Những nhà lãnh đạo thông thái hiểu rằng sự cân bằng giữa lợi nhuận và chi phí chính là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững. Chi phí không những ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ kế toán mà còn là đòn bẩy cho những bước phát triển đột phá của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, hãy cùng Base.vn khám phá tất cả thông tin cần thiết nhất về chi phí: định nghĩa, vai trò, phân loại, cách doanh nghiệp kiểm soát chi phí và các thách thức, cơ hội liên quan tới chi phí doanh nghiệp.
1. Chi phí là gì?
1.1. Định nghĩa chi phí
Định nghĩa đơn giản nhất về chi phí là số tiền bỏ ra để có được thứ gì đó.
Xét về góc độ doanh nghiệp, chi phí là tổng số tiền mà doanh nghiệp phải chi trả để duy trì và thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình (“it costs money to make money.”)
Chi phí có thể bao gồm nhiều yếu tố như chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí trực tiếp, và chi phí gián tiếp.
1.2. Phân biệt chi phí (expense) và chi tiêu (expenditure)
Chi phí (expense) và chi tiêu (expenditure) là các thuật ngữ dễ nhầm lẫn dù đây là các khái niệm hoàn toàn khác nhau trong kế toán và tài chính.
Có thể hiểu rằng, chi phí (expense) là khoản chi mà doanh nghiệp phải trả để thực hiện hoạt động kinh doanh. Còn chi tiêu (expenditure) là số tiền mà doanh nghiệp đã thanh toán để mua sắm tài sản, trả lương, chi trả nợ, hoặc thực hiện các hoạt động khác.
Điểm khác biệt chính là chi phí là khoản thanh toán đi, thì chi tiêu là khoản thanh toán đi đã được thực hiện. Một khoản chi phí có thể phát sinh mà không cần thanh toán tiền, trong khi chi tiêu có kỳ hạn luôn liên quan đến việc thanh toán.
Vậy mỗi khoản chi tiêu có phải là một khoản chi phí không?
Câu trả lời là không phải mọi chi tiêu đều là chi phí. Một khoản chi phí chỉ phát sinh khi giá trị của tài sản hoặc nghĩa vụ phải trả giảm xuống.
Lấy ví dụ, vào thời điểm đầu năm, công ty thanh toán khoản chi tiêu thuê văn phòng cho quý I là 30 triệu. Nhưng tại tháng 1, công ty mới chỉ ghi nhận 10 triệu vào chi phí trong kỳ, còn 20 triệu được coi là chi phí trả trước. Số tiền 20 triệu này sẽ được ghi nhận lần lượt 10 triệu/tháng vào chi phí tháng 2 và tháng 3.
Tại sao phân biệt giữa chi phí (expense) và chi tiêu (expenditure) là điều cần thiết?
Bởi lẽ chỉ có chi phí mới được sử dụng để tính thu nhập ròng (net income). Còn tất cả các chi tiêu khác, chẳng hạn như mua thiết bị, thường được coi là chi phí tài sản cố định / chi phí vốn (capital expenditures), và được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán như tài sản chứ không phải là chi phí.
| Chi phí (Expense) | Chi tiêu (Expenditure) |
| Đề cập đến giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ được sử dụng hết trong quá trình tạo ra doanh thu | Đề cập đến dòng tiền mặt chảy ra khỏi doanh nghiệp (outflow) hoặc các tài sản khác cần thiết để phục vụ mua hàng |
| Được ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh | Được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán |
| Ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp | Ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp |
| Phát sinh khi doanh thu được tạo ra | Phát sinh khi tiền mặt được thanh toán |
| Được khấu trừ thuế | Không phải lúc nào cũng được khấu trừ thuế |
2. Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp
Quản lý chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa lợi nhuận và bảo vệ sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách kiểm soát và giảm thiểu các chi phí không cần thiết, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng sinh lời, giúp duy trì tình trạng tài chính ổn định và giảm rủi ro nợ.
