Logistics là gì? Cách hoạt động và ứng dụng trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, logistics không chỉ là vận chuyển hàng hóa mà còn là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả vận hành và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Bài viết sau Base.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ logistics là gì, cách thức hoạt động và những ứng dụng thực tiễn giúp tối ưu chuỗi cung ứng – từ kho bãi, giao nhận cho đến quản lý tồn kho.

1. Logistics là gì?

1.1 Định nghĩa Logistics theo nghĩa truyền thống và hiện đại

Logistics truyền thống là một phần của dịch vụ hậu cần, tập trung vào quá trình lập kế hoạch và kiểm soát dòng di chuyển của hàng hóa, bao gồm: chuẩn bị thành phẩm và những thông tin có liên quan, sắp xếp, đóng gói, lưu kho, vận chuyển ra cảng và làm thủ tục thông quan cho hàng hóa. Mục tiêu của quá trình này là đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng thời điểm, đúng số lượng và đúng chất lượng đã cam kết, đồng thời giúp doanh nghiệp bán hàng tối ưu chi phí cung ứng.

Trong khi đó, logistics hiện đại có thể được hiểu là e-logistics (logistics điện tử), đặt trọng tâm vào việc tích hợp công nghệ số nhằm tự động hóa các khâu của logistics truyền thống, như là theo dõi đơn hàng, quản lý kho bãi theo thời gian thực, v.v… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xử lý một khối lượng đơn hàng lớn hơn, chủng loại đa dạng hơn và giao hàng nhanh hơn so với quy trình truyền thống.

1.2 Phân biệt Logistics và Supply Chain (chuỗi cung ứng)

Nhìn chung, cả logistics và chuỗi cung ứng đều đề cập đến quá trình quản lý và điều phối dòng chảy của hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Tuy nhiên, giữa hai khái niệm này lại tồn tại sự khác biệt nhất định về phạm vi và mục tiêu quản lý. Hiểu được sự khác biệt này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành công việc, bố trí nhân sự một cách phù hợp. Cụ thể là:

Như vậy, logistics là một phần cốt lõi của chuỗi cung ứng. Trong khi logistics chủ yếu xoay quanh việc quản lý các hoạt động vận chuyển và lưu kho, thì chuỗi cung ứng có phạm vi vận hành rộng hơn, bao gồm cả logistics và sản xuất, phân phối, cung cấp sản phẩm cùng nhiều hoạt động khác.

1.3 Các loại hình Logistics phổ biến hiện nay

Dựa trên vai trò và phạm vi hoạt động của logistics mà chúng ta có thể chia logistics thành nhiều loại hình khác nhau. Dưới đây là 03 loại hình logistics thường gặp nhất hiện nay:

– Inbound Logistics (Logistics đầu vào): Tiếp nhận, lưu trữ nguyên vật liệu từ nhà cung cấp. Mục tiêu của loại hình logistics này là tối ưu hóa giá trị, thời gian và chi phí sản xuất, để đảm bảo quy trình sản xuất sản phẩm diễn ra suôn sẻ.

– Outbound Logistics (Logistics đầu ra): Tập trung vào lưu kho và phân phối sản phẩm đến người tiêu dùng. Mục tiêu là tối ưu hóa chi phí để làm giảm giá thành sản phẩm và giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận.

– Reverse Logistics (Logistics ngược): Thu hồi các sản phẩm lỗi hoặc thu gom phế liệu phát sinh do hoạt động phân phối, với mục đích là tái chế, giảm tác động lên môi trường.

2. Vai trò của Logistics trong doanh nghiệp

Một quy trình logistics được triển khai bài bản và hợp lý có thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

– Giúp tối ưu chi phí vận hành, gia tăng lợi nhuận: Khi các công việc như lập tuyến đường vận chuyển hay quản lý hàng tồn kho được tinh giản, doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể chi phí và tránh các rủi ro thường gặp như tồn kho dư thừa hoặc hết hàng đột xuất. Điều này không chỉ giúp giải phóng dòng tiền mà còn giảm áp lực chi phí lưu kho.

– Nâng cao hiệu suất sản xuất – kinh doanh: Logistics đóng vai trò kết nối giữa doanh nghiệp và người mua, góp phần giúp hoạt động thương mại diễn ra trôi chảy hơn. Nhờ tối ưu logistics, doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm với mức giá cạnh tranh hơn, gia tăng khả năng bán hàng và mở rộng thị phần.

– Đảm bảo chuỗi cung ứng luôn liên tục và ổn định: Trong trường hợp xảy ra sự cố (thiên tai hay trục trặc do nhà cung cấp), logistics có thể là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Đa dạng hóa nhà cung ứng nguyên liệu hay sử dụng công nghệ theo dõi tuyến đường theo thời gian thực, sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó linh hoạt và duy trì sự ổn định trong chuỗi cung ứng. Khi đó, khách hàng sẽ không gặp phải tình trạng “muốn mua nhưng không có hàng”.

– Góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng: Logistics không chỉ là việc vận chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B, mà còn là cả quá trình đảm bảo khách hàng nhận được đơn hàng nhanh chóng, đúng thời gian và đúng như kỳ vọng. Đây là yếu tố then chốt trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực và giữ chân khách hàng.

3. Quy trình Logistics hoạt động như thế nào?

Việc hiểu rõ quy trình logistics diễn ra như thế nào là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể tiết kiệm gian, giảm chi phí và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.

Bước 1: Lập kế hoạch

Một kế hoạch rõ ràng và chi tiết sẽ giúp đảm bảo các yếu tố trong quy trình được phối hợp và triển khai đúng hướng. Từ đó, góp phần cân bằng nguồn cung với nhu cầu thị trường, đồng thời giao hàng đúng thời hạn đã cam kết.

Giai đoạn lập kế hoạch thường bao gồm việc dự báo nhu cầu của khách hàng theo từng thời kỳ, phân tích hiệu suất hoạt động trong quá khứ và lập kế hoạch sản xuất hoặc thu mua để đáp ứng nhu cầu tương lai. Trong đó, hoạt động thu mua tập trung vào các hoạt động sau:

• Tìm nguồn cung ứng vật liệu, linh kiện và dịch vụ cần thiết cho sản xuất hoặc giao hàng.
• Đánh giá nhà cung cấp tiềm năng dựa trên các tiêu chí như chất lượng, giá cả, uy tín và kinh nghiệm.
• Đàm phán điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp.
• Tạo đơn đặt hàng, xác định số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng của các mặt hàng cần thiết.

Bước 2: Quản lý kho hàng

Mục tiêu của việc quản lý kho là giữ số lượng hàng tồn kho ở mức hợp lý, giảm thiểu chi phí lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xử lý đơn hàng. Các hoạt động cần thực hiện trong bước này bao gồm:

• Tiếp nhận các lô hàng, kiểm tra số lượng, đối chiếu với đơn đặt hàng và phát hiện các lỗi hỏng hoặc sai sót nếu có.
• Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa tại các vị trí được chỉ định, thuận tiện cho việc lấy hàng.
• Lấy hàng từ kho theo đơn đặt hàng của khách, thực hiện lắp ráp (nếu cần) và đóng gói.
• Theo dõi hàng tồn kho bằng hệ thống quản lý và tiến hành kiểm đếm định kỳ.
• Đóng gói, dán nhãn vận chuyển và điều phối hậu cần để đảm bảo hàng được giao đúng thời gian.

Bước 3: Vận chuyển và phân phối

Giai đoạn vận chuyển xoay quanh việc di chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác. Các hoạt động chính bao gồm:

• Lập kế hoạch và tối ưu hóa tuyến đường, dựa trên các yếu tố như khoảng cách, tình hình giao thông và chi phí nhiên liệu, nhằm xác định lộ trình thuận lợi nhất.
• Lựa chọn đơn vị vận chuyển dựa trên tiêu chí về năng lực, độ tin cậy, chi phí và chất lượng dịch vụ.
• Sử dụng hệ thống giám sát quá trình vận chuyển theo thời gian thực, từ đó phản ứng kịp thời nếu xảy ra sự cố.
• Tuân thủ đầy đủ chứng từ, thủ tục và quy định hải quan đối với các lô hàng quốc tế để quá trình vận chuyển xuyên biên giới diễn ra trơn tru.

Bước 4: Quản lý tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho sát sao giúp doanh nghiệp duy trì nguồn hàng ổn định, đồng thời hạn chế chi phí lưu kho và tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm. Một số hoạt động quan trọng trong giai đoạn này gồm có:

• Dự báo nhu cầu trong tương lai bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và hành vi tiêu dùng.
• Tính toán số lượng đặt hàng phù hợp và thời điểm bổ sung hàng tồn kho, dựa trên các yếu tố như thời gian giao hàng, mức tồn kho hiện tại và mức độ dịch vụ kỳ vọng.
• Sử dụng các hệ thống quản lý hàng tồn kho để có thể theo dõi biến động tồn kho và lưu trữ dữ liệu theo thời gian thực.

