Trong sản xuất, lead time (thời gian xử lý từ đặt hàng đến giao nhận) càng ngắn thì càng đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm nhanh hơn, từ đó cải thiện niềm tin và nâng cao sự hài lòng đối với sản phẩm của doanh nghiệp. Vậy Lead time là gì? Có những phương pháp nào để tối ưu Lead time? Hãy cùng Base.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Lead Time là gì?
Lead time là một thuật ngữ tiếng Anh được dùng để chỉ “thời gian chờ trong quản trị chuỗi cung ứng”. Đây là khoảng thời gian tính từ lúc doanh nghiệp bắt đầu tiếp nhận một đơn hàng hoặc yêu cầu sản xuất cho đến khi sản phẩm hoàn chỉnh được giao tới tay khách hàng. Nói cách khác, đây là tổng thời gian mà một đơn hàng đi qua toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp.
Lead time không chỉ bao gồm một công đoạn riêng lẻ, mà là sự cộng gộp của nhiều giai đoạn khác nhau như: xử lý đơn hàng, mua và chuẩn bị nguyên vật liệu, sản xuất, kiểm tra chất lượng, vận chuyển và giao nhận cuối cùng. Chỉ cần một khâu bị chậm trễ, lead time tổng thể cũng sẽ bị kéo dài.
Với doanh nghiệp sản xuất, lead time giúp lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn và chủ động hơn trong việc chuẩn bị nguyên vật liệu. Trong lĩnh vực logistics, lead time ảnh hưởng trực tiếp đến việc kiểm soát tồn kho và tối ưu dòng tiền. Đối với thương mại điện tử, lead time quyết định tốc độ giao hàng, trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.
Hiểu đúng và đo lường chính xác lead time không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn là nền tảng để xây dựng lợi thế cạnh tranh lâu dài. Việc rút ngắn lead time đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như kế hoạch, mua hàng, sản xuất, kho vận và phân phối.
2. Ý nghĩa, vai trò và ứng dụng của lead time trong doanh nghiệp
Lead time mang ý nghĩa chiến lược đối với hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong quản lý tồn kho. Khi nắm rõ lead time, doanh nghiệp có thể dự báo chính xác nhu cầu thu mua nguyên vật liệu và sản xuất hàng hóa, từ đó tránh tình trạng tồn kho quá mức cần thiết hoặc thiếu hàng hóa đột ngột. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho an toàn, phù hợp với chu kỳ sản xuất và khả năng tài chính.
Trong lập kế hoạch sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng, lead time được xem như “kim chỉ nam” cho toàn bộ quy trình vận hành. Việc kiểm soát tốt lead time giúp đảm bảo tiến độ giao hàng, hạn chế lãng phí và nâng cao hiệu suất sử dụng máy móc, nhân sự. Khi lead time ổn định, doanh nghiệp có thể đưa ra cam kết giao hàng chuẩn xác hơn, từ đó xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng và đối tác.
Về mặt trải nghiệm khách hàng, lead time tác động trực tiếp đến mức độ hài lòng và sự trung thành. Giao hàng đúng hẹn không chỉ đáp ứng kỳ vọng mà còn tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu. Các doanh nghiệp duy trì tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-Time Delivery) trên 95% thường đảm bảo mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn rõ rệt.
Ngoài ra, lead time còn ảnh hưởng đến dòng tiền và vốn lưu động. Khi lead time được rút ngắn, thời gian “chôn vốn” trong tồn kho và các khoản phải thu cũng giảm theo, giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng sinh lời.
Lead time được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Trong sản xuất, nó hỗ trợ hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning) và tối ưu chu kỳ sản xuất. Trong logistics, lead time giúp tính toán thời gian vận chuyển và xây dựng lịch giao hàng hợp lý. Với thương mại điện tử, lead time là cơ sở để thiết kế chính sách giao hàng và quản lý kỳ vọng của khách hàng.
3. Các loại lead time phổ biến trong quản trị chuỗi cung ứng
3.1. Order Lead Time (thời gian xử lý đơn hàng)
Order Lead Time là khoảng thời gian tính từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi đơn hàng được xác nhận và sẵn sàng chuyển sang giai đoạn sản xuất hoặc chuẩn bị giao hàng. Giai đoạn này thường bao gồm các bước như tiếp nhận đơn hàng, xác minh thông tin khách hàng, kiểm tra tình trạng tồn kho, xét duyệt điều kiện thanh toán và phê duyệt đơn hàng.
