Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ PERT trong quản lý dự án

Nếu cần quản lý những dự án phức tạp, có quy mô lớn, doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng công cụ nào? Có lẽ PERT không còn là cái tên xa lạ với chúng ta khi nói đến một giải pháp giúp định hướng quản lý dự án, công việc một cách tối ưu và hiệu quả. Vậy bản chất sơ đồ PERT là gì, cách vẽ cũng như áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào? Cùng Base.vn tìm hiểu chi tiết hơn trong nội dung dưới đây.

1. Sơ đồ PERT là gì? Mục đích của sơ đồ PERT

1.1. Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) là công cụ giúp lập kế hoạch, theo dõi và quản lý tiến độ của dự án. Nói cách khác, PERT giúp mô tả tiến trình hoàn thành của một dự án. 

Sơ đồ PERT gồm các yếu tố như: Nhiệm vụ cần thực hiện, chi phí, thời gian hoàn thành kế hoạch… nhờ đó, nhà quản trị sẽ xác định được nguồn lực cần có để thực hiện, lường trước các rủi ro có thể xảy ra và có phương án khắc phục ngay.

Công việc được biểu diễn qua sơ đồ PERT giúp thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa công việc cũng như thời gian dự kiến hoàn thành. Nó sử dụng 3 ước tính thời gian cho mỗi công việc gồm: Thời gian tối thiểu, thời gian trung bình, thời gian tối đa.

1.2. Ví dụ về sơ đồ PERT

Khi doanh nghiệp đang cần sản xuất một dự án quan trọng, các công việc và nhiệm vụ gồm có:

Lúc này, sơ đồ PERT thể hiện nhiệm vụ như sau:

2. Sơ đồ PERT có mục đích gì trong quản lý dự án?

Mục đích khi sử dụng sơ đồ PERT trong quản lý dự án như sau:

• Lập kế hoạch dự án: Sơ đồ PERT giúp trưởng dự án (project manager) xác định trình tự thực hiện các công việc, nhiệm vụ, từ đó lập kế hoạch chi tiết cho dự án.
• Ước tính thời gian hoàn thành dự án: Dựa trên thời gian dự kiến cho từng công việc, PERT giúp ước tính tổng thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án.
• Phân tích rủi ro: Thông qua PERT, trưởng dự án xác định và đánh giá được các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
• Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án: PERT còn giúp theo dõi tiến độ thực tế của dự án so với kế hoạch ban đầu, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời nếu có sai lệch.

3. Các yếu tố trong sơ đồ PERT

Sự kiện

Các cột mốc sự kiện trong sơ đồ PERT được thể hiện bằng hình tròn kèm đánh số. Mỗi cột mốc sẽ đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc một công việc nào đó trong kế hoạch. Hình tròn đầu tiên sẽ là sự kiện bắt đầu, sử dụng số 1 và chỉ có các đường đi ra. Hình tròn cuối cùng thể hiện sự kết thúc, có các đường biểu diễn đi vào. Còn lại, các hình tròn ở giữa có thể có cả đường đi ra và đường đi vào.

Công việc

Đường biểu diễn nối các ô tròn với nhau thể hiện công việc, nhiệm vụ được giao. Độ dài của đường sẽ phản ánh thời gian hoàn thành công việc hoặc nhiệm vụ đó. Với những công việc ảo, đường biểu diễn có độ dài bằng 0.

Thời gian dự trữ

Để đảm bảo tiến độ, mỗi dự án khi thực hiện bằng sơ đồ PERT sẽ có một khoảng thời gian dự trữ, sử dụng trong trường hợp công việc có sự trì hoãn. Đây là yếu tố có tính rủi ro nên cần được đánh dấu ở trên cung đường biểu diễn công việc. Nếu công việc được hoàn thành sớm hơn thời gian dự trữ thì đánh dấu lại bằng các chấm nhỏ trên đường cung.

Đường găng

Đường găng là đường biểu diễn giúp nối các công việc với nhau. Chiều dài của đường dài nhất tính từ điểm đầu cho đến điểm cuối trong sơ đồ PERT. Đây là yếu tố giúp thể hiện tiến độ công việc. Vậy nên nếu có yếu tố nào trên đường găng bị trì hoãn thì có nghĩa là tiến độ công công việc đang bị chậm so với kế hoạch.

