Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý nội dung trên website không chỉ là nhu cầu kỹ thuật mà đã trở thành yếu tố cốt lõi trong chiến lược kinh doanh và marketing của các doanh nghiệp hiện đại. Đây cũng là lúc CMS – hệ thống quản lý nội dung – phát huy vai trò như một trợ thủ đắc lực, giúp đơn giản hóa quy trình tạo, chỉnh sửa và phân phối nội dung số. Vậy CMS là gì? Và đâu là những nền tảng CMS phổ biến nhất hiện nay? Hãy cùng Base.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. CMS là gì?
CMS (viết tắt của cụm từ tiếng Anh là Content Management System) là hệ thống quản lý nội dung – một phần mềm hoặc nền tảng giúp người dùng dễ dàng tạo, chỉnh sửa, xuất bản và quản lý nội dung số trên website mà không cần biết lập trình.
Với CMS, doanh nghiệp có thể xây dựng và vận hành website một cách linh hoạt: Từ việc đăng bài viết blog, cập nhật hình ảnh sản phẩm, thay đổi bố cục trang đến quản lý người dùng… tất cả đều có thể thực hiện thông qua giao diện trực quan. Qua đó, nó giúp đội ngũ Marketing của doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các chiến dịch mà không cần phụ thuộc vào bộ phận kỹ thuật.
2. CMS hoạt động như thế nào?
Một hệ thống CMS thường bao gồm hai thành phần chính:
Content Management Application (CMA) – Giao diện quản trị nội dung:
Đây là nơi người dùng (thường là marketer, nhân viên nội dung hoặc quản trị viên website) có thể tạo mới, chỉnh sửa và quản lý nội dung mà không cần viết code. Ví dụ: Bạn có thể soạn bài viết blog, đăng ảnh sản phẩm, thay đổi menu hoặc thêm trang mới chỉ bằng thao tác kéo – thả hoặc nhập liệu đơn giản.
Content Delivery Application (CDA) – Hệ thống phân phối nội dung:
Đây là phần “hậu trường” giúp lưu trữ nội dung, xử lý các yêu cầu từ người dùng và hiển thị nội dung đã được tạo ra lên website một cách chính xác, nhanh chóng và ổn định.
Nói cách khác, khi doanh nghiệp sử dụng CMS:
- Người dùng tạo nội dung qua giao diện quản trị (CMA)
- Hệ thống tự động lưu trữ, xử lý và hiển thị nội dung đó lên website (CDA)
Nhờ cơ chế hoạt động này, CMS giúp tách biệt phần nội dung và phần hiển thị, cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng, cập nhật website mà không ảnh hưởng đến cấu trúc kỹ thuật. Đây là nền tảng lý tưởng để vận hành website linh hoạt, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ lẫn các tổ chức lớn cần triển khai đa kênh.
3. Các tính năng cơ bản của một hệ thống CMS
Một hệ thống CMS cơ bản sẽ có các tính năng sau đây:
- Quản lý nội dung: Tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và xuất bản bài viết, trang, hình ảnh, video…
- Quản lý tệp và phương tiện: Cho phép tải lên, lưu trữ và quản lý hình ảnh, video, tài liệu, file đính kèm… Thư viện media trực quan, dễ tìm kiếm và tái sử dụng.
- Tùy chỉnh giao diện website: Chỉnh sửa bố cục, màu sắc, font chữ và thiết kế tổng thể, hỗ trợ các mẫu giao diện (themes/templates) có sẵn hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu.
- Quản lý người dùng và phân quyền: Thiết lập nhiều vai trò như quản trị viên, biên tập viên, cộng tác viên, phân quyền chi tiết để kiểm soát ai được chỉnh sửa hay đăng nội dung nào.
- Quản lý menu và điều hướng: Tạo, chỉnh sửa các menu, thanh điều hướng giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin.
- Tối ưu SEO cơ bản: Tùy chỉnh tiêu đề, mô tả meta, đường dẫn URL thân thiện với công cụ tìm kiếm. Một số CMS còn tích hợp plugin hoặc tính năng SEO nâng cao.
- Khả năng mở rộng và tích hợp: Cung cấp plugin, module hoặc tích hợp API để mở rộng tính năng như CRM, chatbot, email marketing, thanh toán…
- Quản lý phiên bản và lịch sử nội dung: Lưu lại các phiên bản cũ để dễ dàng khôi phục khi cần thiết.
- Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Các CMS uy tín thường tích hợp tính năng bảo mật cơ bản và hỗ trợ sao lưu định kỳ.
Đọc thêm: Computer Vision là gì? Ứng dụng thị giác máy tính trong doanh nghiệp
4. Các loại CMS phổ biến
4.1 CMS mã nguồn mở (Open-source CMS)
Đây là loại CMS mà mã nguồn được công khai và miễn phí sử dụng. Người dùng có thể cài đặt trên máy chủ riêng, tự do tùy biến, mở rộng chức năng và giao diện theo nhu cầu.
- Ưu điểm: Linh hoạt, cộng đồng hỗ trợ lớn, nhiều plugin & giao diện miễn phí hoặc trả phí.
