Những năm gần đây, thế giới chứng kiến nhiều sự “điên rồ”: đại dịch Covid-19, những mô hình kinh doanh mới, xu hướng công nghệ mới, hành vi khách hàng mới, nguồn nhân lực mới,… tạo ra khái niệm kỷ nguyên VUCA: Biến động (Volatility), Bất định (Uncertainty), Phức tạp (Complexity), và Mơ hồ (Ambiguity). Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số nổi lên như xu thế tất yếu tại tất cả ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh.
Đĩa CD cũ bị thay thế bởi danh sách nhạc trên Youtube và Spotify. Các cuộc giao dịch tại chỗ của ngân hàng nhường chỗ cho internet banking và ví điện tử. Trường học tập trung đóng cửa, học sinh sinh viên học trực tuyến trên ứng dụng Zoom. Mô hình làm việc từ xa, làm việc tại nhà cũng đòi hỏi trang bị phần mềm cộng tác và quản lý công việc.
Nếu không muốn bị tụt hậu và biến mất, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi số.
1. Chuyển đổi số là gì?
1.1. Định nghĩa chuyển đổi số
Theo định nghĩa của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, chuyển đổi số là “quá trình tích hợp, áp dụng công nghệ số vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả quản lý, nâng cao sức cạnh tranh và tạo ra các giá trị mới”.
Giống như cách gọi tên, “chuyển đổi số” được chia làm hai phần. “Chuyển đổi” là quá trình cải tiến, thay đổi quy trình vận hành, văn hoá và trải nghiệm khách hàng nhằm đáp ứng các nhu cầu mới của thị trường và bối cảnh kinh doanh. Còn “số hoá” là quá trình áp dụng công nghệ để đưa dữ liệu lên nền tảng số.
Chuyển đổi số là một khái niệm được nhắc tới thường xuyên, nhưng theo số liệu khảo sát thực tế của Base.vn tại nhiều tỉnh thành như Hà Giang, Hoà Bình, Quảng Nam, Ninh Thuận, Bình Phước,… có tới 30% doanh nghiệp dù quan tâm nhưng vẫn còn nhiều mơ hồ xoay quanh chuyển đổi số.
1.2. Những hiểu lầm phổ biến nhất về chuyển đổi số
#Hiểu lầm thứ 1: Chuyển đổi số đơn thuần là áp dụng công nghệ
Khi nhắc đến chuyển đổi số, dường như mọi người đang quá quan tâm đến phần “số” mà không đặt trọng tâm vào sự “chuyển đổi”. Công nghệ thực chất chỉ là công cụ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh và hiệu quả hơn, chứ bản thân việc áp dụng công nghệ không đảm bảo được kết quả kinh doanh.
Chuyển đổi số là một bài toán tổng thể xoay quanh việc thay đổi tư duy và thói quen làm việc của con người, tập trung vào các giá trị nào, quá trình tối ưu hoá từ phương thức thủ công sang môi trường số hiệu quả ra sao, và liệu doanh nghiệp có khả năng thích ứng nhanh chóng khi cần.
Bạn không nhất thiết phải áp dụng những công nghệ cao siêu để tiến hành một cuộc chuyển đổi. Nếu doanh nghiệp vẫn chưa có thói quen làm việc theo quy trình và vận hành còn nặng về mặt giấy tờ, thì nên bắt đầu từ việc lựa chọn một công nghệ “đủ tốt”. Miễn là được xây dựng trên triết lý quản trị đúng đắn, phần mềm ấy có thể vừa giúp giải quyết nút thắt hiện tại vừa giúp hình thành văn hóa làm việc mới trong doanh nghiệp.
# Hiểu lầm thứ 2: Chuyển đổi số vô cùng tốn kém
Theo ước tính của IDC vào năm 2022, các dự án chuyển đổi số sẽ tiêu tốn chi phí vào khoảng 2 nghìn tỷ đô la. Con số trên dường như đã gây hoang mang cho nhiều doanh nghiệp nhỏ: “Liệu đây có phải cuộc chơi dành cho kẻ ít tiền?”
Nhưng trên thực tế, trong một cuộc khảo sát gần đây, 88% CIO (Chief Information Officer – Giám đốc công nghệ thông tin) của các công ty có tiềm lực kinh tế lớn thừa nhận họ đã thất bại hoặc buộc phải trì hoãn quá trình chuyển đổi số của mình. Rõ ràng, tiền không phải là yếu tố quyết định chuyển đổi số thành công.
#Hiểu lầm thứ 3: Chuyển đổi số là sân chơi riêng của các ông lớn trong làng công nghệ
Netflix, Uber, Airbnb, Spotify,… những cái tên xuất hiện dày đặc trên trên phương tiện truyền thông đã tạo ra hiểu lầm rằng chuyển đổi số là sân chơi riêng của các unicorn và startup công nghệ.
