Quy tắc 2 phút nói rằng: “Ngay khi xác định được một việc chỉ mất chưa đến hai phút để làm thì ta cần làm nó ngay” – David Allen, nhà tư vấn hiệu suất làm việc người Mỹ, tác giả cuốn sách nổi tiếng “Getting Things Done” (Bản tiếng Việt: Hoàn thành mọi việc không hề khó).
Tuy nhiên, cũng theo David Allen, trong thời đại hiện nay, khi các công việc trí thức chiếm phần lớn, con người thường có mong muốn xử lý thêm nhiều tác vụ hơn những nguồn lực ta có. Và khi ấy, chúng ta dễ rơi vào trường hợp quá tải công việc, dẫn tới không thể hoàn thành gọn gàng từng tác vụ, ngay cả các công việc vốn chỉ mất 2 phút để làm cũng sẽ trở nên khó khăn.
Nếu như bạn đã và đang rơi vào trường hợp trên, thì “Get things done” là phương pháp dành cho bạn. Vậy “Get things done” là gì? Liệu “Get things done” có giúp bạn gia tăng hiệu suất công việc? Liệu có phù hợp để triển khai? Cùng theo dõi bài viết dưới đây cùng Base.vn.
1. “Get things done” là gì?
1.1. Các vấn đề thường gặp khi chưa áp dụng “Get things done”
Bạn đã bao giờ trải qua những tình trạng dưới đây?
Mất kiểm soát với công việc
Với một khối lượng công việc lớn nhưng không có hệ thống quản lý cụ thể, bạn có thể bị quá tải và mất khả năng kiểm soát các tác vụ đang chờ xử lý. Bạn dễ rơi vào trạng thái không biết nên làm gì trước, làm gì sau; dẫn đến sự căng thẳng, mệt mỏi và bị mất phương hướng trong các quyết định hành động. Trong tình huống này, bạn không chỉ lãng phí thời gian mà còn không đạt được hiệu suất công việc như mong muốn.
Mất thời gian khi xử lý thông tin
Khi thông tin và ý tưởng không được lưu trữ theo hệ thống, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết để xử lý một tác vụ nào đó. Điều này dẫn đến việc bạn bị chậm deadline và tạo ra ảnh hưởng tiêu cực đối với hoạt động chung.
Loay hoay với những thay đổi liên tục
Khi bạn luôn phải thích nghi với sự thay đổi của một tác vụ, việc thiếu một phương pháp điều chỉnh cụ thể có thể gây ra hạn chế cho chính bạn. Bạn sẽ luôn phải loay hoay và cố gắng để bắt kịp với sự thay đổi chóng mặt của công việc đó.
Thiếu động lực thực hiện công việc
Các tác vụ chưa hoàn thành dễ khiến cho bạn bị thiếu động lực, dẫn đến tiếp tục trì hoãn và tồn đọng thêm công việc ngày càng nhiều. Bạn dễ căng thẳng hơn và rơi vào trạng thái mất phương hướng khi không thể chỉ ra đâu là công việc ưu tiên để thực hiện.
1.2. Phương pháp “Get things done”
“Get things done” (GTD) là một phương pháp quản lý hiệu suất cá nhân tập trung vào việc hoàn thành các công việc một cách hiệu quả và đáng tin cậy. “Get things done” giúp bạn tổ chức và xử lý công việc một cách có hệ thống, giảm căng thẳng tinh thần và tập trung vào những việc quan trọng.
Phương pháp này dựa trên một giả định: Càng có nhiều thông tin xảy đến với bạn thì bạn càng khó quyết định nên tập trung vào đâu. Kết quả là bạn dành nhiều thời gian để suy nghĩ về nhiệm vụ của mình hơn là thực sự thực hiện chúng. Khi thông tin chồng chất trong đầu bạn, nó sẽ dẫn đến căng thẳng, choáng ngợp và không chắc chắn.
