Bảng cân đối kế toán là một trong 4 thành phần quan trọng của bộ báo cáo tài chính của doanh nghiệp, được sử dụng để theo dõi tình hình tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra quyết định nội bộ và chiến lược mở rộng trong tương lai.
Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào hướng dẫn cách phân tích bảng cân đối kế toán, cũng như cách lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200 (có mẫu Excel).
1. Bảng cân đối kế toán là gì?
1.1. Khái niệm
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Bảng cân đối kế toán là Báo cáo tài chính (BCTC) tổng hợp, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Định nghĩa dễ hiểu hơn, bảng cân đối kế toán (BCĐKT) thể hiện những gì doanh nghiệp đang nợ và những gì doanh nghiệp đang sở hữu, cũng như số tiền đầu tư của các cổ đông.
Bảng cân đối kế toán thuộc một trong ba BCTC cơ bản của một doanh nghiệp (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh). BCĐKT là một bước quan trọng để xác định sự tăng giảm của tài sản và nguồn vốn trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó cung cấp cơ sở cho các báo cáo tài chính khác.
1.2. Ý nghĩa của Bảng cân đối kế toán với doanh nghiệp
Đánh giá “sức khỏe tài chính” của doanh nghiệp
Bảng cân đối kế toán như tấm “ảnh chụp nhanh” về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Cùng với báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, BCĐKT có thể giúp chủ doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính (finance) của công ty. Ví dụ: Khi tài sản hiện tại của doanh nghiệp lớn hơn nợ ngắn hạn, nghĩa là doanh nghiệp ở vị thế tốt để trang trải mọi nghĩa vụ tài chính ngắn hạn.
Một số yếu tố được thể hiện trong BCĐKT:
- Thanh khoản: Số tiền mặt và tài sản dễ chuyển đổi thành tiền mặt mà doanh nghiệp có để thực hiện các nghĩa vụ ngắn hạn
- Hiệu quả: Mức độ hiệu quả mà doanh nghiệp sử dụng tài sản của mình để tạo ra doanh thu và lợi nhuận
- Đòn bẩy: Mức độ rủi ro tài chính có thể gặp phải mà không gây nguy hiểm cho doanh nghiệp
- Lịch sử tài chính: Thông tin về dòng tiền và tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định
Bên cạnh đó, khi so sánh với BCĐKT của kỳ trước, doanh nghiệp sẽ nắm được khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính theo thời gian, tài sản của công ty đã tăng lên hay công ty đã tích lũy nhiều nợ hơn.
So sánh doanh nghiệp với đối thủ cạnh tranh
Không chỉ giúp doanh nghiệp tự đánh giá tài chính của mình, BCĐKT còn cung cấp cơ sở để so sánh với đối thủ cạnh tranh. Báo cáo này giúp xác định khả năng thanh toán, khả năng sinh lời và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp so với đối thủ.
Bằng cách so sánh cơ cấu tài sản và nguồn vốn, có thể hiểu được sự khác biệt trong việc sử dụng và quản lý tài chính giữa các doanh nghiệp. Điều này có thể tiết lộ các điểm mạnh và yếu của mỗi công ty trong việc tạo ra và sử dụng vốn.
Ngoài ra, có thể so sánh doanh nghiệp của mình với doanh nghiệp khác bằng cách sử dụng các chỉ số được tính toán từ dữ liệu trên BCĐKT, ví dụ như Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu hoặc Tỷ số thanh toán nhanh – sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau bài viết.
Tạo niềm tin với các bên liên quan
BCĐKT cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà đầu tư, ngân hàng và cổ đông để đưa ra quyết định về việc đầu tư, cấp vốn và hợp tác kinh doanh.
Các nhà đầu tư sử dụng BCĐKT để quyết định xem doanh nghiệp có đảm bảo khoản đầu tư của họ hay không. Cơ quan quản lý sẽ so sánh BCĐKT với các biểu mẫu thuế và các tài liệu tài chính khác.
Từ việc nhìn nhận các yếu tố quan trọng như khả năng thanh toán, cấu trúc vốn, và hiệu quả hoạt động sẽ giúp các bên liên quan đánh giá lợi nhuận tiềm năng và định giá công ty.