Trong môi trường thương mại điện tử hiện nay, Order Lead Time có thể rất ngắn, chỉ vài phút hoặc vài giờ nhờ hệ thống tự động hóa. Tuy nhiên, với các sản phẩm sản xuất theo yêu cầu riêng, thời gian xử lý đơn hàng có thể kéo dài từ vài ngày đến cả tuần do cần trao đổi, xác nhận nhiều thông tin hơn.
3.2. Manufacturing Lead Time (thời gian sản xuất)
Manufacturing Lead Time là thời gian cần thiết để biến nguyên liệu đầu vào thành sản phẩm hoàn chỉnh. Khoảng thời gian này bao gồm nhiều công đoạn như chuẩn bị nguyên vật liệu, thiết lập và hiệu chỉnh máy móc, gia công, lắp ráp, kiểm tra chất lượng và đóng gói sản phẩm. Chẳng hạn, trong ngành dệt may, Manufacturing Lead Time thường dao động từ 15 đến 30 ngày, tùy vào độ phức tạp của thiết kế, số lượng đơn hàng và mức độ tự động hóa của nhà máy.
3.3. Procurement Lead Time (thời gian thu mua nguyên vật liệu)
Procurement Lead Time là khoảng thời gian từ khi doanh nghiệp xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu cho đến khi hàng hóa được nhà cung ứng giao đến kho. Giai đoạn này bao gồm việc lập yêu cầu thu mua, tìm kiếm và đánh giá nhà cung ứng, đàm phán điều khoản, đặt hàng và theo dõi quá trình giao nhận. Trong chuỗi cung ứng toàn cầu, Procurement Lead Time với các nhà cung cấp nước ngoài có thể kéo dài từ 30 đến 90 ngày. Ngược lại, thu mua từ nhà cung cấp trong nước thường nhanh hơn, chỉ khoảng 7 đến 15 ngày.
3.4. Delivery Lead Time (thời gian giao hàng)
Delivery Lead Time là thời gian vận chuyển sản phẩm từ kho hoặc nhà máy của doanh nghiệp đến địa điểm nhận hàng của khách hàng. Thời gian này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như phương thức vận chuyển, khoảng cách địa lý, điều kiện giao thông và các yếu tố khách quan như thời tiết hoặc cao điểm lễ Tết. Ví dụ, giao hàng nội thành Hà Nội có thể chỉ mất từ 2 đến 4 giờ, trong khi vận chuyển hàng hóa từ miền Nam ra miền Bắc bằng đường bộ thường mất khoảng 2 đến 3 ngày.
Các loại lead time trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và tạo thành một chuỗi vận hành liền mạch. Khi một khâu bị kéo dài, toàn bộ lead time tổng thể cũng sẽ tăng theo. Vì vậy, việc hiểu rõ từng loại lead time sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện điểm nghẽn và tối ưu hiệu quả vận hành một cách toàn diện.
4. Công thức tính Lead Time tổng thể và ví dụ minh họa
4.1. Công thức tính Lead Time cơ bản
Lead Time tổng thể được tính bằng cách cộng gộp thời gian của tất cả các giai đoạn trong quy trình sản xuất từ đặt hàng đến giao nhận:
Lead Time = Thời gian tiền xử lý + Thời gian xử lý + Thời gian chờ đợi + Thời gian giao hàng
Trong đó:
– Thời gian tiền xử lý bao gồm việc xử lý đơn hàng và chuẩn bị sản xuất.
– Thời gian xử lý là giai đoạn sản xuất thực tế hoặc chuẩn bị hàng hóa.
– Thời gian chờ đợi phản ánh các khoảng thời gian không hoạt động giữa các công đoạn.
– Thời gian giao hàng là quá trình vận chuyển hàng đến khách hàng cuối cùng.
Trong môi trường sản xuất phức tạp, công thức tính Lead Time tổng thể được mở rộng như sau:
Lead Time = Procurement Lead Time + Manufacturing Lead Time + Quality Control Time + Packaging Time + Delivery Lead Time
Trong đó:
– Procurement Lead Time là thời gian mua nguyên vật liệu.
– Manufacturing Lead Time phản ánh thời gian sản xuất.
– Quality Control Time được hiểu là thời gian kiểm soát chất lượng.
– Packaging Time thể hiện cho thời gian đóng gói.
– Delivery Lead Time là thời gian vận chuyển.
