Trong lĩnh vực sản xuất, BOM hay Bill of Materials được hiểu là định mức nguyên vật liệu. Đây là công cụ quan trọng giúp các nhà sản xuất kiểm soát toàn diện quy trình từ lập kế hoạch đến xuất xưởng sản phẩm. Bài viết sau đây của Base.vn sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ BOM là gì và làm thế nào để xây dựng, quản lý BOM một cách hiệu quả.
1. BOM là gì? Tạo sao doanh nghiệp sản xuất không thể thiếu BOM?
BOM là viết tắt của Bill of Materials, thường được hiểu là danh sách hoặc định mức nguyên vật liệu. Đây là bảng liệt kê đầy đủ tất cả các thành phần cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh. BOM bao gồm nguyên liệu thô, bán thành phẩm, linh kiện, phụ kiện, kèm theo số lượng, quy cách kỹ thuật và hướng dẫn lắp ráp tương ứng.
Chúng ta có thể hình dung BOM như một công thức sản xuất của doanh nghiệp. Giống như khi nấu ăn cần ghi rõ từng nguyên liệu và tỷ lệ, BOM cho biết chính xác cần những gì để làm ra một sản phẩm đạt chuẩn. Không chỉ nêu rõ danh sách vật tư, BOM còn thể hiện mối liên kết giữa các thành phần, thứ tự lắp ráp, yêu cầu kỹ thuật và các lưu ý quan trọng trong quá trình gia công.
Trong vận hành thực tế, BOM giữ vai trò nền tảng ở nhiều khâu then chốt:
– Với bộ phận kế hoạch, BOM là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất chuẩn xác. Khi biết rõ cần bao nhiêu nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm, doanh nghiệp có thể tính toán công suất máy móc, nhân lực và thời gian giao hàng một cách khoa học.
– Với bộ phận thu mua, dựa trên BOM, đội ngũ có thể đặt vật tư đúng số lượng và đúng thời điểm, từ đó tránh tình trạng thiếu nguyên liệu, làm gián đoạn sản xuất hoặc mua dư dẫn đến tồn kho lâu ngày.
– Với bộ phận tài chính và quản trị, BOM là dữ liệu gốc để tính giá thành sản phẩm. Chỉ một thay đổi nhỏ trong định mức cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, biên lợi nhuận và khả năng cạnh tranh về giá.
– Với bộ phận bảo trì và sửa chữa, BOM hỗ trợ tra cứu nhanh phụ tùng thay thế và cấu trúc lắp ráp, từ đó xử lý sự cố nhanh chóng và chính xác hơn.
Ngược lại, khi doanh nghiệp không có BOM hoặc BOM không trọn vẹn, rủi ro phát sinh rất lớn. Nguyên vật liệu dễ bị lãng phí do không có định mức chuẩn, công nhân phải ước lượng theo kinh nghiệm dẫn đến sai số tích lũy. Tồn kho thường xuyên lệch so với thực tế vì dữ liệu không đồng bộ. Chất lượng sản phẩm khó ổn định khi mỗi lô hàng lại được pha trộn hoặc lắp ráp theo nhiều cách khác nhau. Rủi ro dễ nhận thấy nhất là tình hình sản xuất bị gián đoạn do thiếu vật liệu đột ngột hoặc chi phí phát sinh ngoài kế hoạch từ những sai sót không lường trước.
Ba ví dụ về BOM sau đây sẽ giúp chúng ta hình dung cụ thể hơn:
| Sản phẩm | Thành phần chính trong BOM | Số lượng/Đơn vị |
| Xe đạp thể thao | Khung xe nhôm, bộ truyền động Shimano 21 tốc độ, bánh xe 26 inch, yên da, tay lái thể thao, bộ phanh đĩa | 1 bộ/xe |
| Bàn làm việc bằng gỗ | Mặt bàn gỗ MDF phủ Melamine 120x60cm, 4 chân gỗ cao su 70cm, 12 ốc vít M6, 4 ke góc sắt, sơn bóng PU | 1 bộ/bàn |
| Bộ máy tính văn phòng | Mainboard H610, CPU Intel i5-12400F, RAM 16GB DDR4, SSD 512GB, nguồn 550W, case mid-tower, quạt tản nhiệt | 1 bộ/máy |
Như vậy, không khó để nhận thấy BOM không phải là công cụ tùy chọn mà là yêu cầu bắt buộc với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào muốn vận hành trơn tru và bài bản. Đây là nền tảng dữ liệu trọng yếu giúp các phòng ban như thiết kế, kế hoạch, thu mua, kho vận, sản xuất và kế toán hoạt động một cách đồng bộ.
Đọc thêm: MPS là gì? Các bước xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể
2. Cấu trúc và thành phần chi tiết của một BOM chuẩn trong sản xuất
Trong sản xuất, BOM không đơn thuần là một bảng liệt kê vật tư mà còn cần được xây dựng theo cấu trúc rõ ràng, logic để có thể sử dụng trong vận hành. Một BOM chuẩn thường bao gồm các thông tin cơ bản như: mã sản phẩm thành phẩm (finished goods code), phiên bản sản phẩm (product version), danh sách vật tư cấu thành, số lượng định mức cho mỗi đơn vị sản phẩm và đơn vị tính thống nhất. Những thông tin này giúp các bộ phận từ kỹ thuật, thu mua đến sản xuất hiểu đúng và làm đúng theo cùng một dữ liệu.
