Trong quy trình nhân sự của mỗi doanh nghiệp, quyết định nghỉ việc là văn bản quan trọng để xác nhận việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và tổ chức. Một mẫu quyết định được soạn đúng quy định không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong quản lý nhân sự. Trong bài viết này, Base.vn sẽ tổng hợp 5+ mẫu quyết định nghỉ việc phổ biến và chuẩn nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau.
1. Quyết định nghỉ việc là gì?
1.1 Định nghĩa
Quyết định nghỉ việc là một văn bản pháp lý chính thức, được ban hành bởi người sử dụng lao động (doanh nghiệp) để xác nhận việc người lao động chấm dứt hợp đồng lao động một cách hợp pháp.
Thường do phòng nhân sự hoặc bộ phận hành chính phụ trách soạn thảo, văn bản này sau đó được trình lên cấp có thẩm quyền (như Giám đốc, Tổng giám đốc) để ký duyệt và gửi đến người lao động, làm cơ sở hoàn tất các thủ tục liên quan đến quá trình nghỉ việc.
1.2 Phân biệt quyết định nghỉ việc với với đơn xin nghỉ việc
Mặc dù cùng liên quan đến việc chấm dứt quan hệ lao động, quyết định nghỉ việc và đơn xin nghỉ việc có vai trò và bản chất khác nhau trong thực tế:
- Đơn xin nghỉ việc: Đây là văn bản do người lao động khởi xướng và tự nguyện gửi đến doanh nghiệp, thể hiện nguyện vọng cá nhân muốn chấm dứt hợp đồng lao động. Nó đánh dấu bước khởi đầu của quy trình nghỉ việc.
- Quyết định nghỉ việc: Ngược lại, đây là văn bản chính thức do doanh nghiệp ban hành. Nó thể hiện sự chấp thuận chính thức đối với đề nghị của người lao động hoặc trong các trường hợp doanh nghiệp chủ động chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật.
Tóm lại, đơn xin nghỉ việc là một đề nghị từ phía người lao động, còn quyết định nghỉ việc là sự chấp thuận và hoàn tất quy trình chấm dứt quan hệ lao động một cách hợp pháp từ phía doanh nghiệp.
1.3 Vai trò trong quy trình nhân sự
Quyết định nghỉ việc tuy là bước cuối cùng trong hành trình làm việc của nhân viên, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Hợp thức hóa việc nghỉ việc: Giúp xác nhận rõ ràng thời điểm chấm dứt hợp đồng, tránh tranh chấp sau này.
- Là căn cứ tính toán các nghĩa vụ tài chính: Như quyết toán lương, thưởng, trợ cấp, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN,…
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Trong trường hợp có khiếu nại, thanh tra lao động hoặc tranh chấp hợp đồng.
Vì vậy, việc soạn và ban hành một quyết định nghỉ việc đúng mẫu, đầy đủ thông tin và đúng thời điểm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn thể hiện tinh thần tôn trọng, minh bạch và chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự.
Đọc thêm: Offboarding là gì? Tham khảo quy trình nghỉ việc bài bản và nhanh chóng
2. Cấu trúc chung của một mẫu quyết định nghỉ việc
Mặc dù các doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc tùy chỉnh cách trình bày, một mẫu quyết định nghỉ việc tiêu chuẩn cần tuân thủ đầy đủ các yếu tố hành chính và pháp lý theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành. Dưới đây là cấu trúc chuẩn mà bộ phận nhân sự cần nắm vững để áp dụng trong mọi trường hợp:
Quốc hiệu – tiêu ngữ
Phần mở đầu bắt buộc trong mọi văn bản hành chính, thể hiện tính pháp lý và hình thức chuẩn mực. Cụ thể gồm:
- Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
- Tiêu ngữ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Dòng ngày tháng: Ghi rõ địa danh, ngày, tháng, năm ban hành quyết định.
Đây là phần giúp văn bản mang tính pháp quy và có thể lưu hành trong hồ sơ lao động của doanh nghiệp.
Thông tin doanh nghiệp
Bao gồm các nội dung cơ bản:
- Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức
- Số, ký hiệu của văn bản (ví dụ: Số: 25/QĐ–ABC)
- Địa chỉ, thông tin liên hệ (nếu cần)
Thông tin này giúp định danh đơn vị ban hành quyết định, đặc biệt quan trọng trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc.
Căn cứ pháp lý
Đây là phần nêu rõ cơ sở để ban hành quyết định nghỉ việc, thường dựa trên:
- Bộ luật Lao động hiện hành;
- Hợp đồng lao động đã ký giữa hai bên;
- Đơn xin nghỉ việc của người lao động (nếu có);
- Các quy chế, nội quy lao động nội bộ của doanh nghiệp.
Thông tin người lao động
- Họ tên, giới tính
- Mã nhân viên (nếu có)
- Chức vụ, phòng ban công tác
- Số hợp đồng và thời hạn hợp đồng (nếu cần)
Đây là phần xác định rõ đối tượng được áp dụng quyết định, tránh sai sót trong lưu trữ và đối chiếu hồ sơ.
