Bên cạnh các chỉ số về doanh thu, chi phí và lợi nhuận, hiểu rõ về công nợ và quản lý chúng hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng để duy trì ổn định tài chính của doanh nghiệp.
Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa công nợ và các khái niệm có liên quan, phân loại công nợ, quy trình từng bước xử lý công nợ phải thu và phải trả, cũng như các chiến lược quản lý công nợ hữu ích.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, nhân sự thuộc bộ phận kế toán, hoặc đơn giản là một người quan tâm đến vấn đề tài chính doanh nghiệp, bài viết này là dành cho bạn.
1. Định nghĩa và phân loại công nợ
1.1. Công nợ là gì?
Công nợ là khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ với một cá nhân hoặc tổ chức khác, nhưng không thanh toán hoặc thanh toán chưa đủ tại thời điểm đó. Thay vào đó, khoản tiền này sẽ được chuyển sang kỳ thanh toán sau, tạo thành một khoản nợ.
Thông thường, công nợ đề cập đến các khoản nợ ngắn hạn, tức là những khoản nợ dự định trả lý tưởng nhất là trong năm. Còn các khoản nợ dài hạn – chẳng hạn như các khoản thế chấp và các khoản vay khác phải mất hơn 12 tháng để trả hết – thường được chia thành các khoản nợ riêng biệt và không được tính vào công nợ.
Trong môi trường kinh doanh, khái niệm công nợ thường biểu thị cho cả hai khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả hoặc đang chờ thu từ một bên khác.
Quản lý công nợ là một khía cạnh quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp, để đảm bảo rằng các khoản nợ được thanh toán đúng hạn và doanh nghiệp không gặp vấn đề tài chính và dòng tiền do công nợ tích tụ quá mức.
1.2. Phân loại công nợ
Công nợ phải thu: Là số tiền mà doanh nghiệp có quyền thu từ các đơn vị nội bộ, từ đối tác hoặc khách hàng. Các khoản nợ phải thu thường xuất phát từ việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và chưa được thanh toán ngay lập tức.
Một số khoản công nợ phải thu:
- Phải thu nội bộ
- Phải thu khách hàng
- Phải thu theo từng giai đoạn của tiến độ hợp đồng xây dựng
Công nợ phải trả: Là số tiền mà doanh nghiệp cần trả cho người lao động, các đơn vị nội bộ, hoặc các nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh, bao gồm các khoản nợ cung ứng hàng hóa, dịch vụ hoặc các khoản cho mục đích khác.
Một số khoản công nợ phải trả:
- Phải trả người lao động
- Phải trả nội bộ
- Chi phí phải trả
- Thuế và các khoản phải trả Nhà nước
- Phải trả theo từng giai đoạn của tiến độ hợp đồng xây dựng
1.3. Công nợ tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, thuật ngữ “debt” thường được dùng chung để chỉ công nợ. Tuy nhiên, khi muốn chỉ rõ một loại công nợ cụ thể thì cần sử dụng đến các thuật ngữ khác: “payables” là công nợ phải trả và “receivables” là công nợ phải thu.
Tương ứng, kế toán doanh nghiệp sẽ theo dõi công nợ phải trả trên tài khoản phải trả – Account Payable (AP) và công nợ phải thu trên tài khoản phải thu – Account Receivable (AR).
1.4. Một số thuật ngữ có liên quan tới công nợ
Kiểm tra công nợ (Auditing account): Là hoạt động kiểm tra lại công nợ phải thu và công nợ phải trả trong công việc hàng ngày.
Đối chiếu công nợ (Debt comparison): Là hoạt động so sánh công nợ phải thu và phải trả trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp với số liệu có trên hợp đồng hoặc trong giao dịch thực tế.
Báo cáo công nợ (Debt report): Là hoạt động lập báo cáo để theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả nhằm lên kế hoạch kiểm soát và quản lý tối ưu hơn.
Thu hồi công nợ (Collecting debt): Là hoạt động đòi lại số tiền mà khách hàng hoặc đối tác kinh doanh đang nợ doanh nghiệp, xảy ra khi họ không thanh toán hoặc chậm thanh toán so với thời hạn đã thỏa thuận.