Xét theo mức độ chi tiết, BOM thường được chia thành hai loại chính: BOM đơn cấp và BOM đa cấp.
BOM đơn cấp (single-level BOM) thể hiện mối quan hệ trực tiếp giữa sản phẩm hoàn chỉnh và các vật tư cấu thành cấp một. Dạng này phù hợp với những sản phẩm có cấu trúc đơn giản. Ví dụ, một chiếc ghế gỗ cơ bản chỉ cần liệt kê mặt ghế, tựa lưng, bốn chân và ốc vít, không có nhiều cụm lắp ráp trung gian.
Trong khi đó, phần lớn sản phẩm công nghiệp đều sử dụng BOM đa cấp (multi-level BOM). BOM đa cấp được xây dựng theo dạng cây phân cấp, phản ánh đúng trình tự lắp ráp trong thực tế sản xuất. Ở cấp cao nhất (level 0) là sản phẩm hoàn chỉnh. Ở các cấp thấp hơn lần lượt là các cụm lắp ráp và linh kiện chi tiết.
Ví dụ với một chiếc xe máy: cấp 0 là xe máy hoàn chỉnh. Cấp 1 bao gồm các cụm lớn như động cơ, khung xe, hệ thống điện, hệ thống phanh. Riêng cụm động cơ ở cấp 1 sẽ tiếp tục được bóc tách xuống cấp 2 với các chi tiết như piston, trục khuỷu, xy lanh, hệ thống làm mát. Cách phân tầng này rất quan trọng vì nó phản ánh đúng dòng chảy sản xuất: linh kiện nhỏ được lắp thành bán thành phẩm, các bán thành phẩm ghép thành cụm lớn, rồi mới hoàn thiện thành sản phẩm cuối cùng.
Bên cạnh cấu trúc phân cấp, các trường thông tin chi tiết trong BOM quyết định mức độ chính xác khi đưa vào vận hành. Mã linh kiện (part number) cần được chuẩn hóa và không trùng lặp trong toàn bộ hệ thống để tránh nhầm lẫn khi đặt hàng hoặc xuất kho. Mô tả kỹ thuật (technical description) phải đủ chi tiết để phân biệt rõ từng vật tư. Chẳng hạn, thay vì ghi chung chung là “ốc vít”, BOM chuẩn sẽ ghi rõ “Ốc vít đầu lục giác M8x50, thép carbon mạ kẽm trắng, tiêu chuẩn DIN 931”.
Một yếu tố quan trọng khác là định mức hao hụt và tỷ lệ phế phẩm (scrap rate). Trong thực tế, rất hiếm khi nguyên vật liệu được sử dụng trọn vẹn 100%. Quá trình cắt gọt, gia công hoặc lỗi kỹ thuật đều tạo ra hao hụt. Ví dụ, khi cắt tấm thép, doanh nghiệp có thể chỉ sử dụng được khoảng 85% diện tích, phần còn lại trở thành phế liệu. BOM chính xác cần tính trước tỷ lệ này để đảm bảo đủ nguyên vật liệu khi sản xuất hàng loạt, tránh thiếu hụt giữa chừng.
Ngoài ra, BOM còn phải chứa thông tin về nhà cung cấp chính và nhà cung cấp dự phòng, thời gian giao hàng (lead time) và giá chuẩn. Nhờ đó, BOM không chỉ phục vụ kỹ thuật mà còn hỗ trợ trực tiếp cho bộ phận thu mua và kế hoạch. BOM thường có nhiều phiên bản, để có thể kiểm soát tất cả các phiên bản BOM, doanh nghiệp cần ghi chú rõ các mốc thời gian như ngày hiệu lực (effective date) và ngày kết thúc (end date) theo từng giai đoạn. Việc làm này đặc biệt cần thiết khi sản phẩm được cải tiến thiết kế hoặc thay đổi vật liệu.
