Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn là công cụ hiện đại được nhiều doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh sơn sử dụng để quản lý hệ thống chi nhánh, giám sát quá trình hoạt động của kho và chuỗi cửa hàng, cũng như giúp công tác quản lý tài chính – nhân sự và chăm sóc khách hàng trở nên thuận tiện và tiết kiệm thời gian.
Trong bài viết sau đây, hãy cùng Base Blog khám phá tính năng và chi phí của 6+ phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn hàng đầu hiện nay để có thể tìm được giải pháp ưng ý nhất!
1. Các vấn đề thường gặp khi vận hành chuỗi cửa hàng sơn
1.1 Dễ xảy ra sai sót khi kiểm kê hàng hóa
Với số lượng hàng hóa lớn, nhà quản lý sẽ phải tốn nhiều công sức để kiểm soát hàng hóa ở tất cả các chi nhánh, từ số lượng nhập, số lượng tồn kho, đến tên sản phẩm, giá thành và hạn sử dụng. Các phương pháp quản lý thủ công như sổ sách hoặc Excel thì lại không có hệ thống rõ ràng và đồng bộ. Điều này rất dễ gây ra sự nhầm lẫn trong kiểm kê và báo cáo chủng loại sơn, và đặc biệt khó khăn cho những nhân viên mới vào làm.
Trong trường hợp này, phần mềm quản lý có thể giúp theo dõi chặt chẽ danh mục sản phẩm và tồn kho theo SKU để kịp thời bổ sung cho các chi nhánh. Thông tin xuất – nhập hàng cũng được lưu trữ dưới dạng các phiếu yêu cầu online ngay trên phần mềm.
1.2 Nguy cơ thất thoát tài chính
Trong mô hình quản lý cửa hàng truyền thống, cửa hàng trưởng phải tổng hợp hóa đơn bán hàng và doanh thu vào cuối mỗi ngày, sau đó gửi cho cấp trên xem xét. Quá trình này không chỉ mất nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ thiếu minh bạch trong việc ghi chép và báo cáo. Ngoài ra, nhà quản lý còn khó có thể giám sát chặt chẽ từng giao dịch và phát hiện các trường hợp gian lận hoặc sai lệch trong dữ liệu kinh doanh.
Ngược lại, phần mềm quản lý cửa hàng mang đến giải pháp hiệu quả hơn. Nhân viên bán hàng chỉ cần sử dụng thiết bị được hỗ trợ để chọn sản phẩm, nhập số lượng khách hàng mua, và phần mềm sẽ tự động tính tiền và xuất hóa đơn theo bảng giá đã được thiết lập trước đó.
Hơn hết, tất cả dữ liệu bán hàng, bao gồm tổng doanh thu trong ngày, sẽ được cập nhật ngay lập tức trên hệ thống. Nhờ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh và doanh thu của từng cửa hàng theo thời gian thực, thay vì phải chờ đợi các báo cáo từ cửa hàng trưởng.
1.3 Sai lệch trong các báo cáo
Việc tổng hợp báo cáo kinh doanh hoặc báo cáo sản phẩm bằng cách ghi chép sổ sách rất dễ xảy ra nhầm lẫn, sai lệch, đặc biệt là đối với những sản phẩm có hàng nghìn mẫu mã khác nhau như sơn nước. Không chỉ vậy, nhà quản lý còn gặp khó khăn trong việc theo dõi thời hạn sử dụng của sản phẩm để có giải pháp bảo quản và xử lý kịp thời.
Đây là lúc phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn phát huy tác dụng. Nó sẽ tự động tổng hợp báo cáo dựa trên dữ liệu đã thu thập được, tính toán những con số chính xác, giúp nhà quản lý nắm bắt từ tổng quan đến chi tiết hoạt động kinh doanh, đồng thời tối ưu hóa thời gian và công sức của nhân viên.
1.4 Khó khăn trong việc quản lý và kết nối với khách hàng
Với phương pháp quản lý truyền thống, chỉ có nhân viên tại cửa hàng mới có cơ hội tiếp xúc, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Thêm nữa, nhà quản lý lại khó có thể hiện diện tại nhiều điểm bán cùng lúc để trực tiếp lắng nghe và đáp ứng nhu cầu từ phía khách hàng tiềm năng.