Cấn trừ công nợ (Clearing debt): Là hoạt động diễn ra giữa hai hoặc nhiều đơn vị kinh doanh khi họ mua bán hoặc cung cấp dịch vụ lẫn nhau; khi đó giao dịch thanh toán được thực hiện bằng cách cấn trừ vào công nợ giữa các bên.
Một số thuật ngữ khác và tên tiếng Anh tương ứng:
- Kế toán công nợ: Accounting liabilities
- Hạch toán công nợ: Debt accounting
- Xác nhận công nợ: Debt confirmation
- Nợ quá hạn: Outstanding debt
2. Vai trò của công nợ đối với doanh nghiệp
Công nợ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, được thể hiện qua một số khía cạnh nổi bật.
Trước tiên, doanh nghiệp có thể sử dụng công nợ để tăng cường dòng tiền và linh hoạt duy trì hoạt động kinh doanh.
Lấy ví dụ, doanh nghiệp nhận được hàng hóa từ nhà cung cấp và có thời hạn thanh toán là trong vòng 40 ngày. Thay vì thanh toán ngay lập tức, doanh nghiệp quyết định giữ lại tiền mặt trong quỹ tài chính trong khoảng thời gian 40 ngày này, và sử dụng khoản tiền đó một cách thông minh:
- Đầu tư mở rộng kinh doanh: mua thêm hàng hóa, nâng cấp trang thiết bị, tăng cường dịch vụ,…
- Đáp ứng các nhu cầu tài chính ngắn hạn: trả lương nhân sự, chi trả một khoản công nợ khác,…
- Đảm bảo dòng tiền dài hạn: chi trả lãi suất cho vay, đầu tư vào các dự án phát triển dài hạn
- Dự phòng tài chính: sẵn sàng chi trả cho các chi phí phát sinh, hoặc có đủ tiền để tận dụng các cơ hội kinh doanh bất ngờ – mà không cần tự chi tiêu từ vốn chủ sở hữu hoặc tìm kiếm nguồn vốn bổ sung từ bên ngoài.
Đối với công nợ phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể chuyển đổi chúng thành tiền mặt thông qua một số công cụ tài chính đặc thù như bảo đảm vay, bán công nợ hoặc chứng chỉ tiền mặt,…
Bên cạnh đó, công nợ cũng có khả năng hỗ trợ chiến lược mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp. Các điều khoản thanh toán linh hoạt luôn rất có ích trong việc thu hút khách hàng mới và giữ chân các khách hàng cũ. Lấy ví dụ, việc cho phép khách hàng trả tiền chậm sau 30 ngày sau mua có thể giúp họ giảm bớt đáng kể gánh nặng tài chính; và giữa 2 nhà cung cấp có cùng sản phẩm và giá tiền, khách hàng sẽ có xu hướng lựa chọn việc “được trả tiền chậm” này hơn.
Đọc thêm: Bảng cân đối kế toán: Cách phân tích, cách lập & mẫu BCĐKT theo thông tư 200
3. Quy trình xử lý công nợ trong doanh nghiệp
3.1. Quy trình xử lý công nợ phải trả
Lưu ý rằng quy trình xử lý công nợ phải trả có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào từng ngành nghề và doanh nghiệp cụ thể. Thông thường, quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định công nợ phải trả
- Xem xét và xác định các hóa đơn, hợp đồng, chứng từ và các tài liệu tài chính khác có liên quan đến nguồn gốc của công nợ phải trả.
- Xác định số tiền cần trả, thông tin liên quan đến ngày đáo hạn và các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp.
- Xác nhận rằng công nợ này là hợp lệ và chưa được thanh toán, bằng cách so sánh với các bản ghi tài chính và hệ thống quản lý công nợ của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định phương thức thanh toán
- Xác định phương thức thanh toán phù hợp dựa trên các yếu tố như quy định hợp đồng, chính sách thanh toán của doanh nghiệp và yêu cầu của nhà cung cấp. Các phương thức thanh toán thông thường bao gồm tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, séc hoặc hình thức thanh toán khác.
- Có thể cần liên lạc với các nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh để thỏa thuận lại về phương thức thanh toán.
Bước 3: Xác định ưu tiên thanh toán
- Xác định thứ tự ưu tiên thanh toán các khoản công nợ dựa trên mức độ quan trọng, cấp thiết của công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Bước 4: Chuẩn bị thông tin thanh toán
- Lập phiếu thanh toán hoặc hóa đơn thanh toán chứa đầy đủ thông tin về công nợ, bao gồm số tiền phải trả, mã số hóa đơn, thông tin ngân hàng, thông tin liên hệ của doanh nghiệp và nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
- Khi đến hạn thanh toán, thực hiện thanh toán theo phương thức đã xác định trước đó.