Quả thực các mô hình kinh doanh cũ bị giới hạn chuyển đổi bởi sức ì do cơ chế, quy trình và bộ máy tổ chức tạo ra. Tuy nhiên, những doanh nghiệp truyền thống chính là trụ cột nuôi dưỡng nền kinh tế và có sẵn tiềm lực nhất định trên thị trường, nên mặc dù có thể thích ứng chậm hơn nhưng cánh cửa chuyển đổi số vẫn luôn rộng mở.
Thêm vào đó, quá trình chuyển đổi số ngày càng được tinh gọn. Những đột phá công nghệ như điện toán đám mây, bộ mã nguồn mở,… đã chia đều cơ hội cho mọi doanh nghiệp, khi giờ đây bạn hoàn toàn có thể tham gia cuộc chơi dù nguồn lực con người và kinh phí còn hạn hẹp.
2. Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang cần chuyển đổi số?
Dấu hiệu lớn nhất: Kinh doanh theo cách cũ không đem lại kết quả tốt như cũ
Tháng 9 năm 2013, “gã khổng lồ” công nghệ một thời Nokia chính thức bị mua lại bởi Tập đoàn Microsoft với giá 7,17 tỷ USD. Trong cuộc họp báo, vị CEO của Nokia đã kết thúc bài phát biểu của mình rằng “Chúng tôi không làm gì sai, nhưng bằng cách nào đó, chúng tôi đã thất bại.”
Thực tế mà nói thì các hoạt động kinh doanh của Nokia không hề sai, họ chỉ trung thành với những yếu tố làm nên thành công trước đó. Tuy nhiên thế giới lại thay đổi quá nhanh, sự cố chấp với bộ máy quản trị lỗi thời cũng như sự chậm chân với công nghệ smartphone mới của Nokia đã tước đi cơ hội của chính họ. Trong khi đó, các đối thủ khác như Apple, Samsung hay Google lại thích ứng với thời cuộc quá tốt nên nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường.
Sự sụp đổ của “đế chế” Yahoo cũng khởi nguồn từ sai lầm tương tự, khi dứt khoát từ chối lời mời đồng hành công nghệ cùng Google, Facebook và Microsoft.
Câu chuyện của Nokia và Yahoo đã chứng minh bài học luôn đúng trong mọi thời đại: Doanh nghiệp có thể thất bại vì tiếp tục làm những điều từng đúng trong quá lâu. Và đây cũng là lời khuyên dành cho các nhà quản trị của thế kỷ 21: Ngay khi nhận thấy cách kinh doanh cũ không mang lại kết quả tốt như cũ, chính là lúc bạn cần chuyển đổi số để cải tổ doanh nghiệp mình.
Dấu hiệu thứ 2: Lãnh đạo dần mất kiểm soát và phải hạ thấp tiêu chuẩn của mình
Khi doanh nghiệp ngày càng lớn, chắc hẳn bạn không thể lúc nào cũng để mắt tới từng nhân viên. Sai sót sẽ liên tục phát sinh và nhiều công việc bị chậm trễ tiến độ. Sự “lệch chuẩn” ấy tồn tại lâu dài trong doanh nghiệp bạn và dần dần trở thành tiêu chuẩn mới thấp hơn: Thay vì 100% thì 80% cũng được chấp nhận.
Để phòng ngừa hoặc giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp cần trang bị các công cụ hiện đại với hiệu suất cao và sai sót thấp để hỗ trợ công việc. Điều đáng nói là, chuyển đổi số có khả năng tối ưu cả hoạt động quản lý nhân viên.
Dấu hiệu thứ 3: Quản lý cần ra quyết định nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu
Khi ở vị trí quản lý, bạn được trả lương dựa trên chất lượng của các quyết định. Nhưng trên thực tế, nhiều khi nhà quản lý chỉ biết dựa trên cảm tính và dự đoán mơ hồ bởi không hề có dữ liệu hoặc dữ liệu bị sai.
Nếu chỉ dùng sức người để tổng hợp dữ liệu trên các công cụ thủ công như sổ sách, tin nhắn chat, email, Excel,… sai sót sẽ nhanh chóng xảy đến và nguồn lực để rà soát lại còn tiêu tốn hơn việc tổng hợp chúng nhiều lần. Mọi quyết định kinh doanh cần đưa ra dựa trên cơ sở khách quan, chính xác và tốc độ, nên trợ thủ đắc lực cho bạn không gì khác ngoài dữ liệu được số hóa thành công.
Dấu hiệu thứ 4: Nhân viên bị cản chân vì có quá nhiều công việc thủ công lặp lại
Doanh nghiệp luôn muốn nhân viên tạo ra nhiều giá trị và bản thân mỗi người cũng vậy. Nhưng các công việc thủ công lặp đi lặp lại cứ tiêu tốn hết thời gian, công sức và tâm trí, khiến nhân viên không còn cơ hội để phát huy năng lực.
Đây là vấn đề tồn đọng trong phần lớn các doanh nghiệp hiện nay. Hệ quả nhẹ thì nhân viên chán nản rệu rã và năng suất lao động thấp, nghiêm trọng hơn thì tỷ lệ nghỉ việc mỗi ngày một tăng.