Bên cạnh đó, nhiều khách hàng khi xây dựng hoặc sửa chữa nhà cửa thường phải gánh nhiều khoản chi phí khác nhau, dẫn đến việc họ chỉ thanh toán một phần hóa đơn và giữ lại một khoản nợ nhất định.
Việc ứng dụng phần mềm sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi công nợ, ghi nhớ và nhắc nhở khách hàng đúng hạn, điều này cũng giúp mối quan hệ của cửa hàng với khách hàng trở nên minh bạch, rõ ràng và tích cực hơn.
1.5 Thách thức khi tính công và lương của nhân viên
Nhà quản lý chuỗi cửa hàng không chỉ có trách nhiệm quản lý số lượng lớn các mã hàng hóa mà còn phải giám sát rất nhiều nhân viên, bao gồm giám sát giờ làm việc, lương bổng và năng suất lao động của từng cá nhân. Đó là chưa kể, nhân viên bán thời gian hay nhân viên thời vụ thường làm theo ca thay vì cố định 8 tiếng mỗi ngày, khiến cho việc quản lý càng thêm phức tạp.
Theo đó, làm thế nào để theo dõi công và tính lương theo nhiều ca kíp, đồng thời đánh giá đúng đắn năng suất hoặc KPI của mỗi nhân viên là điều không hề đơn giản nếu chỉ sử dụng các công cụ thủ công, như là file Excel.
Để giải quyết vấn đề này, các nền tảng quản lý chuỗi cửa hàng sơn toàn diện như Base.vn không chỉ hỗ trợ tốt các khía cạnh bán hàng mà còn tích hợp bộ tính năng quản lý nhân sự mạnh mẽ, xuyên suốt từ khâu tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ đến chấm công, tính lương và nhiều hơn thế nữa.
Đọc thêm: Top 6+ phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng tốt nhất 2025
2. Top 6+ phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn uy tín hàng đầu
2.1 Nền tảng quản trị toàn diện Base.vn
Phù hợp với mọi quy mô chuỗi cửa hàng kinh doanh sơn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Triển khai và thiết lập nhanh chóng, dễ sử dụng với mọi đối tượng người dùng. + Khả năng tích hợp, tùy chỉnh và mở rộng ấn tượng, phù hợp với nhiều nhu cầu sử dụng đặc thù. + Giao diện hỗ trợ song ngữ, gồm tiếng Việt và tiếng Anh, gia tăng sự tiện lợi. + Được tin dùng bởi 10.000+ doanh nghiệp trên toàn quốc. | – Yêu cầu doanh nghiệp có sẵn một quy trình và định hướng kinh doanh cơ bản. |
Nền tảng Base.vn bao gồm 60+ ứng dụng hoạt động trên nền tảng đám mây (cloud), giúp nhà quản lý xử lý và tối ưu hóa toàn diện mô hình quản lý chuỗi cửa hàng sơn tại cùng một hệ thống, từ kiểm soát chu trình bán hàng, quản lý sản phẩm, triển khai marketing, chăm sóc sau bán, kiểm soát biến động doanh thu đến theo dõi lịch làm việc và đánh giá hiệu suất nhân viên tại từng chi nhánh.
Đặc biệt, tất cả ứng dụng của Base.vn đều hoạt động ổn định trên nhiều trình duyệt dành cho desktop và các thiết bị di động chạy hệ điều hành Android hoặc iOS. Hơn nữa, với khả năng mở rộng vượt trội, nền tảng Base.vn dễ dàng tích hợp với các công cụ khác mà không gây xung đột trong hệ thống, đảm bảo sự liền mạch và trơn tru trong vận hành.
Tính năng nổi bật:
- Cung cấp CRM thế hệ mới: Quản lý đồng bộ các quy trình Sản phẩm – Bán hàng – Marketing – CSKH trên cùng một nền tảng. Hỗ trợ nhà quản lý tổ chức thông tin khách hàng, đào tạo nhân viên bán hàng, đo lường hiệu quả doanh số, nhận diện khách hàng tiềm năng, và nâng cao sự gắn kết với khách hàng hiện tại.
