Từ điện thoại, email cho đến thông báo từ mạng xã hội, bất cứ thứ gì cũng có thể khiến cho bạn trở nên mất tập trung với dòng chảy công việc của hiện tại. Dù trong thâm tâm của bạn có đang cố gắng để hoàn thành càng nhiều công việc càng tốt, thế nhưng mỗi khi bạn cố gắng để triển khai multitask, bạn cũng chẳng giải quyết được nhiều vấn đề hơn.
Thực tế khi rơi vào tình trạng multitask, bạn chỉ đang cố gắng ép não bộ của mình làm việc hết công suất, làm việc ở cường độ cao hơn với một mức độ thấp hơn về chất lượng công việc. Và đó cũng chính là một trong những nguyên nhân khiến cho sức mạnh tinh thần của bạn ngày càng trở nên kiệt quệ và hiệu quả làm việc bị giảm sút.
Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, dường như chúng ta không thể loại bỏ hoàn toàn multitask, thậm chí tính chất công việc còn đòi hỏi chúng ta phải thực hiện multitask thì mới có thể hoàn thành. Vậy thì, cần phải hiểu multitask là gì? cũng như làm thế nào để multitask hiệu quả, thì bản thân mỗi người và doanh nghiệp mới có thể tốt lên.
1. Multitask là gì?
1.1. Khái niệm
Multitask là một từ trong tiếng Anh, khi dịch sang tiếng Việt có nghĩa là “đa nhiệm”. Khái niệm này chỉ việc có thể làm rất nhiều công việc cùng lúc trong một khoảng thời gian nhất định, hoặc chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ khác nhau. Multitask được biết đến nhiều trong bối cảnh máy tính chiếm một phần quan trọng trong cuộc sống của con người.
Với máy tính, đa nhiệm đề cập đến khả năng chạy nhiều hơn một ứng dụng cùng lúc. Còn với con người, nó đề cập đến khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau của một cá nhân, ví dụ một nhân viên văn phòng có thể vừa trả lời email của khách hàng, vừa nghe điện thoại từ một đối tác kinh doanh..
1.2. Các hình thức multitasking
Theo nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ, có tổng cộng 3 loại multitask phổ biến:
Thực hiện hai hay nhiều tác vụ cùng lúc: Vừa làm việc vừa online Facebook hay trả lời Email khách hàng trong khi đang diễn ra cuộc họp chính là những ví dụ tiêu biểu nhất của loại hình multitask này.
Chuyển từ tác vụ này qua tác vụ khác trong khi chưa hoàn thành tác vụ đầu tiên: Đây không phải là trường hợp hiếm gặp khi bạn đang cố gắng tập trung làm việc đúng theo kế hoạch thì một công việc bất ngờ ập tới khiến bạn phải dành hết sự quan tâm cho nó. Đây là loại hình multitask mà bạn khó có thể tránh khỏi nhất.
Thực hiện hai hay nhiều tác vụ liên tiếp trong một khoảng thời gian ngắn: Đây là loại hình đa tác vụ phổ biến thứ ba. Nhìn bề ngoài thì có vẻ như không giống multitask, tuy nhiên trên thực tế để có thể tối ưu được hiệu quả làm việc, trí não bạn cần phải có một quãng nghỉ hợp lý trước khi bắt đầu một công việc khác.
2. Ưu và nhược điểm khi thực hiện multitask trong doanh nghiệp
2.1. Ưu điểm
Không phải ngẫu nhiên mà multitask được nhiều cá nhân lựa chọn áp dụng, và nhiều đội nhóm/doanh nghiệp yêu cầu nhân sự phải có được kỹ năng này. Một số ưu điểm nổi bật của multitask:
Tăng năng suất làm việc: Bằng việc multitask, bạn và nhân viên sẽ hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian, qua đó giúp tối ưu được thời gian, đảm bảo công việc và tối ưu được nguồn lực cho tổ chức. Doanh nghiệp sẽ đáp ứng nhu cầu nhanh chóng hơn, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường nhờ đội ngũ nhân viên làm việc năng suất.
Giảm chi phí: Khi một nhân sự có thể thực hiện nhiều công việc cùng lúc, doanh nghiệp sẽ giảm nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới, tiết kiệm được nhiều chi phí. Ngoài ra, việc nhân sự có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau cũng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp.
Tăng sự linh hoạt cho nhân viên: Bạn và đồng nghiệp có thể dễ dàng thích ứng khi có sự thay đổi về công việc hoặc môi trường làm việc, nhờ vậy doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh nguồn nhân lực cho phù hợp với yêu cầu của tổ chức, thị trường.
