Notion là gì? Review tính năng, chi phí sử dụng Notion năm 2025

Ra mắt tại thị trường Mỹ vào năm 2016, Notion khởi đầu là một ứng dụng ghi chú cá nhân đơn giản. Trải qua nhiều lần cải tiến, Notion đã không ngừng mở rộng, tích hợp thêm các tính năng quản lý công việc, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức và doanh nghiệp. Vậy, Notion là gì và đem lại cho người dùng những giá trị khác biệt nào về tính năng và chi phí? Và liệu đối với các doanh nghiệp Việt, Notion có phải là giải pháp quản trị và đánh giá dự án hoàn hảo? Hãy cùng Base Blog khám phá trong bài viết sau!

1. Tìm hiểu Notion là gì?

Notion là một ứng dụng quản lý công việc đa năng, hỗ trợ người dùng trong việc ghi chú, theo dõi nhiệm vụ, quản lý dự án, xây dựng wiki và lưu trữ cơ sở dữ liệu trong cùng một nền tảng.

Về cơ bản, Notion là một ứng dụng viết ghi chú, nhưng nếu biết cách sử dụng, người dùng có thể biến nó thành một không gian làm việc linh hoạt và có độ tùy chỉnh cao, phục vụ cho công việc của cá nhân lẫn tổ chức.

Website: https://www.notion.com/

2. Các tính năng chính của Notion

2.1 Ghi chú và lưu trữ tài liệu

Notion nổi bật với khả năng ghi chú đa định dạng, cho phép người dùng tạo tài liệu văn bản, checklist, danh sách những việc cần làm, đồng thời sắp xếp ý tưởng theo một hệ thống phân cấp nhiều tầng.

Cấu trúc quản lý ghi chú trong Notion được thiết kế giống với hệ thống lưu trữ tệp trên máy tính, cho phép tổ chức thông tin theo nhiều cấp độ. Người dùng có thể tạo thư mục lớn, sau đó thêm các thư mục nhỏ bên trong và tiếp tục phân chia sâu hơn nếu cần. Nhờ cấu trúc phân tầng này, Notion giúp việc quản lý, sắp xếp và tìm kiếm ghi chú trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Trình chỉnh sửa văn bản đa năng của Notion cho phép tùy chỉnh, tô sáng nội dung và nhúng các phương tiện như hình ảnh, video, hoặc tệp một cách linh hoạt. Hơn nữa, người dùng còn có thể để lại bình luận hoặc phản hồi trực tiếp trên tài liệu, từ đó nâng cao hiệu quả cộng tác trong quá trình làm việc nhóm.

2.2 Tạo cơ sở dữ liệu và bảng tính

Notion cho phép người dùng tạo cơ sở dữ liệu với đa dạng các thuộc tính và điều kiện để có thể tùy chỉnh, sắp xếp và theo dõi dữ liệu một cách linh hoạt. Với bảng tính, người dùng có thể thực hiện tính toán và sử dụng nhiều chức năng khác nhau như lọc, sắp xếp và áp dụng công thức, tương tự như Excel. Tính năng cơ sở dữ liệu đặc biệt hữu ích cho quản lý dự án, lập kế hoạch nội dung, theo dõi danh sách khách hàng hoặc hàng tồn kho.

2.3 Quản lý kiến thức và Wiki

Notion có khả năng liên kết trang và tạo wiki dễ dàng. Người dùng có thể xây dựng một cơ sở kiến thức bằng cách liên kết các trang liên quan, tạo ra một mạng lưới thông tin được kết nối chặt chẽ.

Notion còn cho phép lồng các trang nhỏ bên trong các trang lớn hơn, giúp sắp xếp kiến thức theo cấu trúc phân cấp rõ ràng. Tính năng này lý tưởng để tạo wiki cá nhân, tài liệu nhóm, sổ tay bán hàng hoặc chia sẻ kiến thức trong môi trường cộng tác.

2.4 Quản lý nhiệm vụ và dự án

Notion giúp người dùng quản lý và theo dõi dự án thông qua các công cụ như danh sách nhiệm vụ, bảng Kanban và biểu đồ Gantt. Ứng dụng này còn cho phép thiết lập mối liên kết giữa các nhiệm vụ, đặt deadline, theo dõi tiến độ và cài đặt nhắc nhở để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng kế hoạch.

Người dùng có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, cộng tác trực tiếp, thêm bình luận và đính kèm tệp liên quan đến từng nhiệm vụ. Với những tính năng này, Notion giúp xây dựng một môi trường cộng tác minh bạch và rõ ràng về trách nhiệm của mỗi người.