Lúc này, chuyển đổi số có thể coi như một chiến lược nhân sự.
3. Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?
3.1. Mục đích ngắn hạn
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp giải quyết dứt điểm 4 nỗi đau:
- Chưa đủ tinh gọn và linh hoạt
- Lãng phí tài nguyên và nguồn lực
- Chưa thống nhất trong quản trị và điều hành
- Thiếu dữ liệu để tạo ra sự đột phá
Và đây là kết quả:
- Tốc độ tăng trưởng nhanh
- Nguồn lực được tiết kiệm, chi phí được cắt giảm
- Thực thi được chủ động, đạt mục tiêu dễ hơn
- Dữ liệu được tích luỹ, quyết định chính xác hơn
3.2. Mục đích trung hạn
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp bứt phá khỏi kỷ nguyên VUCA:
- Chuyển đổi số đối phó với Sự biến động (Volatility) và Sự không chắc chắn (Uncertainty) bằng tốc độ xoay chuyển của tổ chức và cách thực thi hoàn hảo để trở thành Doanh nghiệp tốc độ (Agile)
- Chuyển đổi số đối phó với Sự phức tạp (Complexity) bằng bộ máy tinh gọn, đa năng để trở thành Doanh nghiệp tinh gọn (Lean)
- Chuyển đổi số đối phó với Sự mơ hồ (Ambiguity) bằng việc kiểm soát và phân tích dữ liệu để trở thành Doanh nghiệp số (Data-driven)
3.3. Mục đích dài hạn
Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp không bị thụt lùi so với thời đại:
Về bản chất, chuyển đổi số được thúc đẩy bởi mong muốn cơ bản là giúp chính bản thân doanh nghiệp vận hành và kinh doanh tốt hơn. Tuy nhiên xét trong bối cảnh tổng thể ngày nay, chuyển đổi số đã trở thành một xu hướng không thể đảo ngược mà nếu bạn đứng im thì đồng nghĩa bạn đang thụt lùi.
Nếu các đối thủ của bạn đang tận dụng chuyển đổi số để tối ưu sản xuất, mở rộng phân phối, cải thiện trải nghiệm khách hàng và xây dựng môi trường làm việc tuyệt vời cho nhân viên, thì bạn cũng nên bắt đầu cuộc đua.
Cứ 10 công ty có tên trong danh sách Fortune 500 hiện nay, sẽ có 4 công ty biến mất trong vòng 10 năm tới, nhường chỗ cho các công ty mới, biết tận dụng thế mạnh của công nghệ để bứt phá.
4. Lộ trình chuyển đổi số (3 giai đoạn)
Giai đoạn 1: SỐ HOÁ
Ngày trước, hầu hết doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ trên các công cụ thủ công (sổ cái, giấy A4, máy in, máy fax,…). Chúng yêu cầu bạn phải xử lý các tài liệu cứng nếu muốn thu thập hay chia sẻ thông tin. Sau đó, máy tính trở thành xu hướng, và số hoá là giai đoạn chuyển đổi tất cả các thông tin trên giấy lên nền tảng số dưới định dạng tệp tin kỹ thuật số.
Giai đoạn 2: TỐI ƯU
Tối ưu là giai đoạn sử dụng dữ liệu số để đơn giản hóa cách bạn làm việc. Lưu ý rằng quá trình này không thay đổi cách thức kinh doanh và cũng không tạo ra các loại hình doanh nghiệp mới. Bạn vẫn tiếp tục vận hành theo các quy trình cũ nhưng nhanh hơn và tốt hơn, nhờ khả năng dễ dàng tiếp cận và xử lý dữ liệu.
Giai đoạn 3: CHUYỂN ĐỔI
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp đã có thể tận dụng sức mạnh công nghệ để xây dựng lại triệt để bộ máy vận hành nội bộ và phương thức giao tiếp với khách hàng. Bạn thậm chí có thể thay đổi cách thức kinh doanh và tạo ra mô hình doanh nghiệp hoàn toàn mới.
5. Công thức chuyển đổi số (6 trụ cột)
Để chinh phục mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng, cân bằng và tổng hoà đồng thời 6 trụ cột dưới đây. Nếu thiếu đi dù chỉ một yếu tố, định hướng chuyển đổi số chắc chắn bị lung lay.
Trụ cột 1: Trải nghiệm số cho khách hàng
Trong một cuộc khảo sát của Salesforce, hơn 50% số người cho rằng công nghệ đã thay đổi đáng kể kỳ vọng của họ về cách doanh nghiệp nên tương tác với khách hàng. The Economist Intelligence Unit cũng công bố kết quả nghiên cứu, rằng doanh thu có khả năng tăng nhanh hơn tới 59% khi doanh nghiệp ưu tiên đầu tư vào trải nghiệm khách hàng, bởi 86% khách hàng muốn chi trả nhiều hơn cho một trải nghiệm khách hàng tốt.
