Xuất hiện từ những năm 1980, thuật ngữ VUCA được sử dụng để hàm ý một môi trường kinh doanh mơ hồ, phức tạp và thiếu ổn định. Vậy VUCA là gì? Nó tác động như thế nào đến chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp? Làm thế nào để dẫn dắt tổ chức vượt qua kỷ nguyên VUCA? Hãy cùng Base Blog bóc tách từng nội dung trong bài viết sau.
1. VUCA là gì? Nguồn gốc của VUCA
VUCA là từ viết tắt của Bất ổn (Volatility), Không chắc chắn (Uncertainty), Phức tạp (Complexity) và Mơ hồ (Ambiguity). Đây là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến để mô tả môi trường kinh doanh hiện đại – nơi biến động, không chắc chắn, phức tạp và mơ hồ là những yếu tố thường xuyên xảy ra.
Thuật ngữ VUCA được hình thành từ những năm 1980, khi Quân đội Hoa Kỳ sử dụng nó để mô tả các khu vực chiến trường phức tạp và nguy hiểm trong thời kỳ Chiến tranh Lạnh. VUCA sau đó được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác, bao gồm quản trị doanh nghiệp, để làm nổi bật tính chất khó lường, biến động và thử thách của môi trường kinh doanh.
Một ví dụ điển hình nhất của VUCA là sự tác động của đại dịch COVID-19 đến hầu hết các lĩnh vực và ngành nghề. Để thích ứng và giảm thiểu thiệt hại do đại dịch gây ra, các doanh nghiệp đã phải nhanh chóng xây dựng hệ thống bán hàng trực tuyến, thay đổi phương thức cung ứng song song với việc đảm bảo an toàn cho sức khỏe.
2. Ý nghĩa của thuật ngữ VUCA
Đối với các nhà quản trị, việc hiểu rõ VUCA là điều quan trọng để có thể đưa ra quyết định sáng suốt và dẫn dắt đội nhóm đi đến thành công. Dưới đây là phần giải thích về từng yếu tố:
Bất ổn (Volatility): Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục và không ổn định. Các yếu tố như xu hướng thị trường, công nghệ, chính sách và kỳ vọng của bên liên quan có thể biến đổi bất ngờ.
Không chắc chắn (Uncertainty): Doanh nghiệp gặp khó trong việc dự đoán tương lai do thiếu thông tin hoặc thông tin không đầy đủ. Và các nhà quản lý phải đối mặt với sự thiếu chắc chắn về nguồn lực, ngân sách, tiến bộ công nghệ và điều kiện thị trường.
Phức tạp (Complexity): Doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều biến số, chẳng hạn như các quy trình đan xen không tách bạch, mối quan hệ chồng chéo giữa các bên liên quan, có nhiều vấn đề cần giải quyết cùng lúc,… khiến cho việc quản lý trở nên phức tạp.
Mơ hồ (Ambiguity): Doanh nghiệp không có được thông tin rõ ràng, không thể xác định rõ được sự thật về một vấn đề trong cả quá khứ, hiện tại và tương lai. Có quá nhiều cách giải thích về một tình huống, hoặc có nhiều mục tiêu và yêu cầu không được diễn đạt rõ ràng, hoặc có nhiều lời đồn đoán, giả định nhưng không có cơ sở chứng thực.
3. VUCA có ảnh hưởng như thế nào tới doanh nghiệp?
Trong môi trường VUCA, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm:
- Khó khăn trong việc lập kế hoạch dài hạn: Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục và khó dự đoán khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch dài hạn và đưa ra quyết định sáng suốt.
- Gia tăng rủi ro: VUCA làm gia tăng rủi ro về nhiều mặt, bao gồm rủi ro hao hụt tài chính (do biến động giá nguyên vật liệu, thay đổi tỷ giá hối đoái, tăng lãi suất ngân hàng,…), rủi ro đánh mất thị phần, rủi ro đánh mất khách hàng và rủi ro truyền thông.
- Giảm khả năng cạnh tranh: VUCA có thể khiến doanh nghiệp mất lợi thế cạnh tranh nếu không kịp thời ứng phó các biến đổi của thị trường, chẳng hạn như xuất hiện thêm đối thủ cạnh tranh, cạnh tranh về giá cả,…
- Giảm sút năng suất lao động: Môi trường VUCA có thể gây ra tình trạng căng thẳng, lo lắng, làm giảm sút tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên, đặc biệt là trong giai đoạn suy thoái kinh tế, làn sóng sa thải lan rộng.