Không những vậy, quản lý chi phí hiệu quả tạo cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Khi doanh nghiệp có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ với giá cạnh tranh hơn, sẽ làm tăng khả năng giữ chân khách hàng.
Việc theo dõi chi phí cũng cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin cần thiết để đưa ra quyết định kinh doanh, điển hình như việc tiếp tục theo đuổi hoặc dừng lại một dự án. Ví dụ, quản lý chi phí luôn là bắt buộc trong đánh giá hiệu suất các chiến dịch quảng cáo trực tuyến.
3. Các loại chi phí phổ biến trong doanh nghiệp
3.1. Chi phí cố định (fixed expenses) & Chi phí biến đổi (variable expenses)
Chi phí cố định là những chi phí được xác định trước và không thay đổi trong suốt một khoảng thời gian cụ thể, bất kể doanh nghiệp có sự thay đổi về sản lượng, quy mô kinh doanh hoặc cách thức hoạt động. Ví dụ điển hình là chi phí thuê nhà xưởng hoặc lương của nhân viên quản lý.
Ngược lại, chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi tương ứng với sự biến động trong kinh doanh của doanh nghiệp: chi phí nguyên liệu sản xuất, chi phí lao động trực tiếp, chi phí vận chuyển hàng hóa,…
Chi phí cố định đảm bảo sự ổn định trong cơ sở hạ tầng và hoạt động cơ bản của doanh nghiệp, trong khi chi phí biến đổi cung cấp linh hoạt để thích ứng với biến động thị trường và nhu cầu của khách hàng. Hiểu rõ về cả hai loại chi phí giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tài chính và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả.
3.2. Chi phí hoạt động (Operating expenses) & Chi phí khác (Non-operating expenses)
Chi phí hoạt động bao gồm những chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả để duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh hàng ngày. Đây là các chi phí liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp: chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý tổng quát, các chi phí bảo trì và sửa chữa; nhưng không tính đến các chi phí cố định (tiền lãi của vốn vay, thuế, phí bảo hiểm).
Ngược lại, chi phí khác là những chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, có thể là chi phí lãi vay, chi phí thuế thu nhập, chi phí hủy bỏ nợ, các chi phí khác xuất phát từ các giao dịch tài chính và hoạt động ngoại tuyến.
3.3. Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (Deductible expenses) & Chi phí không được trừ (Non-deductible expenses)
Chi phí được trừ là những chi phí mà doanh nghiệp có thể khấu trừ từ doanh thu khi tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều này áp dụng cho những chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi, như chi phí lương nhân viên sản xuất, chi phí quảng cáo sản phẩm, và chi phí vận chuyển hàng hóa từ nhà máy đến điểm bán hàng.
Có 3 nguyên tắc tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cần lưu ý như sau:
- Khoản chi phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.
Ngược lại, chi phí không được trừ là những chi phí không được coi là hợp lý để khấu trừ từ doanh thu khi tính thuế TNDN. Đây thường là những chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi, như chi phí du lịch cá nhân của nhân viên không liên quan đến công việc, các khoản phạt do vi phạm luật lệ, và chi phí mua sắm đồ cá nhân của giám đốc không liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Chi phí được trừ thuế TNDN có ý nghĩa giảm lượng thu nhập chịu thuế, từ đó giảm số tiền thuế doanh nghiệp phải nộp; và chi phí không được trừ thì ngược lại. Do vậy, doanh nghiệp cần quản lý chi phí một cách cẩn thận để đảm bảo rằng chỉ những chi phí cần thiết và hợp lý được ghi nhận, nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu nghĩa vụ thuế.