2. Cấu trúc của bảng cân đối kế toán (Có ví dụ minh hoạ)
2.1. Cấu trúc của bảng cân đối kế toán
PHẦN I. TÀI SẢN
“Tài sản là bất kỳ thứ gì có giá trị có thể chuyển đổi thành tiền mặt” (theo Investopedia).
Phần tài sản trên BCĐKT liệt kê các nguồn lực mà doanh nghiệp đang kiểm soát và có tiềm năng tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai, được sắp xếp theo tính thanh khoản hoặc mức độ dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.
Khả năng chuyển đổi là khả năng một tài sản có thể chuyển đổi thành tiền mặt. Dựa trên khả năng chuyển đổi, tài sản được chia thành hai loại là tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn:
Tài sản ngắn hạn bao gồm các tài sản có thể chuyển đổi thành tiền, có thể bán hay sử dụng trong vòng không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp, có nhiều danh mục phụ khác nhau, bao gồm:
- Tiền mặt và các khoản tương đương tiền: Tài sản có tính thanh khoản cao nhất – Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng (không kỳ hạn), tiền đang chuyển và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp.
- Các khoản phải thu ngắn hạn: Các khoản phải thu của khách hàng, trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng, phải thu về cho vay và phải thu ngắn hạn khác.
- Đầu tư tài chính ngắn hạn: Chứng khoán nắm giữ vì mục đích kinh doanh, các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn và các khoản đầu tư khác có kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo.
- Hàng tồn kho: Các loại hàng tồn kho dự trữ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tài sản ngắn hạn khác: Các tài sản ngắn hạn khác có thời hạn thu hồi hoặc sử dụng không quá 12 tháng tại thời điểm báo cáo, như chi phí trả trước ngắn hạn, thuế GTGT còn được khấu trừ, các khoản thuế phải thu, giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ và tài sản ngắn hạn khác.
Tài sản dài hạn là các tài sản không dễ dàng chuyển đổi và thường được sử dụng trong hoạt động kinh doanh trên 12 tháng, bao gồm:
- Các khoản phải thu dài hạn: Các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng như phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu về cho vay, vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc và phải thu dài hạn khác.
- Tài sản cố định: Các loại tài sản cố định tại thời điểm báo cáo, bao gồm cả tài sản cố định hữu hình (đất đai, nhà xưởng,…), tài sản cố định vô hình và tài sản cố định thuê tài chính.
- Đầu tư tài chính dài hạn: Các khoản đầu tư tài chính dài hạn như đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh, đầu tư góp vốn vào đơn vị khác.
- Bất động sản đầu tư: Là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ giá trị còn lại của các loại bất động sản đầu tư tại thời điểm báo cáo.
- Tài sản dở dang dài hạn: Chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí xây dựng cơ bản dở dang dài hạn.
- Tài sản dài hạn khác: Các tài sản dài hạn khác có thời hạn thu hồi hoặc sử dụng trên 12 tháng như chi phí trả trước dài hạn, tài sản thuế thu nhập hoãn lại.
PHẦN II. NGUỒN VỐN
Nguồn vốn trong BCĐKT bao gồm hai thành phần chính là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Nợ phải trả phản ánh các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn và một số khoản nợ khác mà doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán. Đây là các cam kết của doanh nghiệp phải chi trả trong tương lai dưới dạng tiền mặt hoặc các dịch vụ khác.
Phân loại nợ thường được thực hiện dựa trên thời hạn thanh toán, với nợ ngắn hạn là các khoản phải trả có thời hạn thanh toán không quá 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường, và nợ dài hạn là các khoản phải trả từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường.
Vốn chủ sở hữu là số tiền còn lại sau khi lấy giá trị tài sản của doanh nghiệp trừ đi các khoản nợ phải trả. Đây có thể hiểu là giá trị tài sản thuần (tài sản ròng) của doanh nghiệp. Vốn chủ sở hữu bao gồm:
- Vốn chủ sở hữu: Các khoản vốn kinh doanh thuộc sở hữu của cổ đông và thành viên góp vốn như thặng dư vốn cổ phần, cổ phiếu quỹ, quyền chọn chuyển đổi trái phiếu, quỹ đầu tư phát triển,…
- Nguồn kinh phí và quỹ khác: Tổng kinh phí sự nghiệp, dự án được cấp để chi tiêu cho hoạt động sự nghiệp, dự án và nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định.