- Ghi nhận thông tin thanh toán, bao gồm ngày thanh toán, số chứng từ thanh toán và thông tin liên quan trong hệ thống quản lý công nợ.
Bước 6: Theo dõi và cập nhật
- Theo dõi việc thanh toán để đảm bảo rằng thanh toán đã được thực hiện đúng hạn.
- Cập nhật thông tin về thanh toán trong hệ thống quản lý công nợ của doanh nghiệp.
Bước 7: Xử lý ngoại lệ hoặc vấn đề phát sinh
- Xử lý các trường hợp ngoại lệ hoặc vấn đề phát sinh (ví dụ như tranh chấp), bằng cách điều chỉnh thanh toán hoặc thương lượng lại với nhà cung cấp, đối tác kinh doanh.
Bước 8: Đối chiếu và báo cáo
- Đối chiếu thông tin về công nợ phải trả với hệ thống tài chính – kế toán của công ty (sổ sách, phần mềm kế toán, phần mềm quản trị tài chính,…)
- Báo cáo về tình trạng công nợ phải trả và tiến độ thanh toán cho các bên liên quan, bao gồm nhà quản lý, bộ phận tài chính – kế toán và nhà cung cấp.
3.2. Quy trình xử lý công nợ phải thu
Tương tự như công nợ phải trả, doanh nghiệp cũng cần thực hiện nhiều bước theo thứ tự lần lượt để xử lý công nợ phải thu.
Bước 1: Xác định công nợ phải thu
- Xem xét và xác định các hóa đơn, hợp đồng hoặc các tài liệu tài chính liên quan đến công nợ phải thu từ khách hàng
- Xác định số tiền cần thu và thời gian thu theo các điều khoản đã thỏa thuận với khách hàng
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của công nợ
- Kiểm tra tính chính xác của các thông tin liên quan đến công nợ, bao gồm số tiền, ngày hết hạn và các điều kiện thanh toán
- Xác nhận rằng công nợ này là hợp lệ và chưa được thu bằng cách so sánh với các bản ghi tài chính và hệ thống quản lý công nợ của doanh nghiệp
Bước 3: Gửi thông báo thu tiền
- Gửi thông báo thu tiền (chính thức) cho khách hàng, bao gồm thông tin về số tiền phải thu, ngày hết hạn và các phương thức thanh toán có sẵn
- Có thể cần báo lại với đầu mối làm việc của khách hàng về việc đã gửi thông báo chính thức
- Có thể cần nhắc nhở khách hàng nếu công nợ bị quá hạn thanh toán
Bước 4: Theo dõi việc thu tiền
- Theo dõi việc thu tiền để đảm bảo rằng thanh toán đã được thực hiện đúng hạn, đúng số tiền và phương thức thanh toán đã thống nhất
- Ghi nhận thông tin về việc thu tiền, bao gồm ngày thu, số chứng từ thu tiền và thông tin liên quan trong hệ thống quản lý công nợ
Bước 5: Xử lý ngoại lệ và tranh chấp
- Xử lý các trường hợp ngoại lệ, bao gồm giải quyết các tranh chấp về công nợ phải thu nếu có
- Nếu khách hàng gặp khó khăn về thanh toán, có thể cân nhắc về các phương thức thanh toán linh hoạt, kế hoạch trả nợ, hay việc đặt ra các điều kiện đặc biệt cho việc thanh toán
- Nếu số tiền nợ lớn bị quá hạn quá lâu, có thể cần sự tham gia của ban lãnh đạo cấp cao, cố vấn pháp lý của doanh nghiệp hoặc cơ quan thu nợ
Bước 6: Đối chiếu và báo cáo
- Đối chiếu thông tin về công nợ phải thu với hệ thống quản lý công nợ và hệ thống tài chính khác. Công nợ phải thu sẽ giảm đi tương ứng sau mỗi lần khách hàng hoặc đối tác thanh toán cho doanh nghiệp.
- Báo cáo về tình trạng công nợ phải thu và tiến độ thu tiền cho các bên liên quan trong doanh nghiệp, bao gồm bộ phận tài chính và quản lý.