4.2. Ví dụ cách tính Lead Time trong sản xuất và thương mại điện tử
Ví dụ 1: Sản xuất áo thun tại nhà may Việt Nam
Một đơn hàng yêu cầu sản xuất 1,000 áo thun từ đối tác châu Âu có lead time được tính như sau:
– Thời gian xử lý đơn hàng và thiết kế: 3 ngày
– Thời gian nhập vải từ nhà cung cấp: 7 ngày
– Thời gian sản xuất (cắt, may, hoàn thiện): 12 ngày
– Kiểm tra chất lượng và đóng gói: 2 ngày
– Vận chuyển đến cảng và giao hàng quốc tế: 14 ngày
Tổng Lead Time: 3 + 7 + 12 + 2 + 14 = 38 ngày
Ví dụ 2: Nhập khẩu hàng điện tử từ Trung Quốc qua nền tảng thương mại điện tử
Một đơn hàng điện thoại di động có lead time như sau:
– Xử lý đơn hàng và xác nhận thanh toán: 1 ngày
– Chuẩn bị hàng tại kho Trung Quốc: 2 ngày
– Vận chuyển quốc tế đến Việt Nam: 5-7 ngày
– Thủ tục hải quan và phân phối trong nước: 2-3 ngày
– Giao hàng đến khách hàng cuối cùng: 1-2 ngày
Tổng Lead Time (trung bình): 1 + 2 + 6 + 2.5 + 1.5 = 13 ngày
Qua hai ví dụ trên, chúng ta có thể thấy lead time có thể dao động đáng kể tùy thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm, quy trình sản xuất, và khoảng cách vận chuyển. Nếu muốn đưa ra cam kết giao hàng đúng thực tế và đáp ứng tốt kỳ vọng của khách hàng, thì doanh nghiệp cần phải ước tính lead time một cách chính xác.
5. Phân biệt Lead Time với Cycle Time, Takt Time và Delivery Time
Trong quản trị sản xuất và chuỗi cung ứng, các khái niệm liên quan đến “thời gian” được sử dụng rất thường xuyên và dễ gây nhầm lẫn nếu chúng ta phân biệt từng khái niệm. Việc hiểu rõ bản chất của từng khái niệm “thời gian” sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá khách quan hiệu suất vận hành và đưa ra giải pháp cải thiện phù hợp.
| Khái niệm | Định nghĩa | Phạm vi đo lường | Ví dụ |
| Lead Time | tổng thời gian từ đặt hàng đến nhận sản phẩm | Toàn bộ quy trình | 25 ngày sản xuất áo thun |
| Cycle Time | Thời gian làm ra một đơn vị sản phẩm | Quy trình sản xuất | 45 phút/chiếc áo |
| Takt Time | Tốc độ sản xuất dựa trên nhu cầu khách hàng | Nhịp độ sản xuất lý tưởng | 40 phút/chiếc áo để đáp ứng nhu cầu khách hàng |
| Delivery Time | Thời gian vận chuyển từ kho đến khách hàng | Chỉ giai đoạn giao hàng | 3 ngày vận chuyển |
Lead Time là khái niệm bao quát nhất, đề cập đến khoảng thời gian tính từ khi khách hàng đưa ra yêu cầu hoặc đặt hàng cho đến khi họ nhận được sản phẩm hoàn thiện. Lead Time phản ánh khả năng phục vụ của doanh nghiệp từ góc nhìn khách hàng, bao gồm mọi giai đoạn như xử lý đơn hàng, mua nguyên liệu, sản xuất và giao hàng.
Cycle Time (thời gian chu kỳ sản xuất) lại tập trung vào hiệu suất bên trong nhà máy. Chỉ số này đo lường thời gian thực tế để hoàn thành một đơn vị sản phẩm trong quá trình sản xuất. Ví dụ, một công nhân may có thể mất 45 phút để hoàn thành một chiếc áo thun.
Trong khi đó, Takt Time (nhịp sản xuất theo nhu cầu khách hàng) là khoảng thời gian lý tưởng giữa hai sản phẩm liên tiếp, được tính dựa trên nhu cầu thị trường. Chỉ số này cho biết doanh nghiệp cần sản xuất nhanh đến mức nào để đáp ứng nhu cầu mà không dư thừa hoặc thiếu hụt. Ví dụ, nếu khách hàng cần 100 chiếc áo mỗi ngày và doanh nghiệp có 8 giờ làm việc, Takt Time sẽ là 480 phút chia cho 100, tương đương 4,8 phút cho mỗi chiếc.
Delivery Time (thời gian giao hàng) chỉ tính riêng giai đoạn cuối cùng, từ lúc sản phẩm rời khỏi kho hoặc nhà máy cho đến khi đến tay khách hàng. Delivery Time là một phần của Lead Time và thường dễ kiểm soát hơn nhờ các giải pháp logistics và vận chuyển.