- Hạn chế: Doanh nghiệp cần có đội ngũ kỹ thuật hoặc thuê ngoài để triển khai, bảo trì, và đảm bảo bảo mật.
- Ví dụ: WordPress, Joomla, Drupal.
4.2 CMS thương mại/SaaS (Proprietary CMS hoặc Cloud CMS)
Đây là các hệ thống CMS do công ty phát triển và cung cấp dưới dạng phần mềm dịch vụ (SaaS). Người dùng trả phí hàng tháng hoặc theo tính năng để sử dụng mà không cần lo về hạ tầng kỹ thuật.
- Ưu điểm: Dễ sử dụng, không cần đội ngũ kỹ thuật, được hỗ trợ bảo mật – cập nhật liên tục.
- Hạn chế: Khó tùy biến sâu, phụ thuộc vào nhà cung cấp, chi phí có thể tăng theo quy mô sử dụng.
- Ví dụ: Shopify, Wix, Webflow, HubSpot CMS.
4.3 Headless CMS
Headless CMS là dạng CMS tách biệt phần quản lý nội dung (backend) và phần hiển thị (frontend). Nội dung được lưu trữ và quản lý tập trung, sau đó phân phối qua API đến bất kỳ nền tảng nào như website, app, chatbot, đồng hồ thông minh…
- Ưu điểm: Tối ưu cho các doanh nghiệp muốn triển khai đa kênh, hiệu năng cao, linh hoạt về công nghệ.
- Hạn chế: Phức tạp hơn khi triển khai, cần đội kỹ thuật giàu kinh nghiệm.
- Ví dụ: Strapi, Contentful, Sanity, Storyblok.
5. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng CMS?
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc quản lý và cập nhật nội dung website nhanh chóng, linh hoạt là rất quan trọng. Đây chính là lý do khiến CMS trở thành công cụ không thể thiếu với các doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian và chi phí quản trị website
Thay vì phải phụ thuộc hoàn toàn vào lập trình viên cho từng thay đổi nhỏ, CMS cho phép đội ngũ marketing, nội dung hoặc vận hành tự chủ trong việc đăng bài, chỉnh sửa thông tin, cập nhật sản phẩm… Điều này giúp rút ngắn quy trình và giảm chi phí nhân sự kỹ thuật.
Dễ dàng mở rộng và tối ưu website
CMS hiện đại thường tích hợp sẵn các plugin, module mở rộng hoặc hỗ trợ tích hợp API – giúp doanh nghiệp dễ dàng thêm tính năng mới như: Form đăng ký, chatbot, email automation, popup ưu đãi, v.v… để phục vụ cho hoạt động bán hàng và marketing.
Tăng hiệu quả truyền thông và chuyển đổi
Với CMS, doanh nghiệp có thể liên tục cập nhật nội dung, tạo landing page theo từng chiến dịch và đồng bộ thông tin nhanh chóng trên nhiều kênh, từ đó tăng tính chuyên nghiệp, giữ chân khách hàng và thúc đẩy chuyển đổi.
Quản lý phân quyền linh hoạt
CMS cho phép thiết lập nhiều vai trò người dùng khác nhau (admin, biên tập viên, cộng tác viên…) giúp doanh nghiệp phân công rõ ràng, kiểm soát nội dung dễ dàng và bảo mật thông tin hiệu quả.
Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu
Đối với các doanh nghiệp lớn, CMS giúp chuẩn hóa toàn bộ luồng thông tin từ quản lý nội dung, kiểm duyệt, đến xuất bản – đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác, đồng bộ và có thể quản lý tập trung.
6. TOP 10 hệ thống CMS được dùng nhiều trên thế giới
6.1 WordPress
WordPress là CMS mã nguồn mở phổ biến nhất thế giới, chiếm hơn 40% tổng số website toàn cầu. Được biết đến với giao diện dễ dùng, cộng đồng lớn và hệ sinh thái plugin khổng lồ, WordPress phù hợp với cả cá nhân, doanh nghiệp nhỏ lẫn website thương mại điện tử.
Một số đặc điểm nổi bật:
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng kể cả với người không biết lập trình
- Thư viện plugin & theme phong phú, dễ tùy biến
- Hỗ trợ SEO tốt và dễ tích hợp công cụ marketing
- Miễn phí, có thể cài đặt trên hầu hết hosting
6.2 Shopify
Shopify là nền tảng CMS dạng SaaS chuyên dành cho thương mại điện tử, giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng cửa hàng online mà không cần lo về kỹ thuật. Shopify được ưa chuộng bởi giao diện thân thiện và khả năng xử lý thanh toán – vận hành tối ưu.
Một số điểm nổi bật:
- Giao diện kéo – thả dễ dùng
- Hệ thống thanh toán và quản lý đơn hàng tích hợp sẵn
- Hỗ trợ bán hàng đa kênh (Facebook, Instagram, TikTok, Google Shopping…)
- Bảo mật cao và vận hành ổn định
6.3 Joomla
Joomla là CMS mã nguồn mở lâu đời và mạnh mẽ, thích hợp với các website yêu cầu cấu trúc phức tạp hoặc hệ thống thành viên. Tuy không phổ biến như WordPress, nhưng Joomla có khả năng tùy biến tốt và được đánh giá cao về bảo mật.