Quyết định chấm dứt hợp đồng
Phần trọng tâm của văn bản, thường được trình bày rõ ràng theo cấu trúc:
- Điều 1: Nêu nội dung quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, ghi rõ ngày hiệu lực nghỉ việc và lý do chấm dứt.
- Điều 2: Quy định về trách nhiệm của các bên: phòng nhân sự, kế toán, bảo hiểm xã hội… trong việc hoàn tất thủ tục liên quan.
- Điều 3: Ghi rõ hiệu lực thi hành và các bên có trách nhiệm thực hiện quyết định.
Hiệu lực thi hành
- Cần nêu rõ ngày có hiệu lực của quyết định, thường trùng với ngày làm việc cuối cùng của người lao động.
- Đây là mốc thời gian quan trọng để tính toán các chế độ: lương, bảo hiểm, thuế TNCN, và thời gian công tác.
Chữ ký và đóng dấu
Phần cuối cùng thể hiện người có thẩm quyền ký quyết định, thường là Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc doanh nghiệp. Văn bản cần được ký tên, đóng dấu đỏ để đảm bảo giá trị pháp lý, đồng thời lưu trữ bản gốc tại phòng nhân sự.
Khi ban hành, HR cần đặc biệt lưu ý đến:
- Ngôn ngữ hành chính phải trang trọng, khách quan, không mang yếu tố cảm tính.
- Ngày hiệu lực cần thống nhất với ngày làm việc cuối cùng, tránh chồng chéo thời gian.
- Lý do chấm dứt nên nêu rõ và chính xác theo căn cứ (tự nguyện, hết hạn, chấm dứt theo quy định…).
- Chỉ những người được ủy quyền hợp pháp mới có giá trị ban hành quyết định.
Một quyết định nghỉ việc được soạn đúng cấu trúc, rõ thông tin và tuân thủ quy chuẩn hành chính sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, đồng thời giảm thiểu đáng kể rủi ro pháp lý sau này.
Đọc thêm: [Miễn phí] 5+ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn nhất 2025
3. Top 5+ mẫu quyết định nghỉ việc
3.1 Mẫu quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang
Mẫu này được áp dụng khi người lao động tự ý nghỉ việc mà không thông báo trước, hoặc nghỉ việc không đúng quy định về thời hạn báo trước theo Bộ luật Lao động.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng để xác nhận tình trạng nghỉ việc trái luật, đồng thời làm căn cứ xử lý về quyền lợi, nghĩa vụ và hồ sơ nhân sự.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang
3.2 Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng khi hết hạn
Mẫu này được dùng khi hợp đồng lao động có thời hạn giữa doanh nghiệp và người lao động đã kết thúc theo đúng thời gian đã ký. Đây là trường hợp chấm dứt hợp đồng hợp pháp, không phát sinh tranh chấp hay vi phạm.
Doanh nghiệp cần ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng để hoàn tất hồ sơ nhân sự, tính toán chế độ bảo hiểm, quyết toán lương và lưu trữ nội bộ.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng khi hết hạn
3.3 Mẫu quyết định nghỉ việc do doanh nghiệp chủ động chấm dứt
Mẫu này được sử dụng khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.
Các trường hợp thường gặp gồm:
- Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng;
- Người lao động vi phạm kỷ luật lao động nghiêm trọng;
- Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
- Người lao động đến tuổi nghỉ hưu hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp cần chứng minh lý do rõ ràng, ban hành quyết định đúng quy trình, và bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định nghỉ việc do doanh nghiệp chủ động chấm dứt
Lưu ý cho HR
Doanh nghiệp chỉ được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi có căn cứ hợp pháp, được quy định rõ tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019. Cần thông báo trước ít nhất:
- 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn;
- 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn;
- 3 ngày làm việc đối với hợp đồng thử việc hoặc theo công việc tạm thời.
- Mọi quyết định cần đi kèm biên bản đánh giá, thông báo trước và chứng cứ xác minh, tránh rủi ro khiếu nại từ người lao động.
- Nên gửi văn bản quyết định và biên bản bàn giao công việc để đảm bảo hồ sơ minh bạch, đầy đủ.
3.4 Mẫu quyết định nghỉ việc cho viên chức hoặc lao động khối hành chính sự nghiệp
Mẫu này được áp dụng cho các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức công lập khi viên chức hoặc người lao động trong biên chế chấm dứt hợp đồng làm việc. Nguyên nhân có thể bao gồm:
- Hết hạn hợp đồng làm việc;
- Viên chức có nguyện vọng nghỉ việc và được chấp thuận;
- Nghỉ hưu, thôi việc theo chế độ;
- Bị buộc thôi việc theo quy định.
