Thành công của một doanh nghiệp không phải là một sự tình cờ. Đó là kết quả của sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện một kế hoạch chiến lược hiệu quả. Một kế hoạch tốt không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu ngắn hạn mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Bài viết dưới đây Base.vn xin gửi tới bạn chi tiết cách lập kế hoạch hiệu quả, được áp dụng cho mọi vị trí, ngành nghề.
1. Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là công đoạn người thực hiện xác định mục tiêu cụ thể, chia công việc thành từng bước nhỏ hơn, đề xuất các phương pháp tiếp cận và quyết định cách tốt nhất để đạt được những mục tiêu này.
Việc lập kế hoạch cần phải đảm bảo có đủ nguồn lực và vật lực để có thể nhanh chóng đạt được mục tiêu và đảm bảo sự hoàn thành đúng thời hạn. Đây được đánh giá là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, cần thiết trong cuộc sống và trong phạm vi doanh nghiệp, ở bất kỳ vị trí, chức vụ công việc nào.
Các nội dung chính trong kế hoạch
Một bản kế hoạch công việc cụ thể trong doanh nghiệp nên có những nội dung chính sau đây:
- Tên kế hoạch
- Mục tiêu của kế hoạch
- Thời gian hoàn thành/thực hiện
- Chi tiết các công việc cần thực hiện, ai là người thực hiện
- Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc các hạng mục công việc
- Kế hoạch phòng ngừa rủi ro
- Chi phí để hoàn thành kế hoạch công việc
2. Một số kế hoạch phổ biến dùng trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, lãnh đạo cũng như quản lý sẽ cần thực hiện lập kế hoạch cho một số hạng mục sau đây.
Kế hoạch kinh doanh là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa nguồn lực và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Một kế hoạch kinh doanh tốt sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn, linh hoạt thích ứng với những thay đổi của thị trường.
Kế hoạch tài chính: Kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp xác định/dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định (có thể ngắn hạn hoặc dài hạn). Đây cũng là cơ sở để lập kế hoạch đầu tư huy động vốn, quản lý dòng tiền và đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.
Kế hoạch Marketing: Marketing là hoạt động quan trọng, giúp mang sản phẩm/dịch vụ đến khách hàng. Kế hoạch Marketing giúp xác định thị trường mục tiêu, chiến lược quảng bá, cùng với đó là ngân sách marketing cũng như các hoạt động marketing sẽ làm.
Kế hoạch sản xuất: Doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường, quản lý hàng tồn cũng như tối ưu quy trình sản xuất. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và an toàn lao động cho công nhân.
Kế hoạch nhân sự: Đảm bảo nguồn lực là việc quan trọng để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp xác định được số lượng nhân viên cần tuyển trong từng giai đoạn, cách để duy trì, giữ chân nhân sự hiện tại. Đây cũng là cơ sở để phòng nhân sự lên kế hoạch đào tạo, phát triển nguồn lực, quản lý chế độ đãi ngộ, lương thưởng và cơ hội thăng tiến của nhân viên trong công ty.
Kế hoạch phát triển sản phẩm: Doanh nghiệp cần lập kế hoạch trong việc phát triển thêm sản phẩm/dịch vụ mới bằng cách nghiên cứu xem lĩnh vực nào đang tiềm năng, khách hàng cần gì. Ngoài ra, kế hoạch cũng sẽ bao gồm các phần về quản lý dự án và đánh giá hiệu quả trong nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
3. Lợi ích khi lập kế hoạch trong doanh nghiệp
3.1 Xác định mục tiêu rõ ràng và định hướng phát triển
Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp xác định cụ thể mục tiêu (theo mô hình SMART). Từ đó các hoạt động sẽ đều hướng đến mục tiêu chung, tránh đi lệch hướng, tránh lãng phí thời gian, công sức và nguồn lực.
Ngoài ra, việc có kế hoạch rõ ràng cũng giúp ban lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, hiệu quả trong mọi tình huống, hạn chế tối đa sự sai sót.
3.2 Tăng hiệu quả làm việc
Khi có kế hoạch công việc rõ ràng, nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ cần làm. Từ đó họ sẽ tập trung cao độ trong công việc để tăng năng suất làm việc.
