Slack là gì? Cách sử dụng và tối ưu Slack trong doanh nghiệp

Trên thực tế, việc tìm kiếm một ứng dụng quản lý dự án và công việc tối ưu nhất không chỉ đơn thuần là việc lựa chọn một công cụ phần mềm, mà là một quá trình đầu tư vào sự hiệu quả và cơ cấu cộng tác của doanh nghiệp. Đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng lên ngôi, Slack là một trong những “trung tâm” kết nối các đầu mối công việc. Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết các tính năng vượt trội của phần mềm này ở bài viết dưới đây.

1. Slack là gì?

Slack là một nền tảng giao tiếp và hợp tác được thiết kế để giúp các nhóm làm việc dễ dàng kết nối và cộng tác với nhau. 

Được ra mắt vào năm 2013 bởi Stewart Butterfield, Slack nhanh chóng trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất cho các doanh nghiệp và tổ chức trên toàn thế giới. Tên “Slack” là viết tắt của “Searchable Log of All Conversation and Knowledge,” tức là “Nhật ký có thể tìm kiếm của tất cả cuộc trò chuyện và kiến thức”.

Slack được sử dụng rộng rãi trong việc giao tiếp và hợp tác trong nội bộ doanh nghiệp, giảm sự phụ thuộc vào email. Với các tính năng đa dạng và linh hoạt, từ nhắn tin, chia sẻ tệp tin, gọi video, đến tích hợp ứng dụng, Slack giúp các nhóm theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ, và cập nhật thông tin một cách dễ dàng.

2. Sử dụng Slack như thế nào? Các tính năng chính của Slack

Để bắt đầu sử dụng phần mềm Slack, bạn cần đăng nhập vào trang chủ của ứng dụng. Lưu ý rằng chỉ có quản trị viên nhóm mới có thể truy cập vào tất cả các cài đặt quan trọng. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ tiến hành cài đặt một số thay đổi để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng Slack cho nhóm của mình.

Truy cập Slack tại đây

2.1 Kênh (Channels)

Kênh trong Slack là nơi các thành viên tổ chức các cuộc thảo luận theo chủ đề hoặc dự án cụ thể, giúp thông tin được phân loại rõ ràng và dễ dàng theo dõi. Việc này giúp tạo nên một môi trường làm việc có cấu trúc, tăng cường sự cộng tác và giảm thiểu bỏ sót thông tin.

• Kênh công khai (Public Channels): Mọi người trong workspace có thể tham gia và xem nội dung, lý tưởng để thảo luận các dự án lớn hoặc các chủ đề mà nhiều người quan tâm.
• Kênh riêng tư (Private Channels): Chỉ những người được mời mới có thể tham gia và xem nội dung, phù hợp cho các dự án nội bộ phòng ban hoặc các nhóm nhỏ.
• Kênh chia sẻ (Shared Channels): Cho phép hai workspace khác nhau kết nối và làm việc cùng nhau trong một kênh duy nhất, rất hữu ích khi làm việc với đối tác hoặc khách hàng bên ngoài.

2.2 Tin nhắn trực tiếp (Direct Messages)

Tin nhắn trực tiếp cho phép nhân viên trao đổi thông tin riêng tư nhanh chóng và hiệu quả, giúp giải quyết các vấn đề khẩn cấp mà không cần làm gián đoạn các kênh công khai. Người dùng có thể gửi tệp tin lên đến 1GB trên phiên bản miễn phí và có thể tăng dung lượng lên đến 2GB với các phiên bản trả phí của Slack.

• Tin nhắn cá nhân: Dành cho những trao đổi riêng tư giữa hai người, đảm bảo thông tin không bị lẫn lộn với các cuộc thảo luận nhóm.
• Tin nhắn nhóm: Tạo các cuộc trò chuyện nhỏ với một số thành viên nhất định để thảo luận các vấn đề cụ thể mà không cần phải tạo kênh riêng.

2.3 Chia sẻ tệp tin, tài liệu

Slack cho phép chia sẻ tệp tin trực tiếp trong các cuộc trò chuyện, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi tài liệu và tăng cường khả năng cộng tác.

• Có thể kéo và thả tệp tin vào ô soạn thảo hoặc nhấp vào biểu tượng tệp đính kèm để chọn tệp từ máy tính.
• Các tệp tin được chia sẻ có thể được xem trước trực tiếp trong Slack, bao gồm hình ảnh, video, tài liệu PDF, và tệp tin văn bản.