Dễ thấy nhất, “trải nghiệm số” được tạo ra khi doanh nghiệp ứng dụng công nghệ tại các điểm tiếp xúc trên bản đồ hành trình khách hàng: tư vấn tính năng, trải nghiệm dùng thử, đặt hàng thanh toán, chăm sóc hậu mãi,…
Trụ cột 2: Chiến lược số
Chiến lược được ví như hạt giống của doanh nghiệp. Để không đi chệch khỏi lộ trình chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp bắt buộc chuẩn bị một chiến lược số hoàn chỉnh; bắt đầu từ tầm nhìn của nhà lãnh đạo, bao gồm mục tiêu và kế hoạch hành động cụ thể cho từng giai đoạn và từng bộ phận trên lộ trình.
Có thể bắt đầu bằng đánh giá nội bộ để xác định những lỗ hổng mà bạn đang hoặc có thể phải đối mặt. Vấn đề tồn đọng lớn nhất là gì? Đâu là chìa khóa cho sự sống còn của doanh nghiệp? Đối với các startup và doanh nghiệp nhỏ, câu trả lời có thể rất đơn giản: Chúng tôi cần khách hàng để có doanh số bán hàng; và cần một vài quy trình cốt lõi để vận hành bộ máy. Khi quy mô doanh nghiệp tăng dần, chiến lược số cũng sẽ phức tạp hơn cả về độ sâu và độ rộng.
Lưu ý, ngay cả khi lộ trình chuyển đổi số của doanh nghiệp chưa quá rõ ràng, hãy nhớ rằng bạn đang xây dựng mọi thứ cho tương lai. Khả năng thích ứng với sự thay đổi sẽ được dự báo trước trong kế hoạch chiến lược.
Trụ cột 3: Hạ tầng và công nghệ số
Hạ tầng số bao gồm các hạ tầng được cung cấp dưới dạng dịch vụ như viễn thông băng rộng, internet cáp quang, an ninh mạng,… Công nghệ số bao gồm trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (big data), điện toán đám mây (cloud computing), chuỗi khối (blockchain) và internet vạn vật (IoT). Đây là hai nền tảng giúp doanh nghiệp triển khai hoàn thiện các trụ cột chuyển đổi số khác, đồng thời đón đầu các xu hướng công nghệ mới nhất.
Trong chuyển đổi số, tích hợp công nghệ chính là chìa khóa. Một trong những sai lầm lớn nhất, dễ mắc phải nhất của doanh nghiệp là đầu tư vào một loạt các công nghệ khác nhau nhưng lại không có khả năng tích hợp. Chúng không hoạt động trơn tru cùng nhau, dẫn đến quy trình và thông tin đứt gãy, dữ liệu cũng bị phân tán ở nhiều nơi.
Nền tảng mở (open platform) có lẽ là lựa chọn phù hợp nhất mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBs) nên đầu tư vào. Trên đó sẽ bao gồm gần như đầy đủ các ứng dụng hỗ trợ cho từng mục đích phát triển của doanh nghiệp. Khi quy mô tăng và nhu cầu áp dụng công nghệ tăng, các ứng dụng khác hoàn toàn có thể được tích hợp thêm mà không cần phá vỡ cấu trúc hiện tại.
Trụ cột 4: Vận hành số
Làm thế nào để đạt được kết quả mong muốn? Làm thế nào để sử dụng đúng con người và công nghệ khi giải quyết vấn đề kinh doanh? Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và đánh giá tất cả quy trình nội bộ, sau đó tối ưu chúng theo hướng mang lại giá trị cao nhất.
Trong chuyển đổi số, cải tiến vận hành là việc tận dụng sức mạnh công nghệ để tối ưu các quy trình nghiệp vụ, mô hình quản lý, phương pháp cộng tác,… nhằm tối thiểu hoá sai sót, tối đa hóa kết quả đầu ra và tăng năng suất làm việc cho doanh nghiệp. Nếu không số hoá bộ máy vận hành, hoạt động thủ công của con người sẽ dần trở nên kém hiệu quả. Doanh nghiệp cũng lãng phí rất nhiều giá trị mà các trụ cột khác mang lại.
Bộ máy vận hành của doanh nghiệp được thiết lập bằng ba loại quy trình kinh doanh chính: vận hành, quản lý và hỗ trợ. Quy trình vận hành là “xương sống” cần thiết để xây dựng, phát triển và cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng. Quy trình quản lý là hệ thống theo dõi và giám sát ngân sách cũng như các cơ hội phát triển chiến lược. Quy trình hỗ trợ là mạng lưới phụ đằng sau như theo dõi an ninh văn phòng, thống kê tài sản nội bộ hoặc xử lý khiếu nại khách hàng. Hiểu rõ từng loại quy trình này giúp bạn nhanh chóng xác định những bên cần tham gia vào quá trình số hoá cũng như tiêu chuẩn thành công là gì.
