Nghỉ phép là chế độ của người lao động, trung bình mỗi nhân sự sẽ có 1 ngày phép/tháng. Trong trường hợp có việc riêng, cần nghỉ ngơi hoặc gặp vấn đề về sức khỏe, người lao động có quyền nghỉ phép và hưởng nguyên lương. Để hiểu rõ hơn về đơn xin nghỉ phép cũng như một số mẫu đơn phổ biến dùng trong doanh nghiệp, bạn đọc đừng bỏ qua bài viết sau đây của Base.vn.
1. Đơn xin nghỉ phép là gì?
1.1 Khái niệm
Đơn xin nghỉ phép là văn bản được thực hiện bởi người lao động khi họ có nhu cầu nghỉ làm trong một khoảng thời gian để xử lý các vấn đề cá nhân. Quản lý trực tiếp hoặc bộ phận HR sẽ phê duyệt và lưu trữ đơn này để dễ dàng trong chấm công, tính lương cũng như các vấn đề về nhân sự khác. Số ngày nghỉ phép của người lao động sẽ tùy thuộc theo quy định của mỗi công ty nhưng phải đảm bảo tuân thủ Luật Lao động.
1.2 Lý do cần viết đơn xin nghỉ phép
Người lao động có thể xin nghỉ phép trong các trường hợp sau đây:
- Nghỉ phép năm: Mỗi người lao động sẽ có tối thiểu 12 ngày phép/năm. Tùy thuộc từng công ty mà số lượng ngày nghỉ này có thể tăng lên 15 hoặc 20 ngày/năm.
- Nghỉ phép theo quy định: Là ngày nghỉ khi người lao động cưới hỏi (con cái cưới hỏi, tứ thân phụ mẫu/chồng/con/qua đời….).
- Nghỉ phép bù: Nếu ngày nghỉ lễ theo quy định của Nhà nước trùng vào ngày nghỉ bình thường, người lao động sẽ được nghỉ bù và hưởng nguyên lương.
- Nghỉ phép không lương: Nếu đã dùng hết phép năm nhưng người lao động có việc riêng, ốm đau thì sẽ phải làm đơn xin nghỉ không lương.
1.2 Tại sao cần viết đơn xin nghỉ phép?
Có nhiều lý do khiến việc viết đơn xin nghỉ phép trở nên cần thiết, bao gồm:
- Đơn xin nghỉ phép thể hiện sự tôn trọng cũng như trách nhiệm của nhân viên với cấp trên, đồng nghiệp cũng như công ty/cơ quan.
- Việc viết đơn xin phép giúp nhân viên có thời gian để sắp xếp công việc trước khi nghỉ và thông báo cho đồng nghiệp về việc họ vắng mặt.
- Quản lý cũng có thể dựa vào đơn xin phép của nhân viên để điều phối công việc và sắp xếp nhân sự phù hợp trong thời gian họ vắng mặt.
- Đơn xin phép là một văn bản chính thức ghi lại lịch sử nghỉ phép của nhân sự. Nó có thể hữu ích trong một số trường hợp, ví dụ như đánh giá cuối năm, xin nghỉ dài ngày….
- Việc viết đơn xin phép giúp tạo sự minh bạch về lý do vắng mặt của nhân viên, tránh những hiểu lầm hoặc tin đồn không hay về việc nhân viên vắng mặt.
Đọc thêm: So sánh 12 phần mềm chấm công phổ biến cho doanh nghiệp
2. Cách viết đơn xin nghỉ phép khoa học
Phần mở đầu
- Có đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ của nước Việt Nam chúng ta.
- Tiêu đề ghi rõ ràng, có thể in hoa: Đơn Xin Nghỉ Phép
- Có ngày, tháng, năm thực hiện đơn xin nghỉ phép (có thể viết ở kết luận cũng được).
- Phần kính gửi, hãy điền thông tin quản lý trực tiếp, ban giám đốc hoặc phòng hành chính nhân sự.
- Thông tin cá nhân: Tên, mã nhân viên, vị trí làm việc, thuộc phòng ban nào….