6. Tầm quan trọng của Lead Time trong sản xuất và logistics
Lead Time đóng vai trò then chốt trong việc định hình hiệu suất vận hành và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất, lead time quyết định doanh nghiệp cần duy trì mức tồn kho bao nhiêu và lượng vốn lưu động bị “giam” trong hàng hóa lớn hay nhỏ. Khi lead time kéo dài, doanh nghiệp buộc phải giữ tồn kho cao hơn để tránh gián đoạn sản xuất, từ đó làm tăng chi phí lưu kho và giảm khả năng xoay vòng vốn.
Mối quan hệ giữa lead time và tồn kho an toàn thể hiện khá rõ qua công thức:
Tồn kho an toàn = (Lead Time trung bình x Nhu cầu hàng ngày) + Hệ số an toàn
Chỉ cần rút ngắn lead time từ 20 ngày xuống còn 15 ngày, doanh nghiệp có thể giảm khoảng 25% mức tồn kho an toàn. Điều này đồng nghĩa với việc giải phóng được một lượng vốn đáng kể để đầu tư cho các hoạt động khác như mở rộng sản xuất, cải tiến công nghệ hoặc marketing.
Trong lĩnh vực logistics, lead time tác động trực tiếp đến chỉ số On-Time Delivery (tỷ lệ giao hàng đúng hạn), một KPI rất quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ. Thực tế cho thấy, những doanh nghiệp duy trì OTD trên 95% thường có khả năng giữ chân khách hàng tốt hơn, từ đó đạt mức tăng trưởng doanh thu cao hơn khoảng 15–20% so với các đối thủ có tỷ lệ giao hàng kém ổn định.
Ví dụ, tại một công ty sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại TP.HCM, sau khi cải tiến quy trình nội bộ và áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, công ty đã rút ngắn lead time từ 45 ngày xuống còn 28 ngày. Kết quả là doanh thu tăng 18%, lợi nhuận ròng tăng 22% và tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng tăng từ 65% lên 85%.
Không chỉ vậy, lead time còn ảnh hưởng sâu sắc đến khả năng dự báo và lập kế hoạch. Khi lead time ngắn và ổn định, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh với biến động của thị trường, giảm nguy cơ tồn kho lỗi thời và tận dụng tốt hơn các cơ hội kinh doanh. Ngược lại, lead time dài và thiếu ổn định sẽ khiến việc dự báo trở nên khó khăn, kéo theo chi phí vận hành tăng cao. Hơn nữa, nếu kiểm soát tốt lead time thì doanh nghiệp càng có nhiều khả năng giữ chân khách hàng và tạo ra ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường.
7. 8 cách giúp doanh nghiệp rút ngắn Lead Time
Để rút ngắn Lead Time hiệu quả, doanh nghiệp không nên chỉ cải thiện một khâu riêng lẻ mà cần tiếp cận một cách toàn diện, từ quy trình, con người đến công nghệ và đối tác.
Thứ nhất, chuẩn hóa quy trình sản xuất là nền tảng quan trọng nhất. Khi mỗi công đoạn đều có cách làm rõ ràng và nhất quán, thời gian chờ đợi và sai sót sẽ giảm đi đáng kể. Việc xây dựng các SOP – Standard Operating Procedures (quy trình vận hành tiêu chuẩn) giúp nhân viên biết chính xác cần làm gì, làm trong bao lâu và theo thứ tự nào, từ đó rút ngắn thời gian xử lý ở từng khâu.
Thứ hai, ưu tiên lựa chọn nhà cung ứng trong nước (Local Sourcing) thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhập khẩu. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất nội thất có thể rút ngắn lead time từ 45 ngày xuống còn 20 ngày khi chuyển từ nhập gỗ từ Malaysia sang mua gỗ trong nước.
Thứ ba, áp dụng mô hình Just-In-Time (sản xuất đúng lúc) giúp giảm đồng thời cả lead time và tồn kho. Với JIT, nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất đúng thời điểm cần dùng, tránh lưu kho kéo dài.
Thứ tư, tự động hóa xử lý đơn hàng bằng phần mềm ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Hệ thống có khả năng tự động tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho, tạo lệnh sản xuất và thông báo cho các bộ phận liên quan chỉ trong vài phút, thay vì mất hàng giờ nếu xử lý thủ công.
Thứ năm, đầu tư vào đào tạo nhân sự và nâng cao năng lực dự báo nhu cầu. Nhân viên có kỹ năng tốt sẽ xử lý công việc nhanh và chính xác hơn, trong khi dự báo đúng giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguyên liệu và kế hoạch sản xuất kịp thời, hạn chế chờ đợi không cần thiết.