Việc tuân thủ các quy định và luật lệ về chi phí khi tính thuế là quan trọng để tránh rủi ro pháp lý và duy trì tính minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
4. Cách kiểm soát chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp
Quản lý chi phí và kiểm soát chi phí thường được sử dụng thay thế cho nhau, tuy nhiên về bản chất chúng là hai thứ khác nhau. Quản lý chi phí liên quan đến việc lập kế hoạch ngân sách để ước lượng chi phí dự kiến được phân bổ cho các hoạt động, trong khi kiểm soát chi phí liên quan đến giám sát chi phí thực tế và hành động được thực hiện để kiểm soát các chi phí này.
Kiểm soát chi phí bao gồm việc so sánh chi phí thực tế với các con số mục tiêu và dự kiến, đồng thời phát hiện và xử lý các sai sót hoặc cải thiện tiến trình để giảm chi phí.
Dưới đây là một số cách kiểm soát chi phí doanh nghiệp có thể áp dụng.
4.1. Thiết lập ngân sách chi phí
Ngân sách chi phí giúp doanh nghiệp đặt ra các giới hạn cụ thể cho mỗi khoản chi tiêu, ngăn chặn chi phí không cần thiết và đảm bảo sự hiệu quả trong sử dụng tài nguyên.
Việc thiết lập ngân sách chi phí thường đi qua các bước cơ bản như sau:
- Xác định mục tiêu chi phí: Đặt ra các mục tiêu chi phí cụ thể và rõ ràng, phản ánh chiến lược và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
- Xác định người quản lý ngân sách: Chọn ra một người hoặc nhóm người để quản lý ngân sách, có thể là thành viên của bộ phận tài chính hoặc đội ngũ quản lý.
- Phân phối ngân sách: Phân bổ ngân sách cho từng bộ phận và dự án cụ thể.
- Xác định chi phí dự kiến: Xác định và ước lượng chi phí dự kiến cho mỗi hoạt động và dự án cụ thể
- Kiểm soát chi phí biến đổi: Dự trù một phần ngân sách cho các chi phí biến đổi hoặc chi phí có thể phát sinh.
- Thường xuyên theo dõi ngân sách để có thể điều chỉnh kịp thời.
4.2. Đánh giá hiệu suất chi phí thường xuyên
Sau khi thiết lập được ngân sách, hãy xem xét theo dõi chi tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian tài chính cụ thể. Quá trình đánh giá này giúp xác định nguyên nhân của chi phí và hiểu rõ về các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của mỗi hoạt động. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào những lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh chiến lược chi phí.
Muốn đánh giá chính xác hiệu quả kiểm soát chi phí, trước tiên cần xác định rõ ràng KPI (chỉ số đo lường hiệu quả công việc) được tham chiếu thường xuyên trong suốt các dự án. Dưới đây là một số KPI phổ biến nhất:
- Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh (Operating cash flow/budgeted cash balances)
- Nguyên vật liệu (Materials)
- Nhân công (Labor)
- Chi phí bán hàng (Sales expenses)
- Vòng quay hàng tồn kho (Inventory turnover)
- Chi phí hành chính (General & administrative costs)
Mặc dù các KPI có thể khác nhau dựa trên ngân sách và mục tiêu dự án, nhưng nhìn chung chúng đều có tác dụng giúp cải thiện hiệu quả tài chính và tạo ra những ý tưởng tiết kiệm chi phí có giá trị cho công ty.
Ngoài ra, để đưa ra quyết định tốt hơn trong tương lai gần, doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát chi phí theo thời gian thực bằng cách đặt ra các mốc quan trọng của dự án – là thời điểm nhân viên sẽ theo dõi và báo cáo tiến độ dự án chặt chẽ hơn, đồng thời và đo lường chi phí đã sử dụng.