2.4 Ghim và tìm kiếm tin nhắn, file một cách dễ dàng

Khi bạn cần lưu lại một tin nhắn hay tệp tin quan trọng để dễ dàng truy cập sau này, bạn có thể ghim chúng bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng ghim ở góc trên bên phải của tin nhắn hoặc tệp tin. Điều này giúp bạn không bị lãng quên các thông tin quan trọng và có thể nhanh chóng truy cập khi cần thiết.

Nhập cụ thể tên người dùng hoặc đoạn hội thoại chứa nội dung tin nhắn ứng dụng này sẽ hiển thị những thứ bạn muốn tìm kiếm. Ngoài ra để có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm ví dụ “after: yesterday” để hiển thị tất cả các nội dung tin nhắn đã được thực hiện gửi trong ngày hôm nay.

2.5 Thực hiện cuộc họp trực tuyến

Slack cung cấp tính năng thực hiện cuộc họp trực tuyến, giúp các nhóm làm việc từ xa có thể tổ chức các cuộc họp một cách dễ dàng và hiệu quả.

• Tính năng họp video và âm thanh: Slack cho phép bạn bắt đầu cuộc họp video hoặc âm thanh trực tiếp từ cuộc trò chuyện hoặc kênh.
• Chia sẻ màn hình: Bạn có thể chia sẻ màn hình của mình để thực hiện thuyết trình hoặc giải thích công việc một cách chi tiết.

2.6 Tích hợp ứng dụng và dịch vụ

Tính năng tích hợp ứng dụng cho phép kết nối Slack với các công cụ và dịch vụ mà nhân viên sử dụng hàng ngày, tự động hóa các tác vụ và tối ưu hóa quy trình làm việc.

• Ứng dụng và bot: Slack tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba như Google Drive, Trello, Asana, GitHub, v.v.
• Cài đặt và cấu hình: Việc cài đặt và cấu hình các ứng dụng tích hợp này rất đơn giản thông qua “Apps” trong thanh điều hướng bên trái.

2.7 Hỗ trợ đa nền tảng

Sử dụng và ý nghĩa: Slack có sẵn trên nhiều nền tảng, cho phép nhân viên truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu, đảm bảo tính linh hoạt và liên tục trong công việc. Slack có sẵn trên Windows, macOS, iOS, Android, và trình duyệt web, giúp nhân viên dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị.

Tất cả các tin nhắn và dữ liệu được đồng bộ hóa ngay lập tức trên tất cả các thiết bị, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật.

2.8 Quản lý và bảo mật

Tính năng quản lý và bảo mật của Slack giúp các quản trị viên dễ dàng quản lý người dùng và bảo vệ dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin cho toàn bộ tổ chức.

• Quản lý người dùng: Admin có thể thêm, xóa và quản lý các thành viên trong workspace một cách dễ dàng.
• Bảo mật: Slack cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố (2FA), mã hóa dữ liệu, và các công cụ tuân thủ để bảo vệ thông tin.

3. Bảng giá của ứng dụng Slack

Giá cả của Slack thường được tính theo mỗi người dùng mỗi tháng và có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng người dùng và tính năng yêu cầu. Thông tin chi tiết và bảng giá chính thức có thể được cập nhật từ Slack trực tiếp hoặc qua các tư vấn viên bán hàng của họ.

4. Ưu nhược điểm của Slack? Slack phù hợp với đối tượng nào?

4.1 Ưu điểm của Slack

• Tích hợp linh hoạt: Slack hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Google Drive, Dropbox, và các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả làm việc của người dùng.
• Giao diện thân thiện: Slack có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, cho phép người dùng dễ dàng tương tác, gửi tin nhắn và thực hiện các hoạt động trong nền tảng này một cách nhanh chóng và thuận tiện.
• Tính năng hợp tác nhóm: Slack cung cấp các tính năng nhóm như kênh chat, thảo luận nhóm, chia sẻ tệp tin, và thực hiện cuộc họp trực tuyến, giúp tăng cường sự hợp tác và gắn kết trong nhóm làm việc.
• Bảo mật và quản lý: Slack cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao như phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập IP, đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các quy định bảo mật quốc tế.
• Hỗ trợ nhiều nền tảng: Slack hỗ trợ trên nhiều nền tảng như desktop (Windows, macOS), di động (iOS, Android), và trình duyệt web, giúp người dùng dễ dàng truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu.