- Kiểm soát tài chính: Cập nhật theo thời gian thực các khoản thu – chi, nhập hàng, sử dụng tài sản, đối soát ngân hàng, công nợ,… Giúp ban quản lý nắm bắt tình hình tài chính, kế toán lập báo cáo nhanh chóng, và làm rõ trách nhiệm tài chính của từng nhân sự liên quan.
- Quản lý nhân sự đa địa điểm: Cho phép nhân viên chấm công từ xa bằng Face ID, tự động tổng hợp giờ làm, giờ đi sớm, về muộn, hoặc nghỉ phép để tính lương và thưởng chính xác. Đồng thời, cung cấp báo cáo doanh số của nhân viên bán hàng dựa trên các KPI đã thiết lập.
- Xử lý trình ký và phê duyệt: Cho phép nhân viên gửi các yêu cầu/đề xuất nội bộ, chẳng hạn như đề nghị nhập hàng hay mua sắm thiết bị cho cửa hàng, và nhà quản lý có thể nhanh chóng xem xét và phê duyệt đề xuất chỉ với vài bước chạm.
- Thúc đẩy truyền thông nội bộ: Hỗ trợ nhà quản lý ban hành và truyền đạt những quy định và chính sách mới nhất về khuyến mãi, hoa hồng,… đến toàn bộ các chi nhánh trong cùng một lúc và đảm bảo nhân viên nắm bắt đầy đủ các thông tin quan trọng.
Chi phí sử dụng: Phần mềm Base luôn luôn hỗ trợ doanh nghiệp chọn mua các giải pháp hoặc ứng dụng phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh thực tế, do đó, nhà quản lý được khuyến khích liên hệ trực tiếp Base.vn để được tư vấn cụ thể.
2.2 Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn HiVi 2S Painting
Phù hợp nhất với các chuỗi cửa hàng sơn quy mô nhỏ.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Cung cấp tính năng quản lý và kiểm soát chặt chẽ các khía cạnh bán hàng và sản phẩm. + Linh hoạt trong việc ứng dụng, phù hợp cả với kinh doanh sơn lẫn các sản phẩm phụ trong ngành sơn. | – Là phần mềm tại chỗ (on-premise) nên hạn chế khả năng quản lý từ xa. – Cần nâng cấp và cải tiến giao diện, do phần mềm đã ra mắt từ lâu. |
Phần mềm HiVi 2S Painting là thành quả từ hơn 10 năm nghiên cứu và phân tích ngành sơn nước của công ty Hà Việt Pro. Phần mềm này không chỉ tập trung quản lý chuỗi cửa hàng kinh doanh sơn mà còn mở rộng khả năng quản lý đối với các sản phẩm phụ như chổi lăn sơn, giấy dán tường, cùng với các dịch vụ liên quan như thi công và vận chuyển.
Tính năng nổi bật
- Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu và lãi lỗ, phân tích theo từng nhân viên, mặt hàng, và khoảng thời gian cụ thể (ngày, tháng, năm), giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất kinh doanh.
- Hỗ trợ phân nhóm hàng hóa và quản lý chi tiết từng sản phẩm, tối ưu hóa việc kiểm soát danh mục sản phẩm.
- Cảnh báo khi công nợ của khách hàng vượt ngưỡng cho phép, giúp kiểm soát tài chính tốt hơn.
- Lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác và lịch sử giao dịch của họ.
Chi phí sử dụng: Theo thông tin tại website của Hà Việt Pro, bản quyền cài đặt HiVi 2S Painting được niêm yết với giá 6.800.000 VND.
