Trong môi trường doanh nghiệp, khen thưởng không chỉ là hình thức ghi nhận mà còn là công cụ tạo động lực và củng cố văn hoá nội bộ. Tuy nhiên, để việc khen thưởng được thực hiện đúng quy định và minh bạch, quyết định khen thưởng là văn bản không thể thiếu. Bài viết dưới đây Base.vn tổng hợp 5+ mẫu quyết định khen thưởng phổ biến, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng áp dụng cho từng tình huống thực tế.
1. Quyết định khen thưởng là gì?
1.1 Định nghĩa
Quyết định khen thưởng là một văn bản hành chính do người có thẩm quyền trong doanh nghiệp (thường là Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận) ký ban hành nhằm ghi nhận thành tích, đóng góp của cá nhân hoặc tập thể trong quá trình làm việc.
Văn bản này không chỉ thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với người được khen thưởng, mà còn là căn cứ pháp lý để thực hiện các chế độ, quyền lợi liên quan như tiền thưởng, giấy khen hay nâng bậc lương.
1.2 Mục đích
Quyết định khen thưởng trong doanh nghiệp được ban hành với nhiều mục đích quan trọng:
- Ghi nhận đóng góp và khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, tạo động lực gắn bó lâu dài.
- Làm căn cứ chi trả tiền thưởng hoặc cập nhật vào hồ sơ nhân sự, phục vụ cho việc xét tăng lương, đề bạt hoặc đánh giá KPI.
- Thể hiện văn hoá doanh nghiệp, nơi ghi nhận và tôn vinh sự nỗ lực của từng cá nhân, đồng thời minh bạch trong chính sách khen thưởng, tránh tình trạng thiên vị hay cảm tính.
1.3 Phân biệt quyết định khen thưởng và thông báo khen thưởng
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa quyết định khen thưởng và thông báo khen thưởng.
- Quyết định khen thưởng là văn bản có giá trị pháp lý, được ký và đóng dấu chính thức, dùng để làm căn cứ chi trả thưởng hoặc lưu hồ sơ nhân sự.
- Trong khi đó, thông báo khen thưởng chỉ mang tính thông tin nội bộ, được dùng để truyền thông hoặc công bố rộng rãi về việc khen thưởng mà không có giá trị hành chính.
Đọc thêm: Tải miễn phí mẫu tờ trình đề nghị khen thưởng phổ biến trong doanh nghiệp
2. Cấu trúc chung của một mẫu quyết định khen thưởng
Khi soạn thảo quyết định khen thưởng, doanh nghiệp cần lưu ý có những thành phần cơ bản sau đây:
Quốc hiệu – tiêu ngữ
Phần mở đầu của mọi văn bản hành chính bắt buộc phải có quốc hiệu (“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”) và tiêu ngữ (“Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”). Đây là yếu tố thể hiện tính chính thống và tuân thủ quy định hành chính nhà nước.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành
Ghi rõ tên doanh nghiệp hoặc đơn vị ban hành quyết định ở góc trái đầu trang, giúp xác định rõ thẩm quyền ra quyết định.
Ví dụ: CÔNG TY CỔ PHẦN BASE ENTERPRISE hoặc PHÒNG NHÂN SỰ – CÔNG TY TNHH XYZ.
Căn cứ pháp lý và quy chế khen thưởng
Phần “Căn cứ” thể hiện cơ sở để ban hành quyết định, thường bao gồm:
- Quy chế khen thưởng nội bộ của công ty.
- Các quy định pháp luật hiện hành (nếu áp dụng cho tổ chức nhà nước hoặc doanh nghiệp có vốn nhà nước).
- Đề xuất hoặc biên bản xét khen thưởng từ các phòng ban liên quan.
Việc liệt kê rõ căn cứ giúp văn bản có tính hợp pháp và minh bạch trong quy trình ra quyết định.
Hiệu lực thi hành
Phần này xác định thời điểm quyết định có hiệu lực và trách nhiệm thực hiện. Ví dụ: “Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thi hành nội dung quyết định.”
Người ký, chức vụ, ngày ban hành
Ghi rõ ngày tháng năm ban hành, họ tên, chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền. Nếu là doanh nghiệp lớn, có thể thêm con dấu công ty để tăng tính pháp lý.
Khi soạn thảo quyết định khen thưởng, bộ phận thực thi cần lưu ý:
- Dùng ngôn ngữ trang trọng, rõ ràng, tuân thủ quy chuẩn hành chính.
- Kiểm tra kỹ chính tả, tên người nhận, chức vụ, số hiệu quyết định để tránh sai sót.
- Lưu trữ bản gốc tại phòng Nhân sự hoặc Hành chính để tiện đối chiếu về sau.
Đọc thêm: Top 5+ mẫu đề xuất tăng lương chuẩn nhất cho doanh nghiệp 2025
3. 5+ mẫu quyết định khen thưởng phổ biến trong doanh nghiệp
3.1 Mẫu quyết định khen thưởng cá nhân xuất sắc
Đây là mẫu phổ biến nhất, thường dùng để tuyên dương nhân viên có thành tích vượt trội trong một giai đoạn nhất định (tháng, quý hoặc năm). Phù hợp với các chương trình như “Nhân viên xuất sắc tháng”, “Top Performer quý”, hoặc khi nhân viên đạt KPI vượt mức.
