Trong quá trình làm việc, bàn giao công việc là bước quan trọng để đảm bảo sự liên tục và minh bạch trong doanh nghiệp. Một biên bản bàn giao rõ ràng, chuẩn mẫu không chỉ giúp tránh sai sót mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức. Bài viết này Base.vn sẽ tổng hợp 6 mẫu biên bản bàn giao công việc chuẩn nhất 2025, giúp bạn dễ dàng áp dụng cho nhiều tình huống khác nhau và tối ưu hiệu quả quản lý.
1. Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là tài liệu pháp lý và hành chính ghi lại toàn bộ quá trình chuyển giao công việc, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm từ một cá nhân hoặc một nhóm sang cá nhân hoặc nhóm khác. Tài liệu này đóng vai trò không thể thiếu trong các tình huống như luân chuyển nhân sự, tái cơ cấu phòng ban, hoặc khi một nhân sự rời khỏi vị trí và cần chuyển giao công việc cho người tiếp quản mới.
Tầm quan trọng của một biên bản bàn giao công việc không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch mà còn là cơ sở vững chắc để phòng ngừa mọi tranh chấp có thể phát sinh giữa doanh nghiệp và người lao động. Cụ thể, biên bản này mang lại những lợi ích thiết yếu sau:
- Minh bạch thông tin: Cung cấp một cách chi tiết các thông tin quan trọng về công việc, nhiệm vụ cụ thể, quy trình vận hành, dữ liệu, tài sản liên quan và các vấn đề tồn đọng. Điều này giúp người tiếp nhận công việc nắm rõ phạm vi, trách nhiệm và xác định được các nguồn lực hỗ trợ cần thiết.
- Công cụ quản lý hiệu quả: Giúp nhà quản lý theo dõi sát sao quá trình chuyển giao, đánh giá mức độ đầy đủ và chính xác của thông tin, từ đó giảm thiểu tối đa rủi ro và thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Cơ sở pháp lý vững chắc: Đóng vai trò là bằng chứng đáng tin cậy trong trường hợp phát sinh mâu thuẫn hoặc tranh chấp liên quan đến công việc đã bàn giao.
- Tuân thủ nghĩa vụ: Việc thực hiện bàn giao đầy đủ và đúng quy trình là nghĩa vụ của người lao động, đảm bảo tuân thủ các cam kết đã ghi trong hợp đồng lao động, thể hiện tinh thần trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp.
2. Khi nào cần sử dụng biên bản bàn giao công việc
Trong thực tế, biên bản bàn giao công việc là một tài liệu không thể thiếu mỗi khi có sự biến động về nhân sự hoặc doanh nghiệp thực hiện thay đổi cơ cấu tổ chức, đòi hỏi việc chuyển giao trách nhiệm giữa các bên.
2.1 Bàn giao khi nhân sự nghỉ việc
Khi một nhân sự chấm dứt hợp đồng lao động, việc bàn giao công việc là một yêu cầu bắt buộc và cần được thực hiện một cách cẩn trọng. Người lao động phải chuyển giao toàn bộ công việc cho nhân sự mới hoặc, nếu chưa có người thay thế, bàn giao cho quản lý trực tiếp hoặc các cá nhân có liên quan. Một biên bản bàn giao công việc trong trường hợp này cần bao gồm các thông tin cá nhân của người bàn giao, lý do nghỉ việc, thời gian kết thúc công việc, và thông tin chi tiết về người tiếp nhận.
Đặc biệt, biên bản cần thể hiện sự đồng thuận và các cam kết rõ ràng trong quá trình chuyển giao, có giá trị pháp lý cao, làm căn cứ giải quyết nếu có bất kỳ tranh chấp nào phát sinh giữa nhân viên và doanh nghiệp.
2.2 Bàn giao khi nhân viên chuyển sang vị trí/đơn vị khác
Trong trường hợp nhân sự được luân chuyển sang một đơn vị hoặc vị trí công tác mới, việc lập biên bản bàn giao công việc là điều cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển tiếp diễn ra suôn sẻ. Biên bản này nên bao gồm đầy đủ thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ hiện tại của các công việc đang thực hiện, tình trạng các dự án đang tham gia, danh sách các công việc còn tồn đọng cần giải quyết, cùng với thông tin liên hệ của những người liên quan chủ chốt.
