Trong thời đại số, dữ liệu cá nhân trở thành tài sản quý giá nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Đó là lý do GDPR – Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh châu Âu – ra đời, đặt ra tiêu chuẩn khắt khe trong thu thập và xử lý thông tin cá nhân. Dù là doanh nghiệp Việt, việc hiểu rõ GDPR là gì và tuân thủ đúng không chỉ giúp tránh vi phạm pháp lý mà còn nâng cao uy tín và niềm tin với khách hàng. Cùng Base.vn khám phá ngay trong bài viết sau.
1. Giới thiệu về GDPR
1.1 GDPR là gì?
GDPR (General Data Protection Regulation) là một trong những đạo luật nghiêm ngặt nhất thế giới về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cá nhân. Dù được Liên minh Châu Âu (EU) soạn thảo và ban hành, nhưng GDPR vẫn có hiệu lực với mọi tổ chức trên toàn cầu, miễn là tổ chức đó thu thập hoặc xử lý dữ liệu liên quan đến công dân EU. Quy định này chính thức có hiệu lực từ ngày 25/5/2018. GDPR đưa ra mức phạt rất nặng đối với các hành vi vi phạm về quyền riêng tư và bảo mật, có thể lên đến hàng chục triệu euro.
Việc ban hành đạo luật GDPR cho thấy châu Âu đang thể hiện lập trường cứng rắn trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt trong bối cảnh ngày càng nhiều người lưu trữ thông tin cá nhân trên các dịch vụ điện toán đám mây, trong khi nguy cơ rò rỉ dữ liệu xảy ra hàng ngày. Quy định này rất rộng, có ảnh hưởng sâu rộng nhưng lại không đưa ra quá nhiều hướng dẫn cụ thể, khiến việc tuân thủ GDPR trở thành một thách thức lớn, đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs).
1.2 Lịch sử và mục tiêu của đạo luật GDPR
Quyền riêng tư là một phần trong Công ước Nhân quyền Châu Âu năm 1950, trong đó nêu rõ: “Mọi người đều có quyền được tôn trọng đời sống riêng tư và gia đình, nhà ở và thư tín của mình.” Dựa trên nền tảng này, Liên minh Châu Âu (EU) đã không ngừng nỗ lực bảo vệ quyền này thông qua các đạo luật.
Khi công nghệ phát triển và Internet ra đời, EU nhận thấy cần phải có các quy định bảo vệ dữ liệu phù hợp với thời đại. Vì vậy, vào năm 1995, EU đã ban hành chỉ thị “Bảo vệ dữ liệu châu Âu”, đặt ra các tiêu chuẩn tối thiểu về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu, để từ đó các quốc gia thành viên xây dựng luật riêng phù hợp với chỉ thị này. Tuy nhiên, Internet lúc đó đã nhanh chóng phát triển và trở thành cỗ máy thu thập dữ liệu như ngày nay.
- Năm 1994: quảng cáo banner đầu tiên xuất hiện trên mạng.
- Năm 2000: phần lớn các tổ chức tài chính đã cung cấp dịch vụ ngân hàng trực tuyến.
- Năm 2006: Facebook chính thức mở cửa cho công chúng sử dụng.
- Năm 2011: một người dùng kiện Google vì quét nội dung email cá nhân.
Hai tháng sau vụ kiện đó, cơ quan bảo vệ dữ liệu châu Âu đã tuyên bố EU cần có một cách tiếp cận toàn diện đối với việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và từ đó quá trình cập nhật chỉ thị năm 1995 được khởi động.
Quy định về bảo vệ dữ liệu chung được nghị viện châu Âu thông qua và chính thức có hiệu lực từ năm 2016. Kể từ ngày 25/5/2018, tất cả các tổ chức có liên quan đều bắt buộc phải tuân thủ quy định này.
Đọc thêm: Data là gì? Vai trò quan trọng của dữ liệu đối với doanh nghiệp
2. Phạm vi áp dụng của GDPR: Doanh nghiệp Việt Nam có phải tuân thủ đạo luật này không?
Mặc dù được ban hành bởi EU, đạo luật GDPR vẫn có phạm vi áp dụng toàn cầu, ảnh hưởng đến bất kỳ tổ chức nào xử lý dữ liệu cá nhân của cá nhân trong EU, bất kể tổ chức đó đặt trụ sở ở đâu trên thế giới.
Theo Điều 3(2) của GDPR, quy định này vẫn áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp không đặt trụ sở tại EU nếu doanh nghiệp đó:
- Cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho cá nhân trong EU, kể cả cung cấp miễn phí hoặc có phí. Ví dụ: Một doanh nghiệp Việt Nam bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng tại EU, thì doanh nghiệp đó phải tuân thủ GDPR.