4. Các chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả và cải thiện dòng tiền
4.1. Các rủi ro thường gặp trong quy trình xử lý công nợ
Rủi ro tín dụng
Một trong những thách thức trong quy trình xử lý công nợ chính là rủi ro tín dụng, khi khách hàng không thực hiện thanh toán đúng hạn, gây thiệt hại cho tài chính doanh nghiệp.
Nếu khách hàng phá sản hoặc gặp vấn đề nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể mất mát toàn bộ hoặc một phần lớn của số tiền công nợ.
Việc đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng trước khi thiết lập quan hệ kinh doanh là quan trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống liên tục quản lý và đánh giá tín dụng khách hàng để theo dõi thay đổi trong tình hình tài chính và điều chỉnh chiến lược theo thời gian.
Rủi ro hệ thống và công nghệ
Một trong những rủi ro chính là sự cố và lỗi trong hệ thống, bao gồm cả lỗi từ phần mềm quản lý tài chính và các thiết bị kỹ thuật số. Điều này có thể dẫn đến việc mất mát dữ liệu hoặc gián đoạn trong quy trình xử lý công nợ.
Nếu hệ thống không có cảnh báo tự động hoặc khả năng theo dõi đều đặn, doanh nghiệp có thể không nhận biết kịp thời về các vấn đề trong quy trình xử lý công nợ.
Rủi ro pháp lý
Nếu hợp đồng không được kiểm tra kỹ, đặc biệt là về điều kiện thanh toán, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tranh cãi và khó khăn trong quá trình xử lý công nợ.
Đọc thêm: Quản trị rủi ro là gì? Nguyên tắc & quy trình quản lý rủi ro cho doanh nghiệp
4.2. Các chiến lược tối ưu công nợ phải trả
Cách 1: Thiết lập quy trình chọn lọc nhà cung cấp
Một trong những bước đầu tiên để triển khai hệ thống thanh toán công nợ phải trả là thiết lập danh sách các nhà cung cấp ưu tiên. Điều này giúp hạn chế những trường hợp mua bán ngoài luồng và đảm bảo doanh nghiệp dễ nhận được những điều khoản thanh toán ưu đãi.
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp:
- Thiết lập các ưu tiên cho quá trình đàm phán với nhà cung cấp, và đảm bảo có sự tham gia của các nhân sự chủ chốt và người ra quyết định (ví dụ: Giám đốc tài chính và Giám đốc mua hàng).
- Thiết lập quy trình đánh giá nhà cung cấp và tận dụng chúng trong quá trình đàm phán để thuyết phục nhà cung cấp cải thiện các yếu tố như chất lượng sản phẩm, dịch vụ chăm sóc khách hàng, giá cả,…
- Nếu doanh nghiệp của bạn đang có vị thế mạnh hơn trong cuộc đàm phán, hãy đề cập tới các điều khoản thanh toán kéo dài.
- Thường xuyên tìm kiếm cơ hội đàm phán giá cả tốt hơn, ví dụ như yêu cầu các nhà cung cấp đưa ra mức giá thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp bạn, hoặc giảm giá nếu mua số lượng lớn.
Cách 2: Thiết lập quy trình quản lý thông tin của nhà cung cấp
Sau khi bạn đã đàm phán các điều khoản với các nhà cung cấp, việc quan trọng là theo dõi và tuân thủ theo đúng các thông tin này. Hãy cẩn trọng với các lỗi thanh toán do sai lệch dữ liệu có thể dẫn đến việc nợ quá hạn, từ đó không thể tận dụng được các ưu đãi hiện có và thậm chí gây ra gián đoạn trong nguồn cung. Để tránh những hậu quả này:
- Đảm bảo rằng hệ thống mua sắm và thanh toán ghi nhận chính xác tất cả các thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLAs) trong hợp đồng. Dữ liệu của nhà cung cấp nên bao gồm chi tiết về sản phẩm/dịch vụ cung cấp, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian giao hàng, trách nhiệm của nhà cung cấp và bất kỳ yêu cầu tuân thủ quy định nào có thể áp dụng.
