Chữ ký số là gì? Kiến thức quan trọng cần biết về chữ ký số

Với xu hướng số hóa quy trình làm việc, chữ ký số cũng ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp. Không chỉ các tập đoàn lớn, mà ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng bắt đầu quan tâm đến phương thức ký kết hiện đại, tiện lợi và bảo mật này.

Vậy chữ ký số là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký số được pháp luật công nhận ra sao? Và doanh nghiệp cần làm gì để sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả? Hãy cùng Base Blog giải đáp tất cả những thắc mắc này trong bài viết sau đây.

1. Chữ ký số là gì?

1.1 Định nghĩa

Chữ ký số là một thiết bị đã mã hóa toàn bộ dữ liệu và thông tin của cá nhân hoặc doanh nghiệp bằng khóa riêng của chủ sở hữu, dùng để ký kết các loại văn bản và tài liệu trực tuyến. Điều này đảm bảo người nhận có thể xác định và xác thực đúng nguồn gốc, cũng như đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu nhận được.

Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần quan tâm đến hai loại khóa do nhà cung cấp dịch vụ xác thực chữ ký số (Certifying Authority – CA) cấp.

Tại Việt Nam, chữ ký số đã được pháp luật công nhận về mặt pháp lý, có giá trị tương đương và có thể thay thế cho chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đỏ của doanh nghiệp. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) uy tín gồm có: VNPT-CA, CA2, BKAV-CA, VIETTEL-CA, FPT-CA, NEWTEL-CA, SAFE-CA, EFY-CA,…

1.2 Cấu tạo của chữ ký số

Chữ ký số được thiết lập trên nền tảng công nghệ mật mã khóa công khai RSA (mật mã không đối xứng). Khi được cấp và sử dụng chữ ký số, người dùng sẽ sở hữu một khóa công khai (public key) và một khóa bí mật (private key).

Khóa bí mật (private key)	Đây là thành phần được dùng để tạo chữ ký số. Khóa bí mật thuộc hệ thống mã hóa không đối xứng và chỉ chủ sở hữu mới có quyền truy cập và sử dụng nó.
Khóa công khai (public key)	Đây là thành phần được dùng để kiểm tra chữ ký số. Khóa công khai thuộc hệ thống mã hóa công khai và được tạo ra từ khóa bí mật tương ứng. Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó để xác thực chữ ký số.
Người ký	Chủ thể hay thuê bao của khóa bí mật, thường là một doanh nghiệp hoặc cá nhân. Họ sẽ sử dụng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của họ.
Người nhận	Doanh nghiệp hoặc cá nhân nhận thông điệp dữ liệu đã được ký số. Họ sẽ sử dụng chứng thư số của người ký để kiểm tra và xác thực chữ ký số trong thông điệp nhận được trước khi tiến hành các hoạt động hoặc giao dịch liên quan.
Ký số	Đây là quá trình cắm hoặc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để phần mềm tạo ra và gắn chữ ký số vào một thông điệp dữ liệu cụ thể.

RSA (Rivest-Shamir-Adleman) là một thuật toán mật mã hóa khóa công khai, được sử dụng để mã hóa và giải mã dữ liệu, ký số và xác minh chữ ký số trong các lĩnh vực: thương mại điện tử, ngân hàng điện tử, giao tiếp trực tuyến,… Ngoài ra, RSA cũng được sử dụng trong một số ứng dụng phi mật mã như: xác thực danh tính và quản lý bản quyền.

1.3 Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử (electronic signature) là một dạng chữ ký được tạo ra dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh, hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Nó gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để người phê duyệt có thể xác định được người chủ của dữ liệu trên các văn bản điện tử.

Chữ ký số (digital signature) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra thông qua sự biến đổi thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Với chữ ký số, người nhận có thể sử dụng thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký để xác định chính xác nguồn gốc và đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.

Như vậy, chữ ký số là một tập hợp con của chữ ký điện tử, được xác thực thông qua bên thứ ba là các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA).

Cả hai loại chữ ký này đều hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi sử dụng chữ ký điện tử không có sự xác thực của CA, doanh nghiệp cần cân nhắc các rủi ro có thể phát sinh:

• Chữ ký điện tử không có giá trị pháp lý và chưa được cơ quan Nhà nước chấp nhận như chữ ký số được CA chứng nhận.
• Trên một văn bản đã được ký duyệt, chữ ký điện tử có thể bị chèn thêm, xóa đi hoặc chỉnh sửa thông tin, chẳng hạn như sửa thời gian ký. Trong những trường hợp này, các đơn vị cung cấp phần mềm sẽ không chịu trách nhiệm về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.