2.2. Công thức bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán tuân theo phương trình kế toán:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Phương trình này có ý nghĩa tương tự như Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn, thể hiện rằng giữa hai yếu tố Tài sản và Nguồn vốn luôn có mối quan hệ chặt chẽ và không thể tách rời. Nguồn vốn thể hiện nguồn gốc hình thành nên Tài sản.
Phương trình kế toán này đúng với các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, quy mô và lĩnh vực hoạt động.
Ví dụ: Nếu một công ty vay một khoản vay trị giá 400,000,000đ từ ngân hàng trong 5 năm, tài sản của công ty đó (cụ thể là tài khoản tiền mặt) sẽ tăng thêm 400,000,000đ. Nợ phải trả của công ty (cụ thể là nợ dài hạn) cũng sẽ tăng thêm 400,000,000đ, cân bằng hai vế của phương trình.
2.3. Ví dụ minh hoạ về bảng cân đối kế toán
Ví dụ về Bảng cân đối kế toán trong bộ Báo cáo tài chính Quý IV năm 2023 của CTCP Bóng đèn Phích nước Rạng Đông, được xây dựng theo Thông tư 200:
3. Hướng dẫn cách đọc bảng cân đối kế toán cơ bản
3.1. Hai kỹ thuật cơ bản trong phân tích bảng CĐKT
Phân tích theo chiều ngang
Kỹ thuật này tập trung vào việc so sánh các mục từ cùng một phần của BCĐKT qua các thời kỳ khác nhau, giúp phát hiện các xu hướng hoặc biến động trong tài chính của doanh nghiệp theo thời gian.
Cách thực hiện: So sánh các mục như tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp qua các năm, tháng, hoặc quý. Dùng các biểu đồ hoặc biểu đồ đường để minh họa sự thay đổi theo thời gian.
Phân tích theo chiều dọc
Kỹ thuật này tập trung vào việc so sánh mỗi khoản mục với tổng cộng tài sản hoặc nguồn vốn trong cùng một thời điểm, giúp xác định cơ cấu tài chính của doanh nghiệp và các mối quan hệ giữa các khoản mục.
Cách thực hiện: Tính toán tỷ lệ phần trăm của mỗi khoản mục so với tổng tài sản hoặc tổng nguồn vốn.
3.2. Các bước phân tích bảng CĐKT
Bước 1: Đọc số liệu tổng quan
Đầu tiên, hãy đọc số liệu tổng quan của BCĐKT để hiểu các phần chính và cách tổ chức thông tin. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tài sản, nguồn vốn và các khoản mục khác của doanh nghiệp.
Ví dụ: Bảng cân đối kế toán của công ty X có các thông tin sau đây:
| PHẦN I. TÀI SẢN | |
| A. Tài sản ngắn hạn | 200 000 000 |
| B. Tài sản dài hạn | 500 000 000 |
| – Tài sản cố định | 500 000 000 |
| Tổng tài sản | 700 000 000 |
| PHẦN II. NGUỒN VỐN | |
| A. Nợ phải trả | 300 000 000 |
| – Phải trả người bán | 50 000 000 |
| – Vay và nợ | 250 000 000 |
| B. Vốn chủ sở hữu | 400 000 000 |
| Tổng nguồn vốn | 700 000 000 |
Từ những số liệu trên, có thể rút ra một số nhận định tổng quan:
- Quy mô: Công ty X có quy mô tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn là 700,000,000đ; giá trị tương đối đáng kể, cho thấy có tiềm năng phát triển.
- Cơ cấu: Tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản với giá trị 500,000,000đ; thể hiện công ty đang đầu tư vào các tài sản dài hạn như nhà xưởng, máy móc, nâng cao khả năng sản xuất và cạnh tranh.
- Cách bố trí tài sản và nguồn vốn: Công ty có sự phụ thuộc vào vốn chủ sở hữu hơn là vốn vay, vì vốn chủ sở hữu là 400,000,000đ trong khi nợ vay chỉ là 250,000,000đ. Điều này có thể cho thấy công ty không quá nợ nần và có khả năng kiểm soát tài chính tốt hơn.