- Theo dõi hành vi của cá nhân trong EU: Nếu tổ chức, doanh nghiệp đó theo dõi hành vi của cá nhân trong EU, chẳng hạn như thông qua việc sử dụng cookie, theo dõi địa lý, hoặc phân tích hành vi người dùng trên trang web, thì tổ chức đó cũng phải tuân thủ GDPR.
Ngoài ra, các tổ chức ngoài EU có thể cần chỉ định một đại diện tại đây để đảm bảo tuân thủ GDPR và làm người liên hệ với các cơ quan giám sát dữ liệu và cá nhân trong EU.
3. Nguyên tắc cốt lõi của GDPR
Nếu bạn xử lý dữ liệu, bạn phải tuân thủ theo 7 nguyên tắc về bảo vệ và trách nhiệm giải trình được quy định tại Điều 5.1-2 của GDPR, bao gồm:
- Tính hợp pháp, công bằng và minh bạch: Dữ liệu cá nhân phải được xử lý một cách hợp pháp dựa trên cơ sở pháp lý rõ ràng như sự đồng ý, hợp đồng và không gây thiệt hại hoặc hiểu nhầm cho chủ thể dữ liệu. Ngoài ra, người dùng phải được thông báo rõ ràng về việc dữ liệu của họ được thu thập, sử dụng ra sao.
- Giới hạn mục đích: Dữ liệu chỉ được thu thập cho những mục đích cụ thể, rõ ràng và hợp pháp, và không được xử lý lại cho mục đích khác không tương thích, trừ khi có cơ sở pháp lý mới hoặc sự đồng ý của chủ thể dữ liệu.
- Giảm thiểu dữ liệu: Chỉ được thu thập dữ liệu cần thiết và liên quan trực tiếp đến mục đích xử lý, tránh thu thập quá mức hoặc thừa dữ liệu.
- Độ chính xác: Dữ liệu cá nhân phải được giữ chính xác và cập nhật khi cần thiết. Các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện biện pháp để xóa hoặc sửa thông tin không chính xác.
- Giới hạn lưu trữ: Dữ liệu chỉ được lưu trữ trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích xử lý. Sau đó, dữ liệu phải được xóa hoặc ẩn danh, trừ khi có yêu cầu lưu trữ dài hạn hơn vì lý do pháp lý hoặc lợi ích công cộng.
- Tính toàn vẹn và bảo mật: Dữ liệu phải được bảo vệ khỏi hành vi xử lý trái phép hoặc bất hợp pháp, và khỏi các rủi ro mất mát, phá hủy hoặc hư hại. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải áp dụng các biện pháp an ninh thích hợp như mã hóa, kiểm soát truy cập,…để bảo mật dữ liệu người dùng.
- Trách nhiệm giải trình: Tổ chức, doanh nghiệp giữ vai trò kiểm soát dữ liệu phải có khả năng chứng minh được sự tuân thủ các nguyên tắc trên, thông qua tài liệu, quy trình, đánh giá rủi ro, đào tạo nội bộ, và các biện pháp giám sát.
Việc tuân thủ 7 nguyên tắc trên không chỉ là nghĩa vụ pháp lý theo GDPR, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với khách hàng, đặc biệt trong bối cảnh dữ liệu cá nhân ngày càng trở thành tài sản quý giá và dễ bị xâm phạm.
Đọc thêm: Phân tích dữ liệu là gì? Quy trình, phương pháp và công cụ hỗ trợ
4. GDPR bảo vệ những dữ liệu cá nhân nào?
Dữ liệu cá nhân đóng vai trò trung tâm trong nguyên tắc của Quy định chung về bảo vệ dữ liệu GDPR. Định nghĩa cơ bản của dữ liệu cá nhân là bất kỳ thông tin nào liên quan đến một cá nhân được nhận dạng hoặc có thể nhận dạng. Nói cách khác, bất kỳ thông tin nào có liên quan rõ ràng đến một cá nhân và có thể được sử dụng để nhận dạng họ được gọi là dữ liệu cá nhân.
GDPR quy định rằng dữ liệu được coi là dữ liệu cá nhân khi một cá nhân có thể được nhận dạng trực tiếp hoặc gián tiếp, thông qua các định danh trực tuyến như tên, số nhận dạng, địa chỉ IP hoặc dữ liệu vị trí của họ.
Trong một số trường hợp, ngay cả thông tin liên quan đến công việc, màu tóc hoặc quan điểm chính trị của một người cũng có thể được coi là dữ liệu cá nhân. Thông thường, điều này phụ thuộc vào bối cảnh thu thập dữ liệu và liệu cá nhân đó có thể được nhận dạng trực tiếp hoặc gián tiếp hay không.
Các thông tin phổ biến trong dữ liệu cá nhân bao gồm:
- Họ và tên.