2. Chữ ký số có thể sử dụng trong trường hợp nào?

2.1 Chữ ký số cá nhân

Chữ ký số cá nhân là chữ ký số của một cá nhân độc lập. Chữ ký số này có vai trò tương đương với chữ ký tay, giúp xác thực danh tính của cá nhân, đảm bảo tính toàn vẹn cũng như đơn giản hóa quá trình ký kết và giao dịch. Ứng dụng của chữ ký số cá nhân rất đa dạng, bao gồm:

• Ký kết văn bản điện tử: hợp đồng, hóa đơn, thỏa thuận, tờ khai thuế TNCN,…
• Tham gia giao dịch trực tuyến: ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến,…
• Đăng ký dịch vụ công trực tuyến: đăng ký giấy phép kinh doanh, đăng ký thành lập doanh nghiệp, xin cấp phép xây dựng,…

2.2 Chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức

Chữ ký số dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của doanh nghiệp, tổ chức. Chữ ký số giúp quá trình trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với cơ quan hành chính diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Các trường hợp doanh nghiệp và tổ chức có thể sử dụng chữ ký số bao gồm:

• Tham gia cổng dịch vụ công trực tuyến: khai thuế điện tử, khai hồ sơ BHXH điện tử, nộp thuế điện tử, hải quan điện tử,…
• Tham gia giao dịch: ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thương mại điện tử, mua bán và thanh toán qua mạng,…
• Ký kết chứng từ nội bộ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu tạm ứng, báo cáo quản trị,…
• Ký kết văn bản điện tử: hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng ba bên,…

2.3 Chữ ký số cho cá nhân thuộc tổ chức

Chữ ký số cá nhân thuộc các tổ chức, doanh nghiệp là chữ ký số dùng để nhận diện chủ thể là các cá nhân (Tổng giám đốc, Giám đốc, Trưởng phòng,…) thuộc tổ chức, doanh nghiệp trong môi trường điện tử. Chữ ký số này có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay của cá nhân trong tổ chức hay doanh nghiệp. Mục đích sử dụng của chữ ký số cá nhân thuộc tổ chức bao gồm:

• Giao dịch các nghiệp vụ nội bộ: Ký xác nhận các văn bản điện tử hoặc email, đăng nhập hệ thống bảo mật, ký phiếu tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi,…
• Tham gia các giao dịch bên ngoài do tổ chức ủy quyền: Giao dịch hoặc thanh toán thương mại điện tử, ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử,…

3. Quy định của pháp luật về chữ ký số

3.1 Điều kiện đảm bảo an toàn của chữ ký số

Theo quy định tại Điều 9 thuộc Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng những điều kiện sau:

Thời gian hiệu lực: Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và có thể kiểm tra bằng khóa công khai được ghi trên chứng thư số đó.

Nguồn gốc chứng thực: Chữ ký số phải được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

Quản lý khóa bí mật: Khóa bí mật được kiểm soát bởi duy nhất người ký tại thời điểm ký.

Do đó, trước khi quyết định mua thuê bao chữ ký số, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lưỡng xem chữ ký số có đảm bảo đầy đủ các điều kiện của chữ ký điện tử an toàn hay không. Nếu không, chữ ký số đó sẽ bị đánh giá là không hợp lệ và không có giá trị pháp lý.

3.2 Hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số trên văn bản điện tử

Thông tư 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn việc sử dụng chữ ký số trên văn bản điện tử, áp dụng cho các tổ chức và cơ quan hành chính Nhà nước. Các cá nhân và doanh nghiệp không thuộc Nhà nước vẫn có thể áp dụng các quy định trong Thông tư này.

Mẫu chữ ký số cho tổ chức, doanh nghiệp:

• Hình ảnh chữ ký số: Hình ảnh đại diện cho chữ ký số doanh nghiệp phải là mẫu con dấu màu đỏ của doanh nghiệp. Hình ảnh này có giá trị pháp lý tương đương với con dấu thực, nên kích thước phải bằng kích thước thật và được lưu dưới định dạng .png.
• Thông tin chữ ký số: Chữ ký số hợp lệ phải hiển thị đầy đủ tên doanh nghiệp/tổ chức/cơ quan, thời gian ký (ngày tháng năm, giờ, phút, giây) theo múi giờ Việt Nam chuẩn ISO 8601.