Nâng cao tinh thần làm việc: Khi quen với multitask, nhân sự cảm thấy được tin tưởng, có trách nhiệm hơn vì được giao nhiều việc. Thêm nữa, hoàn thành nhiều công việc sẽ giúp thỏa mãn nhân sự và gia tăng thêm động lực để mọi người hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Phát triển kỹ năng: Người multitask sẽ có cơ hội học hỏi và phát triển thêm nhiều kỹ năng khi thực hiện nhiều công việc. Đây cũng chính là cơ sở để giúp nhân sự có những bước tiến xa hơn trong sự nghiệp, doanh nghiệp xây dựng được đội ngũ nhân sự năng lực tốt, giỏi chuyên môn.
2.2. Nhược điểm
Mặc dù multitask được đánh giá là giúp nâng cao năng suất làm việc, nhưng nếu áp dụng không đúng, nó có thể gây phản tác dụng.
Giảm hiệu quả và chất lượng công việc: Việc thực hiện nhiều công việc cùng lúc khiến sự tập trung của con người bị chia nhỏ thành nhiều phần, tăng nguy cơ bỏ lỡ thông tin, mắc sai sót và ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung. Ngoài ra, việc chuyển đổi công việc liên tục có thể khiến mất thời gian để làm quen, khiến hiệu quả công việc giảm.
Nhân viên bị căng thẳng và stress: Áp lực về việc hoàn thành một lượng công việc lớn cùng lúc có thể khiến con người cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi, lo lắng và stress. Tình trạng này kéo dài sẽ gây suy giảm sức khỏe, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của bạn và nhân viên.
Giảm khả năng sáng tạo: Khi multitasking, con người sẽ khó có cơ hội để suy nghĩ và sáng tạo do sự đòi hỏi vào việc tập trung cho các nhiệm vụ hiện tại. Không có nhiều ý tưởng, giải pháp, sáng kiến mới cho công việc có thể khiến công ty bị chậm so với đối thủ, thiếu cơ hội cạnh tranh trên thị trường.
Khó khăn trong giao tiếp và hợp tác: Khi phải tập trung quá nhiều vào công việc, bạn và đồng nghiệp sẽ không có thời gian để giao tiếp và trao đổi cùng nhau. Điều này về lâu dài có thể gây ra những hiểu lầm, mâu thuẫn và ảnh hưởng đến những công việc chung của phòng ban, đội nhóm.
Gây khó khăn trong việc quản lý thời gian: Thực hiện multitask có thể khiến nhân sự gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian cho các công việc. Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian thì tình trạng trì hoãn công việc, bỏ lỡ deadline là không thể tránh khỏi, gây ảnh hưởng đến uy tín của nhân viên cũng như tiến độ của công việc, dự án.
“Mặc dù chi phí chuyển đổi tác vụ (switch cost) có thể tương đối nhỏ, chỉ bằng vài phần mười giây cho mỗi lần nhảy cóc, thế nhưng nó sẽ trở thành một con số khổng lồ nếu mọi người cứ lặp đi lặp lại quá trình chuyển đổi đó. Multitask trông có thể hữu ích trên bề mặt, thế nhưng đến cuối cùng nó sẽ tiêu tốn nhiều thời gian hơn, dễ phát sinh lỗi hơn và giết chết 40% hiệu quả làm việc của ai đó”.
(Theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ)
2.3. So sánh multitask và single task
| Tiêu chí | Multitask | Single task |
| Định nghĩa | Thực hiện nhiều công việc trong một khoảng thời gian nhất định. | Tập trung hoàn toàn vào một công việc duy nhất. |
| Lợi ích | – Có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn. – Tiết kiệm được nhiều thời gian thực hiện công việc – Người thực hiện có thể dễ dàng thích nghi với nhiều tình huống. – Hỗ trợ phát triển khả năng tập trung cho người thực hiện. | – Tăng hiệu quả và chất lượng công việc. – Tăng khả năng sáng tạo, có thêm nhiều ý tưởng mới. – Giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. – Hỗ trợ cải thiện trí nhớ. |
| Phù hợp với | – Những công việc có tính chất đơn giản, lặp đi lặp lại hàng ngày. – Công việc không yêu cầu quá nhiều sự tập trung cao độ. – Công việc đòi hỏi cần hoàn thành trong thời gian ngắn. – Người thực hiện có khả năng tập trung, giải quyết vấn đề tốt. | – Công việc có tính chất phức tạp, đòi hỏi sự tập trung cao độ. – Công việc yêu cầu sự sáng tạo, cần có những ý tưởng mới. – Người muốn giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn khi thực hiện. |
3. Các kiểu người dễ rơi vào tình trạng multitask nhất
Sự thật là có một vài người khó có thể tránh khỏi multitask hơn so với những người khác. Một nghiên cứu của đại học Utah chỉ ra có 4 trường hợp, tương ứng với 4 kiểu người dễ rơi vào tình trạng đa tác vụ nhất, đó là:
Bạn đang nhắm tới một mục tiêu to lớn trước mắt: Đó quả nhiên là một miếng mồi hấp dẫn khiến bạn cố gắng multitask để có thể hoàn thành nhiều việc trong thời gian ngắn.