Bước 2: Đọc số liệu chi tiết
Sau khi đọc số liệu tổng quan, đây là lúc cần xem xét các khoản mục quan trọng trong BCĐKT như tài sản cố định, tài sản ngắn hạn, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và các khoản nợ; và các chỉ tiêu quan trọng như tài sản tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho và các khoản nợ khác.
Lấy ví dụ, trong BCĐKT của công ty X, tài sản ngắn hạn có các khoản mục sau:
| A. Tài sản ngắn hạn | 200 000 000 |
| – Tiền | 50 000 000 |
| – Phải thu khách hàng | 100 000 000 |
| – Hàng tồn kho | 50 000 000 |
| – Các khoản phải thu khác | 0 |
Từ việc phân tích các số liệu này, có thể đưa ra một số nhận định:
- Công ty có một lượng tiền mặt 50,000,000đ đủ để đáp ứng các nhu cầu thanh toán ngắn hạn. Tuy nhiên, cần xem xét chi tiết hơn để biết về xu hướng tiền mặt và đảm bảo rằng công ty không gặp vấn đề về thanh toán.
- Công ty đang có một số tiền khá lớn chưa thu từ khách hàng, trị giá 100,000,000đ. Công ty cần theo dõi và quản lý công nợ khách hàng để đảm bảo việc thu tiền đúng hạn và giảm thiểu rủi ro mất công nợ.
- Công ty đang giữ một lượng hàng hóa trong kho trị giá 50,000,000đ. Có thể cần tới biện pháp kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn, để đảm bảo rằng không có hàng tồn kho thừa gây thất thoát vốn và tăng thêm chi phí lưu trữ.
- Công ty không có các khoản tiền khác chưa thu hồi. Đây có thể là một điểm tích cực về tình trạng tài chính, nhưng cần xem xét thêm để đảm bảo rằng không có các khoản phải thu ẩn chưa được ghi nhận.
Bước 3: Tính toán các chỉ tiêu tài chính cơ bản để đánh giá tình trạng doanh nghiệp
Giá trị của các tài khoản trên BCĐKT có thể được sử dụng để tính toán các tỷ số thể hiện tính thanh khoản, hiệu quả và cơ cấu tài chính của một doanh nghiệp. Cụ thể:
Tỷ số hiện hành (Current ratio)
Tỷ số hiện hành được định nghĩa là tỷ số tài sản ngắn hạn chia cho nợ ngắn hạn:
Tỷ số hiện hành = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn
Giá trị lý tưởng cho tỷ số hiện hành là từ 1,5 đến 2.
Nếu tỷ số này quá cao thì có thể suy ra rằng công ty đang tích trữ tài sản thay vì sử dụng chúng để mở rộng kinh doanh, điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận dài hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải luôn có đủ tài sản ngắn hạn để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Nếu tỷ lệ hiện tại xuống dưới 1 thì công ty khó có thể đáp ứng các nghĩa vụ ngắn hạn của mình.
Tỷ số thanh toán nhanh (Quick ratio)
Tỷ số này thể hiện khả năng của công ty trong việc thanh toán nhanh nợ ngắn hạn bằng giá trị tài sản ngắn hạn có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền – cũng là khi tận dụng tốt nhất tài sản ngắn hạn của mình.
Tỷ số thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn – Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn
Tỷ số thanh toán nhanh bằng 1 được coi là bình thường. Giá trị này phản ánh rằng công ty được trang bị đủ tài sản có thể được thanh lý để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Khi giá trị của tỷ số này nhỏ hơn 1 thì công ty không thể thanh toán đầy đủ các khoản nợ của mình.
Hệ số vòng quay tài sản (Asset turnover ratio)
Hệ số vòng quay tài sản cho biết về hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp, xác định liệu một công ty có thể tạo ra doanh thu từ tài sản của mình hay không bằng cách so sánh doanh thu thuần với tổng tài sản bình quân:
Hệ số vòng quay tài sản = Doanh thu thuần / Tổng tài sản bình quân
Tỷ lệ vòng quay tài sản càng cao cho thấy tài sản của công ty đang được sử dụng hiệu quả để tạo ra doanh thu và tạo ra lợi nhuận. Vòng quay tài sản quá thấp có nghĩa là công ty có thể không sử dụng tài sản một cách hiệu quả và có thể gặp các vấn đề về quản lý hoặc sản xuất.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory turnover ratio)
Hệ số này cho biết số lần công ty bán và thay thế hàng tồn kho của mình trong một khoảng thời gian nhất định.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân
Vòng quay hàng tồn kho cao cho thấy công ty đang bán sản phẩm của mình một cách dễ dàng và những sản phẩm đó vẫn có nhu cầu. Ngược lại, hệ số vòng quay hàng tồn kho thấp cho thấy nhu cầu đối với sản phẩm của công ty giảm và do đó doanh số bán hàng yếu hơn.
Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu (Debt-to-equity ratio)
Tỷ lệ này được tính bằng tổng nợ phải trả của công ty chia cho vốn chủ sở hữu:
Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu = Nợ phải trả / Vốn chủ sở hữu
Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu giúp các nhà đầu tư hoặc chủ ngân hàng quyết định xem họ có muốn cho công ty vay tiền hay không. Họ muốn biết liệu công ty có thể tạo ra đủ dòng tiền hoặc lợi nhuận để trang trải mọi chi phí hay không.
Đây cũng là một chỉ số rõ ràng về khả năng dài hạn của công ty trong việc tạo ra đủ thu nhập để thực hiện thanh toán và trả hết nợ. Nếu tỷ lệ này quá cao thì công ty có nguy cơ bị trả lãi chậm hoặc thậm chí phá sản.
4. Mẫu bảng cân đối kế toán theo thông tư 200: Tải file Excel miễn phí
XEM VÀ TẢI VỀ TẠI ĐÂY:
MẪU EXCEL BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN (THEO THÔNG TƯ 200)
5. Hướng dẫn cách lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200
5.1. Nguyên tắc lập
Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam đã quy định các nguyên tắc lập BCĐKT theo phần Báo cáo tài chính như sau:
Bảng cân đối kế toán phải được lập cho mỗi kỳ kế toán (thường là mỗi năm tài chính), tuân theo nguyên tắc tính thời gian nhất quán.
Theo quy định tại Chuẩn mực kế toán “Trình bày Báo cáo tài chính” Chuẩn mực kế toán số 21, khi lập và trình bày BCĐKT phải tuân thủ các nguyên tắc chung về lập và trình bày BCTC. Trên BCĐKT, các khoản mục Tài sản và Nợ phải trả phải được trình bày riêng biệt thành ngắn hạn và dài hạn, tùy theo thời hạn của chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp do tính chất hoạt động không thể dựa vào chu kỳ kinh doanh để phân biệt giữa ngắn hạn và dài hạn, thì các Tài sản và Nợ phải trả được trình bày theo tính thanh khoản giảm dần.
Ngoài ra, BCĐKT tuân thủ công bằng phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp, không được che giấu thông tin quan trọng hoặc làm sai lệch thông tin.
5.2. Các việc cần hoàn thành trước khi lập bảng cân đối kế toán
Điều chỉnh ghi sổ nhật ký chung
Việc điều chỉnh bút toán là cần thiết trước khi lập các BCTC cơ bản, bao gồm cả BCĐKT. Điều chỉnh này có thể bao gồm việc ghi lại các thông tin thiếu sót, sửa đổi các lỗi và điều chỉnh các hạch toán sai sót. Việc này giúp đảm bảo rằng dữ liệu trong sổ nhật ký chung là chính xác.
Chẳng hạn nếu doanh nghiệp giao hàng trị giá 50,000,000đ vào ngày cuối cùng của tháng nhưng không nhận được số tiền đó cho đến kỳ kế toán tiếp theo thì kế toán cần điều chỉnh mục nhập nhật ký của mình. Cập nhật tài khoản của bạn bằng cách thực hiện các mục điều chỉnh như vậy trong nhật ký chung*.
*Nhật ký chung là nơi đầu tiên ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày theo ngày. Tùy thuộc vào thực tiễn áp dụng trong một tổ chức, một số có thể lưu giữ các nhật ký chuyên ngành như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền và nhật ký mua hàng để ghi lại các loại giao dịch cụ thể.