“Một vài người không thích sự cải tiến, nhưng bạn buộc phải cải tiến bởi lạc hậu chính là một thảm họa.” (Elon Musk – CEO Tesla, Founder & CEO SpaceX)
Trụ cột 5: Văn hoá số
Nếu chiến lược kinh doanh được ví như hạt giống thì văn hóa doanh nghiệp chính là đất. Một nền văn hoá lành mạnh sẽ cung cấp các nguyên tắc hoặc quy tắc ứng xử ngầm nhằm định hướng mỗi nhân sự tới hành động phù hợp cũng như đưa ra các lựa chọn có ích cho mục tiêu và chiến lược chung.
Trong một nghiên cứu về chuyển đổi số, Jim Hemerling và các cộng sự tại Boston Consulting Group cho biết “90% các công ty tập trung vào xây dựng văn hoá đã sở hữu nền tảng tài chính vững chắc hoặc có sự đột phá về tài chính, trong khi tỷ lệ này ở các công ty bỏ qua văn hoá chỉ đạt mức 17%”.
Giống như bất kỳ quá trình chuyển đổi lớn nào, chuyển đổi số đòi hỏi phải thấm nhuần một nền tảng văn hoá hỗ trợ tốt nhất cho từng bước trong chiến lược. Có thể hiểu đơn giản, bản chất của chuyển đổi số là một hành trình văn hóa để doanh nghiệp chuyển mình thành doanh nghiệp số và tạo ra các giá trị văn hóa số; thể hiện ở việc công nghệ đã làm thay đổi và trở thành một phần tích cực trong niềm tin, tư duy và thái độ của mỗi con người.
Dù đã được số hóa nhưng văn hoá doanh nghiệp vẫn cần giữ 5 đặc tính sau:
- Lấy khách hàng làm trung tâm
- Coi trọng ủy quyền hơn là kiểm soát
- Khuyến khích táo bạo hơn là thận trọng
- Nhấn mạnh hành động hơn là lập kế hoạch
- Coi trọng hợp tác hơn là nỗ lực cá nhân
Trụ cột 6: Dữ liệu số
Sự phát triển của công nghệ đã đặt ra những thách thức về lưu trữ, phân tích và sử dụng dữ liệu. Nếu biết khai thác một cách hiệu quả thì dữ liệu lớn (big data) sẽ trở thành khối tài sản vô giá giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, tối ưu hóa sản phẩm, đồng thời đưa ra những quyết định nhanh và đúng hơn.
Theo Oracle, việc phân tích big data đã giúp các doanh nghiệp kiếm được 10,66$ trên mỗi 1$ chi phí phân tích, tức là lợi nhuận cao gấp 10 lần.
Quản trị theo định hướng dữ liệu (data-driven) không phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ mà bản chất là về khối lượng dữ liệu bạn có. Lượng dữ liệu trong mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy đặc thù ngành hàng. Tùy vào lượng dữ liệu lớn hay nhỏ mà sẽ có những cách quản trị và ứng dụng khác nhau.
Còn trong đa số doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam hiện nay, chúng ta chỉ cần quan tâm chủ yếu đến các dữ liệu về doanh thu, chi phí hoặc vận hành. Bạn hoàn toàn có thể triển khai hệ thống dữ liệu nội bộ bằng một số phần mềm, từ bước thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, phân tích chuyên sâu cho đến hiển thị chúng trên các báo cáo đa dạng.
6. Các lý do phổ biến khiến chuyển đổi số thất bại
1. THIẾU PHƯƠNG PHÁP & NGUYÊN LÝ: Nếu triển khai chuyển đổi số mà không có lộ trình, mục tiêu, danh mục nhiệm vụ hoặc nguyên lý để đi theo; doanh nghiệp rất dễ bị lạc đường.
2. THIẾU SỰ CAM KẾT & NHẤT QUÁN CỦA LÃNH ĐẠO: Chuyển đổi số giống như một cuộc cách mạng trong doanh nghiệp. Nếu không có người đứng đầu, công cuộc chuyển đổi số cầm chắc thất bại.
3. CHẤT LƯỢNG NGUỒN NHÂN LỰC THẤP: Chuyển đổi số sẽ gặp khó khăn nếu sự thích ứng của nguồn nhân lực chưa cao hoặc không có phương pháp nâng cấp chất lượng nguồn nhân lực trong ngắn và dài hạn.
4. COI CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ VẤN ĐỀ CỦA RIÊNG CÔNG NGHỆ: Chuyển đổi số là một vấn đề tổng thể của công nghệ, con người, ngân sách và thời gian. Doanh nghiệp phải kết hợp nhuần nhuyễn và liên tục cả 4 yếu tố này.
5. KHÔNG ĐỢI ĐƯỢC KẾT QUẢ ĐẾN MUỘN: Nhiều doanh nghiệp quá tập trung vào tính tiện ích tức thời mà quên đi mục đích dài hạn của chuyển đổi số, khi hết kiên nhẫn sẽ thường bỏ cuộc.