4.2 Nhược điểm của Slack

• Chi phí: Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc cần nhiều tính năng cao cấp, chi phí sử dụng Slack có thể cao hơn so với các ứng dụng tương tự khác.
• Dễ bị phân tán: Slack có thể dễ dàng gây nên hiện tượng “noise” hoặc thông tin phân tán, khiến việc quản lý và tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn đối với những nhóm làm việc lớn.
• Yêu cầu kết nối Internet: Slack yêu cầu kết nối Internet liên tục để hoạt động, do đó có thể gặp khó khăn khi không có mạng hoặc kết nối Internet chập chờn.

4.3 Slack phù hợp với đối tượng nào?

Slack phù hợp với các tổ chức và nhóm làm việc:

• Các doanh nghiệp công nghệ và startup: Những tổ chức cần một nền tảng giao tiếp và hợp tác linh hoạt, dễ sử dụng và có tính năng tích hợp cao.
• Các nhóm làm việc từ xa (remote): Slack cung cấp các tính năng thích hợp để hỗ trợ các nhóm làm việc từ xa, từ việc gửi tin nhắn đến thực hiện cuộc họp trực tuyến.
• Các nhóm làm việc trực quan: Với khả năng chia sẻ màn hình và tương tác thời gian thực, Slack phù hợp cho các nhóm cần thực hiện trình bày, thuyết trình, và phân tích công việc một cách chi tiết.
• Các tổ chức cần tính bảo mật cao: Slack cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, phù hợp với các doanh nghiệp cần đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các quy định bảo mật.

Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất năm 2024

5. Tối ưu hơn Slack: Phần mềm quản lý công việc và cộng tác nhóm Base Wework

Base Wework là một nền tảng quản lý công việc và cộng tác nhóm, có nhiều điểm mạnh so với Slack trong một số khía cạnh cụ thể. Dưới đây là một số điểm tối ưu hơn của Base Wework so với Slack:

Quản lý công việc chi tiết hơn

• Giao diện tối ưu hóa cho quản lý dự án: Base Wework cung cấp các công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ chi tiết hơn so với Slack. Người dùng có thể tạo các nhiệm vụ, phân công công việc, thiết lập mức độ ưu tiên, và theo dõi tiến độ thực hiện một cách dễ dàng.
• Biểu đồ Gantt và theo dõi thời gian thực: Base Wework hỗ trợ biểu đồ Gantt, giúp người dùng lập kế hoạch và theo dõi thời gian thực hiện dự án một cách trực quan. Điều này giúp cải thiện quản lý thời gian và tài nguyên hiệu quả hơn.

Cấu hình và tùy chỉnh theo nhu cầu

Base Wework cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện, cấu hình các quy trình làm việc và tích hợp theo nhu cầu cụ thể của từng tổ chức. Điều này giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và đáp ứng các yêu cầu đặc biệt trong quản lý dự án và cộng tác nhóm.

Tích hợp đa dạng với các ứng dụng 

Base Wework tích hợp sâu rộng với nhiều ứng dụng và dịch vụ phổ biến như Google Workspace, Microsoft Office, Dropbox và các công cụ quản lý dự án như Asana, Trello. Điều này giúp người dùng dễ dàng chia sẻ thông tin, tài liệu và làm việc liền mạch hơn so với Slack, nơi tích hợp có thể không mạnh mẽ và đa dạng như Base Wework.

Base Wework còn được tích hợp với các ứng dụng khác trong Hệ sinh thái các ứng dụng Quản trị doanh nghiệp ưu việt của Base.vn, như Base Drive: Cộng tác trên tài liệu và tìm kiếm file nhanh chóng, Base Message: Ứng dụng chat và trao đổi thông tin nội bộ.

Phân tích và báo cáo

Base Wework cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chi tiết về hiệu suất công việc, tài nguyên sử dụng và tiến độ dự án. Điều này giúp người dùng đánh giá và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả và chuyên sâu hơn so với Slack, nơi các tính năng phân tích và báo cáo có thể không đầy đủ và chi tiết như Base Wework.

Tất cả các điểm trên làm cho Base Wework trở thành lựa chọn phù hợp cho các tổ chức cần một giải pháp quản lý công việc và cộng tác nhóm hiệu quả và chuyên sâu hơn. Sự lựa chọn giữa Slack và Base Wework phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng tổ chức và nhóm làm việc, đặc biệt là trong việc quản lý dự án và phân tích công việc chi tiết.

6. Kết luận

Việc lựa chọn một nền tảng cộng tác phù hợp sẽ thúc đẩy sự hợp tác, sáng tạo và linh hoạt trong làm việc nhóm. Chúc các doanh nghiệp có được trải nghiệm tuyệt vời cùng Slack và tìm được phần mềm quản lý công việc phù hợp để thúc đẩy năng suất đội ngũ nhân viên của mình.