Ghi các giao dịch trong nhật ký chung vào sổ cái
Sau khi các giao dịch được ghi lại và điều chỉnh trong nhật ký chung, các giao dịch này sẽ được chuyển sang các tài khoản sổ cái, chẳng hạn như mua hàng, các khoản phải thu, hàng tồn kho và tiền mặt. Quá trình này được gọi là nhập sổ (posting).
Trong khi nhật ký chung ghi lại các giao dịch kinh doanh hàng ngày thì sổ cái chung lại nhóm các giao dịch này theo tài khoản của chúng. Sổ cái chung hoạt động như một tập hợp tất cả các tài khoản và được sử dụng để lập BCĐKT và Báo cáo lợi nhuận và lỗ.
Tạo số dư dùng thử cuối cùng
Khi bạn đã điều chỉnh các mục nhật ký và ghi chúng vào sổ cái chung, hãy lập bảng cân đối thử cuối cùng. Bảng cân đối thử (Trial balance) là một báo cáo liệt kê các tài khoản sổ cái chung và cộng số dư của chúng. Việc tạo báo cáo số dư thử giúp việc kiểm tra và xác định bất kỳ lỗi nào trong tài khoản tổng thể dễ dàng hơn nhiều.
Tổng của tất cả các khoản ghi nợ phải luôn bằng tổng của tất cả các khoản có trong báo cáo số dư thử. Nếu không, điều đó có nghĩa là có lỗi bạn cần theo dõi. Bạn có thể đã bỏ lỡ một giao dịch hoặc tính toán sai điều gì đó.
Lập báo cáo thu nhập
Báo cáo kết quả kinh doanh được lập trước BCĐKT để tính thu nhập ròng, đây là chìa khóa để hoàn thành BCĐKT. Thu nhập ròng là số tiền cuối cùng được đề cập ở dòng cuối cùng của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thể hiện lãi hoặc lỗ của doanh nghiệp bạn.
Thu nhập ròng được thêm vào tài khoản thu nhập giữ lại (thu nhập còn lại sau khi trả cổ tức cho cổ đông) được liệt kê trong phần vốn chủ sở hữu của BCĐKT.
Chuẩn bị báo cáo thu nhập bằng cách lấy các khoản thu nhập và chi phí (chẳng hạn như doanh thu) từ bảng cân đối thử và sắp xếp chúng theo định dạng thích hợp.
Bây giờ bạn đã hiểu những điều cơ bản, hãy đi vào cụ thể 5 bước sau để lập BCĐKT.
5.3. Các bước lập Bảng cân đối kế toán
Bước 1: Xác định ngày báo cáo cho BCĐKT
BCĐKT xác định tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể chứ không phải trong một khoảng thời gian. Do đó, tiêu đề của BCĐKT luôn ghi “vào một ngày cụ thể” (ví dụ: vào ngày 31 tháng 12 năm 2023).
BCĐKT thường được lập vào cuối năm tài chính (thường là 12 tháng một lần vào ngày cuối cùng của tháng 3 hoặc tháng 12), nhưng nó có thể được lập tại bất kỳ hoặc nhiều thời điểm, chẳng hạn như hàng quý hoặc nửa năm.
Bước 2: Thu thập các tài khoản trên BCĐKT và tính tổng tài sản
Sau khi đã xác định được ngày lập báo cáo, từ tất cả các tài khoản được đề cập trong sổ cái chung và báo cáo số dư thử, BCĐKT chỉ hiển thị các tài khoản cố định – là những tài khoản có số dư được chuyển sang kỳ tiếp theo – ví dụ như tiền mặt, tài sản cố định.
Nhiệm vụ tiếp theo là liệt kê lần lượt tất cả các mục tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, rồi đến tài sản dài hạn.
Cộng tổng tài sản ngắn hạn và tổng tài sản dài hạn với nhau, được giá trị tổng tài sản trên BCĐKT.
Bước 3: Tính tổng nợ phải trả
Ở bước này, cần liệt kê các khoản nợ của doanh nghiệp, và phân loại chúng thành 2 loại là nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Liệt kê các giá trị của từng thành phần này từ tài khoản số dư thử, đồng thời cộng tổng tất cả chúng lại với nhau để ra được giá trị tổng nợ phải trả trên BCĐKT.