Mẫu chữ ký số cho cá nhân:

• Hình ảnh đại diện cho chữ ký số của mỗi cá nhân là chữ ký tay của người ký, có màu xanh, được lưu và hiển thị dưới định dạng .png.
• Chữ ký số cá nhân không yêu cầu thông tin của người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.

4. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số?

Theo đó, những ưu điểm nổi bật của chữ ký số như sau:

• Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử: Chữ ký số bảo đảm tính toàn vẹn và là phương thức duy nhất để xác thực tính pháp lý của văn bản điện tử, đồng thời cũng xác thực danh tính của người ký. Chữ ký số là bằng chứng rõ ràng, chống lại sự chối bỏ trách nhiệm trên các văn bản và nội dung đã ký.
• Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin: Việc giả mạo chữ ký số là điều gần như không thể, và cũng đảm bảo chỉ người nhận mới có thể mở và đọc được văn bản đã ký.
• Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí xử lý giấy tờ: Thay vì phải in ấn, lưu trữ và ký tay từng tài liệu và văn bản, người dùng có thể ký từ xa hàng loạt văn bản điện tử và gửi trực tiếp cho lãnh đạo, đối tác, khách hàng.
• Tối ưu hóa lịch trình làm việc của CEO và các cấp quản lý: Chữ ký số cho phép quá trình ký kết diễn ra ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào, trên cả máy tính và thiết bị di động. Điều này đặc biệt tiện dụng cho những lãnh đạo cần ký duyệt nhiều nhưng thường xuyên đi công tác hoặc làm việc bên ngoài văn phòng.

Đọc thêm: Chuyển đổi số là gì? “Sổ tay” chuyển đổi số cho doanh nghiệp

5. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

5.1 Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là một dạng chữ ký số truyền thống và được dùng phổ biến nhất hiện nay. Loại chữ ký số này yêu cầu sử dụng một thiết bị phần cứng chuyên dụng – USB Token, dùng để lưu trữ dữ liệu mã hóa và thông tin của cá nhân hoặc tổ chức. Để ký số bằng USB Token, người dùng cần cắm thiết bị USB vào máy tính và thực hiện ký tài liệu điện tử.

5.2 Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (Remote Signature), còn gọi là chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số di động, hay chữ ký số trực tuyến, là một công nghệ chữ ký số tiên tiến. Loại chữ ký số này được đánh giá là có tính năng và ứng dụng vượt trội nhất so với các loại chữ ký số khác.

Hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây (cloud-based), chữ ký số từ xa cho phép người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị điện tử (điện thoại, máy tính, tablet,…) mà không cần phụ thuộc vào thiết bị phần cứng. Điều này khắc phục hoàn toàn nhược điểm của chữ ký số USB Token và mang lại sự tiện lợi tối đa khi sử dụng.

5.3 Chữ ký số SmartCard

Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được các nhà cung cấp viễn thông tích hợp sẵn trên SIM, cho phép người dùng ký số trực tiếp bằng thiết bị di động. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của loại chữ ký số này là sự phụ thuộc vào SIM của nhà mạng. Nếu SIM của người dùng nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng, việc ký số không thể thực hiện được.

5.4 Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) là một loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử, đồng thời xử lý và truyền nhận lệnh ký qua các giao thức mạng.

HSM là một thiết bị vật lý chuyên dụng, giúp người dùng quản lý và bảo vệ cặp khóa chứng thư số, đảm bảo tính xác thực mạnh mẽ cho các ứng dụng mã hóa. Thiết bị HSM có thể được thiết kế dưới dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc một thiết bị phần cứng độc lập kết nối qua mạng.

6. Các nhà cung cấp chữ ký số uy tín tại Việt Nam

6.1 Viettel

Chữ ký số Viettel (Viettel CA) hay Chứng thư số Viettel là giải pháp tiên tiến, an toàn và bảo mật, với khả năng mã hóa toàn diện thông tin và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử. Bên cạnh việc ký số bằng USB Token truyền thống, Viettel CA còn cho phép người dùng ký số qua mọi thiết bị di động trong phạm vi sóng Viettel. Những tính năng nổi bật của chữ ký số Viettel:

• Được công nhận có giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2005 (số 51/2005/QH11) và Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Hệ thống bảo mật tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.
• Hỗ trợ đa dạng các dịch vụ và giao dịch điện tử, như kê khai thuế điện tử, hải quan điện tử, hóa đơn điện tử và BHXH điện tử.
• Cấp phát chứng thư số nhanh chóng, chỉ trong vòng 24 giờ.