Đọc thêm: Phần mềm Base là gì? Demo trải nghiệm phần mềm Base tại đây

3. Chi phí sử dụng Notion là bao nhiêu?

Notion hiện cung cấp 4 gói dịch vụ, phù hợp cho nhiều nhu cầu sử dụng và mức ngân sách. Dưới đây là bảng tóm gọn về phí hàng tháng và hàng năm của Notion:

Hãy cùng xem xét một cách chi tiết hơn:

– Gói Free: Dành cho cá nhân, freelancer hoặc nhóm nhỏ cần một công cụ quản lý dự án, phân công nhiệm vụ và sắp xếp công việc cơ bản. Tuy nhiên, gói này hạn chế về khả năng cộng tác, tích hợp và bảo mật, do đó, không thể đáp ứng tốt nhu cầu quản lý dự án phức tạp của các nhóm hoặc tổ chức lớn hơn.

– Gói Plus: Lý tưởng cho các nhóm nhỏ muốn nâng cao khả năng cộng tác và quản lý dự án ở quy mô nhỏ. Tuy nhiên, gói này vẫn thiếu các tính năng bảo mật và quyền riêng tư cần thiết cho các công ty lớn hơn.

– Gói Business: Được thiết kế cho các công ty muốn hợp nhất nhiều nhóm và công cụ trong Notion. Gói này bao gồm mọi tính năng của gói Plus và kèm theo các công cụ phân tích dữ liệu và cộng tác nâng cao. Dù vậy, gói Business vẫn thiếu các tính năng bảo mật cao cấp như quản trị chi tiết, nhật ký kiểm tra và không đi kèm tính năng quản lý khách hàng.

– Gói Enterprise: Được tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của các doanh nghiệp lớn, gói này bao gồm các giải pháp nâng cao về bảo mật, hợp lý hóa quy trình làm việc, cộng tác và quản lý dự án.

Ngoài ra, Notion còn bán thêm tiện ích bổ sung là Notion AI. Tiện ích này chủ yếu hỗ trợ tăng năng suất và chất lượng các tác vụ viết lách bằng trí tuệ nhân tạo, chẳng hạn như tự động tóm tắt cuộc họp, cải thiện văn phong và sáng tạo nội dung.

Giá của Notion AI là 10 USD/người dùng/tháng khi thanh toán theo tháng, hoặc 8 USD/người dùng/tháng khi thanh toán theo năm. Giả sử, một doanh nghiệp mua theo tháng Gói Business và cộng thêm Notion AI, thì tổng chi phí sẽ là 28/người dùng/tháng (khoảng 713,000 VND).

Vậy, chi phí sử dụng Notion có xứng đáng hay không? Câu trả lời sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách của từng tổ chức. Nếu so sánh với các công cụ quản lý nhiệm vụ và dự án nổi bật khác trong cùng phân khúc như ClickUp hay monday.com, gói Business của Notion không phải là quá đắt.

Tuy nhiên, với thị trường Việt Nam, Notion chưa hẳn là một giải pháp cân bằng hoàn hảo giữa tính năng và chi phí, vì có rất nhiều nền tảng nội địa, điển hình như Base.vn, cung cấp tính năng tương tự và chuyên sâu hơn với mức giá phải chăng hơn rất nhiều.

Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, chúng ta hãy cùng điểm qua những ưu điểm và hạn chế của Notion trong nội dung tiếp theo đây.

4. Ưu điểm và nhược điểm của Notion là gì?

Chúng ta có thể tóm gọn những ưu điểm và nhược điểm của Notion như sau:

4.1 Ưu điểm nổi bật của Notion

+ Hỗ trợ cá nhân hóa không gian làm việc:

Ưu điểm nổi bật nhất của Notion chính là tạo điều kiện tối đa để người dùng có thể tự tùy chỉnh và sắp xếp bố cục trang làm việc theo sở thích và hành vi của họ. Người dùng có thể tạo bảng điều khiển cá nhân của mình với các công cụ như lịch, ghi chú cuộc họp, theo dõi mục tiêu và thói quen và nhiệm vụ hàng ngày,…

Ngoài ra, Notion còn cung cấp thư viện template trang làm việc miễn phí với nhiều chủ đề và hình ảnh sinh động, giúp người dùng có thêm cảm hứng sáng tạo.

+ Tích hợp linh hoạt với ứng dụng bên thứ ba:

Notion dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến như Google Drive, Dropbox, Slack và GitHub, giúp người dùng đồng bộ dữ liệu, chia sẻ tệp và cộng tác trên nhiều nền tảng. Tính năng này biến Notion thành một trung tâm quản lý và truy cập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp công việc trở nên hiệu quả và liền mạch hơn.