Dưới đây là một ví dụ minh họa mẫu BOM cho một chiếc bàn làm việc bằng gỗ:
| Mã NVL | Tên nguyên vật liệu | Quy cách | Số lượng | Đơn vị | Ghi chú lắp ráp |
| MDF-001 | Mặt bàn MDF phủ Melamine| | 1200x600x18mm, màu vân sồi | 1 | tấm | Là bề mặt làm việc chính |
| LEG-002 | Chân bàn bằng gỗ cây cao su | Tiết diện 60x60mm, dài 720mm | 4 | cái | Lắp 4 góc mặt bàn |
| SCR-008 | Ốc vít đầu lục giác | M6x40, thép mạ kẽm | 16 | cái | 4 ốc/chân, lắp với ke góc |
| BRK-015 | Ke góc sắt chữ L | 50x50x3mm, sơn tĩnh điện đen | 4 | cái | Tăng cường độ vững chân |
| GLU-003 | Keo gỗ D3 | Độ bền nước cao | 50 | gram | Tăng độ bền mối nối |
| SAN-020 | Giấy nhám P150 | Dùng cho gỗ | 0.2 | tờ | Mài nhẵn trước khi lắp ráp |
| VAR-012 | Sơn PU bóng trong suốt | Bảo vệ bề mặt gỗ | 80 | ml | Phủ chân bàn |
Mô hình BOM đa cấp cho chiếc bàn này có thể được mô tả như sau:
Cấp 0: Bàn làm việc hoàn chỉnh (1 sản phẩm)
– Cấp 1.1: Cụm mặt bàn (1 bộ)
- Cấp 2.1: Tấm MDF (1 tấm)
- Cấp 2.2: Giấy nhám (0.2 tờ – dùng để hoàn thiện bề mặt)
– Cấp 1.2: Cụm chân bàn (4 bộ)
- Cấp 2.3: Chân gỗ cao su (4 cái)
- Cấp 2.4: Ke góc sắt (4 cái)
- Cấp 2.5: Ốc vít M6 (16 cái)
- Cấp 2.6: Keo gỗ (50 gram)
- Cấp 2.7: Sơn PU (80 ml)
Cấu trúc phân cấp này giúp quản lý sản xuất hiểu rõ quy trình: đầu tiên chuẩn bị và hoàn thiện các cụm riêng lẻ (mặt bàn và từng chân bàn), sau đó mới lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh. Điều này vô cùng hữu ích khi cần quản lý bán thành phẩm ở nhiều bước trong quy trình sản xuất hoặc khi yêu cầu nhiều công đoạn gia công khác nhau.
3. Các loại BOM phổ biến và thời điểm sử dụng thích hợp
Trong thực tế, BOM không chỉ có một dạng duy nhất mà được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau để phục vụ từng giai đoạn và mục đích cụ thể trong sản xuất. Hiểu đúng từng loại BOM giúp doanh nghiệp dùng đúng công cụ, đúng thời điểm, từ đó quản lý sản xuất hiệu quả hơn.
3.1 Phân loại BOM theo cấu trúc sản phẩm
Đây là cách phân loại BOM phổ biến nhất, dựa trên mức độ phức tạp của cấu trúc sản phẩm, bao gồm BOM một cấp và BOM đa cấp.
– BOM một cấp (single-level BOM): Chỉ thể hiện mối quan hệ trực tiếp giữa sản phẩm hoàn chỉnh và các linh kiện cấu thành. Loại BOM này phù hợp với sản phẩm có cấu trúc đơn giản, không có bán thành phẩm trung gian. Ưu điểm là dễ lập, dễ hiểu và dễ quản lý, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc sản phẩm thủ công. Tuy nhiên, khi sản phẩm có nhiều công đoạn gia công, BOM một cấp không thể hiện được luồng sản xuất thực tế và nhanh chóng trở nên khó kiểm soát. Loại này thường dùng cho đồ nội thất đơn giản, trang sức, đồ thủ công mỹ nghệ.
– BOM đa cấp (multi-level BOM): Thể hiện cấu trúc sản phẩm theo dạng cây phân cấp. Sản phẩm hoàn chỉnh nằm ở cấp cao nhất, bên dưới là các cụm lắp ráp và linh kiện chi tiết. Đây là dạng BOM tiêu chuẩn cho hầu hết các ngành sản xuất công nghiệp. Ưu điểm lớn nhất là phản ánh đúng quy trình lắp ráp thực tế, quản lý được bán thành phẩm và tính toán chính xác nhu cầu vật liệu cho từng công đoạn. Nhược điểm là việc quản lý phức tạp hơn, thường cần ứng dụng phần mềm ERP để kiểm soát quá trình vận hành. BOM đa cấp được sử dụng rộng rãi trong sản xuất xe máy, thiết bị điện tử, máy móc công nghiệp, tủ điện và sản phẩm cơ khí phức tạp.
3.2 Phân loại BOM theo vòng đời phát triển sản phẩm
Dựa trên vòng đời sản phẩm, BOM thường được chia thành hai loại chính là eBOM và mBOM.
– eBOM (Engineering BOM): Do bộ phận thiết kế và kỹ thuật xây dựng trong giai đoạn phát triển sản phẩm. eBOM được tạo ra từ các phần mềm thiết kế như CAD hoặc SolidWorks, chứa thông tin về cấu tạo, vật liệu thiết kế, bản vẽ kỹ thuật và các phiên bản cải tiến. eBOM tập trung vào chức năng và yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, chưa phản ánh đầy đủ tính khả thi sản xuất hay chi phí thực tế.
– mBOM (Manufacturing BOM): Được xây dựng dựa trên eBOM và do bộ phận sản xuất hoặc kỹ thuật công nghệ hoàn thiện. Đây là phiên bản BOM được sử dụng trực tiếp trên dây chuyền. mBOM đã tính đến định mức hao hụt, vật tư tiêu hao như dầu bôi trơn, điện năng, khí nén, cũng như bao bì đóng gói. Điểm khác biệt cơ bản là mBOM cho phép linh hoạt thay thế vật liệu, ví dụ sử dụng linh kiện từ nhiều nhà cung cấp khác nhau tùy tình hình tồn kho và giá cả. Ngoài ra, mBOM còn gắn với routing (lộ trình sản xuất), chỉ rõ vật tư nào được dùng ở công đoạn nào trong nhà máy.
3.3 Phân loại BOM theo mục đích sử dụng trong doanh nghiệp
Ngoài hai cách phân loại trên, BOM còn được chia theo mục đích sử dụng.