6.2 VNPT

VNPT SmartCA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo mô hình ký số từ xa, cho phép người dùng xác thực và ký số mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị mà không cần đến USB Token. Những tính năng nổi bật của chữ ký số VNPT:

• Ký số từ xa, không cần phần mềm hỗ trợ hay các thiết bị phần cứng như USB Token, SmartCard, hoặc HSM.
• Tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật eIDAS – tiêu chuẩn cao nhất của châu Âu, cũng như các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, đảm bảo an toàn và bảo mật cho các giao dịch điện tử.
• Cho phép người dùng quản lý và theo dõi lịch sử giao dịch và ký kết của từng chứng thư số.

6.3 FPT

Chữ ký số FPT-CA là giải pháp tích hợp toàn diện cho các nghiệp vụ ký số như khai thuế, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH, ký hóa đơn điện tử, hải quan điện tử và giao dịch ngân hàng, kho bạc,… theo các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và Thuế. Những tính năng nổi bật của chữ ký số FPT:

• Là cơ sở hạ tầng khóa công khai (PKI) thuộc Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia (VietNam National Root Certification Authority).
• Tích hợp hệ thống bảo mật với cấp độ cao nhất 4+ (Evaluation Assurance Level 4+ – EAL4+).
• Hỗ trợ đăng ký và hoàn tất thủ tục sử dụng chỉ trong 1 ngày.

6.4 CyberHSM

Chữ ký số CyberHSM là một trong những dịch vụ chữ ký HSM tiên phong tại Việt Nam, cung cấp khả năng lưu trữ chứng thư và chữ ký số trực tuyến với độ bảo mật cao trên nền tảng đám mây. Những tính năng nổi bật của chữ ký số CyberHSM:

• Cho phép người dùng thực hiện ký số mọi lúc, mọi nơi với chỉ một thiết bị (máy tính hoặc điện thoại) có kết nối internet, giúp quá trình làm việc và giao dịch trở nên tiện lợi và nhanh chóng hơn.
• Ký số tập trung thay vì phân tán, cho phép nhiều người sử dụng chung một chứng thư số của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí mua chứng thư số.
• Tốc độ ký số cao và xác thực an toàn, đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn liên tục theo trình tự thời gian.

6.5 NewCA

NewCA là giải pháp chữ ký số công cộng được Bộ Công Thương, Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Bộ Y tế và nhiều Bộ ngành khác công nhận giá trị pháp lý, đáp ứng nhu cầu ký kết và xác thực danh tính trong môi trường điện tử toàn quốc. Những tính năng nổi bật của chữ ký số NewCA:

• NewCA dành cho doanh nghiệp, tổ chức: kê khai và nộp thuế điện tử, hải quan điện tử, BHXH điện tử, đấu thầu điện tử, hóa đơn điện tử,… và các tác nghiệp trong nội bộ.
• NewCA dành cho cán bộ nhân viên trong tổ chức: ký kết văn bản, công văn nội bộ hoặc thực hiện các tác vụ điện tử do tổ chức ủy quyền.
• NewCA dành cho cá nhân: kê khai thuế điện tử cá nhân, ngân hàng điện tử, thanh toán, mua sắm và các giao dịch trực tuyến khác.

7. Về Base Sign – Ứng dụng kết hợp chữ ký điện tử và chữ ký số cho doanh nghiệp

7.1 Base Sign có chữ ký điện tử nội bộ (miễn phí) trên Base Platform

Chữ ký nội bộ (chữ ký điện tử) miễn phí có khả năng tự động tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Base Platform, giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình ký kết văn bản nội bộ một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn, mà không cần phải đăng ký qua nhà cung cấp chữ ký số. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:

1. Tích hợp Base Office – Ứng dụng quản lý công văn (nơi ban hành, lưu trữ các công văn nội bộ trong doanh nghiệp): Doanh nghiệp có thể tạo mới “Chính sách thưởng phòng ban Marketing” và yêu cầu CMO ký số, sau đó CEO sẽ tiến hành ký số. Kết quả là công văn sẽ có hiệu lực và được ban hành ngay lập tức mà không cần phải ký tay và upload ảnh hoặc file scan lên hệ thống.

