Có bao giờ bạn cảm thấy như bị “nhấn chìm” trong một đống công việc chưa? Mỗi ngày trôi qua, danh sách công việc cứ dài ra mãi, các task ngày một nhiều hơn khiến bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, làm như thế nào cho hiệu quả. Có thể nói, đây là tình trạng mà hầu hết chúng ta đều đã và đang gặp phải, đặc biệt trong môi trường làm việc hiện nay, multitask đang được nhiều công ty ưu tiên.
Vậy giải pháp nào giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, quản lý công việc và thời gian tốt hơn? Cùng tham khảo một số mẫu bảng kế hoạch triển khai công việc được Base.vn gợi ý trong bài viết sau đây.
1. Mẫu kế hoạch công việc là gì?
Mẫu kế hoạch công việc là một công cụ hữu ích giúp bạn tổ chức và quản lý hiệu quả các công việc hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng tháng. Nó là một bản phác thảo chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian dự kiến hoàn thành, và các mục tiêu cần đạt được.
Những ai rơi vào tình trạng hoang mang, hỗn loạn không biết nên bắt đầu công việc như thế nào, không định hình được mục tiêu công việc thì nên sử dụng bảng kế hoạch công việc để có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ sẽ làm và đạt được hiệu quả tốt nhất.
2. Vì sao bạn nên sử dụng bảng kế hoạch triển khai công việc?
Sử dụng mẫu kế hoạch công việc là một phương pháp hiệu quả để tổ chức và quản lý công việc một cách hệ thống, cụ thể:
2.1 Tăng tính minh bạch và rõ ràng
Mẫu kế hoạch sẽ giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được, từ đó bạn sẽ biết cách để định hướng công việc cần làm một cách chi tiết và đúng nhất. Khi tạo mẫu kế hoạch bạn cũng sẽ chia nhỏ các nhiệm vụ, từ đó dễ dàng theo dõi và không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Bằng việc lên kế hoạch cụ thể cho từng công việc, nhiệm vụ, bạn có thể phân bổ thời gian một cách hiệu quả, tránh tình trạng quá tải hoặc lãng phí thời gian.
2.2 Nâng cao hiệu quả làm việc
Chắc chắn rồi. Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất, tránh bị phân tán bởi nhiệm công việc không cần thiết, từ đó đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
Việc lên kế hoạch cũng giúp bạn giảm thiểu thời gian suy nghĩ và quyết định, từ đó tăng năng suất làm việc, đảm bảo toàn bộ công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ, không bị trễ deadline.
2.3 Cải thiện khả năng quản lý
Sử dụng mẫu kế hoạch giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc, từ đó đánh giá được hiệu quả làm việc của chính mình hoặc của các thành viên trong nhóm. Nếu cần làm việc nhóm, việc có một kế hoạch chung cũng giúp việc giao tiếp, phối hợp giữa các thành viên trong nhóm dễ dàng, hiệu quả hơn.
2.4 Giảm thiểu rủi ro trong công việc
Việc lên kế hoạch kỹ lưỡng giúp bạn giảm thiểu khả năng xảy ra những sai sót không đáng có. Ngoài ra, bằng cách dự đoán trước những khó khăn có thể xảy ra, bạn có thể chuẩn bị các phương án dự phòng để đối phó, tránh để một sai sót hoặc một lỗi nhỏ ảnh hưởng đến kết quả công việc, mục tiêu cuối cùng.
Đọc thêm: 7 mẫu báo cáo công việc chuẩn & Lời khuyên dành cho doanh nghiệp
3. Một số nội dung chính trong bảng kế hoạch công việc
Khi tạo một mẫu kế hoạch công việc, bạn nên có những nội dung sau đây:
- Mục tiêu chung: Xác định rõ mục tiêu bạn muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
- Nhiệm vụ cần thực hiện: Liệt kê chi tiết các công việc cần làm để đạt được mục tiêu.
- Thời gian thực hiện: Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi nhiệm vụ, cũng như thời gian hoàn thành dự kiến cho toàn bộ kế hoạch.