Ngoài ra, việc lập kế hoạch cũng giúp tăng cường trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban, giúp việc hợp tác làm việc suôn sẻ và thuận lợi hơn. Qua đó giúp hiệu suất làm việc của toàn bộ phòng ban, doanh nghiệp được nâng cao, nhanh chóng đạt được những mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
3.3 Tối ưu thời gian và chi phí
Việc lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hiệu quả, tối ưu thời gian và chi phí cho công ty. Kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp sẽ phân bổ được nhân lực, chi phí cho các hoạt động quan trọng, ưu tiên trước, tránh lãng phí vào những việc làm chưa gấp hoặc không cần đầu tư quá nhiều.
Ngoài ra, việc lên kế hoạch rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp dự đoán những khó khăn, rủi ro có thể xảy ra trong tương lai để có biện pháp phòng ngừa, tránh những tổn thất không đáng có.
3.4 Tăng khả năng cạnh tranh
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, doanh nghiệp sẽ cần có chiến lược phát triển cụ thể, rõ ràng để có thể tồn tại cũng như đạt được những mục tiêu đã đề ra. Và việc lập kế hoạch sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc này. Bằng việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức, doanh nghiệp sẽ xây dựng được chiến lược phát triển phù hợp, nâng cao khả năng cạnh tranh và nâng cao hình ảnh thương hiệu.
3.5 Quản lý dễ dàng hơn
Bản kế hoạch sẽ là công cụ để giúp nhân viên theo dõi công việc, quản lý theo dõi tiến độ một cách dễ dàng nhất. Trưởng bộ phận hoặc lãnh đạo có thể biến được dự án đang làm đến bước nào, kết quả có khả thi không, cần bổ sung/thay đổi ở những phần nào.
Nhân viên theo dõi kế hoạch sẽ biết mình cần làm những công việc gì, làm sao để đạt được mục tiêu công việc, từ đó nỗ lực để hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao, đạt được kết quả tốt nhất.
4. Một số phương pháp hỗ trợ lập kế hoạch
Phương pháp SMART
SMART là phương pháp lập kế hoạch khá phổ biến và được viết tắt của 5 chữ: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (phù hợp) và Time-bound (có thời hạn).
Phương pháp này giúp bạn đặt ra mục tiêu rõ ràng, cụ thể, chi tiết, dễ dàng theo dõi và đánh giá được hiệu quả thực hiện.
Phương pháp 5W1H
5W1H là viết tắt của Who (ai), What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu), Why (tại sao) và How (như thế nào) và được áp dụng trong rất nhiều trường hợp, trong đó có lập kế hoạch.
Sử dụng 5W1H giúp bạn xác định đầy đủ các yếu tố cần thiết để lập kế hoạch, ví dụ như mục tiêu là gì, thời gian bao lâu, người thực hiện là ai, phương pháp thực hiện như thế nào và lý do thực hiện là gì.
Phương pháp sơ đồ PERT
Sơ đồ PERT là một công cụ trực quan giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng lập kế hoạch và quản lý dự án hiệu quả.
PERT bao gồm chi tiết các công việc, thời gian thực hiện, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc với nhau và các mốc thời gian quan trọng của dự án.
Phương pháp Kanban
Kanban là một phương pháp quản lý quy trình làm việc, giúp bạn dễ dàng tối ưu hóa hiệu quả công việc, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí. Kanban sử dụng bảng Kanban để chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ, từ đó người dùng sẽ dễ quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện.
5. Các bước lập kế hoạch công việc hiệu quả
5.1 Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là bước đầu tiên và là bước quan trọng nhất khi lập kế hoạch. Đa số mọi người sẽ áp dụng theo mô hình SMART để cụ thể hóa mục tiêu đặt ra.
Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu trong 6 tháng cuối năm là “tăng doanh thu”, bạn có thể cụ thể hóa thành “tăng 40% doanh thu trong 6 tháng cuối năm”.
Khi đã có được mục tiêu cụ thể, bạn cần phân loại chúng, chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để dễ dàng thực hiện cũng như quản lý. Ngoài ra, bạn cũng cần xác định xem mục tiêu nào quan trọng hơn và ưu tiên vào nó trước.
5.2 Xác định chi tiết nội dung công việc
Sau khi thiết lập được mục tiêu cụ thể, bạn cần liệt kê các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu này. Hãy viết ra tất cả các công việc bạn nghĩ rằng nó cần thiết, sau đó sắp xếp lại theo thứ tự ưu tiên. Công việc nào cần gấp thì đặt lên trước, công việc chưa gấp thì để ở phía sau.
Khi chia nhỏ và phân chia công việc, bạn đừng quên xác định thời gian cần thiết để hoàn thành những công việc đó.