So với doanh nghiệp, quyết định nghỉ việc trong khối hành chính sự nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Nhà nước,đặc biệt là Luật Viên chức năm 2010 (sửa đổi 2019) và Nghị định 115/2020/NĐ-CP.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định nghỉ việc cho viên chức hoặc lao động khối hành chính sự nghiệp
3.5 Mẫu quyết định nghỉ việc tạm thời hoặc theo thỏa thuận
Mẫu này áp dụng khi người lao động và doanh nghiệp cùng thống nhất chấm dứt hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động theo thỏa thuận chung (Điều 34 và Điều 30, Bộ luật Lao động 2019). Trường hợp này thường xảy ra khi:
- Người lao động muốn tạm nghỉ để giải quyết việc cá nhân, học tập, chăm sóc gia đình, và doanh nghiệp đồng ý;
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn trong tinh thần tự nguyện;
- Doanh nghiệp có thay đổi tạm thời về tổ chức hoặc sản xuất, cần cho nhân viên tạm nghỉ có thời hạn.
- Khác với nghỉ việc đơn phương, quyết định này mang tính thỏa thuận, giúp đảm bảo quyền lợi, tránh tranh chấp và giữ mối quan hệ tích cực giữa hai bên.
[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu quyết định nghỉ việc tạm thời hoặc theo thỏa thuận
[TẢI MIỄN PHÍ] Trọn bộ 5 mẫu quyết định nghỉ việc
4. Lưu ý khi ban hành quyết định nghỉ việc
Quyết định nghỉ việc là bước cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng trong toàn bộ quy trình offboarding. Một sai sót nhỏ như ngày hiệu lực không khớp, căn cứ pháp lý chưa đúng, hay thông báo nội bộ thiếu rõ ràng đều có thể dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc khiếu nại không đáng có.
Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, bộ phận nhân sự cần đặc biệt lưu ý những điểm sau:
Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, ngày hiệu lực và căn cứ chấm dứt
- Họ tên, chức vụ, phòng ban, mã nhân viên của người lao động;
- Ngày hiệu lực nghỉ việc (phải khớp với ngày làm việc cuối cùng hoặc thời điểm hết hạn hợp đồng);
- Căn cứ chấm dứt hợp đồng, phải nêu rõ điều khoản trong Bộ luật Lao động hoặc văn bản thỏa thuận giữa hai bên.
Việc này không chỉ giúp văn bản hợp lệ mà còn tránh nhầm lẫn, sai sót trong báo giảm bảo hiểm, quyết toán thuế và lưu hồ sơ lao động.
Lưu trữ bản gốc trong hồ sơ nhân sự
Quyết định nghỉ việc là một phần bắt buộc trong hồ sơ nhân sự của cả người lao động và doanh nghiệp. Phòng Nhân sự nên:
- Lưu bản gốc có chữ ký và dấu trong hồ sơ cá nhân;
- Cập nhật phiên bản số hóa (scan) trên hệ thống quản lý nhân sự nội bộ hoặc phần mềm HRM;
- Đảm bảo bảo mật thông tin và chỉ cung cấp khi có yêu cầu hợp pháp (ví dụ cơ quan bảo hiểm, thanh tra lao động, hoặc người lao động yêu cầu bản sao).
Thông báo nội bộ rõ ràng để tránh phát sinh khiếu nại
Sau khi ban hành quyết định, HR cần thông báo cho:
- Người lao động (qua email hoặc văn bản trực tiếp);
- Phòng ban liên quan như kế toán, bảo hiểm, IT, hành chính… để phối hợp bàn giao, khóa tài khoản, xử lý thiết bị.
Việc truyền đạt rõ ràng, minh bạch giúp doanh nghiệp giảm thiểu hiểu lầm hoặc khiếu nại, đồng thời thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong cách “kết thúc hợp tác”.
Gợi ý: Quản lý quy trình nghỉ việc hiệu quả hơn bằng phần mềm Base HRM
Nếu doanh nghiệp phải xử lý nhiều hồ sơ nghỉ việc mỗi tháng, việc theo dõi thủ công dễ gây chồng chéo, thiếu sót hoặc chậm trễ. Phần mềm Base HRM+ giúp HR:
- Tự động hóa quy trình offboarding (xin nghỉ – phê duyệt – ban hành quyết định);
- Lưu trữ quyết định và hồ sơ nhân sự trên nền tảng tập trung, bảo mật;
- Cảnh báo các mốc thời gian quan trọng (ngày hết hạn hợp đồng, báo giảm BHXH, bàn giao tài sản…).
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và đảm bảo tính tuân thủ, đồng thời giữ hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt nhân viên cũ.
5. Kết luận
Một quyết định nghỉ việc được soạn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự. HR nên xem đây là bước cuối cùng để khép lại hành trình lao động minh bạch, trọn vẹn cho cả hai bên.
Với bộ 5+ mẫu quyết định nghỉ việc phổ biến trên, hy vọng bạn có thể áp dụng linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chuẩn hóa quy trình nhân sự trong doanh nghiệp.