4. So sánh sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT

Sơ đồ Gantt (hay còn gọi là biểu đồ Gantt, Gantt chart) là một loại sơ đồ phổ biến để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ PERT và sơ đồ Gantt được phân biệt bằng các đặc điểm sau:

5. Ưu nhược điểm của sơ đồ PERT

5.1. Ưu điểm

Sơ đồ PERT có nhiều ưu điểm nổi bật, nên được nhiều doanh nghiệp áp dụng để quản lý dự án, cụ thể:

• Sơ đồ PERT giúp lãnh đạo đánh giá rõ ràng, chính xác nguồn lực và thời gian cần thiết cho dự án, từ đó quản lý sẽ phân tích những rủi ro có thể xảy ra, hiểu được quy trình làm việc hiệu quả nhất để nhanh chóng đạt được mục tiêu.
• Dùng sơ đồ PERT giúp người sử dụng thấy được bức tranh toàn cảnh của dự án, hiểu nhiệm vụ, công việc của nhau.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm vì ai cũng có vai trò, trách nhiệm riêng trong dự án cùng thời gian hoàn thành cụ thể.
• Nâng cao hiệu suất làm việc, thúc đẩy hoàn thành công việc nhanh hơn.
• Các thành viên dễ dàng giao tiếp với nhau, đảm bảo cùng nhau đạt được mục tiêu chung trong công việc.

5.2. Nhược điểm

Một vài nhược điểm của sơ đồ PERT có thể kể đến như sau:

• Để vẽ được sơ đồ PERT, người thực hiện tốn rất nhiều công sức và thời gian. Nó cũng đòi hỏi nhân sự phải có kỹ năng, kinh nghiệm và có khả năng nghiên cứu sâu.
• Sơ đồ PERT tập trung nhiều vào thời hạn hoàn thành, gây hạn chế tầm nhìn trong kế hoạch tài chính của quản lý dự án.
• Nếu có sai sót khi lập sơ đồ thì sẽ khiến công việc bị trì hoãn, ảnh hưởng đến quá trình hoàn thành dự án.
• Sơ đồ không có sự linh hoạt, nếu có vấn đề xảy ra thì rất khó ứng phó và xử lý.
• Sơ đồ PERT thường có tính chủ quan, thành công của việc áp dụng sơ đồ này sẽ còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và kỹ năng của trưởng dự án.

Đọc thêm: Ma trận Eisenhower là gì? Định nghĩa, cách sử dụng và ví dụ minh hoạ

6. Cách vẽ sơ đồ PERT đơn giản trong quản lý dự án

6.1. Chi tiết các bước thực hiện

Bước 1: Liệt kê công việc cần làm

Bạn liệt kê danh sách các công việc cần thực hiện trong dự án, mỗi sơ đồ mạng nhỏ sẽ tương ứng với một công việc. Với những dự án phức tạp, một mạng lớn có thể là tập hợp của nhiều sơ đồ PERT nhỏ.

Bước 2: Thiết lập thứ tự ưu tiên cho công việc

Bạn cần nghiên cứu và sắp công những công việc đã liệt kê theo thứ tự ưu tiên, đồng thời phân bổ thời gian hoàn thành công việc.

Các đầu mục công việc cụ thể giúp bạn theo dõi chính xác, đảm bảo mỗi công việc đều được hoàn thành trước khi nhiệm vụ tiếp theo bắt đầu, tránh chậm tiến độ dự án.

Bước 3: Vẽ sơ đồ PERT

Ở bước này, bạn thực hiện vẽ PERT theo thứ tự từ đầu cho đến khi kết thúc. Thông thường, cần dùng đến mũi tên để kết nối các nhiệm vụ với nhau. Mỗi mũi tên sẽ biểu thị hướng của mối quan hệ giữa 2 nhiệm vụ, từ nhiệm vụ phụ thuộc đến được phụ thuộc.

Khi vẽ sơ đồ PERT, hãy kiểm tra và đảm bảo mọi mối quan hệ và kết nối là hợp lý, tuân theo thứ tự logic cũng như thực tế của dự án đang triển khai.

Bước 4: Tính toán chi tiết thời gian thực hiện công việc

Bạn có thể sử dụng công thức PERT và phương pháp CPM (Critical Path Method) để tính toán thời gian cần thiết để thực hiện dự án dựa theo 3 loại ước lượng: thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành công việc, thời gian tối đa cần thiết và thời gian có khả năng hoàn thành tốt nhất.

Công thức tính như sau: Thời gian dự kiến = (O + 4*M + P) * 6

Trong đó:

• O là thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành công việc (Optimistic time)
• P là thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành (Pessimistic time)
• M là thời gian có khả năng hoàn thành tốt nhất (Most likely time).