4.3. Tối ưu hóa chi phí nhân sự
Tăng cường hiệu suất lao động thông qua công tác đào tạo và phát triển là một ý tưởng hay nhằm tối ưu hóa chi phí nhân sự. Nhân viên có kỹ năng cao thường có khả năng thực hiện công việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian làm việc và đồng thời tăng cường chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Linh hoạt trong giờ giấc làm việc cũng đóng góp vào quá trình tối ưu hoá này. Bằng cách áp dụng mô hình làm việc từ xa hoặc làm việc kết hợp (hybrid-working), doanh nghiệp có thể giảm chi phí liên quan đến không gian làm việc, và đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả từ mọi nơi.
4.4. Tối ưu hóa quy trình làm việc
Quy trình làm việc được tối ưu hóa có thể giảm thiểu nguồn lực (con người, công sức, thời gian,…) cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc dự án, giúp chi phí hoạt động giảm theo. Doanh nghiệp cũng dễ dàng xác định và loại bỏ được các hoạt động không cần thiết hoặc lãng phí, từ đó giảm thiểu các chi phí phát sinh nhưng không tạo ra giá trị.
Cách làm này cũng giúp cải thiện chất lượng đầu ra của quy trình, trực tiếp giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí liên quan đến kiểm duyệt, tìm lỗi sai và sửa lỗi.
Đồng thời, sau khi sở hữu các quy trình chuẩn hóa và đã được tối ưu, doanh nghiệp có thể đẩy mạnh khối lượng công việc cần xử lý thông qua quy trình mà không làm tăng chi phí tương ứng.
4.5. Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp
Duy trì mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả. Một mối quan hệ tốt đẹp thường mang lại nhiều lợi ích, điển hình như được nhận ưu đãi và chiết khấu đặc biệt giúp giảm tổng chi phí mua hàng.
Điều quan trọng hơn cả là doanh nghiệp phải định kỳ đánh giá hiệu suất và ưu nhược điểm của các nhà cung cấp, từ đó cùng nhau tìm kiếm giải pháp để cải thiện mối quan hệ. Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc việc nghiên cứu các nhà cung cấp mới – những bên có sản phẩm dịch vụ tốt hơn, và/hoặc chi phí thấp hơn.
5. Những thách thức và cơ hội liên quan đến chi phí doanh nghiệp
5.1. Thách thức
Tăng chi phí hoạt động do cạnh tranh bán hàng
Môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh đang đặt ra thách thức lớn cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát chi phí.
Khi phải đối mặt với áp lực giảm giá từ các đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp có thể bị buộc phải giảm giá sản phẩm hoặc dịch vụ xuống, khiến lợi nhuận trên mỗi đơn hàng giảm đi. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải có doanh số cao hơn để đạt được cùng một mức lợi nhuận tổng cộng, dẫn đến tăng cao chi phí bán hàng, chi phí phân phối, chi phí vận chuyển, chi phí phục vụ khách hàng,…
Các chương trình giảm giá cũng thường đi kèm với chiến lược marketing mạnh mẽ để thông báo tới khách hàng, cũng góp phần làm tăng chi phí hoạt động tổng thể.
Bên cạnh đó, cạnh tranh cũng có thể đi kèm yêu cầu cải tiến về chất lượng, đòi hỏi doanh nghiệp cũng bị buộc phải dành thêm chi phí cho hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
Tăng chi phí nhân sự để giữ chân nhân tài
Khi thị trường lao động ngày càng lớn và có nhiều cơ hội, doanh nghiệp phải đảm bảo mức thu nhập, phúc lợi và các quyền lợi cạnh tranh thì mới có thể giữ chân nhân tài. Tuy giải pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng chi phí nhân sự, nhưng lại giúp giảm thiểu được chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.
Điều này gây sức ép lên chi phí nhân sự. Không chỉ bao gồm thu nhập, chi phí nhân sự còn liên quan tới các chính sách phúc lợi và bảo hiểm.