Tác giả Allen – cha đẻ của phương pháp này – quan sát thấy rằng bộ não của chúng ta làm tốt việc xử lý thông tin hơn là vừa thu thập thông tin. Phương pháp GTD của ông tập trung vào việc chuyển tất cả những thông tin cần ghi nhớ sang một hệ thống lưu trữ bên ngoài, và sau đó sắp xếp nó để bạn có thể tập trung vào đúng việc vào đúng thời điểm.
Khi quy trình GTD của bạn được thiết lập đúng cách, bạn sẽ có thể tự tin đưa ra câu trả lời cho việc: “Tôi nên làm gì lúc này?” tại bất kỳ thời điểm nào mà không phải lo lắng rằng bạn có thể quên điều gì đó quan trọng mà bạn cần làm sau này.
Theo David Allen, GTD chính là cách thực hành lối sống giúp bạn cảm nhận đầy đủ và rõ nét các công việc mà bản thân đã và đang làm.
Dưới đây, hãy cùng tham khảo phương pháp GTD có thể giúp bạn “thực thi không căng thẳng” và giải quyết những vấn đề trên như thế nào.
2. Hướng dẫn quy tắc 5 bước thực hiện “Get things done”
Đối với những người mới bắt đầu, GTD là một phương pháp cần bạn thực hiện theo đúng trình tự và tạo lập thói quen càng sớm càng tốt. Sau đây là 5 bước để GTD đi vào công việc của bạn dễ dàng hơn:
2.1. Thu thập (Capture)
Để GTD hoạt động bước đầu, bạn cần hạn chế việc cố gắng ghi nhớ tất cả mọi thông tin. Thay vào đó, hãy ghi lại vào một quyển sổ, một file lưu trữ hoặc một ứng dụng quản lý công việc – được gọi chung là “vùng lưu trữ dữ liệu”.
Thao tác này sẽ được thực hiện liên tục: Bất cứ khi nào trong đầu bạn xuất hiện một nhiệm vụ mới hay một ý tưởng về công việc, bạn hãy thêm nó ngay vào “vùng lưu trữ” của bạn và thể hiện chúng một cách trực quan nhất.
2.2. Phân tích (Clarify)
Khi “vùng lưu trữ dữ liệu” của bạn đã được lấp đầy, bước tiếp theo là phân loại sự lộn xộn này thành các hành động cụ thể. Bạn nên phân chia đầu mục công việc của mình dưới các hạng mục khác nhau và đính kèm mô tả nhiệm vụ càng chi tiết càng tốt. Bạn có thể tham khảo một số cách trình bày như gợi ý dưới đây:
- Quy tắc 2 phút: Nếu một công việc chỉ cần ít hơn 2 phút để hoàn thành, thì hãy làm nó ngay lập tức.
- Nếu có thể ủy thác được thì hãy giao nhiệm vụ đó cho người khác.
- Nếu có nhiệm vụ cần phải hoàn thành vào một mốc thời gian cụ thể, hãy ước tính lượng thời gian cần thiết để bạn làm được chúng.
- Nếu nhiệm vụ không còn cần thiết hoặc không thể thực hiện được nữa thì hãy loại bỏ.
- Nếu một nhiệm vụ yêu cầu nhiều bước, hãy sắp xếp thứ tự các hành động phù hợp, và lần lượt thực hiện nó với khoản thời gian đã định mức.
Lấy ví dụ minh họa, bạn cần gọi cho đồng nghiệp để lấy thông tin về dự án Marketing tháng 2 sắp tới. Thay vì chỉ lưu trữ chung chung tên nhiệm vụ là “Lấy tài liệu”, bạn sẽ cần đổi thành “Liên hệ với nhân sự A vào chiều ngày 15/2 để lấy tài liệu cho dự án Marketing tháng 2″, kèm theo đó là số điện thoại liên lạc của nhân sự A cùng danh sách các thông tin bạn cần lấy.