- Địa chỉ email.
- Số điện thoại.
- Địa chỉ nhà.
- Ngày sinh.
- Chủng tộc.
- Giới tính.
- Quan điểm chính trị.
- Số thẻ tín dụng.
- Dữ liệu lưu trữ tại bệnh viện hoặc bác sĩ.
- Hình ảnh có thể nhận dạng cá nhân.
- Số thẻ nhận dạng.
- Mã cookie.
- Địa chỉ giao thức internet (IP).
- Dữ liệu vị trí (Ví dụ: dữ liệu vị trí từ điện thoại di động).
- Mã định danh quảng cáo của điện thoại.
Những thông tin không thuộc dữ liệu cá nhân theo GDPR:
- Thông tin về người đã qua đời.
- Dữ liệu đã được ẩn danh đúng cách.
- Thông tin liên quan đến cơ quan công quyền và doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số loại dữ liệu cá nhân nhạy cảm được bảo vệ bổ sung theo GDPR. Những loại dữ liệu này được liệt kê trong danh mục đặc biệt tại Điều 9 của GDPR, bao gồm:
- Dữ liệu cá nhân thể hiện nguồn gốc chủng tộc hoặc sắc tộc.
- Quan điểm chính trị.
- Niềm tin tôn giáo hoặc triết học.
- Thành viên công đoàn.
- Dữ liệu di truyền và dữ liệu sinh trắc học được xử lý nhằm mục đích nhận dạng duy nhất một cá nhân.
- Dữ liệu liên quan đến sức khỏe.
- Dữ liệu liên quan đến đời sống tình dục hoặc khuynh hướng tình dục của một cá nhân.
Việc xử lý các danh mục đặc biệt này bị cấm, trừ một số trường hợp hạn chế được quy định trong Điều 9 của GDPR. Một số loại xử lý nằm ngoài phạm vi GDPR, chẳng hạn như việc xử lý dữ liệu trong bối cảnh điều tra và truy tố tội phạm, và việc xử lý hồ sơ tên hành khách để ngăn chặn các hoạt động khủng bố.
5. Mức phạt đối với các tổ chức khi vi phạm GDPR
GDPR được thực thi bởi các cơ quan quản lý công cộng, gọi là cơ quan bảo vệ dữ liệu (DPAs), hay còn được gọi là cơ quan giám sát. Mỗi quốc gia thành viên có một cơ quan bảo vệ dữ liệu riêng, chịu trách nhiệm quản lý các công ty đặt trụ sở tại quốc gia đó. Các cơ quan giám sát có quyền kiểm tra các công ty, tiếp nhận khiếu nại từ các cá nhân và điều tra các vi phạm. Nếu vi phạm liên quan đến các cá nhân từ nhiều quốc gia, cuộc điều tra sẽ do cơ quan giám sát tại quốc gia nơi công ty hoặc đại diện của công ty đặt trụ sở thực hiện.
Trong trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ GDPR, các cơ quan giám sát có thể áp dụng mức phạt và đồng thời yêu cầu thực hiện các thay đổi cụ thể. Các công ty có thể sẽ phải đáp ứng yêu cầu của cá nhân và chấm dứt hoạt động xử lý dữ liệu trái phép.
Hội đồng Bảo vệ Dữ liệu Châu Âu (EDPB) hỗ trợ việc phối hợp giữa các cơ quan bảo vệ dữ liệu và đảm bảo thực thi đồng nhất các quy định của GDPR trong toàn khu vực EEA.
Các mức phạt đối với việc không tuân thủ có thể rất lớn:
- Đối với vi phạm nhỏ, chẳng hạn như xử lý dữ liệu trẻ em mà không có sự đồng ý của phụ huynh, có thể dẫn đến mức phạt lên tới 10 triệu euro hoặc 2% doanh thu toàn cầu của tổ chức trong năm trước, tùy theo mức nào cao hơn.
- Đối với vi phạm lớn, chẳng hạn như xử lý dữ liệu cho mục đích bất hợp pháp, có thể dẫn đến mức phạt lên tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu của tổ chức trong năm trước, tùy theo mức nào cao hơn.
Dưới đây là một số mức phạt điển hình đối với nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới khi vi phạm GDPR:
- Mức phạt 1,2 tỷ euro đối với Meta vào năm 2023 vì các biện pháp bảo vệ dữ liệu không đầy đủ
- Mức phạt 746 triệu euro đối với Amazon do không đảm bảo lấy được sự đồng ý phù hợp cho các hoạt động quảng cáo
- Mức phạt 345 triệu euro với TikTok vào năm 2023 vì vi phạm liên quan đến việc xử lý tài khoản trẻ em
- Mức phạt 310 triệu euro đối với LinkedIn vào năm 2024 vì việc sử dụng dữ liệu người dùng trái phép để quảng cáo hành vi.