“Quá chuyển đổi số cho doanh nghiệp sản xuất sẽ gặp rất nhiều khó khăn vì thói quen làm việc cũ khó thay đổi, độ nhạy bén về công nghệ của nhân sự không đồng đều. Tôi đã bắt đầu bằng việc tạo ra một nhóm triển khai tiên phong sử dụng phần mềm Base, để các quản lý thử nghiệm áp dụng trước một số quy trình đơn giản. Chúng tôi triển khai dần dần xuống các nhân viên cấp dưới, sau đó mở rộng thêm các quy trình mới, các công việc mới. Hiện nay chúng tôi đã triển khai phần mềm khá sâu rộng đến từng tổ trưởng các tổ sản xuất. Mục tiêu sắp tới là triển khai tới từng bạn phụ trách và tham vọng hơn là triển khai tới từng công nhân. Chúng tôi đã đầu tư thêm máy tính bảng và tivi nhằm mục đích để tất cả đều được tiếp cận tới phần mềm.” (Anh Trần Nguyên Hải – Founder In Phú Sỹ)
7. Yếu tố cần thiết để chuyển đổi số thành công (4 yếu tố)
Yếu tố 1: Tư duy
Muốn chuyển đổi số thành công, thì “tư duy đổi trước, công nghệ theo sau”. Những nhân viên bị mắc kẹt với lối mòn tư duy có thể làm chậm quá trình chuyển đổi, hoặc tệ hơn là làm chệch hướng mọi nỗ lực tiến tới số hoá doanh nghiệp.
Để thay đổi tư duy truyền thống sang tư duy số, Gartner đề xuất một kế hoạch 4 bước như sau:
- Vạch ra tầm nhìn: Bắt đầu từ đội ngũ lãnh đạo, tầm nhìn phải đủ để truyền cảm hứng và động lực cho bộ máy nhân sự.
- Thiết lập chỉ số: Là một bộ chỉ số nhằm đo lường quá trình chuyển đổi số và giám sát sự thay đổi của nhân viên.
- Lựa chọn phương tiện: Dùng để đo lường các chỉ số. Tại bước này, bộ máy nhân sự nên được số hoá cùng.
- Kiên nhẫn theo dõi: Không nên kỳ vọng chuyển đổi số mang lại kết quả ngay lập tức. Mọi sự thay đổi và thích ứng đều cần thời gian.
Tư duy MVP (Minimum Viable Product – sản phẩm khả thi tối thiểu) có thể được áp dụng trong chuyển đổi số. Hãy tạo ra phiên bản “doanh nghiệp số” đầu tiên với các chức năng số cơ bản nhất, cho phép kiểm chứng hiệu quả với ít thời gian và ít nỗ lực nhất. Sau đó, vòng lặp xây dựng – đo lường – học hỏi sẽ tiếp tục cho tới khi doanh nghiệp sở hữu phiên bản chuyển đổi số hoàn chỉnh.
Yếu tố 2: Con người
Đội ngũ nhân sự là cốt lõi của quá trình chuyển đổi số.
Cam kết chuyển đổi số từ riêng phía lãnh đạo là không đủ, bạn chắc chắn cần có sự đồng lòng thống nhất từ nhân viên. Một khi đã “cấy” được sự tin tưởng và quyết tâm vào bộ gen của doanh nghiệp, quá trình chuyển đổi sẽ trở nên quen thuộc như một lẽ đương nhiên, thay vì bị coi là một sự đánh đổi.
Để bắt đầu, bạn cần xây dựng một đội ngũ tiên phong với tầm nhìn rõ ràng; thực hiện truyền thông nội bộ; khuyến khích và mở rộng văn hóa chuyển đổi số trong toàn doanh nghiệp. Công tác đào tạo kiến thức về chuyển đổi số nói riêng và quản trị nói chung cũng cần được chú trọng. Cấp quản lý càng cao càng đòi hỏi nền tảng tri thức sâu rộng.
Yếu tố 3: Ngân sách
Chuyển đổi số nên được nhìn nhận dưới góc độ đầu tư thay vì coi đó là một khoản chi phí. Doanh nghiệp cần tính toán dựa trên hiệu suất lợi nhuận do đầu tư mang lại, chứ không phải câu chuyện đắt rẻ dựa trên chi phí tức thời bỏ ra.
Cụ thể, doanh nghiệp sẽ cần chi trả cho các khoản như: mua phần mềm, mua phần cứng, triển khai kỹ thuật, đào tạo sử dụng, các dịch vụ ngoài,… Khoản ngân sách này không giống nhau ở mỗi doanh nghiệp mà tuỳ thuộc vào quy mô nhân sự, lĩnh vực kinh doanh, nhu cầu chuyển đổi số và mức độ kỳ vọng vào sản phẩm khả thi tối thiểu.
Xét về lợi ích, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cắt giảm hàng loạt các chi phí vận hành, bao gồm cả chi phí ẩn như: giảm tải nhân sự không cần thiết, tiết kiệm giấy tờ, tiết kiệm thời gian họp hành, tránh lãng phí tài nguyên do sai sót,… Nhìn xa hơn, gia tăng năng suất, thúc đẩy doanh thu, tăng lợi thế cạnh tranh, tạo bước đà tăng trưởng,… cũng là lợi ích bền vững mà chuyển đổi số mang lại.