Doanh nghiệp có thể dùng cho các trường hợp cá nhân có kết quả nổi bật, góp phần trực tiếp vào mục tiêu chung của phòng ban hoặc công ty.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định khen thưởng cá nhân xuất sắc
3.2 Mẫu quyết định khen thưởng tập thể phòng ban
Mẫu này được sử dụng khi một tập thể phòng ban hoặc nhóm dự án có thành tích nổi bật, hoàn thành xuất sắc mục tiêu được giao, chẳng hạn như đạt doanh số vượt kế hoạch, triển khai thành công dự án lớn, hay đạt chứng nhận nội bộ.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định khen thưởng tập thể phòng ban
3.3 Mẫu quyết định khen thưởng đột xuất
Mẫu quyết định khen thưởng đột xuất được dùng khi nhân viên hoặc tập thể có hành động, sáng kiến nổi bật, mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp, ví dụ như đề xuất cải tiến quy trình, hỗ trợ khách hàng đặc biệt tốt, hay xử lý tình huống khẩn cấp hiệu quả.
Bạn nên ban hành ngay sau khi phát sinh sự kiện để kịp thời ghi nhận, tạo hiệu ứng lan tỏa tích cực và khuyến khích tinh thần chủ động, sáng tạo trong toàn công ty.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định khen thưởng đột xuất
3.4 Mẫu quyết định khen thưởng cuối năm
Quyết định khen thưởng cuối năm là mẫu được sử dụng phổ biến vào dịp tổng kết năm hoặc lễ trao thưởng định kỳ, nhằm ghi nhận những cá nhân, tập thể có đóng góp nổi bật trong suốt năm làm việc. Việc ban hành quyết định khen thưởng cuối năm không chỉ mang ý nghĩa tri ân mà còn giúp củng cố văn hóa doanh nghiệp, khép lại năm cũ một cách trọn vẹn và khích lệ tinh thần sẵn sàng cho năm mới.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định khen thưởng cuối năm
3.5 Mẫu quyết định khen thưởng sáng kiến cải tiến
Mẫu này được dùng khi doanh nghiệp muốn ghi nhận những cá nhân hoặc nhóm có sáng kiến giúp đổi mới quy trình, nâng cao hiệu suất hoặc tiết kiệm chi phí vận hành. Đây là hình thức khen thưởng thể hiện văn hóa khuyến khích sáng tạo, cải tiến không ngừng, đặc biệt phù hợp trong các doanh nghiệp sản xuất, công nghệ, logistics hoặc có hệ thống quy trình phức tạp.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định khen thưởng sáng kiến cải tiến
4. Lưu ý khi soạn và ban hành quyết định khen thưởng
4.1 Đảm bảo căn cứ rõ ràng
Trước khi ra quyết định, bộ phận nhân sự cần có căn cứ cụ thể và hợp lệ, bao gồm:
- Quy chế khen thưởng nội bộ được ban hành chính thức.
- Biên bản hoặc đề xuất khen thưởng từ phòng ban, cấp quản lý trực tiếp.
- Kết quả đánh giá hiệu suất (KPI) hoặc thành tích định lượng rõ ràng.
Việc này giúp quyết định khen thưởng trở nên minh bạch, tránh khiếu nại và đảm bảo mỗi phần thưởng được trao đều có cơ sở xác đáng.
4.2 Xác định đúng đối tượng và hình thức thưởng
Không phải mọi thành tích đều nên áp dụng cùng một hình thức khen thưởng. HR cần:
- Phân loại đối tượng: cá nhân, tập thể, dự án hoặc sáng kiến.
- Lựa chọn hình thức phù hợp: giấy khen, tiền thưởng, quà tặng, chuyến du lịch, hoặc ghi nhận đặc biệt trong lễ tổng kết.
Sự linh hoạt nhưng công bằng trong hình thức thưởng sẽ giúp tăng mức độ gắn kết và tạo động lực thực chất cho nhân viên.
4.3 Lưu trữ và công bố minh bạch
Sau khi ban hành, cần:
- Lưu trữ bản gốc tại Phòng Nhân sự hoặc trên hệ thống quản lý nội bộ.
- Công bố công khai, minh bạch qua email nội bộ, bản tin công ty hoặc lễ vinh danh để lan tỏa tinh thần tích cực.
Điều này không chỉ giúp tạo niềm tự hào cho người được khen thưởng mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp “ghi nhận và khích lệ”.
4.4 Base HRM+ – Giải pháp tối ưu quy trình khen thưởng trong doanh nghiệp
Thay vì xử lý thủ công từng đề xuất, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình khen thưởng bằng phần mềm Base HRM+ của Base.vn.
- Mỗi đề xuất khen thưởng đều được tạo trên hệ thống với form chuẩn, phân quyền duyệt tự động cho cấp quản lý, HR, và giám đốc. Khi duyệt xong, quyết định có thể được tạo và ký online ngay trên nền tảng.
- Hệ thống tự động lưu các quyết định khen thưởng vào hồ sơ điện tử của nhân viên, giúp HR dễ dàng tra cứu lịch sử khen thưởng, hỗ trợ tốt cho đánh giá hiệu suất và đề bạt sau này.
- Thông tin từ quyết định khen thưởng có thể liên kết với hệ thống chấm công, KPI, và payroll, đảm bảo việc chi thưởng được thực hiện chính xác và minh bạch.
- Chỉ với vài cú nhấp chuột, HR có thể xem báo cáo tổng hợp khen thưởng theo cá nhân, phòng ban hoặc thời gian, phục vụ cho đánh giá hiệu quả nhân sự định kỳ.
5. Kết luận
Khen thưởng là nghệ thuật ghi nhận và động viên và một quyết định khen thưởng chuẩn chỉnh chính là bước cuối cùng để sự ghi nhận đó trở nên chính thức và có giá trị. Việc chuẩn hóa mẫu, đảm bảo căn cứ rõ ràng và minh bạch trong quy trình không chỉ giúp HR làm việc hiệu quả hơn mà còn góp phần xây dựng một môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp, công bằng và truyền cảm hứng cho mọi nhân viên.