2. Tích hợp Base Request – Ứng dụng quản lý phê duyệt (nơi nhân viên cấp dưới gửi nội dung đề xuất lên cấp trên để xin phê duyệt): Doanh nghiệp có thể tạo mới “Đề xuất duyệt chi phí tổ chức sự kiện” và gửi cho CFO để phê duyệt. CFO có thể tiến hành ký số ngay trên phiếu duyệt chi mà không cần phải in và xin chữ ký tay từ Kế toán.

3. Tích hợp Base Workflow – Ứng dụng quản lý và tự động hóa quy trình (nơi xử lý các nhiệm vụ công việc tuần tự từng bước theo đúng quy trình doanh nghiệp đã đặt ra): Doanh nghiệp có thể tạo mới nhiệm vụ “Hợp đồng với đối tác A” và xử lý các bước trong quy trình. Khi đến bước CEO ký số, CEO có thể tiến hành ký số trực tiếp. Kết quả là tài liệu hợp đồng sẽ được gửi cho đối tác dưới dạng file mềm mà không cần phải in và xin chữ ký tay từ Pháp chế.

7.2 Base Sign có tích hợp chữ ký số của các nhà cung cấp

Tính đến thời điểm hiện tại, Base Sign đã tích hợp chữ ký số của các nhà cung cấp uy tín hàng đầu Việt Nam, điển hình là VNPT-SmartCA, FPT-CA.

1. Tích hợp chữ ký số VNPT-SmartCA

Để tích hợp chữ ký số VNPT-SmartCA vào ứng dụng Base Sign, trước tiên người dùng cần đăng ký tài khoản ký số với nhà cung cấp VNPT. Sau đó, tải ứng dụng VNPT-SmartCA về điện thoại và đăng nhập bằng tài khoản do VNPT cung cấp. Ứng dụng này cho phép người dùng xác thực danh tính trước khi ký số văn bản.

2. Tích hợp chữ ký số của nhà cung cấp FPT-CA

FPT là đơn vị duy nhất trên thị trường cung cấp tích hợp “ký số bằng phương thức FPT eSign Cloud”. Tại ứng dụng Base Sign, doanh nghiệp có thể trực tiếp đăng ký tạo mới chữ ký số FPT-CA mà không cần phải đăng ký thông qua nhà cung cấp FPT. 

Để làm điều này, thông tin về chủ tài khoản cần được điền đầy đủ trên trang Đăng ký chữ ký điện tử và chờ FPT-CA phê duyệt (Trạng thái “Pending”). Khi thông tin tài khoản của doanh nghiệp đã được xác nhận và kích hoạt bởi FPT-CA, Base Sign sẽ tự động kích hoạt và cho phép doanh nghiệp bắt đầu sử dụng chữ ký số trên ứng dụng (Trạng thái “Active”).

3. Hỗ trợ chữ ký số với USB Token & File mềm cho tất cả nhà cung cấp

Để tích hợp chữ ký số USB Token (phần cứng) và File mềm vào ứng dụng Base Sign, người dùng thực hiện các bước sau:

Đối với tài khoản có chữ ký số Remote Signing, văn bản sẽ được mặc ký bằng loại chữ ký này. Đối với tài khoản không có chữ ký số Remote Signing, văn bản được mặc định ký bằng USB Token. 

Hiện tại Base Sign đang hỗ trợ chữ ký số với USB Token & File mềm cho tất cả nhà cung cấp, chỉ cần người dùng cài đặt FPT SignPlugin vào máy tính cá nhân. Hệ thống sẽ cho phép lựa chọn các tài khoản ký, kiểu chữ ký, vị trí ký,… linh hoạt

7.3 Hướng dẫn thao tác ký số / ký điện tử trên Base

Người dùng có thể trình ký các văn bản riêng lẻ trên Base Sign, hoặc ký các văn bản đính kèm trong các ứng dụng khác thuộc Base Platform. 

Quy trình trình ký trực tiếp trên Base Sign:

• Tất cả nhân sự trong doanh nghiệp đều có thể trình ký văn bản bằng cách tải tài liệu lên ứng dụng Base Sign và điền các thông tin cần thiết, cũng như gợi ý vị trí ký cho từng người.
• Người có thẩm quyền ký văn bản sẽ nhận được thông báo tức thời từ Base Sign để bắt đầu thao tác. Có thể điều chỉnh lại vị trí và kích thước của chữ ký cho phù hợp, thay đổi nhà cung cấp chữ ký CA, thay đổi phương thức xác thực khi ký,… Và đối với chữ ký số được cung cấp bởi FPT-CA, người dùng có thể tùy chọn ký đơn (một chữ ký duy nhất tại một vị trí trên văn bản) hoặc ký nháy (ký trên tất cả các trang của văn bản tại cùng một vị trí).
• Sau khi ký thành công, tất cả các chữ ký trong văn bản sẽ được liệt kê ở cột bên phải. Người dùng có thể tải về file văn bản dưới dạng file mềm với hai lựa chọn: File có đầy đủ thông tin chữ ký số (bao gồm tên người ký, thời gian ký) hoặc File chỉ có hình ảnh của chữ ký.