“Việc đầu tư cho công nghệ là xứng đáng và cần thiết để cho những lợi ích lâu dài. Khoản đầu tư cho công nghệ mà chúng tôi bỏ ra sẽ xứng đáng hơn rất nhiều nếu so sánh với chi phí phát sinh từ những vấn đề mà chúng tôi phải đối mặt nếu xoay sở với cách làm cũ”. (Chị Nhung Trần – Quản lý của Tomorrow Marketers)
Yếu tố 4: Thời gian
Một số công ty mong đợi chuyển đổi số thành công trong vòng 1 năm, nhưng điều đó gần như là không thể.
5 năm là khoảng thời gian phổ biến nhất được ước tính cho một lộ trình chuyển đổi số, vì nó cho phép suy nghĩ và đầu tư dài hạn nhưng vẫn gói gọn trong nhiệm kỳ của một giám đốc doanh nghiệp. McKinsey và Travelex đã từng đặt mục tiêu chuyển đổi số 5 năm. IBM cũng ước tính họ sẽ mất khoảng 4 năm.
Government Digital Services (Dịch vụ Chuyển đổi số Chính phủ) tại Vương quốc Anh – một trong những nhà tiên phong chuyển đổi số lĩnh vực nhà nước – lại lên kế hoạch chi tiết để chuyển đổi số trong vòng 19 năm.
Đầu năm 2020, khảo sát của McKinsey trên khoảng 900 CEO và nhân sự cấp cao cho thấy, chỉ trong vài tháng nỗ lực đối phó với COVID-19, tốc độ phát triển các dịch vụ số hóa của doanh nghiệp đã tăng vọt, tương đương với thành tựu đạt được của 7 năm.
Rõ ràng, con số này phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như thực trạng, mục tiêu và điều kiện ngoại cảnh. Những cơ hội tăng tốc mới có thể nảy sinh bất cứ lúc nào. Hoặc trong thời điểm doanh nghiệp tự tin rằng chuyển đổi số đã hoàn tất, rất có thể đối thủ cạnh tranh đã tiến thêm một bước xa hơn. Chuyển đổi số là một lộ trình không có điểm kết thúc, và không thể xác định chính xác khoảng thời gian mà một doanh nghiệp cần.
Yếu tố 5: Giải pháp công nghệ
Công nghệ được chọn phải thích hợp với mục đích, tâm thế và kỳ vọng chuyển đổi số của doanh nghiệp, cũng như đặc thù trong lĩnh vực kinh doanh.
5 tiêu chí lựa chọn chính:
- Uy tín và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp
- Độ dễ triển khai, dễ sử dụng
- Khả năng tự động cập nhật tính năng mới
- Khả năng tích hợp dữ liệu
- Khả năng hỗ trợ làm việc từ xa
8. Các bước triển khai công nghệ trong chuyển đổi số
Từ lý thuyết tới thực tiễn chuyển đổi số luôn có khoảng cách, nhất là khi bộ máy vận hành chưa hoàn thiện 100%. Đó là lý do doanh nghiệp nên đồng hành cùng một đơn vị tư vấn và cung cấp giải pháp chuyển đổi số toàn diện – ngay từ giai đoạn đầu tiên là SỐ HÓA.
Đơn vị này sẽ trực tiếp tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt quá trình triển khai phần mềm: Giai đoạn tiền triển khai > Giai đoạn triển khai > Giai đoạn đo lường hiệu quả.
8.1. Giai đoạn tiền triển khai
Tiền triển khai là khi doanh nghiệp bắt đầu làm việc cùng nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số. Các bước cần thực hiện gồm có:
1- Lựa chọn bài toán để chuyển đổi số: Trong bản đồ chiến lược chuyển đổi số, doanh nghiệp lựa chọn lời giải công nghệ dựa trên 4 lát cắt: Tài chính, Khách hàng, Quy trình & Công việc, Con người. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bán lẻ đã triển khai các phần mềm hãng để quản trị nghiệp vụ bán hàng, kế toán, kho và quản lý dữ liệu khách hàng; thì mảnh ghép còn thiếu cần bổ sung là số hoá hoạt động quản trị vận hành nội bộ và quản trị nhân sự.
2 – Chuẩn bị dữ liệu để số hóa lên phần mềm: Cơ cấu phòng ban, Danh sách nhân sự, Lưu đồ quy trình, Cơ chế lương thưởng,…
3 – Cùng đội ngũ cung cấp giải pháp thiết lập hệ thống: Quản lý tài khoản, Quản lý thông tin nhân sự, Quản lý công việc, Quản trị quy trình,…
4 – Xây dựng đội tiên phong trải nghiệm sản phẩm: Bao gồm ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt từng phòng ban. Kinh nghiệm đúc rút trong thời kỳ này sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi chính thức triển khai quy mô lớn.