– Production BOM (BOM sản xuất): Là loại được dùng để lập lệnh sản xuất, tính nhu cầu nguyên vật liệu, xuất kho và theo dõi tiến độ sản xuất.
– Sales BOM (BOM bán hàng): Được sử dụng khi doanh nghiệp bán sản phẩm theo dạng bộ, gói hoặc combo. Ví dụ, một bộ nội thất phòng khách gồm sofa, ghế đơn và bàn trà có thể được định nghĩa là một Sales BOM, dù mỗi sản phẩm con đều có BOM riêng. Loại BOM này giúp bộ phận kinh doanh báo giá nhanh và quản lý tồn kho theo đơn vị bán ra thay vì từng linh kiện lẻ.
– Service BOM hoặc Spare part BOM (BOM phụ tùng bảo trì): Phục vụ hoạt động sau bán hàng. Đây là danh sách các linh kiện dễ hao mòn, phụ tùng thay thế định kỳ và vật tư cần cho bảo trì, sửa chữa. Ví dụ, Service BOM của một máy bơm nước có thể bao gồm phớt, bạc đạn, rotor và các chi tiết tiêu hao khác. Loại BOM này đặc biệt quan trọng với các ngành cơ khí, ô tô, thiết bị công nghiệp, nơi dịch vụ sau bán hàng mang lại doanh thu dài hạn.
Ở các doanh nghiệp lớn hoặc hệ thống ERP hiện đại, còn có những dạng BOM chuyên biệt hơn. Configurable BOM (BOM có thể cấu hình) dùng cho sản phẩm cho phép khách hàng tùy chọn cấu hình như kích thước, màu sắc, tính năng. Phantom BOM (BOM ảo) đại diện cho các bán thành phẩm không cần lưu kho, được lắp ráp và sử dụng ngay trong cùng một quy trình sản xuất, giúp đơn giản hóa quản lý tồn kho và luồng vật tư.
Dưới đây là bảng tóm tắt sự khác biệt và thời điểm sử dụng từng loại BOM:
| Loại BOM | Đặc điểm chính | Thời điểm sử dụng | Ví dụ |
| eBOM | Từ thiết kế, chưa tối ưu sản xuất | Giai đoạn R&D, phát triển sản phẩm mới | Bản vẽ thiết kế xe máy điện mới |
| mBOM | Đã tối ưu cho sản xuất thực tế | Lập kế hoạch và triển khai sản xuất | Chạy dây chuyền lắp ráp điện thoại |
| Production BOM | Chi tiết cho từng lệnh sản xuất | Hàng ngày trong nhà máy | Sản xuất 1000 chiếc bàn gỗ |
| Sales BOM | Gộp nhiều sản phẩm thành combo | Bán hàng theo bộ, gói khuyến mãi | Bộ phòng ngủ 5 món |
| Service BOM | Phụ tùng thay thế và bảo trì | Dịch vụ sau bán hàng | Phụ tùng máy bơm nước |
4. Vai trò thiết yếu của BOM đối với chi phí, tồn kho và quản lý sản xuất
BOM không chỉ là tài liệu kỹ thuật cho đội ngũ kỹ sư mà còn là dữ liệu quản trị cốt lõi, tác động trực tiếp đến ba yếu tố sống còn của doanh nghiệp sản xuất: chi phí sản phẩm, quản lý tồn kho và hiệu suất vận hành tổng thể.
4.1 BOM làm cơ sở để tính giá thành sản phẩm
Vai trò quan trọng nhất của BOM là làm dữ liệu gốc cho việc tính giá thành. Mọi bảng tính giá thành (cost sheet) hay báo cáo COGS (Cost of Goods Sold – giá vốn hàng bán) đều bắt đầu từ BOM chuẩn.
Khi BOM liệt kê đầy đủ nguyên vật liệu, linh kiện kèm định mức sử dụng, bộ phận kế toán có thể nhân với đơn giá thực tế để tính chi phí vật liệu trực tiếp. Kết hợp thêm chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, doanh nghiệp sẽ xác định được giá thành hoàn chỉnh. Đây là cơ sở để định giá bán, đánh giá lợi nhuận và ra quyết định kinh doanh.
Sai sót trong BOM có thể tác động trực tiếp đến lỗ – lãi. Ví dụ, một mẫu ghế gỗ thực tế cần 4,2 kg gỗ cho mỗi sản phẩm do hao hụt gia công, nhưng BOM chỉ ghi 4 kg. Khi sản xuất 1.000 chiếc, doanh nghiệp thiếu 200 kg gỗ, buộc phải mua gấp với giá cao hoặc dừng sản xuất vì thiếu nguyên liệu. Giá thành tính toán lúc này thấp hơn thực tế, dẫn đến báo giá sai. Bán theo giá đã chốt thì lỗ, còn điều chỉnh giá thì mất lợi thế cạnh tranh. Ngược lại, nếu
BOM ghi cao hơn thực tế, doanh nghiệp sẽ mua dư vật liệu, tồn kho tăng và giá bán bị đẩy lên không cần thiết.
4.2 BOM giúp kiểm soát tồn kho và lập kế hoạch thu mua chính xác
Trong quản lý tồn kho, BOM là nền tảng của hệ thống MRP (Material Requirements Planning – lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu). Khi có kế hoạch sản xuất hoặc đơn hàng mới, MRP sử dụng BOM để tính toán lượng vật tư cần mua.
