Trong một doanh nghiệp, mọi hoạt động đều cần có quy trình để đảm bảo tính nhất quán, hiệu suất cao và dễ dàng kiểm soát. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng được một quy trình làm việc tối ưu, dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc, lãng phí nguồn lực và giảm hiệu quả hoạt động. Vậy quy trình là gì? Làm thế nào để thiết lập một quy trình khoa học, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và phát triển bền vững? Hãy cùng Base.vn khám phá ngay trong bài viết này! 1. Quy trình là gì? 1.1 Định nghĩa Quy trình là một chuỗi các hoạt động liên kết với nhau, được thực hiện theo một trình tự nhất định để đạt được một mục tiêu cụ thể. Nói cách khác, quy trình là một bản hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện một công việc, từ đầu đến cuối. Dựa vào chức năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm: Lưu ý rằng quy trình và quá trình là 2 khái niệm khác nhau.  Trong khi quy trình hướng tới sự cụ thể và tiêu chuẩn hóa từng bước và mục tiêu đạt được, thì quá trình là tập hợp các hoạt động mang tính chất khái quát, linh hoạt.  Một quá trình có thể bao gồm nhiều quy trình khác nhau. Ví dụ, quá trình tuyển dụng một nhân viên chính thức trong doanh nghiệp cần trải qua nhiều quy trình nghiệp vụ: quy trình tuyển dụng, quy trình onboarding, quy trình đánh giá thử việc, quy trình ký kết hợp đồng lao động. Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc phải có nếu doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược, muốn đi vững, bước

Báo cáo quản trị là công cụ quan trọng giúp ban lãnh đạo và nhà quản trị nắm bắt chính xác thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ số như doanh thu, dòng tiền, chi phí,… Từ đó, hỗ trợ việc ra quyết định đầu tư, quản lý nguồn lực và điều hành doanh nghiệp một cách tối ưu nhất. Vậy, một mẫu báo cáo quản trị công ty cần có những nội dung nào? Quy trình lập báo cáo quản trị gồm những bước nào? Báo cáo quản trị tiếng Anh là gì? Hãy cùng Base Blog khám phá thông tin chi tiết trong bài viết sau đây! 1. Khái quát về báo cáo quản trị 1.1 Báo cáo quản trị là gì? Báo cáo quản trị (Management Report) là một công cụ quan trọng trong lĩnh vực Trí tuệ Doanh nghiệp (Business Intelligence hay BI), cung cấp cho ban lãnh đạo và nhà quản trị những thông tin đáng tin cậy về tình hình tài chính cũng như hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này giúp đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra, đồng thời hỗ trợ việc dự báo và đưa ra các quyết định phát triển trong tương lai. Thông thường, báo cáo quản trị sẽ tập trung phản ánh và phân tích các danh mục dữ liệu như dòng tiền, ngân sách, lợi nhuận, tỷ lệ tiền lương trên doanh thu và năng suất lao động. Vì báo cáo quản trị chủ yếu được sử dụng trong môi trường nội bộ nên không yêu cầu tính pháp lý. Cấu trúc và nội dung của báo cáo được trình bày linh hoạt, tùy thuộc vào nhu cầu quản trị cụ thể của từng doanh nghiệp. 1.2 Trách nhiệm lập báo cáo quản trị thuộc về ai? Báo cáo quản trị thường được xây dựng

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, quy trình (Process) chính là xương sống giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tối ưu nguồn lực và giảm thiểu sai sót. Một quy trình được thiết kế tốt không chỉ nâng cao năng suất mà còn tạo ra sự nhất quán, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Vậy process là gì, vì sao nó quan trọng và làm thế nào để xây dựng quy trình tối ưu? Cùng Base.vn khám phá ngay trong bài viết này! 1. Tìm hiểu khái niệm Process 1.1 Process là gì? Process là một từ tiếng Anh mà khi dịch sang tiếng Việt thường mang nghĩa cơ bản là “quy trình”. Tuy nhiên, process là một từ đa nghĩa, và tùy theo từng ngữ cảnh, từng lĩnh vực cụ thể mà nó sẽ mang một ý nghĩa khác. Một số nghĩa thông dụng khác của process bao gồm: – Quá trình: Chỉ sự diễn biến hoặc phát triển liên tục theo thời gian, thường gặp trong lĩnh vực giáo dục, khoa học, tự nhiên. – Xử lý: Đề cập đến việc xử lý dữ liệu, thông tin hoặc tài liệu, thường thấy trong công nghệ thông tin hoặc các ngành kỹ thuật. – Tiến trình: Dùng để mô tả một sự tiến triển mang tính chính thức, thường áp dụng trong các lĩnh vực như pháp luật hoặc dự án. – Chế biến: Nghĩa này thường gặp trong lĩnh vực công nghiệp thực phẩm, nông nghiệp hoặc sản xuất, ám chỉ việc chế biến hoặc gia công nguyên liệu thô thành sản phẩm cuối cùng. Riêng trong lĩnh vực kinh doanh, process thường được sử dụng với nghĩa là “quy trình”, tức là một chuỗi các bước hoặc các hoạt động được thiết kế theo một trình tự nhất định và có tính liên kết. Các bước trong process sẽ biểu thị cho một nhiệm vụ, nhiệm vụ này được thực hiện bởi một cá