Phần nội dung
- Dẫn dắt vào nội dung sẽ là nêu ra vấn đề, ví dụ như: Tôi làm đơn này đề nghị…. thuộc phòng ban…. cho tôi xin nghỉ phép.
- Lý do xin nghỉ phép ghi rõ ràng, súc tích và chân thật để dễ được duyệt đơn.
- Thời gian nghỉ phép là bao lâu, ghi rõ ngày bắt đầu nghỉ, ngày quay trở lại làm việc.
- Kế hoạch bàn giao công việc như thế nào, ai tiếp nhận và phụ trách công việc khi nhân viên nghỉ phép.
- Cách liên hệ với nhân sự xin nghỉ phép khi có vấn đề gấp.
- Một số cam kết của người lao động khi nghỉ phép.
Phần kết
- Phần kết thường là lời cảm ơn và mong muốn của nhân sự, ví dụ như: “Rất mong anh/chị xem xét và chấp thuận. Tôi xin chân thành cảm ơn!”.
- Bên cạnh đó, phần chữ ký của các bên liên quan cũng rất cần thiết.
3. Tải về ngay: 6 mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến nhất
3.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép năm
Với mẫu đơn xin nghỉ phép năm, cần có đầy đủ thông tin về người làm đơn, bộ phận tiếp nhận phép, phương thức liên lạc trong trường hợp cần gấp (nếu có). Ngoài ra, lý do nghỉ phép cần rõ ràng, thuyết phục và trình bày ngắn gọn.
Người lao động cũng cần ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc nghỉ phép, ký tên và xin xác nhận của cấp trên, phòng nhân sự.
Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ phép năm TẠI ĐÂY
3.2 Mẫu đơn xin nghỉ phép dài ngày (không lương)
Trong trường hợp người lao động cần nghỉ dài ngày nhưng không còn ngày phép thì sẽ làm đơn nghỉ không lương với một số lưu ý như:
- Có đầy đủ thông tin của các bộ phận/cá nhân có liên quan.
- Ghi rõ ràng lý do cần nghỉ dài ngày để được quản lý, ban giám đốc duyệt.
- Ghi rõ tên, chức vụ, thông tin người nhận công việc trong thời gian nghỉ phép.
- Nếu nghỉ trên 10 ngày trở lên thì cần bàn giao chi tiết, rõ ràng công việc để tránh phát sinh các vấn đề.
Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ không lương dài ngày TẠI ĐÂY
3.3 Mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản, thông thường
Với những lý do đơn giản như nghỉ đám cưới người quen, nghỉ việc riêng, đi khám bệnh hoặc đơn giản là cần nghỉ ngơi, người lao động có thể dùng mẫu đơn này.
Cũng giống như nghỉ phép năm, mẫu nghỉ phép đơn giản cần có đủ:
- Thông tin người làm đơn, quản lý trực tiếp, bộ phận xét duyệt.
- Ghi cụ thể thời gian nghỉ, khi nào quay trở lại.
- Nên làm đơn trước 1 ngày để các bộ phận chủ động sắp xếp công việc.
Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản TẠI ĐÂY
3.4 Mẫu đơn xin nghỉ phép dành cho giáo viên/giảng viên
Với giáo viên, giảng viên, mọi người có thể tham khảo mẫu nghỉ phép dưới đây với các thông tin bổ sung như thời khóa biểu, người dạy thay…
Tải miễn phí mẫu đơn nghỉ phép cho giáo viên TẠI ĐÂY
3.5 Mẫu đơn xin nghỉ phép dành cho cán bộ, công chức
Đơn xin nghỉ phép cho cán bộ công chức dùng cho các cơ quan nhà nước. Nhìn chung mẫu sẽ không có quá nhiều thông tin đặc biệt, chủ yếu vẫn là lý do xin nghỉ, các thông tin liên hệ và ký xác nhận của cấp trên
Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ phép dành cho cán bộ, công chức TẠI ĐÂY
3.6 Mẫu đơn xin nghỉ phép sử dụng tiếng Anh
Với công ty đa quốc gia, sử dụng tiếng Anh thì việc viết đơn xin nghỉ phép cũng cần dùng ngoại ngữ ngày.