- Thường xuyên cập nhật các điều khoản thanh toán như giảm giá hoặc chiết khấu đang diễn ra hoặc có thể xảy ra định kỳ. Nếu các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp thay đổi hoặc được đàm phán lại, dữ liệu tổng thể của nhà cung cấp cũng phải được điều chỉnh để đồng bộ.
- Luôn lưu trữ các hợp đồng và hoá đơn mua hàng từ nhà cung cấp. Một hệ thống có khả năng quản lý tài liệu trực tuyến có thể giúp tối ưu hóa quy trình này, bao gồm việc tìm kiếm lại thông tin.
Cách 3: Thiết lập quy trình rà soát hợp đồng nhà cung cấp
Để ngăn chặn việc nhà cung cấp lập hóa đơn sai lệch thông tin hoặc thậm chí là gian lận – có thể dẫn đến thanh toán quá mức hoặc thanh toán trùng lặp, việc kiểm tra kỹ lưỡng các hợp đồng với nhà cung cấp là hết sức quan trọng. Doanh nghiệp nên:
- Có một cá nhân hoặc bộ phận chuyên trách có thể kiểm tra chặt chẽ về tính đầy đủ, chính xác và tuân thủ pháp lý của các hợp đồng này. Nhóm này cũng nên đánh giá định kỳ về hiệu suất của nhà cung cấp, nhằm đảm bảo rằng họ vẫn đang tuân thủ các điều khoản hợp đồng.
- Đưa vào hợp đồng các điều khoản yêu cầu nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm đền bù, bồi thường, xử phạt,… trong trường hợp họ đã sai phạm hoặc thiếu sót ở một khía cạnh nào đó.
Cách 4: Thiết lập quy trình mua hàng nội bộ
Chắc hẳn doanh nghiệp bạn sẽ cần làm việc với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhà cung cấp. Vì vậy, việc theo dõi tất cả hóa đơn nhận được và khớp chúng với đơn đặt hàng tương ứng có thể là một thách thức. Doanh nghiệp cũng phải đối mặt với rủi ro chi tiêu quá mức hoặc phải làm việc với những nhà cung cấp phát sinh ngoài kiểm soát.
Để ngăn chặn điều này, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình mua hàng nội bộ chặt chẽ. Dưới đây là một số việc cần làm:
- Yêu cầu nhà cung cấp xuất đơn đặt hàng cho tất cả các đơn hàng mới, và cố định các điều khoản thanh toán. Khi nhận hàng, doanh nghiệp sẽ so sánh hoá đơn mua hàng với đơn đặt hàng và các điều khoản này để đảm bảo tính chính xác.
- Có hệ thống theo dõi thời gian phải trả công nợ theo từng nhà cung cấp và theo điều khoản thanh toán.
- Tận dụng tối đa các khoản chiết khấu thanh toán sớm, hoặc giảm giá theo số lượng lớn, hoặc các điều khoản khác giúp doanh nghiệp giảm được công nợ phải trả cho nhà cung cấp – nếu như điều này có lợi cho doanh nghiệp.
- Thiết lập các chỉ số rõ ràng về các khoản phải trả (như tần suất hóa đơn khớp với đơn đặt hàng, phần trăm hóa đơn thanh toán đúng hạn, phần trăm chiết khấu,…) và tuân thủ trong toàn bộ doanh nghiệp.
- Khi mua một sản phẩm mới hoặc có rủi ro cao, hãy thương lượng để kéo dài thời hạn thanh toán nhằm tăng vốn lưu động.
Cách 5: Thiết lập quy trình xử lý hóa đơn
Thiết lập và tối ưu quy trình xử lý hóa đơn là một cách khác để cải thiện tính thanh khoản. Dưới đây là một số mẹo hữu ích dành cho doanh nghiệp:
- Có một cá nhân hoặc bộ phận chuyên trách xử lý hoá đơn với nhà cung cấp.
- Từ chối thanh toán các hóa đơn không chính xác (ví dụ: sai sót về số lượng, số tiền, địa chỉ,…) và trả lại chúng cho nhà cung cấp.
- Xử lý hóa đơn đúng hạn và thêm nhãn mốc thời gian ngày tháng chụp lên các bức ảnh (date stamp). Hãy chắc chắn rằng bước này được hoàn thành theo đúng SLA nội bộ được xác định từ trước, ví dụ như xử lý hóa đơn trong vòng hai ngày kể từ khi nhận được.
- Thanh toán hóa đơn khi đến đúng hạn, không thanh toán sớm.
