Bất kể quy mô hay ngành nghề, mọi công ty đều cần thiết lập một bộ quy trình quản lý doanh nghiệp khoa học và nhất quán. Đây không chỉ là những sơ đồ trên giấy, mà còn là kim chỉ nam định hướng cho mọi hoạt động, giúp mỗi thành viên hiểu rõ vai trò của mình và đồng lòng hướng tới mục tiêu chung.
Vậy, bộ quy trình quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì? Hãy cùng Base Blog tìm hiểu các kiến thức liên quan đến quy trình quản lý doanh nghiệp và nhận ngay 65+ mẫu quy trình kèm lưu đồ và biểu mẫu được xây dựng từ kinh nghiệm thực tiễn.
1. Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp được hiểu như thế nào?
Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp là tập hợp các quy trình làm việc chuẩn hóa của từng phòng ban và bộ phận, bao gồm Kế toán, Kinh doanh, Marketing, Nhân sự, Kế hoạch,… Mỗi quy trình này được xây dựng theo một trình tự logic, rõ ràng, với các bước và nhiệm vụ cụ thể. Mục tiêu của việc thiết kế các quy trình quản lý là để đảm bảo tính nhất quán cho từng hoạt động, giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, đi đúng hướng và cùng nhau đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Cụ thể hơn, vai trò nổi bật của bộ quy trình quản lý doanh nghiệp thể hiện qua những khía cạnh:
- Xác định rõ công việc và thứ tự thực hiện: Việc áp dụng một quy trình quản lý hợp lý giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Nhân viên sẽ nắm rõ nhiệm vụ cụ thể của mình và xác định được cách thức thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất.
- Phân bổ công việc rõ ràng: Quy trình làm việc thống nhất giúp cấp quản lý dễ dàng phân công lao động, xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, từ đó quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Quy trình quản lý chặt chẽ giúp doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm chất lượng hơn, nhân viên chăm sóc khách hàng kỹ lưỡng và chuyên nghiệp hơn, từ đó gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Nhờ vậy, tỷ lệ khách hàng quay lại và khả năng thu hút khách hàng mới cũng tăng lên đáng kể.
- Tăng cường lợi thế cạnh tranh: Việc xây dựng một bộ quy trình quản lý nội bộ hiệu quả, chẳng hạn như quy trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, giúp tổ chức vận hành nhịp nhàng, tối ưu hóa nguồn lực, tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ so với các đối thủ trên thị trường.
Đọc thêm: Quy trình là gì? 5 bước “tiêu chuẩn” trong xây dựng và quản lý quy trình
2. Những hệ quả khi doanh nghiệp chưa chuẩn hóa quy trình quản lý
Quá trình vận hành doanh nghiệp luôn đòi hỏi việc xử lý khối lượng lớn thông tin và dữ liệu, cũng như cần sự tham gia của nhiều cá nhân và phòng ban trong tổ chức. Do đó, nếu quy trình quản lý thiếu chuẩn hóa và thiếu khoa học, công việc sẽ gặp rất nhiều rào cản và khó có thể đi đến đích như mong đợi.
Dẫu biết vậy, nhưng thật đáng quan ngại, khi có đến 52% doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang vận hành mà không có quy trình bài bản, “đụng tới đâu là làm đó”, khiến cho sự phối hợp giữa các bộ phận bị rời rạc và phân mảnh, ảnh hưởng tiêu cực đến việc theo dõi và quản lý nội bộ.
Một con số đáng báo động khác là 75% dự án thất bại do quy trình cồng kềnh và phức tạp. Khi nhân viên đối mặt với những quy trình rườm rà, lẽ đương nhiên là họ sẽ không nắm rõ vai trò và phạm vi công tác của mình, đâm ra chán nản, mất động lực khi làm việc, từ đó khiến cho tiến độ công việc hay dự án bị trì trệ và kém hiệu quả.
Thêm vào đó, 90% CEO đang rơi vào tình trạng lạm dụng các công cụ như Excel, Email, Zalo… để quản lý công việc. Không thể phủ nhận rằng các ứng dụng chat/nhắn tin đem lại nhiều sự tiện lợi, nhưng trao đổi công việc qua từng công cụ riêng lẻ sẽ rất dễ bỏ sót các thông tin trọng yếu và mất nhiều thời gian để tra cứu/tìm kiếm lại nội dung/file công việc khi cần.
Hậu quả là nhà quản lý không có cái nhìn tổng quan về công việc, khó phản ứng nhanh trước các vấn đề phát sinh, doanh nghiệp lãng phí nhiều nguồn lực và rủi ro bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh hấp dẫn chỉ vì thiếu chuẩn hóa quy trình.
3. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn hóa? Hướng dẫn 5 bước
Để xây dựng một quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả, có rất nhiều phương pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng, trong đó, tương đối đơn giản và dễ hiểu nhất là phương pháp sử dụng mô hình BPM Life Cycle, bao gồm 5 bước: (1) Design (Thiết kế) – (2) Modelling (Mô hình hóa) – (3) Execution (Thực thi) – (4) Monitoring (Giám sát) – (5) Optimization (Tối ưu hóa):
Bước 1: Design (Thiết kế quy trình)
Trong giai đoạn thiết kế quy trình, doanh nghiệp cần tập trung vào 5 gạch đầu dòng sau:
– Xác định nhu cầu, phạm vi và mục tiêu: Đầu tiên, cần làm rõ nhu cầu và phạm vi áp dụng, xác định các cá nhân hoặc phòng ban tham gia, cũng như mục tiêu cuối cùng của quy trình để đảm bảo tất cả các bộ phận liên quan đi đúng hướng và phối hợp nhịp nhàng.
– Mô tả quy trình chi tiết: Sử dụng phương pháp 5W-H-5M để tạo ra bản mô tả quy trình rõ ràng, dễ hiểu:
- Why: Tại sao quy trình này cần thực hiện và ý nghĩa của nó đối với doanh nghiệp?
- What: Những công việc cụ thể nào cần được thực hiện?
- Where, When, Who: Công việc sẽ diễn ra ở đâu, khi nào và ai chịu trách nhiệm thực hiện?
- How: Phương pháp nào sẽ được áp dụng? Cần sử dụng tài liệu, tiêu chuẩn hay thiết bị gì để đảm bảo thực hiện công việc tốt nhất?
- 5M: Nguồn lực gồm Nhân lực (Man), Tài chính (Money), Nguyên vật liệu (Material), Máy móc (Machine) và Phương pháp làm việc (Method) cần được phân bổ hợp lý.
– Phân loại vai trò trong quy trình: Phân định rõ ràng vai trò của từng nhóm tham gia: người thực hiện, người giám sát và nhóm hỗ trợ để đảm bảo mọi nhiệm vụ được tiến hành một cách hiệu quả và có sự phối hợp tốt.
– Kiểm soát và đánh giá: Thiết lập các tiêu chí kiểm soát, tần suất kiểm tra và phương pháp đánh giá chất lượng công việc để kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót, đảm bảo quá trình diễn ra trơn tru.
– Hoàn thiện tài liệu quy trình: Chuẩn bị các tài liệu cần thiết như biểu mẫu, hướng dẫn sử dụng máy móc, phần mềm và các báo cáo liên quan nhằm hỗ trợ nhân viên tuân thủ quy trình một cách chính xác và nhất quán.
Bước 2: Modelling – Mô hình hóa quy trình dưới dạng lưu đồ
Trong giai đoạn này, các khái niệm lý thuyết ở bước 1 sẽ được chuyển thành một lưu đồ (Flowchart) trực quan. Các thành phần được thể hiện trong lưu đồ bao gồm: công việc, điều kiện và kết quả.
Dưới đây là một ví dụ về lưu đồ mô tả quy trình quản lý sản xuất nội dung với mục tiêu thu thập thông tin khách hàng của phòng Marketing:
Bước 3: Execution – Triển khai quy trình
Đến bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa quy trình đã được mô hình hóa vào thực tiễn, có thể thực hiện qua hai cách: (1) áp dụng quy trình trên giấy hoặc (2) sử dụng phần mềm công nghệ hiện đại.
So với phương pháp triển khai quy trình trên giấy, sử dụng phần mềm quản lý quy trình, mang lại cho doanh nghiệp nhiều tiện ích hơn, nổi bật nhất là khả năng tự động liên kết và chuyển giao giữa các quy trình, gửi thông báo ngay lập tức nếu quy trình phát sinh điểm nghẽn hay thay đổi, giảm thiểu thao tác thủ công, giúp tiết kiệm sức người và thời gian quý báu.
Bước 4: Monitoring – Theo dõi và đánh giá quy trình
Đây là lúc doanh nghiệp cần theo dõi và xác định các vấn đề hoặc điểm tắc nghẽn trong quy trình để kịp thời điều chỉnh. Việc đánh giá dựa trên các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs), phản ánh mục tiêu và hiệu quả đầu ra của quy trình, bao gồm:
– Chỉ số chất lượng đầu ra: Thường được đo lường qua mức độ hài lòng của khách hàng.
– Chỉ số thời gian thực hiện: Đánh giá thời gian hoàn thành từng bước trong quy trình.