Tải miễn phí mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh TẠI ĐÂY
>>> XEM VÀ TẢI TRỌN BỘ 6 MẪU ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP TẠI ĐÂY
4. Một số quy định về ngày nghỉ phép năm của người lao động
4.1 Số ngày nghỉ phép năm
Theo quy định tại Điều 113 của Bộ luật Lao động 2019, số ngày nghỉ phép năm của người lao động phụ thuộc vào điều kiện làm việc và thâm niên công tác như sau:
Với điều kiện làm việc bình thường:
- Làm việc đủ 12 tháng: 12 ngày/năm.
- Làm việc chưa đủ 12 tháng: Tính theo tỷ lệ: Số ngày nghỉ phép x Số tháng làm việc thực tế / 12.
Người lao động làm việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm:
- Làm việc đủ 12 tháng: 14 ngày/năm.
- Làm việc chưa đủ 12 tháng: Tính theo tỷ lệ: (14 ngày nghỉ phép x Số tháng làm việc thực tế) / 12.
Công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm:
- Làm việc đủ 12 tháng: 16 ngày/năm.
- Làm việc chưa đủ 12 tháng: Tính theo tỷ lệ: (16 ngày nghỉ phép x Số tháng làm việc thực tế) / 12.
Số ngày nghỉ phép năm tăng thêm theo thâm niên làm việc: Cứ đủ 5 năm làm việc thì số ngày nghỉ phép năm của người lao động được cộng thêm 01 ngày.
4.2 Nhân sự nghỉ phép có được đóng BHXH không?
Theo khoản 3 điều 85 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014:
“Người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH đó”.
Nếu người lao động nghỉ quá 14 ngày/tháng thì không được đóng BHXH tháng đó.
4.3 Nếu không nghỉ hết phép năm thì có được trả tiền không?
Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019:
“Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.”
Như vậy, có 02 trường hợp được thanh toán tiền phép năm cho những ngày chưa nghỉ hết gồm: Khi người lao động thôi việc và khi người lao động bị mất việc làm
4.4 Quy định về nghỉ cộng dồn ngày phép
Người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận để nghỉ phép hàng năm nhiều lần hoặc gộp lại để nghỉ dài ngày (tối đa 3 năm 1 lần).
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 10 mẫu bảng chấm công Excel mới nhất 2024
5. Lời khuyên về thủ tục xin nghỉ phép trong doanh nghiệp
5.1. Về phía người lao động: Cần nắm rõ chính sách của công ty
Khi làm đơn xin nghỉ phép, người lao động cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Tìm hiểu rõ quy trình, quy định tại công ty đang làm việc để tránh sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm đơn. Ví dụ như khi nghỉ cần báo trước bao lâu, người tiếp nhận đơn là ai….
- Hãy hỏi chi tiết và cụ thể về số ngày được nghỉ phép tại công ty mình đang làm việc để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi cũng như công việc chung.
- Một số công ty sẽ cần viết email cùng bản cứng đơn xin nghỉ phép, hãy đảm bảo làm đủ thủ tục và gửi đến đúng người để tránh bị mất quyền lợi.
- Sử dụng lý do nghỉ phép thuyết phục, chính đáng, trình bày khéo léo với cấp trên để dễ dàng được duyệt, tránh khó xử cho cả đôi bên.
5.2. Về phía doanh nghiệp: Cần chuẩn hóa quy trình xin nghỉ phép và cách quản lý dữ liệu ngày phép của nhân sự
Theo cách truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải mất nhiều nguồn lực (con người, thời gian, chi phí in ấn,…) để xử lý thủ tục nghỉ phép của nhân viên: Nhà quản lý phải tiếp nhận thông tin nghỉ phép từ hàng chục đầu mối khác nhau như email, group chat, đơn bản cứng… và rất dễ “miss” (bỏ sót) thông tin. Bộ phận HR phải tra soát từng dòng một và đối chiếu lại với nhân sự trước khi nhập lại dữ liệu vào bảng tổng hợp công lương.