5.2. Cơ hội
Cắt giảm chi phí nhờ áp dụng mô hình quản trị tinh gọn
Cùng với mục tiêu tăng doanh thu, nhiều doanh nghiệp cũng đang hướng tới cắt giảm chi phí. Tuy nhiên đây không phải điều dễ dàng, bởi cắt giảm sai có thể gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm, suy giảm doanh thu, kéo tụt hiệu suất nhân sự,…
Cắt giảm chi phí đúng cách là việc doanh nghiệp không lãng phí nguồn lực vào các hoạt động không cần thiết. Đây chính là kết quả hứa hẹn sau khi áp dụng các mô hình quản trị tinh gọn kinh điển vào doanh nghiệp; điển hình là mô hình Lean.
Bằng cách ứng dụng mô hình này để nhận diện lãng phí, doanh nghiệp sẽ nhìn ra được các khoản chi phí ẩn khó nhận thấy trong tất cả khía cạnh hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, quản lý, sản xuất,… Dựa trên đây, doanh nghiệp có thể đưa ra được lựa chọn cắt giảm chi phí đúng đắn.
Tối ưu chi phí vận hành thông qua công nghệ
Trong xu hướng chuyển đổi số và sự phát triển của công nghệ, ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý vận hành: quản lý công việc, quản lý quy trình, quản trị mục tiêu, quản lý tài sản,…
Các phần mềm này đều có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc, từ bước giao nhiệm vụ đến theo dõi tiến độ và báo cáo. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho các nhiệm vụ hàng ngày, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Đây là cơ hội tuyệt vời để giảm chi phí hoạt động tổng thể.
Công nghệ cũng cung cấp một nền tảng cho việc quản lý và chia sẻ dữ liệu chính xác trong nội bộ doanh nghiệp, giúp giảm thiểu sai sót và lãng phí trong vận hành.
Đồng thời, nhờ áp dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể sở hữu hệ thống quy trình linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh để đáp ứng nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với yêu cầu và cơ hội mới trên thị trường, không tiêu tốn quá nhiều chi phí cho mỗi lần thay đổi cách thức vận hành.
Tự động hóa quy trình kiểm soát chi phí bằng công nghệ
Ngày nay, công nghệ có thể giúp doanh nghiệp tự động hoá nhiều bước trong quy trình kiểm soát chi phí, ví dụ như thu thập dữ liệu, báo cáo tự động, theo dõi chi phí, kiểm soát lợi nhuận, đề xuất chiến lược cắt giảm chi phí,…
Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ đắc lực cho quy trình kiểm soát chi phí:
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP): ERP có khả năng kết nối dữ liệu tự động từ các phân hệ khác nhau như Kế toán tài chính, Lập kế hoạch và quản lý sản xuất, Quản lý mua hàng, Quản lý bán hàng và phân phối, Quản lý hàng tồn kho, Báo cáo thuế,…
- Phần mềm quản lý hoạt động (Operations Management Software – OMS): Hệ thống OMS hỗ trợ doanh nghiệp nhập và lưu trữ theo thời gian thực các dữ liệu liên quan đến chi phí hoạt động như nhân công, vật liệu, máy móc,… để có được cái nhìn nhanh chóng và chính xác hơn về ngân sách đã được phân bổ và ước tính chi phí.
- Phần mềm quản trị chi phí: Phần mềm giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu về chi phí theo thời gian thực và tạo báo cáo tự động về chi phí thực tế, xét duyệt chi phí theo luồng, so sánh chi phí thực tế so với kế hoạch chi phí ban đầu, theo dõi tình trạng công nợ phải trả và nhắc nhở quá hạn,…
6. Tạm kết
Hành trình chinh phục và đơn giản hóa, tối ưu hóa “mê cung” chi phí của doanh nghiệp là một quá trình đầy thách thức. Quản lý và kiểm soát chi phí không những là bài toán quyết định sự sống còn của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại, mà còn là câu chuyện chiến lược phát triển bền vững trong lâu dài.
Hy vọng rằng các doanh nghiệp sẽ sớm tìm ra cách thức và công cụ phù hợp để thực hiện điều này!