+ Khả dụng trên nhiều nền tảng:

Notion hoạt động trên các nền tảng chính như web, macOS, Windows, iOS, và Android. Điều này cho phép người dùng dễ dàng truy cập và đồng bộ không gian làm việc của mình trên mọi thiết bị, đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Với giao diện đồng nhất và khả năng cộng tác theo thời gian thực, Notion mang đến trải nghiệm mượt mà dù làm việc trên máy tính hay thiết bị di động.

+ Cung cấp đa kênh và tài liệu hướng dẫn toàn diện

Notion hỗ trợ tài liệu hướng dẫn và đào tạo toàn diện từ kiến ​​thức cơ bản đến tính năng nâng cao, giúp người dùng làm quen và khai thác tối đa các tính năng. Ngoài ra, diễn đàn cộng đồng của Notion là nơi người dùng có thể đặt câu hỏi, trao đổi kinh nghiệm và nhận hỗ trợ từ những thành viên khác.

4.2 Nhược điểm đáng lưu ý của Notion

Thật khó để có thể xem Notion là một phần mềm quản lý nguồn lực và điều hành doanh nghiệp toàn diện, vì trước hết nó vẫn là nền tảng phục vụ chủ yếu cho mục đích ghi chú và quản lý lịch trình cá nhân. Điều này giới hạn ứng dụng của nó đối với các doanh nghiệp lớn hơn với bộ máy vận hành phức tạp hơn. Một số hạn chế cụ thể bao gồm:

– Cần nhiều thời gian để nắm vững cách sử dụng:

Nếu chỉ sử dụng Notion để ghi chú hàng ngày thì rất đơn giản. Tuy nhiên, để tối đa hóa khả năng hoặc lợi ích quản lý dự án của ứng dụng này, người dùng phải đầu tư nhiều thời gian để mày mò, đọc hướng dẫn và làm quen với toàn bộ giao diện. Có rất nhiều tính năng hoặc chức năng quan trọng ẩn, không được thể hiện hết ở giao diện.

Còn với những ai chỉ cần một công cụ ghi chú đơn giản, các ứng dụng như Microsoft OneNote, Evernote, hoặc Notes của Apple có thể hữu ích hơn nhờ giao diện tinh gọn và dễ sử dụng hơn.

– Trở ngại tiềm ẩn trong việc triển khai:

Một nhược điểm khác của Notion là những thách thức đi kèm với việc triển khai ứng dụng, nhất là khi Notion chưa hỗ trợ giao diện tiếng Việt. Do đó, khi doanh nghiệp quyết định triển khai ứng dụng này cho tổ chức của mình, phải phân bổ một lượng thời gian đáng kể cho việc đào tạo cách sử dụng một ứng dụng công nghệ hoàn toàn bằng tiếng Anh.

– Tính năng và chức năng chưa đủ chuyên sâu:

Notion là một công cụ đa năng nhưng chưa thực sự vượt trội ở bất kỳ khía cạnh cụ thể nào. Vì vậy, một nhược điểm đáng chú ý khác của Notion là thiếu chuyên môn hóa ngoài việc viết và sắp xếp ghi chú.

Chẳng hạn như, Notion tích hợp các tính năng định dạng văn bản khá tốt, nhưng khả năng xử lý văn bản dài hoặc phức tạp thì không thể sánh được với Microsoft Word và Google Docs, vốn là những công cụ có tính năng kiểm tra chính tả, ngữ pháp và thiết kế định dạng phức tạp.

Một ví dụ khác là trong hoạt động quản lý dự án. Notion thiếu các tính năng quản lý dự án chuyên biệt và hỗ trợ cho việc ra quyết định như: theo dõi thời gian và chi phí chi tiết, phân bổ nguồn lực theo khối lượng công việc, nhận diện và xử lý điểm nghẽn, báo cáo hiệu suất cá nhân và tập thể,… Do đó, ứng dụng này có thể gặp vấn đề khi quản lý nhiều dự án hoặc dự án có quy trình phức tạp như phát triển phần mềm, xây dựng, hay tổ chức sự kiện.

Những hạn chế nêu trên cho thấy Notion không phải là công cụ làm việc “tất cả trong một” thực sự tối ưu. Ngay cả các “ông lớn” như Microsoft hay Google cũng không tập trung phát triển một phần mềm hợp nhất tất cả tính năng, mà thay vào đó, họ cung cấp các ứng dụng riêng lẻ để giải quyết chuyên sâu từng “bài toán” cụ thể trong vận hành.