Cách tính khá đơn giản nhưng rất thực tế: lấy số lượng sản phẩm cần sản xuất nhân với định mức trong BOM, sau đó trừ đi tồn kho hiện tại và cộng thêm mức dự trữ an toàn. Kết quả là nhu cầu thu mua thực tế.
Nhu cầu thu mua thực tế = (Số lượng sản phẩm cần sản xuất x Định mức trong BOM) – Tồn kho hiện có + Mức dự trữ an toàn
Ví dụ, doanh nghiệp nhận đơn sản xuất 500 chiếc bàn gỗ. BOM quy định mỗi bàn cần 4 chân bằng gỗ cao su. Hệ thống sẽ tính:
500 x 4 = 2.000 chân gỗ cần dùng.
Tồn kho hiện có là 300 chân, mức dự trữ an toàn là 200 chân.
Nhu cầu thu mua = 2.000 + 200 – 300 = 1.900 chân gỗ.
Dựa trên con số này, bộ phận thu mua sẽ biết rõ cần đặt bao nhiêu chân gỗ cao su, tránh tình trạng mua thiếu làm gián đoạn sản xuất hoặc mua thừa gây tồn kho khó tiêu thụ.
4.3 BOM giúp chuẩn hóa chất lượng và truy xuất nguồn gốc
BOM còn là công cụ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm. Khi BOM quy định rõ thông số kỹ thuật, chẳng hạn “ốc vít M6x40 chuẩn DIN 931”, mọi lô sản xuất đều phải sử dụng đúng loại vật tư này. Nhờ đó, chất lượng sản phẩm được duy trì ổn định giữa các đợt sản xuất.
Khi xảy ra sự cố chất lượng trên thị trường, doanh nghiệp có thể truy ngược lại phiên bản BOM đã sử dụng, xác định chính xác lô nguyên vật liệu liên quan và phạm vi sản phẩm bị ảnh hưởng. Việc này giúp thu hồi đúng sản phẩm cần thiết, giảm thiểu thiệt hại và rủi ro cho thương hiệu.
4.4 BOM giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng
BOM là “ngôn ngữ chung” kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất. Bộ phận thiết kế xây dựng eBOM dựa trên yêu cầu kỹ thuật. Bộ phận kế hoạch và kỹ thuật công nghệ chuyển eBOM thành mBOM phù hợp với quy trình sản xuất thực tế. Bộ phận thu mua dựa vào BOM để đặt vật tư đúng loại, đúng thời điểm. Kho vận chuẩn bị và xuất vật liệu theo BOM cho từng lệnh sản xuất. Xưởng sản xuất lắp ráp theo đúng định mức. Bộ phận kiểm soát chất lượng đối chiếu thành phẩm với BOM. Cuối cùng, kế toán sử dụng BOM để tính giá thành và lập báo cáo tài chính.
Khi tất cả các bộ phận cùng dùng chung một BOM chuẩn, thông tin được đồng bộ, giảm sai lệch và tăng hiệu quả phối hợp.
4.5 BOM hỗ trợ làm việc với đối tác bên ngoài
Không chỉ có giá trị nội bộ, BOM còn giúp doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả với đối tác. Khi làm việc với nhà cung ứng, BOM chi tiết giúp yêu cầu báo giá nhanh và chính xác. Khi thuê gia công bên ngoài, BOM đảm bảo đối tác hiểu đúng yêu cầu kỹ thuật và giao đúng bán thành phẩm.
Đặc biệt trong mô hình OEM (Original Equipment Manufacturer – nhà sản xuất theo thiết kế của khách hàng), khách hàng thường yêu cầu BOM chi tiết để kiểm soát chất lượng và đảm bảo sản phẩm tuân thủ đúng tiêu chuẩn đã cam kết.
5. Cách xây dựng và quản lý BOM hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất
Để BOM thực sự phát huy giá trị trong vận hành, doanh nghiệp cần xây dựng theo quy trình rõ ràng và quản lý bằng công cụ phù hợp. Dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế tại nhiều nhà máy, quá trình thiết lập BOM cho một sản phẩm mới có thể chia thành 5 bước như sau:
Bước 1: Thu thập dữ liệu từ thiết kế và kỹ thuật
Quy trình xây dựng BOM bắt đầu từ bộ phận thiết kế và kỹ thuật. Dữ liệu đầu vào thường là bản vẽ kỹ thuật, mô hình 3D, hoặc mẫu thử (prototype) của sản phẩm. Kỹ sư cần liệt kê đầy đủ tất cả thành phần cấu tạo nên sản phẩm, kèm theo các thông số kỹ thuật.
Danh sách này không chỉ gồm vật liệu chính mà còn bao gồm các chi tiết nhỏ như ốc vít, gioăng, keo dán, cũng như vật tư tiêu hao trong quá trình gia công. Đây là bước quan trọng nhất, vì nếu thiếu sót ở giai đoạn này, sai lệch sẽ lan sang khâu thu mua, sản xuất và tính giá thành.