- Công việc ưu tiên: Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp bách.
- Nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, ví dụ như thời gian, tiền bạc, con người.
- Phương án dự phòng: Lập kế hoạch cho những tình huống không mong muốn có thể xảy ra.
4. Các bước tạo bảng kế hoạch triển khai công việc
Bước 1. Xác định mục tiêu
Bạn hãy đặt mục tiêu cho nhiệm vụ mình sẽ làm, đảm bảo nó rõ ràng, đo lường được và có thời hạn hoàn thành. Sau đó, bạn xác định đâu là mục tiêu quan trọng nhất và cần được ưu tiên giải quyết trước.
Bước 2. Liệt kê các nhiệm vụ
Bạn chia nhỏ mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, cụ thể và dễ quản lý, cùng với đó, bạn hãy ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
Bước 3. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
Hãy dùng ma trận Eisenhower để xác định thứ tự ưu tiên cho mỗi công việc. Hoặc bạn có thể sử dụng các phương pháp khác như ABCDE hoặc MoSCoW để sắp xếp.
Bước 4. Lên lịch cụ thể cho công việc
Bạn cần gán thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ. Cách tốt nhất là bạn dùng các công cụ quản lý công việc để dễ theo dõi và đánh giá. Sau đó xác định nhân sự phụ trách cho từng công việc, nhiệm vụ đó.
Bước 5. Theo dõi và đánh giá
Hãy tiến hành theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ thường xuyên và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu.
Đọc thêm: 7 mẫu bảng phân công công việc chuẩn nhất cho doanh nghiệp
5. Các mẫu kế hoạch triển khai công việc phổ biến hiện nay
5.1 Mẫu kế hoạch triển khai công việc hàng tuần cho đội nhóm
Mẫu kế hoạch công việc tuần là công cụ đắc lực giúp bạn tổ chức và quản lý công việc hiệu quả. Với một bản kế hoạch chi tiết, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp các nhiệm vụ, ưu tiên công việc quan trọng, và theo dõi tiến độ làm việc. Nhờ đó, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, giảm bớt căng thẳng và đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc.
Tải miễn phí: Mẫu kế hoạch triển khai công việc hàng tuần cho đội nhóm
5.2 Bảng kế hoạch công việc hàng tuần cho cá nhân
Chỉ với 5 ngày đã lên kế hoạch, bạn sẽ thấy công việc trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn bao giờ hết. Bảng kế hoạch chi tiết giúp bạn tập trung vào từng nhiệm vụ, hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
Tải miễn phí bảng kế hoạch triển khai công việc hàng tuần cho cá nhân
5.3 Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày cho cá nhân
Với bảng kế hoạch hàng ngày, bạn sẽ có một lộ trình làm việc rõ ràng. Mỗi công việc sẽ được phân bổ vào những khung giờ cụ thể, giúp bạn tối ưu hóa thời gian và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Tải miễn phí mẫu kế hoạch triển khai công việc hàng ngày cho cá nhân
5.4 Mẫu bảng kế hoạch công việc theo tháng
Bảng kế hoạch công việc hàng tháng bao quát toàn bộ công việc cần thực hiện trong suốt một tháng. Bảng sẽ liệt kê rõ ràng từng hạng mục công việc, chi tiết cụ thể, người phụ trách và lịch trình thực hiện từng ngày.
Tải miễn phí bảng kế hoạch triển khai công việc theo tháng
5.5 Bảng kế hoạch công việc theo phương pháp Kanban
Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan và hiệu quả. Bằng cách sử dụng các bảng và thẻ màu sắc, bạn có thể dễ dàng hình dung các công việc và quá trình làm việc. Mỗi cột trên bảng đại diện cho một giai đoạn khác nhau của công việc, giúp bạn theo dõi tiến độ một cách rõ ràng.
Tải miễn phí mẫu kế hoạch công việc theo phương pháp Kanban
5.6 Mẫu kế hoạch file Word
Ngoài một số mẫu trên, bạn cũng có thể tham khảo mẫu kế hoạch công việc được làm trên file Word dưới đây.