Người bàn giao có thể và nên đính kèm các tài liệu, dữ liệu và danh mục tài sản có liên quan để người tiếp nhận có cái nhìn toàn diện. Cuối cùng, văn bản cần ghi rõ ngày tháng năm bàn giao và có đầy đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên, đảm bảo tính minh bạch và làm bằng chứng pháp lý khi cần.
2.3 Bàn giao khi nhân viên nữ nghỉ thai sản/ nhân viên nghỉ ốm
Đối với nhân viên nữ nghỉ thai sản (thường là 6 tháng theo quy định pháp luật hiện hành), và nhân sự nghỉ ốm dài ngày, việc lập biên bản bàn giao công việc trước thời gian nghỉ là cực kỳ quan trọng để đảm bảo công việc không bị gián đoạn. Biên bản cần ghi rõ thông tin về các công việc đang thực hiện, bao gồm cả những nhiệm vụ đã được ủy quyền và các đầu việc đang chờ xử lý.
Các chi tiết như ngày tháng năm bàn giao, thời gian dự kiến bắt đầu nghỉ, và thông tin liên lạc của người bàn giao cần được ghi lại minh bạch. Đặc biệt, người bàn giao nên cung cấp hướng dẫn chi tiết, chia sẻ kinh nghiệm và các lưu ý quan trọng để người tiếp nhận có thể nhanh chóng nắm bắt và hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong suốt thời gian vắng mặt. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm cao của nhân sự.
Xem thêm: 5+ mẫu biên bản nghiệm thu phổ biến cho doanh nghiệp
3. Một số yêu cầu khi lập biên bản bàn giao công việc
3.1 Về nội dung
Để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả, nội dung của một biên bản bàn giao công việc cần bao gồm các hạng mục thiết yếu sau:
- Thông tin nhân sự: Ghi rõ họ tên, chức vụ, phòng ban, địa chỉ email và số điện thoại liên hệ của người bàn giao và người tiếp nhận.
- Chi tiết công việc bàn giao: Liệt kê cụ thể từng dự án, nhiệm vụ, hoặc đầu việc cần chuyển giao. Đối với mỗi hạng mục, cần nêu rõ trạng thái hiện tại (đã hoàn thành, đang tiến hành, còn tồn đọng), thời hạn hoàn thành (deadline), các bên liên quan, và mọi lưu ý quan trọng.
- Quản lý tài sản và tài khoản: Thống kê đầy đủ danh mục tài sản vật chất (máy tính, thiết bị, thẻ nhân viên, chìa khóa…) và tài sản kỹ thuật số (tài khoản email công ty, tài khoản các phần mềm, công cụ làm việc…). Đối với tài khoản và mật khẩu, cần lưu ý quy trình bảo mật: không bàn giao trực tiếp mật khẩu, mà cần hướng dẫn cách thiết lập lại hoặc chuyển giao quyền truy cập an toàn qua bộ phận IT hoặc quản lý trực tiếp.
- Thời gian và địa điểm: Ghi rõ thời gian (ngày, tháng, năm) và địa điểm cụ thể diễn ra quá trình bàn giao công việc.
- Xác nhận và cam kết: Yêu cầu chữ ký xác nhận của cả người bàn giao và người tiếp nhận. Sự xác nhận này thể hiện sự đồng thuận với tất cả các nội dung trong biên bản và cam kết thực hiện đúng trách nhiệm, là cơ sở pháp lý vững chắc để phòng tránh tranh chấp sau này.
3.2 Về hình thức
Về mặt hình thức, biên bản bàn giao công việc cần được chú trọng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu lực pháp lý:
- Định dạng văn bản: Biên bản có thể được viết tay hoặc đánh máy. Trong trường hợp đánh máy, cần tuân thủ các quy định về thể thức văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, áp dụng cho cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Đối với các tổ chức khác, khuyến nghị áp dụng các tiêu chuẩn tương tự để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
- Số lượng bản sao: Nên lập ít nhất hai bản gốc của biên bản bàn giao công việc, mỗi bản có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan (người bàn giao, người tiếp nhận và người chứng kiến/quản lý). Mỗi bên sẽ giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu và giải quyết khi có phát sinh.