Bước 2: Chuẩn hóa mã vật tư và đơn vị tính
Mỗi nguyên vật liệu và linh kiện cần được gán một mã duy nhất (part number) theo hệ thống thống nhất của doanh nghiệp. Hệ thống mã phải dễ nhận biết và có logic, ví dụ dùng tiền tố để phân loại: vật liệu, linh kiện, bao bì.
Đơn vị tính cũng cần được chuẩn hóa ngay từ đầu. Kim loại có thể tính theo kilogram hoặc tấn, gỗ theo mét khối hoặc tấm, ốc vít theo cái hoặc hộp. Việc thống nhất mã và đơn vị giúp các bộ phận sử dụng chung một ngôn ngữ, tránh nhầm lẫn khi lập kế hoạch, đặt hàng và xuất kho.
Bước 3: Xây dựng cấu trúc BOM theo đúng quy trình sản xuất
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xây dựng cấu trúc phân cấp của BOM sao cho phản ánh đúng quy trình lắp ráp thực tế. Thành phẩm cuối được đặt ở cấp cao nhất, các cụm bán thành phẩm nằm ở các cấp trung gian, còn nguyên vật liệu thô ở cấp thấp nhất.
Cấu trúc này nên đi theo trình tự sản xuất trên dây chuyền: các chi tiết được lắp trước nằm ở cấp thấp hơn, các cụm lắp sau nằm ở cấp cao hơn. Cách tổ chức hợp lý giúp bộ phận sản xuất dễ hiểu, đồng thời hỗ trợ quản lý tồn kho bán thành phẩm chặt chẽ hơn.
Bước 4: Rà soát và phối hợp liên phòng ban
BOM sau khi hoàn thiện bản nháp cần được rà soát bởi các bộ phận liên quan. Bộ phận sản xuất kiểm tra tính khả thi và bổ sung tỷ lệ hao hụt, phế phẩm thực tế. Bộ phận thu mua xác nhận khả năng cung ứng, đề xuất nhà cung cấp và thời gian giao hàng. Kho vận đánh giá khả năng lưu trữ và quy cách đóng gói.
Quá trình này thường cần nhiều vòng trao đổi để đảm bảo BOM vừa đúng về mặt kỹ thuật, vừa phù hợp với điều kiện sản xuất và chi phí thực tế.
Bước 5: Phê duyệt và ban hành BOM chính thức
Sau khi được thống nhất, BOM cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền như giám đốc kỹ thuật hoặc giám đốc sản xuất. BOM chính thức phải có số phiên bản rõ ràng và được nhập vào hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý sản xuất.
Từ thời điểm này, BOM trở thành tài liệu chuẩn để lập kế hoạch sản xuất, thu mua, xuất kho và tính giá thành sản phẩm. Mọi hoạt động liên quan đến sản phẩm đều phải bám theo BOM đã ban hành.
Lưu ý:
– Cách quản lý các phiên bản BOM khoa học
BOM không phải tài liệu cố định. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể cần điều chỉnh do cải tiến sản phẩm, thay đổi vật liệu, tối ưu chi phí hoặc đổi nhà cung cấp. Nguyên tắc cốt lõi cần nhớ là không được chỉnh sửa trực tiếp lên BOM đang sử dụng cho sản xuất.
Thay vào đó, cần tạo phiên bản mới (version), áp dụng thay đổi, rà soát lại và chỉ kích hoạt khi mọi bộ phận đã sẵn sàng. Phiên bản cũ được lưu lại với trạng thái ngừng sử dụng để tham chiếu lịch sử, nhưng không dùng cho lệnh sản xuất mới.
Ví dụ, doanh nghiệp đang dùng BOM phiên bản 1.0 cho bàn gỗ với bulong M5. Sau khi đánh giá, kỹ thuật đề xuất chuyển sang bulong M6. Thay vì chỉnh sửa BOM 1.0, doanh nghiệp cần tạo phiên bản BOM 1.1 với thay đổi này. Trước khi áp dụng phiên bản BOM mới, cần thông báo cho bộ phận thu mua, kho và sản xuất để xử lý tồn kho cũ và điều chỉnh dụng cụ. Khi mọi khâu đã sẵn sàng, BOM 1.1 được kích hoạt và 1.0 được đánh dấu ngừng sử dụng.
– Quản lý BOM bằng Excel hay phần mềm chuyên dụng?
Excel hoặc Google Sheets phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít sản phẩm, nhờ dễ dùng và chi phí thấp. Tuy nhiên, khi số lượng sản phẩm và linh kiện tăng lên, cách quản lý BOM này bộc lộ nhiều hạn chế như dễ sai sót nhập liệu, khó kiểm soát phiên bản, không tự động tính nhu cầu vật tư và khó phối hợp nhiều bộ phận cùng lúc.
Trong khi đó, phần mềm ERP hoặc MES (Manufacturing Execution System – hệ thống điều hành sản xuất) mang lại nhiều lợi thế hơn. Hệ thống cho phép quản lý phiên bản tự động, tính toán nhu cầu vật liệu khi có đơn hàng, kiểm tra tồn kho theo thời gian thực, phối hợp liên phòng ban và cảnh báo khi có bất thường. Một số giải pháp còn hỗ trợ truy xuất nguồn gốc (traceability), rất quan trọng với ngành thực phẩm, dược phẩm và ô tô.