Còn trên các ứng dụng khác của Base, quy trình ký kết các văn bản đính kèm với đề xuất, quy trình,… thường tốn rất nhiều thời gian và công sức để làm thủ công. Nhưng sau khi tích hợp cùng Base Sign, giờ đây các văn bản đính kèm này đã có thể được trực tiếp ký số CA một cách thuận tiện.

Sau khi trình ký trên các ứng dụng khác nhau, tất cả các văn bản full-sign sẽ được đồng bộ sang Base Sign để tiện cho việc tra cứu và lưu trữ.

Thêm tính năng sử dụng mã QR để xác thực bản in của các văn bản đã được ký số

Mặc dù chữ ký số CA đã có hiệu lực pháp lý với phiếu chi điện tử, nhưng lại không thể xác thực với phiếu chi bản cứng. Điều này làm bất tiện cho nhiều doanh nghiệp cần in tài liệu để đưa vào bộ chứng từ hoặc hồ sơ thanh toán.

May mắn thay, ứng dụng Base Sign có thể giúp giải quyết vấn đề này khi cho phép người dùng tải về các mẫu in như “Bảng tổng hợp công tác phí” dưới dạng file PDF kèm theo mã QR. Bằng cách quét mã QR, người dùng có thể dễ dàng xác thực chữ ký số bên trong, biết người ký và thời điểm ký một cách đáng tin cậy.

7.4 Một số tính năng đặc biệt của Base Sign

Hỗ trợ hiển thị nhiều kiểu chữ ký

Đối với chữ ký số trên Base Sign, người dùng có thể tùy chỉnh mẫu chữ ký để nó trở nên đẹp hơn bằng cách thiết lập các thông số, ví dụ như:

• Visual setup: Hiển thị hình ảnh tick xanh “Signature Valid” sau khi ký.
• Signature style: Chọn kiểu hiển thị chữ ký bên trái/phải/trên/dưới hình ảnh, hoặc ngược lại.
• Max font size: Chọn độ lớn tối đa của chữ.
• Text color: Chọn màu chữ hiển thị (Đen, Vàng, Xanh, Xanh lơ, Xám,…)
• Font style: Chọn kiểu font cho chữ hiển thị (Arial, Times New Roman, Tahoma, Verdana)
• Datetime format: Chọn định dạng thời gian
• …

Hỗ trợ 1 tài khoản có nhiều chữ ký

Đối với mỗi tài khoản trên Base, hệ thống cho phép thiết lập nhiều chữ ký số để giải quyết vấn đề liên quan đến Văn thư / Người đại diện công ty / Người giữ chữ ký Doanh nghiệp (Con dấu). Người dùng có thể chọn một tài khoản mặc định, và lựa chọn chuyển nhanh sang các tài khoản khác nếu cần.

Cho phép vô hiệu hóa file ký

Vô hiệu hóa file ký đề cập đến việc làm cho một file ký không còn có hiệu lực nữa. Trên Base Sign, việc này được thực hiện bởi các quản trị viên hoặc người có thẩm quyền tương tự để đảm bảo tính an toàn và tuân thủ các quy định pháp lý. File đã được vô hiệu hóa sẽ không thể ký tiếp, được gắn mác Invalidated và có bộ lọc riêng trên ứng dụng.

Với file đã vô hiệu hóa, người dùng có thể lọc theo trường “Đã vô hiệu”.

8. Kết bài

Trên đây là tất cả các thông tin liên quan đến chữ ký số. Hy vọng rằng bài viết đã giúp doanh nghiệp hiểu hơn về vai trò, ứng dụng, tính pháp lý của chữ ký số cũng như đặc trưng của một số nhà cung cấp chữ ký số uy tín trên thị trường. Chúc doanh nghiệp sớm tìm được giải pháp chữ ký số phù hợp với nhu cầu và có thể tối ưu hóa quy trình ký kết, giao dịch bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.