Quy trình làm việc giúp các cá nhân và phòng ban thực hiện nhiệm vụ một cách khoa học, xác định rõ ràng mục tiêu và các bước cần thực hiện, đồng thời cho phép đánh giá kết quả ở từng giai đoạn và vị trí công việc. Vậy, làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc hợp lý và dễ hiểu? Hãy cùng Base Blog khám phá mọi khía cạnh liên quan đến thiết kế quy trình làm việc. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tải về miễn phí hơn 65 mẫu quy trình làm việc của công ty, kèm theo lưu đồ và biểu mẫu có thể áp dụng ngay lập tức! 1. Quy trình làm việc là gì? Quy trình làm việc là một hệ thống các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, diễn ra theo một trình tự cố định nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đã đề ra. Đây cũng chính là sơ đồ luồng công việc, giúp minh họa rõ ràng cách thức, người thực hiện, cùng các nguồn lực, nguồn dữ liệu được sử dụng trong quá trình hoàn thành công việc. Ví dụ, quy trình hội nhập (onboarding) nhân viên mới sẽ bao gồm các bước từ thu thập hồ sơ cá nhân, đào tạo văn hóa công ty, đến hướng dẫn sử dụng tài nguyên và công nghệ thông tin. Một quy trình làm việc được coi là khoa học khi nó bao gồm đầy đủ các giai đoạn, từ khởi đầu, xác định nhiệm vụ, lập kế hoạch, phân chia công việc đến đánh giá kết quả và nghiệm thu. Hiện nay, có 4 nhóm quy trình công việc phổ biến trong doanh nghiệp: quy trình quản lý khách hàng, quản lý vận hành, quản lý đổi mới và quản lý xã hội hoặc điều tiết các Cơ quan Nhà nước. 2. Xây dựng quy trình làm việc khoa học đem lại lợi

Quản trị học là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Từ việc hoạch định chiến lược, tổ chức bộ máy đến quản lý con người, quản trị đóng vai trò dẫn dắt các hoạt động hướng tới mục tiêu chung. Một nhà quản trị giỏi không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực mà còn tạo động lực cho đội ngũ, đưa tổ chức vượt qua thách thức và chớp lấy cơ hội trên thị trường. Vậy để trở thành một nhà quản trị xuất sắc, đâu là những yếu tố cần có? Hãy cùng Base.vn khám phá những nguyên tắc quản trị giúp doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt và duy trì vị thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay. 1. Quản trị học là gì Quản trị học là một lĩnh vực nghiên cứu về việc tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Quản trị học không chỉ bao gồm lý thuyết mà còn bao hàm việc áp dụng các phương pháp quản lý thực tiễn vào công tác điều hành, từ việc lập kế hoạch, tổ chức công việc cho đến lãnh đạo và kiểm soát quá trình thực hiện. Trong phạm vi của quản trị học, có thể chia ra ba khái niệm cơ bản liên quan: Quản trị là gì? Quản trị là quá trình lên kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của tổ chức để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và hiệu quả nhất. Quản trị không chỉ tập trung vào việc điều hành công việc mà còn là việc tối ưu hóa các nguồn lực như nhân sự, tài chính và thời gian để mang lại kết quả tốt nhất. Quản trị học là gì? Quản trị học, hay còn gọi là khoa học quản trị, là ngành