- Khó thu hút và giữ chân nhân tài: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài nếu không thể đảm bảo cho họ một môi trường làm việc ổn định, an toàn và phát triển.
Mặc dù VUCA không phải là một môi trường kinh doanh lý tưởng, nhưng ngoài những thách thức, nó cũng đem đến cho doanh nghiệp một số cơ hội, bao gồm:
- Thúc đẩy sự đổi mới: Sự biến đổi nhanh chóng và tính không chắc chắn của môi trường là chất xúc tác thúc đẩy các doanh nghiệp phát huy tư duy sáng tạo và đổi mới, giúp họ tìm ra các giải pháp thích ứng, chẳng hạn như cải tiến sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh.
- Nâng cao năng lực quản lý: Để thành công trong môi trường VUCA, các nhà lãnh đạo cần có khả năng thích ứng linh hoạt và định hướng thông minh cho tương lai. VUCA chính là nền tảng giúp doanh nghiệp nhận diện những nhà quản lý quyết đoán, dám nghĩ dám làm, và có khả năng dẫn dắt tổ chức vượt qua thách thức.
- Củng cố năng lực cạnh tranh: Trong môi trường VUCA, khách hàng có nhiều lựa chọn và yêu cầu cao hơn đối với sản phẩm và dịch vụ. Điều này buộc doanh nghiệp phải hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng vượt trội. Nhờ đó, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trước các đối thủ sẽ được nâng lên một tầm cao mới.
- Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Môi trường VUCA đòi hỏi tất cả các thành viên trong tổ chức phải có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động học hỏi và sáng tạo để hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua khó khăn. Qua đó, đây là cơ hội để doanh nghiệp “lột xác”, xây dựng một môi trường làm việc mới tiên tiến và cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo, gắn kết nhân viên và thu hút nhân tài.
4. Chiến lược quản trị hiệu quả trong kỷ nguyên VUCA
VUCA đặt ra nhiều thử thách cho doanh nghiệp, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải thiết lập chiến lược phù hợp và hiệu quả để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Sau đây là 4 chiến lược quản trị quan trọng trong kỷ nguyên VUCA mà doanh nghiệp cần quan tâm:
4.1 Vượt qua bất ổn bằng tầm nhìn xa (Counter Volatility With Vision)
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, doanh nghiệp càng cần có tầm nhìn rõ ràng. Bước đầu tiên và quan trọng nhất là chấp nhận rằng những thay đổi và biến cố là không thể tránh khỏi. Tiếp theo, doanh nghiệp cần xây dựng một tầm nhìn chiến lược dựa trên những biến cố này.
Xây dựng chiến lược kinh doanh liên tục (BCP)
Chiến lược kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan – BCP) là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trong trường hợp xảy ra gián đoạn, chẳng hạn như đại dịch COVID-19. Việc xây dựng và thực hiện BCP giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và phục hồi nhanh chóng sau sự cố.
5 bước để doanh nghiệp xây dựng một BCP bao gồm:
Bước 1 – Xác định bối cảnh và phạm vi: Xác định bối cảnh và phạm vi: Xác định các yếu tố cốt lõi cần ưu tiên bảo vệ để doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động trong trường hợp xảy ra bất ổn:
- Các sản phẩm hoặc dịch vụ gắn liền với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
- Các hoạt động kinh doanh bắt buộc phải duy trì theo quy định pháp luật hoặc hợp đồng với đối tác.
- Các hoạt động kinh doanh đóng góp nhiều nhất vào doanh thu và lợi nhuận.
- Các hoạt động kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
- Các hoạt động kinh doanh có thể phục hồi nhanh chóng sau gián đoạn.
Bước 2 – Xây dựng hồ sơ rủi ro: Xác định và liệt kê các yếu tố rủi ro tiềm ẩn có thể tác động đến hoạt động kinh doanh:
- Rủi ro do thiên tai: dịch bệnh, lũ lụt, động đất,…
- Rủi ro do tai nạn: hỏa hoạn, cháy nổ, chập điện,…
- Rủi ro do an ninh mạng: tấn công virus, mất mát dữ liệu,…
- Rủi ro do gián đoạn chuỗi cung ứng: giá nguyên vật liệu tăng, mất nhà cung cấp, đứt gãy vận chuyển,…
- Rủi ro chính trị – kinh tế – xã hội: suy thoái kinh tế, lạm phát, biến động tỷ giá, v.v.