Bước 4: Sắp xếp tài sản và nợ phải trả theo đúng thứ tự
Khi bạn đã chuẩn bị sẵn các phần tài sản và nợ phải trả, hãy sắp xếp chúng theo đúng thứ tự. Tài sản cần được sắp xếp theo thứ tự tính thanh khoản giảm dần và nợ phải trả theo thứ tự khả năng thanh toán giảm dần.
Bước 5: Tính vốn chủ sở hữu
Vốn chủ sở hữu của cổ đông được liệt kê ngay bên dưới phần nợ phải trả trên BCĐKT. Vốn chủ sở hữu của cổ đông cho thấy giá trị doanh nghiệp nếu nó bị thanh lý hoặc đóng cửa. Nó bao gồm hai loại đầu tư: vốn góp của nhà đầu tư/chủ sở hữu và lãi hoặc lỗ tích lũy trong kinh doanh.
Liệt kê các giá trị của thành phần vốn chủ sở hữu của từng cổ đông từ tài khoản số dư thử và cộng chúng lại để tính tổng nợ phải trả của chủ sở hữu. Tiếp theo, cần tính tổng nguồn vốn trên BCĐKT, bằng cách cộng số tiền cuối cùng từ bước 3 (giá trị nợ phải trả) và bước 5 (giá trị vốn chủ sở hữu).
Khi việc này hoàn tất, doanh nghiệp sẽ có một BCĐKT hoàn chỉnh. Đảm bảo BCĐKT đã theo đúng công thức Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Nếu không, hãy kiểm tra lại giá trị của bạn.
5.4. Phải làm gì nếu bảng cân đối kế toán không cân?
Như Định luật thứ ba của Isaac Newton đã nêu, “Trong mọi trường hợp, khi vật A tác dụng lên vật B một lực thì vật B cũng tác dụng lại vật A một lực. Hai lực này có cùng giá, cùng độ lớn nhưng ngược chiều”, bạn phải ghi nhớ rằng:
Trong mọi trường hợp, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tổng tài sản một khoản thì đồng thời tác động đến tổng nguồn vốn một khoản. Hai khoản này có cùng độ lớn nhưng ngược chiều.
Nếu BCĐKT của bạn không cân mà vẫn không thể tìm ra nguyên nhân, hãy tham khảo một số cách được đề xuất dưới đây.
Làm tròn số thích hợp
Khi làm tròn số, bạn có thể giảm hoặc tăng giá trị các mục số liệu trong BCĐKT sao cho tổng số của tài sản bằng tổng số của nợ và vốn chủ sở hữu.
Trước khi làm tròn số, hãy xác định quy tắc làm tròn phù hợp cho dự án hoặc tổ chức của bạn. Có nhiều quy tắc làm tròn khác nhau, bao gồm làm tròn lên, làm tròn xuống, làm tròn đến hàng thập phân xác định, v.v.
Ví dụ, nếu số lẻ thứ hai sau dấu thập phân là dưới 5, bạn có thể làm tròn xuống (ví dụ: 5.43 -> 5.4), và nếu là 5 hoặc cao hơn, bạn có thể làm tròn lên (ví dụ: 5.67 -> 5.7).
Soát lại toàn bộ giao dịch
Kiểm tra tất cả giao dịch của công ty trên BCĐKT để đảm bảo không có dòng nào bị bỏ sót. Cách này giúp kiểm tra nhanh chóng và giải quyết vấn đề ngay lập tức (ví dụ: mọi người thường quên đưa Tài sản ngắn hạn vào tổng Tài sản).
Ngoài ra, một sai lầm lớn mà chủ doanh nghiệp mắc phải với sổ sách của họ là ghi lại các giao dịch và đảo ngược số không chính xác, được gọi là sai sót chuyển (Transposition error).
Sai sót chuyển trong kế toán là khi bạn đảo ngược thứ tự của hai số khi ghi lại một giao dịch. Ví dụ: bạn có thể lật hai số (ví dụ: 52 so với 25). Vì vậy, hãy chắc chắn rằng tất cả bút toán đều được kiểm kê lại chính xác và cẩn thận.
Soát lại việc ghi lại thay đổi trong hàng tồn kho
Một lỗi phổ biến khác có thể gây khó khăn cho BCĐKT của bạn là quên ghi lại những thay đổi trong hàng tồn kho.