Và quy trình này càng vất vả hơn nữa, khi mỗi nhân viên sử dụng một mẫu đơn xin nghỉ phép khác nhau, khiến các dữ liệu quan trọng bị nhiễu loạn.
Với các doanh nghiệp siêu nhỏ (dưới 10 nhân sự), đây có thể chưa phải vấn đề lớn lao. Nhưng với các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, quản lý ngày phép thủ công gần như là không thể. “Sai một ly đi một dặm” – không doanh nghiệp nào muốn sửa lại cả bảng lương chỉ vì tính sai ngày phép cho nhân sự!
Bài toán này đòi hỏi doanh nghiệp phải đồng thời giải quyết 3 vấn đề:
- Chuẩn hóa form mẫu xin nghỉ phép cho toàn công ty
- Chuẩn hóa quy trình phê duyệt nghỉ phép
- Hệ thống hóa dữ liệu nghỉ phép của nhân sự.
5.3. Từ “chuẩn hóa” tới “số hóa”: Dễ dàng quản lý các loại nghỉ phép với ứng dụng Base Timeoff
Mọi bài toán khó luôn có cách để giải. Giờ đây, các loại nghỉ phép của từng cá nhân, từng phòng ban và toàn doanh nghiệp đều được quản lý trực quan trên Ứng dụng Base Timeoff.
Đối với nhân viên, Base Timeoff là lịch biểu giúp theo dõi ngày phép tiện lợi:
- Biết được số dư ngày phép tồn của mình tại mọi thời điểm.
- Dễ dàng xin nghỉ phép trên điện thoại hoặc máy tính, chỉ cần điền vào biểu mẫu trực tuyến có sẵn.
- Nhận được thông báo tức thời khi yêu cầu xin nghỉ phép được phê duyệt hoặc từ chối.
Đối với nhà quản lý, Base Timeoff là trợ lý phê duyệt nghỉ phép thông minh:
- Tự động chuyển tất cả yêu cầu xin nghỉ của nhân viên đến một màn hình chung.
- Thao tác chấp thuận hoặc từ chối nhanh chóng chỉ với một click chuột, có hỗ trợ duyệt nhiều yêu cầu cùng lúc.
- Dễ dàng bình luận, để lại lời nhắn cho nhân viên ngay dưới từng yêu cầu.
Đối với bộ phận HR, Base Timeoff là hệ thống quản lý ngày phép tự động:
- Quản lý tất cả yêu cầu nghỉ phép của nhân viên tại một nơi duy nhất, thống kê quỹ phép tồn của từng nhân viên.
- Dễ dàng thiết lập các loại ngày nghỉ (nghỉ không lương, nghỉ có lương, nghỉ phép năm,..) theo đúng chính sách với luồng phê duyệt tuỳ chỉnh: Chỉ được nghỉ phép tối đa 3 ngày liên tiếp, luồng duyệt lần lượt từ trưởng bộ phận tới HR Manager,…
- Cập nhật số dư ngày phép của từng nhân viên theo thời gian thực: tự động tăng phép vào đầu tháng, tự động trừ phép khi yêu cầu xin nghỉ được chấp thuận. Dữ liệu nghỉ phép được tích hợp tự động với bảng chấm công trực tuyến (trên ứng dụng Base Timesheet), phục vụ cho quá trình tính công lương.
- Có báo cáo thống kê từ tổng quan đến chi tiết về tình trạng và xu hướng sử dụng ngày phép của nhân viên trong công ty.
Kết quả sử dụng Base Timeoff, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức cho tất cả các bộ phận, giúp trải nghiệm làm việc của nhân viên được tối ưu hơn, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp trong tổ chức.
6. Kết luận
Đơn xin nghỉ phép là một văn bản quan trọng đối với cả người lao động và bộ phận HR. Bài viết trên đây đã tổng hợp 6 mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến, cùng với hướng dẫn chi tiết về cách viết đơn, cách áp dụng công nghệ để quản lý yêu cầu nghỉ phép khoa học.
Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho doanh nghiệp!