- Rủi ro nhân sự: tranh chấp hợp đồng lao động, mất nhân viên chủ chốt, v.v.
Bước 3 – Xây dựng kế hoạch hành động: Đánh giá tác động tiềm ẩn của mỗi rủi ro đối với hoạt động kinh doanh và xây dựng các phương án ứng phó. Việc lựa chọn chiến lược ứng phó dựa trên số lượng rủi ro có thể xảy ra đồng thời, nguồn lực hiện tại, chi phí và lợi ích của việc ứng phó. Các phương án ứng phó bao gồm:
- Loại bỏ hoàn toàn các hoạt động có mức độ rủi ro cao.
- Giảm thiểu gián đoạn của những hoạt động không thể loại bỏ hoàn toàn.
- Chuyển giao xử lý rủi ro cho bên thứ ba, chẳng hạn như mua bảo hiểm.
- Chấp nhận các hoạt động có mức độ rủi ro thấp và dự trù ngân sách để chi trả cho các tác động tiềm ẩn.
Bước 4 – Kiểm soát và đánh giá hiệu quả: Đảm bảo BCP được triển khai hiệu quả và đáp ứng các mục tiêu đề ra theo tiêu chí:
- Đảm bảo BCP phù hợp với định hướng kinh doanh hiện tại và rủi ro tiềm ẩn.
- Đảm bảo nhân viên và các bên liên quan tuân thủ quy trình trong BCP.
- Đánh giá mức độ thành công của BCP trong việc giảm thiểu rủi ro và phục hồi sau gián đoạn.
Bước 5 – Cải tiến BCP liên tục: Định kỳ xem xét và cải thiện BCP dựa trên kết quả kiểm soát và đánh giá. Đặc biệt, BCP cần được cải thiện ngay khi:
- Có sự cố mới xảy ra và BCP không hoạt động hiệu quả.
- Nhân viên không tuân thủ quy trình và định hướng trong BCP.
- Có sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đa dạng hóa nguồn cung cấp, duy trì dự trữ hàng hóa
Đa dạng hóa nguồn cung cấp và duy trì dự trữ hàng hóa là hai hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro do gián đoạn chuỗi cung ứng. Điều này giúp giảm sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất và tận dụng các lợi thế về giá cả, chất lượng từ các nguồn cung khác nhau, đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Đặt ra mục tiêu linh hoạt cho nhân sự, có thể sửa đổi khi cần thiết
Mục tiêu linh hoạt có nghĩa là các mục tiêu có thể được thay đổi hoặc điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo thành công chung cho cả tổ chức và cá nhân. Việc đặt ra mục tiêu linh hoạt giúp tăng động lực cho nhân viên, nâng cao năng suất và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp và người lao động.
Đọc thêm: MBO là gì? Hiểu đúng để triển khai đúng phương pháp quản trị theo mục tiêu
4.2 Đối mặt bất định bằng sự hiểu biết (Meet Uncertainty With Understanding)
Hiểu biết sâu sắc về thị trường, ngành nghề và nhu cầu của khách hàng là chìa khóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu tác động của bất định. Phương pháp này nhấn mạnh về tầm quan trọng của kiến thức và hiểu biết trong việc đưa ra quyết định sáng suốt và thích ứng với những thay đổi trong môi trường VUCA.
Luôn cập nhật tin tức kinh doanh
Nhà quản lý cần thường xuyên theo dõi tin tức và diễn biến liên quan đến môi trường kinh doanh. Đồng thời, doanh nghiệp cần biết tạo ra sự “tò mò” để khuyến khích việc đặt câu hỏi, tìm kiếm thông tin và đề xuất quan điểm mới để giải quyết các vấn đề phức tạp.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven)
Mọi quyết định kinh doanh cần được dựa trên phân tích dữ liệu thay vì chỉ dựa vào trực giác hoặc kinh nghiệm cá nhân. Quyết định dựa trên dữ liệu luôn tạo ra các phương án khách quan và chính xác hơn.
Xây dựng kịch bản dự báo và quản trị rủi ro
Lập kịch bản dự báo và quản trị rủi ro là một phương pháp thiết yếu giúp nhà quản lý dự đoán các rủi ro tiềm ẩn, đánh giá khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của chúng. Việc đánh giá khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro có thể thực hiện bằng cách xem xét các dữ liệu lịch sử và ý kiến của các chuyên gia trong ngành.