Tải miễn phí mẫu kế hoạch triển khai công việc bằng file WORD
TẢI MIỄN PHÍ TRỌN BỘ MẪU KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC
6. Những lưu ý khi tạo bảng kế hoạch công việc
Đảm bảo tính thực tế và khả thi: Khi bạn ước lượng thời gian hoàn thành mọi nhiệm vụ thì cần dựa trên kinh nghiệm thực tế và khả năng của bạn. Tránh đặt ra những mục tiêu quá cao không thể đạt được. Bạn cũng cần đánh giá kỹ các nguồn lực hiện có (thời gian, tiền bạc, nhân lực…) để đảm bảo kế hoạch khả thi.
Luôn có sự linh hoạt: Hãy sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi có những thay đổi hoặc sự cố xảy ra và luôn có một kế hoạch dự phòng để ứng phó với những tình huống không lường trước.
Kế hoạch cần rõ ràng và chi tiết: Khi lên kế hoạch, bạn cần mô tả rõ ràng, cụ thể từng nhiệm vụ, tránh nhầm lẫn và xác định rõ các tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc.
Đảm bảo sự trực quan: Bạn có thể sử dụng màu sắc để phân biệt các loại nhiệm vụ hoặc mức độ ưu tiên hoặc sử dụng các biểu đồ, sơ đồ để trực quan hóa tiến độ công việc.
Xem thêm: [Tải miễn phí] 10 mẫu bảng chấm công Excel mới nhất hiện nay
7. Dễ dàng lập kế hoạch công việc với phần mềm Base Wework
Base Wework là công cụ quản lý dự án, quản lý công việc được 9000+ doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng với nhiều tính năng ưu việt. Phần mềm giúp bạn tổ chức, theo dõi và hoàn thành công việc một cách hiệu quả, tối ưu quy trình làm việc, góp phần tăng năng suất của đội ngũ nhân viên.
Một số tính năng của phần mềm có thể kể đến như:
Tạo dự án và công việc
- Tạo một dự án lớn với tên, thời gian hoàn thành, nhiệm vụ cần thực hiện.
- Tạo công việc: Chia nhỏ dự án thành các công việc cụ thể để người tham gia dễ nắm bắt. Bạn có thể đặt tên công việc, mô tả chi tiết, gắn tag nhân sự thực hiện, đặt deadline….
Tổ chức công việc
- Thêm các thẻ (tag) vào công việc để phân loại và tìm kiếm dễ dàng, ví dụ như thẻ: Content, Thiết kế, Quảng cáo….
- Chia nhỏ các công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để quản lý dễ dàng hơn.
- Theo dõi tiến độ của từng công việc qua các cột như: Đang chờ, Đang thực hiện, Đã hoàn thành.
Theo dõi người thực hiện và bình luận công việc
- Gán rõ ràng người phụ trách cho từng công việc để tránh nhầm lẫn và đảm bảo trách nhiệm.
- Sử dụng tính năng bình luận để trao đổi, đặt câu hỏi và cập nhật thông tin về công việc.
- Nhắc đến thành viên trong team để thông báo hoặc yêu cầu hỗ trợ.
Theo dõi tiến độ
- Tạo các báo cáo để theo dõi hiệu suất của team và dự án.
- Nhận thông báo về các công việc mới, các bình luận, các deadline sắp đến.
Phần mềm Base Wework đã trở thành “người bạn đồng hành” của rất nhiều doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch, quản lý dự án hiệu quả, tối ưu quy trình cũng như thời gian thực hiện.
8. Kết luận
Bảng kế hoạch triển khai công việc không chỉ đơn thuần là một danh sách những việc cần làm, mà còn là một công cụ giúp chúng ta tổ chức công việc, tăng cường hiệu quả làm việc và đạt được những mục tiêu đã đề ra. Hy vọng qua bài viết bạn sẽ biết cách tạo một mẫu kế hoạch công việc cho riêng mình, từ đó làm việc hiệu quả, khoa học và năng suất hơn.