5 – Truyền thông nội bộ: Nhằm đảm bảo toàn bộ nhân sự nắm được thông tin, thấu hiểu lợi ích và tích cực tham gia vào chuyển đổi số. Lưu ý rằng truyền thông nội bộ cần thực hiện trong thời gian dài, xuyên suốt lộ trình chuyển đổi của doanh nghiệp.
Tham khảo và sử dụng miễn phí Bộ tài liệu truyền thông nội bộ về Chuyển đổi số, được biên soạn bởi Base.vn: bit.ly/tai-lieu-truyen-thong-chuyen-doi-so
8.2. Giai đoạn bắt đầu triển khai
Các bước bao gồm:
1. Đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm cho nhân sự: Lưu ý đóng gói lại kiến thức để phục vụ công tác onboarding nhân sự mới sau này.
2. Ban hành chính sách sử dụng phần mềm: Phạm vi áp dụng, mục đích sử dụng, quyền hạn từng cá nhân, cơ chế khen thưởng, xử phạt vi phạm,…
3. Theo dõi và xử lý các vấn đề gặp phải: Số lượng đơn vị cung cấp phần mềm càng ít, doanh nghiệp càng dễ làm việc trực tiếp trong giai đoạn triển khai.
8.3. Giai đoạn đo lường hiệu quả
Quy luật cơ bản trong quản trị là bạn không thể quản lý những gì không đo lường được. Chuyển đổi số cũng vậy. Thực tế, nhiều CEO chỉ đang mơ hồ về kết quả đạt được, nên có đến 87% các dự án chuyển đổi số thất bại.
Doanh nghiệp có thể đo lường tác động của chuyển đổi số dưới 4 thước đo: Vận hành, Khách hàng, Nhân viên và Giá trị mới (áp dụng với các sản phẩm, dịch vụ, công cụ, kênh tiếp cận,… đã được số hoá).
| VẬN HÀNH | KHÁCH HÀNG | NHÂN VIÊN | GIÁ TRỊ MỚI | |
| Mục tiêu | Tiết kiệm chi phí, tối ưu tốc độ và hiệu quả vận hành | Tối ưu mức độ hài lòng và độ gắn kết của khách hàng | Tối ưu mức độ hài lòng và hiệu suất làm việc của nhân viên | Tạo ra các nguồn doanh thu và lợi nhuận mới |
| Các chỉ số đo đường cơ bản | Phần trăm vận hành đã được số hoá | Chỉ số NPS (Net Promoter Score) | Chỉ số NPS (Net Promoter Score) | Phần trăm doanh thu từ các sản phẩm/dịch vụ số |
| Thời hạn đưa ra thị trường của các sản phẩm/dịch vụ số | Hành vi sử dụng công cụ số (thời gian dùng, tính năng ưa thích,…) | Tỷ lệ người dùng hoạt động (active user) | Phần trăm doanh thu từ các kênh số hoá (web, app,…) | |
| Tổng thời gian làm việc | Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng | Hành vi sử dụng công cụ số (thời gian dùng, tính năng ưa thích,…) | Số lượng khách hàng mới | |
| SLA xử lý công việc | Tỷ lệ nhấp chuột và các chỉ số digital marketing | Phần trăm hoàn thành mục tiêu (KPI, OKR) | Khả năng sinh lời từ khách hàng | |
| Tỷ lệ lỗi sai | Tỷ lệ giữ chân khách hàng | Mức độ hài lòng khi làm việc từ xa | ||
| Chi phí vận hành | Tỷ lệ khách hàng phản hồi tích cực | Giá trị vòng đời nhân sự |
9. Về bộ giải pháp chuyển đổi số của Base.vn
Base.vn là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp nền tảng SaaS hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện: Nhân sự, quy trình, công việc, tài chính,… Các ứng dụng của Base đều được thiết kế chuyên sâu và tối ưu cho từng tác vụ, đồng thời tích hợp với nhau trên một nền tảng chung, tạo thành bộ giải pháp chuyển đổi số mạnh mẽ, hoàn chỉnh cho doanh nghiệp.
Base.vn sẽ mang đến một giải pháp tống thể, thiết thực và có tính áp dụng cao cho doanh nghiệp khách hàng.
Vì sao Base khác biệt?
- Nắm vững nguyên lý chuyển đổi: Base giúp khách hàng hiểu được nguyên lý của việc chuyển đổi số; để ứng dụng trong việc áp dụng các công nghệ mới của Base hoặc các nhà cung cấp khác.
- Xác định nhân tố chuyển đổi: Base giúp khách hàng xác định rõ vai trò, nhiệm vụ của từng nhóm nhân tố trong doanh nghiệp; để sắp xếp nguồn lực, đầy mạnh truyền thống và lường trước các rủi ro.
- Đồng hành cùng chuyển đổi số: Base giúp khách hàng xác định phương pháp chuyển đổi số phù hợp và đồng hành cùng xuyên suốt các giai đoạn Khảo sát, Xác định quy mô, Đánh giá tiềm năng, Điều phối nhân lực, Đào tạo, Huấn luyện, Truyền thông… để đạt được tính thực thi và hiệu quả cao.