Chắc chắn, việc đếm và thay đổi hàng tồn kho trong hệ thống của bạn khá đơn giản. Nhưng một số doanh nghiệp thường quên kiểm kê và cập nhật mức tồn kho vào cuối mỗi kỳ.
Để khắc phục điều này, hãy xem xét quy trình kiểm kê hàng tồn kho để đảm bảo rằng nó được thực hiện đúng và đầy đủ. Kiểm tra xem có bất kỳ sai sót nào trong việc đếm và ghi lại số lượng hàng tồn kho hay không.
5.5. Một số mẹo để lập bảng cân đối kế toán dễ dàng hơn
Đặt lời nhắc ghi lại các giao dịch thường xuyên
Việc bỏ qua các giao dịch có thể khiến BCĐKT của bạn trình bày một “tương lai tài chính” không chính xác. Để ngăn chặn vấn đề này, hãy đặt lời nhắc cho nhân viên kế toán để ghi lại các giao dịch ngay khi chúng xảy ra và giới hạn thời gian ghi lại. Điều này giúp đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng bị bỏ sót và giảm thiểu nguy cơ sai sót do trì hoãn ghi lại.
Ngoài ra, sử dụng các công nghệ thông tin và phần mềm quản lý tài chính có tính năng lập lịch và nhắc nhở, hoặc thậm chí là có tính năng tự động hóa quy trình ghi nhận giao dịch.
Lập bảng cân đối thử (trial balance) trước khi tạo BCĐKT
Bảng cân đối thử là một bảng tóm tắt tất cả các tài khoản trong sổ cái của doanh nghiệp và số dư của chúng tại một thời điểm cụ thể.
Bảng cân đối thử giúp kiểm tra tính cân đối giữa số dư nợ và số dư có của các tài khoản. Nếu tổng số dư nợ bằng tổng số dư có, tức là bảng cân đối thử cân bằng, và điều này tạo ra một cơ sở đáng tin cậy cho việc lập BCĐKT.
Việc phát hiện lỗi và sai sót sớm giúp bạn sửa chữa và điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác của BCĐKT cuối cùng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trước khi lập BCĐKT chính thức.
Đừng hoảng sợ nếu hai khoản của bạn không cân bằng. Mục đích của số dư dùng thử là tìm ra sai sót và sửa chữa để sổ sách kế toán của bạn được chính xác.
Sử dụng và đối chiếu số liệu từ phần mềm
Việc ghi chép chính xác số liệu tài chính là điều kiện tiên quyết để báo cáo tài chính hiệu quả. Thật vậy, việc ghi sổ thủ công mất nhiều thời gian hơn và có nhiều sai sót do con người.
Tất cả các công cụ phần mềm kế toán đều tạo ra số dư dùng thử dưới dạng báo cáo tiêu chuẩn. Bạn có thể hợp lý hóa các công việc kế toán hàng ngày và đảm bảo tính chính xác của việc ghi sổ bằng phần mềm kế toán.
Giống như hầu hết các tác vụ kế toán hàng ngày, phần mềm kế toán có thể cải tiến việc lưu trữ hồ sơ và thực hiện nhiều công việc đồng thời giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, các phần mềm kế toán còn thực hiện các phép tính quan trọng và tìm các tỷ lệ kế toán phù hợp, chẳng hạn như vốn lưu động và tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu – chìa khóa để phân tích BCĐKT của bạn. Các ứng dụng quản trị tài chính có thể giúp bạn giải thích các tỷ lệ này và hiểu được BCĐKT.
6. Tạm kết
Cách thức lập và phân tích bảng cân đối kế toán được là một tài liệu quý giá, giúp bộ phận kế toán thực hiện đúng vai trò và nghiệp vụ của mình. Nhờ vậy, họ có thể đóng góp vào sự phát triển và quản trị tài chính hiệu quả của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc hiểu và đọc hiểu BCĐKT cũng có ý nghĩa quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp. Nhờ hiểu rõ thông tin được cung cấp trong BCĐKT, họ có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp, tạo ra “hiệu ứng dây chuyền” tích cực cho tổ chức của mình.
Base.vn xin chúc các doanh nghiệp có được bức tranh tài chính “trong mơ” và đạt được những thành công vượt bậc!