2.3. Sắp xếp (Organize)
Khi bạn đã làm rõ công việc của mình, thì đây là lúc để sắp xếp chúng vào thứ tự thích hợp. Phương pháp GTD sẽ kết hợp nhãn đính kèm (tag) của mỗi công việc cùng với tiêu đề của công việc đó.
Dưới đây là một số nhãn đính kèm có thể giúp bạn:
- Nhiệm vụ một lần: Đây là những công việc chỉ cần một bước để hoàn thành trong khoảng thời gian nhiều hơn 2 phút. Ví dụ: “Trả lời email của nhân sự B về lịch nghỉ phép” hoặc “Gửi file tài liệu cho nhân sự C về kinh doanh quý 4”. Những công việc này dễ thực hiện và không yêu cầu bạn suy nghĩ nhiều.
- Dự án: Bạn sẽ nhận thấy rằng các nhiệm vụ được viết ra có liên kết với nhau sẽ tạo thành một dự án chung. Theo GTD mà David Allen đã nhắc đến, dự án là bất kỳ hạng mục nào cần nhiều hơn một bước để hoàn thành, ví dụ như lập báo cáo kinh doanh.
- Nhiệm vụ ưu tiên: Việc sắp xếp các công việc vào thứ tự khác nhau và đánh số cho chúng là cách để bạn chú ý đến các mục tiêu quan trọng hơn và ra quyết định nên làm gì tiếp theo cho phù hợp. Trong GTD, sẽ có các nhiệm vụ cụ thể được gắn nhãn “ưu tiên” để chờ xử lý trước.
- Nhiệm vụ có thời hạn: Đối với những nhiệm vụ phải được hoàn thành vào một ngày hoặc một mốc thời gian cụ thể, hãy lên lịch cho chúng.
- Nhiệm vụ đang được chờ/uỷ quyền: Đây là những nhiệm vụ đã được ủy quyền hoặc chờ người khác thực hiện thì mới hoàn thiện. Ví dụ: Bạn cần đăng một bài viết lên Fanpage Facebook và nội dung đó đang chờ để được kiểm duyệt bởi trưởng nhóm.
- Việc làm trong tương lai gần: Có những nhiệm vụ bạn viết ra nhưng không thể thực hiện luôn vì bị thiếu dữ liệu, nhân lực hoặc chưa phải thời gian phù hợp. Thay vì tốn thời gian suy nghĩ, bạn hãy đưa chúng vào một khu riêng vùng lưu trữ dữ liệu và xem lại về sau.
2.4. Thực hiện (Engage)
Đây là lúc hệ thống GTD đã có đầy đủ các công việc cụ thể, thời gian thực hiện và thứ tự hợp lý để bạn sẵn sàng bắt đầu. Khi ấy, bạn sẽ nhanh chóng trả lời được câu hỏi: “Mình nên làm gì lúc này?” và không lãng phí thời gian nữa, có thể bắt tay vào thực hiện theo thứ tự đã định sẵn và luôn kiểm soát thời gian thực hiện chúng để có sự điều chỉnh thích hợp (nếu có).
Đây gần như là công đoạn đơn giản nhất trong toàn bộ quá trình, vì bạn đơn giản chỉ cần thực hiện các công việc chuyên môn mà thôi.
2.5. Đánh giá (Reflect)
Mỗi tuần sau khi thực hiện xong GTD, bạn hãy dành một chút thời gian để xem lại danh sách công việc, nhằm đảm bảo rằng bạn không chỉ đang hoàn thành mọi việc mà còn là làm những việc đúng đắn. Việc xem xét và đánh giá giúp bạn tạo ra những thay đổi phù hợp để nâng cao chất lượng cho quy trình, đồng thời xây dựng một hệ thống trong GTD bền vững hơn.
Theo David Allen, đây chính là “yếu tố quan trọng để dẫn đến thành công”.