Một số điểm nổi bật:
- Quản lý nội dung đa cấp linh hoạt
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ nguyên bản
- Cộng đồng phát triển hoạt động tích cực
- Tốt cho các website tổ chức, chính phủ hoặc mạng nội bộ
6.4 Drupal
Drupal là CMS mã nguồn mở hướng đến các website lớn, có yêu cầu bảo mật và cấu trúc dữ liệu phức tạp. Dù không thân thiện với người mới, Drupal lại được ưa chuộng bởi các tổ chức lớn, trường đại học và cơ quan chính phủ.
Một số điểm nổi bật:
- Cấu trúc dữ liệu mạnh mẽ, tùy biến cao
- Bảo mật tốt, phù hợp với các dự án nhạy cảm
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, phân quyền chi tiết
- Cộng đồng lập trình viên chuyên sâu
6.5 Webflow
Webflow là CMS SaaS dành cho designer và marketer, kết hợp giữa công cụ thiết kế web và hệ thống quản lý nội dung. Webflow cho phép xây dựng website trực quan như thiết kế trên Figma nhưng xuất bản trực tiếp mà không cần code.
Một số điểm nổi bật:
- Thiết kế kéo – thả chuyên nghiệp, chuẩn responsive
- Quản lý nội dung động (CMS Collection)
- Hosting tốc độ cao, bảo mật sẵn có
- Tích hợp SEO và form submission sẵn
6.6 Magento (Adobe Commerce)
Magento là nền tảng CMS thương mại điện tử mạnh mẽ do Adobe sở hữu, phù hợp với doanh nghiệp lớn và hệ thống bán hàng đa kênh, nhiều sản phẩm. Magento có khả năng mở rộng cao nhưng yêu cầu kỹ thuật phức tạp hơn.
Một số điểm nổi bật:
- Hỗ trợ bán hàng đa cửa hàng, đa tiền tệ
- Tích hợp nhiều phương thức thanh toán và vận chuyển
- Quản lý kho hàng, chiết khấu, khuyến mãi linh hoạt
- Hệ sinh thái plugin và tùy chỉnh mạnh
6.7 Ghost
Ghost là CMS mã nguồn mở được thiết kế dành riêng cho blog và các trang xuất bản nội dung chuyên nghiệp. Với giao diện tối giản, hiệu suất cao và trải nghiệm viết tuyệt vời, Ghost đang dần trở thành lựa chọn yêu thích của các content creator.
Một số điểm nổi bật:
- Trình soạn thảo hiện đại, hỗ trợ Markdown
- Tốc độ tải trang nhanh, nhẹ hơn WordPress
- Hỗ trợ thành viên trả phí và email newsletter
- Mã nguồn mở, dễ triển khai trên server riêng
6.8 HubSpot CMS Hub
HubSpot CMS Hub là nền tảng CMS tích hợp với hệ thống CRM, automation, email marketing và bán hàng của HubSpot. Đây là giải pháp “tất cả trong một” cho các doanh nghiệp muốn đồng bộ nội dung với chiến lược inbound marketing.
Một số điểm nổi bật:
- Tích hợp chặt chẽ với CRM và automation
- Tối ưu SEO, A/B testing và analytics sẵn có
- Hosting và bảo mật được quản lý toàn diện
- Giao diện kéo – thả, dễ sử dụng cho marketer
6.9 Wix
Wix là nền tảng xây dựng website phổ thông, phù hợp với cá nhân, freelancer và doanh nghiệp nhỏ. Giao diện kéo – thả đơn giản giúp người dùng nhanh chóng tạo website mà không cần kiến thức lập trình.
Một số điểm nổi bật:
- Kho mẫu thiết kế phong phú
- Tích hợp sẵn form, lịch hẹn, blog, cửa hàng…
- Có gói miễn phí và trả phí linh hoạt
- Phù hợp với website giới thiệu, landing page đơn giản
6.10 Strapi
Strapi là CMS dạng headless mã nguồn mở, cho phép tạo backend quản lý nội dung linh hoạt và phân phối qua API tới nhiều nền tảng như website, mobile app, IoT… Strapi đang được nhiều công ty công nghệ và startup ưa chuộng.
Một số điểm nổi bật:
- Quản lý nội dung qua RESTful API hoặc GraphQL
- Tùy chỉnh schema và quyền truy cập theo vai trò
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ và content model phức tạp
- Có thể tự host hoặc dùng bản Cloud mới ra mắt
7. Kết luận
CMS là một công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp tối ưu việc quản lý và phân phối nội dung số một cách linh hoạt, tiết kiệm và hiệu quả. Tùy vào nhu cầu và quy mô, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn hệ thống CMS phù hợp. Việc đầu tư đúng nền tảng CMS sẽ là bước đệm quan trọng để xây dựng thương hiệu, gia tăng trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng bền vững trong kỷ nguyên số.