Trong công thức này, thời gian tối thiểu và tối đa được xem xét ít hơn, trong khi thời gian có khả năng hoàn thành tốt nhất được tính trọng số cao hơn (4 lần), nhằm phản ánh thực tế rằng công việc thường được hoàn thành gần với thời gian này hơn. Sau đó, tổng các giá trị được chia cho 6 để lấy giá trị trung bình.

Bước 5: Xác định đường găng

Bạn cần xác định điều kiện cần và điều kiện đủ của đường găng dài nhất, và đường găng đi qua các sự kiện. Sau đó xác định tiếp các sự kiện găng. Cuối cùng, bạn theo dõi đường găng đi qua sự kiện để xác định đường dài nhất.

6.2. Lưu ý khi vẽ sơ đồ PERT

Khi vẽ sơ đồ PERT, bạn hãy chú ý những vấn đề như:

• Phân chia dự án thành các công việc và sự kiện cụ thể, dễ quản lý.
• Phân biệt rạch ròi giữa sự kiện (không mất thời gian thực hiện) và công việc (có thời gian thực hiện).
• Sử dụng các phương pháp ước tính thời gian phù hợp.
• Cân nhắc các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thực hiện như: Độ phức tạp công việc, năng lực nguồn lực, điều kiện thực tế,…
• Vẽ các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc bằng cách kết nối các mũi tên với nhau.
• Sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ PERT chuyên dụng hoặc công cụ vẽ sơ đồ PERT online để tạo sơ đồ trực quan, dễ hiểu.

7. Liệu có thể tích hợp sơ đồ PERT vào phần mềm quản lý công việc?

Hiện nay, có một số phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay có tích hợp sẵn tính năng vẽ và quản lý sơ đồ PERT, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng trong việc theo dõi và tối ưu hóa tiến độ dự án, ví dụ như:

• Microsoft Project: Là phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp được sử dụng rộng rãi, cung cấp tính năng vẽ sơ đồ PERT trực quan, dễ sử dụng. Nó cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và phân tích PERT một cách hiệu quả. Ngoài ra, phần mềm tích hợp nhiều tính năng quản lý dự án khác như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực, báo cáo,…
• Smartsheet: Đây là nền tảng quản lý dự án linh hoạt, hỗ trợ vẽ sơ đồ PERT trực tuyến với giao diện đơn giản, dễ dàng tạo và chỉnh sửa sơ đồ.
• Wrike: Wrike là công cụ quản lý dự án toàn diện cho phép người dùng tạo sơ đồ PERT chi tiết với nhiều thông tin như thời gian dự kiến, nguồn lực, rủi ro,… Ngoài ra, Wrike cũng tích hợp nhiều tính năng quản lý dự án khác như lập kế hoạch, quản lý tác vụ, báo cáo,…

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo phần mềm Base Wework để quản lý dự án khoa học và hiệu quả. Mặc dù Base Wework không tích hợp sẵn tính năng vẽ Sơ đồ PERT, nhưng nó cung cấp nhiều tính năng tương tự giúp quản lý tiến độ dự án:

• Lập kế hoạch dự án: Chia nhỏ dự án thành các công việc và nhiệm vụ cụ thể, sau đó gán thời hạn và người phụ trách cho từng công việc. Bạn cũng có thể xác định thứ tự thực hiện giữa các công việc.
• Theo dõi tiến độ: Cập nhật tiến độ hoàn thành từng công việc theo thời gian thực, dễ dàng theo dõi các mốc thời gian quan trọng của dự án theo dạng sơ đồ Gantt, phát hiện sớm các rủi ro và vấn đề tiềm ẩn. Qua đó có thể quản lý dự án điều chỉnh ngay nếu cần thiết.
• Quản lý nguồn lực: Giao công việc cho các thành viên trong nhóm phù hợp với năng lực và chuyên môn. Quản lý cũng dễ dàng theo dõi khối lượng công việc của từng thành viên, hiểu và phân bổ thêm nguồn lực khi cần thiết.
• Báo cáo và phân tích: Tạo báo cáo chi tiết về tiến độ dự án, tình trạng công việc và sử dụng nguồn lực. Ngoài ra, phần mềm phân tích dữ liệu của các dự án, từ đó xác định xu hướng và đưa ra dự báo chính xác hơn.

8. Kết luận

Sơ đồ PERT là công cụ hữu ích hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý dự án, đặc biệt là những dự án phức tạp đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều công việc và nguồn lực. Tuy nhiên, việc vẽ và sử dụng sơ đồ PERT cũng đòi hỏi sự đầu tư thời gian và công sức nhất định. Do đó, bạn cần xem xét và chỉ nên dùng cho những dự án có quy mô và độ phức tạp nhất định.

Chúc bạn thành công!