– Lo ngại về bảo mật và quyền riêng tư:

Notion còn tồn tại hạn chế liên quan đến bảo mật và quyền riêng tư. Đối với người dùng cá nhân, vấn đề bảo mật có thể không quá quan trọng nếu dữ liệu chủ yếu liên quan đến các ghi chú hàng ngày. Tuy nhiên, với doanh nghiệp, đặc biệt là các tổ chức yêu cầu mức độ bảo vệ cao để đảm bảo an toàn dữ liệu và tài sản trí tuệ, Notion có thể chưa đáp ứng tốt ở khía cạnh này.

Notion không cung cấp mã hóa đầu cuối, nghĩa là dữ liệu như mật khẩu, tài liệu công việc, hồ sơ tài chính hoặc hợp đồng pháp lý không được bảo vệ hoàn toàn khỏi nguy cơ bị tin tặc hoặc bên thứ ba xâm nhập. Mặc dù Notion áp dụng biện pháp bảo mật cho dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải, họ vẫn nắm giữ khóa giải mã. Điều này đồng nghĩa với việc Notion có thể truy cập vào các tệp mà người dùng chia sẻ trong quá trình làm việc.

5. Notion có phải là hệ thống quản lý công việc tối ưu cho doanh nghiệp Việt?

Dựa trên những ưu và nhược điểm của Notion, có thể thấy đây là một ứng dụng hữu ích cho việc quản lý danh sách công việc, theo dõi thói quen, sắp xếp ghi chú và ý tưởng, giúp người dùng kiểm soát tốt cả công việc lẫn cuộc sống.

Đáng chú ý, gói Free của Notion đặc biệt phù hợp cho học sinh, sinh viên, hỗ trợ sắp xếp bài tập và quản lý kiến thức một cách hợp lý. Với nhóm nhỏ hoặc công ty siêu nhỏ, Notion là lựa chọn lý tưởng để làm quen với công cụ quản lý dự án cơ bản, theo dõi tiến độ và chia sẻ thông tin giữa các thành viên hoặc với nhà đầu tư.

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có quy trình và tổ chức phức tạp, Notion khó đáp ứng đủ nhu cầu quản lý và kiểm soát toàn diện: không đủ mạnh mẽ để theo dõi và thực thi các dự án lớn; thiếu chiều sâu trong kiểm soát, đo lường và tối ưu hóa luồng công việc; hạn chế trong tương tác nhóm khi yêu cầu quy trình rõ ràng và tinh chỉnh cao.

Những hạn chế này thúc đẩy các doanh nghiệp cân nhắc đầu tư vào một giải pháp chuyên sâu và linh hoạt hơn. Một lựa chọn nổi trội là Base Work+ – Bộ giải pháp Quản trị công việc, quy trình và dự án toàn diện do Base.vn phát triển.

6. Base Work+ – Giải pháp thay thế lý tưởng cho Notion

6.1 Giới thiệu về Base Work+

Bộ giải pháp Base Work+ không phải là một phần mềm đơn lẻ, mà là một hệ thống tích hợp 8 ứng dụng với hơn 30 tính năng vượt trội. Mỗi ứng dụng đảm nhận một vai trò chuyên biệt, giải quyết triệt để các khía cạnh cốt lõi trong quản lý quy trình và dự án, bao gồm:

• Quản lý công việc và cộng tác theo thời gian thực
• Quản lý quy trình liên phòng ban và đội nhóm
• Quản lý đề xuất và phê duyệt nội bộ
• Sắp xếp và quản lý các cuộc họp
• Xây dựng, phát triển văn hóa học tập và chia sẻ kiến thức
• Tạo lập Wikipedia nội bộ của doanh nghiệp
• Quản lý, sử dụng và phân bổ tài nguyên hiệu quả
• Kết nối toàn diện với hệ sinh thái ứng dụng thuộc Base Platform

Nhờ sự tích hợp đặc biệt này, mỗi bài toán vận hành của doanh nghiệp đều được xử lý tận gốc, không chỉ dừng lại ở mức độ cơ bản. Base Work+ cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình và lập kế hoạch công việc một cách bài bản từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, thúc đẩy sự cộng tác mượt mà giữa các phòng ban và thành viên trong tổ chức.

Hơn nữa, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa, thực thi và giám sát toàn bộ quy trình nghiệp vụ như Sales, Marketing, Kế toán, Hành chính – Tổng hợp, Phân phối… trên một nền tảng duy nhất, giúp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao hiệu quả quản lý.