- Ngôn ngữ và cấu trúc: Nội dung văn bản cần được trình bày súc tích, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo đủ ý, dễ hiểu. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, rõ ràng, tránh các thuật ngữ mơ hồ. Cấu trúc biên bản cần khoa học và logic, giúp người đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin.
4. Tải miễn phí: 6 mẫu biên bản bàn giao công việc file Excel và Word
4.1 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc
Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc là tài liệu quan trọng, ghi lại chi tiết toàn bộ các công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm mà cá nhân đó đang đảm nhiệm. Việc trình bày dưới định dạng Word hoặc Excel giúp tài liệu có tính khoa học cao, dễ dàng cho người tiếp nhận nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tải miễn phí biên bản bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.2 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự chuyển công tác
Khi lập biên bản bàn giao công việc do có sự điều chuyển công tác, người bàn giao có trách nhiệm liệt kê chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể, danh sách tài sản, dữ liệu quan trọng và mọi thông tin liên quan đến công việc cho người tiếp nhận. Sự chi tiết này giúp đảm bảo sự liên tục và hiệu quả của công việc trong quá trình chuyển đổi.
Tải miễn phí mẫu bàn giao công việc khi chuyển công tác (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.3 Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân viên nữ nghỉ thai sản
Việc bàn giao công việc trước kỳ nghỉ thai sản là một bước chuẩn bị không thể thiếu để duy trì sự liên tục trong hoạt động của phòng ban và doanh nghiệp. Mục tiêu chính của mẫu biên bản bàn giao công việc này là đảm bảo quá trình tiếp nhận và chuyển giao nhiệm vụ diễn ra thuận lợi, giảm thiểu tối đa các vướng mắc hay hiểu lầm cho người tạm thời phụ trách công việc.
Tải miễn phí biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.4 Mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo
Đối với các vị trí lãnh đạo cấp cao trong công ty khi miễn nhiệm hoặc chuyển công tác, việc lập một biên bản bàn giao công việc là vô cùng quan trọng và cần được thực hiện với mức độ chi tiết cao. Do lãnh đạo thường nắm giữ nhiều trọng trách và phụ trách các đầu việc chiến lược, biên bản bàn giao cần phải bao quát đầy đủ và chi tiết mọi thông tin liên quan, đảm bảo không có khoảng trống trong quản lý điều hành.
Tải miễn phí mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.5 Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán
Vị trí kế toán có tính chất đặc thù, liên quan trực tiếp đến các số liệu tài chính và nghiệp vụ nhạy cảm của doanh nghiệp. Do đó, việc lập biên bản bàn giao công việc cho vị trí này cần được thực hiện hết sức cẩn trọng, đảm bảo tính minh bạch và chính xác tuyệt đối trong từng số liệu.
Người bàn giao cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, cụ thể, và người tiếp nhận cần chủ động đặt câu hỏi, tìm hiểu kỹ lưỡng mọi khía cạnh liên quan để tránh sai sót, gây ảnh hưởng đến hoạt động kế toán và tài chính của công ty.
Tải miễn phí mẫu biên bản bàn giao công việc cho kế toán (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
4.6 Mẫu biên bản bàn giao tài sản
Bên cạnh việc bàn giao công việc, biên bản bàn giao tài sản cũng đóng vai trò thiết yếu khi nhân sự nghỉ việc, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động có nghĩa vụ pháp lý phải bàn giao lại toàn bộ tài sản thuộc sở hữu của công ty mà họ đã được giao sử dụng.
Một biên bản bàn giao tài sản chi tiết, ghi rõ thông tin về trang thiết bị, dụng cụ, và các vật phẩm khác được bàn giao, là căn cứ quan trọng để minh bạch trách nhiệm, tránh thất thoát tài sản và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Tải miễn phí mẫu bàn giao tài sản khi nghỉ việc (File Word và Excel) TẠI ĐÂY
Tải trọn bộ 06 mẫu biên bản bàn giao công việc (Word và Excel) TẠI ĐÂY
5. Hướng dẫn 3 bước thực hiện bàn giao công việc
Bước 1: Xác định và chuẩn bị hạng mục bàn giao
Để đảm bảo quá trình bàn giao công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, cả người bàn giao và người tiếp nhận cần thực hiện các bước chuẩn bị kỹ lưỡng:
- Mô tả công việc chi tiết: Người bàn giao cần chuẩn bị một mô tả công việc rõ ràng, chính xác và dễ hiểu cho người tiếp nhận. Nội dung này bao gồm các đầu mục công việc, nhiệm vụ cụ thể, chỉ số hiệu suất chính (KPIs), và danh sách các bên liên quan.