Đọc thêm: Flow state là gì? Bí quyết làm việc với trạng thái dòng chảy
3. Tại sao bạn nên áp dụng “Get things done” trong công việc?
Trong quá khứ, các công việc dễ dàng đong đếm vì nó hiện diện một cách trực quan như bò cần được vắt sữa, nguyên liệu cần được chế biến hoặc bàn ghế cần được lắp ráp. Đây là những công việc bạn biết chắc rằng dễ dàng hoàn thành và đặt định mức thời gian cho chúng. Nếu muốn thực hiện công việc đó nhanh hơn thì bạn chỉ cần chăm chỉ và tăng thêm hiệu suất là được.
Tuy nhiên trong xã hội hiện nay, chúng ta thường làm các công việc tri thức nhiều hơn và chúng thì mơ hồ và khó có thể đong đếm. Vì vậy, bạn luôn có suy nghĩ là muốn làm nhiều hơn, cảm thấy không đủ về cả khối lượng và chất lượng, thậm chí còn xem sự hoàn hảo là mục tiêu để cố gắng. Điều đó dẫn tới sự chậm trễ về mặt thời gian.
Bạn cần “Get things done” như một phần lối sống để có cách quản lý công việc phù hợp.
Dưới đây là một số lợi ích khi áp dụng GTD vào công việc:
Tăng hiệu suất làm việc
Áp dụng GTD đồng nghĩa với việc bạn xác định rõ ràng mục tiêu của mình, phân loại công việc một cách cụ thể và đặt ra các hành động nhất quán. Điều này giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả hơn, giảm bớt sự rối bời và tăng cường khả năng quản lý. Bạn có thể xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, từ những công việc khẩn cấp đến những công việc bình thường, giúp tập trung vào những điều quan trọng nhất và đảm bảo việc hoàn thành đúng hạn.
Giảm căng thẳng và áp lực
GTD tổng hợp các nhiệm vụ trên một không gian nhất định, có thể là giấy, trang web, ứng dụng,… giúp bạn nắm rõ tổng quát các công việc cần thực hiện và tiến độ khi các công việc lần lượt được “tick done”. Điều này giúp giảm bớt sự lo lắng về các công việc chưa hoàn thành hoặc có nguy cơ bị quên, đồng thời tạo ra một cảm giác chủ động, tự tin trong quá trình làm việc. Đây chính là yếu tố nền tảng của một môi trường làm việc tích cực và bền vững.
Tăng khả năng tập trung
Bằng cách xác định rõ ràng mục tiêu và phân bổ công việc vào các lịch trình cụ thể của GTD, bạn có thể tập trung hoàn toàn vào từng công việc một mà không bị phân tâm bởi những công việc khác. Điều này đặc biệt giúp ích cho các công việc quan trọng, khi chúng được đảm bảo sẽ ưu tiên dành cho nhiều sự tập trung hoàn thành.
Tăng khả năng linh hoạt
Với phương pháp GTD, bạn hoàn toàn có thể tự tạo ra một kịch bản linh hoạt để đối mặt với sự thay đổi, sẵn sàng điều chỉnh ưu tiên nhiệm vụ một cách nhanh chóng khi có phát sinh. Ngoài ra, GTD còn có thể giúp xác định những ý tưởng, dự án và khả năng thực hiện công việc trong tương lai thông qua danh sách “Someday/Maybe” (Có thể sẽ làm trong tương lai), phục vụ cho các kế hoạch linh hoạt trong lâu dài.
Đọc thêm: KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng và áp dụng KPI trong doanh nghiệp
4. Một số mẹo nhỏ cho người mới bắt đầu thực hiện “Get things done”
Áp dụng nguyên tắc 2 phút: Nếu một công việc có thể hoàn thành trong vòng hai phút thì bạn nên thực hiện nó ngay.
Đóng những việc chưa hoàn thành: Đừng để những việc chưa hoàn thành luẩn quẩn mãi trong đầu bạn. Bạn hãy tìm cách hoàn thành chúng hoặc ghi chú lại để nhớ làm sau.