- Triển khai hệ thống công nghệ cho phép nhà cung cấp gửi hóa đơn điện tử.
4.3. Các chiến lược tối ưu công nợ phải thu
Cách 1: Chọn lọc và đánh giá khách hàng
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các khách hàng đều uy tín và có khả năng thanh toán hóa đơn trước khi ký hợp đồng và cung cấp sản phẩm/ dịch vụ. Bạn cũng có thể yêu cầu khách hàng gửi các lịch sử chứng minh tín dụng của họ,điều này giúp doanh nghiệp tránh được đáng kể những rủi ro trường hợp khách hàng trả tiền chậm hoặc thậm chí là không trả tiền.
Cách 2: Áp dụng chính sách khuyến khích thanh toán sớm và xử phạt thanh toán muộn
Một chiến lược phổ biến là cung cấp cho khách hàng một khoản chiết khấu nhỏ (có thể 5%) nếu họ thanh toán đúng hoặc trước ngày đáo hạn. Trong trường hợp khách hàng thanh toán trễ, doanh nghiệp có thể áp dụng các khoản phí bồi thường hoặc lãi suất theo như hợp đồng đã thoả thuận.
Trong mọi trường hợp, giao tiếp hiệu quả với khách hàng luôn là giải pháp hữu ích để thúc đẩy họ thanh toán đúng hạn. Hóa đơn cần bao gồm các thông tin chi tiết và thời hạn thanh toán một cách rõ ràng. Doanh nghiệp cần liên lạc thường xuyên để nhắc nhở kịp thời về các khoản thanh toán sắp đến hạn, cũng như giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
Cách 3: Yêu cầu khách hàng đặt cọc
Yêu cầu khách hàng đặt cọc – thanh toán ngay lập tức một phần trong tổng số tiền mua hàng – tuy không phải là một giải pháp hoàn hảo, nhưng có thể giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình thu hồi công nợ.
Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu khách hàng thanh toán thêm lần thứ hai sau khi một khối lượng công việc nhất định được hoàn thành, và thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã hoàn thành trọn vẹn. Lưu ý rằng chính sách này nên được áp dụng đồng bộ cho tất cả các khách hàng.
4.4. Sử dụng công cụ tự động hóa – Chiến lược giúp quản lý công nợ hiệu quả
Nếu doanh nghiệp vẫn còn gặp sai sót về quản lý công nợ, đã đến lúc cần tìm cho mình 1 công cụ hỗ trợ đắc lực. Một số lợi ích rõ rệt của công nghệ trong quản lý công nợ doanh nghiệp:
Tự động thông báo và nhắc nợ khách hàng: Việc tích hợp hệ thống quản lý khách hàng giúp theo dõi thông tin về khách hàng, hạn mức tín dụng và lịch sử thanh toán. Công cụ này cũng có khả năng tự động gửi thông báo và nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán sắp đến hạn.
Hỗ trợ thanh toán tự động, chính xác: Các hệ thống thanh toán tự động sẽ cung cấp nhiều phương thức thanh toán khác nhau, làm giảm độ trễ trong quá trình. Điều này giúp tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng, đồng thời giảm rủi ro trong quá trình giao dịch.
Quản lý thông tin công nợ chi tiết: Một bộ giải pháp quản trị tài chính có khả năng giải quyết đồng thời nhiều bài toán nhỏ lẻ liên quan tới quản lý công nợ của doanh nghiệp: tích hợp với thông tin nhà cung cấp/ khách hàng và từng hóa đơn tương ứng, quản lý lịch sử thanh toán, cảnh báo công nợ trễ hạn,…
Tạo báo cáo dữ liệu công nợ tự động: Các báo cáo tự động được tạo ra từ phần mềm quản trị tài chính cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được bức tranh tài chính tổng quan, theo dõi hiệu suất của quy trình quản lý công nợ và xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
5. Tạm kết
Quản lý công nợ một cách hiệu quả là chìa khóa quan trọng để đảm bảo sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Bằng các kiến thức căn bản và chiến lược thông minh trong phân loại công nợ và xử lý các loại công nợ khác nhau, hy vọng rằng doanh nghiệp bạn sẽ tối ưu được dòng tiền, đồng thời giữ được mối quan hệ tốt nhất với các khách hàng và nhà cung cấp.