Bạn không muốn làm những công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán: Bạn tìm kiếm nguồn cảm hứng trong công việc bằng cách nhảy sang một tác vụ mới khi chưa hoàn thành tác vụ trước đó.
Bạn nghĩ rằng bạn thuộc 2% số người trên thế giới thông thạo về multitask: Những người nhận định bản thân có thể kiểm soát đa nhiệm tốt thường có xu hướng multitask nhiều hơn. Nhưng trên thực tế, đó có thể chỉ là ảo tưởng, khiến cho multitask bị phản tác dụng.
Bạn gặp vấn đề về việc tập trung: Nếu bạn dễ bị phân tâm hoặc gặp rắc rối trong việc ngăn chặn các kích thích từ bên ngoài, không thể giữ bản thân ở trạng thái dòng chảy (flow state), thì việc bạn dễ bị cám dỗ bởi multitask cũng không phải là điều quá khó để giải thích.
Nếu bạn thực sự là một trong 4 kiểu người trên thì cũng đừng nên quá thất vọng. Bạn vẫn luôn có thể nâng cao kỹ năng multitask, và lấy lại 40% hiệu quả làm việc đã mất của bản thân.
Đọc thêm: 5 bước “Getting things done”: Nghệ thuật đơn giản giúp bạn xử lý núi công việc
4. Kỹ năng multitask hiệu quả trong doanh nghiệp
Điều đầu tiên bạn cần phải nhớ chính là bạn không thể loại bỏ các thao tác đa nhiệm một cách hoàn toàn – ít nhất là không phải ngay lập tức. Thứ tốt nhất mà bạn có thể làm bây giờ là lựa chọn chiến lược làm sao để multitask một cách tốt nhất.
4.1. Sắp xếp công việc phù hợp
Để multitask hiệu quả nhất, bạn cần phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, để tìm ra cách giải quyết chúng một cách khoa học. Ma trận Eisenhower là công cụ hữu ích cho việc này, bằng cho phép cá nhân và nhóm so sánh các phương án, xác định xem việc gì cấp bách, mang lại nhiều giá trị để ưu tiên thực hiện trước.
Theo đó, Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô khác nhau, mỗi ô đại diện cho một loại nhiệm vụ, tương ứng là giải pháp xử lý tốt nhất:
- Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, ưu tiên làm ngay lập tức.
- Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (có thể lên kế hoạch làm sau).
- Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng (nên bàn giao cho người khác).
- Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng (có thể loại bỏ được).
Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian mang đến nhiều lợi ích cho cả cá nhân và đội nhóm, doanh nghiệp.
4.2. Single task các đầu việc phức tạp, và multitask với những đầu việc dễ dàng
Hãy xem trong những công việc đang cần bạn triển khai, đâu là công việc mà bạn cảm thấy khó khăn nhất. Hãy tạo ra một khoảng thời gian và không gian riêng dành cho nó để thực hiện single task. Và sau đó, bạn có thể xử lý multitask một cách nhẹ nhàng hơn trong khoảng thời gian còn lại, với các đầu việc dễ dàng hơn.
Cách làm này sẽ giúp giảm tải được chi phí chuyển đổi tác vụ, giúp bạn giải tỏa bớt căng thẳng khi phải làm việc quá tập trung, và cũng tạo điều kiện để bạn có thể “tận hưởng” một chút xu hướng làm việc đa nhiệm tự nhiên của mình.
4.3. Nhóm các công việc tương tự với nhau
Nhóm các công việc có tính chất giống nhau, cách làm tương tự để thực hiện cùng lúc sẽ giúp tiết kiệm thời gian của người thực hiện, hạn chế quy trình rối rắm hơn. Đây cũng là cách để bộ não quen với guồng công việc nhờ những thao tác tương tự nhau.
Ví dụ với những ai đang làm công việc về Marketing/Content, thay vì mỗi ngày đăng 1 bài post lên Fanpage Facebook thì có thể lên lịch bài cho cả tuần, đến ngày hôm sau sẽ dành thời gian để thực hiện các công việc khác.
4.4. Làm việc với nhịp độ phù hợp
Khi thực hiện nhiều công việc cùng lúc, nhân viên có thể rơi vào tình trạng gấp gáp và khẩn trương. Trong khi đó, đây chính là yếu tố gây ra tình trạng căng thẳng và gây sai sót trong công việc.