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, các chủ doanh nghiệp và những nhà quản lý luôn đòi hỏi sự phát triển và đổi mới một cách liên tục để có thể đáp ứng được những biến động của thị trường. Và mô hình PDCA chính là một công cụ quản lý vô cùng mạnh mẽ, cung cấp cho doanh nghiệp một khung làm việc toàn diện, từ việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động.  Tuy chu trình PDCA không còn mới mẻ trong kinh doanh, nhưng hiểu đúng và áp dụng bài bản sẽ giúp tăng năng lực làm việc của doanh nghiệp rất nhiều. Hãy cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết về mô hình PDCA nhé. 1. Giới thiệu về PDCA 1.1 PDCA là gì? PDCA – viết tắt của Plan – Kế hoạch; Do – Thực thi; Check – Kiểm tra; Act – Hành động, là một công cụ quản lý dự án 4 bước để thực hiện cải tiến liên tục. PDCA khuyến khích việc thử nghiệm cải tiến trên quy mô nhỏ trước khi cập nhật các thủ tục và phương pháp làm việc của cả công ty. Khi PDCA được áp dụng trong một chương trình bảo trì, nó có thể tăng tốc cải tiến liên tục và giúp công ty tối ưu hóa quy trình và hoạt động. Nếu mỗi bước được thực hiện một cách nhất quán và chính xác, các vòng lặp có thể diễn ra nhanh hơn, có nghĩa là cải tiến xảy ra nhanh chóng hơn. 1.2 Nguồn gốc của PDCA Chu kỳ PDCA ban đầu được giới thiệu bởi Walter Shewhart, người được coi là cha đẻ của kiểm soát chất lượng thống kê. Trong cuốn sách của mình mang tên “Economic control of quality manufactured product”, Shewhart áp dụng phương pháp khoa học vào kiểm soát chất lượng kinh tế. Luận án của Shewhart được phát triển tiếp bởi W. Edwards Deming, nhà

Trong một dự án, ai chịu trách nhiệm chính? Ai cần được thông báo? Ai có quyền quyết định? Nếu không phân định rõ ràng, công việc dễ rơi vào tình trạng chồng chéo, thiếu minh bạch, hoặc thậm chí bị trì hoãn do không ai thực sự chịu trách nhiệm. Ma trận RACI chính là công cụ giúp doanh nghiệp và đội nhóm giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Trong bài viết này, Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ Ma trận RACI là gì, cách áp dụng đúng đắn để tối ưu quy trình làm việc và đảm bảo mọi nhiệm vụ được thực hiện đúng người, đúng việc. 1. Ma trận RACI là gì? Ma trận RACI được nhắc đến lần đầu vào những năm 1960 – 1970 bởi các chuyên gia quản lý dự án. Mục đích của ma trận này là giải quyết tình trạng phân chia công việc, nhiệm vụ trong các dự án khó và có tính phức tạp. Bên cạnh đó, nó giúp tăng sự minh bạch, chuyên nghiệp trong thực hiện công việc của mỗi thành viên, mỗi đội nhóm. Cụ thể, ma trận RACI phân rõ vai trò của mỗi nhân sự theo các hạng mục sau đây: Hành động (R – Responsible), Phê duyệt (A –Accountable), Tư vấn (C – Consulted) và Thông tin (I – Informed).  1.1 Hành động (R – Responsible) Yếu tố này nói về nhân sự hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các nhiệm vụ, công việc trong dự án. Mỗi nhiệm vụ đều phải có ít nhất 1 người chịu trách nhiệm, nếu không công việc đó sẽ bị rơi vào tình trạng trì trệ, không thể hoàn thành và ảnh hưởng đến tiến độ chung. Với những nhiệm vụ, hoạt động lớn, cần nhiều nguồn lực quản lý thì cần có nhiều người và nhiều nhóm đảm nhiệm vai trò này hơn để đảm bảo công việc diễn ra