– Chỉ số chi phí: Theo dõi ngân sách, chi phí phát sinh và lợi nhuận thu được từ kết quả đầu ra.
Bước 5: Optimization – Điều chỉnh và cải tiến quy trình
Ở bước này, doanh nghiệp sẽ dựa vào các chỉ số đánh giá thu thập được từ bước 4 để làm căn cứ cho việc điều chỉnh và cải tiến quy trình, điều này có thể liên quan đến việc thiết kế lại toàn bộ quy trình (tức là quay lại bước 1). Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có được một bộ quy trình quản lý thật sự tối ưu và có thể ứng dụng lâu dài trong tương lai.
4. Tải ngay Bộ 65+ mẫu quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn hóa
Sẵn sàng cung cấp các bộ tài liệu hữu ích giúp doanh nghiệp giải quyết tốt nhất các bài toán vận hành luôn là phương châm hàng đầu của đội ngũ Base Blog, và Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp này cũng không nằm ngoài phương châm đó. Đây là cẩm nang quản lý quy trình toàn diện được đúc rút từ kinh nghiệm quản trị thực tế, với đa dạng kịch bản và nghiệp vụ, phù hợp với mọi lĩnh vực kinh doanh và sản xuất, đặc biệt kèm theo đó là các lưu đồ trực quan, các biểu mẫu, tài liệu, cùng hướng dẫn sử dụng chi tiết.
>> DOWNLOAD MIỄN PHÍ: BỘ 65+ MẪU QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP CHUẨN HÓA
Sau khi đã tải Bộ quy trình về máy tính, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay hoặc căn chỉnh để phù hợp hơn với đặc thù vận hành nội bộ. Danh sách quy trình + biểu mẫu gồm có:
QUY TRÌNH BỘ PHẬN NHÂN SỰ:
- Biên bản đào tạo nội bộ
- Quy trình đào tạo
- Quy trình tuyển dụng nhân sự
- Quy trình Offboarding (Nghỉ việc)
- Quy trình Onboarding (nhận việc)
- Quy trình thử việc
- Quy trình tính phụ cấp tăng ca
- Bảng lương công ty
- Bảng chấm công nhân viên theo ngày, theo tuần, theo tháng
- Mẫu đánh giá nhân viên thường niên
- Mẫu đánh giá quản lý thường niên
- Mẫu nhân viên tự đánh giá
- Mẫu kế hoạch đào tạo
QUY TRÌNH BỘ PHẬN KẾ TOÁN:
- Giấy đề nghị thanh toán
- Quy trình tạm ứng thanh toán
- Quy trình thanh toán lương
- Bảng theo dõi doanh thu tiền về
- Quy trình theo dõi công nợ
QUY TRÌNH BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG:
- Mẫu trả lời khiếu nại khách hàng trực tiếp
- Mẫu email/ tin nhắn trả lời khi khách gửi thông tin
- Mẫu email trả lời sau khi tiếp nhận thông tin
- Mẫu email trả lời hướng giải quyết khiếu nại
- Quy trình xử lý khiếu nại khách hàng
QUY TRÌNH BỘ PHẬN PHÁP CHẾ:
- Quy trình xử lý hợp đồng
- Quy trình xuất hóa đơn
- Quy trình xuất bán hàng
QUY TRÌNH BỘ PHẬN KẾ HOẠCH:
- Quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng
- Bảng ước tính chi phí sản xuất
- Bảng tiến độ sản xuất
- Kế hoạch sản xuất
- Quy trình sản xuất nghiên cứu sản phẩm mới
QUY TRÌNH BỘ PHẬN KHO HÀNG:
- Biên bản giao nhận
- Biên bản kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào
- Quy trình xuất kho NVL
- Quy trình nhập kho NVL
- Quy trình xuất kho thành phẩm
- Quy trình nhập kho thành phẩm
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho thành phẩm
- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu
QUY TRÌNH BỘ PHẬN CƠ ĐIỆN:
- Quy trình đảm bảo thiết bị SX
- Bảng theo dõi kiểm tra thiết bị
- Danh mục sửa chữa bảo dưỡng thiết bị
- Quy trình sửa chữa thiết bị tìm đối tác sửa chữa
- Quy trình sửa chữa thiết bị tự sửa chữa
QUY TRÌNH BỘ PHẬN MUA HÀNG:
- Danh sách nhà cung cấp
- Quy trình mua NVL và Gia công khoán ngoài
- Phiếu đánh giá nhà cung cấp mới
- Phiếu theo dõi các nhà cung cấp
- Phiếu yêu cầu mua vật tư
QUY TRÌNH BỘ PHẬN QC:
- Kiểm tra chất lượng sản xuất theo tiến độ
- Phiếu kiểm tra chất lượng thành phẩm