Tính đến năm 2024, tổng số tiền phạt theo GDPR đã lên đến gần 5 tỷ euro, phản ánh các hành động thực thi ngày càng mạnh mẽ. Ngoài ra, việc không tuân thủ GDPR không chỉ gây ra rủi ro tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, các tổ chức, doanh nghiệp cần nghiêm túc xem xét các hình phạt này và đảm bảo có các biện pháp thực hiện nghiêm chỉnh để tránh những hậu quả đáng tiếc.
6. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh vi phạm GDPR?
Việc tuân thủ GDPR không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là cách xây dựng lòng tin với khách hàng và bảo vệ uy tín doanh nghiệp. Dưới đây là các hành động mà doanh nghiệp cần làm để tránh vi phạm luật bảo vệ dữ liệu cá nhân:
6.1 Phổ biến kiến thức GDPR đến toàn bộ phòng ban
Doanh nghiệp cần phổ biến kiến thức về GDPR tới tất cả các phòng ban để đảm bảo mọi bên liên quan hiểu rõ các nguyên tắc và yêu cầu của quy định này. Việc này không chỉ giúp nhân viên nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của bảo vệ dữ liệu cá nhân mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả tuân thủ một cách nghiêm túc. Đồng thời, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thay đổi hoặc quy định mới về GDPR để kịp thời áp dụng.
6.2 Thiết lập vị trí của nhân viên bảo vệ dữ liệu (DPO)
Đối với các doanh nghiệp xử lý dữ liệu cá nhân theo quy mô lớn, việc thiết lập vị trí nhân viên bảo vệ dữ liệu (DPO) là điều vô cùng cần thiết. DPO sẽ chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ GDPR và là người liên hệ chính thức với cơ quan bảo vệ dữ liệu, giúp đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động đúng theo các quy định pháp lý và minh bạch trong các hoạt động xử lý dữ liệu.
6.3 Xây dựng chính sách và quy trình quản lý dữ liệu
Doanh nghiệp cần xây dựng các chính sách và quy trình rõ ràng liên quan đến việc quản lý dữ liệu cá nhân, bao gồm: xác định dữ liệu đang được thu thập, lưu trữ và sử dụng, đồng thời thiết lập các hướng dẫn minh bạch về việc xử lý và hủy dữ liệu, nhằm đảm bảo các hoạt động luôn phù hợp với nguyên tắc của GDPR.
6.4 Thu thập sự đồng ý rõ ràng từ người dùng
Doanh nghiệp phải đảm bảo khách hàng hoặc người dùng đồng ý một cách rõ ràng trước khi dữ liệu của họ được thu thập hoặc xử lý. Thông tin cung cấp cần dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ phức tạp hoặc mập mờ, nhằm đảm bảo sự đồng ý được đưa ra một cách tự nguyện và minh bạch.
Đọc thêm: Data khách hàng là gì? Cách thu thập và quản lý hiệu quả
6.5 Thực hiện biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức
Việc áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức là một bước quan trọng để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp nên sử dụng mã hóa dữ liệu nhạy cảm, triển khai các công nghệ bảo mật tiên tiến, và đào tạo nhân viên để giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin do lỗi của con người.
6.6 Đáp ứng yêu cầu của cá nhân liên quan đến dữ liệu
Doanh nghiệp cần cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc giới hạn việc xử lý dữ liệu cá nhân của họ. Quy trình xử lý các yêu cầu này cần được thiết lập rõ ràng, đảm bảo các yêu cầu được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
6.7 Phản hồi nhanh chóng đối với các vi phạm dữ liệu
Trong trường hợp xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu, doanh nghiệp cần có kế hoạch ứng phó kịp thời. Điều này bao gồm việc thông báo cho cơ quan bảo vệ dữ liệu trong vòng 72 giờ, cũng như thông báo đến các cá nhân bị ảnh hưởng, nhằm giảm thiểu thiệt hại.
6.8 Kiểm tra và đánh giá định kỳ
Thường xuyên kiểm tra và đánh giá nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ GDPR một cách liên tục. Việc này không chỉ giúp phát hiện và khắc phục các lỗ hổng hoặc nguy cơ vi phạm mà còn tăng cường uy tín và sự tin cậy từ phía khách hàng.
7. Kết luận
GDPR đặt ra những tiêu chuẩn cao trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, và sự tuân thủ không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là trách nhiệm xã hội của tất cả các doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt các nguyên tắc GDPR không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro mà còn tạo dựng niềm tin, góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng và đối tác. Điều này không chỉ bảo vệ lợi ích hiện tại mà còn mở ra cơ hội để doanh nghiệp phát triển một cách bền vững và dài hạn.