Bước 5: Hoàn tất đơn hàng

Đây là khâu ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng, đặc biệt là về thời gian nhận hàng và khả năng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà họ đặt ra. Một số hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:

• Thu thập và xác nhận đầy đủ thông tin từ đơn đặt hàng của khách.
• Lấy các mặt hàng trong kho theo đúng đơn hàng, tiến hành lắp ráp và đóng gói theo yêu cầu cụ thể.
• Điều phối vận chuyển bằng phương thức phù hợp, tạo nhãn và đảm bảo giao hàng đúng thời gian cam kết.
• Cung cấp cho khách công cụ theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, bao gồm ngày dự kiến giao và thông tin người giao hàng
• Xử lý các yêu cầu liên quan đến logistics ngược như đổi/trả hàng hoặc hoàn tiền trong trường hợp sản phẩm lỗi.

Bước 6: Theo dõi và phân tích hiệu suất Logistics

Việc theo dõi hiệu suất logistics là điều cần thiết để giúp doanh nghiệp kịp thời cải thiện quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường hiệu quả từng bước. Một số KPI cốt lõi bao gồm:

• Nhóm KPI về hiệu suất: tỷ lệ giao hàng đúng hạn, độ chính xác của đơn hàng, chi phí trên mỗi đơn hàng, thời gian giao hàng trung bình, hiệu suất sử dụng nhân lực và tài nguyên.
• Nhóm KPI về trải nghiệm khách hàng: mức độ hài lòng (CSAT), điểm khuyến nghị (NPS), tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay lần đầu (FCR), thời gian xử lý trung bình (AHT),…

4. Ứng dụng Logistics trong doanh nghiệp hiện nay

Ngày nay, logistics không đơn thuần là một phần bổ trợ trong vận hành, mà đã trở thành yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực. Dưới đây là một số ứng dụng tiêu biểu:

– Logistics trong ngành sản xuất: Logistics đóng vai trò điều phối chuỗi cung ứng nguyên vật liệu, từ khâu thu mua, lưu trữ đến vận chuyển và kiểm soát chất lượng. Việc quản lý logistics hiệu quả giúp duy trì nhịp độ sản xuất ổn định, tối ưu hàng tồn kho, dự báo nhu cầu, đáp ứng đúng tiến độ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

– Logistics trong thương mại điện tử: Với đặc thù mua bán online, logistics là cầu nối vật lý duy nhất giữa doanh nghiệp và khách hàng. Lúc này, logistics hỗ trợ tích cực cho việc xử lý đơn hàng, đóng gói, giao nhận tận nơi, đúng sản phẩm, đúng số lượng và cả xử lý đổi trả, mang lại trải nghiệm mua sắm tại nhà một cách trọn vẹn mà người tiêu dùng kỳ vọng.

– Logistics trong xuất nhập khẩu: Logistics giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian giao nhận quốc tế, giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển, xây dựng niềm tin với đối tác quốc tế.  Không chỉ vậy, logistics còn hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ chứng từ, thực hiện các quy trình thông quan, đảm bảo tuân thủ luật pháp, các tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa ở mỗi quốc giá đích đến.

– Logistics nội bộ (In-house logistics): Tại các doanh nghiệp lớn, việc tự vận hành logistics nội bộ giúp kiểm soát tốt hơn dòng lưu chuyển hàng hóa bên trong tổ chức. Từ quản lý kho, điều phối nguyên vật liệu đến phân phối nội bộ giữa các bộ phận hoặc chi nhánh, logistics nội bộ góp phần giảm chi phí thuê ngoài và nâng cao hiệu suất vận hành tổng thể.

5. Xu hướng Logistics hiện đại

Nắm vững 04 xu hướng phát triển logistics ở Việt Nam dưới đây sẽ là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp gia tăng tiềm năng cạnh tranh trong lĩnh vực này:

5.1 Logistics 4.0 và công nghệ số: IoT, AI, Big Data

Logistics 4.0 là việc ứng dụng công nghệ thông minh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý trong toàn bộ chuỗi logistics, từ vận chuyển, lưu kho, phân phối đến logistics ngược. Những công nghệ cốt lõi tạo nền tảng cho chuyển đổi này gồm có: IoT (Internet vạn vật), AI (trí tuệ nhân tạo) và Big Data (dữ liệu lớn).

– IoT: Cho phép giám sát hàng hóa theo thời gian thực thông qua cảm biến và thiết bị định vị gắn trên xe, container hoặc hàng hóa. Ứng dụng này giúp theo dõi vị trí, trạng thái, nhiệt độ, đặc biệt cần thiết đối với các mặt hàng tươi sống, thực phẩm và dược phẩm.

– AI: Hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình như sắp xếp kho, lấy hàng, đóng gói và tối ưu tuyến đường giao hàng. AI cũng giúp dự báo nhu cầu dựa trên phân tích dữ liệu thời tiết, thị trường, góp phần giảm chi phí và nâng cao tốc độ giao nhận.