– Những lỗi thường gặp khi xây dựng BOM và cách phòng tránh
Một số sai lầm phổ biến bao gồm: thiếu các vật tư nhỏ như ốc vít, keo dán; không cập nhật BOM khi thay đổi thiết kế; trùng mã vật tư; sử dụng nhầm BOM của thiết kế cho bên sản xuất; hoặc không tính hao hụt khiến thiếu nguyên liệu khi sản xuất số lượng lớn.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng checklist rà soát BOM trước khi phê duyệt, đào tạo nhân viên về vai trò của BOM, sử dụng công cụ quản lý phù hợp với quy mô và duy trì thói quen cập nhật BOM thường xuyên thay vì chỉ tạo một lần rồi bỏ quên.
Đọc thêm: Điều hành sản xuất là gì? Vai trò trong doanh nghiệp sản xuất
6. Base.vn – Giải pháp quản lý BOM tập trung và đúng cách
Hiện nay, không ít các doanh nghiệp sản xuất Việt vẫn quản lý BOM một cách rời rạc dưới dạng file Excel, mỗi phòng ban làm việc trên một phiên bản khác nhau. Hệ lụy là bộ phận thiết kế cập nhật thông số nhưng sản xuất chưa kịp nắm, thu mua đặt hàng theo BOM cũ, kế toán thì tính giá thành dựa trên số liệu không chuẩn xác. Do đó, ngoài việc xây dựng BOM, doanh nghiệp còn phải đảm bảo quản lý, chia sẻ và sử dụng BOM đúng cách trong vận hành hàng ngày.
Vậy, làm thế nào để giải quyết bài toán này?
Quản lý BOM trên Base.vn – Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện – là cách tiếp cận bài toán này từ góc nhìn vận hành tổng thể. Base.vn sẽ xem BOM là dữ liệu dùng chung cho toàn bộ nhà máy, thay vì tài liệu riêng lẻ của một bộ phận. Mỗi sản phẩm chỉ có một BOM chuẩn, được lưu trữ tập trung trên hệ thống. Mọi phòng ban liên quan đều truy cập cùng một nguồn dữ liệu, giảm triệt để tình trạng mỗi người một file, mỗi file một số.
Base.vn cũng cho phép doanh nghiệp quản lý BOM theo phiên bản rõ ràng. Khi có thay đổi từ thiết kế, cải tiến kỹ thuật hay thay thế vật tư, hệ thống sẽ ngay lập tức ghi nhận các thông tin như: ai thay đổi, thay đổi nội dung gì và thời điểm áp dụng. BOM đang sử dụng cho sản xuất không bị chỉnh sửa trực tiếp, giúp tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng cũ và mới. Bộ phận sản xuất, thu mua và kho vận luôn biết chính xác đâu là phiên bản BOM đang hiệu lực.
Bên cạnh đó, Base.vn còn thúc đẩy sự phối hợp liên phòng ban. Trên Base.vn, bộ phận thiết kế xây dựng eBOM, bộ phận sản xuất chuyển đổi sang mBOM phù hợp với dây chuyền thực tế, bộ phận thu mua sử dụng BOM để lập kế hoạch đặt vật tư, còn kế toán khai thác dữ liệu BOM để tính giá thành chuẩn xác. Tất cả quy trình đều diễn ra trên cùng một nền tảng, không cần sao chép dữ liệu qua lại giữa các phần mềm hay nhập lại thủ công.
Khi BOM được quản lý tập trung và xuyên suốt như vậy, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được sai sót vật tư, hạn chế tồn kho dư thừa, kiểm soát tốt chi phí và nâng cao chất lượng của sản phẩm. Quan trọng hơn, BOM không còn là tài liệu kỹ thuật để tham khảo, mà trở thành nền tảng dữ liệu vận hành, giúp các phòng ban phối hợp trơn tru và ra quyết định đúng đắn hơn trong hoạt động sản xuất và vận hành tổng thể.
Hơn 10.000+ doanh nghiệp Việt đã tiến hành chuyển đổi số và nâng tầm năng lực quản trị cùng Base.vn. Liên hệ Base.vn ngay hôm nay để được tư vấn và triển khai giải pháp quản trị sản xuất tối ưu nhất cho doanh nghiệp bạn.
7. Câu hỏi thường gặp về BOM
7.1 BOM khác gì so với định mức nguyên vật liệu trong kế toán?
BOM và định mức nguyên vật liệu trong kế toán đều phục vụ mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất, nhưng góc nhìn và cách sử dụng khác nhau. BOM là công cụ của khối kỹ thuật và sản xuất. Tài liệu này mô tả chi tiết cấu tạo vật lý của sản phẩm: gồm những linh kiện nào, thông số kỹ thuật ra sao, dùng loại vật tư nào, lắp ráp theo thứ tự nào và có thể mua từ nhà cung cấp nào. Ngược lại, định mức nguyên vật liệu trên kế toán chủ yếu quan tâm đến số lượng và giá trị để tính giá thành, hạch toán chi phí và lập báo cáo tài chính. Những chi tiết kỹ thuật nhỏ thường được làm tròn hoặc gộp lại để việc ghi nhận chi phí dễ dàng hơn.