Thiếu thời gian không phải là vấn đề chính: Thay vì đổ lỗi cho thiếu thời gian thì bạn nên tìm một phương pháp phù hợp để xử lý công việc của mình nhanh chóng hơn.
Quyết định hành động tiếp theo: Sau khi có mục tiêu, hãy quyết định hành động cụ thể tiếp theo mà bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
Chọn công cụ thông minh để lưu trữ công việc: Để tránh bị quá tải trong trí nhớ và tiện dùng hơn giấy tờ bản cứng, bạn ghi lại tất cả các dự án, nhiệm vụ cần làm vào một hệ thống trực tuyến bên ngoài.
5. Một số công cụ quản lý công việc giúp bạn “Get things done”
Một trong các vùng lưu trữ dữ liệu thông minh và có thể giúp bạn “Get things done” hiệu quả là ứng dụng quản lý công việc. Bạn chỉ cần cài đặt trên điện thoại, laptop hoặc bất kỳ thiết bị điện tử nào và luôn mang theo người để xây dựng thói quen nhắc việc hàng ngày.
Dưới đây là một số ứng dụng phổ biến nhất:
5.1. Todoist
Todoist là ứng dụng quản lý công việc trực tuyến cho phép bạn tạo danh sách nhiệm vụ, thiết lập mục tiêu, đặt lịch và theo dõi tiến độ công việc hàng ngày. Bên cạnh đó, Todoist còn có tính năng nhắc nhở, ưu tiên hóa công việc, chia sẻ và tích hợp với các ứng dụng khác.
5.2. Trello
Trello là một ứng dụng quản lý công việc với thiết kế giao diện Kanban quen thuộc: một bảng thông tin trực quan hoá công việc trên các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Bạn có thể tạo danh sách công việc và gắn thẻ phân loại, thẻ ưu tiên,… để theo dõi công việc. Mỗi khi thực hiện nhiệm vụ, bạn sẽ dễ dàng chúng di chuyển chúng qua các giai đoạn khác nhau, thêm những thẻ mới hoặc nhận xét mới, đồng thời chia sẻ chúng với người khác.
5.3. Microsoft To Do
Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý công việc cá nhân và nhắc việc đơn giản, hỗ trợ lên danh sách “to-do list” hằng ngày, viết ghi chú và đặt deadline cho từng đầu việc nhỏ. Điểm đặc biệt của công cụ này là khả năng tích hợp dữ liệu chặt chẽ với các ứng dụng khác trong cùng hệ sinh thái như Outlook, Microsoft Teams và Microsoft Planner, giúp bạn có thể nhanh chóng cập nhật danh sách công việc và tiến độ hoàn thành chúng.
5.4. Base Platform
Là một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, Base Platform có khả năng giúp bạn linh hoạt thực thi và GTD toàn bộ công việc cần thiết, bao gồm cả tác vụ cá nhân và cộng tác nội bộ. “Không gian số” trên Base sẽ tự động thu thập tất cả thông tin công việc từ nhiều nguồn khác nhau và phân loại chúng thành các dashboard cụ thể. Hệ thống nhãn cảnh báo, nhãn đính kèm chi tiết và bộ lọc thông minh trong từng dashboard thể hiện rất tốt vai trò nhắc nhở và hỗ trợ sắp xếp, giúp bạn thực hiện nhanh chóng và hiệu quả từng tác vụ.
6. Tạm kết
Phương pháp “get things done” đã thay đổi hiệu suất công việc của hàng triệu người lao động trên toàn thế giới. Chỉ là một trong số rất nhiều những phương pháp nâng cao hiệu suất cá nhân, nhưng với sự đơn giản mà hiệu quả của nó, GTD rất đáng để bạn thử nghiệm và đánh giá mức độ phù hợp. Chúc bạn sẽ có những ngày tháng làm việc hiệu quả!