6.2 So sánh Notion và Base Work+:

– Về khả năng quản lý dự án:

Notion chủ yếu tập trung vào ghi chú và sắp xếp lịch trình hàng ngày, phù hợp với cá nhân và nhóm nhỏ. Trong khi đó, Base Work+ được thiết kế đặc thù để quản lý dự án và nhiệm vụ, đồng thời là một công cụ cộng tác thời gian thực. Base Work+ cho phép doanh nghiệp tổng hợp thông tin và phối hợp nguồn lực xuyên suốt các dự án với chi phí thấp hơn đáng kể so với Notion.

– Về khả năng theo dõi và phân bổ nguồn lực:

Notion dừng lại ở khả năng giao nhiệm vụ. Trong khi đó, Base Work+ không chỉ hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc và dự án thời gian thực, mà còn giúp Nhà quản lý theo sát từng bước thực hiện quy trình, như là công việc đang ở giai đoạn nào, do ai phụ trách, và ai nhận bàn giao; nhận diện nhân sự bị quá tải, phát hiện khâu tồn đọng hoặc trục trặc. Nhờ đó, Nhà quản lý có thể kịp thời đưa ra phương án xử lý, ngăn ngừa sự cố nghiêm trọng xảy ra.

– Về khả năng báo cáo công việc và đo lường hiệu suất:

Cả Base Work+ và Notion đều cung cấp báo cáo trực quan qua dashboard, hỗ trợ đa dạng biểu mẫu. Tuy nhiên, Notion không được thiết kế để xử lý cơ sở dữ liệu quy mô lớn, do đó có thể khiến thời gian tải trang chậm hơn. Ngoài ra, nếu phải cùng lúc xử lý tất cả các quy trình và luồng công việc của tổ chức, Notion có thể bị quá tải và giảm hiệu suất.

Trong khi đó, Base Work+ có khả năng xử lý đồng thời cơ sở dữ liệu lớn của toàn bộ dự án và quy trình, cho phép doanh nghiệp đào sâu vào các chỉ số quan trọng như: thời gian hoàn thành công việc thực tế so với kế hoạch; tỷ lệ công việc hoàn thành đúng hạn so với công việc trễ deadline; khối lượng công việc (workload) trung bình của từng nhân viên.

– Về thiết kế giao diện:

Trong khi Notion cho phép người dùng linh hoạt tùy chỉnh và sắp xếp trang làm việc theo sở thích, thì Base Work+ lại đề cao sự hiện đại và trực quan. Các trường thông tin và tác vụ của Base Work+ được bố trí khoa học theo dạng Gantt Chart, Kanban, Checklist, Calendar…, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian cho việc đào tạo và triển khai sử dụng.

Là một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất cho Notion, Base Work+ tỏa sáng với bộ tính năng quản lý dự án thông minh, linh hoạt và tiết kiệm, phục vụ cho các tổ chức, doanh nghiệp ở mọi quy mô và đa lĩnh vực.

“Chúng tôi quản lý tất cả các dự án của khách hàng và các nhiệm vụ nội bộ của doanh nghiệp trên ứng dụng Base Wework. Mỗi ngày tôi chỉ mất 5 phút để kiểm tra tổng thể công việc của team và điều chỉnh, phân bổ lại nếu cần. Tôi đánh giá Base Wework rất phù hợp với mô hình của một agency, vừa giúp quản lý dự án cho khách hàng, vừa dễ dàng quản lý các công việc nội bộ.

Ứng dụng Base Workflow hỗ trợ chúng tôi chuẩn hóa & thực thi tất cả các quy trình (quy trình triển khai dự án, quy trình tuyển dụng, quản trị nhân sự, quy trình tài chính…), đảm bảo chất lượng công việc và tính tuân thủ cao”.

– Chị Phan Hồng Tâm – Managing Director của GoldenPen (PR & Event Agency) chia sẻ 

7. Kết luận

Trên đây, Base Blog vừa chia sẻ cùng doanh nghiệp Notion là gì, cùng những đánh giá và phân tích về tính năng, chi phí, điểm mạnh và hạn chế của ứng dụng này. Đồng thời, bài viết cũng gợi ý một giải pháp thay thế tối ưu – Base Work+, được thiết kế chuyên sâu để hỗ trợ quản lý toàn diện quy trình công việc và theo dõi tiến độ dự án. Hy vọng rằng với những thông tin được cung cấp, doanh nghiệp có thể chọn được công cụ phù hợp nhất với nhu cầu và điều kiện thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và đưa bộ máy tổ chức lên một tầm cao mới.