- Lập danh sách các yếu tố quan trọng: Liệt kê đầy đủ các hạn chót (deadline) sắp tới, các công việc thường nhật, tình trạng các dự án đang triển khai, thông tin chi tiết về khách hàng, đối tác, cùng các thông tin liên hệ cần thiết.
- Kế hoạch chuyển giao và hỗ trợ: Người bàn giao nên xây dựng một kế hoạch cụ thể để giúp người tiếp nhận nhanh chóng làm quen với công việc. Việc bàn giao sớm nhất có thể sẽ tạo điều kiện thuận lợi. Trong quá trình trao đổi, hãy chia sẻ thông tin về các thành viên trong đội nhóm, điểm mạnh, điểm yếu của từng người, và hướng dẫn về các đầu mối liên hệ khi gặp khó khăn để họ dễ dàng hòa nhập.
Bước 2: Bàn giao tài liệu và tài sản
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, tài liệu và tài sản, người bàn giao sẽ tiến hành chuyển giao cho người tiếp nhận. Đối với tài sản hữu hình, việc bàn giao sẽ được thực hiện với phòng quản lý tài sản theo quy định của công ty. Đối với các tài sản kỹ thuật số như tài khoản email, tài khoản công việc, quyền truy cập vào hệ thống, cần tuân thủ quy trình bảo mật: không chia sẻ mật khẩu trực tiếp mà thực hiện chuyển giao quyền quản lý hoặc yêu cầu bộ phận IT cấp mới quyền truy cập cho người tiếp nhận. Điều này đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các chính sách bảo mật của doanh nghiệp.
Bước 3: Tổ chức buổi họp bàn giao công việc chính thức
Để hoàn tất quá trình, hai bên nên tổ chức một buổi họp chính thức để bàn giao công việc. Tại cuộc họp này, người bàn giao sẽ trình bày rõ ràng về các hạng mục công việc đã liệt kê trong biên bản bàn giao công việc. Mọi thắc mắc hoặc vấn đề liên quan phát sinh từ phía người tiếp nhận cần được ghi chép cẩn thận. Người bàn giao có trách nhiệm giải thích rõ ràng, chi tiết để đảm bảo người tiếp nhận hiểu đúng và đầy đủ.
Để tăng cường tính minh bạch và làm bằng chứng, khuyến nghị có sự tham gia của quản lý trực tiếp hoặc đại diện phòng ban nhân sự trong buổi họp. Họ có thể chứng kiến quá trình, ghi nhận các cam kết và đảm bảo tất cả các điểm trong biên bản bàn giao công việc đã được thảo luận và xác nhận.
Xem thêm: Tải miễn phí 7 mẫu biên bản cuộc họp công ty hoàn chỉnh
6. Tự động hóa quy trình bàn giao công việc với Base Platform
Để đơn giản hóa quy trình bàn giao công việc, hạn chế những sai sót và những bất cập trong quá trình chuyển giao công việc, tài sản giữa hai bên, doanh nghiệp có thể tham khảo Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện Base Platform. Với bộ giải pháp này, nhân sự có thể bàn giao công việc tự động, mọi thao tác thuận tiện, đơn giản hơn, tránh bị lỡ thông tin.
6.1 Base Platform có thể tự động hoá quy trình bàn giao như thế nào?
Bước 1: Phê duyệt đề xuất nghỉ trên Base Request
Ngay khi có mong muốn nghỉ việc, chuyển công tác, nhân sự có thể tạo đề xuất trên phần mềm quản lý phê duyệt Base Request và điền đầy đủ các thông tin như lý do xin nghỉ, dự kiến lịch nghỉ,… Các bộ phận liên quan sẽ ngay lập tức tiếp nhận thông tin và tiếp tục các quy trình tiếp theo.