QUY TRÌNH BỘ PHẬN KINH DOANH:
- Quy trình thương mại đặt hàng
- Quy trình thương mại hỏi hàng
- Quy trình thương mại trả hàng
- Quy trình bảo hành
- Quy trình thương mại nhượng quyền
- Quy trình khuyến mại xả hàng tồn kho
- Quy trình làm chứng từ XK
- Báo giá đơn hàng
QUY TRÌNH TƯ VẤN – THIẾT KẾ NỘI THẤT:
- Quy trình tư vấn thiết kế nội thất sơ bộ
- Quy trình triển khai thiết kế thi công nội thất chi tiết
QUY TRÌNH CÔNG TRƯỜNG (NGÀNH XÂY DỰNG):
- Báo cáo tiến độ thi công
- Mẫu báo cáo đề xuất thi công
- Phiếu yêu cầu mua vật tư
QUY TRÌNH BỘ PHẬN ĐẤU THẦU (NGÀNH XÂY DỰNG):
- Quy trình dự thầu ngành xây dựng
QUY TRÌNH BỘ PHẬN VẬT TƯ (NGÀNH XÂY DỰNG):
- Quy trình đặt mua vật tư ngành xây dựng
- Quy trình thanh toán vật tư ngành xây dựng
5. Base Workflow – Bí quyết đơn giản hóa quy trình quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0
Đối với các công ty nhỏ dưới 30 người, quy trình quản lý bằng lưu đồ trên giấy hoặc phương pháp thủ công có thể là đủ. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển với nhiều phòng ban và quy trình trở nên phức tạp hơn, phần mềm Base Workflow chính là giải pháp tối ưu giúp tự động hóa và đơn giản hóa quy trình quản lý toàn diện. Những tính năng nổi bật của Base Workflow gồm có:
– Linh hoạt thiết lập quy trình: Doanh nghiệp có thể khởi tạo không giới hạn quy trình và giai đoạn, đồng thời nhân bản các quy trình thành công để áp dụng rộng rãi trong tổ chức. Mỗi giai đoạn có thể tùy chỉnh dữ liệu như người quản lý, thời gian hoàn thành tối đa, hay thiết lập bỏ qua ngày nghỉ. Các đầu việc (Task) được giao kèm deadline và mô tả chi tiết.
– Kiểm soát quy trình chặt chẽ: Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc qua các giai đoạn, phát hiện nhanh các điểm tắc nghẽn và quá hạn (được đánh dấu đỏ). Người dùng cũng nắm rõ công việc hoàn thành, nếu thất bại thì kèm theo nguyên nhân, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng.
– Liên kết quy trình thông minh: Mọi thông tin từ mô tả công việc, tệp đính kèm, đến bình luận đều được lưu giữ và chuyển giao liên tục giữa các bước. Base Workflow còn tích hợp dữ liệu mượt mà với các phần mềm khác để hoàn thiện quy trình theo nhu cầu, chẳng hạn như kết nối với Base Asset để giải quyết quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp, kết nối với Base Finance để kiểm soát quy trình quản lý tài chính trong doanh nghiệp, hay kết nối các phần mềm khác trong Bộ giải pháp quản trị toàn diện của Base.vn để tổ chức quy trình quản lý rủi ro trong doanh nghiệp.
– Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng khởi tạo quy trình theo biểu mẫu có sẵn, nhờ đó giảm thiểu sai sót giữa các khâu. Quyền quản lý và thực hiện công việc được gán trực tiếp (@Tên) đến từng cá nhân, đảm bảo sự minh bạch và rạch ròi.
– Báo cáo tự động: Base Workflow cung cấp các báo cáo tự động về thời gian hoàn thành (SLA) và tỷ lệ hoàn thành công việc của từng giai đoạn và báo cáo tiến độ của mỗi cá nhân. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể xuất các báo cáo này dưới dạng file Word hoặc Excel, tùy theo nhu cầu sử dụng.
6. Kết luận
Khi có bộ quy trình quản lý doanh nghiệp chuẩn hóa, mọi công việc sẽ diễn ra một cách trật tự và đồng bộ; ngược lại, thiếu quy trình dễ dẫn đến lộn xộn và chồng chéo. Doanh nghiệp sẽ vận hành suôn sẻ khi mọi nhiệm vụ được thực hiện theo hệ thống rõ ràng và nhất quán. Chúc doanh nghiệp áp dụng thành công những kiến thức về quy trình quản lý mà Base Blog đã chia sẻ và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể trong thời gian tới!