2.3 Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn FieldCheck
Phù hợp nhất với các chuỗi cửa hàng sơn quy mô lớn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Giao diện hiện đại và hỗ trợ đến 12 ngôn ngữ. + Ứng dụng di động có khả năng hoạt động ngoại tuyến. | – Cần một thời gian đáng kể để người dùng mới làm quen cách sử dụng. |
Phần mềm FieldCheck là giải pháp giúp chuyển đổi tất cả các công việc được thực hiện bằng phương pháp truyền thống của nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị tại cửa hàng sang định dạng kỹ thuật số. Theo đó, nhà quản lý và toàn thể nhân viên có thể dễ dàng tiến hành công việc của mình ngay trên thiết bị di động bất kỳ khi nào và ở đâu.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ nhà quản lý thiết lập các tiêu chuẩn trưng bày sản phẩm và gửi chúng cho nhân viên tại điểm bán một cách nhanh chóng.
- Cho phép nhân viên cập nhật thông tin hàng hóa trực tiếp lên hệ thống, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý kiểm tra số lượng sản phẩm tồn kho tại từng cửa hàng.
- Hỗ trợ nhân viên check-in/check-out trực tiếp trên ứng dụng di động và gửi báo cáo thời gian làm việc đến cấp quản lý.
Chi phí sử dụng: FieldCheck không công bố bảng giá, vì vậy nhà quản lý chuỗi cửa hàng cần liên hệ nhà cung cấp phần mềm để biết thông tin chi tiết.
2.4 Phần mềm POS365
Phù hợp nhất với các chuỗi cửa hàng tập trung tối ưu hóa bán hàng và quản lý kho hàng.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Giao diện người dùng trực quan, sinh động và dễ hiểu. + Chi phí sử dụng phải chăng và dễ tiếp cận ngay cả với các chuỗi cửa hàng quy mô nhỏ. | – Thiếu các tính năng CRM nâng cao và quản lý nhân viên, vì vậy có thể không đáp ứng đầy đủ nhu cầu của chuỗi cửa hàng lớn. |
Phần mềm POS365 không chỉ hỗ trợ hiệu quả hoạt động quản lý kho, kiểm soát sản phẩm, hỗ trợ thu ngân và thanh toán đa phương thức mà còn cho phép nhà quản lý phân quyền nhân viên sử dụng theo từng vị trí công việc, điều này có nghĩa là không phải ai cũng có thể truy cập toàn bộ dữ liệu trên hệ thống.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý kho hàng hóa một cách khoa học dựa trên lô sản xuất, thương hiệu, tên, màu sắc, và hạn sử dụng của từng mã sản phẩm sơn.
- Hỗ trợ quét mã vạch để kiểm kê nhanh tình trạng xuất – nhập sản phẩm, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong quá trình thanh toán.
- Đồng bộ hóa hoạt động bán hàng, quản lý khách hàng, và hỗ trợ thu ngân với mức chiết khấu hoặc các combo khuyến mãi được thiết lập sẵn.
Chi phí sử dụng: POS365 hiện cung cấp 3 gói dịch vụ:
- Gói quản lý bán hàng 12 tháng: 2.145.000 VND.
- Gói quản lý bán hàng 2 năm tặng 1 năm: 4.290.000 VND.
- Gói quản lý bán hàng vĩnh viễn: 8.580.000 VND.
2.5 Phần mềm VzSoft
Phù hợp nhất với các chuỗi siêu thị, tổng đại lý bán sơn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Dễ dàng cài đặt phần mềm trên máy tính. + Cung cấp bộ tính năng quản lý sản phẩm, bán hàng và doanh thu đa dạng. | – Không hỗ trợ quản lý từ xa, hạn chế hơn so với các giải pháp đám mây. – Thiếu các tính năng CRM và quản lý chuyên cần của nhân viên. |
VzSoft là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn miễn phí, cho phép người dùng tải và cài đặt trực tiếp trên máy tính. Phần mềm tích hợp công nghệ hiện đại cùng các công cụ tự động hóa, hỗ trợ quản lý hàng hóa một cách có hệ thống, áp dụng cho chuỗi cửa hàng, đại lý, và cả các nhà bán lẻ.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý giá và số lượng hàng tồn kho linh hoạt, đáp ứng nhanh các thay đổi về đơn vị tính, giá sỉ lẻ, khuyến mãi và chiết khấu.
- Tạo báo cáo hóa đơn, báo giá đơn hàng chi tiết theo ngày, tuần, cùng khả năng theo dõi công nợ và tự động thiết lập báo cáo tài chính cho bộ phận kế toán.