– Big Data: Khi kết hợp với AI, dữ liệu lớn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn. Trong logistics, big data hỗ trợ phân tích thông tin từ nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan để tối ưu hiệu quả vận chuyển và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Đọc thêm: Chuyển đổi số logistics: Cơ hội, Thách thức và Giải pháp thiết thực

5.2 Tự động hóa trong kho và vận tải:

Tự động hóa đang trở thành tiêu chuẩn trong vận hành logistics, đặc biệt tại các nhà máy và trung tâm phân phối. Việc sử dụng máy móc tự động và phần mềm thông minh giúp giảm thiểu lao động thủ công, tăng tốc độ xử lý và độ chính xác. Một số ứng dụng phổ biến gồm:

– Robot tự hành (AGV): Hỗ trợ vận chuyển hàng hóa trong kho mà không cần con người điều khiển, thay thế xe nâng truyền thống.

– Hệ thống quản lý kho (WMS): Tự động theo dõi hàng tồn kho, điều phối lưu trữ và xuất hàng suôn sẻ hơn.

– Hệ thống phân loại hàng hóa tự động: Sử dụng băng chuyền, máy quét và phần mềm để tự động phân loại đơn hàng, rút ngắn thời gian xử lý và giao hàng.

5.3 Logistics xanh (Green Logistics)

Logistics xanh, hay còn gọi là logistics bền vững, đề cập đến các phương thức quản lý nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường trong suốt quá trình vận hành. Mục tiêu chính là cắt giảm lượng khí thải carbon, hạn chế sử dụng năng lượng không tái tạo (như dầu mỏ, than đá), giảm ô nhiễm không khí và tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên. Một số ví dụ tiêu biểu về logistics xanh là: sử dụng các loại bao bì có thể tái chế như giấy carton hay nhựa sinh học; sử dụng xe điện để giao hàng;…

5.4 Phần mềm quản lý Logistics và ERP

Với khối lượng nghiệp vụ phức tạp như quản lý tồn kho, kho bãi, phương tiện vận chuyển, tài xế, nhà cung cấp…, các doanh nghiệp logistics khó có thể vận hành và kiểm soát đồng bộ nếu chỉ dựa vào giấy tờ thủ công hoặc bảng tính Excel riêng lẻ.

Lúc này, việc sử dụng các phần mềm quản lý logistics chuyên dụng hoặc các hệ thống ERP tích hợp sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quy trình một cách tức thời và chính xác. Đặc biệt, các dữ liệu quan trọng sẽ được hiển thị tập trung tại một hệ thống duy nhất, giúp ban lãnh đạo dễ dàng giám sát, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định điều hành đúng đắn hơn.

6. Base.vn – Giải pháp chuyển đổi số toàn diện dành cho doanh nghiệp logistics

Với hơn 60 ứng dụng thông minh và kinh nghiệm triển khai thực tiễn cho hơn 10.000 doanh nghiệp, Base.vn – Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, hiện đang là lựa chọn đáng tin cậy của nhiều đơn vị trong lĩnh vực logistics trong hành trình chuyển đổi số.

Các giải pháp của Base không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết chuyên sâu các bài toán quản trị nội bộ như quản lý nhân sự, phê duyệt đề xuất, điều phối công việc… mà còn có khả năng tích hợp linh hoạt, mở rộng theo nhu cầu và đặc thù của từng mô hình kinh doanh. Đối với doanh nghiệp logistics, Base hỗ trợ trong việc:

• Số hóa toàn bộ quy trình điều hành, chuẩn hóa luồng công việc với Base Workflow.
• Quản lý đề xuất nội bộ như thu mua, chọn nhà cung cấp,… với quy trình rõ ràng và phân quyền ký tên minh bạch qua Base Request.
• Tăng cường cộng tác nhóm, quản lý tiến độ công việc và dự án của cá nhân, đội nhóm bằng Base Wework.
• Quản lý thông tin khách hàng, theo dõi các kênh tương tác với khách hàng và chăm sóc hậu mãi với Base CRM.
• Theo dõi nhân sự toàn diện, hỗ trợ chấm công linh hoạt tại các điểm kho, bãi và giao hàng bằng Base HRM+.
• Kiểm soát dòng tiền, thu – chi, biến động tài khoản và lập báo cáo tài chính nhanh chóng nhờ Base Finance+.

Hơn hết, tất cả dữ liệu, văn bản, chính sách của doanh nghiệp sẽ được tổng hợp và lưu trữ hợp nhất trên nền tảng Base.vn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất, kiểm kê và phân tích khi cần thiết.

7. Kết luận

Hy vọng qua bài viết trên, Base Blog đã giúp các doanh nghiệp hiểu rõ khái niệm Logistics là gì, lợi ích và quy trình hoạt động cơ bản của Logistics. Ngoài ra, đừng ngần ngại liên hệ Base.vn để được tư vấn và triển khai giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhất với điều kiện thực tế của doanh nghiệp bạn!