Thứ sáu, theo dõi và phân tích các KPI (chỉ số đo lường hiệu suất) liên quan đến lead time một cách thường xuyên. Việc sử dụng dashboard (bảng điều khiển) theo thời gian thực giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện điểm nghẽn và can thiệp kịp thời.
Thứ bảy, hợp tác với các đối tác logistics uy tín để cải thiện Delivery Lead Time (thời gian giao hàng). Các hợp đồng dài hạn với đơn vị vận chuyển có năng lực và mạng lưới rộng sẽ giúp thời gian giao hàng ổn định hơn và giảm rủi ro trễ hẹn với khách hàng.
Cuối cùng, ứng dụng AI (trí tuệ nhân tạo) và machine learning (học máy) trong quản lý chuỗi cung ứng. Những công nghệ này có thể phân tích lượng lớn dữ liệu để dự báo nhu cầu thị trường tinh vi hơn, tối ưu tuyến vận chuyển và cảnh báo sớm các rủi ro có thể khiến lead time kéo dài.
8. Tối ưu Lead Time cùng nền tảng Base.vn
Với Base.vn – Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện – các công ty, đơn vị sản xuất hoàn toàn có thể kiến tạo một không gian quản trị và cộng tác thống nhất, kết nối liền mạch từ khối văn phòng đến nhà máy. Thông qua việc số hóa toàn bộ thủ tục và chuẩn hóa quy trình vận hành, doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể Lead Time, đồng thời duy trì sự ổn định và minh bạch của chuỗi sản xuất.
1. Số hóa và tự động hóa các quy trình cốt lõi, loại bỏ điểm nghẽn trong vận hành
Base.vn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý xuyên suốt các quy trình quan trọng như xử lý đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất, điều phối vật tư, giao hàng và nghiệm thu trên một nền tảng duy nhất, theo chuẩn ISO. Thông tin được luân chuyển xuyên suốt giữa các bộ phận, hạn chế tối đa tình trạng chờ đợi, truyền đạt sai lệch hay phụ thuộc vào thao tác thủ công.
Nhờ dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, ban lãnh đạo có thể theo dõi toàn cảnh vận hành, nhanh chóng phát hiện các khâu gây chậm tiến độ để kịp thời điều chỉnh, từ đó rút ngắn Lead Time ở từng công đoạn.
2. Tinh gọn thủ tục phê duyệt, đẩy nhanh tiến độ sản xuất
Toàn bộ quy trình trình ký và phê duyệt được thực hiện online, thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy. Lãnh đạo có thể phê duyệt đề xuất, kế hoạch sản xuất hay yêu cầu mua sắm thiết bị/máy móc, nhập nguyên vật liệu,… mọi lúc, mọi nơi, dù đang ở văn phòng, nhà máy hay đi công tác.
Nhân sự chủ động theo dõi tiến độ phê duyệt, không còn phải chờ đợi hay nhắc nhở thủ công. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý nội bộ, giảm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời xây dựng một môi trường làm việc tinh gọn và “xanh” hơn.
3. Quản lý chấm công & tính lương linh hoạt theo mô hình sản xuất
Base.vn hỗ trợ đầy đủ các mô hình chấm công phức tạp trong doanh nghiệp sản xuất: theo ca, theo dây chuyền, theo vị trí làm việc hoặc theo thời gian tăng ca. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu và tính lương, thưởng, phụ cấp một cách chính xác, giúp giảm sai sót và giảm tải áp lực cho bộ phận kế toán, C&B.
Đồng thời, dữ liệu toàn bộ nhân sự được quản lý tập trung và đồng bộ, giúp phòng HR chủ động sắp xếp ca kíp, phân bổ nguồn lực hợp lý, không để xảy ra tình trạng thiếu hụt nhân công, kéo dài Lead Time.
Hơn 10.000+ doanh nghiệp Việt đã bắt đầu hành trình chuyển đổi số cùng Base.vn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu cách Base.vn giúp doanh nghiệp của bạn rút ngắn Lead Time và nâng cao hiệu suất vận hành tổng thể.
9. Kết bài
Hy vọng bài viết nói trên đã cung cấp cho doanh nghiệp nhiều thông tin hữu ích về Lead Time là gì trong vận hành sản xuất. Nếu được kiểm soát tốt, Lead time không chỉ là một chỉ số phản ánh hiệu suất vận hành, mà còn là yếu tố chiến lược định hình khả năng cạnh tranh và thành công bền vững của doanh nghiệp.