Lời khuyên là không nên quá thúc giục bản thân và nhân viên (nếu bạn đang là quản lý). Hãy giữ luồng công việc ở nhịp độ ổn định, chia các nhiệm vụ thành từng khoảng thời gian nhỏ, đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ để thực hiện.
Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng, có khả năng giảm tải nhược điểm của multitask với nguyên tắc khá đơn giản:
- Cứ làm việc tập trung 25 phút thì sẽ nghỉ ngơi 5 phút. Sau khi lặp lại 4 lần chu kỳ trên thì sẽ nghỉ ngơi quãng dài hơn (khoảng 15-30 phút)
- Trong mỗi 25 phút làm việc, chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất, nếu bạn buộc phải gián đoạn thì sẽ được tính lại từ đầu.
- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
- Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự, để tránh làm bộ não thêm mệt mỏi.
4.5. Công cụ hỗ trợ multitask hiệu quả: Phần mềm quản lý công việc Base Wework
Khi khối lượng tác vụ của bạn nhiều lên đến một mức nào đó, việc quản lý tổng quát theo những cách thức truyền thống và thủ công sẽ dần trở nên kém hiệu quả hay thậm chí là bất khả thi. Thay vào đó, việc ứng dụng công nghệ thông minh sẽ có ích, giúp bạn không phải multitask trong chính việc tìm ra giải pháp cho vấn đề multitask.
Đặt trong bối cảnh bài toán quản lý công việc và dự án của doanh nghiệp, giải pháp tối ưu hàng đầu là một phần mềm quản lý công việc , giúp giải quyết hầu hết các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý, khi các cách thức và công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng.
Base Wework là một phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0, được thừa kế và phát triển dựa trên các mô hình quản trị kinh điển của thế giới, có khả năng hỗ trợ multitask từ nhiều góc độ:
Quản lý công việc cá nhân:
- Lập kế hoạch và theo dõi công việc: Base Wework cho phép người dùng tạo và quản lý danh sách công việc cá nhân một cách chi tiết, từ việc đặt lịch, deadline cho đến cập nhật trạng thái công việc.
- Tích hợp nhắc nhở và thông báo: Người dùng có thể thiết lập nhắc nhở cho các công việc quan trọng, giúp đảm bảo không bỏ lỡ deadline hay nhiệm vụ cần hoàn thành.
- Phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ: Phần mềm cho phép phân loại các đầu việc theo mô hình Eisenhower, bằng cách gắn thẻ các nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp để có thể dễ dàng nhận biết và ưu tiên thực hiện sớm nhất.
Quản lý dự án đội nhóm:
- Phân chia công việc và giao nhiệm vụ: Quản lý có thể dễ dàng phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ và sự hoàn thành của từng công việc.
- Cộng tác và giao tiếp: Base Wework hỗ trợ các tính năng giao tiếp nội bộ như chat nhóm, bình luận trong từng nhiệm vụ, giúp các thành viên có thể trao đổi thông tin nhanh chóng và chính xác.
- Theo dõi và báo cáo: Phần mềm cung cấp cái nhìn tổng quan và trực quan về tiến độ dự án, công việc của từng cá nhân và nhóm thông qua dashboard báo cáo tự động. Có thể biết được khối lượng công việc và khả năng hoàn thành công việc của mỗi cá nhân thông qua báo cáo này.
Tích hợp và đồng bộ hóa:
- Tích hợp với các công cụ khác: Base Wework có khả năng tích hợp với nhiều công cụ khác như email, lịch làm việc, và các ứng dụng quản lý khác, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tăng cường hiệu quả quản lý.
- Đồng bộ trên nhiều thiết bị: Hỗ trợ sử dụng trên nhiều nền tảng và thiết bị, giúp người dùng có thể truy cập và quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi; tiết kiệm thời gian khi phải multitask.
Nhờ những tính năng này, Base Wework giúp người dùng và đội nhóm có thể tổ chức công việc một cách khoa học, tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc thông qua khả năng multitask hiệu quả.
Để nhận tư vấn về phần mềm cũng như demo trải nghiệm trọn bộ tính năng, bạn có thể để lại thông tin đăng ký tại đây.
5. Kết luận
Multitask mang lại nhiều lợi ích như tăng năng suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu áp dụng không hiệu quả nó có thể dẫn đến tác hại tiêu cực, gây giảm chất lượng công việc. Doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng theo một số cách làm việc đa nhiệm trong bài viết, để xây dựng được đội ngũ nhân viên làm việc năng suất, hiệu quả, giúp tổ chức ngày một phát triển hơn.