Bước 2: Quản lý quy trình bàn giao trên Base Workflow
Quy trình bàn giao công việc sẽ có nhiều bước, ví dụ như ký kết biên bản, kiểm kê danh sách tài sản, bàn giao cho người mới, xóa tài khoản của người cũ,… Lần lượt từng bước này sẽ được quản lý trên một luồng quy trình chuẩn hóa trên Base Workflow, với người phụ trách cụ thể và giới hạn thời gian thực hiện (SLA) được quy định rõ ràng.
Bước 3: Quản lý thu hồi, bàn giao tài sản trên Base Asset
Các tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như máy tính, email công ty, tài khoản công việc, tài khoản đăng nhập vào các công cụ dùng chung,… sẽ được quản lý trên một ứng dụng chuyên biệt có tên Base Asset. Tại đây, bất kỳ tài sản nào cũng được kiểm kê và giám sát tình trạng chặt chẽ, khoa học, tránh tình trạng bị thất thoát hoặc bỏ quên.
Bước 4: Chuyển giao các công việc đang thực hiện dang dở trên Base Wework
Với các công việc còn đang dang dở, nhân viên có thể chuyển đổi quyền chịu trách nhiệm và toàn bộ thông tin có liên quan trên Base Wework – phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0. Tại đây, người mới có thể nhanh chóng nắm được tất cả thông tin như số lượng đầu việc, deadline, yêu cầu, tiến độ hoàn thành hiện tại, những người có liên quan,… để nhanh chóng tiếp tục xử lý.
Bước 5: Cập nhật trạng thái của nhân sự trên Base HRM
Sau hàng loạt thao tác bàn giao công việc, bước cuối cùng trong quy trình là cập nhật trạng thái của nhân sự trên phần mềm quản lý thông tin nhân sự Base HRM. Hồ sơ của nhân sự đã nghỉ việc, nghỉ thai sản hay chuyển công tác,… sẽ được lưu trữ một cách khoa học trên phần mềm. Khối lượng công việc của người nhận bàn giao, mục tiêu công việc, vị trí làm việc hoặc mức lương mới,… cũng được cập nhật và quản lý ngay trên đó. Và tất nhiên, nếu nhân viên cũ nghỉ việc thì tài khoản sử dụng Base của họ cũng bị vô hiệu hóa.
6.2 Lợi ích của việc tự động hoá này?
- Bằng việc số hóa tất cả các thao tác bàn giao công việc ngay trên phần mềm, doanh nghiệp sẽ đồng bộ được dữ liệu nhân sự và dữ liệu làm việc (gồm cả các file tài liệu quan trọng), tránh tình trạng sai sót, thiếu sót thông tin.
- Tinh gọn và rút ngắn đáng kể quy trình bàn giao: Người bàn giao luôn biết rằng mình cần làm gì, người nhận bàn giao nhanh chóng nắm hết thông tin, các bộ phận trung gian như hành chính – nhân sự cũng dễ dàng thao tác theo quy trình.
- Tất cả những người cần thiết đều được cấp quyền theo dõi quy trình và dữ liệu bàn giao này, tránh việc phải thông báo riêng lẻ tới từng bộ phận khiến thông tin bị chậm trễ, đứt gãy hoặc thậm chí là sai lệch.
- Nếu có thắc mắc hoặc vấn đề nào xảy ra, tất cả nhân sự có thể trực tiếp bình luận, trao đổi ngay dưới phần bình luận của mỗi hành động bàn giao, đảm bảo sự chuyên nghiệp và khoa học.
7. Kết luận
Trên đây là chi tiết 6 mẫu biên bản bàn giao công việc áp dụng trong doanh nghiệp và dùng theo từng trường hợp. Đội ngũ Base.vn hy vọng qua những nội dung này doanh nghiệp sẽ tạo được quy trình bàn giao công việc tối ưu, chuyên nghiệp. Ngoài ra, tổ chức cũng có thể áp dụng các biện pháp tự động hóa, từ đó nâng cao hiệu quả, sự minh bạch trong bàn giao công việc, góp phần vào sự phát triển chung của tổ chức.