Một số công cụ phổ biến giúp phân tích các yếu tố rủi ro bên trong và ngoài tổ chức:
- Mô hình 5 áp lực cạnh tranh: Quyền lực của nhà cung cấp, Quyền lực của khách hàng, Cạnh tranh hiện tại trong ngành, Mối đe dọa từ các đối thủ mới, Mối đe dọa từ các sản phẩm hoặc dịch vụ thay thế
- Mô hình SWOT: Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Thách thức
- Mô hình PESTEL: Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Môi trường, Pháp lý
4.3 Đón nhận phức tạp bằng sự minh bạch (React to Complexity With Clarity)
Sự rõ ràng và minh bạch đến từ việc phân chia các tình huống phức tạp thành các phần nhỏ hơn. Khi làm được điều này, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và các bên liên quan có thể hiểu rõ tình huống hơn.
Tăng cường khả năng quản lý và xử lý thông tin
Khi một tình huống phức tạp được phân mảnh nhỏ hơn, nhà quản trị sẽ dễ theo dõi tiến độ và phát hiện các nút thắt. Việc xác định các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra quyết định cũng trở nên sáng suốt hơn.
Đào tạo và phát triển chuyên môn cho nhân sự
Chia sẻ thông tin một cách rõ ràng và minh bạch giúp các thành viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong chiến lược xử lý VUCA của tổ chức, đồng thời tạo cơ hội cho họ học hỏi và phát triển kỹ năng chuyên môn.
Sử dụng công nghệ trong quản trị doanh nghiệp
Tận dụng sức mạnh của công nghệ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa cách làm việc và tương tác trong doanh nghiệp, giảm bớt sai sót do con người tạo ra, có đủ dữ liệu chính xác phục vụ ra quyết định, và đảm bảo bảo mật thông tin cho toàn bộ doanh nghiệp.
Theo cách này, sự phức tạp trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp có thể được chia thành nhiều bài toán nhỏ, và mỗi bài toán được giải quyết triệt để bằng một công cụ chuyên biệt.
4.4 Chinh phục mơ hồ bằng tư duy linh hoạt (Fight Ambiguity With Agility)
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, nhà quản trị không nên tránh né hoặc bỏ qua thông tin không rõ ràng. Thay vào đó, doanh nghiệp cần sẵn lòng điều chỉnh chiến lược và hành động dựa trên thông tin và thay đổi mới.
Tăng cường giao tiếp và phản hồi trong tổ chức
Giao tiếp và phản hồi trong tổ chức chỉ đạt được hiệu quả tối ưu khi được đáp ứng từ cả hai phía, cả nhà quản trị và nhân viên. Trong đó, vai trò chủ chốt vẫn nằm ở cấp lãnh đạo. Khi được diễn giải thông tin một cách cụ thể, chi tiết và được lắng nghe ý kiến, nhân viên sẽ thêm tin tưởng và gắn bó với tổ chức trong giai đoạn cam go.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp sáng tạo, linh hoạt
Để vượt qua rào cản và nắm bắt cơ hội trong kỷ nguyên VUCA, việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp linh hoạt và sáng tạo là không thể thiếu. Ngoài việc cập nhật kiến thức chuyên môn, mỗi thành viên cần phát triển tư duy phản biện, luôn nghi ngờ đối với giả định cũ và vượt khỏi vùng an toàn để thử nghiệm những giải pháp mới.
Theo đuổi các phong cách lãnh đạo cảm xúc
Khả năng thích ứng và dự liệu trước những biến động là kỹ năng quản trị cần thiết trong kỷ nguyên VUCA. Tuy nhiên, bấy nhiêu là chưa đủ. Nhà quản trị cần lựa chọn và theo đuổi phong cách lãnh đạo cảm xúc phù hợp – vận dụng trí tuệ xúc cảm (Emotional Intelligence – EI) để điều hướng cảm xúc của những người xung quanh. Thay vì 100% chỉ áp đặt và ra lệnh, hãy Dẫn đầu, Kết nối, Định hướng, Huấn luyện, Chỉ huy và Dân chủ với nhân viên trong doanh nghiệp.
5. Kết luận
Trên đây là tất cả các thông tin liên quan khái niệm, ý nghĩa VUCA là gì và bốn chiến lược quản trị nòng cốt trong kỷ nguyên VUCA. Có thể thấy, VUCA là một thực tế của môi trường kinh doanh hiện đại. Doanh nghiệp cần nhận biết và khai thác cả thách thức và cơ hội của VUCA, và sử dụng kiến thức và công nghệ hiện đại để thích ứng và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy biến động và không chắc chắn này.