Trong guồng quay công việc bận rộn, bạn có bao giờ tự hỏi: Việc gì thực sự quan trọng? Việc gì nên làm trước? Nếu không có cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn dễ bị cuốn vào những nhiệm vụ cấp bách nhưng không mang lại giá trị lâu dài. Ma trận Eisenhower chính là công cụ giúp bạn phân loại công việc thông minh, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt hiệu suất tối đa. Cùng Base.vn khám phá cách ứng dụng phương pháp này để làm chủ thời gian và nâng cao hiệu quả công việc! 1. Ma trận Eisenhower là gì? 1.1 Khái niệm Ma trận Eisenhower hay còn được nhiều người biết đến với cái tên là ma trận ưu tiên của Eisenhower. Đây là phương pháp giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn bằng cách xác định mức độ khẩn cấp và quan trọng của một nhiệm vụ, một sự việc. Theo đó, Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô khác nhau, mỗi ô đại diện cho một phân loại khác nhau của từng nhiệm vụ: 1.2 Lịch sử ra đời Theo nhiều thông tin, ma trận thời gian Eisenhower được sáng tạo bởi Tổng thống thứ 34 của Mỹ Dwight D.Eisenhower. Trước khi đảm nhiệm chức vụ Tổng thống, ông từng làm Tư lệnh tối cao của NATO, Hiệu trưởng của Đại học Columbia…. Chính vì đảm đương nhiều vị trí quan trọng và phải thực hiện nhiều công việc khác nhau nên ông đã sáng tạo ra phương pháp quản lý thời gian hiệu quả này trong suốt sự nghiệp của mình. Một số giai đoạn quan trọng của Ma trận Eisenhower: 1.3 Nguyên tắc cốt lõi của ma trận Eisenhower Bản chất ma trận quản lý thời gian Eisenhower tập trung vào việc ưu tiên các nhiệm vụ dựa theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Qua đó, chúng ta sẽ tách

Quản trị doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc vận hành mà còn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nguồn lực. Đây chính là lúc mô hình 5M phát huy vai trò của mình. Theo các chuyên gia, mô hình 5M giúp doanh nghiệp có cách tiếp cận toàn diện để giải quyết bài toán quản trị. Bài viết dưới đây, đội ngũ Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình 5M và cách áp dụng nó để tối ưu hóa hiệu suất tổ chức. 1. Mô hình 5M là gì? 1.1 Khái niệm Mô hình 5M là một công cụ quản trị phổ biến, được sử dụng để phân tích và quản lý các nguồn lực chính trong hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất. Mô hình này tập trung vào 5 yếu tố cốt lõi, bao gồm: Manpower – Nhân lực, Money – Ngân sách, Material – Nguyên vật liệu, Machines – Máy móc, Method – Phương pháp. Ngoài ra, nhiều người còn hiểu 5M theo hướng: 1.2 Các thành phần chính của mô hình 5M Manpower – Nhân lực Con người là yếu tố trung tâm trong mọi hoạt động kinh doanh và cũng là đối tượng quyết định hiệu quả vận hành cũng như khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Với lãnh đạo, họ là người có tầm nhìn, khả năng định hướng, và xây dựng văn hóa tổ chức tích cực, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sáng tạo và duy trì động lực cho nhân viên. Trong khi đó, đội ngũ nhân viên có kỹ năng phù hợp, tư duy sáng tạo và trách nhiệm sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Ví dụ rõ ràng nhất chính là Google – công ty nổi tiếng với chính sách hỗ trợ nhân viên thông qua các chương trình đào tạo và phúc lợi hấp dẫn, tạo nên môi trường làm việc sáng tạo và

Flowchart hay lưu đồ là một công cụ cực kì mạnh mẽ để giúp bạn vận hành quy trình hiệu quả hơn. Cùng tìm hiểu cách vẽ flowchart đúng quy tắc và dễ hiểu nhé! 1. Flowchart là gì? Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ lặp lại theo thứ tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện  giúp nhà quản lý trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ phức tạp đó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các điều kiện thay đổi kết quả,… Mỗi bước trong lưu đồ được thể hiện dưới một hình họa được quy định riêng. Các bước được kết nối với nhau bằng đường thẳng hoặc mũi tên chỉ hướng.  Với một lưu đồ chuẩn trên tay, bất kì ai cũng có thể dễ dàng hiểu một quy trình bất kì được thực hiện như thế nào. Đó là sức mạnh của “quy trình trên một trang giấy”. 2. Khi nào nên sử dụng flowchart? Có một số tình huống mà người quản lý doanh nghiệp nên nghĩ đến việc sử dụng một lưu đồ:  So với việc diễn giải quy trình bằng các từ ngữ mô tả đơn thuần, flowchart là một công cụ mạnh mẽ cho nhà quản lý, người chịu trách nhiệm vận hành có thể mô tả lại quy trình một cách nhanh chóng, đơn giản, rõ ràng. Lưu đồ sẽ giúp tất cả mọi bộ phận liên quan trong tổ chức có thể dễ dàng hiểu và áp dụng quy trình chính xác và nhất quán. Bạn có thể phối hợp việc sử dụng lưu đồ với các phần mềm quản trị quy trình để đảm bảo tính tuân thủ và triển khai quy trình trên thực tế hàng ngày. 3. Lợi ích của flowchart cho doanh nghiệp Nhưng quan trọng