5.3 Xác định cách thức thực hiện
Khi đã có chi tiết các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện, bạn sẽ xác định phương pháp tốt nhất để thực hiện mỗi công việc đó, giao việc cho các thành viên trong nhóm. Ở bước này, bạn cũng cần xem xét liệu có cần tuyển dụng thêm nhân sự để thực hiện không. Nếu có thì bạn sẽ cần tờ trình bổ sung nhân sự, gửi giám đốc và phòng nhân sự phê duyệt.
Cuối cùng, bạn xác định chi phí cho mỗi hạng mục lớn và lập ngân sách cho toàn bộ kế hoạch đã đặt ra.
Đọc thêm: [Tải miễn phí] 6 mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc mới nhất 2024
5.4 Phân bổ nguồn lực
Có chi tiết công việc, có cách thức thực hiện thì bạn sẽ xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng hạng mục và phân chia cụ thể cho từng người. Ngoài nguồn lực, bạn cũng cần xem xét về khả năng tài chính, đảm bảo có đủ ngân sách để thực hiện kế hoạch. Cùng với đó, hãy xác định các trang thiết bị cần thiết cho từng hạng mục, công việc (điều này sẽ phù hợp với những công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, xây lắp).
5.5 Theo dõi, đánh giá kế hoạch
Khi đã hoàn thành 4 bước trên, bạn có thể bắt đầu thực thi kế hoạch và theo dõi, đánh giá hiệu quả. Một điều bạn cần lưu ý trong bước này gồm có:
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và so sánh với mục tiêu đã đề ra.
- Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của kế hoạch và xác định những điểm cần cải thiện.
- Điều chỉnh kế hoạch: Điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu cuối cùng.
7. Dễ dàng quản lý và lập kế hoạch công việc với phần mềm Base Wework
Base Wework là phần mềm quản lý công việc và dự án được phát triển bởi đội ngũ Base.vn, giúp và doanh nghiệp của bạn đơn giản hóa việc theo dõi tiến độ công việc, thúc đẩy hiệu quả làm việc và tăng cường sự tương tác giữa các thành viên.
Phần mềm Base Wework có những tính năng gì?
- Lập kế hoạch thông minh: Bạn có thể dễ tạo tạo/phân chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và đặt deadline rõ ràng, theo dõi tiến độ công việc theo dạng bảng, Kanban hoặc biểu đồ Gantt.
- Tương tác và cập nhật thông tin: Các thành viên có thể trao đổi, chia sẽ thông tin, tệp tin, các tài liệu liên quan ngay trên phần mềm, nhận thông báo về các cập nhật và thay đổi trong công việc.
- Báo cáo tự động: Tạo báo cáo về tiến độ dự án, hiệu suất làm việc của nhân viên và nhiều thông tin chi tiết khác. Nếu cần, bạn có thể xuất báo cáo dưới dạng PDF hoặc CSV để dễ dàng chia sẻ và lưu trữ.
Lợi ích khi sử dụng Base Wework
- Tăng hiệu quả làm việc: Base Wework giúp đội ngũ nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công, theo dõi tiến độ công việc….
- Cải thiện sự tương tác: Phần mềm giúp cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm thông qua việc cung cấp cho họ một nền tảng để chia sẻ thông tin nhanh chóng.
- Tăng cường sự minh bạch: Các thành viên trong dự án có thể truy cập và xem thông tin, từ đó tăng sự công bằng, minh bạch, tránh sai sót thông tin.
- Giảm chi phí: Với Base Wework, doanh nghiệp sẽ làm việc hiệu quả hơn, đạt được nhiều năng suất và giảm thiểu nhiều chi phí như: chi phí nhân sự, chi phí quản lý…..
- Base Wework phù hợp với các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ các doanh nghiệp khởi nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn, đặc biệt là các doanh nghiệp cần quản lý nhiều dự án và nhiệm vụ đồng thời. Bạn quan tâm đến các tính năng của sản phẩm có thể để lại thông tin tại đây để được tư vấn chi tiết.
8. Kết luận
Trong thời đại thị trường biến động không ngừng như hiện nay, việc lập kế hoạch đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công và phát triển bền vững của bất kỳ doanh nghiệp nào. Giống như kim chỉ nam định hướng, kế hoạch sẽ giúp tổ chức xác định rõ mục tiêu, vạch ra chiến lược phù hợp và tối ưu hóa nguồn lực để đạt được mục tiêu đề ra.
Bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức nền tảng về lập kế hoạch. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch hiệu quả, đưa doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn và ngày càng phát triển.
