻ kho. Thẻ kho là công cụ quan trọng giúp theo dõi lượng hàng hóa trong kho một cách chính xác. Việc cập nhật này bao gồm việc ghi nhận số lượng hàng hóa, ngày nhập, và vị trí lưu trữ.
Hiện nay, theo quy định chung phiếu nhập kho sẽ có tối thiểu 2 liên giống nhau gồm:
- Liên thứ nhất lưu tại bộ phận kho của thủ kho;
- Liên thứ hai lưu trữ tại bộ phận kế toán kho;
Tuy nhiên có một số doanh nghiệp có thể có thêm liên thứ ba để lưu tại bộ phận giám sát.
Cập nhật thông tin vào thẻ kho giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình trạng kho hàng, theo dõi biến động của hàng hóa và hỗ trợ các hoạt động quản lý kho hàng khác.
Bước 6: Cập nhập thông tin và lưu trữ chứng từ
Cuối cùng, thông tin về hàng hóa thành phẩm nhập kho cần được cập nhật vào hệ thống quản lý kho để đảm bảo dữ liệu chính xác và kịp thời. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận số lượng, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác, giúp dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin hàng hóa khi cần.
Bên cạnh đó, các chứng từ liên quan đến quá trình nhập kho như phiếu nhập kho, hóa đơn, và các tài liệu khác cần được lưu trữ cẩn thận bởi thủ kho và chuyển lên bộ phận kế toán. Việc lưu trữ chứng từ không chỉ phục vụ cho công tác kiểm toán mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin khi cần thiết, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý kho hàng.
5. Những lưu ý trong quy trình nhập kho thành phẩm
Trong quy trình nhập kho thành phẩm, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố sau để đảm bảo quá trình hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:
- Rủi ro hư hỏng hàng hóa: Hàng hóa có thể bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển và lưu trữ. Doanh nghiệp cần có các biện pháp bảo vệ hàng hóa như đóng gói cẩn thận, sắp xếp hợp lý và kiểm tra định kỳ.
- Rủi ro thất thoát hàng hóa: Việc thất thoát hàng hóa có thể xảy ra do lỗi con người hoặc quản lý không chặt chẽ. Để giảm thiểu rủi ro này, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm tra và đối chiếu chặt chẽ, sử dụng hệ thống quản lý kho hàng hiện đại như Base để theo dõi và quản lý hàng hóa.
- Rủi ro sai sót trong ghi nhận thông tin: Sai sót trong ghi nhận thông tin có thể dẫn đến việc quản lý kho hàng không chính xác. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các thông tin được ghi nhận đầy đủ và chính xác, và sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để tối ưu hóa quá trình này.
Đọc thêm: Top 6 phần mềm quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp
6. Quản lý hoạt động nhập kho với Base Workflow
Base Workflow là một trong những giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp quản lý quy trình nhập kho một cách hiệu quả. Với Base Workflow, doanh nghiệp có thể:
- Tiết kiệm thời gian: Quy trình nhập kho hoàn toàn tự động hóa, giảm thiểu các bước thủ công và tăng tốc độ xử lý. Thêm vào đó có thể theo dõi tiến độ bằng bảng điều khiển trực quan, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
- Tiết kiệm nguồn lực: Sử dụng hệ thống quản lý hiện đại giúp giảm bớt công việc cho nhân viên, từ đó tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
- Tính năng báo cáo và nhắc nhở tự động: Mỗi bước trong quy trình được chịu trách nhiệm bởi một hoặc một số nhân sự cụ thể. Khi công việc được bàn giao tới bước đó, phần mềm sẽ tự động giao việc và gửi thông báo tới cho người chịu trách nhiệm, trên nguyên tắc cân đối khối lượng công việc phải làm giữa các nhân sự.
- Tối ưu hóa quy trình: Quy trình nhập kho được chuẩn hóa và tối ưu hóa, giúp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Phần mềm cập nhật tình trạng của các quy trình đang triển khai, thống kê các lý do cụ thể khiến cho công việc tắc nghẽn hoặc thất bại. Báo cáo chi tiết về thời gian và hiệu quả làm việc của từng cá nhân.
Đặc biệt, Base Workflow còn liên kết các quy trình trong doanh nghiệp thành một hệ thống toàn diện, có khả năng tự động chuyển giao giữa các quy trình (Ví dụ: Khi quy trình kiểm đếm giao nhận hàng hóa được kéo tới bước hoàn thành thì nó sẽ được tự động chuyển tiếp tới Phê duyệt phiếu kho để đảm bảo cho quá trình diễn ra tốt nhất).
7. Kết luận
Quy trình nhập kho là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý kho của doanh nghiệp. Một quy trình nhập kho rõ ràng và chi tiết giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa quản lý tồn kho, tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Bằng cách xây dựng và tuân thủ quy trình nhập kho, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho doanh nghiệp những kiến thức cần thiết để xây dựng và thực hiện quy trình nhập kho một cách hiệu quả. Sử dụng các giải pháp công nghệ như Base.vn cũng là một cách hiệu quả để tối ưu hóa quy trình nhập kho và quản lý kho hàng hóa.