Định mức kế toán thường được trích xuất từ BOM, sau đó điều chỉnh cho phù hợp với mục đích tài chính. Nhiều doanh nghiệp hiện nay tích hợp cả hai loại dữ liệu này trên hệ thống ERP để đảm bảo thông tin kỹ thuật và số liệu kế toán luôn đồng bộ.
7.2 Doanh nghiệp gia công nhỏ hoặc làng nghề có bắt buộc dùng BOM không?
Về mặt pháp lý thì không bắt buộc, nhưng về quản lý sản xuất thì BOM mang lại rất nhiều lợi ích, kể cả với doanh nghiệp nhỏ. Nhiều cơ sở gia công hoặc làng nghề vận hành dựa trên kinh nghiệm và truyền miệng. Cách làm này có thể phù hợp khi quy mô còn nhỏ và chủ cơ sở trực tiếp giám sát. Tuy nhiên, khi mở rộng sản xuất, tuyển thêm thợ mới hoặc chuyển giao nghề cho thế hệ sau, việc không có BOM sẽ gây khó khăn.
Chỉ cần một BOM đơn giản, thậm chí là bảng Excel ghi rõ “sản phẩm này cần những gì và mỗi thứ bao nhiêu”, doanh nghiệp đã có thể tính giá chính xác hơn, đào tạo thợ mới nhanh hơn và kiểm soát chi phí tốt hơn.
7.3 Ai là người chịu trách nhiệm chính về BOM trong doanh nghiệp?
Trách nhiệm với BOM thường được chia theo loại BOM và từng giai đoạn. eBOM (Engineering Bill of Materials) thường do bộ phận R&D hoặc kỹ thuật thiết kế tạo và cập nhật, dựa trên yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm. mBOM (Manufacturing Bill of Materials – BOM sản xuất) thường do bộ phận kế hoạch sản xuất hoặc kỹ thuật công nghệ phụ trách, vì họ hiểu rõ quy trình sản xuất thực tế và cách tối ưu chi phí, công đoạn.
Tuy nhiên, để BOM thực sự có giá trị, cần sự phối hợp của nhiều bộ phận. Thiết kế cung cấp dữ liệu kỹ thuật, sản xuất phản hồi về tính khả thi, thu mua xác nhận nguồn cung và giá cả, kế toán sử dụng BOM để tính giá thành. Ở những doanh nghiệp tổ chức tốt, thường có một người hoặc một bộ phận chuyên trách quản lý BOM (BOM Controller) để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và được cập nhật tức thời.
7.4 Chuẩn hóa BOM cho một dòng sản phẩm mất bao lâu?
Thời gian chuẩn hóa BOM phụ thuộc vào mức độ phức tạp của sản phẩm và tình trạng dữ liệu hiện có. Với sản phẩm đơn giản, dưới 20 linh kiện và đã có đủ tài liệu kỹ thuật, việc xây dựng BOM cơ bản có thể hoàn thành trong 1–2 ngày làm việc. Với sản phẩm phức tạp, có hàng trăm linh kiện và nhiều cấp cấu trúc, quá trình này thường kéo dài từ 2–4 tuần để thu thập dữ liệu, chuẩn hóa mã vật tư, xây dựng cấu trúc và rà soát liên phòng ban.
Nếu doanh nghiệp chuẩn hóa cả một dòng sản phẩm với nhiều mẫu mã khác nhau, dự án có thể kéo dài 2–3 tháng. Yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến thời gian là mức độ sẵn sàng của dữ liệu và sự phối hợp giữa các bộ phận. Thực tế cho thấy, đầu tư kỹ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí trong suốt vòng đời sản phẩm.
7.5 BOM có thể được áp dụng cho dịch vụ lắp đặt hoặc bảo trì không?
Hoàn toàn có thể, và hiện nay cách làm này ngày càng phổ biến trong các ngành dịch vụ kỹ thuật. Trong trường hợp này, BOM thường được gọi là Service BOM (BOM dịch vụ) hoặc Work Order BOM (BOM cho lệnh công việc). Ngoài vật tư và phụ tùng, BOM dịch vụ còn liệt kê cả nhân công, công cụ, thiết bị và tài liệu hướng dẫn.
Ví dụ, BOM cho dịch vụ lắp đặt máy điều hòa có thể bao gồm: dàn lạnh, dàn nóng, 5 mét ống đồng, dây điện, cầu dao, băng keo chịu nhiệt, gas R410A 1,5 kg, vít và tắc kê, cùng với 4 giờ công thợ lắp đặt và 1 giờ công kiểm tra. Nhờ BOM, doanh nghiệp có thể báo giá chính xác, chuẩn bị đầy đủ vật tư trước khi đến công trình và kiểm soát chi phí dịch vụ hiệu quả hơn. Nhiều doanh nghiệp bảo trì thiết bị công nghiệp còn sử dụng Service BOM để chuẩn hóa quy trình bảo dưỡng định kỳ, tránh bỏ sót hạng mục và tối ưu lịch làm việc cho đội kỹ thuật.
8. Kết bài
Qua những thông tin giải đáp BOM là gì, có thể thấy BOM không chỉ là công cụ kỹ thuật mà còn là nền móng giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng và cạnh tranh tốt hơn. Việc đầu tư xây dựng và quản lý BOM đầy đủ và chi tiết từ hôm nay chính là đầu tư vào hiệu quả vận hành lâu dài của doanh nghiệp.