- Quản lý hợp đồng (số, ngày, thời hạn, nội dung, giá trị) và tự động tính toán hoa hồng cho nhân viên kinh doanh cũng như người giới thiệu.
Chi phí sử dụng: VzSoft hỗ trợ người dùng tải file cài đặt về máy tính và dùng thử miễn phí.
2.6 Phần mềm Wpro
Phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng một phần mềm quản lý đơn giản.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| + Giao diện Excel quen thuộc, dễ dàng thao tác và sử dụng. + Cung cấp đa dạng biểu mẫu nghiệp vụ, đáp ứng nhiều nhu cầu quản lý khác nhau. | – Đòi hỏi nhiều thao tác nhập liệu thủ công. – Chỉ phù hợp với các mô hình kinh doanh đơn giản, không tối ưu cho chuỗi cửa hàng phức tạp. |
Wpro là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn theo định dạng Excel, mang đến giao diện thân thuộc và dễ sử dụng. Đây là giải pháp phù hợp cho các chuỗi cửa hàng có quy trình đơn giản và không yêu cầu hệ thống quản lý phức tạp.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý lượng hàng xuất nhập mỗi ngày và số lượng hàng tồn kho.
- Dễ dàng in phiếu và xem báo cáo bán hàng chi tiết.
- Tích hợp tính năng lọc mã thông minh, tương tự tính năng tìm kiếm của Google, hỗ trợ thiết lập gợi ý giá bán ngay khi xuất nhập hàng.
- Quản lý chi phí, doanh thu, nhân viên và công nợ.
Chi phí sử dụng: Phần mềm Wpro có chi phí bản quyền vĩnh viễn từ 2.950.000 VND, áp dụng cho từng kho, database, chi nhánh hoặc công ty con của một doanh nghiệp. Ví dụ: một công ty có 2 điểm bán độc lập, cần mua bản quyền riêng cho từng điểm bán.
3. Tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn
– Khả năng tùy chỉnh cao: Ưu tiên chọn phần mềm có khả năng thêm/bớt tính năng theo nhu cầu thực tế, tối ưu hóa theo quy mô và hoạt động đặc thù của từng chuỗi cửa hàng. Điều này giúp hạn chế tình trạng lãng phí ngân sách và tránh làm phức tạp quy trình vận hành.
– Tương thích với hệ thống hiện tại: Với các chuỗi cửa hàng lớn đã triển khai sẵn các hệ thống như DMS, ERP hoặc phần mềm POS, việc lựa chọn phần mềm quản lý có khả năng tích hợp và tùy chỉnh cao là rất quan trọng. Điều này đảm bảo sự liền mạch trong hoạt động và tối ưu hiệu quả quản lý.
– Dễ triển khai và dễ sử dụng: Một phần mềm tốt cần dễ cài đặt, dễ vận hành trên nhiều thiết bị, với giao diện thân thiện, khoa học và các tính năng được bố trí trực quan. Việc hỗ trợ tiếng Việt cũng rất cần thiết để nhân viên thao tác dễ dàng, không gặp trở ngại về ngôn ngữ.
– Hỗ trợ kỹ thuật liên tục: Trong quá trình sử dụng phần mềm, sẽ có những vấn đề doanh nghiệp cần được nhà cung cấp hỗ trợ, chẳng hạn như cách sử dụng phần mềm, điều chỉnh tính năng, sửa lỗi hệ thống,v.v… Do đó, doanh nghiệp nên tìm hiểu về dịch vụ tư vấn, hỗ trợ từ nhà cung cấp để đảm bảo quá trình kinh doanh không bị gián đoạn.
4. Kết luận
Như vậy, Base Blog đã cùng doanh nghiệp và nhà quản lý khám phá các tính năng nổi bật, ưu điểm, nhược điểm, cũng như chi phí sử dụng của những phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn uy tín và phổ biến nhất hiện nay. Hy vọng bài viết này sẽ giúp nhà quản lý lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu phát triển của chuỗi cửa hàng.
Đừng ngần ngại liên hệ với Base.vn để nhận được tư vấn chuyên sâu về nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện!
